PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DRAFT

PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NOMOR : 800 / 7683 / 2014

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DRAFT

PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

NOMOR :

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS

PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TENGAH,

Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan pelatihan dalam rangka memenuhi kebutuhan sumber daya manusia aparatur yang berkualitas diperlukan Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah tentang Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Tanggal 15 Januari 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 198, tambahan Lembaran Negara Nomor 4019);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737);

7. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Inspektorat dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 7 Seri D Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 13);

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 31 Tahun 2007 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;

9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengembangan Sistem Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;

10. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah (Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 89) sebagaimana telah diubah melalui Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 79 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah (Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011 Nomor 79).

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

Pasal 1

Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana tercantum pada Lampiran sebagai bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana dimaksud Pasal 1 digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah.

Pasal 3

Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Semarang pada tanggal KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH,

MUHAMAD MASROFI

PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perubahan dan dinamika yang terjadi di lingkungan organisasi publik/institusi

pemerintah berimplikasi pada kebutuhan peningkatan kompetensi Aparatur Sipil

Negara (ASN), untuk dapat bersaing dalam perkembangan pesat di luar institusi

pemerintah, Organisasi publik harus secara terus-menerus memahami berbagai

perkembangan dan perubahan yang terus terjadi, maka untuk mengimbanginya

dituntut meningkatkan berbagai potensi ASN.

Institusi Diklat sebagai suatu organisasi formal dalam tugas sehari-harinya

menyelenggarakan diklat sebagai bagian dari penyelenggara kepentingan publik

diharapkan secara profesional secara intensif dan optimal melaksanakan

pengembangan aparatur yang kompetitif. Kinerja institusi diklat sebagai

organisasi sangat penting, oleh karena dengan adanya kinerja maka tingkat

pencapaian hasil akan terlihat sehingga akan dapat diketahui seberapa jauh pula

tugas yang telah dipikul melalui tugas dan wewenang yang diberikan dapat

dilaksanakan secara nyata dan maksimal dalam mewujudkan Aparatur yang

kompeten.

Mendukung dan mewujudkan diklat berbasis kompetensi yang menghasilkan

aparatur kompeten dibutuhkan komitmen semua pihak, di samping dukungan

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR : TENTANG : PEDOMAN PENJAMINAN MUTU

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

1

anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan agar penyelenggaraan diklat

menghasilkan lulusan diklat sebagai aparatur yang kompeten. Salah satu upaya

yang dapat dilakukan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan (Badan Diklat)

Provinsi Jawa Tengah adalah peningkatan mutu kediklatan secara

berkesinambungan. Upaya ini dapat dilakukan antara lain dengan menerapkan

sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan. Hal ini mutlak dilakukan karena

penerapan sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan akan menghasilkan produk

diklat yang sesuai Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI).

Salah satu di antara rangkaian kegiatan dalam penerapan sistem mutu yang

mengacu pada prinsip Perencanaan, Pelaksanaan, Pemeriksaan dan Tindakan

(Plan, Do, Check, Action/PDCA) adalah dilaksanakannya penjaminan mutu

internal. Dengan adanya kegiatan penjaminan mutu internal pihak penyelenggara

diklat dapat mengetahui keadaan manajemen mutu yang sedang berlangsung,

dan dapat menentukan sistem mutu, sehingga dapat segera melakukan

perbaikan sebelum timbul permasalahan. Salah satu kegiatan untuk mendorong

penerapan sistem mutu dalam pengelolaan institusi diklat dalam hal ini Badan

Diklat Provinsi Jawa Tengah adalah pelaksanaan akreditasi institusi diklat.

Akreditasi institusi diklat tidak berhenti pada penilaian, serta dicapainya status

akreditasi, akan tetapi ditindaklanjuti dengan penerapan standar yang telah

disusun secara terus-menerus. Agar terjadi proses perbaikan yang

berkesinambungan, dalam penerapannya diperlukan pengendalian mutu antara

lain melalui kegiatan penjaminan mutu internal. Namun demikian pelaksanaan

penjaminan mutu internal tidak selalu harus menunggu sampai institusi diklat

terakreditasi dahulu, karena kegiatan ini dapat juga dilaksanakan pada setiap

penyelenggara diklat yang responsif terhadap upaya peningkatan mutu diklat.

Bertolak dari hal tersebut di atas, pada setiap penyelenggaraan diklat, perlu

dilakukan kegiatan yang mampu meberikan penjaminan mutu terhadap setiap

proses penyelenggaraan diklat. Dari sisi lain mengacu pada:

1. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI)

Nomor 16 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan

Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan dan

Kepemimpinan”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi”:

2

- Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam

pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 10 ayat (1) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 ayat (1) huruf e adalah sebuah Komite yang bersifat

independen yang bertanggung jawab dalam menjamin kualitas

penyelenggaraan Diklat Prajabatan dan/atau Diklat Kepemimpinan tertentu.

2. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 17 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan

dan Pelatihan Jabatan Fungsional”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen

Akreditasi”:

- Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam

pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh Instansi

Pembina Jabatan Fungsional dan bersifat independen yang

bertanggungjawab dalam menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat

Fungsional.

3. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 18 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan

dan Pelatihan Teknis”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi” :

- Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam

pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e).

- Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 ayat (1) huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh

Instansi Teknis dan bersifat independen yang bertanggungjawab dalam

menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat Teknis.

Berkaitan dengan hal tersebut, Petunjuk Teknis Pedoman Penjamin Mutu

Internal ini disusun untuk digunakan oleh Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

guna memberikan penilaian terhadap penyelenggaraan diklat baik yang telah,

sedang atau akan diselenggarakan.

3

B. Tujuan 1. Tujuan Umum

Tersedianya acuan dan kejelasan bagi institusi diklat dalam melakukan

penjaminan mutu internal.

2. Tujuan Khusus

a. Adanya kejelasan tentang pengertian, tujuan dan siklus kerja komite

penjamin mutu internal;

b. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan

penjaminan mutu internal;

c. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan

audit mutu internal;

d. Adanya kejelasan dan acuan dalam membuat laporan hasil kegiatan komite

penjamin mutu internal.

C. Pengertian Umum 1. Penjaminan Mutu adalah Proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna

mencapai hasil optimal sesuai standar yang telah ditetapkan.

2. Penjaminan Mutu Diklat adalah Proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna

mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal sesuai standar

yang telah ditetapkan.

3. Komite Penjamin Mutu Diklat adalah sebuah komite yang bersifat

independen yang bertanggung jawab dalam menjamin kualitas

penyelenggaraan diklat.

4. Kebijakan Mutu adalah dokumen yang berisi definisi, konsep, tujuan, strategi,

berbagai standar mutu dan/atau standar mutu turunan.

5. Standar Mutu adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan atau

batasan terhadap ukuran atau indikator kerja dalam penyelenggaraan diklat.

6. Prosedur Mutu (SOP Administratif) adalah dokumen sistem manajemen

mutu yang isinya menjelaskan mekanisme tentang bagaimana suatu proses

atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu orang dilaksanakan secara

4

terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai suatu tujuan yang

direncanakan. 7. Instruksi Kerja (SOP Teknis) adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang

dibuat secara terinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh

satu orang sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar

dapat mencapai hasil sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

8. Audit Mutu Internal adalah audit mutu internal adalah Proses sistematis,

mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya

secara objektif untuk menentukan sejauh mana standar mutu telah dipenuhi

dalam penyelenggaran diklat.

9. Auditor Mutu Internal adalah pegawai/personil Badan Diklat independen yang

bertanggungjawab langsung atas aktivitas atau produk yang diaudit. Auditor ini

terdiri atas orang-orang kompeten yang berasal dari berbagai unsur dalam

organisasi yang profesional dalam bidangnya, berdasarkan Surat Keputusan

(SK) Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.

10. Auditee adalah penyelenggara diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional

pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.

11. Bukti Objektif adalah dokumen dan rekaman data sesuai dengan standar

penyelenggaraan diklat kepemimpinan, diklat teknis dan diklat fungsional pada

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.

12. Independen adalah orang atau unit kerja yang tidak terlibat dalam

penyelenggaraan diklat.

13. Pemasok adalah orang atau unit kerja yang memasok barang dan atau jasa

pendukung dalam penyelenggaraan diklat.

14. Rekaman adalah suatu dokumen tertulis yang menjadi bukti objektif

pelaksanaan kegiatan diklat.

15. Rekomendasi adalah hasil suatu proses audit berupa pernyataan auditor yang

dibuat setelah menganalisis dan memperKomitebangkan semua bukti – bukti

objektif yang dikumpulkan sebagai bahan rekomendasi untuk peningkatan

mutu selanjutnya.

16. Temuan Audit adalah hasil dari suatu proses audit yang berbentuk

kesenjangan atau penyimpangan dari standar yang didukung oleh bukti-bukti

objektif. 5

D. Sasaran Petunjuk Teknis ini digunakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat pada Badan

Diklat Provinsi Jawa Tengah.

E. Ruang lingkup Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, tujuan, sasaran dan ruang lingkup.

Bab II Dasar-Dasar Penjaminan Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang sistem penjaminan mutu, audit penjaminan mutu

diklat, komite penjamin mutu diklat dan siklus tugas komite penjamin mutu diklat.

Bab III Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan,

pemeriksaan dan tindakan (Plan, Do, Check, Action/PDCA) dalam sistem

penjaminan mutu internal diklat dan perencanaan dalam merencanakan,

melaksanakan, menganalisis hasil dan membuat laporan dan rekomendasi audit

mutu diklat.

Bab IV Penutup

Bab ini menjelaskan tentang harapan capaian kerja Komite Penjamin Mutu Diklat.

6

BAB II

DASAR – DASAR PENJAMINAN MUTU INTERNAL DIKLAT

A. Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat 1. Konsep dan Prinsip Sistem Penjaminan Mutu Internal

Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat Proses yang sistematis,

independen dan terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah

ditetapkan guna mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal

sesuai standar yang telah ditetapkan. Konsep penjaminan mutu adalah

menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar mutu untuk

memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan.

Badan Diklat melalui komite penjaminan mutu harus menetapkan,

mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan

secara berkelanjutan (continual improvement) penjaminan mutu internal sesuai

dengan persyaratan, pedoman dan standar yang ditentukan.

Prinsip Penerapan PDCA dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal meliputi

(1) Plan, adanya perencanaan / standar, (2) Do, adanya pelaksanan dari apa

yang sudah direncanakan atau pelaksanaan standar mutu, (3) Check, adanya

monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan

hasil pelaksanaan termasuk pengendalian pelaksanaaan standar mutu melalui

Audit Mutu Internal, dan (4) Action, adanya tindak lanjut dan perbaikan standar

mutu dari hasil evaluasi.

2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal

Sistem Penjaminan mutu internal bertujuan:

a. Untuk menjamin mutu pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh

balai diklat, melalui penjaminan mutu input, proses dan output dalam

rangka mewujudkan visi balai diklat dan serta memenuhi kebutuhan para

pemangku kepentingan;

b. Untuk menjamin kepuasan pengguna jasa layanan (customer satisfaction)

dan kepuasan pengguna jasa layanan terpelihara (customer care);

c. Untuk menjamin terlaksananya Pelayanan Prima;

d. Untuk memastikan keberlanjutan Organisasi (pencitraan). 7

Pencapaian tujuan penjaminan mutu internal pada gilirannya akan

diakreditasi melalui sistem penjaminan mutu eksternal (Akreditasi) oleh LAN RI

dan/atau lembaga mandiri lainnya yang diakui Pemerintah.

B. Audit Penjaminan Mutu Diklat

1. Tujuan

a. Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem penjaminan mutu telah sesuai

dengan ketentuan persyaratan/standar yang dijadikan acuan;

b. Untuk memastikan bahwa penyelenggaran diklat telah sesuai dengan

standar yang telah disepakati;

c. Untuk memberikan rekomendasi guna perbaikan-perbaikan yang diperlukan

oleh bidang penyelenggara diklat dalam penyelenggaraan diklat.

2. Manfaat Audit Penjaminan Mutu Diklat

a. Manfaat bagi Pimpinan

Audit penjaminan mutu diklat dapat menjadi masukan berharga untuk

referensi dalam membuat keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan

mutu sehingga pengelolaan mutu penyelenggaraan diklat dapat berjalan

sesuai dengan yang ditetapkan.

b. Manfaat bagi Bidang Penyelenggara

Audit penjaminan mutu diklat membantu Bidang Penyelenggara diklat,

untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat

mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang

diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor.

c. Manfaat bagi Komite Penjamin Mutu Diklat

Audit penjaminan mutu diklat merupakan proses pembelajaran dan

pertumbuhan, di mana interaksi antara Komite Penjamin Mutu Diklat

dengan Bidang Penyelenggara Diklat pada berbagai fungsi dan kegiatan

dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan

proses pengkaderan dan pematangan Komite Penjamin Mutu Diklat

sebagai tenaga profesional.

8

d. Manfaat bagi Peserta Diklat

Audit penjaminan mutu diklat bagi peserta diklat adalah proses

pendektesian segala kemungkinan yang dapat menciptakan jaminan mutu

diklat, sesuai dengan standar penyelenggaraan diklat.

e. Manfaat bagi instansi yang bekerja sama

Audit penjaminan mutu diklat bagi instansi yang bekerja sama dapat

memberikan umpan balik terhadap kinerja yang telah dilakukan, sehingga

menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing – masing instansi

yang bekerja sama.

f. Manfaat bagi Pemasok

Audit penjaminan mutu diklat bagi pemasok dapat menjadi panduan atau

pedoman dalam menyediakan jasa layanan terhadap penyelenggaraan

diklat yang sesuai dengan standar.

3. Ketentuan Audit Penjaminan Mutu Diklat

a. Audit penjaminan mutu diklat dilaksanakan oleh tenaga/personil

independen terhadap mutu penyelenggaraan diklat.

b. Audit penjaminan mutu diklat harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh

proses penyelenggaraan diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional pada

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.

c. Audit penjaminan mutu diklat harus dilaksanakan sejak tahap perencanaan,

pelaksanaan, dan pasca penyelenggaraan.

d. Audit penjaminan mutu diklat harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang

terdokumentasi.

e. Hasil dokumentasi audit penjaminan mutu diklat sebagai masukan kepada

penyelenggara diklat untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.

f. Komite Penjamin Mutu Diklat tidak bertanggung jawab untuk mengambil

tindakan koreksi.

g. Hasil audit penjaminan mutu diklat tidak masuk pada ranah hukum, hanya

diperuntukkan bagi kepentingan internal Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah.

9

C. Komite Penjamin Mutu Diklat 1. Susunan Komite Penjamin Mutu Diklat terdiri atas:

a. Ketua Komite:

Ketua Komite bertugas: mengembangan sistem penjaminan mutu dan (2)

melaksanakan audit mutu internal. Oleh karena itu ketua Komite dituntut

mampu:

1) Mengarahkan dan mengkoordinasikan pengembangkan sistem

penjaminan mutu internal meliputi penyusunan kebijakan mutu, standar

mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian tugas pada Balai Diklat

Jawa Tengah.

2) Mengarahkan diskusi anggota Komite agar pelaksanaan audit dapat

berjalan efektif dan objektif;

3) Menyusun rencana audit, melatih anggota Komite, mengkoordinir

penyusunan instrumen audit;

4) Memimpin pelaksanaan audit penjaminan mutu;

5) Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit penjaminan mutu.

b. Anggota

Anggota bertugas:

Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan

hasil audit. Anggota komite harus memiliki keahlian dan penguasaannya

terhadap kegiatan evaluasi.

2. Tugas Komite Penjamin Mutu Diklat

a. Mengembangkan sistem penjaminan mutu internal meliputi penyusunan

kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian

tugas;

b. Mengembangan sistem audit mutu yang mampu memastikan bahwa

kegiatan pendidikan pelatihan berjalan sesuai dengan sistem yang telah

ditetapkan;

c. Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal

pelaksanaan audit. Rencana ini harus lengkap, meliputi: bidang

penyelenggara yang akan ditinjau, jadwal peninjauan, kegiatan yang

ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;

10

d. Mengembangkan instrumen penilaian serta standar penilaian yang akan

digunakan dalam audit;

e. Untuk kegiatan ini, Komite harus mempelajari tentang tujuan, sasaran,

banyaknya peserta, lamanya penyelenggaraan, tenaga pengajar, sarana-

prasarana penunjang, lokasi penyelenggaraan dan hal – hal lain yang

menunjang penyelenggaraan diklat serta hasil audit mutu penyelenggaraan

diklat sebelumnya;

f. Melakukan pemeriksaan/audit secara objektif ke penyelenggara diklat,

mereview pelaksanaan kebijakan dan standar mutu, prosedur mutu dan

uraian tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan

kepada staf/karyawan untuk pembuktian/verifikasi;

g. Melakukan peninjauan ke lokasi penyelenggaraan untuk langkah

pembuktian/verifikasi;

h. Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

D. Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Diklat 1. Siklus Penjaminan Mutu Internal Diklat

Siklus penjaminan mutu adalah suatu rangkaian aktivitas dalam

pelaksanaan penjaminan mutu yang meliputi aspek input, proses dan output

dalam pelaksanaaan pendidikan dan pelatihan. Siklus meliputi :

a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat;

b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;

c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;

d. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan.

11

Siklus penjaminan mutu internal dapat digambarkan di bawah ini :

Gambar: Siklus Penjaminan Mutu Internal

2. Siklus Audit Mutu Internal Diklat

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu

rangkaian aktivitas dan merupakan guide line pelaksanaan audit.

Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu:

a. Perencanaan Audit;

Aktivitas perencanaan yang dilakukan adalah:

1) Mengumpulkan informasi awal;

2) Memeriksa hasil audit sebelumnya;

3) Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat;

4) Mempersiapkan instrumen audit;

5) Mengatur waktu audit;

6) Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara.

b. Pelaksanaan Audit;

Dalam pelaksanaan audit, hal – hal yang perlu diaudit adalah:

1) Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit

penyelenggaraan diklat;

2) Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check

list yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat;

3) Mendokumentasikan hasil audit.

c. Analisis Hasil Audit;

Tahapan analisis hasil audit meliputi:

PENETAPAN KEBIJAKAN DAN

PENINGKATAN STANDAR PELAKSANAAN

STANDAR

PENGENDALIAN STANDAR

12

1) Membandingkan hasil audit dengan standar mutu;

2) Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar mutu;

3) Jika terdapat kesenjangan menentukan rekomendasi.

d. Laporan dan Rekomendasi.

Laporan dan rekomendasi audit berisi hasil temuan yang telah

ditetapkan/disetujui oleh Komite dan harus dikomunikasikan pada auditee

sebelum laporan diterbitkan dan ditandatangani oleh auditor.

Siklus audit mutu internal diklat juga dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar: Siklus Audit Mutu Internal

PERENCANAAN AUDIT

LAPORAN & REKOMENDASI

PELAKSANAAN AUDIT

ANALISIS HASIL AUDIT

13

BAB III

SIKLUS KEGIATAN KOMITE PENJAMIN MUTU INTERNAL

Siklus kegiatan komite penjaminan mutu secara singkat telah dijelaskan

sebelumnya yang meliputi siklus kegiatan penjaminan mutu internal dan audit mutu

internal. Selanjutnya dalam Bab ini akan dijabarkan lebih lengkap dan detail kedua

siklus tersebut.

A. Siklus Penjaminan Mutu Internal Dalam siklus penjaminan mutu meliputi 4 tahap kegiatan yaitu :

1. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat;

2. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;

3. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat;

4. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan.

Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal

yang dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah.

a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat

Pada kegiatan penetapan kebijakan mutu yang berupa dokumen yang berisi

definisi, konsep, tujuan, strategi, berbagai standar mutu dan/atau standar mutu

turunan merupakan bentuk komitmen Badan Diklat dalam menerapkan sistem

penjaminan mutu dan selanjutnya berdasarkan kebijkan mutu diterapkan standar

mutu yang bisa mengacu kepada standar nasional (Akreditasi) penyelenggaraan

diklat yang telah ditetapkan LAN RI meliputi:

1) Standar mutu input Diklat terdiri atas standar mutu kurikulum diklat, standar

mutu sarana dan prasarana (fasilitas) diklat, standar mutu instuktur/tenaga

pengajar/widyaiswara dan tenaga teknis diklat, standar mutu peserta diklat,

standar mutu mata/materi diklat.

2) Standar mutu proses terdiri atas standar proses pelaksanaan/penyelenggaraan

diklat dan standar evaluasi diklat

3) Standar mutu output terdiri atas standar mutu lulusan diklat.

Di samping menetapkan standar mutu diklat sebagai dasar acuan kinerja bagi

penyelenggara diklat selanjutnya juga penting ditetapkan berbagai dokumen mutu

sebagai alat (tools) bagi penyelenggara unutk memastikan bahwa standar mutu

14

bisa dicapai yaitu meliputi dokumen prosedur mutu (SOP/instruksi kerja/formulir)

sesuai yang dibutuhkan masing-masing standar mutu yang telah ditetapkan oleh

penyelenggara diklat.

b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat

Berdasarkan standar dan prosedur mutu yang telah ditetapkan, maka Badan

Diklat wajib melaksanakan penyelenggaraan diklat mengikuti alur/siklus yang

terjabarkan dalam prosedur baik ketika menyusun kurikulum dan mata diklat,

menetapkan persyaratan peserta diklat, menyiapkan fasiltas diklat, menetapkan

instruktur/tenaga diklat, melaksanaan proses penyelenggaraan diklat sampai

dengan evaluasi penyelenggaraan diklat.

c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat

Pengawasan/pemeriksaan/monitoring dan pengendalian pelaksanaan diklat

dilaksanakan oleh komite penjaminan mutu melalui kegiatan monitoring rutin dan

audit mutu internal yang dilaksanakan berdasarkan pedoman dan prosedur mutu

yang telah ditetapkan. Pengendalian dilaksanakan dalam rangka menjamin

bahwa penyelenggaraan diklat secara keseluruhan telah sesuai dengan prosedur

mutu dan standar mutu.

d. Peningkatan Standar Mutu Berkelanjutan

Berdasarkan hasil audit mutu internal yang dirumuskan dalam laporan dan

rekomendasi audit bisa digunakan sebagai umpan balik atau evaluasi diri

penyelenggaraan diklat secara menyelutuh dan digunakan oleh Badan Diklat

Propinsi Jawa Tengah sebagai dasar perbaikan dan penyempurnaan

penyelenggaran diklat selanjutnya dan ini dilaksanakan secara

berkesinambungan atau berkelanjutan.

B. Siklus Audit Mutu Internal Dalam mengelola program audit, Komite Penjamin Mutu Diklat melaksanakan

kegiatan audit mutu terhadap penyelenggaraan diklat yang mencakup beberapa hal

antara lain:

1. Sasaran dan harapan program audit;

2. Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur;

3. Pemastian program audit yang diterapkan;

4. Pemantauan dan peninjauan program audit; 15

5. Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara.

Sehubungan dengan hal tersebut dalam melaksanakan kegiatan audit ada empat (4)

tahapan, yaitu:

a. Perencanaan;

b. Pelaksanaan;

c. Analisis hasil;

d. Membuat laporan.

Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal yang

dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah.

a. Perencanaan Pada perencanaan ini, kegiatan yang dilakukan adalah mulai dari penyusunan

rencana kerja hingga penyusunan laporan kerja Komite Penjamin Mutu Diklat.

Dalam melaksanakan audit mutu internal pada Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah, langkah – langkah perencanaan yang dilakukan adalah:

1. Komite Penjamin Mutu Diklat mengumpulkan informasi awal yaitu mengenai

penerapan standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas serta produk yang

dihasilkan oleh penyelenggara diklat;

2. Memeriksa hasil audit sebelumnya.

Apabila sebelumnya pernah dilakukan audit, maka hasil audit sebelumnya

perlu diperhatikan sebelum melakukan audit. Hal ini untuk menentukan,

apakah perlu dilakukan identifikasi kesesuaian tindakan perbaikan atau tidak.

Apabila diperlukan, kegiatannya masuk dalam rencana kerja Komite

Penjaminan Mutu Diklat.

3. Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat, meliputi:

a. Diklat apa yang akan diaudit;

b. Siapa penyelenggaranya;

c. Kapan;

d. Di mana (tempat/lokasi di mana audit akan dilakukan);

e. Cara mendapat informasi;

f. Pelaksana audit (auditor);

g. Rencana kerja dibuat dalam bentuk format/matriks.

16

4. Mempersiapkan instrumen audit yang berkaitan dengan prosedur ketentuan

tertulis, uraian tugas atau apa yang akan diaudit dari ketiga (ke-3) komponen

dalam pengelolaan institusi diklat yaitu Administrasi dan Manajemen,

Pelayanan Diklat dan Pelayanan Penunjang Diklat.

5. Mengatur waktu audit, Komite Penjamin Mutu Diklat menetapkan jadwal

pelaksanaan audit agar dapat disiapkan personil dan kelengkapan audit yang

akan dilakukan

6. Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara, menginformasikan

rencana kegiatan tersebut kepada bidang penyelenggara agar pelaksanaannya

dapat berjalan lancar.

b. Pelaksanaan Audit Setelah persiapan audit selesai langkah berikutnya adalah pelaksanaan

audit. Sesuai dengan jadwal/rencana yang telah dibuat agar pelaksanaan audit

dapat berjalan dengan lancar. Langkah – langkah pelaksanaan, sebagai berikut:

1. Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit

penyelenggaraan diklat. Komite Penjamin Mutu Diklat memulai dengan

menyampaikan penjelasan tentang audit mutu internal yang akan dilaksanakan

dalam pertemuan yang dihadiri bidang penyelenggara.

Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai pemimpin dalam pertemuan

tersebut harus memberikan penjelasan tentang:

a. Komite Penjamin Mutu Diklat dan tanggung jawab setiap anggota Komite;

b. Tujuan pelaksanaan audit;

c. Metode yang digunakan;

d. Ruang lingkup audit;

e. Jadwal audit.

Di samping itu harus memberikan jawaban atas semua pertanyaan yang

muncul dari pihak auditee (bidang penyelenggara yang diaudit)

2. Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check list

yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat. Setelah penjelasan,

kegiatan selanjutnya adalah melakukan audit dengan menggunakan daftar

periksa/check list yang telah disiapkan oleh Komite audit. Penggunaan check

17

list ini juga mempertimbangkan waktu yang telah dituliskan dalam

rencana/jadwal audit. Beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi setiap rincian kegiatan dari penerapan standar mutu,

prosedur mutu dan uraian tugas berdasarkan check list tersebut, apa saja

yang sudah atau belum dilaksanakan;

b. Lakukan klarifikasi apabila ada pertanyaan yang kurang dimengerti;

c. Untuk akurasi pengisian instrumen, lakukan juga pengamatan/observasi

terhadap berbagai standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas,serta

produk/hasil kerja. Lakukan teknik penelusuran ke belakang atau inspeksi

ulang;

d. Beri tanda apabila ada hal – hal yang perlu ditindaklanjuti dengan

wawancara, kemudian lakukan wawancara sesuai kebutuhan;

e. Pengambilan contoh secara acak, kemungkinan diperlukan untuk

memperoleh data serta bukti yang objektif. Untuk itu auditor harus dapat

memutuskan seberapa banyak contoh yang harus diambil agar mewakili

kondisi yang sesungguhnya. Misalnya: sarana pembelajaran di kelas yang

masih kurang bagus kondisinya dilakukan pemeriksaan.

f. Apabila pelaksanaan audit pada satu komponen telah meliputi semua

aspek yang terdapat dalam instrumen pemeriksaan, maka auditor segera

bergerak untuk melakukan audit komponen berikutnya (sesuai dengan

jadwal audit), walaupun masih ada waktu yang tersisa. Apabila waktu yang

tidak ada tidak mencukupi untuk melakukan audit atas semua aspek yang

terdapat pada instrumen pemeriksaan, maka auditor harus memutuskan

apakah audit masih diteruskan atau tidak.

3. Mendokumentasikan hasil audit

Hasil yang diperoleh pada pelaksanaan audit dicatat dalam kolom "hasil

audit" yang merupakan bagian dari instrumen pemeriksaan yang telah

disiapkan dan disimpan sebagai dokumen. Dokumen ini dapat digunakan

dalam membuat laporan hasil audit dan diserahkan/diumpanbalikkan kepada

auditee (bidang penyelenggara diklat).

18

c. Analisis Hasil 1. Membandingkan hasil audit dengan standar

Sebelum bukti audit/temuan audit diserahkan kepada auditee (bidang

penyelenggara diklat), Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai auditor harus

menganalisis hasil temuannya tersebut. Sebab temuan ini dapat menunjukkan

kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan standar/prosedur/ketentuan

yang ditetapkan pada waktu menganalisis. Komite Penjamin Mutu Diklat harus

melihat prosedur dan standar yang telah ditetapkan yang kemudian

dibandingkan dengan hasil temuan yang diperoleh. Apabila tidak ditemukan

ketidaksesuaian tetapi didapatkan situasi yang tidak sepenuhnya memuaskan,

hal ini harus tetap dicatat oleh auditor.

2. Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar

Semua hasil temuan audit tersebut setelah dianalisis

dimasukkan/diumpanbalikkan kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah dan bidang penyelenggara diklat dalam suatu pertemuan yang

disepakati bersama. Pada pertemuan ini, Komite Penjamin Mutu

menyampaikan hasil temuannya yang didukung oleh bukti-bukti objektif yang

ada. Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat. Pada

pertemuan tersebut Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menjelaskan hasil

temuan audit, menyimpulkan hasil audit, membuka forum tanya jawab serta

menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh bidang penyelenggara diklat.

3. Memberikan umpan balik kepada Auditee.

Setelah semua selesai Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menutup

pertemuan. Terkadang untuk temuan hasil audit yang sifatnya

simple/sederhana, dapat diumpanbalikkan secara langsung kepada Auditee

(bidang penyelenggara diklat). Akan tetapi, laporan audit untuk umpan balik

kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah tetap dibuat sebagai

rekomendasi perbaikan penyelenggaraan selanjutnya.

d. Laporan dan Rekomendasi Laporan audit dan rekomendasi harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh

semua anggota Komite audit. Laporan ini disampaikan kepada:

1. Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah; 19

2. Bidang penyelenggara diklat;

3. Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat;

4. Bidang lain yang terlibat dalam penyelenggaraan diklat.

Adapun format laporan audit mutu sebagai berikut:

I. Pendahuluan:

A. Latar belakang dilakukannya audit;

B. Maksud dan tujuan audit;

C. Ruang lingkup audit.

II. Pelaksanaan Audit:

A. Perencanaan/persiapan yang dilakukan: Berisi mulai dari mengidentifikasi

keberadaan dokumen mutu sampai dengan membuat jadwal dan menyusun

instrumen audit;

B. Pelaksanaan Audit: Berisi mulai dari penyampaian penjelasan sampai

dengan pelaksanaan audit dengan melampirkan hasil-hasil yang diperoleh

baik melalui pengamatan/observasi, wawancara dengan check list maupun

pengambilan contoh secara acak.

C. Analisis: Berisi tentang analisis hasil temuan.

III. Kesimpulan hasil Audit/Rekomendasi

Berisi tentang hasil audit yang harus ditindaklanjuti oleh penyelenggara diklat

dalam bentuk rekomendasi-rekomendasi. Tindakan perbaikan dalam bentuk

rekomendasi ini perlu diberi batasan waktu agar auditee dapat memperbaikinya

tepat waktu dan auditor harus memonitor hasilnya.

IV. Penutup

Sedangkan secara praktis isi laporan audit dapat dibuat dalam bentuk matrik

seperti contoh di bawah ini:

No Unit yang diaudit

Waktu Pelaksanaan

Pelaksana Hasil audit Kesimpulan dan Rekomendasi

Dapat berupa observasi dan check list yang berisi audit

Berisi tentang kesimpulan secara menyeluruh dan saran perbaikannya

20

BAB IV PENUTUP

Komite Penjamin Mutu Diklat hendaknya menjadi katalisator untuk

mempercepat perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan mengamankan

kebijakan mutu akreditasi Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. Oleh karena itu dalam

melaksanakan tugasnya, Komite Penjamin Mutu Diklat tidak berorientasi hanya untuk

memenuhi kewajibannya saja, tetapi hasil audit yang dilakukan harus bermanfaat bagi

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah untuk menuju perbaikan yang lebih berkualitas.

Apa yang telah dilakukan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat seharusnya dapat

memberi kontribusi untuk mencapai cita-cita di masa mendatang. Oleh karena itu

dengan telah disusunnya Pedoman Pejaminan Mutu Internal ini mudah-mudahan

menjadi acuan bagi Komite Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugasnya.

Sehingga pemantauan dan pengukuran dapat dijalankan dan dilaksanakan secara

konsisten.

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

MUHAMAD MASROFI

21