PowerPoint Presentation

FUNGSI MANAJEMEN

Drg. Netty Suryanti MARSIKGM FKG UNPADKinerja Puskesmas tidak ada perubahan, masih RendahTarget beberapa Program tidak tercapaiTidak membuat Perencanaan Program Kesehatan Gigi dan Mulut MasyarakatMasalah program & Masalah Kesehatan masyarakat kurang diperhatikanHanya melakukanmediscus practicusTidak mengaplikasikan Fungsi-Fungsi Manajemen

Kurang memahami pengetahuan & keterampilan di bidang manajemen drg.Harumi sebagai Kepala Puskesmas Sukaramai (3 thn)CASE 1 (Drg. Harumi)

CASE 1 MANAJEMEN (organisai) MEDISCUS PRACTICUS PIMPINAN(MANAJER) DOKTER GIGI (PUSKESMAS)PUBLIC HEALTH SERVICESPengetahuan & Keterampilan ManajemenPrinsip- Prinsip Manajemen Harus DiterapkanMampu Analisis Kesehatan MasyarakatMembuat PERENCANAAN PROGRAM KESEHATANKLINISIMANAJER PROGRAM KESMASKemampuan Manajerial (MENERAPKAN POACE)Masalah ProgramKesehatanMasalah Kesehatan MasyarakatAnamnesaDiganosaRencana Therapi TherapiControl/ EvaluasiPERAWATAN EFKTIF & EFFISIEN4

PLANNINGPekerjaan yang menyangkut penyusunan konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik (Le Breton).

Perencanaan merupakan: - Fundamentals of management - Fungsi terpenting dalam manajemen. - Mengidentifikasi Tujuan (Goal) & Target - Proses Pemilihan alternatif terbaik. - Suatu Keputusan mengerjakan sesuatu - Menyusun lagkah-langkah (Process) - Menentukan Kebutuhan sumber daya (resources) - Penentuan kriteria hasil/standar evaluasi

HIERARKI RENCANA DALAM ORGANISASI

FKG UNPAD, 2005MACAM PERENCANAANDilihat dari :

1. Jangka Waktu Berlaku Rencana a. Long term planning : 0 - 25 thn b. Medium range planning: 5 - 7 thn c. Short range planning : 1 thn

2. Tingkatan Rencana a. Master Planning aspek kebijakan, ruang lingkup luas, jangka panjang b. Operational Planning menitikberatkan pd pedoman/ petunjuk pelaksanaan. C. Day to day planning rencana harian yang bersifat rutin. 3. Ruang Lingkup a. Strategic planning : uraian kebijakan, tujuan dan pentahapan jangka panjang. b. Tatical planning : berisi uraian kebijakan, tujuan jangka pendek. C. Comprehensive planning : berisi uraian lengkap mencakup seluruh aspek. D. Integrated planning : rencana menggambarkan keterpaduan antar kegiatan, dengan program lain. ORGANIZINGPENGORGANISASIAN :Mengatur personil atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana tersebut dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai

Menurut Schermerhon, J.R (1996), pengorganisasian meliputi pembagian pekerjaan, penugasan, pengalokasian sumber daya dan koordinasi pekerjaan. Pengorganisasian sangat terkait dengan struktur organisasi.Job description ke dalam komponen Pengelompokan pekerjaan sesuai kegiatan & unit Menjabarkan hubungan kewenangan seluruh sumber daya oleh organisasi diatur penggunaannya secara efektif dan efisienAntara SDM, material, tatacara, dan metoda yang akan dipergunakan pada waktu implementasi disinkronkanAdanya sekelompok orang bekerjasama secara harmonisKerjasama atas hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai tujuan. Langkah awal proses organizing adalah (organizational design) Chester I.Barnard memberi pengertian, organisasi sebagi suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.ORGANISASI & STRUKTUR ORGANISASIAdanya sekelompok orang bekerjasama secara harmonisKerjasama atas hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai tujuan.

Struktur organisasi dapat digambarkan dengan organization chart (diagram),Merupakan struktur yang formal, dan disini akan tergambarkan garis kewenangan dan komunikasi, serta pola hubungan antar anggota organisasi.Organisasi yang baik, bila tugas habis dibagi pada semua FKG UNPAD, 2005LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN1. Tujuan Organisasi harus dipahami oleh staf.2. Membagi habis pekerjaan (kegiatan-kegiatan pokok). - Pimpinan mengemban tugas pokok organisasi sesuai visi & misi. - Departementalisasi, pengembangan bidang2, seksi-seksi dll.3. Menggolongkan kegiatan pokok ke dalam satuan kegiatan (elemen kegiatan)---> mencerminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf.4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan staf. Menyediakan fasilitas pendukung dalam pekerjaan staf. Pengaturan ruangan & dukungan alat-alat kerja.5. Memilih & menempatkan staf yg mampu sesuai keahliannya.6. Mendelegasikan wewenang.BENTUK ORGANISASI & WEWENANGOrganisasi Lini (line /command organization)

2. Organisasi Staf (staff organization)

3. Organisasi Lini dan Staf (line and staff organization)Mempunyai Pendukung, yaitu setiap orang perorang yang bersepakat membentuk organisasi. Mempunyai Tujuan, baik umum dan khusus. Tujuan ini berfungsi mengikat para pendukung, Mempunyai kegiatan, diatur pembagian tugasnya (jobs description).Mempunyai perangkat organisasi, satuan organisasi (departemen, divisi dll). Mempunyai pembagian dan pedelegasian wewenang Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah. PRINSIP-PRINSIP ORGANIZING motivating (memotivasi,) directing (memberi arahan), influencing (mempengaruhi), commanding (memberikan perintah), implementation (pelaksanaan). Istilah sama sebagai penggerakan, pelaksanaan dan pembimbingan kegiatan/program.Menekankan bagaimana pimpinan menggerakkan dan mengarahkan semua sumber daya, serta berbagai aktivitas yang saling terkait serta bersifat komplek untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.Seorang pemimpin organisasi dalam melaksanakan fungsi aktuasi, harus memadukan berbagai aktivitas, sehingga diperlukan Pengetahuan & Keterampilan khusus agar berhasil mencapai tujuan. ACTUATINGTujuan Fungsi ACTUATING Menciptakan kerjasama yang lebih efisien.Mengembangkan kemampuan dan keterampilan stafMenumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan Mengusahakan lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi, prestasi. PENGETAHUAN & KETERAMPILAN YANG HARUS DIMILIKI SEORANG MANAJER1. Motivation - motivasi2. Communication - komunikasi3. Leadership - kepemimpinan4. Directing - pengarahan5. Controlling - pengawasan6. Supervision - supervisiCONTROLLING(Pengawasan/Pengendalian)Menurut Azrul Azwar, 1996, Pengawasan adalah Melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang ditetapkan dalam rencana. fungsi pengawasan dan pengendalian bertugas, jika ada kesenjangan atau penyimpangan yang terjadi selama proses harus segera diatasi. Prinsip PengawasanMenurut A.A Gde Muninjaya (2004), Harus dimengerti staf dan hasil dapat diukur. Contoh: waktu dan tugas pokok diselesaikan tepat waktuMengawasi kegiatan staf agar sesuai dengan tugas dan wewenangnyaStandar pengawasan harus dijelaskan pada staf, karena kinerja staf akan dinilai kemampuannya.Manfaat Pengawasan(A.A Gde Muninjaya,2004)Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah dilaksanakan oleh staf, apakah sesuai dengan rencana kerja, apakah sumber dayanya (staf, sarana, dana dan sebagainya) sudah digunakan sesuai yang telah ditetapkan Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf melaksanakan tugas-tugasnya. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisienDapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpanganDapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, di promosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.Meningkatkan efektifitas kerja (peningkatan pengetahuan) & efisiensi kerja (berkurangnya kesalahan)Prinsip PengawasanMenurut A.A Gde Muninjaya (2004), Prinsip Pengawasan yang harus diperhatiikan oleh seorang manajer adalahHarus dimengerti staf dan hasil dapat diukur. Contoh: waktu dan tugas pokok diselesaikan tepat waktuMengawasi kegiatan staf agar sesuai dengan tugas dan wewenangnyaStandar pengawasan harus dijelaskan pada staf, karena kinerja staf akan dinilai kemampuannya.Proses PengawasanPengawasan manajerial sebagai sebuah proses dilakukan oleh manajer dengan mengembangkan tiga langkah penting (A.A Gde Muninjaya,2004) Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai oleh staf/organisasiMembandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolak ukur (standar) yang telah ditetapkan sebelumnya. Sebagai tolak ukur adalah rencana kerja operasional, anggaran, tugas dan wewenang staf, mekanisme kerja sama, petunjuk atau peraturan pelaksanaan, dan target kegiatan program.Memperbaiki penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebab terjadinya penyimpangan. Jika dikaji terjadi penyimpangan, pimpinan harus berusaha lebih dahulu untuk mencari faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensinya.EVALUATING(Penilaian)Pengukuran terhadap akibat yang ditimbulkan dari dilaksanakannya suatu program dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Riecken)

Membandingkan antara hasil yg telah dicapai oleh suatu program dengan tujuan yang direncanakanFungsi terakhir dari proses manajemen.Akan diperoleh feed backKaitan erat dengan fungsi perencanaan, dimana standar target ditentukan pada saat perencanaanFungsi pengawasan (controlling), harus dibedakan dengan evaluasi (penilaian)KRITERIACONTROLLINGEVALUATING

DATAPrimerPrimer& Sekunder WaktuSetiap Saat/ Selama ProsesSetelah PelaksanaanPada Input, proses, SIFATFormatif (proses)Formatif (proses)Sumatif (output & outcome)PELAKSANA Pihak Dalam (manajer)Pihak Dalam & Luar EVALUATING

1. Pada tahap awal program - formatif evaluation) - saat perencanaan - tujuan : meyakinkan rencana yg disusun sudah diketahuimasalahnya.

2. Pada tahap pelaksanaan program - Promotive evaluation - Saat program sedang dilaksanakan - tujuan: program berjalan sesuai dengan rencana/ tidak. - Bentuknya : monitoring & periodic evaluation

Pada tahap akhir program - Sumative evaluation - Saat program sudah selesai - Tujuan : mengukur output & impact RUANG LINGKUP EVALUASI SUATU PROGRAM KESEHATAN

1. Terhadap Input Kelayakan program sesuai dengan situasi, kondisi dan kemampuan. Sumber daya, (dana, tenaga dan sarana)

2. Terhadap Process Pada pelaksanaan program, apakah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Meliputi tahap administrasi (P, O dan A)

3. Terhadap output Hasil yang dicapai dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 4. Terhadap impack Pengaruh yang ditimbulkan dari dilaksanakannya suatu program.BEBERAPA KRITERIA YANG DIEVALUASI DARI SUATU PROGRAM Tujuan yang ingin dicapai Kegiatan yg dilakukan untuk mencapainyA Organisasi & tenaga pelaksana Sumber daya yang dipergunakan Waktu & pentahapan program Tolak ukur, kriteria keberhasilan/target pencapaianLANGKAH-LANGKAH PROSES EVALUASI1. Memahami Program yang akan dinilai. - latar belakang dilaksanaknnya program - masalah lahirnya program - tujuan yang ingin dicapai - kegiatan yg dilakukan untuk mencapainya - organisasi & tenaga pelaksana - sumber daya yang dipergunakan - waktu & pentahapan program - tolak ukur, kriteria keberhasilan.2. Tentukan macam & ruang lingkup penilaian3. Susun rencana penilaian, syarat rencana penilaia harusnya mengandung : a. Tujuan : jelas dan ada tolak ukurnya. b. Macam data & keterangan yg diperlukan c. Sumber data : baik, akurat & lengkap. d. Cara mendapatkan data. e. Cara menarik kesimpulan : bandingkan hasil dengan ----------> data awal, tujuan , hasil, sesuatu tolak ukur, hasil dari kontrol)

4. Pelaksanaan penilaian. Catat semua kegiatan serta hasil yang diperoleh.5. Tarik kesimpulan. Setelah hasil penilaian didapat, kemudian penilaian harus disimpulkan, sesuai dgn cara yg telah ditetapkan dalam rencana penilaian. a. Kesimpulan keberhasilan program Sampai seberapa jauh program telah berhasil mencapai tujuan (output & impact) b. Kesimpulan nilai program - Nilai Efektifitas ---> dapat menyelesaikan masalah. - Nilai Efisiensi ---> Diperlukan sumber dana yang sedikit.6. Menyusun saran-saran Tujuan : memperbaiki pelaksanaan program pada masa yang akan datang Achieving the ObjectivePlanning Identifying goals & objectives Merumuskan tujuan Program Menetapkan alternatif kegiatan Tugas-tugas utama staf Standard PerformanceOrganizing Breaking work down into components Defining authority relationships Developing organization chart Integration of resourcesActuating Communicating objectives to members Training and supervising to staf Kepemimpinan yang efektif Pengembangan motivasi pada stafControlling Measuring accomplishments \ stated goals Correcting deviations from goals Developing feedback mechanisms INTERRELATIONSHIP OF MANAGEMENT FUNCTIONS Continuous monitoring process Improvement when there is deviation Evaluating2626MEKANISMETercapainya target peningkatan derajat kesehatan masyarakat di wilayah binaannya Puskesmas Batu Hitam

Kegiatan perawatan pasien gigi di klinik Puskesmas(mediscus practicus)

Krgiatan dalam Organisasi PuskesmasKegiatan di Balai Pengobatan Gigi BPGKegiatan Pengembangan Pelayanan Kesehatn MasyarakatHasil baik sesuai targetHasil tidak baik, target belum tercapaiSistem Pengelolaan data dan informasi (SIK dan SIMK)Pengumpulan Data data kesehatan di wilayah kerjanya

Penilaian ketercapaian target yang diharapkanPengelolaan Puskesmas secara keseluruhan.

Pengelolaan puskesmas

Prioritas kegiatan dapat ditentukanMelaksanakan Proses manajemen(melaksanakan Fungsi-Fungsi Manajemen),

Proses Manajemen Sebagai suatu Siklus/ SistemAntar Fungsi-fungsi manajemen mempunyai keterkaitan satu sama lainnya, sehingga membentuk suatu Siklus (Dian Wijayanto, 2012).

PROSES MANAJEMEN

NEED ASSESMENTORGANIZINGPLANNINGACTUATING

CONTROLLING/EVALUATING

Suatu proses manajemen saling terkait satu bagian dengan bagian lain. Gambaran mengenai Hierarki Rencana Disusun oleh:

MISI Top Manajemen

Manajer Level Atas & Menengah

RENCANA STRATEGIS

RENCANA OPERASIONALManajer Menengah & Bawah

Sumber : Stoner J.A. Freeman dan D.R. Gilert, (1995)