BENCHMARKING: Petunjuk Menuju

Keunggulan

Mohammad Ridha, S.Sos, M.Si

Dalam Bahasa Indonesianya disebut juga PATOK DUGA, yang dalam pengertian umumnya adalah suatu metode perbandingan di dalam maupun luar perusahaan yang bertujuan untuk:

1. Peningkatan efisiensi strategi dan operasi, yakni kegiatan nyata dari suatu kerja organisasi.

2. Mengarah pada suatu reorientasi budaya menuju pembelajaran (learning), perbaikan ketrampilan dan efisiensi, yang selanjutnya akan mengarah ke suatu proses pengembangan keunggulan.

Pengertian Benchmarking

Menurut The MIT Commission on Industrial Productivity, perusahaan-perusahaan yang mempunyai kinerja terbaik di Amerika Utara, tanpa memandang ukuran adalah perusahaan2 yang menerapkan benchmarking pada produk-produknya, fungsi-fungsi dan praktek-praktek, mengacu pada perusahaan yang maju (leading companies) dalam bidangnya .

Penerapan benchmarking eksternal secara efektif merupakan salah satu kriteria untuk mendapatkan “Malcolm Balridge National Quality Award”

Di Eropa, The Swedish Institute for Quality Development menekankan “Belajar dari pihak lain” dan mempromosikan benchmarking pada tahun 1993.

Suatu perusahaan dapat mengukur efisiensinya secara keseluruhan dari rekening laba rugi, nilai keseluruhan tersebut dapat menyembunyikan banyak hal yang dapat ditingkatkan dalam setiap subfungsi organisasi.

Tujuan dari seluruh aktivitas organisasi adalah: MENCIPTAKAN NILAI YANG LEBIH BESAR

DARIPADA BIAYA YANG DIKELUARKAN UNTUK MENCIPTAKANNYA.

Efisiensi: Definisi dan Dinamika

1. Kualitas (manfaat) 2. Harga 3. Volume produksi 4. Biaya Nilai adalah hasil bagi antara kualitas dengan harga.

Nilai yang menentukan berapa unit yang terjual di suatu perekonomian pasar bebas. Pelanggan memiliki kebebasan memilih apa yang akan dibelinya.

Hasil bagi antara volume produksi dengan biaya disebut produktivitas. Motif yang mendoronguntuk efisiensi dalam suatu ekonomi pasar adalah nilai yang diberikan di mana pelanggan mau membayarnya, dan harus lebih tinggi dari biaya untuk memproduksi satu unit produk atau jasa yang memberikan nilai tersebut.

Komponen Efisiensi

Jadi efisiensi adalah fungsi nilai dan produktivitas.

Contoh sederhana dari pernyataan-pernyataan diatas adalah: Mobil Jaguar… dulu pelanggan rela membayar mahal untuk prestige Jaguar yang sekitar Rp. 3 milyard. Karena produktivitas yang rendah, maka perusahaan tersebut tidak lagi efisien, sehingga biaya untuk mendesain, membuat dan mendistribusikan mobil-mobil tersebut lebih tinggi daripada harga yang rela dibayarkan oleh pasar.

Selama ratusan tahun, manusia mempunyai kecenderungan memperluas wilayah kekuasannya, contohnya Adolf Hitler pada PD II merebut tanah di Timur dan memperbudak penduduk setempat, sehingga ia dapat mengamankan jalan ke minyak Laut Hitam dan tanah yang subur, dan mendapatkan Ruang Hidup (Lebensraum).

Situasinya sedikit banyak sama dengan Kaisar Hirohito di Jepang. Penaklukan Manchuria dan ekspansi ke Asia Tenggara sebelum dan selama Perang Dunia II didorong oleh keinginan untuk mengontrol sumber daya alam dan memenangkan ruang dan keberhasilan bagi bangsa Jepang.

Orientasi kinerja dan benchmarking

Dalam kedua kasus ini strategi menaklukkan gagal, seperti juga yang sering terjadi di perusahaan-perusahaan korporasi yang hanya mencari keberhasilan melalui pergeseran struktural seperti ambil alih (take overs) dan penggabungan (mergers). Setelah itu, mereka menyadari bahwa melalui inovasi dan imitasi (peniruan), mereka behasil menunjukkan kemampuan yang mengagumkan untuk tumbuh secara terorganisasi. Jepang, khususnya, telah dengan susah payah belajar dari negara lain untuk membangun keberhasilan dengan dasar baru bagi perilaku yang sukses.

Jepang dan Jerman akhirnya menyadari bahwa bekerja keras untuk tumbuh alami dengan orientasi kinerja sebagai suatu strategi jangka panjang, lebih unggul daripada menggunakan pasukan atau kekuatan uang.

Jepang, khususnya, telah mendapatkan keberhasilan yang luar biasa sejak PD II dengan mempelajari produk, proses, dan standar mutu bangsa lain, dan kemudian memperbaiki kinerjanya. Jepang hampir tidak mempunyai sumber daya alam, namun berhasil mencapai standar hidup tertinggi di dunia.

Sebaliknya Rusia penuh dengan sumber daya alam, minyak, berlian, emas, uranium, hutan dan tanah yang subur, namun mereka dalam kesulitan, tidak mampu mencukupi kebutuhan penduduknya.

Jerman Barat juga merupakan salah satu bangsa yang paling berhasil di dunia. Dengan mengkonsentrasikan diri pada pertumbuhan terencana (organic growth), dan penciptaan (creation) dinsmika nasional, Jerman telah memperoleh keberhasilan yang mencolok.

Orang-orang yang berorientasi kinerja adalah mereka yang mendahulukan kepentingan usaha terlebih dahulu dan mengukur keberhasilan pribadi dengan ukuran kepentingan usaha tersebut.

Menurut David Mac Lelland ada tiga sistem motif sosial: 1. Orientasi kekuasaan (power orientation). 2. Orientasi hubungan (relation orientation). 3. Orientasi kinerja (performance orientation)

1. Orientasi kekuasaan, melatih dan mempengaruhi orang disekitarnya melalui hadiah dan tekanan.

2. Orientasi hubungan, mempunyai hubungan yang baik dengan orang-orang disekitarnya, disukai dan memenuhi permintaan orang lain.

3. Orientasi kinerja bertujuan untuk menjadi yang terbaik, mendapatkan hasil dan memperoleh keberhasilan melalui efisiensi.

Benchmarking dan Perubahan Budaya

Saat ini seluruh dunia bergerak ke arah orientasi kinerja.

Contoh perusahaan yang berorientasi kekuasaan untuk memperoleh keberhasilan jangka panjang adalah General Motor. Ross Perot sebagai pimpinan tahun 80’an mengambil alih Hughes Aerospace, namun kehilangan pangsa pasar dalam bisnis utamanya, yaitu mobil.

Di akhir tahun 1992, John Smale ex Direktur Procter & Gamble, telah menggantikan pimpinan puncak dan memulai revolusi dalam General Motor.

Benchmarking sangat tergantung kepada : Kualitas, Produktivitas, dan Waktu.

Kualitas adalah salah satu komponen dari nilai yang dirasakan konsumen, termasuk juga harga atau pengorbanan sumber daya pelanggan yang harus dibayar untuk memperoleh barang atau jasa.

Produktivitas adalah kemampuan memproduksi sejumlah volume tertentu dengan masukan sumber daya yang minimum.

Waktu, merupakan suatu unit yang sangat penting dalam menyatakan produktivitas dan kualitas sebagai faktor pengukur.

Aspek dan Kategori Benchmarking

Tiga kategori Benchmarking: 1. Benchmarking intern, berhubungan dengan

perbandingan yang dibuat dalam organisasi yang sama, misalnya dantara anak perusahaan, cabang-cabang, kelompok wirausaha dan lain-lain.

2. Benchmarking ekstern, membuat perbandingan dengan kegiatan yang sama di tempat lain, seperti dengan pesaing dan rekan di daerah lain.

3.Benchmarking fungsional, merupakan kategori yang paling menarik. Perbandingan antara fungsi dengan industri yang berlainan. Idenya adalah mencari keunggulan dimanapun dapat dijumpai.

Kategori Benchmarking

1. Orientasi Pelanggan, memuaskan pelanggan intern maupun ekstern.

2.Kepemimpinan, pribadi aktif, mempunyai komitmennyata, menciptakan budaya yang mengutamakan pelanggan dulu.

3. Partisipasi Kesatuan, mensyaratkan partisipasi dari setiap karyawan.

4. Ketrampilan, agar maju, ketrampilan setiap anggota harus dikembangkan searah.

5. Pandangan jangka panjang, profitabilitas lebih terjamin jika sasaran perusahaan jangka panjang.

6. Tanggung jawab sosial, tunduk pada aturan dan hukum yang berlaku dab berusaha terus menerus untuk bekerja lebih baik.

Kriteria Dasar Kualitas

7. Orientasi proses, kegiatan organisasi dibagi lagi menjadi subproses, harus diidentifikasikan dan memebentuk dasar tanggung jawab dan otoritas.

8. Langkah preventif, metode pencegahan. 9. Peningkatan terus menerus, untuk menjaga profitabilitas

maksimum. 10. Belajar dari pihak lain, membandingkan diri dengan

organisasi lain tanpa peduli dalam industri apa organisasi tersebut berada.

11. Reaksi yang lebih cepat 12. Kebijakan berdasarkan Fakta, setiap anggota harus

diyakinkan oleh kesempatan untuk melangkah dan menganalisa fakta-fakta yang mempengaruhi kepuasan pelanggan dan produktivitas.

13. Kerjasama, merupakan masalah kunci dalam keberhasilan organisasi, yang melibatkan pelanggan, pekerja, pemasok, pemilik perusahaan dan masyarakat.

Kriteria Dasar Kualitas