1

DAFTAR ISI ...................................................................................................... 1

I. Lembar Kerja Siswa ...................................................................................... 2

A. Petunjuk Belajar ..................................................................................... 2

B. Kompetensi Inti ...................................................................................... 2

C. Kompetensi Dasar .................................................................................. 2

D. Indikator ................................................................................................. 3

E. Materi Pembelajaran .............................................................................. 3

F. Informasi Pendukung ............................................................................. 3

G. Paparan Isi Meteri .................................................................................. 4

1. Pengertian ........................................................................................ 4

2. Sifat Komunikasi ............................................................................... 5

3. Tatanan Komunikasi ......................................................................... 7

4. Etika Komunikasi .............................................................................. 11

II. Evaluasi ........................................................................................................ 17

A. Pilihan Ganda ........................................................................................ 17

B. Uraian .................................................................................................... 19

III. Rubik Penilaian ............................................................................................ 21

2

LEMBAR KERJA SISWA

KOMUNIKASI KANTOR

Untuk SMK Administrasi Perkantoran Kelas X Semester 2

Mata Pelajaran Korespondensi

PETUNJUK BELAJAR

1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama.

2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdepat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang

sama, sebelum anda bertanya kepada pendidik. Jika perlu, anda harus

berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.

5. Ikuti ketentuan yang berlaku yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan

laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke

bagian lain atau bahan ajar lainnya.

KOMPETENSI INTI

KI 3 : memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,

konseptual dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KOMPETENSI DASAR

KD. 3. 6 : Menjelaskan komunikasi kantor.

3

INDIKATOR

1. Siswa dapat memahami pengertian dari komunikasi.

2. Siswa dapat menyebutkan fungsi komunikasi.

3. Siswa dapat menjelaskan tujuan komunikasi.

4. Siswa dapat menyebutkan sifat komunikasi.

5. Siswa dapat memahami tatanan komunikasi.

6. Siswa dapat menjelaskan etika komunikasi.

7. Siswa dapat menyebutkan etika menerima tamu.

8. Siswa dapat mengetahui etika bertelepon.

MATERI PEMBELAJARAN

1. Menjelaskan pengertian, fungsi serta tujuan dari komunikasi.

2. Menjelaskan sifat dan tatanan dalam komunikasi.

3. Menjelaskan etika dalam komunikasi kantor.

INFORMASI PENDUKUNG

Komunikasi Kantor merupakan suatu cara berkomunikasi dengan orang satu

dengan orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai mufakat atau tujuan yang

ingin dicapai. Komunikasi yang berlangsung dalam kantor termasuk dalam

Komunikasi Organisasi. Di dalam berkomunikasi dibutuhkan orang yang

melakukan seperti contoh dalam rapat atau diskusi, maksudnya dalam melakukan

diskusi tersebut seseorang melakukan dialog atau membicarakan persoalan atau

masalah yang harus di ketemukan solusinya.

Proses komunikasi dapat dilakukan secara individu, kelompok, atau

organisasi lalu pesan akan disampaikan melalui suatu media atau saluran setelah

itu ada komunikan (penerima pesan) kemudian dapatlah feddback dari komunikan.

Unsur-unsur komunikasi ada 6 yakni sumber (komunikator), pesan, media

atau saluran, penerima (komunikan), umpan balik, efek atau pengaruh. Adapun

unsur lainnya yakni gangguan atau kendala, respons, reaksi, atau tanggapan

(feedback). Tujuan dari komunikasi yakni memberikan informasi, mendidik,

menyenangkan/menghibur. Jenis Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi

4

beberapa bagian, yakni komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi,

komunikasi kelompok, komunikasi publik, komunikasi organisasi, komunikasi

lisan, komunikasi tulisan, komunikasi koordinasi, komunikasi motivasi, komunikasi

laporan, komunikasi rapat, komunikasi instruksi, komunikasi nonverbal, memo.

Komunikasi efektif menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center terdapat 7

faktor yakni kepercayaan, perhubungan/pertalian, kejelasan, kepuasan,

kesinambungan dan konsistensi, saluran pengiriman berita, kemampuan pihak

penerima berita.

PAPARAN ISI MATERI

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),

secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin

communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata

communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu

usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses

penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam

pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu

merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi

manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in

relationships, group, organizations and societies—respond to and create

messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi

manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu

hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan

menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah

proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan

atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan

5

kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam

sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara

tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi

secara efektif.

Berdasarkan sifatnya komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Komunikasi verbal (verbal communication)

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol yang

menggunakan satu kata atau lebih. Hampir semua rangsangan bicara yang

kita sadari termasuk kedalam kategori pesan verbal disengaja, yaitu usaha-

usaha yang dilakukan secara sadar untuk berhubungan dengan orang lain

secara verbal.

➢ Komunikasi verbal ditandai dengan ciri-ciri sebagai berikut :

a. Disampaikan secara lisan/bicara atau tulisan.

b. Proses komunikasi eksplisit dan cenderung dua arah.

c. Kualitas proses komunikasi seringkali ditentukan oleh komunikasi non

verbal.

➢ Ada beberapa unsur penting dalam komunikasi verbal, yaitu :

a. Bahasa

Pada dasarnya bahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orang

berbagi makna. Dalam komunikasi verbal, lambang bahasa yang dipergunakan

adalah lisan atau tulisan.

b. Kata

Kata merupakan unit lambang terkecil dalam bahasa

Fungsi bahasa Menurut Larry L Barker (Mulyna, 243) sebagai bentuk komunikasi

verbal terdapat 3 fungsi bahasa, yaitu :

a. Penamaan (naming/labelling)

6

b. Interaksi

c. Transmisi informasi

2. Komunikasi non-verbal

Komunikasi non verbal adalh proses penyampaian pesan-pesan oleh

seseorang yang dilakukan tidak dengan kata-kata atau bahasa verbal,

melainkan melalui petunjuj-petunjuk atau tanda-tanda lain yang terjadi pada

tubuh seseorang.

Komunikasi non verbal terbagi atas 2, yaitu :

a) Komunikasi kial (gesture communication)

b) Komunikasi gambar ( pictorial communcation)

Ada banyak petunjuk yang bisa diperhatikan pada seseorang untuk

memahami emosi, pesan yang ingin disampaikan, atau bahkan karakter

orang tersebut. Beberapa petunjuk itu antara lain :

- Ekspresi wajah

Banyak informasi yang bisa disampaikan oleh wajah. Wajah manusia

merupakan bagian tubuh yang memiliki paling banyak gerakan otot.

Ekspresi wajah berfungsi dalam proses interaksi sosial spesial manusia.

- Ekspresi mikro

Ekspresi mikro adalah wajah yang muncul hanya sepersekian detik,

diakibatkan oleh emosi yang disembunyikan.

- Gestur

Gestur adalah sinyal-sinyal yang disampaikan melalui tindakan dan

gerakan bagian tubuh tertentu baik secara sadar ataupun tidak.

- Paralinguistik

Paralinguistik merupakan aspek komunikasi yang diucapkan, namun

bukan dari bahasa yang diucapkan. Faktor yang dinilai disini adalah nada

suara, keras kecilnya suara, perubahan suara, dan pitch.

- Postur

Postur merupakan sikap tubuh ketika berada dalam situasi tertentu

seperti ketika sedang menunggu, berbicara, duduk, mengamati, dll.

- Respon fisiologis

Respon fisiologis merupakan tanda non verbal yang muncul karena

respon alami tubuh terhadap situasi tertentu.

7

- Proksemika

Proksemika berbicara tentang jarak antarpribadi dalam percakapan,

semakin dekat posisi anda maka anda semakin memasuki wilayah privat

orang lain.

- Tatapan mata

Mata merupakan bagian yanglumayan sering kita puji ketika melihat

keindahan seseorang. Kita bisa melihat perasaan orang lain dari tatapan

matanya saja.

- Haptik

Haptik adalah proses komuikasi yag terjadi melalui sentuhan kepada

lawan bicara.

- Penampilan

Ketika kita memilih baju tertentu untuk dipakai, warna rambut tertentu,

kita sebenarnya secara tidak sadar memilih sesuai kepribadian kita.

Contohnya saja ada beberapa ciri khas seseorang saat ia sedang menyilangkan

setengah kakinya, yakni apabila seseorang melakukan kaki yang satu diangkat ke

kaki yang lainnya, kemudian digoyang-goyangkan maknanya orang tersebut

sedang mengalami kebosanan, atau sedang menunggu.

Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi ditinjau dari jumlah

komunikan, apakah satu orang, sekelompok orang, sejumlah orang yang

bertempat tinggal secara tersebar.

1. Komunikasi Intrapribadi

Komunikasi yang berlangsung dalam diri kita, meliputi kegiatan berbicara

kepada kita sendiri dan kegiatan- kegiatan mengamati dan memberikan makna

(intelektual dan emosional) kepada lingkungan kita.

Fungsi komunikasi intrapribadi sebagai berikut :

a) Untuk mendapatkan respon/ umpan balik. Hal ini sebagai salah satu tanda

efektivitas proses komunikasi. Bayangkan bagaimana kalau tidak ada

8

umpan balik, saat Anda berkomunikasi dengan orang lain. Bagaimana

kalau Anda sms ke orang lain tetapi tidak dibalas?

b) Untuk melakukan antisipasi setelah mengevaluasi respon/ umpan balik.

Contohnya, setelah apa yang akan kita lakukan setelah mengetahui lawan

bicara kita kurang nyaman diajak berbincang.

c) Untuk melakukan kontrol terhadap lingkungan sosial, yaitu kita dapat

melakukan modifikasi perilaku orang lain dengan cara persuasi. Misalnya,

iklan yang arahnya membujuk orang lain.

➢ Keunggulan komunikasi intrapribadi :

- Berlangsung diberbagai tempat dan waktu

- Isi pesan tidak dibatasi

- Dapat menumbuhkan keakrapan antara pemberi pesan dengan penerima pesan

- Sifatnya situasional dan konsidental

- Masalah yang sifatnya rahasia dapat diungkapkan

- Tidak ada kekhususan / keahlian tertentu

- Keikhlasan menyampaikan pesan

➢ Kelemahan komunikasi intrapribadi :

- Terbatasnya da’i yang komitmen untuk menyampaikan ajaran Islam.

- Tidak harus menunggu otoritas.

- Jangkauannya sempit.

2. Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan

tertentu(pesan yang disampaikan dapat diterima atau ditangkap dengan baik oleh

penerima pesan sehingga pembicaraan itu hidup,ada timbal baliknya tidak

dimengerti oleh pemberi pesan saja).

Fungsi komunikasi antarpribadi :

a. Fungsi sosial

9

- Untuk kebutuhan biologis dan psikologis

- Untuk memenuhi kewajiban sosial

- Mengembangkan hubungan timbal balik

- Untuk meningkatkan dan mempertahankan mutu diri sendiri

- Menangani konflik

b. Fungsi pengambilan keputusan

- Manusia berkomunikasi untuk membagi informasi

- Manusia berkomunikasi untuk mempengaruhi orang lain.

3. Komunikasi Kelompok

Komunikasi yang berlangsung antara seorang komunikator dengan

sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua

Fungsi komunikasi kelompok :

a. Menjalin hubungan social antar anggota dan kelompok. Bagaimana

individu dalam suatu kelompok bisa berhubungan social tanpa

komunikasi atau sejauh mana suatu kelompok dapat memelihara

hubungan social diantara anggota dengan anggota atau pun

anggota dengan kelompok.

b. Fungsi pendidikan atau adukasi. Hal ini berkaitan dengan

pertukaran informasi anatar anggota. Melalui fungsi ini kebutuhan

anggota akan informasi baru dapat terpenuhi. Dan secara tidak

langsung kemampuan para anggota dibidangnya masing-masing

dapat embawa pengetahuan baru atau justru membawa

keuntungan untuk para anggota lainnya ataupun bagi kelompok.

c. Kemampuan persuasi. Fungsi ini sebelumnya dapat

menguntungkan atau merugikan pihak yang mem-persuasi.

Misalnya, seorang anggota yang berusaha mem-persuasi anggota

kelompok lainnya untuk tidak atau melakuakan sesuatu. Jika ia

mem-persuasi suatu yang sejalan dengan kelompok, maka ia akan

diterima dan menciptakan iklim yang positif di dalam kelompok, tapi

sebaliknya jika ia mem-persuasi suatu yang bertentangan dengan

10

kelompok, maka akan berpotensi menciptakan konflik dan

perpecahan di dalam kelompok.

d. Masalah problem solving. Hal ini berkaitan erat dengan jalan-jalan

alternative dari para anggota kelompok untuk memecahkan

masalah.

e. Sebagai terapi. Pasti kalian pernah mendengar soal terapi

kelompok bukan? Tapi memang fungsi yang kelima ini agak

berbeda dengan fungsi-fungsi sebelumnya, karena dalam fungsi

kelima ini lebih terfokus pada membantu diri sendiri, bukan

membantu kelompok. Disini para individu yang memiliki masalah

yang sama dikumpulkan, dan mereka diminta untuk saling terbuka

dalam mengungkapkan diri mereka ataupun masalah mereka.

Dalam kelompok ini juga tetap membutuhkan pemimpin sebagai

pengatur atau penengah jika terjadi konflik atau perbedaan

pendapat.

➢ Kelebihan komunikasi kelompok :

1. Keterbukaan antar anggota kelompok untuk memberi dan menerima

informasi & pendapat anggota yang lain.

2. Kemauan anggota kelompok untuk mendahulukan kepentingan

kelompoknya dengan menekan kepentingan pribadi demi kepentingan

kelompok.

3. Kemampuan secara emosional dalam mengungkapkan kaidah dan

telah disepakati kelompok.

➢ Kekurangan komunikasi kelompok :

Kelemahan pada kelompok bisa disebabkan karena waktu penugasan,

tempat atau jarak anggota kelompok yang berjauhan yang dapat

memengaruhi kualitas dan kuantitas pertemuan.

4. Komunikasi massa

Usaha-usaha agar setiap tatanan komunikasi tersebut efektif :

a) Menguasai ragam komunikasi. Mulai menulis sampai berbicara. Teknik

komunikasi yang dipakai pada siapa yang dihadapi. Usaha ini

meminimalisasi terjadinya ketidaktepatan memakai cara komunikasi.

11

b) Bersikap empati. Memposisikan diri kita dalam situasi yang dialami orang

lain. Dalam usaha ini kita mampu lebih bersikap objektif dalam

berkomunikasi.

c) Terbuka. Dalam artian, bersedia untukdikoreksi kalau itu memang keliru.

Siap meminta maaf jika terbukti salah.

d) Fleksibel. Kita tidak harus selalu serius dengan pembawaan gaya formal

dan kaku. Kita sesekali memakai gaya informal dengan selipan rasa

humor agar terlihat santai.

e) Lugas dan ringkas. Pergunakan kata yang to the point dan diringkas

sepadat mungkin dalam susunan kata yang pendek. Pemakaian kata

yang bertele-tele membuat komunikasi menjadi membosankan.

f) Memahami komunikasi verbal.

g) Konsisten. Tidak plin-plan dan mengubah begitu saja kata yang telah

diucapkan.

h) Egaliter. Menghilangkan sekat-sekat pembatas yang mungkin muncul.

Mulai dari struktur formal (atasan-bawahan) hingga aspek kultural.

Istilah etika berasal dari kata ethikus (Latin) yang dalam bahasa Yunani

disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah,

dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi etika itu berarti

norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik.

Sementara itu komunikasi kantor ialah penyampaian pesan yang mengandung

macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang

lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Jadi kesimpulannya etika

komunikasi perkantoran merupakan norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang

baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.

Etika Komunikasi Perkantoran terbagi menjadi beberapa yaitu:

1. Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh

sekretaris antara lain :

12

o Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas

di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk

datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

o Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan

bersalaman.

o Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu,

khususnya yang berkaitan langsung dalam hal, ruangan yang harus

nyaman, bersih dan rapi, lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan

seperti (buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/koran, brosur/katalog

perusahaan, tempat sampah/asbak), kemudian tunjukanlah sikap untuk

selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

a) Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

o Jangan membeda-bedakan tamu

o Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan

o Apabila tamu datang segera sambut

o Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan

dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju

kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.

o Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke

depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok

ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

o Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah

dalam.

o Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

menunggu di ruangantamu yang sudah disediakan

b) Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan

antara lain :

o Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat

o Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap

duduk yang sopan.

o Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya

hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala

13

kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan

orang yang dimaksud.

o Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang

yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.

o Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu

dengan ramah dan sopan.

c) Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :

Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara

lain :

o Bersikap sopan dan ramah

o Berkepribadian menarik

o Bijaksana

o Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi

dan hal penting tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta

pengetahuan lainnya.

d) Cara Pelayanan Tamu Kantor

Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-

hal berikut :

o Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan

maksud kunjungannya.

o Memberikan kesan yang paling menyenangkan.

o Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi

yang tepat.

o Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh

diberitahukan kepadatamu.

o Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah

yang di bawa olehtamu.

o Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah

yang diungkapkan oleh tamu.

o Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah

kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan

beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

e) Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

o Tamu dengan perjanjian.

14

o Tamu tak dikenal.

o Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi

formulir tamu denganlengkap , sebutkan alasan mengapa anda

meminta hal tersebut. Walaupun tamubersikeras, tetap

perlalukan dengan sopan dan sabar.

o Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk

memprioritaskanpenerimaan tamu sesuaikan dengan

keperluan, situasi kantor, dan kesibukanpimpinan.

o Anggota keluarga atau teman atasan.

o Tamu yang tak diingikan.

o Pramuniaga atau salesman.

o Tamu lanjut usia atau cacat fisik.

o Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris.

2. Etika Bertelepon

A. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan

dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi

berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita

harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain

sehingga menimbulkan kesan bersahabat.

B. Hal-Hal Penting di Dalam Etika Bertelepon

a) Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan

apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon

tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu

lama.

b) Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.

Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan.

Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon

supaya tidak terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita

dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.

15

c) Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon

kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya

penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.

d) Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita

harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan

penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina dengan apa yang

kita katakan.

C. Langkah-Langkah dan Teknik Menelepon

1. Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita

siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita

menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah

sambung.

2. Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin

kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin

kita hubunggi tersebut.

3. Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon

tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.

4. Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak

penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan

maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa

yang baik dan benar.

5. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah

selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak

ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam

penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

D. Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon

1. Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar

telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.

2. Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak

penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.

3. Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan

penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu

siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.

16

4. Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan

dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan

pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan

Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan

kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi

tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada

penelepon untuk meninggalkan pesan.

5. Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan

salam penutup dan segera tutup telepon.

E. Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi

Menggunakan Telepon

1. Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh

berbicara terlalu keras.

2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di

telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.

3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak

boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak

terjadi kesalah-pahaman.

4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita

tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai

membentak pihak lawan bicara.

5. Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat

menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.

6. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu

terlalu lama.

17

1. Istilah komunikasi

berasal dari kata

“Communication” yang

berasal dari negara ...

a. Yunani

b. Inggris

c. Spanyol

d. Perancis

e. Jerman

2. Proses penyampaian suatu

pernyataan oleh seseorang

kepada orang lain disebut

komunikasi secara …

a. Etimologis

b. Termonologis

c. Etonomogi

d. Etimologi

e. Terminologi

3. Perhatikan pertnyataan dibawah

ini …

1. Komunikasi verbal

2. Komunikasi interaksi

3. Komunikasi lisan

4. Komunikasi gambar

5. Komunikasi tulisan

Dari pernyataan diatas yang

manakah yang termasuk

kedalam sifat dari komunikasi

verbal (Verbal Communication) ...

a. 1 dan 2

b. 2 dan 3

c. 3 dan 4

d. 4 dan 2

e. 5 dan 3

4. Untuk mendapatkan respon atau

umpan balik merupakan ….

Komunikasi

a. Tatanan Komunikasi

b. Sifat Komunikasi

c. Pengertian komunikasi

d. Jenis Komunikasi

e. Macam – macam komunikasi

5. Dibawah ini yang termasuk

dalam tatanan komunikasi,

kecuali…

a. Komunikasi intrapribadi

b. Komunikasi antarpribadi

c. Komunikasi kelompok

d. Komunikasi massa

e. Komunikasi berdua

6. Norma, nilai atau ukuran tingkah

laku yang baik dalam kegiatan

komunikasi di suatu perkantoran

adalah …

a. Norma komunikasi kantor

b. Tatanan komunikasi kantor

c. Pengertian komunikasi kantor

d. Sifat komunikasi kantor

e. Etika komunikasi kantor

7. Istilah etika dalam bahsa yunani

artinya, kecuali …

a. Norma

b. Nilai

c. Kaidah

d. keteraturan

e. Ukuran Baik

A. PILIHAN GANDA

18

8. Bagaimana cara membuka pintu

yang baik ketika pintu bergerak

keluar . . .

a. Buka pintu sedikit , lalu anda

didepan dan tamu anda

mengikuti dari belakang

b. Buka pintu sedikit, , lalu

persilahkan tamu masuk

terlebih dulu

c. Buka pintu lebar- lebar, lalu

anda didepan dan tamu anda

mengikuti dari belakang

d. Buka pintu lebar- lebar, lalu

persilahkan tamu masuk

terlebih dulu

e. Buka pintu setengah, lalu

masuk bersama

9. Apa yang harus kita lakukan

ketika berkomunikasi melalui

telepon, kecuali ..

a. Menunggu adanya pimpinan

b. Menyiapkan alat tulis

c. Pegang gagang telepon

d. Menanggapi dengan cepat

e. Hindari menggunakan kata

hallo

10. Tata krama, sopan santun tata

pergaulan dalam bertelpon

(Menerims- melakukan kontak

telepon yang berbicara dengan

jelas, tegas terkesan ramah,

hangat dan bersahabat

merupakan bagian dari …

a. Etika bertelepon

b. Sifat bertelepon

c. Sopan bertelepon

d. Karakteristik bertelepon

e. Manfaat bertelepon

19

1. Berdasarkan sifatnya komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi berapa

bagian? Jelaskan !

2. Ada banyak petunjuk yang bisa diperhatikan pada seseorang untuk

memahami emosi, pesan yang ingin disampaikan, atau bahkan karakter

orang tersebut. Apa saja petunjuk yang harus diperhatikan di dalam

komunikasi ?

3. Sebutkan fungsi komunikasi intrapribadi dan jelaskan !

4. Jelaskan keunggulan dan kelemahan di dalam komunikasi intrapibadi !

5. Sebutkan fungsi komunikasi antarpribadi dan jelaskan !

6. Jelaskan keuntungan dan kelemahan di dalam komunikasi antarpribadi !

7. Apa yang kamu ketahui tentang etika komunikasi ? Jelaskan !

8. Sebutkan hal – hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu sebagai

seorang Sekretaris !

9. Bagaimana etika menerima tamu yang baik ?

10. Jelaskan teknik menelpon dan menerima telepon yang benar !

B. URAIAN

LEMBAR JAWABAN SISWA

20

21

A. PILIHAN GANDA

1 soal = 5 point

10 soal = 50 point (benar semua

B. URAIAN

NO Tidak Lengkap Kurang

Lengkap Lengkap

1 1 3 5

2 1 3 5

3 1 3 5

4 1 3 5

5 1 3 5

6 1 3 5

7 1 3 5

8 1 3 5

9 1 3 5

10 1 3 5

TOTAL BENAR 50

C. TOTAL PENILAIAN

Pilihan Ganda + Uraian

= 50 + 50

= 100

RUBIK PENILAIAN