BUKU MANUAL PENDATAAN PENDIDIKAN MENENGAH

TAHUN 2013

I. PENDAHULUAN

Pendataan pendidikan menengah sudah dicanangkan oleh Direktur Jenderal Pendidikan Menengah sejak pertengahan tahun 2012. Mulai saat itu, sekolah-sekolah jenjang pendidikan menengah diminta untuk segera melakukan sinkronisasi data individual mereka. Data individual tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk penyaluran Bantuan Operasional Sekolah, Bantuan Siswa Miskin, Tunjangan Guru, dan bantuan lainnya yang terkait sarana/prasarana. Bahkan kedepannya, data ini akan dijadikan dasar penerbitan nomor peserta Ujian Nasional. Dengan ketentuan ini, tidak ada lagi alasan bagi sekolah untuk tidak melakukan sinkronisasi data.

Untuk mempermudah sekolah dalam pengisian pendataan individual, maka Ditjen Pendidikan Menengah menyusun buku saku guna membantu proses dalam mengisi data secara ringkas mulai dari proses pengisian data sampai sinkronisasi dengan server pusat. Diharapkan dengan adanya buku saku ini pengisian data yang dilakukan oleh semua satuan pendidikan dilingkungan pendidikan menengah akan lebih mudah dan cepat serta tepat.

Buku ini sifatnya mempermudah petugas TIK dalam mengisi data secara ringkas, namun kami menyarankan agar kepada petugas TIK sekolah diminta untuk tetap mempelajari buku referensi lainnya yang disertakan di installer PAS untuk memahami lebih dalam paket aplikasi sekolah ini.

II. URUTAN DASAR PENDATAAN ONLINE PENDIDIKAN MENENGAH

Sekolah jenjang menengah diwajibkan mengirimkan data individu ke sistem pendataan online pendidikan menengah. Adapun urutan pengiriman secara garis besar adalah sebagai berikut:

1) Pastikan Sudah Memiliki PAS (Paket Aplikasi Sekolah)

Aplikasi yang digunakan untuk meng-entri data individu sekolah adalah Paket Aplikasi Sekolah atau terkenal dengan nama PAS. Data diisikan dalam program komputer ini meliputi data identitas sekolah, sarana/prasarana, individu guru, dan individu murid. Program ini dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk digunakan di jenjang pendidikan SMA, SMK, dan SMLB. Program nya dapat di download di alamat http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id.

Halaman | 1

2) Pastikan Sekolah Anda Sudah Memiliki NPSN

NPSN atau Nomor Pokok Sekolah Nasional digunakan sebagai kunci utama dalam database pendataan pendidikan menengah. NPSN diterbitkan oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP), oleh karena itu semua sekolah jenjang pendidikan menengah wajib memiliki NPSN untuk melakukan pengisian data identitas sekolah. Jika tidak memiliki NPSN maka otomatis sekolah yang bersangkutan tidak dapat mengirim datanya di Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah.

Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah menampilkan secara online daftar nama sekolah yang NPSN nya sudah diterbitkan oleh PDSP. Jika NPSN sekolah yang bersangkutan tidak terdaftar dalam sistem tersebut maka sekolah tersebut tidak bisa melakukan sinkronisasi data, oleh karena itu silakan hubungi call center yang terdapat di halaman muka situs pendataan pendidikan menengah di http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/. Daftar NPSN online dapat dilihat di menu DATA REFERENSI, Referensi NPSN di situs yang sama.

3) Pastikan Sudah Memiliki SI (Service Interface) Integrator Service Interface Integrator adalah program komputer yang digunakan untuk mengusung data PAS dari komputer sekolah ke server Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah. Program ini dapat di download di http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/.

Proses Pengisian Data individu sekolah di-entri di Paket Aplikasi Sekolah. Perlu diperhatikan bahwa, pengisian data individu sekolah di PAS tidak membutuhkan internet. PAS dijalankan secara offline di sekolah masing-masing. Proses detil urutan pengisian data di PAS dapat dilihat pada bagian lain buku saku ini. Setelah seluruh data individu selesai di-entri, jalankan SI Integrator. Program SI Intergrator memerlukan jaringan internet untuk proses sinkronisasi. Pastikan bahwa komputer anda sudah terhubung dengan jaringan internet.

Halaman | 2

Pilih menu untuk melakukan sinkronisasi data identitas sekolah, data guru, dan data murid. Ketiga menu tersebut berfungsi mengirim data yang tersimpan di PAS ke server Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah. Ingat bahwa yang dapat melakukan sinkronisasi hanya sekolah yang NPSN nya terdaftar dalam sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah.

Proses sinkronisasi data dikatakan berhasil jika data PAS anda terlihat di situs Pendataan Online Pendidikan Menengah di menu DATA SEKOLAH.

III. KEBUTUHAN HARDWARE

Untuk dapat menjalankan PAS maupun SI Integrator tidak dibutuhkan perangkat yang memiliki spesifikasi tinggi. Prinsipnya, komputer yang dapat menjalankan Sistem Operasi Windows XP dan Windows 7 otomatis dapat digunakan untuk menjalankan PAS. Kendala utama biasanya tidak bersumber pada processor maupun memory komputer, melainkan pada lebar layar monitor komputer. Beberapa netbook berukuran kecil dan ber-resolusi rendah sering tidak menampilkan PAS dan SI Integrator secara optimal, oleh karena itu disarankan untuk menggunakan komputer dengan layar minimal 13 dan resolusi di atas 1024x700. Semakin tinggi resolusi semakin baik tampilan PAS.

IV. KEBUTUHAN SOFTWARE

Software yang dibutuhkan dalam pendataan pendidikan menengah ini adalah: Paket Aplikasi Sekolah SMA Versi 7.0R5 dan SI Integrator Versi 2.0.6. Paket Aplikasi Sekolah SMK Versi 2.0 Paket Aplikasi Sekolah SMLB Versi 2.0

Seluruh paket aplikasi pendataan tersebut dapat di-download di alamat internet http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/.

Halaman | 3

V. PERSIAPAN ENTRI DATA

Sebelum melakukan entri data di PAS ada baiknya dilakukan hal-hal berikut:

1. Siapkan data sumbernya. Seringkali operator kesulitan memperoleh data sumber yang akan dientri ke PAS. Sebenarnya data sumbernya sudah ada tetapi masih dipegang oleh orang lain sehingga operator tidak dapat meng-entri data tersebut. Oleh karena itu ada baiknya, di awal proses entri data, seluruh data dikumpulkan dan dikoordinasikan oleh seorang penanggung jawab kegiatan. Data sumber dapat berupa hardcopy maupun softcopy. Jika seluruh data berbentuk hardcopy maka pekerjaan operator akan semakin berat, tetapi jika sebagian data sudah berupa softcopy maka akan semakin memudahkan entri data karena dilakukan secara import data. Ada kalanya data yang diminta PAS belum dimiliki sekolah, oleh karena itu sekolah perlu segera menjaring data yang belum dimiliki tersebut menggunakan formulir yang dapat didesain sendiri sesuai kebutuhan PAS.

2. Siapkan tenaga operator yang handal.

Menyiapkan tenaga operator yang handal adalah keharusan, karena pada tahap implementasi awal biasanya memerlukan energi yang lebih berat dibandingkan implementasi lanjutan di siklus berikutnya. Yang dimaksud tenaga operator handal adalah mereka-mereka yang tidak mudah putus asa dan mau bertanya melalui call center jika mengalami kendala. Sebagian besar sekolah yang berhasil meng-implementasi-kan PAS adalah sekolah yang memiliki operator handal tersebut.

Halaman | 4

VI. URUTAN IMPLEMENTASI PAS

1). Pra Instalasi PAS

Sebelum Instalasi PAS perlu diperhatikan bahwa sistem anti virus dapat menghambat proses instalasi. Sebaiknya, sebelum instalasi PAS, program antivirus harus di-disable atau di-uninstall terlebih dahulu. Tindakan ini untuk mencegah kegagalan instalasi. Selain itu anda juga harus men-disable program-program pengaman lainnya. Menurut pengalaman, tingkat keberhasilan instalasi PAS di sistem komputer yang tidak menggunakan program pengaman lebih tinggi.

2). Instalasi PAS

PAS didesain untuk berjalan di sistem client-server (PAS SMA) dan platform web. File installer berformat exe file yang dapat otomatis dijalankan di sistem windows. Anda hanya diminta untuk merespons jawaban yang tepat saat instalasi. Seluruh proses akan dikendalikan oleh installer-nya. Instalasi SI Integrator tidak jauh berbeda dengan PAS. Anda hanya diminta untuk merespons jawaban yang tepat saat instalasi.

3). Urutan Entri Data

Entri data PAS tidak dapat dilakukan secara parsial, melainkan harus berurutan. Dimulai dari Identitas Sekolah sampai dengan data kesiswaan. Anda harus mengisi seluruh atribut yang disediakan, terlebih atribut yang berwarna merah, jika tidak di isi, maka data tidak dapat disimpan. Selain melakukan entri secara berurutan dengan memasukkan data pada setiap atribut yang ditanyakan, pengisian PAS dapat juga dilakukan secara import. Proses import dapat dilakukan terhadap tahapan data sesuai dengan urutannya, artinya kita tidak dapat langsung melakukan import data siswa jika entri data sesuai urutannya belum dilakukan.

Urutan entri data yang harus diikuti adalah sebagai berikut (urutan lebih rinci dapat dilihat di panduan PAS yang disertaka di installer PAS): a. Identitas Sekolah b. SK Negeri Swasta c. Kegiatan Sekolah (PAS SMA) d. Saldo Awal Sekolah (PAS SMA)

Halaman | 5

Halaman | 6

e. Back-up Data Identitas Sekolah f. Referensi Tingkat Sekolah

o Jenis Kalender Akademik o Hari Belajar o Jam Pelajaran o Penataran o Asal Sekolah Pendaftar o Sekolah Setingkat o Penyakit o Hoby o Pekerjaan Orang Tua

g. Back-up Data Referensi Tingkat Sekolah h. Data Kepegawaian i. Data Kesiswaan.

Beberapa catatan perlu diberikan pada bagian ini, setiap selesai satu tahapan proses entri sebaiknya lakukan back-up data. Tujuannya, jika terjadi kesalahan operasional anda tidak harus mengulang dari awal.

VII. TATA CARA SINKRONISASI

Data sekolah yang sudah di-entri-kan di PAS harus disinkronisasi dengan server sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah melalui jalur internet. Internet yang dibutuhkan untuk proses sinkronisasi tidak harus yang berkecepatan tinggi (misalnya interdet dedicated) melainkan dapat menggunakan internet yang berasal dari jaringan telepon selular (GSM maupun CDMA). Dengan kata lain, selama ada jaringan telpon selular anda dapat melakukan sinkronisasi data PAS dengan server sistem pendataan. Untuk men-sinkronisasi data, jalankan program SI Integrator di komputer anda. Cek di pojok kanan atas, pastikan terdapat kata Connected (bukan Disconnected). Pastikan juga di banner SI Integrator terdapat nama sekolah yang bersangkutan. Itu artinya SI Integrator siap mengirimkan data yang terdapat di PAS ke server pendataan.

.....ooooo0ooooo.....