data collection kredit hari / no catatan penting tanggal · 2016. 6. 22. · 93 data collection ....

93

DATA COLLECTION

Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi

Kredit

No Hari /

Tanggal Catatan Penting

1 Jumat /

29 Maret

2013

Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai PD

BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tentang kearsipan yang

ada di PD BPR Bank Solo, dari wawancara tersebut peneliti

melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di PD

BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, diantaranya adalah :

a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan

berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap

unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan

pengetahuan pengelolaan arsip.

b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan

seadanya, hanya 2,4 X 3Meter ada delapan filling cabinet untuk

menyimpan seluruh arsip aktif, sedangkan arsip inaktif di luar

ruangan atau berangkas yaitu satu ruangan dengan pegawai dan

di taruh di bawah meja pegawai.

c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan

sikap ragu–ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan,

sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin

banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang

dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit.

Berdasarkan hal–hal tersebut peneliti tertarik untuk

94

mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan kearsipan di

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

2 Senin/

1 April

2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo, Kemudian menemui

Bapak Rizal Satria, SH yang merupakan pegawai administrasi

kredit. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan

tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang

sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR

Bank Solo bagian administrasi kredit.

Bapak Rizal menyambut baik dan Menceritakan sedikit

tentang kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi

kredit, beliau mengungkap tentang kekurangan PD BPR Bank

Solo yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan

tempat yang kurang luas di PD BPR Bank Solo.

3 Rabu/

3 April

2013

Peneliti melakukan wawancara kepada pegawai administrasi

kredit tentang struktur organisasi PD BPR Bank Solo. PD BPR

Bank Solo memiliki 38 pegawai yang terdiri dari Dewan

Pengawas; Direksi; Satuan Pengawas Intern; Bagian Kredit (Sub

Bagian Pemasaan Kredit Pasar, Sub bagian Pemasaran Kredit

UMKM/Umum, Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai, Sub

Bagian Analis dan Administrasi Kredit, Sub Bagian Penyelesaian

Kredit Bermasalah); Bagian Operasional dan Dana (Sub Bagian

Kas dan Loket, Sub Bagian Penghimpunan Dana, Sub Bagian

Pelayanan dan Humas); Bagian Umum, SDM dan Akuntansi (Sub

Bagian Umum dan Kesekretariatan, Sub Bagian Akuntansi dan

Pelaporan, Sub Bagian Pengembangan SDM).

Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di PD

BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Pegawai administrasi

kredit memberikan informasi bahwa PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit menggunakan sistem penyimpanan arsip secara

desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya.

95

Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR

Bank Solo bagian administrasi kredit masih banyak kekurangan.

4 Senin /

8 April

2013

Peneliti meminta Visi dan Misi serta struktur organisasi

pegawai PD BPR Bank Solo, namun peneliti tidak bisa

mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih

dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu.

Karena visi dan misi PD BPR Bank Solo tidak dapat ditemukan,

peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika menunggu akan

terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal

ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui

bagaimana Sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo

bagian administrasi kredit.

5 Rabu /

10 April

2013

Peneliti menenemui Bapak Rizal, kemudian meminta visi dan

misi PD BPR Bank Solo. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan

cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan

sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai

melakukan penelitian PD BPR Bank Solo.

6 Senin/

15 April

2013

Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti

meminta rekomendasi ke PD BPR Bank Solo. Dengan adanya

surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di PD

BPR Bank Solo.

7 Rabu/

17 April

2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo bagian administrasi

kredit untuk meminta SOP (standar operasional prosedur)

kearsipan di PD BPR Bank Solo.

Peneliti mengamati pegawai yang kesulitan menemukan data

yang dicari, bahkan peneliti diminta untuk membantu mencari data

tersebut. Dari pengamatan dan pengalaman peneliti terungkap

bahwa sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang dimasukkan

dalam map-map dan diikat hanya diletakkan di bawah meja

pegawai dan sebagian di taruh di kantor lama PD BPR Bank Solo

96

di Sriwedari. Tanpa almari, koding ataupun klasifikasi yang jelas

sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.

8 Selasa/

23 April

2013

Peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Rizal, SH

merupakan pegawai sekaligus pengurus arsip bagian administrasi

kredit di PD BPR Bank Solo. Dari wawancara ini peneliti

menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya

mengenai sistem kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit. Sistem yang digunakan adalah desentralisasi

antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dan

dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja.

Sudah ada ruangan khusus yang di sebut brankas hanya untuk

menyimpan arsip dinamis aktif namun kecil hanya berukuran 2,5

X 3Meter yang hanya menyimpan surat-surat jaminan seperti

(BPKB, sertifikat, Deposito, Surat hak milik penempatan Kios)

dan juga ruang bagian dana. Peneliti ditunjukkan filing cabinet dan

lemari besi penyimpanan arsip aktif dan kemudian peneliti melihat

penyimpanan inaktif yang terletak di ruang kerja yang sempit dan

hanya di tempatkan dibawah meja kerja pegawai.

9 Rabu/

1 Mei

2013

Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan

peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif

dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

Peneliti mendapat informasi dari pegawai PD BPR Bank Solo

bagian administrasi kredit bahwa arsip aktif dan inaktif di PD

BPR Bank Solo disimpan dalam tempat yang berbeda. Arsip aktif

disimpan dalam brankas karena mempunyai nilai yang

penting/berharga sedangkan arsip inaktif hanya disimpan dalam

satu ruangan dengan pegawai, penataanya hanya di taruh di bawah

meja kerja pegawai karena tidak mempunyai tempat/ruangan

97

penyimpanan arsip. Arsip-arsip aktif dan inaktif PD BPR Bank

Solo bagian administrasi kredit ditangani oleh pegawai sendiri.

Pegawai sekaligus menagani arsip aktif dan inaktif. Arsip

dinamis aktif disimpan dalam brankas, sedangkan inaktif hanya

ditumpuk dibawah meja kerja masing-masing unit pegawai

administrasi kredit karena tidak ada peralatan dan tempat yang

cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat

mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.

Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit adalah hanya 8 (delapan) filing cabinet dalam

brankas, 5 filling cabinet dalam ruangan bagian dana, dan 1 almari

besi untuk penyimpanan dana. Peralatan ini seluruhnya digunakan

untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh pegawai

administrasi kredit itu sendiri.

10 Senin/

6 Mei

2013

Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip

dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit dengan pegawai administrasi kredit PD BPR

Bank Solo. Pegawai mengakui bahwa dia ragu-ragu dalam hal

penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk

di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak

rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih

aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif

masih bercampur dengan arsip yang masih aktif.

Penumpukan arsip dibawah meja kerja bukan sepenuhnya

kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang

baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip

hanya ditumpuk di bawah meja kerja.

11 Rabu/

8 Mei

2013

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tidak

mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Arsip

inaktif disimpan di bawah meja dengan tanpa pengkategorian yang

98

tidak jelas. Filling cabinet dan lemari besi hanya untuk

menyimpan arsip dinamis aktif, sudah terlihat penuh dan sesak

karena tempat yang kurang memadahi.

12 jumat/

17 Mei

2013

Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit yang berhubungan

dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan

arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.

13 Senin/

20 Mei

2013

Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode

yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

dari pengurus arsip yang sekaligus pegawai administrasi kredit.

Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di PD BPR Bank Solo

bagian administrasi kredit Sebagai berikut:

1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006

ke bawah.

2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun

2007.

3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008.

4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009.

5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip

tahun 2010.

6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

2011.

99

7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip

tahun 2012.

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip

tahun 2013.

A. Filling Cabinet Kredit Pegawai

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan

16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif

bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR

Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit

yang berupa:

persyaratan kredit yang berupa:

Asli formulir permohonan kredit,

Foto Copy KTP suami/istri.

Foto Copy Kartu Keluarga.

SK terakhir.

Surat rekomendasi pimpinan.

Slip gaji terakhir (untuk pegawai PNS/ TNI/ POLRI/

BUMD/BUMN/Swasta).

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :

1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-

575) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan

(001-514) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian

sebagai berikut:

100

a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.

b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.

e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-

1.030) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006,

dengan rincian sebagai berikut:






3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702)

yang menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336)

yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai

berikut:

a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.



d. SK terakhir 577 lembar.

e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.

f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.

101

4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(200001-201180) angka dua digit pertama menandakan arsip

tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:






5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001-

300118) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009, dan (600618-600699) angka enam digit pertama

menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai

berikut:


b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.

e. SK terakhir berisi 100 lembar.


6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(600700-600779) angka enam digit pertama menandakan

arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:


102






7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(500224-500453) angka empat digit pertama menandakan






e. SK terakhir 229 lembar.


8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(400423-400889) angka emapat digit pertama menandakan






e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

103

(500001-500223) angka lima digit pertama menandakan








10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700201-700250) angka tujuh digit pertama menandakan








11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode






104




12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode









13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700381-700455) angka lima digit pertama menandakan





d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.



14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode


105








15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode









16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

2013, dengan rincian sebagai berikut:





106



B. Filling Cabinet Kredit UKM

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9

(sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit

UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-

dokumen persyaratan kredit yang berupa:




Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli,

akta/perjanjian sewa, BPKB.

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:

1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124)

tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-

136) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai

berikut:




2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154)



107

berikut:




d. Sertifikat tanah 278 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008-

200134) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008, dan (300001-300087) angka tiga digit pertama


berikut:





e. BPKB 50 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001-

400142) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun






e. BPKB 77 lembar.

108

5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001-

500143) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

2011, dan (600147-600177) angka enam digit pertama


berikut:





e. BPKB 103 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001-

600145) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun






e. BPKB 82 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001-

700070) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun




109



8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode







9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode

(700131-700) angka tujuh digit pertama menandakan arsip

tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:





e. BPKB 13 lembar.

C. Filling Cabinet Kredit Pasar

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan

10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit

pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-

dokumen persyaratan kredit yang berupa:


110



Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa,

SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :

1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156)



berikut:




2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143)



berikut:




d. SHP toko 173 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122-

200368) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008, dan (300005-300197) angka tiga digit pertama

111


berikut:





e. SHP kios 205 lembar.

f. SHP kios 35 lembar.

g. SHP konter 22 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400001-






d. SHP lapak 72 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400037-


2010, (500001-500223) angka lima digit pertama

menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122) angka

enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan

rincian sebagai berikut:


112



d. BBKB 200 lembar.

e. SHP toko 80 lembar.

f. SHP kios 130 lembar.

g. SHP lapak 110 lembar.

h. SHP konter 53 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123-

600186) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun

2012 dengan rincian sebagai berikut:




d. BBKB 20 lembar.


7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001-

700045) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun





d. BBKB 20 lembar.

e. SHP lapak 25 lembar.

113

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode






d. BBKB 14 lembar.

e. SHP lapak 40 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode








10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode

(400141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun





d. BBKB 34 lembar.

114

Almari Besi

Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai.

PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.

Almari satu memiliki dua pintu:

a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata

berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas

yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,

dengan kode klasifikasi (300198-301156) angka tiga digit

pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang

958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar

foto copy KTP suami/istri, !.916 foto copy kartu keluarga,

958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK,

958 lembar slip gaji terakhir.

b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata

berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas

yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,

dengan kode klasifikasi (600001-600617) angka enam digit

pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang

1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar

foto copy KTP suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga,

617 lembar surat rekomendasi pimpinan, 617 lembar SK,

1.232 lembar slip gaji terakhir.

115

Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses

yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif

hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali

raffia.

Buku Register

PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan

pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk

dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari

nasabah.

14 Senin/

3 Juni

2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo untuk melakukan

wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di PD BPR

Bank Solo bagian administrasi kredit. Kemudian Bapak Rizal

menyarankan untuk membaca SOP karena semua sudah sesuai

prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip

selama dia bekerja sejak tahun 2000.

15 Senin/

14 Juni

2013

Peneliti mengamati peralatan yang digunakan untuk

penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya.

1. PD BPR Bank Solo mempunyai 8 (delapan) Filling Cabinet.

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

mempunyai filling Cabinet dengan 32 laci untuk menyimpan

arsip dinamis aktif sedangkan, arsip inaktif tidak menggunakan

Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di bawah meja

kerjanya. Berikut laci filling cabinet dinamis aktif bagian

administrasi kredit :

1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006

116

ke bawah

2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun

2007

3. 200002 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008

4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009

5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip

tahun 2010

6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

2011

7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip

tahun 2012

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

2013.

PD BPR Bank Solo mempunyai buku register untuk

pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi

yang harus di catat.

c. 2. satu almari besi memiliki dua pintu bersisi arsip tentang

kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan

klasifikasi kode yang jelas yaitu:

kode (000001) angka nol pertama menandakan arsip

tahun 2006-kebawah berisikan kredit pagawai.

117

kode (100001) angka satu pertama menandakan arsip

tahun 2007 berisikan kredit pagawai.

kode (200001) angka dua pertama menandakan arsip


kode (300001) angka tiga pertama menandakan arsip


kode (400001) angka empat pertama menandakan arsip


kode (500001) angka lima pertama menandakan arsip


kode (600001) angka enam pertama menandakan arsip


kode (700001) angka tujuh pertama menandakan arsip


PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit mempunyai

filling cabinet delapan dengan 32 laci untuk menyimpan

dokumen kredit asli debitur serta pendukungnya yang berupa

(asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan kredit, asli

perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan

anggunan. Dan satu almari besi yang berisi kredit pegawai.

118

DATA REDUCTION

Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti

No Hari /

Tanggal Catatan Penting

1 Jumat /

29 Maret

2013

Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari

wawancara dengan salah satu Pegawai PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit. Peneliti merumuskan masalah penelitian

berdasarkan gejala problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem

pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi

kredit di PD BPR Bank Solo?

2 Senin/

1 April 2013

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum

mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang

layak dan besar di PD BPR Bank Solo.

3 Jumat/

5 April 2013

PD. BPR Bank Solo bagian administrasi kredit memiliki 3

pegawai yang terdiri dari satu orang analisis kredit UKM, satu

orang administrasi kredit sekaligus (back office Credit), satu

register jaminan kredit.

Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit secara desentralisasi dimana setiap unit kerja

mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang

menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo masih banyak

kekurangan.

4 Selasa /

9 April 2013

Penemuan Kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit lama dan sulit.

5 jumat /

12 April

2013

Peneliti mendapatkan Visi dan Misi PD BPR Bank Solo.

6 Kamis/ Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang hanya di

119

18 April

2013

masukkan kedalam map-map dan diikat dengan rafia hanya

diletakkan pada bawah meja pegawai dan sebagian di taruh pada

kantor lama PD BPR Bank Solo di Sriwedari tanpa koding ataupun

klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali

arsip yang diperlukan.

7 Rabu/

24 April

2013

Sistem yang digunakan adalah sentralisasi. Dimana arsip aktif

dan inaktif dikelola oleh petugas administrasi kredit itu sendiri.

Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap

lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan

kertas.

Sudah ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip namun,

hanya arsip dinamis aktif saja bisa disebut juga dengan brankas

yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet

dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta

hak penempatan Kios). Dan lima filling cabinet di ruangan bagian

dana dan satu almari besi untuk penyimpanan kredit pegawai.

Peneliti ditunjukkan penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi

karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah

meja pegawai.

8 Rabu/

1 Mei 2013

Arsip aktif dan inaktif disimpan oleh masing-masing unit yaitu

oleh pegawai sendiri.

Arsip aktif disimpan oleh masing-masing unit kerja. Arsip

dinamis aktif di simpan di Brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3

Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk

menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan

Kios), dan juga ada lima filling cabinet dan satu almari besi di

ruangan bagian dana dan hanya uantuk menyimpan kredit pegawai.

Penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di

ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Hal

ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.

120

Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo diantaranya

adalah 8 (delapan) buah filing cabinet dalam brankas, lima filling

cabinet di luar brankas yaitu ruangan bagian dana dan satu almari

besi untuk menyimpan kredit pegawai. Peralatan ini seluruhnya

digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh

masing-masing pegawai bagian administrasi kredit di PD BPR

Bank Solo.

9 Senin /

6 Mei 2013

Pegawai masih ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis

inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari

kian menumpuk. Penumpukan arsip disisi bawah meja kerja bukan

sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem

kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang

membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja.

10 Jumat/

10 Mei 2013

PD BPR Bank Solo tidak mempunyai ruang khusus untuk

menyimpan arsip dinamis aktif, namun tidak untuk arsip dinamis

inaktif. Penyimpanan arsip dinamis inaktif yang kurang rapi karena

terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja

pegawai. Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dan almari

besi dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing-

masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang

kurang memadahi.

Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur barus di sela-sela

arsip agar tidak dimakan rengat. Dan dalam ruangan ber AC

membuat penjagaan kelembapan arsip.

11 Rabu/

15 Mei 2013

Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan

PD BPR Bank Solo yang berhubungan dengan kearsipan. Foto

yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang

digunakan untuk menyimpan arsip.

12 Selasa / 4 Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di PD

121

Juni 2013 BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

13 Senin/ 10

juni 2013

Mengetahui secara detail peralatan penyimpanan arsip di PD

BPR Bank Solo dan arsip yang ada didalamnya.

122

DATA DISPLAY

Gambar 6.1 Penyajian Data

Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada

bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo

Kendala yang

dihadapi

Sistem pengelolaan

kearsipan yang baik

sudah tercapai

Sistem pengelolaan

kearsipan yang baik

belum tercapai

Sentralisasi

Arsip dinamis inaktif

Arsip dinamis aktif

Pegawai kearsipan

yang memiliki

pekerjaan ganda

Sarana dan prasarana yang

kurang memadahi PD

BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit.

123

KETERANGAN DATA DISPLAY

1. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

adalah sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara sentralisasi oleh

petugas administrasi kredit.

2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit adalah :

a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit.

- Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip

dinamis inaktif, arsip hanya di tumpuk di bawah meja kerja.

- Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit

diambil.

b. Pegawai yang kurang menguasai sistem pengelolaan kearsipan dan

memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu.

- Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih

menumpuk sehingga mengakibatkan penumpukan terlalu banyak

sehingga mengakibatkan banyaknya memakan tempat.

- Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tidak rapi.

- Penyimpanan arsip inaktif yang hanya di simpan dalam map-map dan

diikat dengan rafia tidak ada kategorisasi, hanya ditata di bawah meja

kerja pegawai dan sebagian besar di taruh di kantor lama di Sriwedari.

3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan

inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo tidak dapat

menghasilkan kemudahan penemuan kembali arsip pada saat dibutukan.

124

CONCLUTION DWAWING / VERIFYING

1. Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses

efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan

arsip aktif dan inaktif .

2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau

rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan.

3. Sistem penyimpanan arsip secara sentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan

utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan

pegawai tentang kearsipan yang memadahi.

128

Filling cabinet kredit pegawai

Filling cabinet kredit pasar

Filling cabinet kredit

UKM

Almari besi untuk meyimpan kredit

pegawai

129

Buku Register Keterangan Buku Register

Brankas untuk menyimpan

dokumen asli debitur

Ruang brankas

131

Tabel 6.3

Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA

DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. 300001-300118 Asli formulir

permohonan kredit

2009 60

300198-301156 Asli formulir

permohonan kredit

2009 958


permohonan kredit

2010 466


permohonan kredit

2011 446


permohonan kredit

2011 229


permohonan kredit

2012 617


permohonan kredit

2012 119


permohonan kredit

2012 158


permohonan kredit

2013 147


permohonan kredit

2013 177


permohonan kredit

2013 207


permohonan kredit

2013 222


permohonan kredit

2013 222


permohonan kredit

2013 138

700596 Asli formulir

permohonan kredit

2013 42

JUMLAH

4.227

2. 300001-300118 Foto copy KTP 2009 120

300198-301156 Foto copy KTP 2009 1.916

400423-400889 Foto copy KTP 2010 932

500001-500223 Foto copy KTP 2011 892

132

500224-500453 Foto copy KTP 2011 458

600001-600617 Foto copy KTP 2012 1.234

600618-600699 Foto copy KTP 2012 238

600700-600779 Foto copy KTP 2012 316

700201-700250 Foto copy KTP 2013 294

700251-500310 Foto copy KTP 2013 354

700311-700380 Foto copy KTP 2013 414

700381-700455 Foto copy KTP 2013 444

700456-700530 Foto copy KTP 2013 444

700531-700595 Foto copy KTP 2013 276

700596 Foto copy KTP 2013 84

JUMLAH

8.416

3. 300001-300118 Foto copy KK 2009 120

300198-301156 Foto copy KK 2009 1.916

400423-400889 Foto copy KK 2010 932

500001-500223 Foto copy KK 2011 892

500224-500453 Foto copy KK 2011 458

600001-600617 Foto copy KK 2012 1.234

600618-600699 Foto copy KK 2012 238

600700-600779 Foto copy KK 2012 316

700201-700250 Foto copy KK 2013 294

700251-500310 Foto copy KK 2013 354

700311-700380 Foto copy KK 2013 414

700381-700455 Foto copy KK 2013 444

700456-700530 Foto copy KK 2013 444

700531-700595 Foto copy KK 2013 276

700596 Foto copy KK 2013 84

JUMLAH

8.416

4. 300001-300118 SK Terakhir 2009 100

300198-301156 SK Terakhir 2009 958

400423-400889 SK Terakhir 2010 466

500001-500223 SK Terakhir 2011 400

500224-500453 SK Terakhir 2011 229

600001-600617 SK Terakhir 2012 617

600618-600699 SK Terakhir 2012 100

600700-600779 SK Terakhir 2012 79

700201-700250 SK Terakhir 2013 49

700251-500310 SK Terakhir 2013 59

700311-700380 SK Terakhir 2013 69

700381-700455 SK Terakhir 2013 74

700456-700530 SK Terakhir 2013 74

700531-700595 SK Terakhir 2013 64

700596 SK Terakhir 2013 42

133

JUMLAH

3.380

5. 300001-300118 Surat rekomendasi

pimpinan

2009 81

300198-301156 Surat rekomendasi

pimpinan

2009 958


pimpinan

2010 466


pimpinan

2011 446


pimpinan

2011 458


pimpinan

2012 617


pimpinan

2012 81


pimpinan

2012 79


pimpinan

2013 49


pimpinan

2013 59


pimpinan

2013 69


pimpinan

2013 74


pimpinan

2013 74


pimpinan

2013 64

700596 Surat rekomendasi

pimpinan

2013 42

JUMLAH

3.617

6. 300001-300118 Slip gaji terakhir 2009 118

300198-301156 Slip gaji terakhir 2009 958










134




700596 Slip gaji terakhir 2013 42

JUMLAH

3.617

135

Tabel 6.4

Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA

DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA


permohonan kredit

2007 124


permohonan kredit

2008 126


permohonan kredit

2009 87


permohonan kredit

2010 142


permohonan kredit

2011 143


permohonan kredit

2012 145


permohonan kredit

2012 31


permohonan kredit

2013 140


permohonan kredit

2013 59


permohonan kredit

2013 20

JUMLAH

1.017

2. 001-124 Foto copy KTP 2007 372

200008-200134 Foto copy KTP 2008 219

300001-300087 Foto copy KTP 2009 174

400001-400142 Foto copy KTP 2010 284

500001-500143 Foto copy KTP 2011 429

600001-600145 Foto copy KTP 2012 290

600146-600177 Foto copy KTP 2012 93

700001-700070 Foto copy KTP 2013 280

700071-700130 Foto copy KTP 2013 118

700071-700 Foto copy KTP 2013 40

JUMLAH

2.299

3. 001-124 Foto copy KK 2007 372

200008-200134 Foto copy KK 2008 219

300001-300087 Foto copy KK 2009 174

136

400001-400142 Foto copy KK 2010 284

500001-500143 Foto copy KK 2011 429

600001-600145 Foto copy KK 2012 290

600146-600177 Foto copy KK 2012 93

700001-700070 Foto copy KK 2013 280

700071-700130 Foto copy KK 2013 118

700071-700 Foto copy KK 2013 40

JUMLAH

2.299

4. 001-124 BPKB 2007 18

200008-200134 BPKB 2008 20

300001-300087 BPKB 2009 30

400001-400142 BPKB 2010 77

500001-500143 BPKB 2011 49

600001-600145 BPKB 2012 54

600146-600177 BPKB 2012 82

700001-700070 BPKB 2013 53

700071-700130 BPKB 2013 20

700071-700 BPKB 2013 13

JUMLAH

416

5. 001-124 Sertifikat Tanah 2007 18

200008-200134 Sertifikat Tanah 2008 220









JUMLAH

689

137

Tabel 6.5

Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA

DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA


permohonan kredit

2004 156


permohonan kredit

2005 170


permohonan kredit

2006 143


permohonan kredit

2007 130


permohonan kredit

2008 219


permohonan kredit

2009 219


permohonan kredit

2010 288


permohonan kredit

2010 150


permohonan kredit

2011 200


permohonan kredit

2012 223


permohonan kredit

2012 126


permohonan kredit

2013 180


permohonan kredit

2013 64


permohonan kredit

2013 156

700141 Asli formulir

permohonan kredit

2013 34

JUMLAH

2.458

2. 001-156 Foto copy KTP 2004 260

001-170 Foto copy KTP 2005 326

001-143 Foto copy KTP 2006 273

001-130 Foto copy KTP 2007 273

200122-200368 Foto copy KTP 2008 438

138

300005-600197 Foto copy KTP 2009 438

400001-400036 Foto copy KTP 2010 288

400037-400265 Foto copy KTP 2010 382

500001-500223 Foto copy KTP 2011 382

600001-600122 Foto copy KTP 2012 382

600123-600186 Foto copy KTP 2012 252

700001-700045 Foto copy KTP 2013 360

700046-700100 Foto copy KTP 2013 108

700101-700140 Foto copy KTP 2013 312

700141 Foto copy KTP 2013 68

JUMLAH

4.269

3. 001-156 Foto copy KK 2004 260

001-170 Foto copy KK 2005 326

001-143 Foto copy KK 2006 273

001-130 Foto copy KK 2007 273

200122-200368 Foto copy KK 2008 438

300005-600197 Foto copy KK 2009 438

400001-400036 Foto copy KK 2010 288

400037-400265 Foto copy KK 2010 382

500001-500223 Foto copy KK 2011 382

600001-600122 Foto copy KK 2012 382

600123-600186 Foto copy KK 2012 252

700001-700045 Foto copy KK 2013 360

700046-700100 Foto copy KK 2013 108

700101-700140 Foto copy KK 2013 312

700141 Foto copy KK 2013 68

JUMLAH

4.269

4. 001-156 SHP Konter 2004 22

001-170 SHP Kios 2005 17

001-143 SHP Toko 2006 86

001-130 SHP Toko 2007 173

200122-200368 SHP Toko 2008 86

300005-600197 SHP Toko 2009 87

400001-400036 SHP Lapak 2010 72

400037-400265 SHP Toko 2010 80

500001-500223 SHP Kios 2011 130

600001-600122 SHP Lapak 2012 110

600123-600186 SHP Konter 2012 53

700001-700045 SHP Kios 2013 51

700046-700100 SHP Lapak 2013 40

700101-700140 SHP Toko 2013 22

700141 SHP Toko 2013 20

139

JUMLAH 1.049

5. 400037-400265 BPKB 2010 100

500001-500223 BPKB 2011 100

600123-600186 BPKB 2012 20

700001-700045 BPKB 2013 20

700046-700100 BPKB 2013 14

700141 BPKB 2013 34

JUMLAH

288

140

Tabel 6.6

Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA

DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. 001-575

001-124

001-156

Asli formulir

permohonan kredit

2004 968

001-514

001-136

001-170

Asli formulir

permohonan kredit

2005 968

001-1.030

001-154

001-143

Asli formulir

permohonan kredit

2006 865

001-702

001-124

001-130

Asli formulir

permohonan kredit

2007 842

200001-201180

201181-201336

200122-200368

Asli formulir

permohonan kredit

2008 934

JUMLAH

4.577

001-575

001-124

001-156

Foto copy KTP 2004 544

278

326

001-514

001-136

001-170


278

326

001-1.030

001-154

001-143


278

273

001-702

001-124

001-130


278

273

200001-201180

201181-201336

200122-20036


219

292

JUMLAH

6.127

001-575

001-124

Foto copy KK 2004 544

278

141

001-156 326

001-514

001-136

001-170


278

326

001-1.030

001-154

001-143


278

273

001-702

001-124

001-130


278

273

200001-201180

201181-201336

200122-20036


219

292

JUMLAH

6.127








JUMLAH

4.052


pimpinan

2004 520


pimpinan

2005 569


pimpinan

2006 1030


pimpinan

2007 420


pimpinan

2008 437


pimpinan

2009 118


pimpinan

2009 958

JUMLAH

4.052

data collection kredit hari / no catatan penting tanggal · 2016. 6. 22. · 93 data collection ....

Documents