buku manual aplikasi annual work plan system dan project...

Buku Panduan Aplikasi PMIS Halaman 1dari 40

Buku Manual Aplikasi

Annual Work Plan System

dan

Project Management Information System


Daftar Isi

Daftar Isi .............................................................................................................................................. 2

Daftar Gambar .................................................................................................................................... 4

Daftar Tabel ........................................................................................................................................ 5

Kata Pengantar ................................................................................................................................... 6

SUMMARY ......................................................................................................................................... 7

BAB I – Pendahuluan ........................................................................................................................ 8

A. Sekilas Aplikasi PMIS dan AWP System ............................................................................ 8

B. Kebutuhan Aplikasi PMIS dan AWP System ................................................................... 12

1. Kebutuhan Hardware (Perangkat keras) ........................................................................ 12

2. Kebutuhan Software .......................................................................................................... 12

BAB II - Annual Work Plan System (AWP-S) ............................................................................... 14

1. Pengisian AWP ..................................................................................................................... 16

2. Approval AWP / DPA / DIPA .............................................................................................. 18

3. Lembar Persetujuan AWP ................................................................................................... 20

4. Laporan AWP ....................................................................................................................... 22

BAB III – Financial Management System (FMS) .............................................................................. 24

1. DPA/DIPA............................................................................................................................. 25

2. Rencana Kegiatan ................................................................................................................. 27

3. Realiasi Kegiatan .................................................................................................................. 29

4. Verifikasi ............................................................................................................................... 31

5. Laporan Sum SOE ................................................................................................................ 32

6. Laporan Use of Funds ........................................................................................................... 33

7. Laporan Project Cash Forecast .............................................................................................. 33

8. Laporan Planned ................................................................................................................... 34


BAB IV – Procurement Contract Management System (PCMS) ...................................................... 35

1. Procurement ........................................................................................................................... 36

2. Laporan Procurement ............................................................................................................ 37

BAB V – Output Outcome Tracking System (OOTS) ....................................................................... 38

1. Download File Master ............................................................................................................ 38

2. Upload File isian .................................................................................................................... 39

BAB VI – Penutup ............................................................................................................................ 40


Daftar Gambar

Gambar 1. Aplikasi PMIS ................................................................................................................. 8

Gambar 2. Tampilan Awal Aplikasi PMIS................................................................................... 10

Gambar 3. Alur Aplikasi PMIS dan AWP System ...................................................................... 11

Gambar 4.; Halaman Login Aplikasi PMIS.................................................................................. 11

Gambar 5. Login PMIS ................................................................................................................... 14

Gambar 6. Halaman Depan Aplikasi PMIS ................................................................................. 15

Gambar 7. Halaman AWP-S .......................................................................................................... 15

Gambar 8. Isi AWP ......................................................................................................................... 17

Gambar 9. Form Isian AWP ........................................................................................................... 17

Gambar 10. Koreksi AWP .............................................................................................................. 19

Gambar 11. Form Approval AWP ................................................................................................ 19

Gambar 12. Halaman Lembar Pengesahan AWP ....................................................................... 20

Gambar 13. Form Pengesahan AWP ............................................................................................ 21

Gambar 14. Tampilan Pengesahan AWP ..................................................................................... 22

Gambar 15. Laporan AWP ............................................................................................................. 23

Gambar 16. Aplikasi FMS .............................................................................................................. 24

Gambar 17. Isi DPA/DIPA ............................................................................................................. 25

Gambar 18. Form Isian DPA/DIPA ............................................................................................... 26

Gambar 19. Renaca Kegiatan ......................................................................................................... 27

Gambar 20. Form Edit Rencana..................................................................................................... 28

Gambar 21. Realisasi Kegiatan ...................................................................................................... 29

Gambar 22. Form Add Realisasi ................................................................................................... 29

Gambar 23. Form Reff Kontrak ..................................................................................................... 30

Gambar 24. Form SPM ................................................................................................................... 30

Gambar 25. Form SP2D .................................................................................................................. 31

Gambar 26. Tampilan Verifikasi ................................................................................................... 32

Gambar 27. Laporan Sum SOE ...................................................................................................... 32

Gambar 28. Laporan Use of Funds ................................................................................................ 33

Gambar 29. Laporan Project Cash Forecast .................................................................................... 33

Gambar 30. Laporan Planned ......................................................................................................... 34

Gambar 31. Halaman Awal PCMS ............................................................................................... 35

Gambar 32. Inputing PCMS ........................................................................................................... 36

Gambar 33. Laporan PCMS ........................................................................................................... 37

Gambar 34. Halaman Awal OOTS ................................................................................................ 38

Gambar 35. Upload OOTS ............................................................................................................. 39

Gambar 36. Form Upload Isian ....................................................................................................... 39


Daftar Tabel

Tabel 1. Kebutuhan Hardware .....................................................................................................12

Tabel 2. Kebutuhan Software .......................................................................................................13


Kata Pengantar

Salah satu produk dari Water Resources and Irrigation Sector Management Program (WISMP) 2

ini adalah aplikasi Project Management Information System (PMIS). Aplikasi ini terdiri dari 4

aplikasi yaitu :

a. Annual Work Plan (AWP)

b. Financial Management System (FMS)

c. Procurement Contract Management System (PCMS)

d. Output Outcome Tracking System (OOTS)

Buku manual aplikasi PMIS ini dibuat sedemikian rupa agar peserta WISMP-2 dapat

memanfaatkan aplikasi PMIS dengan maksimal sehingga nantinya dapat memperlancar

pelaksanaan WISMP-2.

Semoga buku Manual Aplikasi PMIS ini dapat dimanfaatkan dan bermanfaat bagi semua

pihak yang terlibat dalam pelaksanaan WISMP-2.

Jakarta, Mei 2013

Direktur Jenderal Sumber Daya Air

Selaku

Ketua National Project Management Unit (NPMU)

WISMP-2


SUMMARY

Aplikasi Project Management Information System (PMIS) dan

Annual Work Plan System (AWP-S)

Membantu Peserta WISMP II dalam pengisian AWP (Annual Work Plan) termasuk

revisinya

Membantu Peserta WISMP II mengetahui pekerjaan yang telah dan akan

dilaksanakan

Membantu Peserta WISMP II mengetahui posisi dan kondisi keuangan termasuk

verifikasi dari DJPK.

Membantu Peserta WISMP II mengetahui kontrak pekerjaan yang telah

dilaksanakan.

Sebagai kontrol dan monitoring WISMP II


BAB I – Pendahuluan

A. Sekilas Aplikasi PMIS dan AWP System

erbagai permasalahan dan tantangan pembangunan yang dihadapi

Pemerintah saat ini seperti kualitas Sumber Daya Manusia yang pada

umumnya masih rendah mempengaruhi kemampuan dalam mengelola

Sumber Daya Air. Kondisi pelayanan dan penyediaan infrastruktur mengalami

penurunan kuantitas dan kualitas yang akan mempengaruhi perbaikan

kesejahteraan rakyat, serta kesenjangan pembangunan antar daerah masih

menunjukkan fakta yang signifikan.

Berdasarkan permasalahan dan tantangan tersebut di atas disusun program

kegiatan WISMP-2dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas pengelolaan

Sumber Daya Air Wilayah Sungai dan Irigasi serta meningkatkan produktivitas

pertanian di lahan beririgasi.

Gambar 1. Aplikasi PMIS

Ruang Lingkup Program WISMP-II yang akan dilaksanakan selama 5 (lima)

tahun (2012-2016) adalah sebagai berikut:

B


1. Peningkatan Kapasitas Institusi Koordinasi dan Pengelola SDA Wilayah

Sungai dan Kinerja Prasarana Sungai dalam penyediaan air bagi

masyarakat.

2. Peningkatan Kapasitas Institusi Pengelolaan Daerah Irigasi pada Daerah

Irigasi kewenangan Kabupaten dan Provinsi yang merupakan kelanjutan

Program WISMP-1 dan NTB-WRMP, serta Daerah Irigasi kewenangan

Pusat dengan pola PPSIP;

3. Melaksanakan ujicoba Peningkatan Pengelolaan dan Rehabilitasi secara

PPSIP pada Daerah Irigasi Jatiluhur (Strategis Nasional) untuk

Meningkatkan Kinerja dalam Pelayanan Pemberian Air dan

Keberlanjutan Sistem Irigasi.

4. Kegiatan Pendukung Program (Konsultan, Administrasi Kegiatan)

Penyesuaian lingkup program juga difokuskan pada upaya peningkatan

kinerja terhadap Perencanaan, Pemrograman, Manajemen Investasi, Pelaksanaan

O&P, dan Peningkatan Produksi Pertanian Beririgasi pada Wilayah Sungai dan

Sistem Irigasi yang terpilih.

Salah satu Term of Reference (TOR) WISMP-2 adalah pembuatan Aplikasi

Project Management Information System (PMIS) yang berguna untuk mendukung

keberhasilan WISMP-2. Oleh sebab itu aplikasi PMIS dan AWP System ini

merupakan salah satu produk dari WISMP-2.


Gambar 2. Tampilan Awal Aplikasi PMIS

Secara garis besar Aplikasi PMIS dan AWP System terdiri dari 4 buah aplikasi

atau modul. Aplikasi – aplikasi tersebut atau modul-modul tersebut saling berkaitan

satu sama lainnya. Aplikasi atau modul – modul tersebut adalah :

1. Modul / Aplikasi Annual Work Plan System (AWP-S)

2. Modul / Aplikasi Financial Management System (FMS)

3. Modul / Aplikasi Procurement Contract Management System (PCMS)

4. Modul / Aplikasi Output Outcome Tracking System (OOTS)


AWP SystemSatkerFMS

PCMSOOTS

Data Center NPMU

Gambar 3. Alur Aplikasi PMIS dan AWP System

Untuk dapat menjalankan aplikasi PMIS dan AWP System diperlukan sebuah

username dan password. Bila Anda belum mempunyai username dan password, maka username

dan password tersebut dapat diperoleh dengan cara menghubungi PMTA-NPMU.

Gambar 4.; Halaman Login Aplikasi PMIS

Masukkan ‘User ID dan Password ‘Klik LOGIN’

Ket : masing-masing satker akan mempunyai User ID &

Password yang berbeda


B. Kebutuhan Aplikasi PMIS dan AWP System

Aplikasi PMIS dan AWP system merupakan sebuah aplikasi yang digunakan

untuk membantu para peserta WISMP II dalam pelaksanaan programnya. Untuk

dapat menggunakan Aplikasi PMIS dan AWP-S secara maksimal maka ada beberapa

hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :

1. Kebutuhan Hardware (Perangkat keras)

Pada dasarnya kebutuhan akan Hardware untuk dapat menjalankan aplikasi

PMIS dan AWP-S ini tidaklah terlalu besar namun untuk menjaga agar menjadi lebih

maksimal, kebutuhan hardware ini adalah sebagai berikut :

No Jenis Minimal Rekomendasi

1. Personal Computer / Notebook

a. Processor AMD Sempron LE 1660 Phenom II X4

Intel Pentium 4 Pentium i3

b. Memory 1 GB 2 GB

c. VGA Card 512 MB 1 GB

d. Hardisk 300 GB 500 GB

2. Koneksi Internet Modem 3G ADSL / Speedy

3. Kecepatan Koneksi Internet 512 Kbps 1 Mbps

Tabel 1. Kebutuhan Hardware

2. Kebutuhan Software

Kebutuhan software untuk dapat menjalankan aplikasi PMIS dan AWP-S secara

maksimal harus memiliki kriteria seperti yang tercantum dibawah ini :


No Jenis Minimal Rekomendasi

1. Operating System

Linux Ubuntu 13.04

MS Windows Windows XP Profesional

Windows 7 Profesional

2. Browser Mozilla Firefox

Mozilla Firefox, Google Chrome

Tabel 2. Kebutuhan Software


BAB II - Annual Work Plan System (AWP-S)

etelah Anda mempunyai username dan login yang diberikan oleh PMTA, maka

selanjutnya Anda baru dapat mengakses aplikasi PMIS dan AWP System. Yang

pertama – tama adalah AWP System.

Silahkan Anda login pada tempat yang telah disediakan. Bila password dan user name

anda cocok maka, anda akan melihat menu-menu aplikasi yang ada di PMIS.

Gambar 5. Login PMIS

S


Gambar 6. Halaman Depan Aplikasi PMIS

Selanjutnya Anda silahkan mengklik pilihan No. 1 yaitu AWP-S untuk masuk ke

aplikasi AWP System. Didalam AWP System terdapat 2 Menu inputing dan 1 Menu

laporan.

Gambar 7. Halaman AWP-S


Menu Inputing AWP digunakan untuk meng input AWP. Persetujuan AWP digunakan

untuk mengisi nama pejabat, nip dan nama satkernya. Sedangkan laporan AWP digunakan

untuk melihat AWP yang telah berhasil diinput atau diisi dan selanjutnya dapat diprint

sesuai format yang berlaku.

1. Pengisian AWP

Setelah kita memilih AWP seperti yang telihat pada gambar , selanjutnya kita akan

masuk ke halaman daftar isian AWP. Bila kita telah mengisi AWP sebelumnya, maka akan

muncul daftar kegiatan yang berhasil diinput. Bila kita baru pertama kali mengisi Aplikasi

AWP ini maka daftar AWP tidak akan terlihat.

Untuk mengisi AWP silahkan klik di tombol add yang ada di sisi kanan atas table.


Gambar 8. Isi AWP

Selanjutnya akan muncul form isian AWP seperti yang terlihat pada gambar..

Gambar 9. Form Isian AWP

Silahkan isi form tersebut dimulai dengan memilih tahun anggaran. Selanjutnya

silahkan pilih komponen. Kegiatan akan muncul setelah kita memilih komponen.


Selanjutnya silahkan pilih DI (Daerah Irigasi) bila kegiatan melibatkan DI. Bila tidak

silahkan isi lokasi, volume dan satuan. Setelah itu ouputnya. Keterangan diisi bila

diperlukan.

Kolom WB dan GOI diisi dengan nilai kegiatan. Bila kegiatan dibiayai oleh Loan

maka nilai biaya diisi di kolom WB. Sedangkan bila kegiatan dibiayai oleh APBN/D maka

biaya kegiatan diisi di kolom GOI.

Pengisian rencana pelaksanaan diisi dengan kapan kegiatan tersebut akan

dilaksanakan. Bila kegiatan akan dilaksanakan di bulan Juni, Juli dan Agustus. Maka

silahkan tik di bulan Juni, Juli dan Agustus yaitu di Quarter 2 dan Quarter 3.

Untuk menyimpan hasil isian AWP tersebut, klik tombol SAVE pada bagian bawah

form.

2. Approval AWP / DPA / DIPA

Setelah AWP yang telah kita isi tersebut di setujui oleh Dewan (DPRD/DPR) maka

selanjutnya kita perlu mengkoreksi AWP yang telah kita isi sebelumnya. Untuk mengoreksi

AWP tersebut dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol act.


Gambar 10. Koreksi AWP

Setelah kita mngklik tombol act tersebut, maka akan muncul form seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 11. Form Approval AWP

Silahkan sesuaikan dengan AWP yang telah di setujui dewan. Isikan nilai biaya kegiatan

yang disetujui oleh dewan. Selanjutnya silahkan klik di Approval Dewan / NPIU.


Bila dirasakan telah selesai jangan lupa untuk meng klik tombol UPDATE untuk

menyimpan.

3. Lembar Persetujuan AWP

Sebelum mencetak AWP yang telah kita isikan sebelumnya, kita perlu mengisi

lembar Persetujuan AWP. Pada bagian ini berisi Nama Pejabat, NIP, dan Nama Satkernya

yang akan menandatangani AWP tersebut. Selain itu pada menu ini juga diisikan lokasi dan

tanggal AWP di tanda tangani.

Gambar 12. Halaman Lembar Pengesahan AWP


Untuk mengisi lembar Pengesahan AWP ini silahkan klik tombol ACT pada kolom paling

kanan. Selanjutnya akan muncul kolom-kolom seperti yang terlihat dibawah ini.

Gambar 13. Form Pengesahan AWP

1. Isikan Tanggal saat AWP tsb di tandatangani

2. Isikan ‘Nama Kota’ AWP ditandatangani

3. Isikan ‘Nama, NIP dan Jabaatan’ Pejabat yang akan menandatangani AWP tsb (5

pejabat untuk Kabupaten/Kota dan 4 pejabat untuk Propinsi)

4. Klik ‘Save’ untuk menyimpan data input

Isian ini nantinya akan muncuk dibagian paling bawah dari lembar AWP seperti yang

terdapat pada format standar AWP.


Gambar 14. Tampilan Pengesahan AWP

4. Laporan AWP

Setelah AWP selesai dibuat, selanjutnya AWP tersebut dapat kita print dengan

menggunakan menu Laporan AWP.

Tahun Anggaran (pilih TA yang sudah dimasukkan)

Nilai Biaya bisa dimunculkan ‚Kelipatan‛

Status Laporan AWP terbagi menjadi 2 jenis yaitu ‘Laporan AWP Awal’ dan

‘Laporan AWP Approve


Gambar 15. Laporan AWP


BAB III – Financial Management System (FMS)

plikasi kedua dari PMIS ini adalah Financial Management System (FMS).

Aplikasi ini dapat berjalan bila AWP-System telah diisi atau diinput. Jadi

Anda harus mengisi AWP-S dahulu sebelum mengisi FMS ini. Aplikasi FMS

ini berguna sebagai pemantau keuangan satker yang tergabung dalam WISMP-2.

Aplikasi FMS ini terdiri dari 4 Inputing dan 4 Laporan yaitu Inputing DPA, Rencana

Kegiatan, Realisasi Kegiatan dan Verifikasi. Sedangkan Laporan terdiri dari SUM SOE, User

of Funds, Proj Cash Forcast dan Planned.

Gambar 16. Aplikasi FMS

A


1. DPA/DIPA

Modul pertama dari aplikasi FMS ini adalah DPA/DIPA. Pada modul ini berisi inputing

DPA/DIPA. Untuk mengisi DPA/DIPA silahkan klik DPA -> Add yang terdapat pada kanan

atas.

Gambar 17. Isi DPA/DIPA

Setelah tombol ADD kita klik maka akan muncul form seperti gambar dibawah ini.


Gambar 18. Form Isian DPA/DIPA

1. Isikan Nomor DIPA/DPA

2. Isikan tanggal DIPA/DPA

3. Isikan Nilai Uang dari Sumber Dana WB dan GOI

4. Isikan Keterangan bila diperlukan

Mohon diperhatikan bahwa pengisian Nomor DPA/DIPA ini harus secermat

mungkin karena bila telah disimpan (SAVE) dan ternyata ada koreksi, maka Anda

harus menghubungi PMTA untuk melakukan koreksi.


2. Rencana Kegiatan

Modul kedua dari Aplikasi FMS adalah rencana kegiatan. Rencana kegiatan ini muncul

dari hasil isian AWP yang telah ter DPA/DIPA kan. Jadi apa bila ada kegiatan yang belum

ter DPA / DIPA kan maka kegiatan tersebut tidak akan muncul dalam rencana kegiatan.

Berikut ini adalah contoh tampilan rencana kegiatan yang telah ter DPA kan. Untuk mengisi

detil kegiatan tersebut silahkan klik pada tombol ACT pada kolom paling kanan.

Gambar 19. Renaca Kegiatan


Setelah kita klik tombol ADD tersebut maka selanjutnya akan muncul form sebagai berikut :

Gambar 20. Form Edit Rencana

1. Isikan Data Kontrak bila Kegiatan tersebut dikontrakkan (pilih ‘Tipe Pengadaan’,

Metode Pengadaan & Review)

2. Isikan Nilai Uang untuk masing2 Quarter (bila ada perubahan- untuk default nilai

terbagi rata sesuai jumlah quarter yg diisi di AWP)

3. Klik ‘Update’ untuk menyimpan data input


3. Realiasi Kegiatan

Gambar 21. Realisasi Kegiatan

Modul ketiga dari FMS adalah Realisasi Kegiatan. Pada modul ini kita diminta

memasukan detik realisasi kegiatan. Seperti realisasi, Reff Kontrak, SPM dan SP2D

Gambar 22. Form Add Realisasi


Gambar 23. Form Reff Kontrak

Gambar 24. Form SPM


Gambar 25. Form SP2D

4. Verifikasi

Pada modul ini berfungsi untuk melakukan verifikasi dari data-data keuangan

seperti tanggal penyerahan SPM dan SP2D dari DJPK.


Gambar 26. Tampilan Verifikasi

5. Laporan Sum SOE

Gambar 27. Laporan Sum SOE


6. Laporan Use of Funds

Gambar 28. Laporan Use of Funds

7. Laporan Project Cash Forecast

Gambar 29. Laporan Project Cash Forecast


8. Laporan Planned

Gambar 30. Laporan Planned


BAB IV – Procurement Contract Management System (PCMS)

Aplikasi ketiga dari PMIS adalah PCMS. Aplikasi ini berfungsi untuk mentracking

kontrak yang terjadi selama WISMP-2 di sakter. Adapun informasi yang ditampilkan adalah

Detil kontrak yang terjadi seperti pemenang kontrak, nilai kontrak, pelaksanann kontrak.

Gambar 31. Halaman Awal PCMS

PCMS ini sendiri terdiri dari 2 modul yaitu :

1. Modul Procurement

2. Modul Laporan Procurement


1. Procurement

Modul ini berisi kontrak – kontrak yang terjadi selama kegiatan WISMP -2.

Gambar 32. Inputing PCMS


2. Laporan Procurement

Hasil inputan procurement yang telah kita isikan tadi dapat kita lihat pada laporan

Procurement. Laporan tersebut dapat dilihat seperti gambar dibawah.

Gambar 33. Laporan PCMS


BAB V – Output Outcome Tracking System (OOTS)

Modul OOTS merupakan modul terakhir dari aplikasi PMIS. Modul ini berisi Lembar

pertanyaan yang berkaitan dengan progress WISMP – 2 didaerah peserta. Pada Aplikasi ini

hanya terdapat 2 Menu yaitu :

1. Download File Master

2. Update File Iisian.

Gambar 34. Halaman Awal OOTS

1. Download File Master

Menu ini berisi file-file yang harus didownload oleh sakter kemudian diisi sesuai

dengan kondisi dan keadaan yang terjadi sebenarnya.


Gambar 35. Upload OOTS

2. Upload File isian

Pada menu ini file yang telah di download dan diisi oleh peserta harus di upload

menggunakan menu yang berada disini.

Gambar 36. Form Upload Isian


BAB VI – Penutup

emikianlah buku manual penggunaan aplikasi PMIS ini kami susun

sedemikian rupa sehingga nantinya dapat dipergunakan sebagai bahan

acuan dalam penggunaan Aplikasi PMIS. Kami sadar bahwa buku ini sangat

jauh dari sempurna untuk itu kami mohon maaf bila terdapat banyak kekurangan dalam

penyusunan buku manual ini.

Semoga buku manual ini dapat membantu dalam menjalankan aplikasi PMIS dan AWP

System.

D

buku manual aplikasi annual work plan system dan project...

Documents