MASALAH

10.8 Perusahaan O'Brien adalah perusahaan kelas menengah, milik pribadi, yang merupakan industri alat-alat pabrik yang menyediakan peralatan presisi untuk pabrik-pabrik di Midwest. Perusahaan tersebut telah berusia 10 tahun dan mengoperasikan SIA terpusat. Kantor administrasi terletak di pusat kota, bangunan dan departemen produksi, pengiriman serta penerimaan terletak di gedung yang sedang direnovasi beberapa blok jauhnya. Departemen pengiriman dan penerimaan berbagi salah satu sisi gedung dengan gudang.Departemen pemasaran terdiri atas empat divisi penjualan. Setelah mendapatkan pesanan dari telepon, petugas penjualan mempersiapkan prenumbered secara manual, dua rangkap pesanan penjualan. Salinan pertama pesanan diisi berdasarkan tanggal, dan salinan kedua dikirimkan ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan secara kredit dan pengiriman menggunakan FOB Destination. Karena baru-baru ini terjadi peningkatan dalam penjualan, divisi penjualan tidak memiliki waktu untuk memeriksa riwayat kredit. Sehingga, 15% penjualan kredit terlambat dikumpulkan atau tidak dapat dikumpulkan.Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemasi barang dari gudang, mencatat berbagai barang yang persediaannya habis. Terminal dalam departemen pengiriman digunakan untuk memperbarui catatan persediaan perpetual setiap barang yang dipindahkan dari rak. Pengemasan dilakukan dekat dengan pintu bongkar muat dengan urutan pesanan secara alphabet berdasarkan nama pelanggan. Petugas pengiriman menandatangani pesanan penjualan, hal ini menunjukkan bahwa pesanan telah dipenuhi dan siap dikirimkan.Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan, dimana dua bagian faktur penjualan disiapkan. Faktur penjualan disiapkan setelah diterimanya pesanan penjualan dari departemen pengiriman sehingga pelanggan hanya akan ditagih untuk barang yang dikirimkan, tidak untuk pesanan yang dikembalikan. Departemen penagihan mengirim salinan faktur penjualan kembali ke departemen pengiriman, dan kemudian departemen pengiriman memasukkannya kedalam amplop spesial pada kemasan dengan tujuan untuk menghemat ongkos kirim.Kurir pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu, barang dikirimkan dalam waktu dua hari kerja setelah penerimaan pesanan pelangan. Bagaimanapun, sekarang waktu pengiriman rata-rata adalah enam hari kerja. Satu alasan untuk perubahan ini adalah bahwa dua petugas pengiriman masih menjalani pelatihan. Karena petugas ini telah tertinggal, dua petugas berpengalaman dalam departemen penerimaan membantu mereka.Departemen penerimaan terletak dekat dengan bongkar muat, dan banyak petugas berbeda mengantarkan barang-barang setiap harinya. Petugas penerimaan berbagi terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, penjual, dan jumlah barang yang diterima dicatat setelah barang diterima untuk menjaga catatan persediaan perpetual baru-baru ini.Salinan kasar perubahan dalam persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak setiap bulan. Pengawas penerimaan memeriksa apakah penambahan barang itu beralasan dan

1

meneruskan hasil cetakan ke pengawas pengiriman, yang bertanggungjawab untuk memeriksa kewajaran dari pengurangan persediaan (pengiriman. Hasil cetakan persediaan disimpan dalam departemen pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar persediaan lengkap hanya dicetak sekali setahun ketika keseluruhan persediaan dihitung.Gambar 10-21 menggambarkan arus dokumen yang diterapkan oleh Perusahaan O’Brien.Dimintaa. Identifikasi paling sedikit lima kelemahan dalam sistem informasi pemasaran,

pengiriman, penagihan, dan pengiriman Perusahaan O’Brien. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Format jawabanmu sebagai berikut :

Kelemahan AncamanRekomendasi Prosedur

Pengendalian

b. Diskusikan bagaimana Perusahaan O’Brien dapat menggunakan TI untuk mengembangkan pengendalian maupun efisiensi selama proses pesanan penjualan.

10.10Gambar 10-22 menggambarkan aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakukan oleh Perusahaan Newton Hardware.Diminta1. Identifikasi kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan

ancaman yang dihasilkan dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Atur jawaban Anda sebagai berikut :

Kelemahan AncamanRekomendasi

Pengembangan

2. Identifikasi cara-cara menggunakan TI untuk menyederhanakan aktivitas siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan prosedur pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem yang baru.

2

Pemasaran Pengiriman Penagihan Penerimaan

Gambar 10-21

Aktivitas Siklus Pendapatan untuk Perusahaan O’Brien

3

Pesanan diterima; pesanan

penjualan disiapkan

₂Pesanan penjualan ₁

Diisi berdasarkan

tanggal

Barang-barang dikemas

Persediaan diperbarui secara on-line

Pesanan penjualan

ditandatangani

Pesanan

penjualan ₂

Faktur penjualan

dimasukkan dalam kemasan

Faktur penjualan disiapkan

₁Faktur penjualan

₂

Diisi berdasarkan

tanggal

Barang dikirimkan

A

Barang-barang diterima

Persediaan diperbarui secara on-line

Dari akuntan

Mendaftarkan perubahan persediaan

Pengawas memeriksa

penambahan persediaan

Mendaftarkan perubahan persediaan

A

Pengawas memeriksa deductions persediaan

Mendaftarkan perubahan persediaan

Diisi berdasarkan

tanggal

Pesanan penjualan ₂

Pesanan penjualan ₁

Petugas Penjualan Petugas Gedung Ahli Pembukuan A

Gambar 10-22

Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware

4

Menerima pesanan

pelanggan

Menyiapkan 2 salinan pesanan

penjualan

Pesanan penjualan ₁

Menyiapkan 3 salinan

saran pengiriman

Pesanan penjualan ₁

Saran pengiriman ₁

Saran pengiriman ₂

Saran pengiriman ₃

Menyerahkan barang pada

kurir

Menerima tanda tangan dari kurir

Berdasarkan pelanggan

Pesanan penjualan ₂

Mengotorisasi kredit

pelanggan

Menyiapkan 3 salinan

faktur dari daftar harga

yang disetuujui

Faktur ₃

Pesanan penjualan disetujui ₂

Faktur ₂

Faktur ₁

Mengotorisasi penghapusan

piutang

Pengendalian persediaan

Pelanggan

Pelanggan

Ahli Pembukuan B Ahli Pembukuan C Petugas Pengumpulan

Gambar 10-22Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware

5

Pesanan penjualan ₁

Saran pengiriman ₁Pesanan penjualan

disetujui ₂Faktur ₂

Pencocokan dan mencatat

dokumen prenumbered

Berdasarkan nomor faktur

Faktur ₃

Dibukukan dalam jurnal

penjualan

Berdasarkan pelanggan

Jurnal penjualan

Dibukukan dalam buku

besar

Buku besar

Buku besar pembantu piutang

Menyiapkan nerasa

percobaan

Neraca percobaan

Cek dari pelanggan

Segera member tanda “hanya untuk deposito” dan mendaftar cek

Menginvestigasi cek yang

dimundurkandan cek dengan kesalahan

Daftar tunggu disposisi cekDibukukan

dalam jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas

Cek pelanggan

Mendepositkan cek mingguan

Rekening koran

Merekonsiliasi rekening koran

Dari bank

JAWABAN10.8

a.

No Kelemahan Ancaman Prosedur Pengendalian1. Pesanan yang diterima

melalui telepon tidak dikonfirmasi ulang oleh pelanggan secara tertulis.

Terjadinya kesalahan atau terjadinya pemenuhan pesanan palsu.

Dibutuhkan pesanan pembelian pelanggan secara tertulis sebagai alat konfirmasi pesanan melalui telepon.

2. Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan.

Akun piutang bisa terlambat dikumpulkan bahkan mengakibatkan piutang tak tertagih yang berlebihan.

Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh dilakukan pada mereka yang tidak memenuhi standar kredit.

3. Dalam departemen pemasaran, pesanan penjualan diurutkan berdasarkan tanggal.

Sulitnya menangani pertanyaan dan keluhan dari pelanggan.

mengurutkan file pelanggan dan file pesanan penjualan berdasarkan nama pelanggan.

4. Pesanan penjualan hanya disiapkan dua salinan. Ini tidak cocok untuk meyakinkan pencocokkan yang tepat dengan departemen penagihan.

Memungkinkan adanya ketidakcocokan dengan departemen penagihan.

Siapkan minimal tiga salinan pesanan penjualan, satu untukdiarsipkan oleh departemen pemasaran, satu diberikan pada departemen pengiriman dan satu lagi diberikan pada departemen penagihan. Departemen penagihan harus mencocokkan salinan tersebut dengan salinan yang telah ditandatangani dari departemen pengiriman sebelum menyiapkan faktur penjualan.

5. Barang-barang yang persediaanya habis, hanya sekedar dicatat.

Memung kinkan terjadinya kekurangan barang tak terduga yang dapat menyebabkan penundaan bahkan penolakan pesanan pelanggan.

menetapkan prosedur jadwal produksi untuk meminimalisasi kekurangan persediaan.

6. Tidak ada rekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan yang ditagihkan

Tagihan yang tidak terdeteksi.

Departemen penagihan dan pengiriman harus diintegrasi dalam suatu sistem komputer untuk merekonsiliasi jumlah

6

barang yang dikirimkan dan ditagihkan.

7. Departemen penerimaan dan pengiriman berbagi terminal komputer.Orang-orang dalam kedua departemen tersebut memiliki akses terhadap persediaan fisik dan dapat memperbarui catatan persediaan perpetual melalui terminal yang sama.

Pencurian persediaan yang sulit ditelusuri pencurinya.

Setiap departemen harus memiliki terminal masing-masing.Persediaan fisik dan catatannya harus dipisahkan.Akses terhadap persediaan fisik harus dibatasi.

8. Departemen penerimaan tidak membandingkan pengiriman yang masuk dengan pesanan pembelian.

Penerimaan barang yang tidak dipesan.

Salinan pesanan pembelian tanpa informasi kuantitas barang harus dikirimkan ke departemen penerimaan.Departemen penerimaan harus mencocokkan pengiriman dengan pesanan pembelian da melaporkan jumlah barang yang diterima.

9. Daftar persediaan yang lengkap hanya dicetak setahun sekali.

Kesalahan dalam catatan persediaan perpetual bisa tidak terdeteksi untuk periode waktu yang terlalu lama.

Daftar persediaan harus dicetak secara periodic sepanjang tahun, lalu daftar tersebut harus dibandingkan dengan jumlah persediaan fisik yang ada.

b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan O’Brien untuk mengembangkan pengendalian dan efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah :

Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta data persediaan.

Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai pesanan yang diterima.

Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data psanan yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon, ketersediaan persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada pelanggan.

Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit yang buruk.

7

Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki system yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk keperluan departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label surat untuk keperluan pengiriman barang kepada pelanggan.

Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur pelanggan.

Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap pertanyaan pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan.

Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan membatasi akses terhadap file pelanggan dan persediaan.

10.10a.

No. Kelemahan AncamanRekomendasi

Pengembangan1. Tidak ada persetujuan kredit Penjualan tidak

tertagih.Persetujuan kredit harus terjadi sebelum pengiriman barang kepada konsumen.

2. Petugas gudang (yang memiliki akses terhadap persediaan) memulai pembukuan terhadap catatan persediaan dengan mempersiapkan saran pengiriman.

Kesalahan dalam mempersiapkan saran pengiriman akan menghasilkan ketidakakuratan catatan persediaan; bisa mengeluarkan barang untuk teman tanpa faktur.

Pembukuan persediaan harus diselesaikan oleh petugas penjualan ketika penjualan disetujui.

3. Petugas gudang mengeluarkan barang sebelum persetujuan kredit

Kerugian penjualan karena mengirimkan barang pada pelanggan yang tidak membayar

Jangan mengeluarkan barang sebelum persetujan kredit.

4. Petugas gudang tidak menyimpan salinan saran pengiriman.

Tidak bisa dengan mudah mengidentifikasi kehilangan apabila kurir mengalami kecelakaan.

Menggunakan 4 salinan saran pengiriman dan menyimpan satu salinan dalam gudang.

5.. Ahli pembukuan A berwenang memberikan kredit pelanggan dan mempersiapkan dokumen sumber untuk membukukannya dalam akun pelanggan.

Penjualan kepada teman dapat melebihi batasan kredit.

Manajer kredit harus menyetui seluruh kredit.

6. Ahli pembukuan A mempersiapkan faktur tanpa

Kesalahan penagihan.

Mempersiapkan faktur hanya setelah

8

pemberitahuan mengenai barang apa yang dikirimkan dan kapan terjadinya pengiriman.

diterimanya salinan saran pengiriman mengindikasikan kuantitas barang yang dikirimkan dan tanggal pengirimannya.

7. Petugas pengiriman A berwenang menghapus akun pelanggan dan menyetujui kredit.

Dapat menyetujui penjualan kepada teman dan kemudian menghapus akunnya.

Seseorang yang lain harus memiliki kewenangan untuk menghapus akun pelanggan.

8. Ahli pembukuan B tidak memverifikasi seluruh pesanan penjualan secara periodik dan saran pengiriman telah difakturkan.

Kesalahan dalam tagihan pelanggan.

Menerapkan prenumber dalam seluruh dokumen pesanan penjualan dan pengiriman serta menghitungnya secara periodik.

Memverifikasi seluruh pesanan penjualan dan saran pengiriman yang telah difakturkan.

9. Ahli pembukuan C tidak merekonsiliasi akun piutang pembantu dengan buku besar.

Ketidakseimbangan bepotensi terjadi karena kesalahan dalam membukukan.

Merekonsiliasibuku besar pembantu piutang dengan buku besar.

10. Ahli pembukuan C menangani jurnal dan menbukukannya kedalam buku besar.

Pemeriksaan dalam keakuratan proses pencatatan menjadi tidak independen.

Ahli pembukuan B harus mencatat dalam jurnal dan ahli pembukuan C memasukkannya kedalam buku besar.

11. Petugas pengumpulan secara langsung menerima catatan cek pelanggan.

Pencurian cek. Memeriksa seluruh cek yang disahkan dan mencatatnya dalam tempat surat sebelum memberikannya ke petugas pegumpulan dan mengirimkan salinan daftar remitansi ke ahli pembukuan.

12. Petugas pengumpulan tidak memberikan cek yang

Memungkinkan pencurian cek.

Memberikan seluruh cek yang tidak

9

dimundurkan dan cek dengan kesalahan kepada karyawan independen deposito bank untuk meninjau kembali dan disposisi.

didepositkan kepada karyawan lain yang tidak memiliki deposito bank/ tugas rekonsiliasi.

13. Petugas pengumpulan memulai pembukuan penerimaan untuk buku besar pembantu piutang dan memulai akses terhadap penerimaan kas.

Pencurian dengan penggelapan akun.

Cek harus dibuka oleh seseorang yang tidak melakukan pembukuan atau bertugas dalam bidang akuntansi. Orang tersebut kemudian harus mengirimkan daftar penerimaan kas kepada petugas pengumpulan untuk digunakan dalam pencatatan penerimaan kas.

14. Petugas pengumpulan kas tidak mendepositkan cek sesegera mungkin.

Memungkinkan kehilangan cek; kehilangan bunga.

Depositokan seluruh penerimaan sesegera mungkin.

15. Petugas pengumpulan kas merekonsiliasi rekening koran dan memulai akses terhadap penerimaan kas.

Dapat menutupi pencurian dengan memalsukan rekonsiliasi bank.

Pengambilan rekonsiliasi bank dilakukan oleh karyawan yang tidak ikut campur dalam proses penerimaan kas.

b. Beberapa cara Newton Hardware yang dapat digunakan TI untuk mengembangkan efisiensi mencakup :

Memasukkan data on-line oleh petugas penjualan. sistem tersebut harus mencakup pemeriksaan kredit pada pelanggan sebaik pemeriksaan ketersediaan persediaan.

Pemberitahuan surat elektronik pada setiap departemen (pengiriman, penagihan, dll) kapanpun departemen lainnya melakukan tindakan (misalnya departemen penagihan diberitahukan ketika departemen pengiriman memasukkan data yang mengindikasikan bahwa pesanan telah dikirimkan).

Penagihan pelanggan dengan menggunakan EDI (Electronic Data Interchange). EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Keuntungan menggunakan EDI adalah

10

o Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi

yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.

o Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko,

jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.

o Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam

pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.

o Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang

menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.

o Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring

mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.

o Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka

biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Membuat lockboxes elekronik dengan bank sehingga pembayaran pelanggan secara langsung masuk ke akun perusahaan.

Pengendalian yang harus diterapkan dalam sistem yang baru mencakup :

Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses hanya untuk pengguna yang berwenang, dan untuk membatasi karyawan yang mungkin saja mengakses file-file yang bukan tugasnya.

Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses pengguna yang berwenang, dan berbagai macam maukan perubahan cek (batasan cek, kisaran cek, tes yang beralasan, dll) untuk meyakinkan kelengkapan dan keakuratan masukan data.

11