Buku Manual Aplikasi Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online

Berbasis Web

Fakultas Ilmu Keolahragaan

UNESA

Oleh Faisal Rozy, S.Kom

PENGEMBANGAN APLIKASIPENDATAAN ALUMNIDANPELAYANAN LEGALISIR ONLINEBERBASIS WEBFAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAANUNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2015

Dokumen ini ditujukan kepada Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa.

© Hak Cipta oleh Faisal Rozy, S.Kom.

Buku Petunjuk Penggunan Aplikasi ini bersifat konfidensial dan dimiliki oleh Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa.

Dilarang keras menyalin, memperbanyak, menerbitkan isi buku ini, sebagian atau seluruhnya, dengan cara apa pun, baik

elektronik maupun mekanis, termasuk tetapi tidak terbatas pada fotokopi atau sistem penyimpanan data pada komputer.

Dilarang keras menyingkapkan informasi dalam laporan ini kepada pihak ketiga tanpa didahului persetujuan tertulis dari

manajemen Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa.

Daftar Isi

Daftar Isi ..................................................................................................................................................................................................

1. Pendahuluan ................................................................................................................................................................................ 1

2. Alur Sistem Untuk Alumni ........................................................................................................................................................... 2

2.1. Cara Mendaftar ................................................................................................................................................................... 3

2.2. Cara Login ............................................................................................................................................................................ 4

2.3. Cara Pengajuan Legalisir Online ......................................................................................................................................... 5

2.4. Cara Logout ......................................................................................................................................................................... 6

3. Alur Sistem Untuk Admin Fakultas................................................................................................................................................ 7

3.1. Cara Mendaftar ................................................................................................................................................................... 8

3.2. Cara Login ............................................................................................................................................................................ 8

3.3. Cara Menampilkan dan Memproses Pengajuan Legalisir Online ..................................................................................... 8

3.4. Cara Mencari Data Alumni lewat Tracer Studi ................................................................................................................... 9

3.5. Cara Menampilkan Output Data Alumni ........................................................................................................................... 10

3.6. Cara Menampilkan Output Data Legalisir .......................................................................................................................... 10

3.7. Cara Logout ......................................................................................................................................................................... 10

1

1. PENDAHULUAN

Web Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online ini Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Surabaya ini merupakan

penerapan IT dibidang pelayanan akademik, aplikasi ini dibangun bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai

jumlah alumni beserta pemetaannya berdasarkan jurusan dan tahun lulus. Yang kemudian data tersebut dapat dipakai untuk

menentukan tingkat prosentase kelulusan per tahun dan per jurusan.

Dokumen buku manual aplikasi online berbasis web ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut:

1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online untuk alumni, Admin

Fakultas dan Admin Jurusan.2. Sebagai panduan cara mengakses dan menggunaan aplikasi online ini.

Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan aplikasi online ini yaitu:

1. Alumni Fakultas Ilmu Keolahragaan IKIP Surabaya / Unesa.

2. TU Jurusan dan TU Fakultas Ilmu Keolahragaa Unesa.

3. Kajur di Fakultas Ilmu Keolahragaa Unesa.

Alamat web aplikasi online ini adalah :

http://www.alumni-fik-unesa.com

2

2. ALUR SISTEM UNTUK ALUMNI

Halaman untuk alumni

- Halaman Beranda, berfungsi untuk menampilkan informasi di halaman depan.

- Halaman Daftar, berfungsi untuk mendaftarkan diri sebagai alumni Fakultas Ilmu Keolahragaan

Unesa.

- Halaman Login, berfungsi untuk validasi user dan password agar dapat mengakses web portal

aplikasi online ini.

Y

Start

Apakah sudahpernah mendaftar??

Pendaftaran

Login

Pilih Menu

Pilih MenuLagi ?

Logout

End

T

Y

Beranda

T

Ubah Data Profile Pengajuan Legalisir

3

- Halaman Legalisir Online, Halaman ini khusus untuk para alumni yang sudah melakukan

pendaftaran dan dapat melakukan pengajuan legalisir online.

2.1. Cara Mendaftar Sebagai Alumni

Gambar 2.1 Menu Daftar Pada Halaman Utama

Gambar 2.2 Halaman Pendaftaran

4

Bagi alumni yang belum melakukan pendaftaran, maka tidak akan bisa login dan tidak bisa melakukan pengajuan legalisir

online. Cara pendaftaran silahkan klik menu “Daftar” pada halaman utama seperti pada gambar 2.1, sehingga muncul halaman

pendaftaran seperti pada gambar 2.2.

- Silahkan diisi semua kolom dengan benar, jika lupa maka bisa dilakukan ubah data dikemudian hari. Akan tetapi NIM

harus diisi pada saat pendaftaran.

- User wajib diisi sesuai dengan NIM masing-masing alumni, tidak boleh menggunakan yang lain. Karena akan ada

verifikasi data pada saat alumni melakukan pengajuan legalisir online.

- Isilah password dan re-password sesuka anda, akan tetapi harus sama. Jika kelak anda lupa, maka bisa request password

ke web administrator dengan format sms (alumni-fik-unesa nim=xxxxxxxxx, pass?) kirim ke 0882244774629.

- Klik tombol “Daftar” untuk mengirim data anda ke dalam database.

2.2. Cara Login Sebagai Alumni

Gambar 2.3 Menu Login Pada Halaman Utama

Bagi alumni yang akan melakukan login, bisa dilakukan dengan mengisi user dan passwordnya pada kolom “Area Alumni” lalu

silahkan klik tombol “Login” seperti pada gambar 2.3, sehingga muncul halaman profile seperti pada gambar 2.4.

- Isilah kolom user dengan NIM anda masing-masing. Tentunya yang sudah pernah didaftarkan sebelumnya. Jika anda lupa

password, maka bisa request password ke web administrator dengan format sms (alumni-fik-unesa nim=xxxxxxxxx,

pass?) kirim ke 0882244774629.

Jika Anda berhasil login sebegai alumni, maka sistem akan membawa anda ke halaman profile seperti pada gambar 2.5.

5

Gambar 2.4 Halaman Profile Pribadi Alumni

2.3. Cara Pengajuan Legalisir Online

Bagi alumni yang akan melakukan pengajuan legalisir online, klik menu “legalisir” lalu silahkan isi kolom yang ada seperti pada

gambar 2.5. Jangan lupa untuk menyertakan file scan ijazah asli dengan cara klik tombol “Pilih File”. Kemudian klik tombol

upload. Apabila sudah berhasil, maka lakukan hal yang sama lagi untuk upload pengajuan legalisir transkrip nilai jika dibutuhkan.

Perhatikan “Status” yang ada pada tabel bagian bawah halaman legalisir ini, awalnya bernilai “Pesan”. Jika admin fakultas sudah

memproses, maka nilai “Status” akan berubah menjadi “Proses”. Jika sudah selesai, maka nilai “Status” akan berubah menjadi

“Sudah selesai”. Jadi rajinlah untuk login untuk melihat status pengajuan legalisir anda.

Gambar 2.5 Halaman Profile Pribadi Alumni

6

2.4. Cara Logout

Jika selesai, anda bisa klik “logout” pada bagian atas halaman, seperti pada gambar 2.6.

Gambar 2.6 Logout

7

3. ALUR SISTEM UNTUK ADMIN FAKULTAS

Y

Start

Apakah sudahpernah mendaftar??

Pendaftaran

Login

Pilih Menu

MelihatRekapLagi?

Logout

End

T

Mencari DataAlumni melaluiTracer Studi

Y

T

MenampilkanRekap Data

Alumni

MenampilkanRekap DataPengajuanLegalisirOnline

Melihat danMemproses

DaftarPengajuan

Legalisir Online

8

3.1. Cara Mendaftar Sebagai Admin Fakultas

Untuk mendaftarkan diri sebagai admin fakultas, harus melalui prosedur khusus yang sudah disepakati antara web developer

dengan pihak Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa. Hal ini dikarenakan login admin fakultas dapat mengakses ke dalam database

yang berisi database alumni yang rahasia dan dapat melakukan penghapusan data. Sehingga untuk melakukan pendaftaran

sebagai admin fakultas tidak bisa dilakukan di aplikasi web ini, melainkan harus dilakukan pendaftaran ke KaSubBag bidang III

lalu diteruskan ke web developer untuk di generate kan user sebagai admin fakultas sesuai permintaan.

3.2. Cara Login Sebagai Admin Fakultas

Bagi Admin Fakultas yang akan melakukan login, lakukan langkah sebagai berikut :

- Isilah kolom user dan password sesuai yang sudah didapatkan dari KaSubBag Bidang III.

- Klik tombol “Login”, maka anda akan dibawa oleh sistem menuju halaman admin fakultas seperti gambar 3.1.

3.3. Cara Menampilkan dan Memproses Pengajuan Legalisir Online

Bagi Admin Fakultas yang akan menampilkan dan memproses data masuk pengajuan legalisir online, lakukan langkah sebagai

berikut :

- Dari gambar 3.1 lanjutkan dengan memilih baris data yang akan diproses.

- Klik icon “download” untuk mendownload file scan ijazah atau transkrip alumni untuk dicetak dan diproses.

- Klik icon centang “proses” untuk merubah status “pesan” menjadi “proses”.

- Jika dokumen legalisir sudah selesai, maka admin fakultas harus klik tanda centang pada kolom “selesai”, agar alumni

yang bersangkutan mengetahui bahwa pengajuan legalisirnya sudah selesai dan segeramengambil.

- Saat alumni datang untuk mengambil dokumen legalisir dengan membawa dokumen asli, maka admin fakultas wajib

melakukan klik tanda centang pada kolom “sudah diambil”.

Gambar 3.1 Halaman Admin Fakultas Untuk Menampilkan Data Pengajuan Legalisir

9

3.4. Cara Mencari Data Alumni Lewat Tracer Studi

Bagi Admin Fakultas yang akan mencari atau memfilter data alumni untuk ditampilkan berdasarkan kebutuhan tertentu, maka

yang harus dilakukan adalah :

- Silahkan klik pilihan radio button terlebih dahulu, untuk menentukan data dicari berdasarkan noreg / Nama / Fakultas /

Jurusan / Tahun Masuk / Tahun Lulus.

- Klik tombol “Cari Data” untuk menampilkan dan mencetak rekap data alumni yang dimaksud. seperti pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Halaman Admin Fakultas Untuk Menampilkan Data Pengajuan Legalisir

Gambar 3.3 Halaman Output Data Alumni

10

3.5. Cara Menampilkan Output Data Alumni

Halaman ini merupakan hasil rekap data alumni berdasarkan kebutuhan. Berharap untuk mendapatkan informasi berupa

angka-angka sebagi informasi penting untuk bahan perhitungan borang, akreditasi, ISO dan sebagainya. Caranya :

- Klik menu “Output Alumni” maka akan muncul halaman seperti pada gambar 3.3.

3.6. Cara Menampilkan Output Data Legalisir

Halaman ini merupakan hasil rekap data alumni yang melakukan legalisir. Yang ditampilkan dalam bentuk tabel untuk

mendapatkan informasi berupa angka-angka sebagi informasi penting untuk bahan perhitungan borang, akreditasi, ISO dan

sebagainya. Caranya :

- Klik menu “Output Legalisir” maka akan muncul halaman seperti pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Halaman Output Data Alumni

3.7. Cara Logout

Jika selesai, anda bisa klik “logout” pada bagian atas halaman, seperti pada gambar 3.5.

Gambar 3.5 Logout