bhbp 6 komponen staffing
DESCRIPTION
Pengorganisasian Praktik Dokter GigiTRANSCRIPT
![Page 1: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/1.jpg)
Pengorganisasian Praktik Dokter Gigi
Komponen Staffing
Staffing terdiri dari serangkaian proses interaksi yang disesuaikan dengan
kebutuhan setiap organisasi dental. Diantaranya terdiri dari proses analisis pekerjaan
(job analysis), perekrutan (recruitment), seleksi (selection), induksi (induction),
pelatihan (training) dan debit pension (Discharge-retirement).
Beberapa kegiatan terdiri dari proses seleksi seperti lamaran kerja,
wawancara, test, pemeriksaan medis dan dental, pemilihan, dan hiring. Terakhir,
termasuk masa percobaan, dan penetapan standar untuk benefits, promosi dan
aktivitas lainnya yang terkait.
Analisis Pekerjaan (job analysis)
Analisis pekerjaan merupakan proses menentukan apa pekerjaan yang harus
dilakukan oleh anggota organisasi. Biasanya analisis fungsi adalah langkah pertama
menuju deskripsi tertulis untuk setiap pekerjaan. Hasil deskripsi pekerjaan adalah
sebuah instrument yang dapat mendefinisikan apa saja yang menjadi tugas, tanggung
jawab, dan akuntabilitas dari setiap anggota. Analisis pekerjaan merupakan dasar dari
penentuan jumlah dan penempatan pekerja.
Menurut Henderson, ada lima metode untuk mengumpulkan, mengalisa dan
me-record informasi pekerjaan. Metode pertama, manager dentis, bertugas untuk
mewawancarai para pelamar pekerjaan baik secara individu maupun secara bersama-
sama. Tetapi, dalam prakteknya wawancara ini dapat dilakukan dalam bentuk diskusi
dengan dibantu oleh dua orang asisten yang menjelaskan tentang pekerjaan dan
![Page 2: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/2.jpg)
syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika pelamar diterima di suatu perusahaan.
Metode yang kedua, adalah observasi langsung oleh dokter gigi, terhadap kinerja para
pelamar ketika mengerjakan tugas dokter gigi. Metode yang ketiga adalah para
pelamar kerja dokter gigi harus mengisi kuisioner yang diberikan oleh suvervisor
tertentu. Metode yang keempat adalah para pekerja harus melakukan pengisian secara
lengkap catatan keseharian mengenai setiap tugas yang telah mereka selesaikan
dalam waktu tertentu. Metode yang kelima adalah kombinasi dari langkah-langkah
yang telah di deskripsikan sebelumnya yang mencerminkan keunikan dari setiap
persyaratan.
Ketika analisis pekerjaan dilakukan secara cermat maka akan menghasilkan
deskripsi pekerjaan (job dercripstion). Deskripsi pekerjaan merupakan daftar tentang
standarisasi pekerjaan dan tanggung jawab dari setiap tugas yang diberikan kepada
para pekerja. Biasanya, format dari job description ini simple, mudah dibaca, terdiri
dari satu sampai dua halaman dan bersifat konsisten pada tiap pekerjaan. Secara
umum, job description dituliskan dalam beberapa bagian yaitu ringkasan (summary),
tugas kerja (job duties), standardisasi pekerja (employment standard),akuntabilitas
(accountabilities), dan spesifikasi pekerjaan (job specifications).
Ringkasan (Summary), secara ringkas menjelaskan tentang tujuan umum dari
pekerjaan dan ada juga daftar utama fungsi dan aktifitas yang harus dilakukan.
Deskripsi pekerjaan secara khusus disebut job duties. Dalam job duties ini
secara lebih jelas ditentukan perintah dan langkah-langkah yang harus dilakukan
dalam profesi serta hubungan pekerjaan yang spesifik. Contohnya, secara umum
![Page 3: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/3.jpg)
tugas asisten membantu tugas dokter, job duties nya asisten bertugas untuk mencatat
rekam medis selama perawatan dilakukan.
Standarisasi pekerja (employment standard), meliputi pengetahuan,
kemampuan, persyaratan secara fisik serta aspek emosional yang berhubungan
dengan pekerjaannya. Misalnya pengetahuan sangat diperlukan ketika pekerja secara
langsung membantu dokter. Sisi emosional merefleksikan suatu kondisi yang harus
dicapai secara praktek dan personal dari praktek dokter gigi itu. Misalnya seorang
doketr gigi yang mengalami kesuliatan berkomunikasi secara akrab dengan pasien
sudah seharusnya melakukan upaya-upaya agar pasien menikmati percakapannya.
Tipe asisten yang diperlukan adalah pekerja dengan tipikal yang ceria, sabar, serta
dapat berkomunikasi dengan baik secara emosional dengan pasien.
Akuntabilitas (accountabilities) pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan
harus dituliskan dalam laporan pekerjaan.
(Job specification) merujuk pada sejumlah faktor seperti pengetahuan khusus
dan kemampuan dalam membuat keputusan yang berhubungan langsung dengan
pekerjaan.
Rekrutmen (recruitment)
Rekrutmen adalah suatu proses dimana orang-orang yangs sesuai dengan
kualifikasi terhadap suatu pekerjaan distimulus untuk mendaftar pekerjaan tersebut.
Salah satu tujuan rekrutmen adalah untuk memenuhi kuota pekerjaan yang sesuai
dengan kemampuan dan minat pelamar pekerjaan.
![Page 4: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/4.jpg)
Salah satu metode yang biasa dilakukan dalam perekrutan yaitu metode
internal recruitmen dimana pemimpin meminta pekerjanya yang lama untuk mencari
penggantinya dengan kualitas pengetahuan dan praktik yang sama. Keuntungannya,
perusahaan mendapatkan pengganti pekerja secara cepat tanpa adanya proses seleksi
dengan kualitas pekerja yang sama. Kerugiannya adalah image perusahaan menjadi
buruk karena ketidakprofesionalan dalam perekrutan yang dilakukan. Tetapi sebagian
besar dokter gigi melakukan system pengiklanan untuk melakukan proses perekrutan.
Namun teknik pengiklanan seperti memiliki dua mata pisau, iklan yang tidak terlalu
spesifik dapat mengakibatkan banyak orang yang tidak berkualifikasi mendaftar
lowongan pekerjaan itu. Sebaliknya iklan yang terlalu spesifik akan menghasilkan
aplikan yang sedikit bahkan tidak ada. Sebuah iklan sudah seharusnya menjelaskan
job description secara jelas, dan seksama. Iklan juga merupakan suatu cara untuk
menarik kandidat atau aplikan dari area geografik yang berbeda. Contohnya seorang
dokter gigi yang praktek di daerah pedesaan (rural area) mungkin saja berharap
asisten nya berasal dari daerah perkotaan, tetapi asistennya memang mengharapkan
tempat kerja yang berbeda.
Ada dua aspek penting dalam pengiklanan yaitu deskripsi posisi pekerjaan
yang akan diisi dan persyaratan yang harus dipenuhi. Kenyataannya banyak dokter
gigi yang berasumsi bahwa aplikan yang benar-benar tertarik terhadap pekerjaan
yang ditawarkan akan mengirim resume melalui pos dibandingkan mereka menelfon.
Orang-orang yang menyediakan waktunya untuk membuat resume terlihat lebih
serius dibanding dengan aplikan yang memenuhi persyaratan lewat telfon. Sebagai
![Page 5: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/5.jpg)
tambahan seorang dokter gigi tidak akan bertoleransi dengan pembuang-buangan
waktu apalagi untuk melanyani aplikan yang memenuhi persyaratannya lewat telfon.
Keterangan lebih lanjut tentang gaji disesuaikan dengan tingkat pengalaman
yang dimiliki aplikan. Dokter gigi harus bisa mengefisiensikan waktu dengan jumlah
aplikan yang mendaftar. Ketika jumlah aplikan yang mendaftar sudah melebihi kuota
hentikan pendaftaran.
Metode lainnya yang dinilai efektif dalam proses perekrutan adalah dengan
menghubugi pihak sekolah yang menyediakan program pelatihan untuk ahli hygine
atau dental asisten.
Selection
Seleksi adalah suatu mekanisme pemilihan aplikan yang memiliki kualifikasi
dari sekumpulan aplikan yang mendaftar.
1) Aplication
Aplikasi adalah suatu proses untuk mengumpulkan informasi secara konsisten
dari aplikan. Informasi yang diperoleh disesuaikan dengan standarisasi persyaratan
yang telah dibuat oleh dokter gigi.
2) Interview
Wawancara adalah sebuah percakapan yang dilakukan dengan tujuan tertentu.
Wawancara merupakan waktu untuk bertukar informasi dengan aplikan sehingga
informasi yang tidak didapatkan dalam form aplikasi dan resume dapat diperoleh.
![Page 6: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/6.jpg)
Wawancara juga merupakan kesempatan bagi pewawancara untuk melihat secara
langsung respon dan tingkah laku serta sikap aplikan secara umum. Itu juga
merupakan suatu kesempatan bagi aplikan untuk bertemu dokter gigi dan staf secara
langsung serta untuk mengetahui lingkungan tempat dimana ia bekerja.
Ada tiga tipe interview yaitu structural interview, informal dan stress
interview. Stress interview merupakan interview yang disusun secara khusus sesuai
dengan kondisi stress. Misalnya : seorang aplikan muda yang sebelumnya belum
pernah dihadapkan pada kondisi dimana ada dua pasien emergensi harus bisa
mengatasi kedua pasien tersebut dan memberikan setidaknya dua penyelesaian untuk
kasus tersebut.
3) Reference check
Reference check Adalah suatu tahapan penting pengumpulan informasi tentang
aplikan dari sumber lain sebelum ia dipekerjakan. Proses ini juga mencakup
percakapan singkat dengan pekerja sebelumnya ataupun pihak lain yang mengetahui
aplikan. Referensi cek secara resmi jika dilakukan dengan sumber informasi dari
pihak lain (pekerja sebelumnya) secara formal tidak bisa menjadi penilaian yang valid
atau efektif. referensi cek secara informal dianggap lebih efektif karena melibatkan
pernyataan yang umum dan tidak dilakukan oleh atasan.
4) Testing
Testing, dari beberapa artikel yang menyebutkan kelebihan dan kekurangan test
nunjukan bahwa test memiliki peran yang terbatas dalam dunia kedokteran gigi
![Page 7: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/7.jpg)
sebagai instrument untuk menentukan seberapa bagusnya kualitas atau performance
dari aplikan. Test yang dilakukan tidak dapat digantikan dengan penilaian
managerial. Namun seringkali psikological test juga digunakan untuk menseleksi
aplikan yang paling baik. Dalam praktik ini test bukan berarti digunakan untuk
menjustifikasi seseorang. Test juga tidak digunakan sebagai keputusan akhir (final
decision) menyangkut aplikan. Namun dalam beberapa kasus, test juga dilakukan
demi mengetahui keahlian praktik aplikan. Tetapi sebagian besar dokter gigi tidak
melakukan test. Tetapi test ini digantikan dengan melihat tugas aplikan yang harus
dilakukan setiap hari pada saat menjalani pekerjaan dokter gigi.
5) Medical and dental examination.
Secara umum, kesehatan aplikan merupakan faktor yang berperan penting
dalam menentukan diterimanya seorang aplikan. Seorang aplikan harus dinyatakan
sehat secara umum maupun sehat secara kondisi giginya. Kesehatan gigi bagi seorang
aplikan sangat penting karena semua staf harus memiliki dan menunjukan komitmen
yang kuat terhadap kesehatan gigi dan mulut. Seorang pekerja dengan kondisi
kesehatan gigi yang buruk tentu saja tidak merepresentasikan komitmen dalam
merawat pasien secara totalitas. Catatan : pemeriksaan medis dan gigi harus
dipersiapkan secara khusus dan dibayar oleh dokter gigi.
6) Choice
Adalah proses untuk menentukan pilihan pada aplikan yang jumlahnya memang
sudah sedikit. Pemilihan ini dilakukan berdasarkan pada kriteria pengalaman dan ide
yang di syaratkan. Dalam proses pemilihan yang harus dipertimbangkan adalah
![Page 8: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/8.jpg)
seluruh informasi aplikan yang dikumpulkan mulai dari aplikasi, interview dan
medical and dental examination harus seimbang.
7) Hiring
Hiring dimulai ketika ada notifikasi bahwa aplikan tersebut diterima. Proses
hiring diinformasikan secara resmi lewat surat tidak bisa diinformasikan lewat
percakapan atau oral communication. Dalam surat hiring tersebut terdapat informasi
mengenai konfirmasi perjanjian apa saja yang menjadi kesepakan antara dentis
dengan pekerja barunya, yang sesuai dengan diskusi sebelumnya tentang gaji, jam
kerja, dan kondisi pengecualian lainnya. Surat hiring ini juga harus memuat
pernyataan ringkasan tentang job description yang menjelaskan secara spesifik
pekerjaan yang akan dilakukan. Satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam surat
hiring ini adalah pernyataan spesifik bahwa akan ada periode percobaan. Pada saat
periode percobaan ini, integritas dan akuntabilitas pekerja diuji. Setelah masa
percobaan owner atau manager dapat memutuskan apakah pekerja tersebut bisa
melanjutkan pekerjaan atau berhenti. Setelah masa percobaan dan aplikan dinyatakan
lolos, akan ada kontrak kerja.
Induction
Induksi Adalah suatu proses setelah para pekerja melewati masa percobaannya dan
diakui sebagai member suatu perusahaan tersebut. Pada masa induksi, para pekerja
diberikan pekerjaan secara penuh.
![Page 9: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/9.jpg)
1) Office manual
Saatnya para pekerja mempelajari bagaimana perusahaan tersebut dijalankan
secara filosofis, pemikiran filosofis dimanifestasikan secara lebih jelas dalam
kebijakan dan procedural atau disebut sistem operasi kantor.
2) Practice organization
Suatu proses penjalanan sistem operasi oleh para pekerja secara konsisten.
Pada proses ini, pekerja mulai mempelajari personal dan professional preferensi
dentis, hubungan antar staf dan hubungan antara pekerja dan pasien. Komunikasi
menjadi instrument yang penting dalam menjaga hubungan yang baik antara para
pekerja baru dengan dentis.
3) Job Expectations
Suatu proses baik itu formal maupun tidak formal yang berisi tentang
pengharapan pekerja baru sudah dapat melakukan tugasnya dengan maksimal.
Training
Training merupakan proses pelatihan langsung yang diberikan oleh dentis
kepada pekerja barunya. Tujuan dari training ini adalah untuk mengembangkan atau
meningkatkan keahlian dari pekerja sehigga performance pekerja bagus dan dapat
berkontribusi secara nyata. Pada prosesnya, pekerja baru dibimbing oleh dentis untuk
melakukan tugasnya dalam jangka waktu tertentu.
1) On the Job Training
![Page 10: Bhbp 6 Komponen Staffing](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022071701/55cf98f9550346d0339aca2e/html5/thumbnails/10.jpg)
Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi, meningkatkan kemampuan
serta merubah sikap pekerja. Dalam on the job training ini juga terdapat evaluasi
untuk mencari efektivitas dari kinerja para pekerja.
2) Value of training
Berguna untuk sisi profesionalitas dan standarisasi office. Kaitannya dengan
peningkatan kualitas kesehatan gigi, para pekerja harus mengetahui prinsip-prinsif
dasar. Misalnya safe time, minimize wash, dan dapat diandalkan ketika situasi kurang
menguntungkan.
8) Cost and benefit
Biaya (cost) dari training berbeda sesuai dengan program yang dilakukan.
Biaya (cost) dapat termasuk hilangnya pendapatan disebabkan penggunaan selama
periode training, biaya pendidikan, dan instruksi material yang digunakan, dan waktu
pemberhentian training.
Sumber : Domer, Larry. 1980. Dental Practice Management, Concepts and
Application. London : The C.V. Mosby Company. Hal. 164-188