1

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN

LAMONGAN BERBASIS WEB

Ervina Yuniati Rokhmah1, Rizky Yuniar Hakkun, S.Kom

2, Kholid Fatoni, S.Kom

2

Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika1 , Dosen Pembimbing

2

Politeknik Elektronika Negeri Surabaya

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Kampus PENS-ITS Keputih Sukolilo Surabaya 60111

Telp (+62)31-5947280, 5946114, Fax. (+62)31-5946114

Email : phienuth@student.eepis-its.edu

Makalah Proyek Akhir

ABSTRAK

Pesatnya perkembangan teknologi informasi dalam dekade terakhir ini sangat berpengaruh

terhadap berbagai aspek kehidupan di dunia pada umumnya dan Indonesia pada khususnya. Terutama

kantor-kantor yang memiliki akses pengolahan data yang besar ,karena pengolahan data sudah tidak

mungkin lagi menggunakan cara manual karena kurang efektif dan efisien. Begitu juga dengan dinas

pendidikan kabupaten lamongan yang masih menggunakan aplikasi sederhana seperti excel yang di

rasa kurang cepat. Untuk itu di buatlah sebuah sistem informasi kepegawaian yang bisa memudahkan

kinerja dinas pendidikan Kabupaten Lamongan. Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan

adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti

yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian khususnya di dinas

pendidikan kabupaten lamongan. Maka dihasilkan sebuah sistem informasi yang mudah, menarik,

interaktif, cepat, memudahkan pekerjaan dan bermanfaat.

Kata Kunci : Sistem Informasi, kepegawaian

ABSTRACT

The rapid development of information technology in the last decade great influence on various

aspects of life in the world in general and Indonesia in particular. Particularly the offices that have

access to large data processing, because data processing is no longer possible to use the manual method

because of less effective and efficient. Likewise with Lamongan district education offices that still use

simple applications like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information

system that can facilitate the performance of the education Lamongan. With the use of information

systems, made possible the automation of work and service functions to achieve good service as

required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Lamongan

district education offices. Then produced an information system that is easy, exciting, interactive, fast,

easy and rewarding job.

Keywords: Information System, personnel

2

I. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dewasa ini penerapan sistem informasi

pada suatu instansi pemerintah maupun swasta

sangat dibutuhkan karena perkembangan

teknologi yang sangat pesat menuntut suatu

instansi untuk memperoleh informasi yang

lebih cepat dan akurat. Sistem informasi yang

mendukung membuat kinerja suatu instansi

akan terlaksana dengan baik dan dapat

menangani berbagai pengolahan data dengan

menggunakan teknologi informasi.

Sistem Informasi dibuat untuk

mempermudah dalam pengelolaan dan

penyimpanan data maka dapat menghasilkan

suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya

sistem informasi yang tepat dan akurat dapat

mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak

diinginkan sehingga dapat meningkatkan

kinerja yang lebih efisien dan kecepatan

operasional instansi.

Dinas Pendidikan Kabupaten Lamongan

dibentuk dalam rangka meningkatkan

penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan.

Dinas Pendidikan Kabupaten Lamongan

memiliki banyak data yang salah satunya yaitu

data kepegawaian yang perlu untuk disimpan

dan diolah. Apalagi di era pemerintahan

dengan konsep Good Governance ini

diperlukan adanya sistem yang mampu

mengakomodir kebutuhan akan pelayanan

yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.

Dengan penggunaan sistem informasi,

dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan

dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan

pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan,

termasuk otomatisasi dalam penanganan

sistem kepegawaian Untuk itulah dibuat

system informasi kepegawaian ini sehingga

menghasilkan informasi yang berguna bagi

masyarakat

1.2 TUJUAN

Tujuan dari penulisan proyek akhir ini

adalah :

1. Meningkatkan kemampuan pengelolaan

data di bidang kepegawaian dinas

pendidikan kabupaten lamongan

sehingga dapat memudahkan kinerja

pegawai dinas pendidikan.

2. Membuat aplikasi kepegawaian yang

mudah di pahami dan

3. digunakan oleh pegawai dinas pendidikan

kabupaten lamongan.

1.3 PERMASALAHAN

Berdasarkan uraian pada latar belakang di

atas, maka didapatkan rumusan masalah, yaitu:

1. Bagaimana merancang dan membuat

sistem informasi kepegawaian berbasis

web yang sistematis, terstruktur dan

terarah sehingga dapat meningkatkan

kinerja yang lebih efisien dan kecepatan

operasional di dinas pendidikan

lamongan.

2. Bagaimana membuat sistem yang dapat

memberikan informasi data kepegawaian

secara cepat dan akurat

3. Bagaimana membuat sistem penggajian

yang cepat, detail, dan akurat.

1.4 BATASAN MASALAH

Sistem ini permasalahannya di batasi agar

kita terfokus dapat memberikan pelayanan

informasi dengan benar dan tepat sasaran.

Ruang lingkup permasalahan ini adalah

sebagai berikut:

3

1. Mengolah informasi tentang data

pegawai PNS dan Non PNS.

2. Mengolah Informasi Tentang

Penggajian Pegawai.

3. Mengolah Informasi Tentang Mutasi,

Cuti dan Pensiun Pegawai

4. Mengolah informasi kepegawaian

sehingga dapat meningkatkan efisiensi

kerja bagian kepegawaian dan

kemudahan pelayanan informasi bagi

semua pihak yang berkepentingan.

1.5 METODE PENELITIAN

Metodologi yang digunakan dalam

penyelesaian proyek akhir ini meliput:

1. Studi Literatur

Mencari dan mempelajari berbagai

macam literatur ataupun sumber

informasi baik dari buku, artikel, jurnal,

majalah maupun dari situs internet yang

berhubungan dengan sistem yang akan

dibangun. Selain itu juga mengadakan

survei lapangan di Dinas Pendidikan

terkait sistem kepegawaian yang ada.

2. Perancangan Sistem

Merancang dan menyusun sistem

yang akan dibuat sesuai dengan literatur-

literatur yang telah dipelajari serta data

survey lapangan yang telah diperoleh.

3. Pembuatan dan Implementasi Sistem

Membuat atau

mengimplementasikan sistem yang telah

selesai dirancang.

4. Pengujian dan Analisa

Setelah selesai membuat dan

implementasi sistem selanjutnya

melakukan pengujian dan analisa proyek

akhir.

5. Penyusunan Laporan

Tahap terakhir dari proyek akhir ini

adalah menyusun laporan selama

mengerjakan proyek akhir tersebut sesuai

dengan tahap-tahap diatas

II. PERANCANGAN SISTEM

2.1 PENGUMPULAN DATA

Dalam pengumpulan data, Informasi

umum mengenai kepegawaian diperoleh

dari institusi terkait yaitu Dinas Pendidikan

Kabupaten Lamongan. Data-data yang

dibutuhkan meliputi :

1. Data Pegawai

2. Data Keluarga Pegawai

3. Data Anak Pegawai

4. Data Riwayat Pendidikan Pegawai

5. Data Riwayat Pekerjaan Pegawai

6. Data Riwayat Pelatihan Pegawai

7. Data Riwayat Seminar Pegawai

8. Data Riwayat Kepangkatan Pegawai

9. Data Riwayat Jabatan Pegawai

10. Data Gaji Pegawai

11. Data Mutasi Pegawai

12. Data Pensiun Pegawai

13. Data Cuti Pegawai

14. Form Pengajuan Cuti

15. Form Pengajuan Pensiun

16. Form Slip Gaji

2.2 PERANCANGAN PROSES

Perancangan proses akan

menjelaskan bagaimana sistem bekerja

untuk mengolah data input menjadi data

output dengan fungsi-fungsi yang telah

direncanakan.

2.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram merupakan aliran

dari sistem SIM Kepegawaian yang

dibuat. Dimana proses dimulai dari yang

bersifat global sampai ke aliran

penyimpanan data ke database. Data

4

Flow Diagram (DFD) adalah suatu grafik

yang menjelaskan sebuah sistem dengan

menggunakan bentuk-bentuk atau simbol

untuk menggambarkan aliran data dari

proses-proses yang saling berhubungan.

DFD menggambarkan input, process, dan

output yang terjadi dalam suatu sistem.

DFD juga menggambarkan aliran data

dalam sebuah sistem.

DFD mempunyai level-level mulai

dari yang terkecil, yaitu level 0 atau

sering disebut dengan Context Diagram.

Pada DFD level 0 ini

menggambarkan sistem secara

keseleruhan dan hanya mempunyai satu

proses saja untuk menggambarkan sistem

secara global. Untuk desain DFD level 0

dari sistem ini adalah sebagai berikut

Laporan Cuti

Data Mutasi

Laporan Mutasi

Laporan Data Pegaw ai

Rekap Gaji

Laporan Cuti

Laporan Pensiun

Laporan Mutasi

Cuti

Data Pensiun

Laporan Gaji Pegaw ai

Data Gaji Pegaw ai

Informasi Data Pegaw ai

Berkas Data Pegaw ai

0

SIM

Kepegaw aian

Dispendik +

Pegaw ai Bendahara

Gaji

Bag

Kepegaw aian

Kepala

Dinas

2.2.2 Penyusunan Database Basis Data merupakan suatu media

penyimpanan yang digunakan untuk

menyimpan data-data penunjang sebagai

inputan sistem dan kemudian diolah menjadi

data output sistem. Basis Data yang dibuat

pada proyek akhir ini menggunakan MySQL.

Di bawah ini adalah tahap-tahap penyusunan

basis data yang digunakan:

2.2.2.1 Pembuatan Tabel.

Tabel table nya adalah sebagaii berikut:

1. Tabel Pegawai

2. Tabel Jabatan

3. Tabel Pangkat

4. Tabel Anak

5. Tabel Keluarga

6. Tabel Riwayat Pendidikan

7. Tabel Riwayat Pekerjaan

8. Tabel Riwayat Pelatihan

9. Tabel Riwayat Seminar

10. Tabel Riwayat Pangkat

11. Tabel Riwayat Jabatan

12. Tabel Cuti

13. Tabel Mutasi

14. Tabel Pensiun

15. Tabel Mutasi

16. Tabel Master Gaji

17. Tabel Gaji

2.2.2.2 Relasi Antar Tabel

Setelah tabel dibuat, maka tabel-tabel

tersebut akan direlasikan.

KD_JABATAN = KD_JABATAN

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

KD_MASTER = KD_MASTER

KD_PANGKAT = KD_PANGKAT

KD_PANGKAT = KD_PANGKAT

NIP = NIP

KD_PANGKAT = KD_PANGKAT

KD_JABATAN = KD_JABATAN

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

NIP = NIP

PEGAWAI

NIP integer

NAMA varchar(30)

KELAMIN varchar(15)

STATUS varchar(15)

GOL_DARAH varchar(5)

GELAR_DEPAN varchar(10)

GELAR_BELAKANG varchar(10)

AGAMA varchar(15)

TMP_LAHIR varchar(15)

TGL_LAHIR varchar(15)

KTP varchar(15)

TASPEN varchar(15)

STATUS_PEGAWAI varchar(10)

ALAMAT varchar(50)

TELP_RMH varchar(15)

HP varchar(15)

NOREK varchar(20)

NAMA_BANK varchar(20)

FOTO long binary

TGL_PENGISIAN varchar(15)

KD_JABATAN integer

RIWAYAT_KERJA

NIP integer

INSTANSI varchar(20)

TAHUN_MASUK varchar(10)

TAHUN_KELUAR varchar(10)

PEKERJAAN varchar(20)

MASIH_AKTIF varchar(10)

DATA_ANAK

NIP integer

NAMA_ANAK varchar(30)

TMPLHR_ANAK varchar(20)

TGLLHR_ANAK varchar(20)

STATUS_ANAK varchar(20)

ANAK_KE varchar(20)

KD_ANAK integer

JNS_KELAMIN varchar(20) RIWAYAT_PENDIDIKAN

NIP integer

TNGKT_PENDIDIKAN varchar(10)

TMPT_PENDIDIKAN varchar(35)

JURUSAN varchar(30)

TGL_IJAZAH varchar(20)

TAHUN_MASUK varchar(10)

TAHUN_LULUS varchar(10)

GAJI

NIP integer

KD_MASTER integer

TUNJ_KELUARGA numeric(15)

TUNJ_ANAK numeric(15)

TUNJ_FUNGSIONAL numeric(15)

TUNJ_BERAS numeric(15)

PPH21 numeric(15)

POT_BERAS numeric(15)

POT_PPH numeric(15)

POT_IWP numeric(15)

IURAN_DHARWA numeric(15)

IURAN_DANSOS numeric(15)

IURAN_KORPRI numeric(15)

IURAN_KOPERASI numeric(15)

GAJI_BERSIH numeric(15)

BULAN varchar(20)

TAHUN varchar(20)

TUNJ_UMUM numeric(15)

POT_PERUM numeric(15)

PANGKAT

KD_PANGKAT integer

NAMA_PANGKAT varchar(20)

GOLONGAN varchar(20)

JABATAN

KD_JABATAN integer

NAMA_JABATAN varchar(20)

DATA_KELUARGA

NIP integer

NAMA_AYAH varchar(20)

NAMA_IBU varchar(20)

NAMA_SUAMI_ISTRI varchar(20)

PEKERJAAN_SUATRI varchar(20)

KD_KELUARGA integer

RIWAYAT_KEPANGKATAN

NIP integer

KD_PANGKAT integer

TGL_MULAIPNGKT varchar(15)

TMT_PANGKAT varchar(15)

PEJABAT_BERWENANG varchar(25)

NO_SK varchar(20)

TGL_SK varchar(15)

RIWAYAT_JABATAN

NIP integer

KD_JABATAN integer

KD_PANGKAT integer

TMT_JABATAN varchar(20)

TGL_AKHIRJBATAN varchar(15)

PJBT_BERWENANG varchar(20)

NOSK_JABATAN varchar(20)

TGLSK_JABATAN varchar(15)

MASTER_GAJI

KD_MASTER integer

KD_PANGKAT integer

GAJI_POKOK numeric(15)

MASA_KERJA varchar(10)

RIWAYAT_PELATIHAN

KD_PELATIHAN integer

NIP integer

NAMA_PELATIHAN varchar(25)

TGL_MULAI date

TGL_AKHIR date

NO_SERTIFIKAT char(15)

TEMPAT varchar(20)

KETERANGAN varchar(25)

RIWAYAT_SEMINAR

KD_SEMINAR integer

NIP integer

NAMA_SEMINAR varchar(50)

PERANAN varchar(30)

TGL_SEMINAR date

PENYELENGGARA varchar(20)

TEMPAT varchar(20)

KETERANGAN varchar(25)

MUTASI

NO_MUTASI integer

NIP integer

UNKER_LAMA varchar(50)

UNKER_BARU varchar(50)

JABATAN_BARU varchar(20)

KET varchar(40)

TMT_MUTASI varchar(30)

PENSIUN

NO_PENSIUN integer

NIP integer

KET varchar(40)

TMT_PENSIUN varchar(50)

CUTI

NO_CUTI integer

NIP integer

JENIS_CUTI varchar(20)

KETERANGAN varchar(25)

TGL_MULAI date

TGL_SELESAI date

LAMA varchar(20)

STATUS_CUTI varchar(20)

III UJI COBA DAN ANALISA

3.1 Hasil Pengujian

Untuk mulai menjalankan aplikasi sistem

informasi kepegawaian ini, ketikkan alamat

URL di web browser Mozilla atau opera atau

bisa juga dengan internet expoler sebagai

berikut: http://localhost/simpeg/index.php .

5

Jika setelah mengakses halaman tersebut

didapatkan tampilan halaman utama, maka kita

dapat memulai pengujian baik sistem user atau

sistem admin yang kita inginkan:

Gambar 3.1 Halaman Utama Sistem Informasi

Kepegawaian Dispendikla

Pilih menu kepegawaian, setelah itu akan

tampil halaman login.

Gambar 3.2 Halaman Login

Ketikan username admin n password

admin untuk masuk ke menu utama halaman

admin.

Gambar 3.3 Menu Utama Admin

3.2 Hasil Analisa

Dari hasil pengujian terhadap sistem

aplikasi yang telah penulis bangun mengenai

software simpeg diatas dapat diketahui dan

dianalisa bahwa simpeg memiliki beberapa

fungsi diantaranya :

1. Memberikan informasi data kepegawaian

bagi pengguna internal. Pengguna

internal disini adalah Pegawai Dinas

Pendidikan dan Staf Administrasi

kepegawaian Dinas Pendidikan

Kabupaten Lamongan.

2. Memberikan kemudahan kepada semua

pihak di Dinas Pendidikan Kabupaten

Lamongan untuk mencari data

kepegawaian atau pelatihan pelatihan

dan seminar - seminar yang pernah

diikuti secara terstruktur dan

terklasifikasi sesuai kebutuhan yang

diinginkan.

3. Sistem ini memberikan fasilitas khusus

kepada semua pegawai untuk melihat

profil pendidikan, keluarga, pelatihan,

detail jabatan agar dapat diakses oleh

pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten

Lamongan.

4. Sistem ini memberikan fasilitas khusus

kepada semua pegawai untuk

mengajukan cuti dan mencetak form

pengajuan cuti serta form pengajuan

pensiun.

5. Administrator memiliki fungsi untuk

memasukkan semua data master ataupun

data pendukung dan memanajemen data

tersebut dari simpeg untuk kemudian

disimpan ke database.

6. Bendahara mempunyai kewenangan

untuk menginputkan gaji pegawai.

7. Tiap pegawai memiliki user dan

kewenangan untuk melihat data pegawai

6

dan profil pendidikan, pekerjaan, anak,

keluarga, pelatihan, detail jabatan dan

lain lain serta dapat melihat gaji tanpa

bisa melihat gaji pegawai yang lain

IV KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dengan dibangunnya Sistem Informasi

kepegawaian dapat menangani masalah bagi

instansi terkait dalam hal ini Dinas Pendidikan

Kabupaten Lamongan.

Adapun penanganan masalahnya adalah

sebagai berikut :

a. Dari hasil quesioner untuk pengukuran

tingkat kemudahan vote tertinggi

mencapai 60%, Dari persentase tersebut

dapatdisimpulkan bahwa aplikasi ini

mudah di gunakan.

b. Dari hasil questioner untuk pengukuran

tingkat kemenarikan tampilan vote

tertinggi mencapai 88% , Dari

persentase tersebut dapat di simpulkan

bahwa aplikasi ini memiliki tampilan

cukup .

c. Dari hasil quesioner untuk pengukuran

tingkat interaktifitas vote tertinggi

mencapai 72%, Dari persentase tersebut

dapat di simpulkan bahwa aplikasi ini

memiliki interaktifitas yang cukup.

d. Dari hasil quesioner untuk pengukuran

tingkat kecepatan vote tertinggi

mencapai 80% , Dari persentase

tersebut dapat di simpulkan bahwa

aplikasi ini memiliki kecepatan yang

cukup.

e. Aplikasi ini bermanfaat dan dapat

memudahkan kinerja sebanyak 44%.

5.2 Saran

Setiap hasil karya tentunya masih jauh

dari sempurna dan masih ada hal-hal yang

perlu dikembangkan. Berdasarkan pengamatan

lebih lanjut, terdapat beberapa yang masih

terbuka untuk dapat diteliti antara lain dalam

sistem informasi kepegawaian ini masih sangat

terbatas pada data pegawai, pengajuan cuti dan

gaji saja, untuk itu penulis berharap di masa

yang akan datang ada yang menyempurnakan

sistem informasi kepegawaian ini, sehingga

menjadi sebuah sistem informasi kepegawaian

yang terintegrasi dan benar-benar dapat

diimplementasi-kan di Dinas Pendidikan

Kabupaten Lamongan.

V. DAFTAR PUSTAKA

Bakken, Stig Seather, PHP Manual, PHP

Documentation Group, 2003

Didik Dwi Prasetyo, Belajar sendiri tanpa

guru PHP dan MySQL, Yogyakarta, Elex

Media Komputindo.

Sutarman, Pemrograman Web PHP dan

MySQL, Yogyakarta, Graha Ilmu.

Prasetyo, Eko, Pemrograman Web PHP &

MySQL untuk Sistem Informasi Perpustakaan,

Yogyakarta, Graha Ilmu, 2008

Andi, Membuat Aplikasi Database Karyawan

Online Berbasis WEB dengan PHP dan

MySQL, Madiun, 2005

Google.com