bee manual book

USER GUIDE BEE ACCOUNTING v1.8

USER GUIDEBEE ACCOUNTING v1.8BITS Software 2010

2-1

BAB 1 - SISTEM

1SISTEMBab 1 menjelaskan mengenai utility yang berada pada menu sistem yang sebagian besar berhubungan dengan sistem setting program Bee Accounting v1.8

2

BAB 1 - SISTEM

Global RefreshGlobal Refesh digunakan untuk me-reload / merefresh data ketika terjadi perubahan data. Global Refresh perlu dilakukan apabila terjadi perubahan data pada Pengaturan Sistem, Manajemen Pengguna, Perubahan Master, dll.

Cara AksesUntuk mengakses form global refresh di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Global Refresh

Contoh: : User Admin melakukan perubahan Harga Jual / memasukkan discount pada item yang dijual, maka pada user pengguna / kasir harus melakukan proses Global Refresh untuk mendapatkan data harga terbaru ketika melakukan proses Penjualan. Semakin banyak modul yang dipilih untuk dilakukan refresh, maka semakin lama pula proses Loading Refresh.

3

BAB 1 - SISTEMDigunakan untuk memilih semua modul yang akan dilakukan proses Refresh. Digunakan untuk proses Refresh modul yang dipilih / dicentang. Digunakan untuk me-Refresh semua modul yang terdapat pada Form Global

Refresh.

Cetak BarcodePrint barcode berfungsi untuk mempermudah melakukan transaksi penjualan pada Penjualan Kasir (POS) untuk melakukan Scan Barcode. Secara default, item yang berasal dari vendor besar yang menggunakan barang jadi (Produk Makanan, Detergen dll) telah memiliki Kode Barcode sendiri. Namun untuk barang jadi milik Home Industri biasanya memiliki Kode Item sendiri. Print Barcode digunakan untuk mencetak label harga jual item pada Rak (per Item). Print barcode ini sebagian besar digunakan untuk print label harga pada Rak barang yang ditempatkan pada Item yang dijual. Sedangkan untuk print label pada item digunakan untuk item yang tidak memiliki kode Barcode pada bungkusnya (belum terdaftar) sehingga mempermudah untuk proses Scan Barcode pada Kasir. Misalnya : Produk hasil Home Industri seperti Roti Bolu, Tempe Keripik, Jajanan dll.

Cara AksesUntuk mengakses form print barcode di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Print Barcode

4

BAB 1 - SISTEM

Proses Cetak Barcode1. Setting ukuran kertas yang akan digunakan untuk cetak Barcode pada tab "Setting" (point 5).

5

BAB 1 - SISTEM2. Tentukan Baris dan Kolom mulai yang digunakan untuk print Barcode / Label Rak. (point 1) 3. Pilih settingan kertas sesuai dengan kebutuhan yang telah dibuat. 4. Untuk print Label Rak, pada tab Print klik "Label Rak" pada kolom kiri bawah. (point 3)o

Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan Single Item (Satu per Satu) Pilih item pada daftar item.

Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4) Tekan Panah bawah untuk menambahkan Item yang lain.o

Tekan F2 pada keyboard untuk memasukkan Multi Item. Filter Item yang akan dipilih

6

BAB 1 - SISTEM

Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4) 5. Untuk print Barcode Per Item, pada tab Print Klik "Barcode" pada kolom kiri bawah. (point 2).o

o

Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan Single Item (Satu per Satu) Filter Item yang akan dipilih Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4) Tekan Panah bawah untuk menambahkan Item yang lain. Tekan F2 pada keyboard untuk memasukkan Multi Item Filter Item yang akan dipilih Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4)

6. Klik Preview untuk melihat hasil atau klik Print untuk mencetak hasil

7

BAB 1 - SISTEM

Pengaturan SistemPengaturan Sistem digunakan untuk melakukan setting default yang digunakan pada proses yang ada pada sistem ini. Sebagai contoh adalah pengaturan sistem default untuk penggunaan gudang dalam Penjualan, Pembelian, Return, default penggunaan Produk ID

(PID), Produk ID selalu menggunakan Qty 1, Stock tidak boleh minus dll.

Penggunaan pada setting dapat di filter berdasarkan pilihan Modul yang telah tersedia.

Cara AksesUntuk mengakses form pengaturan sistem di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Pengaturan Sistem

8

BAB 1 - SISTEM

Pengaturan LokalPengaturan lokal digunakan untuk melakukan setting program pada komputer lokal dan tidak berpengaruh pada komputer Client yang lain atau server. Contoh penggunaan Pengaturan Lokal adalah setting default printer yang digunakan, Skin tampilan, gambar background, serta setting default Kasir untuk modul Penjualan POS (Point Of Sale)

Cara AksesUntuk mengakses form pengaturan lokal di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Pengaturan Lokal

Terdapat 3 tab pengaturan dalam Pengaturan Lokal, yaitu :

Tab Kasir Digunakan untuk menentukan default Kasir pengguna komputer.

9

BAB 1 - SISTEM

o

o

Kasir Adalah default pengguna kasir pada Komputer tersebut sesuai dengan Master Kasir yang telah diisi. EDC Debit Card Digunakan untuk menentukan default penggunaan mesin EDC pada kasir Tersebut EDC Credit Card Digunakan untuk menentukan default penggunaan mesin EDC pada kasir Tersebut

o

Tab Printer Digunakan untuk menentukan default penggunaan printer pada Komputer. Jenis printer akan menyesuaikan dengan printer yang telah diinstall pada komputer tersebut.

10

BAB 1 - SISTEM

Tab Appearance Digunakan untuk mengatur tampilan pada program, dapat digunakan sebagai pengganti Skin program, memberi efek BackGround pada gambar.

Manajemen PenggunaManajemen Pengguna digunakan untuk memanajemen pengguna sistem ini, mulai dari user yang dapat login, merubah password, group yang diperbolehkan pada user tersebut, hak akses yang diberikan kepada user dll.

Cara AksesUntuk mengakses form manajemen pengguna di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Manajemen Pengguna

Penggunaan1. Tab User Digunakan untuk menambahkan data user sehingga dapat login ke dalam sistem.

11

BAB 1 - SISTEM

Dari tab ini juga dapat digunakan untuk reset password untuk user lain. Berikut cara mereset password user:o o

Pilih user yang akan diganti password pada list user. Klik ganti password

o o o o

Password Lama : Masukkan Password yang digunakan untuk login. Password Baru : Masukkan Password baru untuk user pengguna. Konfirmasi Password : Ulangi Password untuk konfirmasi perubahan Password. Klik "OK" untuk menyimpan.

12

BAB 1 - SISTEM2. Tab Group Digunakan untuk mengelompokan user pengguna. Misal Group "Inventory", maka ketika menambahkan user baru pada posisi Inventory, user administrator dapat mengelompokkan user tersebut ke Group "Inventory" pada Tab "Role".

3. Tab Role Digunakan untuk mengelompokkan user pengguna dengan group yang telah ada.

13

BAB 1 - SISTEM

Cara pengelompokan user : 1. 2. 3. 4. Klik pada User Pengguna yang akan dikelompokkan. Pilih Group List yang sebagai kelompok untuk User pengguna tersebut. Klik Add Role untuk memasukkan data Role. Save untuk menyimpan data.

4. Tab Privilege Berfungsi untuk melakukan pengaturan hak akses pada setiap group. Pengaturan meliputi menu yang dapat diakses, transaksi yang dapat diakses, lama hari untuk dapat melakukan transaksi tersebut.

Pilih Group yang di setting dengan Klik pada "User Group". Tentukan Menu yang diinginkan untuk hak pengaturan pada "Modul". Klik pada "Copy Privilege" untuk memasukkan data pada Group tersebut. Save setiap kali melakukan "Copy Privilege". Ketentuan :

14

BAB 1 - SISTEM

APR CHK DEL ENB NEW OPN PRN UNLOCK UPD VOI

APPROVEaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaaaaaa Hak akses untuk Check data Hak akses untuk delete transaksi Enable / Aktif untuk menu tersebut Hak akses untuk memasukkan data baru Hak akses untuk melakukan open data transaksi Hak akses untuk melakukan proses print data transaksi Hak akses untuk proses melakukan edit transaksi setelah Kunci Transaksi Hak akses untuk proses update / edit data transaksi Hak akses untuk proses menghapus data transaksi

Tab Combo Digunakan untuk memberikan hak akses Kas, Gudang, Cabang.

15

BAB 1 - SISTEM

Pilih User yang akan di setting Combo. Klik Pada tab yang diinginkan (Kas, Gudang, Cabang). Pilih Daftar ((Kas, Gudang, Cabang). Klik tombol untuk menambahkan dan tombol untuk menghapus.

Klik Save untuk menyimpan data combo.

PerusahaanPerusahaan digunakan untuk menginput data master perusahaan yang menggunakan sistem ini. Dari data perusahaan meliputi data Nama Perusahaan, Alamat, Nomor Telepon, N.P.W.P dll

Cara AksesUntuk mengakses form pengaturan sistem di BEE, pilih pada MenuBar Sistem -> Perusahaan

PenggunaanTerdapat 2 Tab master data perusahaan dalam form Tab Info

16

BAB 1 - SISTEM

Nama Adalah nama Perusahaan yang menggunakan sistem ini Alamat Adalah alamat dari Perusahaan tersebut Kode Pos Diisikan dengan Kode Pos dari letak Perusahaan tersebut Kota Diisikan dengan kota Perusahaan sesuai dengan Master Kota yang telah dimasukkan. Propinsi Diisikan dengan propinsi Perusahaan sesuai dengan Master Propinsi yang telah dimasukkan. Phone Diisikan dengan nomor Telephone Perusahaan tersebut Fax Diisikan dengan nomor Fax Perusahaan tersebut

17

BAB 1 - SISTEMTab Setting

Mata Uang Digunakan sebagai default maya uang pada transaksi yang ada. Tanggal Mulai Adalah tanggal berdirinya perusahaan tersebut. Tahun Fiscal Adalah tahun terdaftarnya Perusahaan tersebut pada Dirjen pajak. Prefix No. Seri Pajak Adalah nomor awal yang digunanakan untuk penomeran faktur pajak Penjualan N.P.W.P Diisikan dengan Nomor Pokok Wajib Pajak.

18

BAB 1 - SISTEMP.K.P Diisikan dengan Nomor Pengukuhan Pajak Perusahaan tersebut. Tanggal P.K.P Diisikan dengan tanggal dikukuhkannya P.K.P Perusahaan tersebut.

Setting AkunForm Setting Akun ini berfungsi untuk mengatur modul yang berhubungan dengan proses Akuntansi. Modul - modul tersebut harus disetting terlebih dahulu ke akun yang sesuai (Nama akun dapat dilihat pada Daftar Akun) agar proses transaksi yang dilakukan terintegrasi dengan sistem Akuntansi pada program. Dengan sistem ini transaksi - transaksi yang diproses, secara otomatis akan membentuk Jurnal Umum dan memposting nilai nominalnya ke Buku Besar sesuai dengan akun yang sudah ditentukan.

Cara AksesUntuk melakukan setting akun di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Setting Akun

PenggunaanPengaturan Setting Akun pada program ini dibagi menjadi 4 (empat) Tab yaitu :

19

BAB 1 - SISTEMTab Pengaturan General/Item

Saldo Awal : Historical Balancing Saldo awal disetting ke akun Historical Balance dimaksudkan ketika pada awal pembukaan rekening, nilai saldo awal suatu akun yang diinput melalui set saldo awal akun, akun kebalikannya akan dialokasikan ke akun historical balance. Contoh kasus : Penginputan saldo awal kas senilai Rp 100.000.000,- untuk periode 1 Januari 2010 maka terjadi pada jurnal adalah : Kas 100.000.000 Historical Balance 100.000.000

20

BAB 1 - SISTEMPada program awal Setting Akun ini sudah terisi berdasarkan Default program, namun apabila default pengaturan setting akun ini idak sesuai dengan kebutuhan user maka user dapat melakukan perubahan setting.Laba Ditahan : Laba Ditahan Laba Ditahan disetting ke akun Laba Ditahan dimaksudkan ketika proses Tutup Buku Tahun pada saat pemindahbukuan dari Laba Tahun Berjalan ke Laba Ditahan, secara otomatis akan terposting pula akun Laba ditahan pada sistem akuntansi pada program. Laba Tahun Berjalan : Laba Tahun Berjalan Laba Tahun Berjalan disetting ke akun Laba Tahun Berjalan dimaksudkan ketika proses penghitungan Laba Rugi, Laba/Rugi yang terjadi akan terposting pada akun Laba Tahun Berjalan. Open CBG : Open CBG Open CBG disetting ke akun Open CBG dimaksudkan ketika proses pembayaran atau penerimaan kas via Cek atau Bilyet Giro (BG) sebelum dicairkan ke kas/bank tujuan maka untuk sementara akan dialokasikan ke akun Open CBG (akun penampung) dan apabila Cek/BG telah dicairkan maka secara otomatis akan terposting ke akun kas/bank tujuan. Unreconciled Bank : Unreconciled Bank Unreconciled Bank disetting ke akun Unreconciled Bank dimaksudkan ketika menu Autoreconcile tidak dicentang nominal yang terinput tidak langsung terposting ke akun Kas utama sebelum user melakukan proses Rekonsiliasi Bank namun akan untuk sementara akan dialokasikan ke akun Unreconciled Bank. Hist. Balance : Historical Balancing Historical Balance disetting ke akun Historical Balancing dimaksudkan historical balancing. Ikhtisar Laba Rugi : Ikhtisar Laba Rugi Inventory : Persediaan Barang Dagang Inventory disetting ke akun Persediaan Barang Dagang dimaksudkan pada saat penggunaan modul - modul yang berhubungan dengan Inventory secara otomatis akan mempengaruhi jumlah pada akun Persediaan Barang Dagang.(Contoh : transaksi Pembelian, Penjualan, Mutasi Stok). HPP : Harga Pokok Penjualan Penjualan : Penjualan Retur Beli : Persediaan Barang Dagang Retur Jual : Retur Penjualan WIP Inventory : Persediaan Barang Setengah Jadi Jasa : Biaya lain - lain

21

BAB 1 - SISTEM

Tab Pembelian/Hutang :

22

BAB 1 - SISTEM

Tab Penjualan/Piutang

23

BAB 1 - SISTEM

Tab Adjustment

24

BAB 1 - SISTEM

Nomor TransaksiNomor Transaksi digunakan untuk menentukan default penomeran transaksi secara otomatis.

Cara AksesUntuk mengakses form nomer transaksi di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Nomer Transaksi

PenggunaanPada form ini terdapat field - field yang digunakan yaitu : No Adalah nama table yang digunakan dalam penomeran.

Kode Awal Adalah kode awal sebelum penomeran. Misal : BL ==> BL00100001

25

BAB 1 - SISTEMKode Site Adalah kode yang digunakan dan akan keluar nomor transksi pada digit setelah Kode Awal, Kode Periode Adalah kode yang digunakan untuk memberikan kode periode transaksi itu dilakukan. Nomor Akhir Menunjukkan batas akhir dari penomoran transaksi yang digunakan. Nomor Awal Menunjukkan batas awal dari penomoran transaksi yang digunakan. Nomor Saat Ini Adalah nomor yang digunakan pada transaksi yang berjalan saat ini. Panjang Digit Adalah panjang digit dari Penomeran tersebut.

Catatan: Apabila nomor transaksi sudah mencapai batas akhir penomoran maka secara otomatis nomor transaksi akan kembali ke batas awal penomoran.Berikut kode yang sudah ada pada program :

26

BAB 1 - SISTEMNo................. BARCODE BNS BP BPA BPLOG CASHA CBG CONS CSTR DELI DEO FCN ITEM JURNAL MFG PAY PER PO POSSES PRCV PREQ PRET PURC RCV SADJ SALE SO SRET STOCKA STTR TAXSALENO Keterangan............................................................... Penomeran Pada Barcode Penomeran Pada Bonus Penomeran Pada Master Bussines Partner Penomeran Pada Proses Aktifitas B.P Penomeran Pada proses CRM Penomeran Pada Penyesuaian Kas Penomeran Pada Cek / Bank Giro Penomeran Pada Transaksi Konsinyasi Penomeran Pada Mutasi Stock Penomeran Pada Transaksi Pengiriman Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pengiriman Penomeran Pada Transaksi Nota Potonh Penomeran Pada Master Item Penomeran Pada Akuntansi Jurnal Umum Penomeran Pada Transaksi Produksi Penomeran Pada Transaksi Pembayaran Penomeran Pada Transaksi Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pembelian Penomeran Pada Transaksi Setor Kasir Penomeran Pada Transaksi Penerimaan Pembelian Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pembelian Penomeran Pada Transaksi Return Pembelian Penomeran Pada Transaksi Pembelian Penomeran Pada Transaksi Penerimaan Pembayaran Penomeran Pada Transaksi Penyesuaian Stock Penomeran Pada Transaksi Penjualan Penomeran Pada Transaksi Permintaan Penjualan Penomeran Pada Transaksi Return Penjualan Penomeran Pada Transaksi Penyesuaian Kas Penomeran Pada Transaksi Mutasi Stock Penomeran Pada Transaksi Penjualan Pajak

27

BAB 1 - SISTEM

Riwayat Aktivitas PenggunaMerupakan log / history pemakaian user dalam periode yang telah ditentukan. User pun dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Cara AksesUntuk mengakses form riwayat aktivitas pengguna di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Riwayat Aktivitas Pengguna

Created Date Adalah tanggal pembuatan transaksi Update Date Adalah tanggal perubahan transaksi

28

BAB 1 - SISTEM

Desain LaporanBerfungsi untuk melakukan pengaturan pada kertas sebagai print out transaksi. Misal print Out Struk Penjualan, Pengiriman, Order Penjualan dll. Dalam Desain laporan menggunakan sistem "Kembali". Penggunaan 1 Digit, harus di kembalikan dengan 1 Digit.

Cara AksesUntuk mengakses form desain laporan di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Desain laporan Secara default program telah terdapat Desain Laporan yang digunakan sebuah perusahaan. Sehingga pada menu Desain Laporan ini user dapat mengubah / edit desainnya sesuai dengan kebutuhan. Tab Page Setup Berfungsi untuk mengatur setting halaman / kertas yang akan digunakan untuk print out. Misal untuk Print Invoice Penjualan, maka jenis kertas yang digunakan NCR.

29

BAB 1 - SISTEMTab Variabel Berfungsi untuk memberikan inisial pada sebuah kolom dalam suatu transaksi yang digunakan untuk proses print. Sehingga untuk print sebuah transaksi, dibutuhkan variable kolom yang digunakan untuk mengambil data yang tersimpan pada kolom tersebut.

Tab Parameter Berfungsi untuk menambah suatu fungsi dalam desain layout yang dibuat. Contoh : Fungsi Sum,

30

BAB 1 - SISTEM

Tab Desain Layout Digunakan untuk mendesain Layout dari suatu template printout transaksi.

31

BAB 1 - SISTEM

Kunci TransaksiSistem BeeAccounting memberikan fasilitas kepada user untuk melakukan Securitas data secara Fleksibel. Selain pada menu Manajemen Pengguna user dapat mengatur sekuritas data dari form Kunci Transaksi ini.

Cara AksesUntuk mengakses form kunci transaksi di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Kunci Transaksi

Ilustrasi dari Form ini : Form ini merupakan sebuah Gudang yang berisi data - data Pembelian, Penjualan, Stock, Hutang, Piutang, PO dll. Pada suatu kasus user menentukan bahwa Perubahan data hanya boleh dilakukan selama satu bulan, maka Kapasitas dari Gudang hanya sampai satu bulan ketikan. Setelah melewati batas satu bulan maka Gudang ini sudah tidak dapat digunakan kembali karena Gudang tersebut telah digunakan untuk pengisian bulan berikutnya.

Penggunaan32

BAB 1 - SISTEMTipe Setiap Kode pada transaksi yang ada pada BEE. Contoh : SALE berarti Kode untuk Transaksi Penjualan, RCV berarti Kode untuk Transaksi Penerimaan Pembayaran, dll. Keterangan Merupakan Keterangan dari Kolom Tipe Batas Tanggal Penguncian Diisi dengan batas tanggal dimana Transaksi akan dikunci. Dari contoh gambar diatas dapat dilihat beberapa Transaksi dengan Kolom batas tanggal Pengunciannuya terisi : Untuk transaksi dengan tanggal Kunci sudah terisi berarti Transaksi yang bersangkutan telah terkunci sejak tanggal tersebut. Setelah tanggal ini User dengan Hak Akses apapun tidak dapat mengubah, menambah ataupun mengurangi transaksi sebelum tanggal penguncian tersebut. Untuk transaksi yang tanggal Kuncinya belum terisi maka user tetap dapat melakukan perubahan data pada transaksi tersebut. Note:

Kunci Transaksi ini HARUS dilakukan secara MANUAL karena Sistem tidak dapat mengotomatiskan Penguncian.

Backup DataMerupakan fasilitas dari BEE untuk melakukan backup data secara manual. Backup akan tersimpan menjadi file binary yang ber-Extensi .bits

Cara AksesUntuk mengakses form backup data di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Backup Data

33

BAB 1 - SISTEM

Proses Backup DataKlik Browse untuk menentukan letak file yang akan disimpan. Klik tombol "Backup" dan biarkan proses berjalan. Jika Backup berhasil, maka akan muncul pesan "Backup, OK !".

34

BAB 1 - SISTEM

Restore DataMerupakan fasilitas dari BEE untuk melakukan restore data atau mengimport data secara manual. Data yang dapat import harus ber-Extensi .bits

Cara AksesUntuk mengakses form restore data di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Restore Data

35

BAB 1 - SISTEM

Proses Backup DataKlik Browse untuk menentukan letak file yang akan diimport ke dalam program. Klik tombol "Restore" dan biarkan proses berjalan. Jika Backup berhasil, maka akan muncul pesan "Restore, OK !".

36

BAB 1 - SISTEM

Query LainPengertian dari Query adalah kemampuan untuk menampilkan suatu data dari suatu data base yang diambil dari tabel - tabel yang ada pada database tersebut. Query lain - lain adalah fasilitas yang diberikan program untuk melihat data yang tersimpan pada data base dengan menggunakan Query.

Cara AksesUntuk mengakses form query di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Query

Penggunaan37

BAB 1 - SISTEMMisal untuk melihat data Kode Item, Barcode, Nama Item, Satuan1, Satuan2 dan Satuan3 . Contoh :

User ingin melihat data dari : SELECT itemid,barcode, itemdesc,unit1,unit2,conv2,unit3,conv3 FROM item

Untuk menyimpan file tersebut dalam format Excel, klik "Save Excel". Maka akan keluar permintaan untuk memberikan nama pada file tersebut

Masukkan Nama file yang akan disimpan, lalu akan muncul pesan bahwa penyimpanan berhasil.

38

BAB 1 - SISTEM

File tersebut akan tersimpan pada : Linux Folder QUERY yang terdapat pada /home/user//excel/QUERY/ Windows C:\Program Files\Bee\excel\QUERY

Ganti PasswordMerupakan fasilitas untuk mengubah password user yang telah melakukan login pada program. Password dapat diganti berkali - kali tanpa ada batasan, dan dapat berupa campuran huruf dan angka. Diharapkan mengganti Password secara periodik Per Minggu / Bulan untuk keamanan jika terdapat banyak user pengguna.

Cara AksesUntuk mengakses form Ganti Password di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Ganti Password

39

BAB 1 - SISTEM

Cara Ganti PasswordMasukkan Password lama (Password ketika login program). Masukkan Password baru pada "Password Baru". Ulangi untuk memasukkan Password pada "Konfirmasi Password". Kemudian "OK"

40

BAB 2 - MASTER DATA

2MASTER DATABab 3 menjelaskan mengenai data data master dan cara pengisian data data ke dalam master berdasarkan urutannya.

41

BAB 2 - MASTER DATA

Mitra BisnisMaster Mitra Bisnis merupakan Master Untuk Menyimpan data - data Perusahaan / Perorangan yang berhubungan dengan Perusahaan kita Seperti Data Customer, Data Supplier, Data Partner / Referer dll. Salah satu Kelebihan Mitra Bisnis ini adalah Jika anda mempunya Mitra Kerja yang terkadang Menjadi Customer tetapi terkadang Anda juga membeli bahan darinya, Anda tidak perlu membuat dua data Master, jadi Hanya membuat satu Data saja dengan Tipe Mitra Bisnis sebagai Customer dan Supplier.

Cara AksesUntuk memasukkan data master Mitra Bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Mitra Bisnis

PenggunaanKode Mitra Bisnis Diisi Kode Mitra Bisnis. Secara Otomatis Sistem sudah mengisinya dengan isian "AUTO", Ini berarti Kode Mitra Bisnis secara Otomatis akan di generatekan dari Sistem BeeAccounting. Tetapi anda bisa menggantinya sendiri dengan Kode Standar Perusahaan anda. Ganti isian AUTO dengan Kode Standar Perusahaan Anda. Tips : Jika anda membuat Kode Sendiri lebih baik Menggunakan Inisial / Singkatan dari nama Mitran Bisnis tersebut. Gunakan Gabungan antara huruf dan Angka. Pada Master Mitra Bisnis Ini Terdapat 6 Tab :

42

BAB 2 - MASTER DATA

1. Tab Profil

Nama Diisi dengan Nama Mitra Bisnis. Industri Pilih Jenis Industri dari Mitra Bisnis anda. Secara Default Sistem sudah menyediakan 10 jenis Industri, Jika ingin menambah / Mengubah / Menghapus Akses langsung Master Industrinya . Status Anda Bisa memanfaatkan Field ini untuk mengelompokan Mitra Bisnis Berdasarkan Ketentuan yang anda buat sendiri. Misalkan mengelompokan Customer Berdasarkan Proses Pembayaran Piutang : Mudah Bayar hutag, Sedang, Susah Bayar Hutang, Black List dll. Ketrangan Silahkan isi keterangan yang terkait dengan Mitra Bisnis tersebut. Misalkan dapat info perusahaan kita dari mana Tipe Partner Field Ini harus di Isi ! Tipe ini sangat menentukan Mitra Bisnis anda sebagai

43

BAB 2 - MASTER DATACustomer atau Supplier atau yang lain.

Cara Mengisi :Pilih ComboBox yang tepat ada di bawah Kotak Tipe Partner Misalkan Supplier. Klik Tombol disebelah Kanan ComboBox. Pada Field Tipe Partner akan bertambah 1 Row.

Cara Menghapus :Pilih Data pada Field Tipe Partner. Klik Tombol disebelah Kanan ComboBox. Pada Field Tipe Partner akan Hilang 1 Row. Group Partner Anda Bisa Memanfaatkan Field Ini Untuk mengelompokkan Mitra Bisnis berdasarkan Kriteria Yang anda tentukan sendiri. Misalkan Mengelompokan Customer Berdasarkan Jumlah Pengambilan barangnya : Partai Besar, Grosir, Retail dll. Jika ingin Menambah / Merubah / Menghapus Data Master Group langsung masuk pada Masternya. Level Harga Diisi level Harga yang akan digunakan Oleh Customer tersebut. Field ini akan Bermanfaat ketika anda melakukan Penjualan, Pada saat Memilih Customer tersebut maka secara Otomatis Harga Yang akan digunakan adalah harga Berdasarkan level Harga tersebut. Sales Diisi Sales yang menghandle Customer tersebut. Penagih Diisi Kolektor yang bertanggung jawab Untuk Customer Tersebut. Catatan : Pada tab Profile yang wajib diisi adalah Kode, Nama, dan Tipe Partner yang wajib diisi.

44

BAB 2 - MASTER DATA2. Tab Alamat

Diisi dengan data Alamat Mitra Bisnis. Pada Sistem BeeAccounting ini Support Multi Alamat sehingga anda tidak perlu pusing ketika Mitra Bisnis ada perubahan alamat atau Penambahan Alamat.

Cara Menambah Alamat :Klik New Kode Alamat (Disarankan Tidak Diganti) Setiap Alamat yang dimasukkan Harus mempunyai Kode masing - masing. Deskripsi Diisi informasi alamat tersebut, misalkan Kantor / Pabrik / Gudang dll. Alamat Diisi Alamat Mitra Bisnis. CheckBox Alamat Penagihan Jika Alamat yang anda masukan Sebagai Alamat Penagihan centang CheckBox ini. CheckBox Alamat Pengiriman Jika Alamat yang anda masukan Sebagai Alamat Pemgiriman centang CheckBox ini.

45

BAB 2 - MASTER DATAArea Diisi Area Customer, Jadi Alamat Customer Tersebuat Masuk Sebagai Area Mana. Tips : Pengisian Area berdasarkan Denah Operasi Pemasaran, misalkan Surabaya Barat, Timur, Malang Selatan dll. Kota Diisi Kota Alamat Mitra Bisnis. Telepon Diisi Nomor Telepon Mitra Bisnis. Tips : Agar lebih mudah membaca data Nomor Telepon Lebih baik jika Setiap 3 atau 4 digit Diberi Sparator. Fax Diisi Nomor Fax Mitra Bisnis. Tips : Agar lebih mudah membaca data Nomor Fax Lebih baik jika Setiap 3 atau 4 digit Diberi Sparator. Kode Pos Diisi Kode Pos untuk Alamat Yg Bersangkutan. Setelah terisi Check Pada Tabel yang telah ada.

Cara Menghapus Alamat:

Pada Tabel, Pilih Data Alamat Yang akan di Hapus Klik tombol Delete

46

BAB 2 - MASTER DATA1. Tab Kontak

Klik New Kode Kontak (Disarankan Tidak Diganti) Setiap Kontak yang dimasukkan Harus mempunyai Kode masing - masing. Nama Diisi nama Kontak, Pilih ComboBox Samping Kiri Field Nama di gunakan Untuk Sapaan, sehingga kita tidak sampai salah panggil orang. Seharusnya ibu di panggil bapak. Jabatan (Title) Diisi jabatan dari Kontak yang bersangkutan. Hal ini sangatlah bermanfaat ketika kita akan Menemui salah satu staff dari perusahaan Mitra Bisnis yang Besar dimana diperusahaan tersebut ada Staff yang namanya sama dengan orang yang ingin kita temui jadi kita tidak akan salah sambung. Alamat Diisi Alamat Kontak yang bersangkutan. HandPhone Diisi nomor HP Kontak yang bersangkutan.

47

BAB 2 - MASTER DATATelepon Diisi nomor Telepon Kontak yang bersangkutan. Email Diisi Alamat Email Kontak yang bersangkutan. Kota Diisi Kota Alamat Kontak yang bersangkutan. Kode Pos Diisi Kode Pos Kontak yang bersangkutan.

Cara Menghapus Data Kontak sama seperti menghapus data Alamat.

Tab Bank / Pajak

Diisi Data Bank dan Pajak Mitra Bisnis. Informasi ini sangat Bermanfaat ketika kita akan melakukan Pembayaran Hutang atau Apapun yang membutuhkan Informasi Rekening Bank Mitra Bisnis. Dan Ketika kita harus Membuatkan Faktur Pajak untuk Customer. Bank Diisi Nama Bank yang digunakan Mitra Bisnis.

48

BAB 2 - MASTER DATANo. Rekening Bank Diisi Nomor Rekening daring Bank Tersebut. Atas Nama Diisi Atas Nama Pemilik Rekening tersebut. N.P.W.P Diisi Nomor Pokok Wajib Pajak Mitra Bisnis. P.K.P Diisi Nomor Pengusaha Kena Pajak. Tanggal PKP Diisi tanggal Pengukuhan PKP. Tab Hutang / Piutang

Currency Digunakan Untuk Menentukan Currency yang dipakai oleh Mitra Bisnis. Pilih Currency yang anda inginkan pada ComboBox, Jika Currency yang anda pilih digunakan sebagai Default currency Untuk Mitra Bisnis tersebut maka anda Harus Mencentang Default yang adan di samping ComboBox Currency. Blok Pembelian

49

BAB 2 - MASTER DATATermin Digunakan Untuk Setting Default Termin pada saat Pembelian ke Mitra Bisnis tersebut. Tempo Diisi Default Lama Jatuh Tempo Nota Pembelian. Blok Hutang Batas Hutang Digunakan untuk Seting Limit Jumlah Hutang Berdasarkan Jumlah Rupiahnya. Cara Seting : Klik Tombol Jika Text Fieldnya Berisi angaka "-1(minus satu)" dan Berwarna Hijau maka Hutang Unlimited. Jadi sampai berapapun hutangnya di perbolehkan oleh Sistem Jika Text Fieldnya Berisi angaka "0(Nol)" dan Berwarna Merah maka sistem tidak akan mengijikan Generate Hutang. Jadi setiap pembelian harus Cash Jika Text Fieldnya Berisi angaka "1(Satu)" dan TextFilednya Bisa maka itu berarti user harus Mengisinya Dengan Limit diisi yang Ditentukan Sendiri. Seperti pada gambar diatas menunjukan bahwa maksimal Hutang ditentukan 15.000.000 Batas Frekuensi Digunakan untuk Seting Limit Jumlah Hutang berdasarkan Banyak Nota Credit / Nota yang masih Menggantung. Cara Seting Sama Dengan Seting Batas

Hutang

Acount Untuk Hutang, secara Umum Akun diarahkan pada Akun Hutang Usaha. Pada Sistem BeeAccounting ini anda juga Bisa Mengarahkan Akun ini ke Akun lain Tetapi Akun tersebut Harus Setara dengan Akun Hutang Usaha. Misalkan : Anda mempunyai Supplier Utama, diamana 95% Barang yang anda jual itu di supplai olehnya. Karena sebagian Besar Hutang Usaha Anda mengarah pada supplier tersebut Kemudian anda ingin memecah Akun Hutang Khusus Supplier tersebut, jadi anda membuatkan Akun Hutang Khusus untuk Supplier tersebut. Setelah itu anda tinggal mengarahkannya pada Akun Khusus tersebut Klik Picker Account Pilih Akun Yang Ingin diarahkan ke Hutang Mitra Bisnis tersebut

50

BAB 2 - MASTER DATABalance Secara Otomatis akan Terisi Saldo Hutang Mitra Bisnis yang bersangkutan Ketika ada Pembelian yang bertipe Kredit. Dan secara Otomatis akan Berkurang juga ketika ada Pembayaran Hutang kepada Mitra Bisnis tersebut Blok Penjualan Pada dasarnya Penjelasan sama dengan Blok Pembelian. Perbedaan hanya pada : Pembelian diganti Penjualan

Blok Piutang Pada dasarnya Penjelasan dan cara Seting sama dengan Batas Hutang.Perbedaan hanya pada : Hutang diganti Piutang Catatan : Pada Tab Hutang / Piutang ini yang Wajib diisi adalah Currency

dan Akun

Tab Photo

Diisi photo / Logo Mitra Bisnis

51

BAB 2 - MASTER DATACatatan : Pada data Mitra Bisnis ini sebagian Besar adalah Optional hanya Pada Tab Profile dan Hutang / Piutang ada beberapa Field Yang wajib Diisi, Untuk Lebih jelas Field yang wajib diisi silahkan lihat catatam di tab masing - masing. Tetapi Jika anda mengisinya dengan Lengkap akan sangat bermanfaat untuk informasi tentang Mitra Bisnis anda.

Cari Mitra BisnisCari Mitra Bisnis digunakan untuk mencari data Mitra Bisnis yang telah tersimpan, sehingga mempermudah untuk melakukan edit Master Bisnis, Short Cut ke SO, Penjualan, Terima Pembayaran Piutang untuk Customer dan PO, Pembelian, Pembayaran Hutang untuk Vendor.

Cara AksesUntuk mencari data Mitra Bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Cari Mitra Bisnis

52

BAB 2 - MASTER DATA

PenggunaanMasukkan kata kunci untuk mencari data Mitra Bisnis Bisa dimasukkan data berdasarkan Nama Mitra Bisnis, Alamat, Kota, Contact Person. Klik Cari Untuk melakukan edit master Mitra Bisnis, silahkan klik pada tombol master.

Transaksi Tombol transaksi akan menjadi aktif sesuai dengan tipe dari Mitra Bisnis, jika Mitra Bisnis berupa Customer, maka tombol yang aktif adalah Order Penjualan (SO), Penjualan, Piutang. Untuk Mitra Bisnis dengan tipe Vendor, maka tombol yang aktif adalah Order Pembelian (PO), Pembelian, Pembayaran Hutang. Detail

Adalah data detail mengenai dengan Mitra Bisnis setelah di klik.

53

BAB 2 - MASTER DATAAlamat Adalah data alamat pada dari Mitra Bisnis Tersebut. Kontak Adalah kontak Person dari Mitra Bisnis. Riwayat Adalah riwayat penggunaan dalam BP. LOG. Sehingga history aktifitas ke User tersebut akan dapat terlihat.

Tipe Mitra BisnisAdalah master yang digunakan untuk mengelompokkan data Mitra Bisnis yang berupa Customer, Vendor, Partner dll. Dari master ini akan digunakan untuk pengelompokan master Mitra Bisnis.

Cara AksesUntuk mengakses tipe mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Tipe Mitra Bisnis

Secara default telah diisikan sesuai dengan kebutuhan user, misal : Customer, Vendor, Partner. Master ini juga dapat ditambahkan oleh user sesuai dengan kebutuhan

PenggunaanKlik New

54

BAB 2 - MASTER DATAMasukkan Kode Tipe Mitra Bisnis Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Tipe Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan

ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Tipe Mitra Kerja, Tekan ENTER Klik Save

Status Mitra BisnisAdalah master yang dapat digunakan untuk filter pada master Mitra Bisnis berdasarkan kriteria kebutuhan perusahaan. Sehingg perusahaan dapat mengelompokkan pada Master Mitra Bisnis sesuai dengan kriteria, Misal untuk Customer yang sulit untuk membayar Piutang, maka pada status tambahkan"Sulit Bayar" atau sebagainya.

Cara AksesUntuk mengakses status mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Status Mitra Bisnis

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Status Mitra Bisnis

55

BAB 2 - MASTER DATAKode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Status Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan

ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Status Mitra Kerja, Tekan ENTER Klik Save

Grup Mitra BisnisGrup Mitra Bisnis adalah Master yang bisa digunakan untuk filter Master Mitra Bisnis berdasarkan kriteria kebutuhan perusahaan anda. Misalnya untuk pengelompokan dari level penjualan : Retail, Grosis, Partai Kecil dll.

Cara AksesUntuk mengakses grup mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Group Mitra Bisnis

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Group Mitra Bisnis

56

BAB 2 - MASTER DATAKode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Group Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Group Mitra Kerja, Tekan ENTER Klik Save

Industri Mitra BisnisIndustri adalah Master yang digunakan untuk pengelompokan Mitra Bisnis berdasarkan Tipe Industri. Biasanya fasilitas ini digunakan pada perusahaan yang bergerak pada bidang jasa yang memiliki berbagai macam Customer dengan laatr belakang Industri yang berbeda pula. Misalnya Perusahaan Jasa Pengiriman, memiliki berbagai macam customer yang bergerak pada bidang Distributor, IT, Elektronika dll.

Cara AksesUntuk mengakses industri mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Industri

57

BAB 2 - MASTER DATA

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Industri Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Industri, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Industri, Tekan ENTER Klik save

Jenis Alamat Kontak - AreaMaster Area digunakan untuk mengelompokan master Mitra Bisnis. Dari Master Mitra Bisnis yang memiliki Filter Area maka dapat diketahui laporan penjualan per area Customer.

Cara AksesUntuk menambahkan data area di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Area

58

BAB 2 - MASTER DATA

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Area Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Area, Tekan ENTER Klik save

Jenis Alamat Kontak - KotaMaster kota digunakan sebagai pengelompokan master BP, Pegawai dll yang ada hubungannnya dengan Kota.

Cara AksesUntuk menambahkan data kota di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Kota

59

BAB 2 - MASTER DATA

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Kota Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Kota, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Kota, Tekan ENTER Klik save

60

BAB 2 - MASTER DATA

Jenis Alamat Kontak - PropinsiMaster Propinsi digunakan sebagai pengelompokan master Mitra Bisnis.

Cara AksesUntuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Propinsi

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Propinsi Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Area, Tekan ENTER Klik save

61

BAB 2 - MASTER DATA

Jenis Alamat Kontak - JalanMaster Jalan adalah dokumen untuk menyimpan data nama jalan pada kota atau propinsi tertentu.

Cara AksesUntuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Jalan

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Propinsi Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL.

62

BAB 2 - MASTER DATA

Masukkan nama Jalan tersebut. Pilih Area dari jalan tersebut. Pilih pula Kota dari Jalan tersebut. Klik save

Jenis Alamat Kontak - SapaanSepintas kalau kita perhatikan Master ini tidak begitu penting. Tetapi data ini bisa sangat penting ketika Mitra Bisnis kita perusahaan yang besar dimana perusahaan tersebut mempunyai banyak karyawan, kemungkinan ada karyawan yang mempunyai nama sama tetapi Jenis kelamin yang berbeda misalkan bagian Akuntan bernama Ibu TINUS sedangkan bagian Logistic bernama Pak TINUS. Bayangkan kalau kita telp tetapi salah orang, oleh karena ini sapaan ini menjadi penting

Cara AksesUntuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Sapaan

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Status Mitra Bisnis

63

BAB 2 - MASTER DATAKode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Status Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan

ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Status Mitra Kerja, Tekan ENTER Klik Save

Laporan Daftar Mitra BisnisAdalah laporan untuk menampilkan data Mitra Bisnis sesuai dengan filter yang diinginkan.

Cara AksesUntuk mencetak daftar mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Laporan Mitra Bisnis --> Daftar Mitra Bisnis

64

BAB 2 - MASTER DATA

Laporan Label Bisnis PartnerDigunakan untuk mencetak label yang biasa digunakan untuk alamat pengiriman document, barang dll.

Cara AksesUntuk mencetak label mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Laporan Mitra Bisnis --> Label Mitra Bisnis

65

BAB 2 - MASTER DATA

66

BAB 2 - MASTER DATA

ItemMaster item adalah dokumen yang menyimpan data item - item barang pada perusahaan.

Cara AksesUntuk memasukkan item barang di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Item Pada Master item ada 7 Tab yang harus diisi : 2. Tab Spesifikasi

o

Kode Barang Secara default sistem akan mengisinya dengan isian "AUTO" ini berarti Kode Item yang nantinya akan anda gunakan secara Otomatis akan di Generate Oleh Sistem. Silahkan Ganti isian "AUTO" jika ingin membuatk Kode Item Sendiri Tips : Jika Anda Membuat Kode Item Sendiri lebih baik menggunakan Singkatan / Inisial dari Nama Barang tersebut, karena akan Mempermudah anda dikemudian hari. Jika Jumlah Item yang anda miliki sangat banyak hingga ribuan atau lebih Kami sarankan Menggunakan AUTO karena Anda tidak Perlu Pusing - pusing untuk mengingat Kode Terakhir yang anda buat dan jika item banyak kode akan lebih Rentan Double Sehinggan Sistem tidak akan bisa Menerimanya

67

BAB 2 - MASTER DATAo

Ganti Kode Digunakan Mengganti Kode Item Jika Data item sudah di Simpan. Jika Item yang anda Ganti sudah Digunakan untuk Transksi maka Anda Tidak akan bisa Menggantinya. Barcode Diisi dengan kode Barcode item tersebut. Karena kolom ini Optional, jadi silahkan di gunakan jika Kode Item dengan Kode Barcode ingin anda Bedakan mungkin karena kode barcode mengikuti dari pabrik. Nama Barang Diisi dengan Diskripsi atau Nama Item. Tips : Dalam membuat nama barang mohon Diperhatikan Urutan Penulisannya, karena akan memudahkan anda dalam pencarian item tersebut. Urutan Penulisan : contoh : Shp LifeBoy Merah 25ml (Shampo LifeBoy Merah 25ml), Sbn LifeBoy Cair Putih 500ml (Sabun LifeBoy Cair Putih 500ml) Grup Diisi dengan Jenis Item / Barang berdasarkan Master Grup Item yang telah di buat sebelumnya Jenis Diisi Jenis Item / Barang : Jasa, Barang Jadi, Paket dll. Secara Default Sistem akan mengisinya dengan Barang Jadi. Silahkan ganti sendiri Jenis item yang anda inginkan. Jika ingin menambahkan / Mengubah / Menghapus Jenis Itemnya silahkan masuk ke Master Tipe Item Merk Diisi dengan Merk Item. Untuk Menambah / Mengubah / Menghapus Merk masuk ke Master Merk Model Diisi dengan Model Item. Untuk Menambah / Mengubah / Menghapus Model masuk ke Master Model Part No Diisi dengan Nomor Part Item. Jika tidak membutuhkan Nomor Part tidak usah di isi Kwalitas Diisi dengan Kwalitas item anda. Misalkan Kwalitas A, B, C dll. Jika tidak membutuhkan tidak usah diisi Keterangan Diisi dengan keterangan yang terkait dengan Item tersebut. Product ID Centang CheckBox ini jika Item yang digunakan menggunakan Serial Number. Misalkan HP, Voucher dll. PID Unique Centang CheckBox ini jika Serial Number yang anda gunakan Tidak Boleh Double (Unique).

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

68


Aktif Menunjukkan bahwa Item tersebut masih aktif dan bisa di gunakan untuk transaksi pembelian, penjualan dll. Produksi Menunjukkan bahwa Item tersebut adalah item yang Dihasilkan dari Produksi internal Stock Menunjukkan bahwa Item tersebut Distock. Jika tidak Dicentang pada Stock Tidak akan Tampil misalkan Item Jasa Beli Menunjukkan bahwa Item tersebut Dibeli. Jika tidak Dicentang berarti pada saat Pembelian item tersebut tidak akan bisa dipilih Jual Menunjukkan bahwa Item tersebut Dijual. Jika tidak Dicentang berarti pada saat Penjualan item tersebut tidak akan bisa dipilih Aktif, Produksi, ada Exp.Date, Stock, Beli, Jual Akan secara Otomatis TerSet pada saat memilih Jenis Item. Tips : Jika anda ingin membuat Jenis lain Pilih Item lain -lain pada Combo Jenis. Silahkan Hilangkan Centangan yang Tidak Anda Butuhkan

o

o

o

o

o

3. Tab Satuan

69


Satuan-1 Diisi Satuan Satu / Satuan Terkecil. Secara Default Sistem sudah mengisinya dengan isian "PCS", silahkan Hapus dan Rubah jika menginginkan Satuan Lain. Filed Ini

Harus Diisi

o

Satuan-2 Diisi satuan Dua Harus merupakan satuan yang Lebih Besar dari satuan 1, Tidak Boleh Sama atau lebih kecil dari Satuan Satu Isi Diisi dengan Konversi isi dari Satuan Satu. Maksudnya adalah Satuan Dua Berapa Kalinya Satuan Satu. Misalkan : Satuan Dua adalah Box dimana isinya adalah 10 PCS Berarti Isi diisi 10 Satuan-3 Diisi satuan Tiga Harus merupakan satuan yang Lebih Besar dari satuan 2, Tidak Boleh Sama atau lebih kecil dari Satuan Dua Isi Diisi dengan Konversi isi dari Satuan Satu. Maksudnya adalah Satuan Tiga Berapa Kalinya Satuan Satu dan Nilainya Harus Lebih Besar dari Satuan Dua. Misalkan : Satuan Tiga adalah Crt dimana isinya adalah 10 Box hal itu berarti Satu Crt Berisi 100 PCS. Isi diisi 100 Satuan Pembelian Digunakan Untuk Seting Default Satuan Pembelian. Jika anda Seting Satuan BOX pada Field ini maka ketika melakukan transaksi Pembelian untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset BOX Satuan Penjualan Digunakan Untuk Seting Default Satuan Penjualan. Jika anda Seting Satuan PCS pada Field ini maka ketika melakukan transaksi Penjualan untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset PCS

o

o

o

70

BAB 2 - MASTER DATA4. Tab Pembelian

o

Pajak Pembelian Diisi dengan Pajak Pertambahan Nilai Pajak Penjualan Diisi dengan Pajak Pertambahan Nilai Supplier Utama Diisi dengan Supplier Utama untuk Item tersebut. Karena kebanyakan Supplier untuk satu Item tidak hanya satu tempat maka silahkan isi Field ini dengan Supplier yang anda paling sering membili ditempatnya atau Tidak Usah Diisi Kode barang Supplier Jika Kode item anda dengan kode item Supplier tidak sama dan anda perlu Record untuk Kode Item Supplier silahkan masukan pada Field ini. Lama Pemesanan Diisi waktu yang dibutuhkan Supplier untuk mengirim Item yang telah kita beli. Dengan data ini kita bisa Analisa kapan Kita Harus Order Sehingga Stock kita tidak sampai Kosong.

o

o

o

o

71

BAB 2 - MASTER DATA5. Tab Stock

Pada Tab ini Kita akan membuat Kartu Stock untuk Item - item yang di Stock, jadi untuk Item-item yang tidak di Stock seperti Jasa, Paket tidak perlu dibuatkan Kartu Stock. Kartu Stock ini Bisa dibuatkan Tiap Gudang karena satu item terkadang tidak hanya disimpan pada satu gudang sehingga membutuhkan Kartu Stock di gudang lain. Langkah -lagkah membuat Kartu Stock :o

Buat Kartu Stock Pada Blok ini ada 2 RadioButton Semua Gudang Pilihan ini berarti anda membuatkan Kartu Stock disemua Gudang untuk item tersebut Gudang Pilihan ini berarti anda membuat Kartu Stock Untuk Gudang tertentu. Setelah Klik Opsi Gudang, anda Harus memilih ComboBox Gudang. Jadi Item tersebut akan di buatkan Kartu Stock digudang mana.

o

Tombol Buat Kartu Stock Setelah Memilih Opsi pada RadioButton anda Harus Klik Tombol Buat Kartu Stock, kemudian lihat tabel dibawahnya jika sudah terisi maka Kartu Stock yang anda buat sudah berhasil Tombol Hapus Kartu Stock Digunakan untuk menghapus Kartu Stock yang terlanjur dibuat. Pilih Kartu Stock pada tabel, data yang mana yang ingin di hapus kemudian Klik Hapus

o

Kartu Stock

72


Tabel Gudang Menunjukan Kartu Stock yang dibuat pada Gudang mana. Lokasi Diisi Dengan Lokasi barang tersebut. Anda bisa isi Lokasi Raknya Stock Secara Otomatis akan terisi Nilai Stock di gudang yang bersangkutan PID Secara Otomatis akan terisi PID item tersebut HPP Secara Otomatis akan terisi HPP dari item tersebut pada gudang yang bersangkutan Min Diisi dengan standar Minimal Stock yang anda inginkan. Cara Seting : Arahkan Kursor pada kolom yang akan diset Minimal Stocknya >> Tekan Tombol "+" pada Keyboeard >> maka akan keluar Dialog Edit Qty, Isikan Minimal Stock >> OK Max Diisi dengan Standar Maximum Stock yang anda inginkan.Cara Seting : Arahkan Kursor pada kolom yang akan diset Maximum Stocknya >> Tekan Tombol "+" pada Keyboeard >> maka akan keluar Dialog Edit Qty, Isikan Maximum Stock >> OK ReOrder Diisi dengan Standar Qty Order yang anda inginkan. Filed ini Akan bermanfaat ketika Stock Habis dan Posisi Boss ada doluar Kota sehingga Pegawai bisa Order Item tersebutdengan Standar yang telah anda tentukan

o

Stock Control Min Sama dengan Kolom Min pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting Min Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang. Max Sama dengan Kolom Max pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting Max Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang. ReOrder Sama dengan Kolom ReOrder pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting ReOrder Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang. Contoh Manfaat Stock Control : Misalkan ada Promo dari Pihak Supplier Sehingga Semua Barang yang ada Digudang Didisplay di toko, secara Otomatis karena Stock Digudang habis berarti Masuk Batas Min

73

BAB 2 - MASTER DATAStock, Ketika kita melihat Stock untuk item tersebut pada gudang maka warna Stock Merah padahal barang sangat Banyak. Untuk mengatasi hal itu maka kita harus Set Stock Contol.

6. Tab Penjualan

Pada Tab ini kita akan Seting harga Jual pada setiap level Harga o Currency Pilih Currency yang ingin di set harga jualnya IDR atau USD ataukah yang laino

Tombol Level Harga Jika pada tabel masih kosong belum ada isinya maka Klik Tombol Level Harga Untuk Generate Level Harganya Tabel L.Harga Menunjukan Level Harga Yang ingin di Set. Ini akan bermanfaat ketika anda melakukan penjualan, pada saat anda memilih Customer dan memilih item tersebut maka secara Otomatis harga akan terisi berdasarkan Level Harga Customer tesebut Currency Menunjukan Currency Harga yang anda Set adalah untuk Currency apa Harga1 Diisi dengan harga perSatuan Satu

o

74

BAB 2 - MASTER DATADisc1 Diisi dengan Disc untuk Satuan Satu Harga2 Diisi dengan harga perSatuan Dua Disc2 Diisi dengan Disc untuk Satuan Dua Harga3 Diisi dengan harga perSatuan Tiga Disc3 Diisi dengan Disc untuk Satuan Tiga Harga Tgl Diisi tanggal harga diSet, Field ini berfungsi untuk pengingat bahwa harga Jual ini diSet tanggal berapa

7. Photo

Tab ini digunakan untuk memasukan Photo o Klik Tombol Browse Cari lokasi file Photoo

Show Picture Centang CheckBox ini untuk menampilkan Gambar

75


Menentukan Display Untuk menentukan Display gambar gunakan ComboBox yang ada di bawah Show Picture

8. Akuntansi

BeeAccounting adalah Software yang terintegerasi. Sistem BeeAccounting ini akan bekerja berdasarkan settingan. Salah satu master yang sangat penting untuk Integrasi antar data tersebut adalah Master Item pada Tab Akuntansi. Pada Tab ini user harus melakukan proses Seting untuk menentukan Posting 5 akun penting yaitu : o Inventory Ketika ada proses pembelian atau Penjualan secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Inventory. Untuk jenis Item barang Jadi Inventory di arahkan ke Akun Persediaan Barang Dagang. Sehingga ketika item tersebut dipilih dalam transaksi pembelian atau penjualan secara Otomatis akun Persediaan Barang Dagang.akan Bertambah dan Berkurang senilai transaksi tersebut. Untuk jenis Item barang setengah jadi Inventory di arahkan ke Akun Persediaan Barang Setengah Jadi. Sehingga Untuk Item yang tidak mempengaruhi Inventory seperti Biaya Maintenance, servis dll user dapat mengarahkan Tab Inventory ini ke akun Biaya sesuai dengan yang diperlukan. Sehingga ketika transaksi pembelian atau penjualan yang menggunakan item tersebut secara Otomatis akan memposting ke akun yang telah diset sesuai settingan.

76


HPP Ketika ada Proses Penjualan Item yang sifatnya mengurangi Inventory secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun HPP dan ini termasuk Akun Biaya. Untuk Item Barang Jadi Anda Bisa arahkan Ke Akun Harga Pokok Penjualan Untuk Jasa Setingan Ini tidak akan Berpengaruh, jadi tidak Perlu di Seting. Penjualan Setingan ini diarahkan Ke Akun yang Bertipe Pendapatan karena nantinya akan menambah Omset Penjualan anda. Untuk Item Barang Jadi anda bisa Arahkan ke Akun Penjualan. Untuk Item Barang Jasa anda bisa Arahkan Ke Akun Penjualan Jasa. Kenapa Dua Akun tersebut Perludibedakan ?. Karena akan Mempermudah anda pengecekan laporan. Anda bisa Cek Omset Penjualan Jasa ada Berapa besar sedangkan Omset Penjualan Barang Jadi Berapa Besar. Retur Beli Ketika ada Proses Pengembalian Barang ke Vendor Maka Sistem secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi. Kalau Retur Pembelian berarti Posting Berhubungan dengan barang Fisik Untuk Barang Jasa sangat kecil kemungkinana Retur. Sehingga Setingan ini Arahkan Pada Akun Persediaan Karena Akan Mengurangi Total Persediaan Kita. Retur jual Ketika Ada Proses Retur Penjualan Secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi, diamana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun yang Sifatnya Mengurangi Pendapatan. Pada Sistem BeeAccounting ini anda harus memilih Akun yang setara Pendapatan, Karena Ketika transaksi yang anda lakukan adalah Retur maka secara Otomatis Akun tersebut akan Mengurangi Pendapatan Anda Meskipun sesungguhnya Akun tersebut Termasuk Akun Pendapatan.

o

o

o

77

BAB 2 - MASTER DATA

Jenis Item Tipe ItemTipe item adalah dokumen untuk mencatat tipe - tipe dari item yang ada pada perusahaan.

Cara AksesUntuk memasukkan tipe item di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item --> Tipe Item

Secara default sistem sudah menyediakan Data yang sering digunakan oleh user seperti Tipe Barang Jadi, Jasa, Paket dll.

Jenis Item GrupMaster Item Group digunakan sebagai pengelompokan item berdasarkan group pada Item tersebut. Misalnya untuk item yang terdapat pada swalayan : Alat Tulis, Biskuat, Coklat dll.

Cara AksesUntuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item -> Grup 1 / Grup 2 / Grup 3

78

BAB 2 - MASTER DATA

Hirarki Tingkatan Grup ItemKelebihan Grup Item ini bisa Sistem Tree Seperti pada contoh gambar diatas kita bisa lihat Grup utamanya adalah Hardware dan Software. Sedangkan dari Grup tersebut mempunya anak atau sub - sub grup yang posisinya dibawah Grup Utama. Sehingga akan sangat membantu jika Jenis barang yang anda miliki sangat banyak, dengan Grup ini Data Barang bisa di kelompokan seefisian mungkin. Dari Sub Grup yang ada itu anda juga masih bisa membuat Sub lagi, misalkan dari Office anda buat lagi yaitu Office Home, Starter, Personal dll

Penggunaan

Klik Pada All Klik New Masukkan Kode Group Item tersebut Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Group, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

79

BAB 2 - MASTER DATA

Masukkan Nama Grup tersebut Klik save

Jenis Item MerkDigunakan untuk mengelompokkan Master Item berdasarkan Merk dari Item tersebut. Hal ini digunakan pula untuk mempermudah dalam pencarian dalam stock, Melihat laporan Penjualan dll.

Cara AksesUntuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item -> Merk

80

BAB 2 - MASTER DATA

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Merk Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Merk, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Merk dari kode Merk Tersebut. Tekan ENTER Klik save

Jenis Item ModelMaster Model digunakan sebagai pengelompokan item berdasarkan group pada Item tersebut. Misalnya digunakan untuk Item Kecap Merk ABC., Item tersebut memiliki model Kecap Botol, Kecap Sachet, Kecap Refill dll.

Cara AksesUntuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item -> Model

81

BAB 2 - MASTER DATA

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Model Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Model Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Nama dari Model tersebut, Tekan ENTER Klik save

82

BAB 2 - MASTER DATA

GudangMaster gudang adalah dukumen yang mencatat data gudang perusahaan di berbagai cabang.

Cara AksesUntuk menambahkan data gudang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Gudang

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Gudang Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Gudang, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Gudang, Tekan ENTER Klik save

83

BAB 2 - MASTER DATA

Kas / BankMaster Kas/Bank adalah Form untuk membuat data master Kas dan Bank. Pada BeeAccounting ini Kas dan Bank merupakan master yang sama, perbedaan hanya pada Tipe atau jenisnya : Kas / Bank. Untuk Kas Giro anda juga harus membuatkan kasnya yang digunakan untuk menyimpan bentuk Fisik Giro.

Cara AksesUntuk mengakses data master Kas Bank pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Kas / Bank

Membuat Kas / Bank Baru1. Klik , maka pada tabel akan bertambah satu baris dan Field yang ada diatas tabel akan kosong. 2. User tidak diperkenankan untuk mengisi data melalui tabel. Isi Data melalui Field yang ada diatas tabel. 3. Kode Diisi Kode Kas / Bank yang bersangkutan.

84

BAB 2 - MASTER DATATips : Untuk Mengisi Kode Kas / Bank sangat disaran menggunakan inisial nama KAS atau sebagian Nomor Rekening Bank. Misalkan : kasir1,bca134,mandiri789 dll. dari contoh tersebut "bca : menunjukan Nama Bank ; 134 menunjukan 3 digit terakhir Nomor Rekening". 4. Jenis Diisi Tipe Kas yang anda buat. Pilih Kas jika anda membuat Kas baru, pilih Bank jika anda membuat Bank baru. Jika anda pilih Bank secara Otomatis akan keluar CheckBox Auto ReConcile In dan Auto ReConcile Out.

Auto Reconcile adalah Proses Rekonsiliasi Bank yang diOtomatisasi. Jika dicentang maka ketika ada Proses Bank masuk ataupun Keluar secara Otomatis akan Mengupdate Saldo Bank yang digunakan Transaksi tersebut. Tetapi jika tidak dicentang maka jika ada Proses Bank Masuk atau Keluar Saldo Bank tidak akan berubah, Agar Saldo Bank terupdate perlu dilakukan Proses Rekonsiliasi Bank.o o

Auto ReConcile In Centang pilihan ini jika ingin mengotomatiskan Rekonsiliasi Masuk. Auto ReConcile Out Centang pilihan ini jika ingin mengotomatiskan Rekonsiliasi Keluar.

5. Keterangan Diisi Nama Keterangan atau nama Kas / Bank. Untuk mengisi keterangan disarankan untuk menyamakan keterangan 1 dengan Kode Kasnya. 6. Currency Diisi Currency yang digunakan Kas / Bank tersebut, jika USD maka pilih USD jika IDR pilih IDR. Jika menggunakan currency lain anda bisa tambahkan Currency pada Master Mata Uang. 7. Account Diisi Akun Kas / Bank tersebut. Jika Akun Kas / Bank yang anda buat ini belum ada pada Daftar Akun maka harus dibuatkan Akun baru Untuk Kas / Bank tersebut. 8. Jika Sudah terisi semua data yang anda butuhkan Klik Save untuk menyimpan.

Menghapus Kas / Bank:1. Pada tabel Pilih Kas / Bank yang akan dihapus. 2. Klik 3. Maka Data pada tabel yang dipilih tadi akan terhapus.

85

BAB 2 - MASTER DATA

Mengedit Kas / Bank:1. Pada tabel Pilih Kas / Bank yang akan diedit. 2. Ubah data yang diinginkan. 3. Simpan .

masih bisa Diedit Keterangannya sedangkan Untuk Kode tidak bisa.

Catatan : Jika Kas / Bank sudah digunakan Transaksi maka Tidak akan bisa dihapus, tetapi

Terminal KasirTerminal Kasir digunakan untuk membuat master terminal untuk Penjualan P.O.S ( POINT OF SALE ),

Cara AksesUntuk mengakses data master Terminal Kasir pada BEE, pilih pada MenuBar Master -> Terminal Kasir

Penggunaano o

Klik Masukkan Kode P.O.S

86

BAB 2 - MASTER DATAKode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan POS, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

# Disarankan Kode menggunakan angka misalkan 01 / 02 seperti pada gambar diatas. Karena informasinya akan lebih mudah ketika anda melakukan pengecekan.

o

Pilihlah Kas Kasir sebagai tujuan dari Penjualan P.O.S. Jika Kas Kasir masih belum ada silahkan Membuat Kas Kasir terlebih dahulu Masukkan Keterangan dari P.O.S, Tekan ENTER. Untuk keterangan cantumkan Kode kasir (Kode P.O.S) yang sesuai. agar mempermudah ketika pengecekan data seperti pada contoh gambar diatas Klik save

o

o

Mesin EDCEDC (Electronic Data Capture) adalah mesin yang digunakan sebagai alat pembayaran elektronik (Mesin gesek Kartu ATM baik Debit ataupun Credit Card) dengan menggunakan kartu kredit / debet. Sehingga untuk POS yang pembayaran dengan menggunakan kartu kredit / debet dapat dimasukkan dalam proses ini. Sehingga nantinya pada saat Admin keuangan melakukan pengecekan dari pembayaran kartu Kredit / Debet, Admin tinggal melakukan proses Rekonsiliasi Bank.

Cara AksesUntuk mengakses data master Mesin EDC pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Mesin EDC

87

BAB 2 - MASTER DATA

Penggunaan

Klik Masukkan Kode EDC Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan POS, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan

ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Pilihlah Kas sebagai tujuan dari Proses Rekonsiliasi Bank Masukkan Nama dari EDC tersebut, Tekan ENTER Masukkan pula Keterangan dari mesin EDC terebut kemudian tekan ENTER Klik

88

BAB 2 - MASTER DATA

BankMaster Bank adalah master yang digunakan sebagai pelengkap data yang terkait dengan master Bank. Form Master Bank ini berisikan Master nama - nama Bank tidak terkait dengan menu Kas Bank.

Cara AksesUntuk mengakses data master Bank pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Bank

Penggunaan

Klik Masukkan Kode Bank

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Bank, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Bank, Tekan ENTER Klik save

89

BAB 2 - MASTER DATA

PajakUser dapat menentukan pajak yang dibebankan pada perusahaan. Secara umum Transaksi Pembelian atau Penjualan dikenakan PPN sebesar 10%. Namun apabila ada perlakuan khusus untuk transaksi jual beli pada perusahaan sehingga pajak yang dikenakan tidak sesuai dengan default program yaitu sebesar 10% maka user dapat mengubah setting pada Form Pajak ini.

Cara AksesUntuk mengakses data master Pajak pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Pajak

Secara default pada program telah terdapat satu jenis Pajak yaitu PPN dengan ekspresi beban 10%.

Kode Diisi Kode Pajak, contoh seperti pada gambar Kode diisi PPN. Keterangan Diisi keterangan pajak tersebut. Ekspresi Diisi presentasi pajak, contoh seperti pada gambar diatas untuk PPN presentasi pajaknya adalah 10%. Akun Pajak Pembelian Diisi akun Piutang Pajak Pembelian. Akun ini akan memposting nilai pajak disisi Debet sedangkan pada sisi Kredit diisi dengan akun Hutang Usaha atau Kas tergantung jenis Pembeliannya secara Kredit atau Cash. Akun Pajak Penjualan Diisi akun Hutang Pajak Penjualan. Akun ini akan memposting nilai pajak disisi Kredit sedangkan pada sisi Debet diisi dengan akun Piutang Usaha atau Kas tergantung jenis Penjualannya secara Kredit atau Cash.

90

BAB 2 - MASTER DATA

Termin PengirimanMaster Termin Pengiriman digunakan sebagai inputan ketika melakukan Sales Order, Pengiriman, Penjualan dll. Pada transaksi tersebut sebagai catatan dalam hal pengiriman barang, apakah termasuk harga termasuk pengirimaan atau Harga jual belum termasuk pengiriman.

Cara AksesUntuk mengakses data master Termin Pengiriman pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Termin Pengiriman

Secara default, program telah terdapat 2 termin pengiriman :

Shipping Harga termasuk biaya pengiriman Destination Biaya pengiriman dibebankan kepada penerima

Penggunaan

Klik new Masukkan Kode Termin Pengiriman Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Termin Pengiriman, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

91

BAB 2 - MASTER DATA# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Termin Pengiriman, Tekan ENTER Klik save

EkspedisiMaster expedisi adalah data yang digunakan untuk memasukkan data expedisi / jasa pengiriman, namun juga dapat diisikan dengan data pengiriman dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya data Truk / PickUp yang biasa digunakan untuk pengiriman barang.

Cara AksesUntuk mengakses data master Ekspedisi pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Ekspedisi

Penggunaan

Klik New Masukkan Kode Ekspedisi Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Ekspedisi, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka.

92

BAB 2 - MASTER DATA# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Termin Pengiriman. Masukkan Contact person, Nomor tlp dan Fax dari Termin Pengiriman. Klik save

PegawaiMaster pegawai digunakan sebagai inputan data yang nantinya dapat digunakan sebagai referensi dalam proses transaksi yang menggunakan inputan data pegawai.

Cara AksesUntuk mengakses data master Pegawai pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Pegawai

93

BAB 2 - MASTER DATA

Staff PenjualStaff Penjual atau yang lebih dikenal sebagai Sales Representatif adalah staff yang melakukan proses pemasaran, melakukan pengecekan terhadap Customer, Order Penjualan dari Customer. Master Staff Penjualan dapat menjadi link pada Master Mitra Bisnis, referensi Order Penjualan, Penjualan dan Return Penjualan dll.

Cara AksesUntuk mengakses data master Staff Penjual pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Staff Penjual

Level HargaLevel Harga adalah pengelompokkan data harga sesuai dengan level / tingkatan dari Customer atau Vendor. Ini berfungsi saat memasukkan data Harga jual pada Master Item, Mitra Bisnis. Karena ketika melakukan penjualan secara Otomatis harga yang tampil pada Board Penjualan berdasarkan Level harga ini.

Cara AksesUntuk mengakses data master Level Harga pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Level Harga

94

BAB 2 - MASTER DATA

Pada level harga, program telah menyiapkan default yang secara umum sudah banyak dipakai oleh banyak user. Akan tetapi jika masih ada level harga yang belum masuk,

PenggunaanKlik New Masukkan Kode Level Harga Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Level Harga, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL Masukkan Keterangan dari Level Harga, Tekan ENTER Klik save

95

BAB 2 - MASTER DATA

Set Saldo Awal AkunPada saat melakukan Set Saldo Awal Akun, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010

Cara AksesUntuk setting saldo awal akun pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Akun

Cara Set Saldo AwalPilih Akun yang akan di Set Saldo Awalnya. Masukkan Nilai Saldo Awal Pada Kolom Saldo Awal. Curreny diisi Base Curency yang digunakan Perusahaan. Patokkan Tanggal Set Saldo Awal Bukan Tanggal Entri / Masukkan Data. Tetapi Tanggal Tutup Buku atau -1 hari dari Tanggal Buka Buku. Klik Save Untuk Menyimpan.

96

BAB 2 - MASTER DATASetelah memasukkan Set Saldo, Silahkan Cek pada Neraca, Buku Besar, Jurnal Umum.

Cara Merubah dan Menghapus Set Saldo AwalPilih Akun yang akan di Set Saldo Awalnya. Masukkan Nilai Saldo Awal Pada Kolom Saldo Awal. Jika ingin Merubah nilai Saldo Awal silahkan langsung ganti Nilainya. Jika ingin menghapus Set Saldo Awalnya silahkan ganti dengan 0 (Nol). Klik Save

Set Saldo Awal KasSet Saldo Kas adalah Proses Seting Nilai Awal Kas / Bank yang bersangkutan. Proses ini biasanya digunakan pada saat Set Saldo Awal Modal Perusahaan.

Cara AksesUntuk setting saldo awal akun pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Kas.

97

BAB 2 - MASTER DATA

Set Saldo Awal KasKlik , maka akan muncul Dialog Saldo Awal Kas.

No. Transaksi Diisi dengan Nomor Transaksi Set Saldo Awak Kas. Secara Default Sistem sudah mengisinya dengan isian AUTO. Kami sarankan tetap dibiarkan AUTO karena nomor Transaksi akan digenerate oleh sistem. Tanggal Diisi tanggal saldo Kas tersebuat. Pengisian Tanggal ini sama dengan tanggal Set saldo Awal Akun yaitu -1 hari dari dari tanggal buka Buku. Kas / Bank Diisi Pilihan Kas / Bank mana yang akan Diset Saldo Awalnya. Jika ingin menambah Kas / Bank masuk Master Kas / Bank.

98

BAB 2 - MASTER DATAMata Uang Diisi Pilihan Mata Uang yang akan Diset Saldo Awalnya. Rate Disi Untuk selain BaseCurrency. Jumlah Diisi Nilai Saldo Kas / Bank tersebut berdasarkan Mata Uangnya. Keterangan Diisi keterangan yang terkait dengan Transaksi Set Saldo Awal Kas tersebut. Jika sudah benar Klik OK untuk menyimpannya. Pada Tabel akan Bertambah satu Row berdasarkan Set Saldo Awal yang sebelumnya di Seting.

Merubah Set Saldo Awal KasDouble Klik Data yang ingin anda edit atau Revisi. Setelah muncul Dialog Saldo Awal Kas seperti pada Proses New Saldo Awal. Silahkan Revisi yang menurut anda salah. Klik OK.

Menghapus Set Saldo Awal KasPilih Data yang ingin anda Hapus. Klik Tombol .

Proses Set Saldo Awal Kas akan Memposting Jurnal Penyesuaian Kas / Bank sbb : Akun Kas / Bank Historical Balancing Debit 500,000,000.00 500,000,000.00 Kredit

Catatan : Nominal yang anda Set, secara Auto akan Terposting ke Akun Penampung (Historical Balancing) dimana Akun ini Merupakan Akun Modal. Setelah memasukkan Set Saldo Awal Kas, Silahkan Cek pada Neraca, Buku Besar, Jurnal Umum. Jika Kolom Aktiva dan Pasiva pada Neraca sudah Seimbang berarti Set Saldo Awal yang anda lakukan sudah Sukses.

99

BAB 2 - MASTER DATA

Set Saldo Awal StokSet Saldo Awal Stock adalah menu Untuk Menentukan Saldo Awal barang - barang yang masih active. Proses ini dilakukan pada saat melakukan tutup buku.

Cara AksesUntuk setting saldo awal stock pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Stock

Setting Saldo Awal StockUntuk melakukan seting Saldo Swal Stock ada dua cara yaitu : Manual Satu Persatu Item Klik New pada toolbar form, maka akan muncul Form Set Saldo Awal Stock

100

BAB 2 - MASTER DATA

No. Transaksi Diisi Nomor Transaksi Set Saldo Awal Stock, secara Default Sistem sudah mengisisanya dengan isian AUTO. Silahkan Hapus dan ganti AUTO denngan Kode Standar perusahaan anda Jika memang diperlukan. Kami sarankan Untuk tetap AUTO karena Nomor Transaksi Set Saldo Awal ini akan digeneratekan Oleh Tanggal Diisi tanggal saldo Saldo Stock tersebuat. Pengisian Tanggal ini sama dengan tanggal Set saldo Awal Akun yaitu -1 hari dari tanggal Buka Buku. Jadi Stock yang anda masukkan adalah Stock pada Saat Tutup Buku No. Referensi Diisi Nomor Referensi jika ada dan dibutuhkan. Anda bisa isikan Nomor Stock Opname Secara Fisik. Jadi ketika melihat data pada Komputer anda bisa cocokan dengan data Fisik yang anda simpan. Tipe Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian "Beginning Balance" dan User tidak dapat menggantinya Metode Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian "ACC" dan User tidak dapat menggantinya

101

BAB 2 - MASTER DATAKeterangan Diisi Keterangan terkait dengan Set Saldo Awal Stock tersebut. Secara Default Sistem Sudah Mengisinya dengan Saldo Awal Stock Tabel Diisi Item - item yang akan di Set Saldo Awal Stocknya. Cara Pengisian bisa dilihat di Daftar Item. Disini yang perlu diperhatikan adalah pengisian Qty dan HPP. QTY Diisi Jumlah barang saat ini Berdasarkan Unit Riil. Misalkan Sisa Barang adalah 10 BOX, 5 PCS berarti harus dimasukkan dua kali : Baris PertamaDiisi dengan Qty 10 Box dan Baris Kedua Diisi 5PCS HPP Diisi HPP Barang Saat ini Berdasarkan Unit yang digunakan. Jadi Jika memasukkan Unitnya BOX Bearti HPP yang dimasukkan adalah HPP PerBOXnya, sedangkan jika yang dimasukkan Unitnya PCS berarti HPP yang dimasukkan adalah HPP PerPCS. Berdasarkan contoh diatas berarti Baris Pertama yang menggunakan Unit BOX HPPnya diisi HPP PerBOX dan yang pasti nilai lebih besar dari pada HPP PerPCS. Import dari Excell Tombol XLS Import Digunakan Untuk Import Saldo Stock dari File Excell. Sebelum mengimport Saldo Stock harus disiapkan terlebih dahulu File Excellnya, Format Excell harus mengikuti aturan Sistem sbb : Data - data dan kolom - kolom yang harus dilengkapi baik difile Excellnya atau yang harus diisi diFormnya untuk Import Saldo Stock adalah Kode Item (Kolom diExcell) Diisi dengan Kode Item yang sudah ada pada daftar item. Jika data Stock yang anda masukkan Itemnya masih Belum Terdaftar maka anda harus Membuat Item Baru tesebut. Kode Item pada Excell harus sama dengan Kode Item yang ada pada Daftar Item, Besar Kecil Huruf (Huruf balok) sangat berpengaruh. Qty (Kolom diExcell) Diisi dengan Jumlah barang Riil saat Tutup Buku. Karena Keterkaitan antara QTY denga Satuan maka anda harus betul - betul memperhatikannya. Jika Saldo Stock yang anda masukkan bertingkat misalkan 10BOX, 5PCS. Berarti anda harus memasukkannya dua Baris. Baris pertama Qty : 10 dan baris ke dua Qty : 5. Unit (Kolom diExcell) Diisi dengan Satuan berdasarkan Qty yang dimasukkan. Seperti Penjelasan sebelumnya bahwa Unit sangat Terkait dengan Qty maka cara memasukkannya juga mengikuti Qty. Jika Berdasarkan Contoh pada Nomor 2 berarti Unit yang dimasukkan juga harus 2 baris, baris kesatu diisi BOX sedangkan baris kedua diisi PCS

102

BAB 2 - MASTER DATAHPP (Kolom diExcell) Diisi HPP PerUnit masing - masing. Pengisian HPP ini juga sangat terkait dengan data Unitnya, Jika Unit yang anda Masukkan adalah BOX berarti HPP yang anda masukkan adalah HPP PerBOX, karena yang akan masukkan ke Stock nantinya akan dikonversi oleh sistem menjadi Satuan Terkecil. Tetapi jika Unit yang digunakan PCS maka anda haus masukkanHPP perPCS Start From Row (diForm) Secara Default Sistem mengisinya dengan isian 1. Kami sarankan Untuk tidak meubahnya Tanggal (diForm) Isi dengan tanggal Tutup Buku Seperti Penjelasan sebelumnya Gudang (diForm) Pilih Gudang yang akan diset saldo Awalnya Keterangan (diForm) Disi Keterangan yang Terkait dengan Set Saldo Awal Stock tersebut Process (diForm) Klik Tombol ini jika sudah Siap Untuk di Proses Cara Import Saldo Stock : Klik tombol

Klik tombol

untuk Cari File Excell yang akan diImport

Sesuaikan Kolom Excell anda dengan ComboBox - ComboBox yang sedah tersedia. Misalkan Kode Item maka dipilih Kode Item pada ComboBoxnya dan seterusnya seperti pada Gambar Berikut.

103

BAB 2 - MASTER DATA

Isi tanggal dengan tanggal tutup Buku. Pilih Gudang. Process.

104

BAB 2 - MASTER DATA

Set Saldo Awal HutangPada saat melakukan Set Saldo Awal Hutang, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010.

Cara AksesUntuk setting saldo awal hutang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Hutang

Setting Saldo Awal HutangPada BEE disediakan Form untuk seting Saldo Awal Hutang. Untuk melakukan seting tersebut ada dua cara yaitu :

105

BAB 2 - MASTER DATASatu persatu Nota yang masih belum Lunas Cara setting : New , setelah itu akan muncul Dialog Saldo Awal Hutang

Nama Vendor Diisi Vendor yang akan dimasukkan hutangnya. Maka secara Otomatis nanti akan menambah Saldo Hutang Kita KeVendor tersebut. Tanggal Diisi tanggal Nota Riil yang ada pada Nota / Faktur tersebut. No.Invoice Diisi Nomer Nota / Faktur Fisik (Aslinya). Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian AUTO tetapi user diperbolehkan untuk Merubahnya. Sangat disarankan Untuk Mengisi No.Invoice Berdasarkan Nomor Nota / Faktur Asli saat ini. Hal itu karena akan mempermudah Kroscek validitas data Hutang yang ada pada Sistem kami dengan Hitungan manual anda atau dengan Sistem yang lama. Jatuh Tempo Diisi TOP atau lama jatuh tempo Nota tersebut. Anda harus memasukannya berdasarkan Nota / Fakturnya Jangan Memasukkan Sisa Harinya. Misalkan Nota Anda terbit tanggal 10 Mei dan akan jatuh tempo selama 14 hari dari tanggal terbit Nota, Sedangkan anda Memasukkan Saldo Awal ini pada tanggal 15 Mei, berarti anda tetap harus memasukkan 14 pada Field Jatuh Tempo, Bukan 9.

106

BAB 2 - MASTER DATAMataUang Diisi Mata Uang Hutang tersebut. Jika Mata Uang bukan Base Currency anda. Berarti Rate yang dimasukkan harus berdasarkan Rate Nota / Faktur Tersebut. Bukan Rate pada saat memasukkan data. Nilai Hutang Diisi Sisa Nota / Faktur Pembelian yang masih belum Lunas. Misalkan Nota BL456 totalnya adalah 5,000,000 ternyata sudah dibayar 3,000,000 berarti yang anda masukkan adalah Sisanya yaitu 2,000,000. Cara ini memang berbeda dengan cara pengisian data sebelumnya karena Jika anda memasukkan Nilai Nota Riilnya maka anda harus repot untuk memasukkan Pembayarannya juga satu persatu. Hal itu akan membuat proses SetUp lebih lama. Account Secara AUTO sudah terisi Akun Hutang untuk Vendor tersebut. Jika anda tidak merubah Akun Hutang Vendor tersebut maka Account akan terisi Hutang Usaha. Jika sudah yakin data yang anda masukkan benar Klik OK. Maka data yang dimasukkan tadi akan tersimpan.

Import dari file excell BEE menyediakan sistem untuk mempermudah User dalam melakukaan seting Saldo Awal Hutang dengan import dari File Excell. Jika menggunakan fasilitas ini anda harus mengikuti aturan - aturan kolomnya. Import Saldo Awal Hutang Klik maka akan muncul Form Saldo Awal Hutang XLS Importer

107

BAB 2 - MASTER DATAKlik Untuk mencari lokasi File Excell yang anda siapkan

Lengkapi ComboBox - ComboBox yang sudah ada dengan cara Menyesuaikan Kolom - kolom Excell anda dengan Field - Field yang telah disediakan. Berikut adalah contoh Capture dari File Excell untuk Import Saldo Awal Hutang, Perhatikan Title yang ada di Excell dengan Field - field pada Form diatas.

Vendor disesuaikan dengan Kolom Supplier Tanggal disesuaikan dengan Kolom Tanggal No. Invoice disesuaikan dengan No.Invoice Jatuh Tempo disesuaikan dengan Jatuh Tempo dst. TIPS : Untuk mempermudah lebih baik nama Kolom pada Excell disamakan dengan nama Field pada Form. Jika Sudah Klik PROCESS untuk memproses import Saldo Awalnya.

Set Saldo Awal PiutangPada saat melakukan Set Saldo Awal Piutang, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010.

Cara AksesUntuk setting saldo awal hutang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Piutang

108

BAB 2 - MASTER DATA

Setting Saldo Awal PiutangPada BeeAccounting disediakan Form untuk seting Saldo Awal Piutang. Untuk melakukan seting tersebut ada dua cara yaitu Satu persatu Nota yang masih Belum Lunas Cara Setting : New , setelah itu akan muncul Dialog Saldo Awal Piutang.

109

BAB 2 - MASTER DATANama Customer Diisi Customer yang akan dimasukkan Piutangnya. Maka secara Otomatis akan menambah Saldo Piutang Perusahaan KeCustomer tersebut Tanggal Diisi tanggal Nota Riil yang ada pada Nota / Faktur tersebut. No.Invoice Diisi Nomer Nota / Faktur Fisik (Aslinya). Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian AUTO tetapi user diperbolehkan untuk Merubahnya. Sangat disarankan Untuk Mengisi No.Invoice Berdasarkan Nomor Nota / Faktur Asli saat ini. Hal itu karena akan mempermudah Kroscek validitas data Piutang yang ada pada Sistem kami dengan Hitungan manual anda atau dengan Sistem yang lama. Jatuh Tempo Diisi TOP atau lama jatuh tempo Nota tersebut. Anda harus memasukannya berdasarkan Nota / Fakturnya Jangan Memasukkan Sisa Harinya. Misalkan Nota Anda terbit tanggal 10 Mei dan akan jatuh tempo selama 14 hari dari tanggal terbit Nota, Sedangkan anda Memasukkan Saldo Awal ini pada tanggal 15 Mei, berarti anda tetap harus memasukkan 14 pada Field Jatuh Tempo, Bukan 9. MataUang Diisi Mata Uang Piutang tersebut. Jika Mata Uang bukan Base Currency anda, Berarti Rate yang dimasukkan harus berdasarkan Rate Nota / Faktur Tersebut. Bukan Rate pada saat memasukkan data Nilai Piutang Diisi Sisa Nota / Faktur Penjualan yang masih belum Lunas. Misalkan Nota JL00334 totalnya adalah 5,000,000 ternyata sudah dibayar 3,000,000 berarti yang anda masukkan adalah Sisanya yaitu 2,000,000. Cara ini memang berbeda dengan cara pengisian data sebelumnya karena Jika anda memasukkan Nilai Nota Riilnya maka anda harus repot untuk memasukkan Pembayarannya juga satu persatu. Hal itu akan membuat proses SetUp lebih lama Account Secara AUTO sudah terisi Akun Piutang untuk Customer tersebut. Jika anda tidak merubah Akun Piutang Customer tersebut maka Account akan terisi Piutang Usaha Jika sudah yakin data yang anda masukkan benar Klik OK. Maka data yang dimasukkan tadi akan tersimpan Import dari File Excell BEE menyediakan Sistem untuk mempermudah User dalam melakukaan Setting Saldo Awal Piutang dengan import dari File Excell. Jika menggunakan fasilitas ini anda harus mengikuti aturan - aturan kolomnya.

110

BAB 2 - MASTER DATAImport Saldo Awal Piutang Klik maka akan muncul Form Saldo Awal Piutang XLS Importer.

Klik

Untuk mencari lokasi FIle Excell yang anda siapkan.

Lengkapi ComboBox - ComboBox yang sudah ada dengan cara Menyesuaikan Kolom - kolom Excell anda dengan Field - Field yang telah disediakan. Berikut adalah contoh Capture dari File Excell untuk Import Saldo Awal Piutang, Perhatikan Title yang ada di Excell dengan Field - field pada Form diatas.

Customer disesuaikan dengan Kolom Customer. Tanggal disesuaikan dengan Kolom Tanggal. No. Invoice disesuaikan dengan No.Invoice. Jatuh Tempo disesuaikan dengan Jatuh Tempo.dst. TIPS : Untuk mempermudah lebih baik nama Kolom pada Excell disamakan dengan nama Field pada Form. Jika Sudah Klik PROCESS untuk memproses import Saldo Awalnya.

111

BAB 2 - MASTER DATA

Barcode FixBarcode Fix digunakan pada saat Nomor barcode dari suatu item memiliki metode nomor urut pada digit tertentu saja. Sehingga jika penggunaan barcode secara default akan menimbulkan Penomeran Barcode double. Contoh Untuk Barcode Perdana Fren,memiliki kode yang diambil pada digit ke 6 dan sebanyak 11 Digit berikutnya.

Cara AksesUntuk mengkases barcode fix pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Lain - lain -> Barcode Fix

PenggunaanKlik New .

Masukkan Kode barcode. Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Barcode, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER. # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL. Masukkan Digit dimulainya Barcode tersebut. Tentukan panjang Digit dari Barcode tersebut yang diinginkan. Klik save .

112

BAB 3 - PEMBELIAN

3PEMBELIANBab 3 menjelaskan mengenai cara memasukkan data pembelian dan prosedur prosedur lain yang berhubungan.

113

BAB 3 - PEMBELIAN

Permintaan PembelianPermintaan Pembelian digunakan untuk mencatat dokumen permintaan item barang dari vendor. Permintaan pembelian merupakan proses untuk melakukan proses permintaan barang sebelum dilakukannya Order Pembelian.

Cara AksesUntuk memasukkan data permintaan pembelian di BEE, pilih pada MenuBar Pembelian --> Permintaan Pembelian

Proses Permintaan Pembelian1. Tentukan tanggal permintaan. 2. Masukkan nama pegawai yang memasukkan data Permintaan Pembelian. 3. Option draft dipilih jika pengiriman masih dalam mode pencatatan (belum diproses).

114

BAB 3 - PEMBELIAN4. Tentukan Item yang diinginkan Customer, Kemudian tentuka pula qty, harga dan discount (Jika ada) serta tanggal permintaan barang tersebut dikirim.

Data Header Permintaan Pembelian

No. Permintaan Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pembelian. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, hapus isian AUTO pada textbox kemudian masukan nomor transaksi anda. Pegawai User yang membutuhkan barang untuk mengisi gudang penyimpanan, untuk proses produksi atau proses penjualan. Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer. Status Adalah status yang terdapat pada Permintaan Pembelian, secara otomatis status berupa "Aktif" apabila belum terjadi import data ke Order Pembelian dan status akan menjadi "Tidak Aktif" apabila telah terjadi proses Order Pembelian dengan menggunakan import data dari Permintaan Pembelian. Keterangan Digunakan untuk memasukkan catatan pada Permintaan Pembelian.

Data Detail Permintaan Pembelian

No Nomor urut Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BEE akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada Pengaturan System. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai. Kode Item Diisi kode barang yang akan dilakukan Order Pembelian dengan menggunakan cara Input Item. Nama Item Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang sudah dibuat.o

Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk servis mobil atau mesin atau yang lain.

115

BAB 3 - PEMBELIAN

Qty Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah Qty item yang dilakukan proses Order Pembelian bervariasi anda bisa memasukkan dua kali, misalkan : o Anda menjual Aqua 5 karton 10 PCS o Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5 dan unit karton o Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS Satuan Diisi unit / satuan dari item yang di proses. Misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" atau "-" pada keyboard. Terkirim Akan secara otomatis tersisi jika pada Order Pembelian tersebut telah dilakukan Penerimaan Pembelian. BackOrder Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan Order Pembelian tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolomn "BackOrder" akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirim. Req.Date Adalah tanggal permintaan Order, tanggal disini dibedakan jika dalam 1 order penjualan terdapat beberapa kali Permintaan Pembelian. ReqDate dapat diabaikan jika tidak diperlukan. Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, klik pada kolom dept >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong. Prj (Project) Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, klik pada kolom Prj >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan proyek. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

116

BAB 3 - PEMBELIAN

Order PembelianOrder pembelian merupakan dokumen untuk pencatatan data pemesanan barang perusahaan dari vendor. Order Pembelian ini digunakan untuk proses pemesanan barang. Dengan Order Pembelian yang efisien maka persediaan barang tidak akan kekurangan atau kelebihan.

Cara AksesUntuk memasukkan data permintaan pembelian, pilih pada MenuBar Pembelian --> Order Pembelian --> Order Pembelian

Proses Order Pembelian1. Pilih vendor penyedia barang yang akan dibeli. (Point 1 pada gambar). 2. Tentukan juga pajak / non pajak dalam transaksi tersebut. (Point 2 pada gambar). 3. Option draft dipilih jika order pembelian masih dalam mode pencatatan (belum diproses). (Point 4 pada gambar) 4. Masukkan nama item yang akan order, ada 2 macam input item pada order pembelian : (Point 5 pada gambar) o Tentukan item yang diinginkan, kemudian tentuka pula qty, harga dan discount (jika ada). o Import item dari data Permintaan Pembelian dengan cara klik pada toolbar import. (Point 3 pada gambar)

1

bee manual book

Documents