collection - e-learn.adira-corpu.com

COLLECTION

Pengajuan Work Flow BiayaCollection

Ketentuan

A. Denda/Sanksi Keterlambatan

Kondisi • Apabila Pemohon mengajukan keringanan pembayarandenda dari total denda yang dibebankan.

• Pada saat pengajuan kontrak masih aktif (belum lunas / Reposess).

Pemohon • Konsumen/Pihak yang diberi kuasa oleh Konsumen untukmengurus kepentingan terkait Perjanjian Pembiayaandengan ADIRA FINANCE yang dapat dibuktikan denganSurat Penunjukan/Surat Kuasa dari Konsumen, atau

• Pihak terakhir pemegang unit saat pengajuan pelunasan(bukan Konsumen/Pihak yang dikuasakan Konsumen)

Pengaju ARH/FARO

Syarat Dokumen Yang disiapkan oleh Pemohon dan diserahkan kepada Pengaju1.Surat Permohonan Keringanan Denda (menyebutkan nilai

total denda, periode denda (cut off), denda yang akandipotong, alasan pengajuan keringanan denda dan bataswaktu pembayaran sisa denda) yang ditandatangani oleh Pemohon,

2. Foto Copy identitas yang masih berlaku dari Pemohon. Identitas dapat berupa e-KTP/Surat Perekaman e-KTP jika e-KTP sedang dalam tahap pembaruan.

3. Surat penunjukan/kuasa dari Konsumen ke pihak yang dikuasakan (jika dikuasakan).

4. Bukti pembayaran yang sah (khusus pengajuan keringanandenda internal) seperti TTA/bukti transfer/kuitansi resmiADIRA FINANCE.

Pengajuan 1. Pengaju mengajukan permohonan keringanan dendamelalui Ad1Clar menu Nego Denda dan secara otomatisno memo permohonan akan muncul di menu Work Flow –Negosiasi Denda

2. Penginputan nilai denda yang dipotong sesuai dengankesepakatan awal antara Pemohon dengan Pengaju atausesuai dengan Surat Permohonan Keringanan Denda.

Persetujuan Persetujuan keringanan denda (per kontrak) diatur sebagai berikut:

Pemotongandenda Ad1Clar

1. Nilai denda yang sudah disetujui akan secara otomatis meng-update pada menu Nego Denda.

2. Service Head melakukan confirm pada menu Nego Denda di hari yang sama saat Pemohon membayar sisa denda.

3. Masa berlaku persetujuan keringanan denda maksimal 3 bulan sejak disetujui.

4. Pembayaran sisa denda wajib dilakukan maksimal 3 bulansejak disetujui.

5. Apabila melebihi batas waktu tersebut, maka pengajuankeringanan denda wajib diajukan kembali.

Ketentuan

Pejabatpenyetujusampaidengan

Roda 2 / 3 / Durable

Roda 4 / lebih / Property / tanpa jaminan

KhususKontrak Fleet

CCH/Head of Fleet Coll Opr

≤ 500.000,- ≤ 1.500.000,- *≤ 5.000.000,-

RCH > 500.000,-s/d 1.500.000,-

> 1.500.000,-s/d 3.500.000.-

-

Head of Coll/Head of Coll Opr

> 1.500.000,-s/d 4.000.000,-

> 3.500.000,-s/d 7.500.000,-

> 3.500.000,-s/d 20.000.000,-

Head of Credit & Collection

> 4.000.000,- > 7.500.000,- >20.000.000,-

*)disetujui oleh Head of Fleet Collection Oper

Ketentuan

B. Success Fee (SF)

Pembebanan SF Pemegang unit terakhir

Pengaju ARH/FARO

Syarat dokumen Yang disiapkan oleh Pengaju : 1. Bukti unit yang memperlihatkan lokasi keberadaan unit atau

fisik unit seperti foto atau dokumen/analisa lainnya (khususuntuk Repo Fee),

2. Surat pernyataan tidak membayar sebagian/seluruh SF (menyebutkan nominal SF yang dibebankan dan yang sanggupdibayar) dari pemegang unit dan copy identitas pada saatPemegang unit melakukan pembayaran kewajiban/pelunasan,

Kekurangan SF 1. Apabila SF yang harus dibayarkan kepada Eksternal Collection lebih besar dari nilai yang tercantum pada field biaya tarikmenu Reposess/Pick up (misal Pemegang unit hanya mampumembayar sebagian dari fee yang dibebankan),

2. Pengajuan kekurangan SF diajukan melalui aplikasi Ad1Clar menu Work Flow Kekurangan Biaya Tarik oleh Pengaju, maksimal 1 bulan sejak tanggal pembayaran SF yang pertama.

3. Persetujuan kekurangan SF mengikuti persetujuan SF.

Pengajuan 1. Maksimal 14 hari kerja sejak Surat Kuasa (SK) EksternalCollection dinyatakan berhasil (ada pembayaran angsuran /unit diterima kembali oleh ADIRA FINANCE). 2. Status kontrak saatpengajuan Repo Fee adalah draft

2. ST/SK atau pick up (P). 3. Status kontrak saat pengajuan payment fee adalah draft ST/SK

dan terbentuk RV untuk pembayaran angsuran/pelunasan di hari yang sama.

4. Melalui Ad1Clar menu Reposess Asset sehingga dapatdilakukan persetujuan melalui menu Work Flow –Repo/Payment Fee.

5. Nilai yang diajukan merupakan nilai kesepakatan antaraEksternal Collection dengan Pengaju yang tercantum dalamfield biaya pick up di menu Reposess Asset/Pick up.

Ketentuan

Success Fee (SF)

Pengajuan 6. Pengajuan Fee dilengkapi dengan kronologis penerimaan unit dan melampirkan dokumen bukti unit untuk Repo Fee, ataukronologis penanganan dan Surat Pernyataan pembayaran fee (tidak bayar/hanya bayar sebagian) jika payment fee. Contoh : karakter pemegang unit (dan identitas jika pemegang unit adalah pihak ketiga), keberadaan dan OD unit saat diterima, kondisi keuangan pemegang unit, riwayat penanganansebelumnya, komponen biaya lain selain success fee (jika ada), nomor telepon Eksternal Collection (atau pihak ketiga) yang dapat dihubungi.

7. Pengajuan SF dilakukan per kontrak

PersetujuanPejabatpenyetujusampaidengan


Roda 4 / lebih / Property / tanpa jaminan

KhususKontrak Fleet


≤ 1.750.000,- ≤ 7.500.000,- ≤ 300.000,-

RCH > 1.750.000,-s/d 3.000.000,-

> 7.500.000,-s/d 15.000.000,-

> 300.000,-s/d 1.500.000,-

Head of Coll/Head of Coll Opr

> 3.000.000,-s/d 5.000.000,-

> 15.000.000,-s/d 20.000.000,-

>1.500.000,-s/d 3.000.000,-


> 5.000.000,-s/d 10.000.000,-

> 20.000.000,-s/d 25.000.000,-

> 3.000.000 s/d 5.000.000,-

Chief of Risk & Legal Officer

> 10.000.000,- > 25.000.000,- > 5.000.000,-

Ketentuan

Pencairan SF 1. Pencairan SF dilakukan oleh Finance & Cash Management langsung ke rekening bank Eksternal Collection mengikutiketentuan Memo Internal No. MI-002/FIN/FCM/XII/2019 tertanggal 23 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengajuan, Pemeriksaan dan Pembayaran atas Biaya yang Diajukan keFinance & Cash Management”.

2. Pencairan Repo Fee hanya bisa dilakukan apabila status kontrak adalah Reposess (R)/ Kredit Lancar (K)/Lunas (L).

3. Apabila terjadi gagal transfer SF ke rekening EksternalCollection, Finance & Cash Management melakukan transfer kerekening Eksternal Collection yang benar setelah mendapatkankonfirmasi email dari Pengaju berisi data rekening yang benar

4. Pengajuan WF SF yang ke-2 tidak dapat dilakukan apabila data rekening belum diperbaharui.

WF PerubahanData RekeningEksternal

1. Pengaju : ARH/FARO, 2. Ad1Clar – Work Flow – Perubahan Data Rekening Eksternal. 3. Melampirkan bukti perubahan nomor rekening

Monitoring pembayaran

Ad1Clar – MIS – Laporang Pendukung Collection : 1. Laporan Biaya Tarik, untuk SF yang berhasil ditransfer ke

rekening Eksternal Collection. 2. Laporan Belum Pengajuan WF Repo/Payment Fee, untuk SF

yang sudah diinput di menu Reposess, namun belum diajukanWF persetujuan SF.

Ketentuan

C. Biaya Operasional - Biaya Tebus

Kategori 1. Tebus pihak ke-3 perorangan, dengan kelengkapanST/SK TASK FORCE. Contoh : gadai perorangan, dsb.

2. Tebus pihak ke-3 non perorangan, dengankelengkapan ST/SK PELAPORAN. Contoh : pengeluaran unit yang dijadikan barang bukti, dsb

Syarat pengajuan 1. Status kontrak saat pengajuan biaya adalah draft ST/SK atau pick up,

2. Pengaju : ARH/FARO/CCH/RCH/ Head of Fleet Coll Opr.

3. Diajukan melalui Ad1Clar – Work Flow – Work Flow Biaya Operational Collection dilengkapikronologis penanganan unit melalui penebusan. Contoh : karakter pemegang unit, lokasi unit, OD unit saat penanganan, riwayat penanganansebelumnya, dsb

Ketentuan

Kewenangan Pengajuan dan Persetujuan Biaya Tebus

Pengaju Persetujuans/d

Object Group

Rod 2/3 Roda4/lebih/Fle

et

Durable Property

ARH/FARO CCH/Head of Fleet Coll Opr

≤ 1.000.000

≤ 2.500.000

≤ 300.000

≤ 2.500.000


RCH > 1.000.000,- s/d 2.000.000,-

> 2.500.000,-s/d 10.000.000,-

> 300.000,-s/d 1.000.000,-

> 2.500.000,-s/d 10.000.000,-

RCH

Head of Coll Opr/Head of Coll

> 2.000.000,- s/d 4.750.000,-

> 10.000.000,- s/d 20.000.000,-

> 1.000.000,-s/d 3.000.000,-

> 10.000.000,- s/d 20.000.000,-


> 4.750.000,- s/d 7.750.000,-

> 20.000.000,- s/d 25.000.000,-

> 3.000.000,-s/d 5.000.000,-

> 20.000.000,- s/d 25.000.000,-


> 7.750.000,-

> 25.000.000,-

> 5.000.000,-

> 25.000.000,-

D. Biaya Operasional - Biaya Koordinasi/Keamanan

Kategori 1. Pengaju : Head of Fleet Coll Opr/CCH/RCH 2. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection, untuk jangka waktu pembayaran setiap bulan.

Syarat pengajuan

Diajukan oleh Persetujuan s/d Biaya


RCH ≤ 1.500.000,-

RCH


> 1.500.000,- s/d 10.000.000,-


> 10.000.000,-s/d 25.000.000,-


> 25.000.000,-

Ketentuan

E. Biaya Operasional – Biaya Derek/Angkut

Kategori 1. Pengaju : ARH/FARO/Head of Fleet Coll Opr/CCH/RCH 2. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection dengan status kontrak Pick up (P)/Reposess(R)/Sold (S).

3. Melampirkan kuitansi pembayaran biaya derek/angkutdan identitas pihak derek/angkut pada kuitansi misal : nama, lokasi, lokasi/jarak derek, dsb

4. Biaya yang diklaim merupakan biaya dari lokasipenerimaan unit ke lokasi penyimpanan unit.

5. Biaya angkut tidak termasuk pengangkutan dariZona/Satellite ke Lokasi penyimpangan unit sepertiwarehouse/remote warehouse oleh unit yang diterimaEksternal Collection..

6. Pengajuan biaya derek/angkut berlaku per unit, apabilaterdapat lebih dari 1 unit, maka nilai yang diajukan per unit merupakan rata-rata dari total biaya dibagi jumlahunit.

Syarat pengajuanDiajukan oleh Persetujuan s/d Biaya


≤ 1.000.000,-


RCH > 1.000.000,- s/d 2.000.000,-

RCH


> 2.000.000,- s/d 5.000.000,-


> 5.000.000,- s/d 10.000.000,-


> 10.000.000,-

Ketentuan

F. Biaya Operasional – Biaya Perkara

Definisi 1. Biaya perkara awal, merupakan biaya yang dikeluarkan karena ada proses pendaftaran pelaporan/pengaduan Konsumen/pihak ke3/karyawan kepada pihak aparat oleh ADIRA FINANCE.

2. Biaya perkara, merupakan biaya yang dikeluarkan karenakelanjutkan dari proses pelaporan/pengaduan sehinggamasuk proses sidang/kejaksaan sampai dengan selesai.

Pengajuan 1. Pengaju : ARH/CCH/RCH 2. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection. 3. Melampirkan dokumen pendukung pelaporan perkara

seperti ST/SK Pelaporan Aparat/STPL/PengaduanMasyarakat, dsb

Ketentuan

F. Biaya Operasional – Biaya Perkara

Persetujuan BiayaPerkara Diajukan oleh Persetujuan s/d Biaya

ARH/FARO Head of Litigation/Head of CAR/MCY Coll Opr/Head of Coll Standar Procedure

verificator


≤ 1.500.000,-


Head of Litigation/Head of CAR/MCY Coll Opr/Head of Coll Standar Procedure

verificator

RCH > 1.500.000,- s/d 5.000.000,-

RCH Head of Litigation/Head of CAR/MCY Coll Opr/Head of Coll Standar Procedure

verificator


> 15.000.000,- s/d 25.000.000,-


> 15.000.000,- s/d 25.000.000,-


5.000.000,-

Ketentuan

Ketentuan

G. Biaya Operasional - Biaya Pendampingan

Definisi 1. Pengaju : ARH/CCH/RCH 2. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection. 3. Melampirkan dokumen pendukung ST

Officer/ARH/Pelaporan.4. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection dengan status kontrak Draft ST/Pick up (P) dengan ST Officer/ARH/Pelaporan.

Persetujuan BiayaPengaju Persetujuan s/d Biaya


≤ 1.500.000,-


RCH > 1.500.000,-s/d 5.000.000,-

RCH Head of Coll Opr/Head of Coll

> 5.000.000,-s/d 15.000.000,-


> 15.000.000,-s/d 25.000.000,-

RCH Chief of Risk & Legal Officer

> 25.000.000,-

Ketentuan

H. Biaya Operasional - Biaya Somasi Lawyer

Persetujuan Biaya 1. Pengaju : CCH/Head of Fleet Coll Opr/RCH 2. Melalui Ad1Clar – Work Flow – Biaya Operasional

Collection. 3. Melampirkan dokumen pendukung somasi seperti

kontrak yang diajukan somasi/tagihan dari Lawyer untukjasa somasi.

4. Apabila karena somasi, Konsumen melakukanpembayaran kewajiban/pengembalian unit makakeberhasilan Lawyer diajukan sebagai payment/repo fee.

Pencairan Dana 1. Pencairan fee somasi dilakukan oleh Finance & Cash Management langsung ke rekening bank Lawyer mengikuti ketentuan Memo Internal No. MI-002/FIN/FCM/XII/2019 tertanggal 23 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengajuan, Pemeriksaan dan Pembayaran atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management”.

2. Apabila terjadi gagal transfer fee ke rekening Lawyer, Finance & Cash Management melakukan transfer kerekening Lawyer yang benar setelah mendapatkankonfirmasi email dari Pengaju berisi data rekening yang benar dan bukti capture update data rekening Lawyer di Ad1Clar – Menu Parameter Eksternal.

Ketentuan

H. Biaya Operasional - Biaya Somasi Lawyer

Persetujuan BiayaPengaju Persetujuan s/d Biaya


Head of Litigation Verificator

RCH ≤ 3.000.000,-

RCH


> 3.000.000,-s/d 15.000.000,-


> 15.000.000,-s/d 25.000.000,-


> 25.000.000,-

Ketentuan

I. Keringanan Pelunasan

Kondisi Pemegang unit terakhir mengajukan pelunasan dalam kondisi• Menunggak (OD), atau• unit sudah dikembalikan kepada ADIRA FINANCE dan menghendaki

keringanan dari pelunasan yang harus dibayarkan.

Syarat Dokumen Yang disiapkan oleh Pemohon dan diserahkan kepada ARH / FARO : 1. Surat Permohonan Keringanan pelunasan (menyebutkan nilai total pelunasan,

nilai pelunasan yang dibayar, alasan pengajuan pelunasan dan tanggalpelunasan) yang ditandatangi oleh Pemohon,

2. Foto Copy identitas yang masih berlaku dari Pemohon/pihak terakhirpemegang unit berupa e-KTP/Surat Keterangan Rekam e-KTP jika eKTP sedangdalam tahap pembaruan.

3. Surat penunjukan/kuasa dari Konsumen ke pihak yang dikuasakan (jikadikuasakan)

KomponenPelunasan

1. Tunggakan angsuran dan bunga tertunggak (tunggakan pokok),2. Sisa angsuran yang belum jatuh tempo, 3. Penalty/diskon pelunasan, 4. Denda/sanksi keterlambatan, 5. Biaya penagihan/penerimaan kembali unit, 6. Biaya administrasi transaksi,Keseluruhan kewajiban diatas dapat dilihat pada menu Reposess Asset.

Syarat Khusus • Nilai yang dipotong (keringanan) TIDAK BOLEH memotong sisa pokok hutangdan angsuran tertunggak.

• Tanggal pelunasan harus lebih kecil dari tanggal jatuh tempo angsuranterakhir.

• Apabila keringanan pelunasan hanya memotong denda, maka Work Flow yang diajukan adalah Work Flow – Keringanan Denda.

Pengajuanpersetujuan

1. ARH/FARO mengajukan permohonan melalui Ad1Clar menu Reposess Asset dengan status kontrak minimal draft ST/SK kemudian dilanjutkan persetujuanmelalui menu Work Flow Keringanan Pelunasan.

2. Nilai yang diajukan merupakan nilai kesepakatan antara Pemohon denganARH/FARO. Pengajuan keringanan pelunasan dilengkapi dengan kronologisketerlambatan dan penyebab diajukannya keringanan. Contoh : karakterpemohon, keberadaan dan OD unit saat diterima, kondisi keuanganpemohon, riwayat penanganan sebelumnya, nomor telepon pemohon yang dapat dihubungi.

3. 3Pengajuan keringanan pelunasan dilakukan per kontrak.

Ketentuan

I. Keringanan Pelunasan

PersetujuanPejabat penyetujusampai dengan


Roda 4 / lebih / property / tanpaagunan/ Fleet


≤ 1.000.000,- ≤ 10.000.000,-

RCH > 1.000.000,- s/d ≤ 2.000.000,-

> 10.000.000,- s/d ≤ 20.000.000,-


> 2.000.000,- s/d ≤ 4.000.000,-

> 20.000.000,- s/d ≤ 40.000.000,-


> 4.000.000,- s/d ≤ 5.000.000,-

> 40.000.000,- s/d ≤ 50.000.000,-


> 5.000.000,- > 50.000.000,-

Ketentuan

J. Pencairan Biaya Collection

Tipepembayaran

• Transfer ke rekening pihak ke-3 oleh Finance & Cash Management langsung ke rekening bank Eksternal Collection mengikutiketentuan Memo Internal No. MI-002/FIN/FCM/XII/2019 tertanggal 23 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengajuan, Pemeriksaan dan Pembayaran atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management”.

• Withdrawal melalui Teller.

Transfer ke rekening pihak ke-3

Pencairan biaya ke rekening pihak ke-3 digunakan untuk pengajuanwork flow : 1. Success fee2. Biaya Somasi Lawyer

Withdrawal 1. Pencairan biaya menggunakan withdrawal digunakan untukpengajuan work flow biaya operasional :

a. Biaya Tebus baik biaya tebus pihak ke tiga maupun non pihakketiga,

b. Biaya koordinasi/keamanan, c. Biaya derek/angkut, d. Biaya perkara baik biaya perkara awal maupun biaya perkara,e. Biaya pendampingan,

2. Withdrawal hanya bisa dilakukan di Branch handling. 3. Apabila nilai kas angsuran tidak mencukupi untuk pencairan per

workflow maka pencairan menunggu hari kerja berikutnya sampaidengan dana kas angsuran mencukupi,

4. Pengambilan dana melalui withdrawal dengan plafon RCH, dimana RCH tidak berada dilokasi Branch pembayar withdrawal maka :

a. Melampirkan BAST dari RCH ke pihak penerima diutamakan CCH dilokasi tersebut,

b. Jika CCH tidak berada di kantor pada saat pengambilan uang, maka BAST dari RCH dapat ditujukan kepada ARH dibawahkoordinasi CCH tsb,

c. BAST berisi data : nama dan no eKTP pemberi dan penerimakuasa, no work flow dan nominal yang akan diambil, foto kopi KTP penerima kuasa. Satu BAST dapat berlaku untuk beberapa work flow yang diambil di hari yang sama di Branch tersebut. Contohdraft BAST dapat dilihat pada Lampiran 4. No. MI-003/RIM/COLL/I/2020 Pengajuan Work Flow Biaya Collection

Ketentuan

J. Pencairan Biaya Collection

Withdrawal 5. Serah terima uang dari Teller ke Pengaju menggunakan tandaterima yang dicetak melalui menu Teller Entry dan melampirkanprint out WF yang sudah selesai disetujui dan BAST jika ada(termasuk foto kopi eKTP penerima kuasa).

6. Khusus Fleet, pembayaran biaya operasional yang diajukan oleh FARO/ Head of Fleet Coll Opr dapat dilakukan melalui transfer kerekening pengaju maupun withdrawal di lokasi Branch terdekatyang dipilih oleh Pengaju.

Ketentuan

K. Pengisian Work Flow Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Biaya Collection

Jenispembayaran

Setelah pengajuan work flow biaya operasional : 1. Biaya Tebus baik biaya tebus pihak ke tiga maupun non pihak ketiga, 2. Biaya Derek/angkut, 3. Biaya Perkara baik biaya perkara awal maupun biaya perkara

Penginputan 1. Setelah biaya dibayarkan, dilanjutkan penginputan LaporanPertanggungjawaban di aplikasi Ad1Clar oleh PIC pengaju WF.

2. Apabila ada pengembalian dana karena :• kelebihan dana (nilai realisasi lebih kecil dari nilai pengajuanWF), atau• batal (tidak ada kesepakatan, nilai realisasi nol (0), atau• status unit WO saat pencairan biaya

3. Pengaju wajib mengembalikan dana yang sudah dicairkan melaluiTeller pada menu Teller Entry secara tunai oleh Pengaju WF melampirkan print out LPJ.

4. Apabila pengaju khususnya RCH/CCH tidak berada di Branch pengembalian dana, maka dapat diwakilkan oleh CCH/ARH yang berada di Branch tersebut dengan melampirkan print out LPJ dan foto kopi e-KTP pic yang mengembalikan dana

Persetujuan LPJ

Pengaju WF biaya Penyetuju LPJ

ARH/FARO CCH, Head of Fleet Coll Opr& RCH

CCH/Head of Fleet Coll Opr RCH & Head of Coll Opr/Head of Coll

RCH Head of Coll Opr/Head of Coll dan Head of Credit & Collection

Ketentuan

L. Kondisi BCP

• Ketentuan BCP mengikuti Memo Internal No. MI-001/RIM/ORM/IV/2018 tertanggal 6 April 2018 perihal “MekanismeKerja dan Pelaksanaan Business Continuity Plan (BCP) Branch dan Regional ”.

• Form persetujuan biaya Collection dapat dilihat pada Lampiran 1 s/d 3.

collection - e-learn.adira-corpu.com

Documents