Contoh Arahan Kerja Sponsorship Zephyrus

1. List Perusahaan yang bakal dikontak2. Cari Tahu prosedur pengiriman proposal ke perusahaan dengan cara Telpon (Jika ada no

kontak), cari link, atau samperin ke kantornya3. Pengiriman proposal untuk menginformasikan detil acara (kalau kantornya di Bandung, kasih

hard copy, kalau diluar kota usahakan lewat soft copy berupa email,atau kalau dia minta hard copy kirim lewat JNE)

Kalau via email ini templatenya :

Kepada : TUJUAN EMAIL

Cc : alfilaila.1@gmail.com

Subjek : Penawaran Sponsorship Zephyrus 2014 – [NO URUT PERUSAHAAN]

Attachment : File Proposal Sponsorship

Isi Email :

Zephyrus 2014 ‘Say Bandung, Save Cikapundung’ adalah rangkaian acara dari Himpunan Mahasiswa Meteorologi ITB dalam rangka memperingati Hari Meteorologi Sedunia yang dilaksanakan pada tanggal 23 Maret 2014. Secara Umum, acara akan dibagi dalam 2 agenda besar, Agenda pertama berupa Pra-Event yaitu penelitian tentang Early Warning System Banjir di Sungai Cikapundung yang akan berkelanjutan hingga 5 tahun kedepan. Sedangkan Pra-Event kedua yang bertujuan mempublikasikan acara Hari Meteorologi sedunia berupa pawai yang akan diadakan di Car Free Day Dago pada tanggal 16 Maret 2013. Agenda Kedua berupa Metday Expo, yang berisikan talkshow, stand-stand perusahaan serta terdapat 2 lomba yaitu lomba karya tulis ilmiah untuk siswa SMA serta lomba fotografi fenomena Meteorologi untuk umum.

Oleh karena itu, kami ingin mengajak [NAMA PERUSAHAAN] untuk ikut serta mengambil manfaat dari rangkaian acara Zephyrus 2014 ‘ Say Bandung, Save Cikapundung’ ini dalam bentuk kerjasama sponsorship. Kami melampirkan proposal kit yang memberikan gambaran jelas tentang detil rangkaian acara Zephyrus 2014 ‘Say Bandung, Save Cikapundung’ dan paket kerjasama Sponsorship yang kami tawarkan. Kami juga bersedia melakukan pertemuan untuk membicarakan detil kerjasama sponsorship.

Besar Harapan kami dapat bekerja sama dengan [NAMA PERUSAHAAN] sehingga kita dapat saling mengambil manfaat dari momentum Zephyrus 2014’ Say Bandung, Save Cikapundung’. Mengingat acara ini sekaligus merangkap dengan Pengabidan Masyarakat tentang sosialisasi Sistem Peringatan Dini Banjir. Terimakasih atas perhatian Bapak

Hormat Kami,

Panitia Sponsorship

Zephyrus 2014 ‘Say Bandung, Save Cikapundung’

Zephyrus2014@gmail.com

[NAMA PENGIRIM]

[NO KONTAK PENGIRIM]

Ini kalau via telepon

- SOP menelepon untuk Tahap Menawarkan Kerjasama - . Perkenalkan diri SEBAGAI Panitia Zephyrus- Konfirmasi untuk memastikan lawan bicara adalah CP yang dituju.- Katakan to the point bahwa kita ingin menawarkan kerjasama.- Terangkan tentang Zephyrus. => Jual bahwa Zephyrus membuat EWS banjir yg merupakan

pengmas dan berdampak ke masyarakat- Berikan kesempatan CP untuk memberi tanggapan tentang ketertarikan dengan kerjasama ini.- Tanyakan prosedur pengiriman proposal kit kepada perusahaan yang bersangkutan.- Ucapkan terimakasih

4. Ceklis jika proposal udah dikirim,jangan sampe double ngirimnya, dan follow up terus (usahakan perusahaan2 ada PJ untuk memfollow up)

5. 3 sampe 4 hari setelah proposal dikirim, follow up ketertarikan perusahaan ke acara kita

- SOP menelepon untuk Tahap Follow Up - Perkenalkan diri SEBAGAI Panitia Zephyrus.- Konfirmasi untuk memastikan lawan bicara adalah CP yang dituju.- Katakan to the point bahwa kita ingin memfollow up kerja sama sponsorship.- Lakukan follow up (catat) semua hal-hal penting yang dikatakan CP termasuk nego, tawaran, ide,

request meeting, dll. Back-up dan arahkan CP untuk melakukan meeting dengan kita (katakan bahwa kita bersedia untuk mengadakan ketemuan membicarakan detil kerjasama sponsorship).

6. TAHAP negosiasi : proses ini ngajak saya atau yolanda sama tami ya supaya memberikan efek lebih ke perusahaan. Negosisasi bisa lewat komunikasi jarak jauh atau langsung samperin ke tempatnya

7. Setelah Sepakat, tahap ini digunakan untuk penandatanganan MOU dan memonitor pelaksanaan tanggungjawab kedua belah pihak termasuk deadline transfer dana dan sebaliknya progress report/ deadline benefit bagi perusahaan. Buat MOU, tentukan tanggal penandatanganan MOU bersama oleh perwakilan perusahaan dan ketua/ sekjen OSKM ITB 2012.Buat Check list benefit untuk menjamin seluruh benefit yang menjadi hak perusahaan terpenuhi

8. Closing kerjasama, kasih LPJ, dokum, ucapan terimakasih (bila perlu) ke pihak perusahaan