bahan pelatihan 1

1

PIMPINAN RANTING

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA

PAKISTAJI – KABAT- BANYUWANGI

Disusun Oleh : WINDY AUFA

2

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

1. ADMINISTRASI UMUM

Istilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu, melayani dan memenuhi.

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok orang

untuk mencapai tujuan tertentu.

Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpang surat-surat saja tetapi lebih dari itu meliputi

segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan-pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapai

tujuan tertentu.

IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak memerlukan administrasi untuk mencapai tujuan bersama

yang ditetapkan.

Administrasi secara sempit mencakup :

-data statistik organisasi.

Administrasi secara luas mencakup :

2. ADMINISTRASI IPNU-IPPNU

Dalam sebuah organisasi Administrasi dan surat menyurat memegang peranan yang sangat penting. IPNU dan IPPNU sebagi

organisasi sebagai organisasi profesional mempunyai aturan tersendiri dalam hal administrasi . berikut ini beberapa peraturan

administrasi IPNU sebagaimana tertuang dalam Pedoman Pokok Organisasi dan Administrasi.

A. SURAT MENYURAT

Ukuran, warna dan jenis kertas

1. Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU/IPPNU adalah 33 x 21,5 cm (folio)

2. Warna putih

3. jenis kertas HVSantara 60-80 gram.

Kepala Surat

3

1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat yang tercetak, atau

diketik bagi yang belum mampu, kepala surat harus di ketik di sebelah kiri atas dengan huruf besar dalam

bentuk blok stil.

2. Kepala surat yang dicetak, letaknya di tengah atas berbentuk simetris dan yang diketik, letaknya di pojok

kiri atas berbeentuk blok dengan huruf besar.

3. Kepala surat dan amplop memuat :

- Lambang IPNU/IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.

- Tingkatan kepengurusan organisasi

- Tulisan Ikatan Putra Nahdlotul Ulama / Ikatan Putri-Putri Nahdlotul Ulama (tidak disingkat)

- Nama Wilayah Kerja

- Alamat sekretariat lengkap

4. Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam

5. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dan

dengan posisi simetris.

Nomor, Lampiran, dan Hal Surat

1. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :

- Nomor :

- Lampiran :

- Hal :

2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode-kode yang khusus dipergunakan dalam

surat menyurat IPPNU dengan susunan dan urutan sebagai berikut : 1/2/3/4/5/6/7

Keterangan kolom

1. Nomor urut keluar (agenda)

2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja

3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :

Kode Indeks umum :

A. untuk surat sekretariat

B. untuk surat keuangan

C. untuk surat departemen-departemen

Kode indeks khusus :

atau Pemberhentian

ng

4

4. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955

disingkat 7455 )

Untuk IPNU diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi

5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi

Untuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1373 H/ th. 1954 disingkat 7354)

6. diisi denfan bulan, menggunakan angka romawi

7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.

contoh :

005/PP/SK/7455/XI/II/02 (IPPNU)

005/PP/SK/XI/7354/II/02 (IPNU)

3. Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surat-surat lain. misalnya surat keterangan, riwayat hidup,

laporan, notulen, statemen dan lain sebagainya.

- Jumlah lampiran cukup dengan angka misalnya 2 atau 3

- Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran bukan jumlah lembar

- kalau jumlah ingin disebutkan ditulis didalam kurung, contoh : 2 (7). Artinya lampiran ada dua macam dengan jumlah lembaran

tujuh

4. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan dikirim, misalnya :

- Laporan Keuangan

- Calon Keluar Negeri

- Minta Pengesahan

Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu terlalu panjang.

Pembuka dan Penutup Surat

1. Kata pembuak untuk surat-surat IPNU/IPPNU adalah :

- Assalamu‟alaikum Wr.Wb.

- Bismillahirrahmanirrahim

2. Kata penutupnya adalah :

- Wallahul muwafiq ilaa Aqwamith thariq

- Wassalamu‟alaikum Wr. Wb.

3. ketentuan 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPNU/IPPNU kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan Mandat

4. Kata pembuka dan penutup terletak di garis alenia

Tanggal Surat

1. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah

2. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi)

3. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi.

Contoh :

Batang, 04 Maulud 1432 H

06 Februari 2011 M

Pengiriman dan tanda tangan

1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta penanggungjawabnya

5

sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital

2. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelah

kanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung

3. Tingkatan - tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi bukan dengan huruf, misalnya :

Ketua I, Sekretaris II dan sebagainya

4. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan sebaliknya dan penulisan tingkatan

organisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PK) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.

5. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah.

Contoh :

PIMPNAN CABANG

IKATAN PUTRA NAHDLATUL ULAMA

IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA

KABUPATEN BANYUWANGI

MUHAMAD IMRON I

Ketua

6. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus mempergunakan stempel organisasi yang disahkan

7. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri

sekretraris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU/IPPNU

B. PERANGKAT ADMINISTRASI

Notulen

1. Notulen bukan surat, tetapi suatu catatan singkat tentang pembicaraan, uraian, ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yang

dimaksudkan untuk menjadi peringatan-peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.

2. Isi notulen yang terpenting adalah :

- Tempat kejadian

- Waktu mulai dan berakhir

- Jumlah dan nama-nama serta tandatangan (bagi yang hadir) peserta/anggota rapat

- Nama dan jabatan pembuat notulen

- Nama dan jabatan yang memimpin

- Kesimpulan dari setiap pembicaraan

- Keputusan yang diambil

Ekspedisi

1. Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat perlengkapan organisasi yang dikirim baik melalui

pos atau kurir

2. Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima oleh yang

bersangkutan

3. Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir mempunyai bentuk sbb:

1/2/3/4/5/6/7

6

Penjelasan :

- kolom 1 : nomor urut

- kolom 2 : dikirim kepada siapa

- kolom 3 : isi ringkas

- kolom 4 : tanggal pengiriman

- kolom 5 : tanggal dan nomor surat yang dikirim

- kolom 6 : lampiran

- kolom 7 : tanda tangan penerima/tera pos

Arsip/Penyimpanan

1. Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transakasi, tindak tanduk, dokumentasi yang disimpan

sehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya

2. keguanaan arsip :

- untuk pembuktian

- untuk korespondensi

- untuk penyusunan sejarah

- untuk statistik

- untuk publikasi

- dan lain-lain

3. Arsip surat keluar

- untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/PK supaya menyediakan map untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.

- surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.

- dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang stu dengan tahun yang lain.

- untuk surat-surat keluar bersama IPNU/IPPNU diarsipkan dalam map tersendiri

PR/PK harus menyediakan sekurang-kurangnya 5 (lima)buah map :

- untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan)

- untuk surat-surat dari PAC

- untuk surat-surat dari NU dan Badan Otonomnya

- untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern

- map khusus data anggota

Buku Agenda

1. PW, PC, PAC dan PR/PK harus mempunyai dua buah buku agenda surat masuk dan surat keluar

2. kolom surat masuk :

- kolom a : nomor urut

- kolom b : nomor indeks surat

- kolom c : pengirim surat

- kolom d : isi/pokok surat

- kolom e : tanggal surat diterima

- kolom f : nomor surat yang diterima

- kolom g : catatan perhatian

3. Kolom surat keluar :

- kolom a : nomor urut surat yang tertera pada nomor surat yang dikirim

- kolom b : nomor indeks

- kolom c : penerima surat/alamat yang dikirim

7

- kolom d : isi/pokok surat yang dibuat

- kolom e : tanggal yang ada dalam surat

- kolom f : Keterangan atau catatan sekretaris

Daftar Anggota (Stamboek)

1. Tiap PC, PAC, PR/PK disamping buku-buku yang lain harus mempunyai buku daftar anggota

2. kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut :

- kolom a : nomor urut (PC, PAC, PR/PK)

- kolom b : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota

- kolom c : nama anggota

- kolom d : pendidikan

- kolom e : alamat tempat tinggal

- kolom f : tanggal masuk

- kolom g : keterangan

Surat bersama IPNU-IPPNU

1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama IPNU-IPPNU

2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama

3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan

harian IPPNU yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan.

4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e

penjelasa :

- kolom a : nomor urut surat keluar bersama

- kolom b : tingkatan organisasi

- kolom c : tulis IPNU-IPPNU

- kolom d : bulan pengeluaran surat

- kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan surat

contoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/02

Kepala surat bersama

1. bila tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPNU/IPPNU

2. apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPNU/IPPNU tidak disingkat sebagaimana pembuatan kop surat

tercetak

3. kop penutup surat dapat di singkat dalam satu jajaran baris

contoh : Pimpinan Cabang IPNU-IPPNU Semarang

Stempel Organisasi

1. Stempel organisasi berbentuk bulat telur (oval) dengan tulisan Ikatan Putra Nahdlatul Ulama/Ikatan Putri-putri Nahdlatul

Ulama. Ditengahnya terdapat lambang IPNU/IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar dibawah lambang dengan tiga garis

disamping kiri dan kanan lambang

2. Warna tinta stempel adalah hijau

3. Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuai

dengan contoh yang diberi tanda daerahnya.

C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

8

Laporan ini memuat semua dokumentasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dari awal sampai

berakhirnya kegiatan.

Tujuan dari penyusunan LPJ ;

1. Sebagai laporan atau dokumentasi dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

2. Untuk mengetahui dan evaluasi sejauhmana keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan.

3. Sebagai acuan untuk kegiatan-kegitan yang belum dan akan dilaksanakan di waktu mendatang.

Setiap selesai melakukan sebuah kegiatan harus dibuat sebuah laporan pertanggungjawaban.

10

SURAT - MENYURAT

1. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi :

Surat undangan

Surat pengantar

Surat pemberitahuan

Surat permohonan bantuan

Surat permohonan pengesahan

Surat keterangan

Surat tugas / mandat

Surat edaran

Surat pernyataan

Surat pengumuman

Surat peringatan

Surat permohonan izin,

Surat perintah (instruksi)

Surat perjanjian

Surat keputusan

Surat pengusulan

Surat kuasa

Surat berita acara

Surat laporan

Surat rekomendasi

Surat balasan,

Surat kawat/telegram

Memo, dan

Nota dinas

11

2. Bagian-bagian surat :

Model 1

-------------------------------------------------------------------------------

Logo -------------------------------------------------------------------------------(1)

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------- 2) ----------------------------- 3)

-------------------------- 4)

-------------------------- 5)

-------------------------- 6)

-------------------------- 7)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------8)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------9)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------10)

----------------------------- 11)

--------------------------------------------------------12)

------------------------------ -------------------------------13)

------------------------------ -------------------------------14)

----------------------------- 15)

Model 2

-------------------------------------------------------------------------------

Logo -------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------- 2) ----------------------------- 3)

-------------------------- 4)

-------------------------- 5)

-------------------------- 6)

-------------------------- 7)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

12

------------------------------------------------------------------------------------------------------8)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------9)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------10)

----------------------------- 11)

--------------------------------------------------------12)

------------------------------ -------------------------------13)

------------------------------ -------------------------------14)

----------------------------- 15)

Keterangan :

1 Kepala surat 8 Alinea pembuka

2 Nomor surat 9 Alinea Isi

3 Tanggal surat 10 Alinea Penutup

4 Lampiran surat 11 Salam penutup

5 Perihal surat 12 Pengirim surat

6 Alamat surat 13 Jabatan Pengirim surat

7 Salam pembuka 14 Nama Pengirim surat

15 Tembusan

1. Kepala surat

Sesuai dengan namanya, kepala surat terletak dibagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi yang

bersangkutan. Dalam kepala surat diisikan identitas berikut :

Nama instansi

Lambang atau logo

Alamat

Kode pos

Nomor telpon

Nomor faksimile atau e-mail.

Penulisan kepala surat seperti pedoman administrasi NU.

2. Nomor surat

Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat, Lembaga, sifat surat, kode lembaga, bulan, tahun.

Penulisan nomor surat :

Tulisan nomor menggunakan huruf Kapital diawal surat “ Nomor”

Tidak boleh disingkat “No.”

Dibelakang tahun tidak boleh diberi tanda titik “229/PC/Tanf/L-41/II/2013.”

Kode surat ada dalam buku pedoman administrasi NU.

13

Contoh :

Nomor : 229/PR/Tanf/L-41/II/2013 (nomor surat PR IPNU Pakistaji),

Nomor : 229/MWC/Syur/L-41.01/II/2013 (nomor surat MWC Pakistaji),

Nomor : 229/RT/Syur/L-41.02.12/II/2013 (nomor surat Ranting Bagorejo).

3. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat. Tanggal tertulis tanggal hijriyah dan

masehi.

Penulisan Tanggal surat :

Bulan tidak boleh menggunakan angka : 17 – 1 – 2013

Angka tahun tidak boleh disingkat : 17 Januari „06

Dibelakang tahun tidak boleh menggunakan titik

Angka tanggal tidak boleh diberi nol : 01 Januari 2013

Contoh :

Pakistaji, 20 Dzulhijah 1426 H

20 Januari 2006 M

4. Lampiran

Lampiran berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat disertakan keterangan-keterangan seperti :

jadwal kegiatan, susunan acara, perincian biaya, dll., maka dalam lampiran kita tuliskan.

Penulisan Lampiran :

Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital : Lampiran

Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat : Lamp.

Penacntuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara huruf dan angka, pilih salah satu saja.

Pada akhir baris tidak menggunakan titik.

Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak ditulis kata Lampiran.

Contoh :

Lampiran : 3 lembar

Lampiran : tiga berkas

Lampiran : dua eksemplar

5. Hal Surat

Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul

dalam karangan biasa.

Penulisan Hal Surat :

Ditulis dengan singkat dan jelas

Berwujud kata frase, bukan kalimat

Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital.

Contoh :

Hal : Permohonan Bantuan Korban Banjir

Perihal : Undangan Rapat Kerja

6. Alamat Surat

Ada dua macam alamat yang harus ditulis :

Alamat Luar pada Sampul

Alamat luar sampul adalah alamat yang dituliska pada luar sampul.

14


Tulislah alamat luar pada sampul selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya

Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara,

dll, kecuali ditujukan pada perseorangan.

Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan.

Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di

Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.

Contoh :

Kepada

Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd

Jalan Semeru 5

Pakistaji 68164

Kepada

Yth. PWNU Jawa Timur

Jalan Raya Darmo Nomor 96

Surabaya

Kepada

Yth. Bupati Jember

u.p Bagian Keuangan

Jalan …..

Jember

Kepada

Yth. Ibu Lukis Prihantini

d.a PC Muslimat NU

Jalan Semeru Nomor 6

Pakistaji

Kepada

Yth. Bapak H. Syakir

Jalan Pahlawan Nomor 23

Pakistaji

Alamat Dalam pada Sampul

Alamat dalam sampul adalah alamat yang dituliskan pada kertas surat.


Tidak didahului kata Kepada

Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara, dll, kecuali ditujukan

pada perseorangan.

Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan.

Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di

Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.

Contoh :

Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd

Jalan Semeru 5

Pakistaji 68164

15

Yth. PWNU Jawa Timur


Surabaya

Yth. Bupati Jember

u.p Bagian Keuangan

Jalan …..

Jember

Yth. Ibu Lukis Prihantini

d.a PC Muslimat NU

Jalan Semeru Nomor 6

Pakistaji

Yth. Bapak H. Syakir

Jalan Pahlawan Nomor 23

Pakistaji

7. Salam Pembuka dan Salam Penutup


Di jajaran NU sudah berlaku salam pembuka menggunakan kata : „‟Assalamu’alaikum Warahmatullahi

Wabarakatuh’’ dan salam Penutup menggunakan kata : „‟Wallahul Muwafiq Ila Aqwamitthariq „‟ dan untuk surat rutin

ditambah „‟Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’’.

Surat Keputusan dan Surat Mandat dibuka dengan kalimat „‟Bismillahirrohmanirrohim’’

Surat yang ditujukan kepada non muslim tidak menggunakan salam pembuka dan penutup seperti point a. Kata

pembuka menggunakan „‟Dengan hormat‟‟ atau yang lain, dan kata penutup menggunakan „‟Wassalam’’ atau yang lain.

8. Isi Surat

1. Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. Penulis hendaknya menggunakan pembuka yang sesuai dengan isi

surat. Jangan berlebihan menggunakan kata-kata karena ingin menghormati si-penerima.

Contoh :

Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara Nomor 007/…. telah kami terima.

Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk…

Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak …

Seiring dengan surat ini saya transfer uang mealui BCA sebesar …

Sehubungan surat kami tanggal …

Menunjuk surat saudara tanggal …

Menyusul surat kami tanggal …., dengan ini kami beritahukan bahwa …

2. Alinea Isi

Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Isinya merupakan klanjutan dari alinea

pembuka dan isinya merupakan hal yang telah diterangkan sebelumnya.

Contoh :

Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar ….

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka …

3. Alinea Penutup

Alinea penutup umumnya lebih sederhana di dalamnya bisa berupa kesimpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun

ucapan selamat.

Contoh :

Atas bantuan Saudara, disampaikan terima kasih.

Atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.

16

Atas bantuan Bapak, disampaikan terima kasih.

Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian.

Catatan :

Atas bantuannya, disampaikan terima kasih. Jangan menggunakan kata nya karena nya

untuk orang ketiga, sehingga kabur maksud penutup tersebut

Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu. kata haturkan bukan bahasa Indonesia.

Jadi tidak tepat digunakan dalam surat dinas/resmi.

9. Salam penutup

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup :

a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital

b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

10. Pengirim Surat

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengirim surat :

a. Nama pengitim tidak digaris bawahi, tidak pula berada dalam kurung.

b. Pada skhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

c. Untuk pengirim surat pengurus NU harus diawali lembaga ditingkatannya misal ; “PENGURUS CABANG

NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI” , “PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA BENDOREJO”, dll.

d. Jabatan ; Syuriyah, Katib, Ketua, sekretaris, dan nama-namanya simetris ditengah, jika menggunakan satu

baris. Jika menggunakan dua baris ; baris pertama diisi dengan syuriyah dan katib, baris kedua diisi dengan

ketua dan sekretaris.

11. Tembusan Surat

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam tembusan surat :

a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.

b. Kata tembusan tidak perlu digaris bawahi

c. Kata tembusan : jika tembusannya lebih dari satu.

d. Penulisan Kepada Yth. Tidak perlu cantumkan.

e. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

17

CONTOH-CONTOH SURAT

1. Surat Undangan

PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI

Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478

11 Syawal 1426 H

Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------

Perihal : Undangan Rapat 15 Nopember 2013 M

Yth. Pengurus MWC Puger

Desa Penitik Kec. Puger

Assalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh

Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji mengharap kehadiran saudara :

Pada hari : Senin

Tanggal : 21 Nopember 2013

Jam : 08.00 – 12.00 WIB

Tempat : Kantor NU Pakistaji

Acara : 1. Rapat Kerja Tim Kartanu

2. Lain - lain

Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih.

Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith Thoriq

Wassalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh


Ketua Sekretaris

KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------

Keterangan :

a. Lampiran tidak perlu ditulis karena tidak ada lampiran

b. Alamat surat :

Tanpa menggunakan kata Kepada

Desa Penitik Kec. Puger dapat ditulis Kec. Puger atau Puger.

Jika yang dituju Yth. Pengurus MWCNU se-cabang Pakistaji, tanpa diikuti alamat berikutnya atau kata Di Tempat.

c. Kalimat Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji dapat diganti dengan :

Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji……….

Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji………….

d. Kalimat Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih dapat diganti dengan :

Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih

Demikian, atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasih

Salah jika :

Demikian, atas perhatiannya disampaikan terima kasih

18

Atas perhatiannya disampaikan terima kasih

2. Surat Mandat



SURAT MANDAT

Nomor : 230 /PC/A.II/L-41/I/2013

Bismillahirrohmanirrohim

Berdasarkan surat PWNU Jatim No : 1572/PW/Tanf/L/I/2013, tanggal 2 Januari 2013 M, maka Pengurus Cabang

Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada nama-nama yang tercantum dibawah ini, untuk mengikuti

Halaqah dan Bahsul Masail :

Pada hari : Rabu - Kamis

Tanggal : 21 – 22 Januari 2013

Tempat : PPM. AL-Hikam, Jl. Cenger Ayam 25 - Malang

Adapun nama-nama tersebut adalah :

NO NAMA KETERANGAN

1.

KH. Ahmad Laiq Athoillah

Ketua LBM

2.

K. Thoifur Al Bustomi

Anggota LBM

Demikian surat mandat ini agar digunakan seperlunya.

20 zulhijjah 1426 H Pakistaji , ---------------------------- 20 Januari 2013 M


Rois Katib Ketua Sekretaris

KH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI

Tembusan Pimpinan LBMNU Cabang Pakistaji.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Keterangan :

a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.

b. Kata SURAT MANDAT tidak perlu digaris bawahi atau dicetak tebal.

c. Surat mandat di atas atas undangan PWNU Jatim, kalau tidak ada dasar undangan , maka alinea pembuka cukup dengan

kalimat :

Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada :

Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada :

d. Kalimat penutup dapat diganti dengan :

Surat mandat ini agar dipergunakan seperlunya.

19

Laksanakan mandat ini dengan sebaik-baiknya.

Laksanakan mandat ini dengan penuh tanggungjawab.

e. Tembusan jika lebih dari satu :

Tembusan :

1. LBMNU Cabang Pakistaji

2. MWC Umbulsari

3. Surat Pemberitahuan



11 Syawal 1426 H

Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------

Perihal : Pemberitahuan Kartanu 15 Nopember 2013 M

Yth. Pengurus MWC NU se-cabang Pakistaji


Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama memberitahukan, bahwa pemotretan Kartanu akan dimulai tanggal

28 Januari 2013 sampai dengan 15 Februari 2013. Untuk itu MWC NU segera membentuk Tim Kartanu, yang

nantinya bergabung dengan tim Cabang NU.

Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih.




Ketua Sekretaris


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tembusan :

1. PWNU Jawa Timur

2. Pimpinan Banom Ancab se-cabang Pakistaji

Keterangan :

a. Alamat surat tidak peru ditulis

20

4. Surat Keputusan



SURAT KEPUTUSAN CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI

Nomor : 116/PC/A-II/L-41/VIII/2004

TENTANG

PANITIA HARLAH NU KE 81 DAN HUT RI KE 59

Bismillahirrohmanirrohim

PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI SETELAH :

Menimbang : a. bahwa untuk memudahkan berjalannya kegiatan Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji, maka perlu

dibentuk panitia.

b. bahwa yang nama-namanya tercantum dalam lampiran SK Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telah

menyatakan kesediaannya dan telah memenuhi persyaratan organisasi sebagai Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU

Pakistaji.

Mengingat : - Anggaran Dasar Bab VIII pasal 18

- Anggaran Rumah Tangga Bab XII pasal 37

- Pertemuan dengan PWNU tanggal 13 Agustus 2004 di RSI II Surabaya.

Dengan senantiasa memohon taufik dan hidayah serta ridlo Allah Swt.

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

Pertama : Mengesahkan susunan Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji sebgaimana terlampir.

Kedua : Mengamanatkan kepada Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 untuk melaksanakan tugas-tugas Kepanitiaan dengan

sebaik-baiknya dengan keharusan untuk senantiasa berpedoman kepada AD/ART NU, keputusan Panitia dan petunjuk Pengurus Cabang

NU Pakistaji .

Ketiga : SK Pengurus Cabang NU Pakistaji ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan berakhir setelah selesainya pelaksanaan dan

pertanggung jawaban Ke Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 dengan ketentuan bahwa segala sesuatunya akan diatur kembali

sebagaimana mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Pakistaji

Pada Tanggal : 02 Agustus 2004.




Tembusan :

1. PWNU Jawa Timur

2. Pimpinan Banom Cabang NU Pakistaji

3. Pimpinan Lembaga / Lajnah Cabang NU Pakistaji

Keterangan :

a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.

b. Tembusan disampaikan kepada Banom Cabang dan Lembaga/lajnah Cabang, karena personilnya

direkrut dari Banom dan Lembaga/lajnah.

21

5. Surat Rekomendasi



Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013 Pakistaji, 11 Syawal 1426 H

Lampiran : Satu Eksemplar 15 Nopember 2013 M

Perihal : Rekomendasi IPNU Cabang Pakistaji

Yth. Pengurus IPNU Pusat

Jakarta


Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telah menerima surat permohonan Rekomendasi dari IPNU Cabang

Pakistaji dengan surat nomor : 06/KPC/A/VI/354/XI/2013, tanggal 15 Nopember 2013 perihal laporan hasil

Konperensi IPNU Cabang Pakistaji dan permohonan Rekomendasi susunan Pengurus IPNU Cabang Pakistaji hasil

konperensi IPNU pada tanggal 9 September 2013.

Susunan Pengurus IPNU hasil konperensi tersebut telah memenuhi syarat dan seusai dengan AD/ART NU.

Sesuai dengan kewenangan PCNU yang diatur dalam ART NU Bab V pasal 18, maka Pengurus Cabang Nahdlatul

Ulama Pakistaji dapat memberikan rekomendasi sebagai persetujuan Pengesahan Pengurus IPNU Cabang

Pakistaji periode 2013 – 2007.

Bersama ini kami lamppirkan berita acara Konperensi dan susunan pengurus IPNU, untuk memperoleh Surat

Pengesahan dari Pengurus IPNU Pusat.

Demikian surat rekomendasi ini kami berikan dan atas perhatian Pengurus IPNU Pusat disampaikan terima kasih.






Tembusan :

1. IPNU Wilayah Jatim

2. IPNU Cabang Pakistaji

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------

22



Lampiran SK Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013

SUSUNAN PENGURUS CABANG

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI

PERIODE 2013 – 2007

PELINDUNG

PCNU PAKISTAJI

PEMBINA

KH. SADID JAUHARI

KH. SHOMAD DJALIL

KH. FAHIM JAUHARI

KH. IDRIS SHOLEH

KH. NUR MUSTOFA HASYIM

Drs. WAHIDUL MUHAROM

ABDUL HALIM, SH

Drs. SUTONDO

SYAIFUL BAHRI, S.Pdi

MIFTAHUL ULUM, SE

AHMAD SUDIONO

KETUA UMUM

: M. YASIN YUSUF GHOZALI

KETUA I

: NASICHIN MA‟RUF

KETUA II

: ACH. RUDI MASRUKIN, S.Pdi

KETU

: FATHUL MUNIR, S.Pdi

23

A III KETUA IV

: ABDUL HALIM ASSHIDIQ

SEKJEN

: ABDULLOH MUHLAS, S.Pdi

SEKRETARIS I

: SULTHONUL HAKIM

SEKRETARIS II

: MUHAMMAD SYIFA‟, S.Pdi

SEKRETARIS III

: LUKIK HAMBALI

SEKRETARIS IV

: AHMAD MAULANA FUADI

BENDAHARA UM

: MOHAMMAD HUSEN

24

UM AHARA I

: UMAR SOFYAN

BENDAHARA II

: ABDUL KHOBIR, S.Sos

BENDAHARA III

: AMIN THOHARI




Keterangan :

a. Pada lampiran harus ditulis Lampiran SK Nomor : …, sebelum menulis isi lampirannya.

25

6. Surat Pengantar



SURAT PENGANTAR

Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013

Hal : Laporan Kegiatan Posko

Yth. PWNU Jatim


Surabaya

NO

JENIS / ISI

SURAT

BANYAKNYA

KETERANGAN

1 Laporan

Kegiatan

Kegiatan

Posko NU

Cabang

Pakistaji

dalam

penangan

an korban

banjir

Kecamata

n Panti

Kab.

Jember

1 berkas

Disampaikan dengan hormat


Ketua Sekretaris


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

26



SURAT PENGANTAR

Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013

Hal : Pengiriman Alat-alat Kantor

Yth. Pengurus Ranting NU Umbulrejo

Jalan Mawar Nomor 45 Umbulrejo

Bersama ini kami kirimkan alat-alat kantor untuk keperluan administrasi, alat-alat yang dimaksud adalah :

1. 2 buah Komputer,

2. 3 buah meja kantor

3. 100 buah buku folio

Alat-alat tersebut diharapkan dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.


Ketua Sekretaris


-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Keterangan :

a. Kata SURAT PENGANTAR dapat ditulis PENGANTAR saja.

b. Model surat lebih baik menggunakan kolom jika terdapat lebih dari satu keteragan.

--------------

bahan pelatihan 1

Documents