Dasar Korespondensi Bisnis dan Penulisan Bad News

Oleh :Kelompok 5Achmad Faris Rachman 125020200111112Bayu Wageanteng R125020201111004Okky Abrianto125020202111008Puspita Wikanandha 125020207111057

1. Dasar Korespondensi Bisnisa. Pengertian Korespondensi adalah hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait, yang dimaksud korespondensi Bisnis adalah hubungan pihak-pihak terkait dalam bisnis, dan biasanya bersifat resmi dengan menggunakan surat. Surat sendiri merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakn informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan pelenggaraan kegiatan bisnis.

b. Fungsi Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan Alat bukti tertulis (mis; surat jual beli) Alat untuk mengingat (mis; surat yg diarsipkan) Bukti historis (mis;surat-surat bersejarah) Pedoman Kerja (mis; surat keputusan dan surat perintah)

c. Jenis Surat Menurut wujudnya: Surat BersampulSurat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul dengan berbagai ukuran. Surat PosBentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat dan praktis, berbentuk kartu kecil berukuran 10-15cm yang dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia Warkat PosSurat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Telegram dan TeleksBerita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Memo dan NotaMemo, surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat dalam suatu organisasi, sedangkan Nota adalah suatu pesan singkat yang diminta oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data dan informasi penting. Surat Tanda BuktiSurat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran.

Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju: Surat BiasaSurat yang dibuat seseorang atau organisasi yang berisi suatu informasi yang bersifat umum atau tidak pribadi. Surat EdaranSurat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang/lembaga dalam jumlah yang banyak.

Surat PengumumanSurat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi atau masyarakat yang luas.

Menurut Pemakaiannya : Surat PribadiSurat yang ditulis seseorang yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi. Surat DinasSurat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi Surat BisnisSurat yg digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha.

Menurut Sifatnya: Surat Biasa Surat Konfidensial (Terbatas) Surat Rahasia

Menurut Urgensi Penyelesaian: Surat Biasa Surat Segera Surat Kilat

Menurut Isi dan Maksudnya: Surat Pemesanan Produk Surat Keterangan Surat Permintaan Informasi Surat Penawaran Produk Surat Penerimaan Kerja Dll

d. Pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi Koresponden, pihak yang berkirim atau menandatangani surat Redaktur, orang yang menyusun surat Sekretaris, orang yang membantu pemimpin dalam korespondensi Juru ketik , orang yang membuat surat Register, orang yang melakukan administrasi surat , seperti pemberian nomor surat , pencatatan surat masuk dan keluar, dan pengarsipan surat Kurir, pengirim surat kepada orang yang dituju

e. Bagian Surat, Bentuk Surat dan Bahasa Surat Bagian Surat Kepala surat/kop surat Tanggal Surat Nomor surat, lampiran dan perihal Alamat Surat Salam Pembuka Isi Surat Salam penutup Tanda tangan Nama jelas penanda tangan Tembusan Inisial

Bentuk Surat Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk Lurus (Block Style) Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style) Bentuk Bertekuk (intended style) Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)

Bahasa SuratBahasa surat untuk surat dinas dan surat bisnis, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam surat menyurat. Sedangkan untuk pribadi, bahasa surat yang digunakan tergantung dari masing-masing pribadi (tidak baku)

f. Format Lipatan Surat dan Amplop Format Lipatan Lipatan baku (standar fold) Lipatan setengah baku (semi standar fold) Lipatan akordion (accordian fold) Lipatan setengan akordion (semi accordian fold) Lipatan tungal (single fold) Lipatan ganda paralel (parallel double fold) Lipatan model Perancis (French fold) Lipatan Model Baron (Barronial Fold)

Bentuk Amplop Berdasarkan wujudnya amplop dapat dibedakan kedalam: Amplop Biasa Amplop Berjendela Berdasarkan ukurannya: Amplop Resmi Amplop Kartu Amplop Bisnis Amplop Panjang Amplop Pendek Amplop Besar Amplop katalog Amplop mata berkait Amplop kancing bertali. Berdasarkan Penggunaannya; Amplop Katalog Amplop mata berkait Amplop kancing bertalig.Contoh-contoh Surat Bisnis Surat Pemesanan Surat Konfirmasi Surat Pengaduan Surat Permintaan Informasi Surat Pemberitahuan Surat Penagihan Surat Peringatan Dll

2. Penulisan Bad Newsa. Tujuan Penulisan Bad News Menyampaikan berita buruk. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima. Mempertahankan citra baik organisasi.

b. Strategi Pengorganisasian Bad News Menciptakan Audience Centered ToneNada atau intonasi Anda dalam menyampaikanbad-newsmampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik : Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas. Membantu audiens mengerti keputusan. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan Memilih Pendekatan OrganisasionalAda dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach). Pendekatan Tak Langsung Pendekatan Tak Langsung(indirect approach) merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).Dalam pendekatan tak langsung terdapatt 4 bagian penting, yaitu : (1) pembuka, (2) alasan pendukung keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataanbad-news, dan (4) penutup positif yang bersahabat. (1)PembukaTahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataanbad-newssering disebut denganbuffer.Dalam menulis paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara lain :Mengatakan TidakPenggunaan frase yang tidak relevanPermohonan maafPenulisanbufferyang terlalu panjang (2)Alasanpendukung keputusan-keputusan negatifSetelah membuat pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya adalah memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan sebenarnya. Jika Anda dapat menyajikan alasan dengan efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil maupun logis.Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh, tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, Anda dapat memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat dikemudian hari. (3)Bad-NewsSetelah Anda memberikan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, pada tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sebagainya. (4)PenutupSetelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda dapat mengusulkan suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih penting lagi adalah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda.

Pendekatan LangsungSuatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataanbad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitubad-news.Suatu pendekatan organisasidirect approachdapat diterapkan jika :a.Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.b.Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.c.Pesan disampaikan secara empati.

c. Yang harus diperhatikan dalam memberikan Bad News Apakah berita tersebut akan membuat syok? Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya? Seberapa penting pesan bagi pembaca tersebut? Apakah Anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan? Apakah Anda perlu menarik perhatian pembaca? Apa gaya yang disukai oleh organisasi Anda? Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan? Pemilihan kata-kata yang positif, seperti : Saya tidak paham apa maksud Anda