1.3 BUSSINESS FUNCTION – PICK AND PACK

1.3.1 CRITICAL SUCCESS FACTORS

Salah satu faktor kesuksesan dari Apotek K24 adalah tersedianya layanan antar.

Sehingga hal ini akan mempermudah pelanggan dalam melakukan pemesanan melalui

telpon maupun online lewat smartphone (m-commerce). Pencatatan pemesanan

penjualan ini akan langsung dicatat pada saat terjadinya pemesanan serta pendapatan

berupa kas akan diterima setelah barang yang dipesan serta kertas tagihan dikirim

kepada orang yang memesan/pelanggan. Sehingga kemungkinan untuk terjadi

kecurangan atau kesalahan catat akan berkurang. Selain itu faktor lainnya adalah

penjualan barang secara langsung di tokonya, pembayarannya dilakukan melalui kasir

menggunakan system yang banyak digunakan oleh toko-toko. Sehingga tidak atau

jarang terjadi kesalahan catat.

1.3.2 PROBLEM AREA

Terjadinya kehabisan stok barang/obat di apotek tersebut, atau ketidakcocokan

pesanan yang diminta oleh pelanggan dengan pesanan yang diantarkan oleh pegawai

toko tersebut. Sehingga dari sinilah bisa terjadi masalah kesalahan catat. Karena

pegawai toko akan langsung mencatat yang dipesan oleh pelanggan lewat layanan antar

tersebut. Sehingga akan terjadi kesalahan catat dan terjadinya return barang yang

menumpuk (jika terus terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian order barang pesanan).

Selain itu, terjadinya barang yang belum terdaftar. Sehingga harus dilakukan pencatatan

manual terhadap barang yang dijual tersebut dan kemungkinan kesalahan catat bisa saja

terjadi.

1.3.3 DATA INFORMATION SOLUTION

Apotek K24 seharusnya mengecek dan mengkonfirmasi terlebih dahulu

barang/obat yang dipesan oleh pelanggan melalui telpon, dan disesuaikan barang/obat

tersebut dengan harganya dan kode barangnya tersebut sehingga tidak terjadi kesalahan

catat baik harga atau kode barang.

1.4 BUSINESS FUNCTION - SHIPPING

1.4.1 SISTEM SHIPPING PADA APOTEK K-24

Shipping adalah suatu proses pengiriman barang antara dua pihak atas dasar

persetujuan. Pada pembahasan apotek K-24 ini, shipping terjadi dari supplier ke

franchise apotek-24 dan shipping dari franchise apotek-24 tersebut ke konsumen.

1.4.2 CRITICAL SUCCESS FACTOR

- Keadaan produk tidak cacat baik sampai ke toko ataupun hingga ke konsumen

- Kualitas pengepakan sehingga barang terjamin secara shipping

- Produk yang dikirim sesuai dengan yang dimaksud

- Jangka waktu shipping yang direncanakan sesuai dengan jangka waktu shipping saat

pelaksanaan

- Barang sampai dengan keadaan utuh sesuai kuantitas

1.4.3 PROBLEM AREA

- Keadaan barang saat sampai ke tempat tujuan cacat

- Kualitas pengepakan yang buruk sehingga mempengaruhi kualitas barang juga

- Produk yang datang tidak sama sesuai ekspektasi

- Barang datang terlambat

- Barang hilang selama perjalanan

1.4.4 DATA INFORMATION SYSTEM

- Data barang yang cacat saat diterima

- Data barang yang dikirim

- Nota barang yang diterima

- Laporan pengiriman barang terlambat datang

- Laporan kepuasan pelanggan terhadap barang yang diterima

- Laporan pengiriman barang tepat waktu

- Laporan pengiriman barang hilang atau tidak sampai sesuai kuantitas yang

seharusnya

- Laporan penerimaan barang dari supplier

1.5 BUSINESS FUNCTION – BILLING AND A/R

1.5.1 SISTEM BILLING DAN A/R PADA APOTEK K-24

Pada dasarnya sistem penjualan yang ada di Apotek K-24 tidak

memperbolehkan dan tidak menerima penjualan yang bersifat kredit. Yang bisa

dilakukan adalah penjualan dengan menerima pembayaran dari kartu kredit. Namun

pembayaran dengan menggunakan kartu kredit tidak dianggap sebagai penjualan

kredit kepada Apotek K-24. Ini disebabkan karena penjualan tersebut dibayar secara

tunai oleh penyedia kredit. Namun dalam sistem penagihan, kita lebih membahas

perihal mekanisme pembayaran pada Apotek K-24 itu sendiri.

1.5.2 CRITICAL SUCCESS FACTOR

- Kesalahan dalam input informasi yang menyebabkan kesalahan dalam jumlah

pembayaran yang ditagihkan

- Pembatalan dalam pembelian ketika pembayaran yang disebabkan oleh berbagai

alasan, misalnya uang yang dibawa pelanggan kurang (tidak mencukupi)

- Penentuan harga yang harus dibayarkan atas obat-obat yang berupa obat yang harus

diracik terlebih dahulu oleh apoteker-apoteker di apotek.

1.5.3 PROBLEM AREA

- Kelebihan bayar atau kurang bayar atas suatu pembelian

- Ada kemungkinan untuk petugas penagihan melakukan fraud

- Kesulitan dalam menentukan standar harga terhadap obat-obat yang bukan produk

manufaktur

1.5.4 DATA INFORMATION SYSTEM

- Singkronisasi antara barcode produk dengan database apotek

- Harus ada segregation of duty antara petugaas penagihan dengan pencatatan. Jika

ada transaksi yang mau dibatalkan, maka yang membatalkan harus dari divisi

pencatatan sehingga tidak ada penyelewengan

- Ditetapkan standar terhadap tingkat pelayanan dan resep obaat-obat yang diracik

sesuai resep dokter