1. Analisa swot

SWOT adalah singkatan yang diambil dari nama depan Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat, yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.

Metoda analisa SWOT bisa diangggap sebagai metoda analisa yang paling dasar, yang berguna untuk melihat suatu topik atau permasalahan dari 4 sisi yang berbeda. Hasil analisa biasanya adalah arahan/rekomendasi untuk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yang ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.

SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan kebijakan-kebijakan untuk mengelola pegawai administrasi. Sehingga SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinya akan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman.

Analisan SWOT secara sederhana dipahami sebagai pengujian terhadap kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan (Jhonson, dkk,1989; Bartol dkk,1991). Jika hal ini digunakan dengan benar, maka dimungkinkan bagi sebuah sekolah kejuruan untuk mendapatkan sebuah gambaran menyeluruh mengenai situasi sekolah itu dalam hubungannya dengan masyarakat, lembaga-lembaga pendidikan yang lain, dan lapangan industri yang akan dimasuki oleh murid-muridnya. Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan progran yang lebih inovatif dan relefan.

Langkah pertama dalam analisa SWOT adalah membuat sebuah lembar kerja dengan jalan menarik sebuah garis persilangan yang membentuk empat kuadran, keadaan masing-masing satu untuk kekuatan, kelemahan, peluang/kesempatan, dan ancaman. Secara garis besar lembaran kerja tersebut diperlihatkan dalam lembar-1. Langkah berikutnya adalah membuat daftar item spesifik yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi dibawah topik masing-masing. Dengan membatasi daftar sampai 10 poin atau lebih sedikit, untuk menghindari yang brlebihan (Jhonson, et al,. 1989).

Lembar-1Contoh Lembar Kerja Analisis SWOT

PotensiKekuatan Internal (S)..................................................................PotensiKelemahan Internal (W)..................................................................PotensiKesempatan Eksternal (O)..................................................................PotensiAncaman Eksternal (T)..................................................................

SWOT dapat dilaksanakan oleh para administrator secara indifidual atau secara kelompok dalam organisasi. Teknik secara kelompok akan lebih efektif khususnya dalam pengadaan struktur, objektifitas, kejelasan dan fokus untuk diskusi mengenai strategi, sehingga tidak cenderung melantur, dan bahkan akan terkena pengaruh politik atau kesenangan (interes) perseorangan yang kuat (Glass, 1991). Sedangkan Sabie (1991) mencatat bahwa jika bekerja secara kelompak dalam bidang pendidikan, maka akan muncul tiga sikap yang terang-terangan dari para guru dimana tergantung masa kerja mereka masing-masing. Guru-guru yang mempunyai pengalaman 0-6 tahun cenderung menjadi yang paling partisipatif dan receptif akan ide-ide baru.SWOT harus mencakup semua aspek/area berikut ini, yang masing-masing dapat merupakan sumber kekuatan, kelemahan, kesempatan atau ancaman, misalnya:Beberapa contoh lingkungan internal lembaga pendidikan :a.Tenaga kependidikan dan staff administrasib.Ruang kelas, laboratorium, dan fasilitas sarana dan prasarana (lingkungan belajar)c.Siswa yang adad.Anggaran operasionale.Program riset dan pengembangan iptekf.Organisasi atau dewan lainnya dalam sekolahBeberapa contoh lingkungan eksternal lembaga pendidikan :a.Tempat kerja yang prosperktif bagi lulusanb.Orang tua dan keluarga siswac.Lembaga pendidikan pesaing lainnyad.Sekolah/lembaga tinggi sebagai persiapan lanjutane.Demografi sosial dan ekonomi pendudukf.Badan-badan penyandang dana

2. Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang cespleng bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi.

Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :1. Strength (S), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.2. Weakness (W), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.3. Opportunity (O), adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang diluar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan.4. Threat (T), adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa depan.Selain empat komponen dasar ini, analisa SWOT, dalam proses penganalisaannya akan berkembang menjadi beberapa Subkomponen yang jumlahnya tergantung pada kondisi organisasi. Sebenarnya masing-masing subkomponen adalah pengejawantahan dari masing-masing komponen, seperti Komponen Strength mungkin memiliki 12 subkomponen, Komponen Weakness mungkin memiliki 8 subkomponen dan seterusnya.Jenis-Jenis Analisis SWOT

1. Model KuantitatifSebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W, serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T).Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing -masing subkomponen, dimana satu subkomponen dibandingkan dengan subkomponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Subkomponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.

2. Model KualitatifUrut-urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan subkomponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap subkomponen S memiliki pasangan subkomponen W, dan satu subkomponen O memiliki pasangan satu subkomponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, SubKomponen pada masing-masing komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, SubKomponen S ada sebanyak 10 buah, sementara subkomponen W hanya 6 buah.Sebagai alat analisa, analisa SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan. Bagaimana menetapkan tujuan adalah bahasan selanjutnya yaitu membangun visi-misi organisasi atau program.

ANALISA DATA DENGAN PENDEKATAN SWOTSebelum melakukan perencanaan, maka perlu dikaji terlebih dahulu beberapa hal. Fokus identifikasi bisa menggunakan pendekatan yang lazim dipakai yaitu : pendekatan SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan, dan Ancaman).Di dalam pendekatan ini kita akan mengumpulkan semua data tentang tenaga keperawatan, administrasi dan bagian keuangan yang akan mempengaruhi fungsi organisasi keperawatan secara keseluruhan.Setiap data akan di kelompokan apakah merupakan kekuatan. Kelemahan, kesempatan ataukah merupakan ancaman bagi organisasi.Berikut ini akan diberikan contoh Pengumpulan data dan Identifikasi masalah berdasarkan pendekatan SWOT

CONTOH LANGKAH-LANGKAH DALAM ANALISA SWOTSTRENGTH WEAKNESS OPPORTUNITY THREATENED

Memiliki visi, misi dan motto Keperawatan SDM terdiri dari : DIII (.orang), SPK (.orang), Pekarya (.orang). Rumah Sakit Pemerintah Tipe .. Terdapat Standar Asuhan Keperawatan Tersedia Sarana & prasarana Untuk pasien dan tenaga perawat Sudah ada sistim Dokumentasi Terdapat Administrasi penunjang dll Kualitas tenaga belum memnuhi kualifikasi MKP belum dilaksanakan Belum ada pembagian tugas yang jelas Pendokumentasian proses Keperawata belum optimal Dll Terbukanya kesemptan melanjutkan pendidikan pada progran yang lebih baik Adanya program pelatihan/kursus Dll Persaingan antar rumah sakit yang semakin kuat Adanya tuntutan masyarkat yang lebih tinggi untuk mendapatkan pelayanan dllSetelah dilakukan pengumpulan data dan analisa maka muncul permasalahan-permasalahan yang harus kita kaji untuk dilakukan perencanaan pembenahan.

RUMUSAN MASALAHDari data-data yang sudah dikumpulkan dan sudah dilakukan analisa dengan pendekatan SWOT maka kita akan menemukan apa saja permasalahan-permasalahan di dalam sebuah organisasi Rumah Sakit khususnya pada Organisasi Keperawatan.Permasalahan yang ditemukan ini tidak saja hanya kekurangan-kekurangan yang akan menggangu atau menghambat di dalam Organisasi Keperawatan tetapi juga kemungkinan-kemungkinan peningkatan pelayanan agar dapat menjadi lebih baik dari sekarang. Masalah-masalah yang ditemukan akan di kumpulkan untuk selanjutnya dilakukan perencanaan untuk mengatasi permasalahan atau meningkatkan kwalitasnya.

1. PENGORGANISASIAN

Berdasarkan hasil analisa maka perlu untuk membuat tim kerja dengan pembagian tugas dari masing-masing personel. Sebagai contoh untuk pengelolaan di ruang rawat inap, maka diselenggarakan pengorganisasian dengan pembagian peran sebagai berikut :1. Kepala ruangan2. Perawat Primer3. Perawat Asosier

Adapun penetapan tugas perawat diatas harus sesuai dengan visi dan misi Rumah Sakit/keperawatan, hasil penyelenggaraan model asuhan keperawatan sebelumnya, bagaiman kekuatan sumber daya yang ada dan sarana serta prasarana yang telah diidentifikasi pada pengumpulan data sebelumnya.

2. RENCANA STRATEGIS KEGIATAN

Pada tahap ini organisasi yang sudah terbentuk mulai merencanakan bagaimana rencana strategis yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan di dalam Manajemen Keperawatan.

Organisasi mulai menentukan dan mendiskusikan bentuk dan penerapan praktek keperawatan yang profesional, bagaimana format dan pendokumentasian, mengatur kebutuhan tenaga perawat, Mengatur tugas dan wewenang dari masing-masing perawat di ruangan, jadual kerja dari masing-masing perawat, bagaimana mensupervisi perawat,bagaimana sistim kepemimpinannya, Instalasi-instalasi yang menunjang di dalam proses keperawatan seperti, farmasi, radiologi,laboratorium, gizi (Jalur opersional).Hubungan dengan bagian bagian lain yang turut mendukung di dalam organisasi rumah sakit ini (anggaran, karyawan non-medis, dll).3. PENGATURAN WAKTU DAN KEGIATANPada tahap ini setelah Semua rencana strategis di susun maka mulai dilakukan penetuan kegiatan apa saja yang harus dilakukan dan kapan waktunya.Sebagai contoh di bawah ini akan diberikan rencana kegiatan kelompok dalam penerapan model asuhan Keperawatan Profesional yang akan dilakukan dalam satu bulan.

MINGGU URAIAN RENCANA KERJAI 1. Pembuatan Struktur organisasi kelompok2. Orientasi ruangan dan perkenalan3. Analisa situasi dan perumusan masalah4. Penyusunan program kerja5. Penyusunan proposal pelaksanaan model asuhan keperawatan profesional6. Penyusunan jadwal dan rancangan pembagian peran dalam penerapan model praktek keperawatan profesional7. Penyusunan format pengkajian khusus dan sistim dokumentasi asuhan keperawatan8. Penyusunan proposal, prosedur sentralisasi obat, dan kelengkapan administrasinya9. Penyusunan format supervisi10. Penyusunan format penunjang kegaiatan lainnya, seperti format kegiatan harian11. Uji coba peranII 1. Penerapan Model asuhan Keperawatan Profesional : Aplikasi peran, pendelegasian tugas, dan proses dokumentasi keperawatan2. Penyempurnaan format kajian dan dokumentasi Keperawatan3. Penyelenggaraan Supervisi Keperawatan4. Penyelenggaraan Sentralisasi Obat5. Persiapan penyelenggaraan rotasi dinas 24 jamIII 1. Penerapan model asuhan keperawatan profesional : Aplikasi peran, pendelegasian tugas, dan proses dokumentasi keperawatan2. Penerapan semua program3. Penyelengaraan rotasi 24 jamIV 1. Evaluasi penerapan model asuhan keperawatan profesional2. Penyusunan laporan

3. PERSIAPAN PELAKSANAAN

Setelah seluruh kegiatan ditentukan dan sudah pula ditentukan waktu pelaksanaannya, selanjutnya mulai dilakukan persiapan untuk pelaksanaannya.Inti dari tahap ini adalah mulai menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan seperti dokumen-dokumen untuk pemberian bukti pelaksanaan, bagaimana deskripsi tugasnya, sekaligus juga pengaturan kembali jadwal (pembagian tugas).

4. PERSIAPAN PENDOKUMENTASIAN

Dalam kegiatan pendokumentasian, hal yang perlu dipersiapkan antara lain bentuk sistim dokumentasi keperawatan, format pengkajian, format perencanaan, pelaksanaan dan evaluasinya.Termasuk di dalam persiapan ini adalah mengevaluasi kesesuaian format yang dipergunakan selama ini berdasarkan kriteria : apakah sudah sesuai dengan standar dokumentasi keperawatan, apakah mudah atau dipahami semua oleh perawat yang ada di ruangan, apakah efisien dan efektif dalam pelaksanannya? Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut kemudian ditentukan tentang model pendokumentasian yang sesuai.

5. PERSIAPAN EVALUASIEvalusi meliputi penentuan teknik evaluasi, pembuatan alat evaluasi dan sekaligus didalamnya adalah pendokumentasian hasil kegiatannya secara umum. Di bawah ini akan diberikan contoh Instrumen Evaluasi dari sisi kepuasan Pasien dan Perawat.

3. SWOT adalah singkatanyg diambil dari huruf depan kataStrength, Weakness, Opportunity dan Threat, yg dalam bahasa Indonesia mudahnya diartikan sbgKekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman.

Metoda analisa SWOT bisa dianggap sbg metoda analisa yg paling dasar, yg berguna utk melihat suatu topik atau permasalahan dari 4 sisi yg berbeda. Hasil analisa biasanya adalah arahan/rekomendasi utk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yg ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.

Jika digunakan dgn benar, analisa SWOT akan membantu kita utk melihat sisi-sisi yg terlupakan atau tidak terlihat selama ini.

Berikut ini adalah contoh sederhana analisa SWOT yg dibuat oleh seorang cowok SMA saat ingin mulai aktivitas 'pacaran'.

Kekuatan- Tampang saya cukup lumayan, otak juga gak bodo-bodo banget (3 besar di kelas)- Selama ini punya cukup uang utk jajan, nonton, beli alat musik dan beli komik

Kelemahan- Tidak percaya diri, masih ada minder terutama jika bertemu cewek yg agresif- Tidak punya kendaraan pribadi

Peluang- Punya banyak teman yg punya adik cewek cantik- Di kelas, masih banyak murid cewek yg belum punya pacar

Ancaman- Cowok dari kelas lain banyak yg ngeceng ke kelas gue- dst(Contoh di atas hanyalah fiktif belaka, jika ada kesamaan mohon dimaafkan)

Utk membantu membedakan apakah suatu hal digolongkan ke dalam kekuatan ataukah peluang bisa dilakukan dgn cara melihat asal dari suatu hal tsb.Kembali ke contoh di atas, jika si cowok tsb ingat bahwa dia punya klub band, akan digolongkan kemanakah? Kekuatan atau peluang?

Ketika dia melihat bahwa klub band adalah sesuatu yg berasal dari luar dirinya, maka ia segera menggolongkan keberadaan klub band sbg peluang (yg harus ia manfaatkan tentunya).

Dgn kondisi SWOT seperti di atas, kira-kira apa hasil dari analisa-nya. Apa arahan langkah yg harus diambil oleh si cowok SMA tadi saat memulai kegiatan pacaran?

1. Tabung uang yg ia miliki utk beli motor buat modal pacaran2. Hindari cari pacar di kelasnya, mending cari adik cewek temannya (masih lebih gampang diboongin, he he he)3. Lebih rajin latihan Band dan cari kesempatan utk manggung sehingga lebih terkenal dan jadi rebutan cewek4. Rajin gaul supaya berkurang mindernya(sekali lagi, rekomendasi ini juga fiktif belaka...)

Hal penting yg harus diingat selama menggunakan analisa SWOT adalah semua yg dituliskan haruslah jujur dan berdasarkan fakta. Bayangkan jika si cowok di atas hanya berandai-andai bahwa ia punya cukup uang jajan, maka arahan utk menabung uang jajan buat beli motor pun jadi tidak berguna.

Berikut ini dijelaskan tambahan hal-hal yg biasanya menjadi: Kekuatan:Knowledge atau kepakaran yg dimilikiProduk baru atau pelayanan yg unikLokasi tempat perusahaan beradaKualitas produk atau proses

Kelemahan:Kurangnya pengetahuan marketingProduk yg tidak dapat dibedakan dgn produk kompetitorLokasi perusahaan yg terpencilKualitas produk yg jelekReputasi yg buruk

Peluang:Pasar yg berkembangPenggabungan 2-3 perusahaan atau aliansiSegmen pasar yg baruPasar internasionalPasar yg luang karena kompetitor yg tidak sanggup memenuhi permintaan customer

Ancaman:Kompetitor baru di area yg samaPersaingan harga dgn kompetitorKompetitor mengeluarkan produk baru yg inovatifKompetitor memegang pangsa pasar terbesarDiperkenalkannya pajak penjualan

Perhatian:SWOT analysis bisa sangat-sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yg sama menghasilkan SWOT yg berbeda. Dgn demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sbg arahan dan bukan pemecahan masalah.Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yg disembunyikan atau kekuatan yg tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakanAnalisa harus didasarkan atas kondisi yg sedang terjadi dan bukan situasi yg seharusnya terjadiHindari grey areas. Utk memudahkan membedakan antara kekuatan dan kelemahan, selalu hubungkan situasi yg dihadapi dgn persaingan yg sedang berjalan. Apakah perusahaan Anda lebih baik dari kompetitor atau tidak?Hindari kerumitan yg tidak perlu dan analisa yg berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin.Sumber :1) http://meidii.multiply.com/journal/item/7