1

Buku Panduan

Bimbingan Tesis Melalui Email

Penyusun:

Dr. Dr. Nur Hidayah, S.E., M.M.

Dr. Mahendra Prasetyo Kusumo, MMR.

Program Studi Manajemen Rumah Sakit

Program Pascasarjana

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

2

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Bimbingan Tesis Melalui Email

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, terutama teknologi informasi dan

komunikasi (TIK), mempermudah manusia untuk berkomunikasi dan mendapatkan

informasi dari mana saja dan kapan saja tanpa hambatan jarak, tempat dan waktu. Hal

ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan pembimbing dalam menjalani proses

pembimbingan tesis. Kenyataannya banyak mahasiswa yang belum dapat

menyelesaikan bimbingan tesis dengan alasan karena kesibukan dan jarak tempat

tinggal dan kampus sehingga tidak sempat meluangkan waktu untuk menghadap

pembimbing dan melakukan bimbingan tesis.

Mahasiswa Program Studi Manajemen Rumah Sakit Pascasarjana Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta, sebagian besar bertugas di luar daerah sehingga

3

kebutuhan pembimbingan melalui email menjadi sangat penting. Oleh karena itu,

bimbingan tesis melalui email ini diharapkan menjadi salah satu alternative yang

efektif dan efisien bagi mahasiswa dan pembimbing yang terkendala oleh jarak,

tempat, dan waktu.

B. Tujuan Bimbingan Tesis Melalui Email

Bimbingan tesis lewat email ini bertujuan untuk memberikan alternative kepada

mahasiswa dan pembimbing sehingga mahasiswa dan pembimbing dimana saja

tugasnya dan kapan saja tetap dapat melakukan proses pembimbingan tesis. Dengan

demikian bimbingan tesis lewat email dapat mempercepat proses bimbingan tesis dan

mahasiswa dapat menyelesaikan tesis tepat waktu.

C. Pengguna Bimbingan Tesis Melalui Email

Bimbingan tesis melalui email ini dapat digunakan oleh:

1. Mahasiswa

4

Mahasiswa dapat melakukan proses bimbingan tesis melalui email setelah ada

kesepakatan dengan pembimbing tesis.

2. Dosen Pembimbing

Dosen Pembimbing dapat memberikan masukan, koreksi dan saran kepada mahasiswa

dalam proses pembimbingan tesis melalui email, tahap demi tahap sesuai kesapakatan

antara pembimbing dengan mahasiswa.

5

BAB II

PROSES BIMBINGAN TESIS MELALUI EMAIL DAN MONITORING

A. Proses Bimbingan Tesis Melalui Email

Proses Pembinganan tesis melalui email dilakukan secara bertahap dengan alur proses

sebagai berikut.

6

Mahasiswa

bertemu tatap

muka dengan

Pembimbing

Kesepakatan

Bimbingan

Melalui Email

Ya

Mahasiswa

mengirimkan file

tesis

Pembimbing

Menerima email

dan sms/telp/WA

dari Mahasiswa

Mengirim Sms/telp/WA

Pembimbing

Mengoreksi file

tesis Mahasiswa

Pembimbing

Mengirimkan hasil

koreksian file tesis

Membalas sms/telp/WA

Mahasiswa

Memperbaiki file

tesis

Membalas sms/telp/WA

Mengirimkan sms/telp/WA

Proses terulang kembali. bertahap

Selesai?Ya

Tidak

Ujian Tesis

Proses

Tidak

Tanda Tangan

Pengesahan Tesis

Gambar 1.1: Flowchart Proses Bimbingan Tesisi Melalui Email

7

Keterangan Gambar 1.1:

1. Setelah mahasiswa mengirimkan tesis segera menghubungi pembimbing melalui

sms/telpon/WatsApp. Apabila belum mendapatkan jawaban dari pembimbing 2 kali

24 jam, mahasiswa mengingatkan pembimbing melalui sms/telp/WA.

2. Bimbingan tesis melalui email dilakukan secara bertahap mulai dari Bab 1, Bab 2, dan

seterusnya sampai bab 5, dan kelengkapan tesis (Lembar Pengesahan Tesis,

Pernyataan Tidak Plagiat, Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar,

Daftar Singakatan, Lampiran: Kuesioner, Hasil Pengolahan Data Asli, Panduan

Wawancara, Transkrip Wawancara, Panduan Observasi /Lembar Check List, Ijin

Penelitian, Daftar Riwayat Hidup).

3. Apabila tesis sudah dikoreksi oleh pembimbing segera diemail kepada mahasiswa,

dan mahasiswa diberitahu melalui sms/telp/WA.

4. Proses Pembimbingan tesis berlanjut sampai selesai (Usahakan 5 kali bimbingan bisa

selesai).

8

Persyaratan Bimbingan Tesis Melalui Email

1. Mahasiswa sudah mempelajari Buku Panduan Penulisan Tesis dan Panduan

Bimbingan Tesis Melalui Email Program Studi Manajemen Rumah Sakit UMY,

sehingga penulisan tesis sudah sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam Buku

Panduan tersebut

2. Buku Panduan Penulisan Tesis dan Panduan Bimbingan Tesis Melalui Email

Program Studi Manajemen Rumah Sakit UMY tersedia Hard copy atau download di

Els.

3. Mahasiswa dan pembimbing sudah sepakat untuk melakukan pembimbingan melalui

email.

4. Sebelum bimbingan melalui email mahasiswa terlebih dahulu belajar menggunakan

track changes.

5. Koreksi tesis oleh pembimbing dan perbaikan tesis oleh mahasiswa menggunakan

track changes.

B. Monitoring

9

Monitoring kemajuan proses bimbingan tesis melalui email diperlukan untuk melihat

perkembangan bimbingan tesis, baik setiap kali bimbingan maupun secara keseluruhan.

Setiap mengirimkan email kepada pembimbing dicatat tanggal dan bab berapa atau

bagian mana dari tesis yang dikonsultasikan, kemudian setelah mendapat perbaikan dari

dosen, dicatat pula apa dan bagaimana perbaikannya. Form monitoring tersebut

disimpan oleh mahasiswa dan dimintakan tanda tangan ke pembimbing saat ada

kesempatan untuk bertatap muka dengan pembimbing.

Adapun form monitoring tersebut adalah sebagai berikut.

10

FORM MONITORING BIMBINGAN TESIS MELALUI EMAIL

Nama Mahasiswa :………………………… Pembimbing 1:……………………...

NIM :………………………… Pembimbing 2:………………………

No. Tanggal Bab/Kelengkapan Masukan Pembimbing

11

Tanggal............................

Tanda Tangan Pembimbing

12

BAB III

PENGGUNAAN TRACK CHANGES

Penggunaan track changes melalui beberapa langkah bermula dari email mahasiswa ke

Pembimbing. Setelah Pembimbing menerima email dari mahasiswa, lakukan langkah sebagai

berikut.

Buka email dan

download file dari

mahasiswa

Save file di folderFile Microsoft

Word terbuka

Pada Menu Utama

Klik Review

Pada Sub Menu

Review Klik Track

Changes

Koreksi file tesis

dari mahasiswa

pada teksnya

Klik Comment

pada Sub Menu.

Beri Comment

Save file Email kembali file

itu ke mahasiswa

Sms/telp/WA

mahasiswa,

perbaikan sdh

dikirim

atau

13

Gambar 3.1: Track Changes Untuk Pembimbing

Buka email dan

download file dari

pembimbing

Save file di folderFile Microsoft

Word terbuka

Pada Menu Utama

Klik Review

Pelajari perbaikan

di teks

Hubungi

pembimbing

Klik Accept to all

chages in

document

Save file

Perbaiki file tesis

sesuai dengan

comments dari

pembimbing

Delete All

CommentSetuju?Ya

Tidak

Pada Sub Menu

Review Klik Track

Changes

Save file

Kirim email

kembali ke

Pembimbing

Sms/telp/WA

Pembimbing

Gambar 3.2. Track Changes Untuk Mahasiswa

Panduan penggunaan Track Changes untuk pembimbing menggunakan gambar file, setelah

email dari mahasiswa di save di folder, dengan contoh sebagai berikut:

14

Gambar 1: Menu Utama Review Diaktifkan

15

1. Buka file tesis, misalnya BAB I seperti pada gambar di atas.

2. Pada Menu Utama Microsoft Word,

klik

3. Klik gambar yang bertuliskan Track Changes

Setelah itu akan terlihat gambar sebagai berikut.

Review

16

Gambar 2: Sub Menu Track Changes Sudah Diaktifkan

17

Gambar dengan tulisan Track Changes, berubah warna menjadi orange yang semua tidak

berwarna. Posisi ini menunjukkan bahwa Track Changes aktif (sedang digunakan).

4. Dosen Pembimbing mengoreksi tulisan mahasiswa dalam file tesis dengan cara

mencoret, kalimat, tanda baca, atau rumus yang salah, atau menuliskan sesuatu di dalam

teks sebagai koreksi atau masukan langsung di dalam teks.

18

Gambar 3: Menghapus, Menuliskan Sesuatu Pada Teks, dan Memberi Komentar

19

Pada gambar 3, Kata “Pada” dihapus (Deleted), huruf e (kecil) dihapus (Deleted) diganti

dengan huruf E (besar).

Pada kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit menelaah secara sistematis untuk

merumuskan strategi agar dapat bertahan……” Tidak dituliskan apa yang ditelaah, karena itu

diberi komentar (Comment): Apa tang ditelaah?

5. Setelah selesai dikoreksi, file tesis diemail kembali ke mahasiswa. Mahasiswa diberi tahu

lewat sms/telp/WA bahwa hasil koreksian sudah diemail.

Panduan penggunaan Track Changes untuk mahasiswa menggunakan gambar file, dengan

contoh sebagai berikut:

1. Hasil koreksian dari pembimbing setelah diterima lewat email, dibuka, di download, lalu

di simpan di dalam folder yang dikehendaki.

20

2. Sebelum dilakukan perbaikan, terlebih dulu di Save As, agar mahasiswa mempunyai dua

file. Satu file yang sudah dikoreksi pembimbing, satu file lagi yang sudah dikoreksi

pembimbing untuk diperbaiki oleh mahasiswa.

Gambar 4. Save As File Perbaikan dari Pembimbing

21

3. Setelah di Save As, mahasiswa mulai memperbaiki tesisnya sesuai dengan masukan

pembimbing, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Mahasiswa mempelajari masukan/koreksi dari pembimbing.

2) Menerima koreksi dalam teks tesis. Kata-kata, huruf, tanda baca, atau rumus yang

di Delete, otomatis akan hilang dan huruf, tanda baca, kata, atau kalimat yang

dimasukkan oleh pembimbing dalam teks otomatis akan muncul, ketika

mahasiswa meng klik “Accept to All Changes in Document”.

Sub Menu Accept berwarna orange, menunjukkan Sub Menu tersebut sedang

aktif digunakan.

22

Gambar 5: Accept to All Changes in Document

23

3) Melakukan perbaikan tesis berdasarkan Comment dari Pembimbing

Gambar 5 menunjukkan perbaikan pada file tesis sudah diterima, selanjutnya mahasiswa

memperbaiki tesis berdasarkan comment yang diberikan oleh pembimbing.

Contohnya: Pada teks di Gambar 5 ada kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit

menelaah secara sistematis untuk merumuskan strategi agar dapat bertahan……”

Perbaikannya: kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit menelaah lingkungan

eksternal dan internal secara sistematis untuk merumuskan strategi agar dapat bertahan……”

Jadi yang ditelaah adalah lingkungan eksternal dan internal. Lihat Gambar 6, lingkungan

eksternal dan internal berwarna merah adalah kata-kata yang dimasukkan oleh mahasiswa

dalam kalimat sesuai comment dari Pembimbing.

24

Gambar 6: Memperbaiki Tesis Dengan Memasukkan Kata-kata Dalam Teks.

25

4) Menghapus Comment Ketika Perbaikan Sudah Dilaksanakan

Pembimbing menulis di Comment apa saja yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam

rangka memperbaiki tesisnya, karena itu mahasiswa harus betul-betul memperhatikan isi dari

Comment tersebut dan melaksanakan saran-saran pembimbing dalam Comment itu. Setelah

semua Comment dilaksanakan, maka Comment dihapus. Mahasiswa dapat menghapus satu

per satu Comment atau sekaligus semua Comment di hapus dengan cara Delete All Comment

in Document.

26

Gambar 7: Delete All Comment in Document

27

5) Menon-aktif-kan Track Changes dengan meng-klik pada Gambar yang ada tulisan

Track Changes.

6) Save Document. Simpan dokumen dalam folder yang dikehendaki.

7) File siap dikirimkan kembali ke Pembimbing setelah diperbaiki.

28

BAB IV

PENUTUP

Bimbingan Tesis melalui email ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dengan sebaik-

baiknya untuk mempercepat proses pembimbingan tesis tanpa terkendala jarak, tempat dan

waktu. Namun demikian, diperlukan kesepakatan dan kemauan dari kedua belah pihak untuk

bersama-sama menjalankan tugasnya sesuai dengan perannya masing-masing secara

konsekuen, konsisten, bertanggungjawab dan berkelanjutan.

Masing-masing mahasiswa dan pembimbing perlu meluangkan waktu dan mengeluarkan

energy untuk duduk di depan computer, membuka email, mendownload dan menyimpan file

yang diterima, kemudian pembimbing mengoreksi tesis mahasiswa, dan mahasiswa

memperbaiki tesisnya sesuai dengan saran-saran pembimbing, dan mengirimkan kembali

kepada mahasiswa/pembimbing.