bab vii strategi dan program peningkatan pelayanan ... · peningkatan pelayanan pendaftaran...
TRANSCRIPT
123
BAB VII
STRATEGI DAN PROGRAM PENINGKATAN PELAYANAN PENDAFTARAN PENDUDUK DAN PENCATATAN SIPIL
DI KABUPATEN BOGOR
Pada bab ini akan dibahas mengenai perumusan strategi dan program peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten
Bogor. Untuk menentukan alternatif strategi digunakan analisis faktor internal dan
eksternal yang selanjutnya dianalisis dengan menggunakan metode analisis SWOT
(strenght, weakness, opportunities, threats) dan untuk menentukan prioritas
strategi digunakan analisis quantitative strategic planning matrix (QSPM).
Faktor internal dan eksternal dimaksud pada kajian ini adalah meliputi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang terdapat pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor beserta Kecamatan dan
Desa/Kelurahan sebagai kepanjangan tangan dalam pelayanan pendaftaran
penduduk.
7.1
Identifikasi dan Analisis Faktor Internal Setelah dilakukan kajian melalui kuesioner dan wawancara terhadap
berbagai aspek dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan pada tingkat
kecamatan di Kabupaten Bogor diperoleh beberapa faktor internal yang meliputi
kekuatan dan kelemahan.
7.1.1 Kekuatan Kekuatan (Strengths) adalah kemampuan yang dimiliki suatu organisasi
yang merupakan keunggulan komparatif sebagai faktor pendorong
berkembangnya suatu organisasi. Faktor ini sangat menguntungkan dan sangat
mendukung dalam pengembangan organisasi. Adapun yang menjadi kekuatan
adalah :
1. Telah diterbitkannya Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No. 9 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.
124
Diterbitkannya Perda tersebut pada tanggal 30 Juli 2009 sebagai payung hukum di tingkat daerah merupakan tindak lanjut penerapan Undang-undang
No. 23 Tahun 2006 dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 merupakan
kekuatan bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam
penyelenggaraan tertib administrasi kependudukan di Kabupaten Bogor.
2. Tidak adanya pemungutan biaya/ retribusi (gratis).
Dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil tidak di pungut biaya yang biasanya berupa retribusi atau penggantian biaya
cetak blangko dokumen kependudukan. Hal ini merupakan kekuatan bagi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk meningkatkan pelayanannya
dalam bidang kependudukan sehingga akan meringankan beban masyarakat
yang ingin memiliki dokumen kependudukan. Kebijakan tersebut dijelaskan
dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No.9 Tahun 2009, pasal 46 dan
pasal 47 ayat (6).
3. Keharusan untuk menggunakan teknologi informasi SIAK on line.
Membangun jaringan teknologi informasi seiring dengan kemajuan zaman merupakan langkah yang tepat untuk mengefisienkan pelayanan administrasi
kependudukan terutama dalam pengelolaan data penduduk. Hal ini dijelaskan
dalam Bab VIII, pasal 82 ayat (2) Undang-undang No.23 Tahun 2006.
4. Struktur Kelembagaan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai satu-satunya instansi pelaksana pelayanan administrasi kependudukan.
Hal ini merupakan kekuatan internal berupa susunan dan struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang dituangkan dalam Peraturan
Daerah Kabupaten Bogor No.11 Tahun 2008 tentang Pembentukan Dinas
Daerah.
5. Komitmen yang kuat dari pimpinan untuk mewujudkan visi dan misi
Adanya komitmen dan konsistensi dalam hal peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil adalah merupakan kekuatan
internal yang harus dimiliki oleh para pemimpin mulai dari tingkat Kepala
Dinas dan para pejabat strukturalnya hingga para pemimpin di tingkat
kecamatan, karena suatu sistem akan berjalan terus dengan baik dan semakin
125
meningkat bila adanya komitmen dan sikap yang konsisten dari para pemimpin dengan didukung oleh para pelaksananya di tingkat bawah.
7.1.2
Kelemahan
Kelemahan (weaknesses) adalah keterbatasan kemampuan suatu organisasi
yang merintangi organisasi untuk berkembang. Faktor-faktor ini harus diatasi oleh
organisasi untuk dapat bergerak menuju suatu kondisi yang lebih baik dan
berkembang. Adapun yang menjadi kelemahan adalah :
1. Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait yang menangani masalah administrasi penduduk.
Instansi terkait yang dimaksud seperti Kantor Imigrasi yang mengeluarkan KITTAS/KITTAP, KUA yang mengeluarkan surat nikah bagi orang islam
atau Kantor Kepolisian yang mengeluarkan Surat Kendararan Bermotor,
menjadi kelemahan internal sehingga menyebabkan tidak terdatanya data
penduduk WNA ataupun WNI di Kabupaten Bogor secara lengkap dan akurat.
2. Terbatasnya sumber daya manusia.
Keterbatasan sumber daya manusia baik kuantitas maupun kualitasnya, khususnya bagian pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang
tidak sebanding dengan besarnya jumlah penduduk Kabupaten Bogor yang
harus dilayani. Sedangkan rendahnya kemampuan sumber daya manusia
dalam hal penggunaan teknologi informasi administrasi kependudukan di
tingkat kecamatan, terutama di wilayah bagian barat Kabupaten Bogor
merupakan faktor internal berupa kelemahan yang dimiliki oleh Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor.
3. Belum diperbaharuinya Standard Operational Procedure (SOP).
SOP yang berlaku saat ini seharusnya sudah disesuaikan dengan Undang- undang No. 23 Tahun 2006 dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007.
Hal ini merupakan kelemahan internal pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil, karena SOP terakhir yang dimiliki adalah SOP pada Tahun
2002, sedangkan adanya SOP adalah merupakan salah satu standar yang harus
dimiliki oleh suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan, terutama
pelayanan publik.
126
4. Terbatasnya sarana dan prasarana.
Terbatasnya sarana dan prasarana sebagai penunjang dalam pelaksanaan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil berupa terbatasnya blangko KTP
dan KK komputer, telepon ataupun faximilie merupakan kelemahan internal
dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta bagian pelayanan
pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan.
5. Belum dimilikinya Data Base Kependudukan.
Data Base Kependudukan yang valid dan akurat dengan sistem registrasi (Data Base Kependudukan) adalah merupakan salah satu syarat yang harus
dipenuhi untuk pelaksanaan SIAK on line , akan tetapi sampai saat ini data
base tersebut belum dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
sehingga SIAK yang berjalan saat ini masih off line.
6. Belum terbentuknya Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD).
UPTD adalah merupakan kepanjangan tangan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dalam pelayanan pencatatan sipil pada tingkat kecamatan
merupakan kelemahan internal, mengingat luasnya kondisi geografis
Kabupaten Bogor seperti yang dijelaskan dalam Undang-undang No. 23
Tahun 2006, pasal 8 ayat (3).
Setelah diketahui faktor-faktor strategis internal, selanjutnya dilakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut dengan menggunakan matriks IFE yang
dilakukan dengan cara pembobotan, pemberian rating dan skor bobot.
Berdasarkan hasil olah data, faktor kekuatan yang mempunyai bobot paling
tinggi adalah diterbitkannya Perda Kabupaten Bogor No. 9 Tahun 2009 dengan
Skor 0,44 dan bobot paling rendah adalah tidak adanya biaya pelayanan (gratis)
dengan skor 0,21. Pada faktor kelemahan, belum dimilikinya Data Base
Kependudukan mempunyai bobot paling tinggi dengan skor 0,20 sedangkan
bobot yang paling rendah adalah ketersediaan dan kemampuan sumber daya
manusia dengan skor 0,10.
Hasil olah data faktor-faktor strategis internal dijelaskan dalam matriks IFE yang ditunjukkan pada Tabel 27.
NO Faktor Strategis Internal Bobot Rating Skor
I Kekuatan (Strength) 1,72 1 Perda Kab. Bogor No.9 Tahun 2009 0,11 4 0,44 2 Tidak adanya biaya pelayanan (gratis) 0,07 3 0,21 3 Keharusan penggunaan SIAK on line 0,10 4 0,40 4 Struktur kelembagaan Disduk Capil 0,09 3 0,27 5 Komitmen yang kuat dari pimpinan 0,10 4 0,40
II Kelemahan (Weaknesses) 0,98 1 Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait 0,09 2 0,18 2 Ketersediaan dan kemampuan SDM 0,10 1 0,10 3 Belum diperbaharuinya SOP 0,08 2 0,16 4 Keterbatasan sarana dan prasarana 0,09 2 0,18 5 Belum dimilikinya Data Base Kependudukan 0,10 2 0,20 6 Belum dibentuknya UPTD 0,08 2 0,16 T o t al 1,00 2,70
127
Tabel 27. Matriks IFE (Internal Factor Evaluation) Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Sumber : Data Primer (diolah)
Hasil akhir analisis matriks IFE pada Tabel 27 untuk elemen kekuatan dan kelemahan diketahui akumulatif skor kekuatan sebesar 1,72 sedangkan akumulatif
skor kelemahan adalah sebesar 0,98. Hal ini menunjukkan bahwa responden
memberikan pandangan yang cukup tinggi pada faktor kekuatan dan respon yang
relatif kecil untuk faktor kelemahan. Sedangkan untuk total nilai bobot skor faktor
strategis internal sebesar 2,70. Hasil tersebut menunjukkan kegiatan pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor pada posisi rata-rata dalam kekuatan internal
secara keseluruhannya, maka dapat dikatakan bahwa peningkatan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
mampu memanfaatkan kekuatan yang dimiliki dan mampu mengatasi kelemahan
yang ada.
128
7.2
7.2.1
Identifikasi dan Analisis Faktor Eksternal Peluang
Peluang merupakan salah satu unsur eksternal yang berpotensi
menguntungkan bagi organisasi apabila mampu memanfaatkan peluang tersebut.
Adapun yang menjadi peluang adalah :
1. Adanya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.
Diterbitkannya UU No. 23 Tahun 2006 oleh pemerintah pusat merupakan payung hukum dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan di
Indonesia. Hal ini terutama dimaksudkan agar terwujud administrasi
kependudukan yang tertib dan tidak diskriminatif dalam konteks pelaksanaan
prinsip-prinsip good governance. Oleh karena itu aturan-aturan serta
kebijakan-kebijakan di tingkat bawahnya yang sudah tidak sesuai lagi harus
segera diganti dan disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum
dalam UU No. 23 Tahun 2006.
2. Meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan.
Seiring bertambahnya jumlah penduduk, semakin bertambah pula kebutuhan masyarakat akan dokumen kependudukan. Pertambahan jumlah penduduk
tersebut bila tidak diiringi dengan penyelenggaraan administrasi penduduk
yang baik, menyebabkan tidak terdata dan tercatatnya penduduk tersebut
sebagai Warga Negara Indonesia, sehingga mereka tidak akan mendapatkan
hak-haknya sebagai penduduk di Indonesia. Terutama dengan banyaknya
program-program yang diturunkan Pemerintah kepada masyarakat langsung
yang mempersyaratkan dimilikinya KTP, KK, Akta Kelahiran dan dokumen
kependudukan lainnya sebagai bukti identitas diakuinya seseorang sebagai
penduduk Indonesia. Hal ini merupakan peluang bagi Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang
administrasi kependudukan.
3. Peran serta Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai penyedia data penduduk dalam Pemilu.
129
Sejak Tahun 2007, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor telah ditunjuk oleh KPU sebagai instansi penyedia Data DP4 dalam
kegiatan Pemilihan Kepala Daerah tingkat Kabupaten, Pemilihan Gubernur di
tingkat Provinsi dan Pemilihan Presiden. Karena tidak adanya Data Base
Kependudukan yang valid dan akurat, maka data penduduk diperoleh melalui
kegiatan Pencocokan dan Penelitian (Coklit) melalui data yang sudah ada dari
kegiatan Sensus Daerah Tahun 2006 yang dilakukan oleh Bappeda Kabupaten
Bogor. Oleh karena itu, hal ini merupakan peluang bagi Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam mewujudkan data penduduk
yang valid dan akurat melalui sistem registrasi.
4. Adanya ketentuan sanksi administratif bagi masyarakat yang tidak memiliki dokumen kependudukan.
Suatu kebijakan atau peraturan akan lebih dipatuhi oleh masyarakat apabila disertai dengan adanya sanksi bagi pelanggarnya. Dalam UU No. 23 Tahun
2006 pasal 89 sampai dengan pasal 99 dijelaskan mengenai adanya sanksi
berupa sanksi administrastif dan sanksi pidana bagi masyarakat yang tidak
segera melaporkan peristiwa kependudukan yang dialaminya ataupun
pelanggaran terhadap administrasi kependudukan seperti pemalsuan atau tidak
membawa dokumen kependudukan pada saat bepergian. Ketentuan-ketentuan
tersebut sampai sekarang belum diterapkan. Hal ini merupakan peluang bagi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan memberikan shock therapy
bagi masyarakat yang tidak memiliki dokumen kependudukan untuk segera
memilikinya.
7.2.2 Ancaman
Ancaman adalah kondisi tidak menguntungkan yang datang dari luar dan
akan sangat berpotensi menimbulkan kesulitan atau kerugian bagi suatu
organisasi. Adapun yang menjadi ancaman bagi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam meningkatkan pelayanannya adalah :
1. Luasnya kondisi geografis Kabupaten Bogor.
Luas wilayah Kabupaten sebesar 298.838,304 Ha dengan topografi wilayah yang sangat bervariasi, yaitu berupa daerah pegunungan di bagian Selatan,
130
hingga daerah dataran rendah di sebelah Utara dan jauhnya jarak tempuh antar desa ke kantor kecamatan, dari kecamatan ke kebupaten merupakan kendala
bagi masyarakat dalam mengurusi dokumen kependudukan.
2. Masih adanya anggapan dari masyarakat bahwa akta catatan sipil dan pendaftaran penduduk dibuat pada saat diperlukan saja.
Seringkali masyarakat kurang menyadari akan arti pentingnya kepemilikan dokumen kependudukan sebagai identitas diri atau kelengkapan administrasi,
mereka akan segera membuat apabila ada keperluan yang mendesak sehingga
mereka akan membayar berapapun kepada makelar sesuai yang diminta
dengan alasan biaya percepatan atau biaya lainnya.
3. Berakhirnya masa dispensasi persyaratan pembuatan akta kelahiran dengan Penetapan Pengadilan pada akhir tahun 2010.
UU No.23 Tahun 2006 mengamanatkan adanya Penetapan Pengadilan bagi pembuatan Akta Kelahiran diatas usia satu tahun. Hal ini pernah diterapkan
pada tahun 2008 dan menyebabkan biaya pembuatan Akta Kelahiran menjadi
sangat mahal dengan adanya biaya yang harus dikeluarkan ke Pengadilan yang
mencapai harga dua ratus ribu rupiah. Kemudian dalam Perda No.9 Tahun
2009 diberikan dispensasi tidak adanya penetapan pengadilan sampai dengan
akhir 2010 dengan tujuan masyarakat berlomba-lomba untuk membuat Akta
Kelahiran sebelum masa dispensasi berakhir.
4. Masih banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta Perkawinan sebagai syarat pembuatan Akta Kelahiran.
Adanya surat nikah/akta perkawinan merupakan salah satu syarat pembuatan Akta Kelahiran. Sedangkan di wilayah pedesaan atau pelosok desa masih
banyak mesyarakat yang menikah secara siri, sehingga tidak memiliki surat
nikah untuk melegalkan perkawinan mereka. Hal ini mempersulit mereka
untuk membuat Akta Kelahiran bagi anak-anaknya.
5. Mobilitas penduduk yang tinggi dan letak wilayah Kabupaten Bogor sebagai daerah penyangga ibukota.
Letak wilayah Kabupaten Bogor yang berbatasan dengan Kabupaten Tangerang, Kabupaten/Kota Bekasi dan Kota Depok di sebelah Utara,
131
menyebabkan Kabupaten Bogor sebagai daerah hinterland, akibatnya banyak penduduk luar Kabupaten Bogor keluar masuk atau pindah datang dengan
tanpa mengurusi administrasi kependudukannya. Hal ini jelas mempersulit
Pemerintah Kabupaten Bogor dalam melakukan pendataan terhadap
penduduknya.
6. Masih banyak masyarakat yang tidak mengetahui dan memahami persyaratan dan prosedur pembuatan dokumen penduduk.
Lamanya
pembuatan
dokumen
kependudukan
salah
satunya
adalah
ketidaktahuan masyarakat akan prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen
kependudukan, sehingga seringkali masyarakat harus bolak-balik untuk
melengkapi persyaratan yang kurang atau tidak lengkap.
Setelah diketahui faktor-faktor strategis eksternal, selanjutnya dilakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut dengan menggunakan matriks EFE yang
dilakukan dengan cara pembobotan, pemberian rating dan skor bobot. Matriks
EFE (External Factor Evaluation) menggambarkan apa dan bagaimana faktor
eksternal yang terdapat pada sebuah organisasi, sehingga dapat membuat
keputusan alternatif strategi solusi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan hasil olah data, faktor peluang yang tertinggi adalah adanya Undang-
undang No.23 Tahun 2006, tentang Administrasi Kependudukan dengan skor
bobot 0,33 dan peluang terendah adalah adanya ketentuan sanksi administratif
bagi pelanggar administrasi kependudukan dengan skor bobot 0,27. Pada faktor
ancaman, empat faktor mempunyai skor tertinggi yaitu luasnya kondisi geografis
Kabupaten Bogor, adanya anggapan bahwa dokumen kependudukan dibuat pada
saat dibutuhkan, banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta
Perkawinan dan mobilitas penduduk yang tinggi dengan skor bobot masing-
masing 0,20. Sedangkan bobot paling rendah terdapat pada banyaknya masyarakat
yang tidak memahami persyaratan dan prosedur dengan skor bobot yaitu 0,10.
Hasil olah data faktor-faktor strategis eksternal dijelaskan dalam matriks EFE
yang ditunjukkan pada Tabel 28.
NO Faktor Strategis Eksternal Bobot Rating Skor
I Peluang (Opportunities) 1,20 1 Adanya UU No.23 Tahun 2006 0,11 3 0,33 2 Meningkatnya kebutuhan masyarakat
terhadap dokumen kependudukan 0,10 3 0,30
3 Disduk Capil sebagai penyedia data Pemilu 0,10 3 0,30 4 Adanya ketentuan sanksi administratif 0,09 3 0,27
II Ancaman (Threats) 1,08 1 Luasnya kondisi geografis Kab. Bogor 0,10 2 0,20 2 Anggapan bahwa dokumen kependudukan
dibuat pada saat dibutuhkan 0,10 2 0,20
3 Berakhirnya dispensasi persyaratan Akta Kelahiran dengan Penetapan Pengadilan
0,09 2 0,18
4 Banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta Perkawinan
0,10 2 0,20
5 Mobilitas penduduk yang tinggi 0,10 2 0,20 5 Banyak masyarakat yang tidak memahami
persyaratan dan prosedur 0,10 1 0,10
Total 1,00 2,28
132
Tabel 28. Matriks EFE (Eksternal Factor Evaluation) Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Sumber : Data Primer (diolah)
Hasil akhir analisis matriks EFE pada Tabel 28 untuk elemen peluang diperoleh nilai kumulatif skor sebesar 1,20 sedangkan nilai akhir bobot skor
untuk elemen ancaman sebesar 1,08. Hal ini menunjukkan bahwa responden
memberikan respon yang cukup tinggi pada faktor peluang dan respon yang lebih
kecil terhadap faktor ancaman. Untuk total nilai bobot skor faktor strategis
eksternal sebesar 2,28 . Melihat hasil analisis tersebut, dengan nilai bobot skor
untuk elemen peluang lebih besar dari bobot skor elemen ancaman, maka kegiatan
pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sangat prospektif sekali karena mampu
memanfaatkan peluang sebaik mungkin. Hal ini, menunjukkan bahwa dalam
kajian ini kekuatan eksternal ini memiliki posisi yang kuat karena dapat
memanfaatkan peluang dan meminimalkan pengaruh negatif dari kekuatan
eksternal.
I II III
IV V VI
VII VIII IX
Skor
Tot
al E
FE
133
7.3
Analisis Faktor Internal - Eksternal
Berdasarkan hasil olah data terhadap faktor-faktor strategis internal dan
eksternal, selanjutnya tahapan yang dilakukan adalah mencocokkan faktor-faktor
strategis sebuah organisasi dengan cara meringkas faktor-faktor tersebut ke dalam
matriks internal–eksternal untuk menentukan strategi umum yang harus
dilakukan.
Berdasarkan dua tabel sebelumnya (Tabel 27 dan Tabel 28), diketahui bahwa total skor faktor strategis internal sebesar 2,70 , hal ini menunjukkan
faktor strategis internal dalam posisi sedang, begitu pula dengan faktor strategis
eksternal yang mempunyai skor total 2,28 menunjukkan keberadaanya dalam
posisi sedang. Apabila diterapkan pada Matriks Internal – Eksternal, maka nilai
ini berada pada posisi sel V yang artinya bahwa strategi yang digunakan adalah
menjaga dan mempertahankan (hold and maintain). Artinya dalam meningkatkan
pelayanannya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sudah
cukup baik dengan program yang telah ada dan dituntut untuk melakukan inovasi
atau terobosan baru dengan program-program yang lain. Posisi selnya ditunjukkan
pada Tabel 29.
Tabel 29. Matriks Internal – Eksternal
Skor Total IFE
Kuat Sedang
Lemah
Tinggi
Sedang
Rendah
3,0 2,0 1,0
4,0
3,0
2,0
1,0
IFE (Internal Factor Evaluation)
EFE
(Eksternal Factor Evaluation)
KEKUATAN ( S ) 1. Dibentuknya Perda Kab. Bogor
No.9 Tahun 2009 2. Tidak adanya biaya pelayanan
(gratis) 3. Keharusan penggunaan SIAK
on line 4. Struktur kelembagaan Disduk
dan Capil 5. Komitmen yang kuat dari
pemimpin untuk melaksanakan visi dan misi
KELEMAHAN ( W ) 1. Kurangnya kemampuan Disduk
Capil dalam melakukan koordinasi dgn instansi terkait administrasi kependudukan
2. Ketersediaan dan kemampuan SDM yang terbatas.
3. Belum diperbaharuinya SOP. 4. Keterbatasan sarana dan
prasarana 5. Belum dimilikinya Data Base
Kependudukan 6. Belum dibentuknya UPTD
PELUANG ( O ) 1. Adanya UU No. 23 Tahun
2006 2. Meningkatnya kebutuhan
masya-rakat terhadap dokumen kepen-dudukan
3. Disduk Capil sebagai penyedia data penduduk dalam Pemilu
4. Adanya ketentuan sanksi administratif bagi pelanggar administrasi kependudukan
STRATEGI S – O 1. Memaksimalkan keberadaan
Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006. (S1,S2,O1,O4)
2. Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector penyedia data kependudukan. (S3,S4,S5,O1,O3)
3. Peningkatan layanan jaringan infor-masi data penduduk. (S1, S3,O1)
STRATEGI W – O 1.Meningkatkan kuantitas dan
kualitas SDM pelayanan. (W2,W6,O2)
2.Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Th. 2006 (W3,O1,O2)
3.Meningkatkan/menambah sarana dan prasarana penunjang pelayanan. (W4,O2)
4.Membentuk Data Base Penduduk Kab.Bogor. (W5,O1,O3)
5.Dibentuknya UPTD (W6, O1) ANCAMAN ( T )
1. Luasnya geografis Kab. Bogor
2. Anggapan bahwa dokumen penduduk dibuat pada saat dibutuhkan
3. Berakhirnya dispensasi Peneta-pan Pengadilan untuk kelahiran diatas 1 tahun
4. Banyak masyarakat yang tidak memiliki surat nikah
5. Mobilitas penduduk yang tinggi
6. Banyak masyarakat yang tidak memahami persyaratan dan prosedur
STRATEGI S – T
1.Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line). (S2,T2,T5,T6)
STRATEGI W – T 1.Meningkatkan kemampuan para
pegawai Disduk Capil untuk melakukan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan. (W1,W5,T3,T4)
2.Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. (W6,T1,T2,T6)
134
7.4
Strategi
Peningkatan
Pelayanan
Pendaftaran
Penduduk
dan
Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Untuk menentukan alternatif strategi peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor digunakan analisis SWOT.
Pada tahap ini digunakan matriks SWOT untuk mencocokkan kekuatan dan
kelemahan organisasi dengan peluang dan ancaman yang dihadapinya. Matriks
SWOT yang berisi alternatif strategi ditunjukkan pada Tabel 30.
Tabel 30. Matriks SWOT
135
Berdasarkan matriks SWOT pada Tabel 30, alternatif strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil di Kabupaten Bogor adalah :
a. Strategi S – O (Strengths – opportunities)
Strategi ini dibuat dengan menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal. Strategi yang dapat dilaksanakan adalah :
(1) Memaksimalkan keberadaan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9
Tahun 2009 dengan dukungan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006.
Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yaitu telah
ditetapkannya Perda Kabupaten Bogor No.9 Tahun 2009 dan tidak adanya
biaya dalam pelayanan administrasi penduduk dengan memanfaatkan peluang
eksternal yaitu adanya Undang-undang No.23 Tahun 2006.
(2) Penetapan Kepala Daerah kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sebagai leading sector penyedia data kependudukan.
Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan berupa keharusan penggunaan SIAK on line, struktur kelembagaan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dan adanya komitmen yang kuat dari pemimpin untuk
melaksanakan visi dan misi dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu
adanya Undang-undang No.23 Tahun 2006 dan dilibatkannya Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai penyedia data penduduk pemilih
dalam kegiatan Pemilu.
(3) Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan berupa telah ditetapkannya Perda No. 9 Tahun 2009 serta keharusan penggunaan SIAK on
line dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya dukungan dari
Undang-undang No.23 Tahun 2006.
136
b. Strategi W – O (Weaknesses – Opportunities )
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada, dengan cara mengatasi kelemahan - kelemahan yang dimiliki. Strategi yang dapat
dilaksanakan adalah :
(1) Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan.
Strategi ini dilakukan untuk mengatasi kelemahan yang ada berupa ketersediaan dan kemampuan sumber daya manusia yang terbatas dan belum
dibentuknya Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) dengan memanfaatkan
peluang eksternal yaitu meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap
dokumen kependudukan seiring dengan bertambahnya jumlah penduduk di
Kabupaten Bogor.
(2) Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
Strategi ini dilakukan dengan mengatasi kelemahan yang ada yaitu belum diperbaharuinya SOP yang ada disesuaikan dengan ketentuan yang baru
dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya Undang-undang No. 23
Tahun 2006 serta meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen
kependudukan.
(3) Meningkatkan/menambah sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
Strategi ini dilakukan dengan mengatasi kelemahan internal berupa terbatasnya sarana dan prasarana penunjang operasional pelayanan baik pada
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maupun pada bagian pelayanan
pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan dengan memanfaatkan peluang
meningkatnya kebutuhan masyarakat akan kepemilikan dokumen
kependudukan.
(4) Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
Strategi ini sangat penting untuk dilakukan mengingat kelemahan internal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yaitu belum dimilikinya data
base penduduk Kabupaten Bogor sebagai salah satu syarat berjalannya SIAK
on line dengan melihat peluang adanya amanat dari Undang-undang No. 23
Tahun 2006 untuk melaksanakan SIAK on line dan disertakannya Dinas
137
Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk menyediakan data pemilih dalam kegiatan Pemilihan Umum.
(5) Membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
Strategi ini dilakukan dengan memanfaatkan peluang yang ada pada Ketentuan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 pasal 104 bahwa
pembentukan UPTD dilakukan paling lambat lima tahun sejak Undang-
undang diterbitkan dan mengurangi kelemahan internal belum dibentuknya
UPTD untuk pelayanan pencatatan sipil.
c. Strategi S – T (Strengths – Threats)
Strategi ini menggunakan kekuatan internal untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal. Pada bagian ini penulis hanya
menemukan satu strategi yaitu menyediakan informasi dan tempat pengaduan
yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan internal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berupa tidak adanya biaya atau retribusi
dalam pelaksanaan pelayanan, serta keharusan untuk menggunakan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan secara on line dengan menghindari
ancaman dari luar berupa banyaknya anggapan dari masyarakat bahwa dokumen
kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan, adanya mobilitas atau perpindahan
penduduk yang tinggi dan masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan.
d. Strategi W – T (Weaknesses – Threats )
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan ditujukan untuk meminimalkan atau mengurangi kelemahan internal yang ada serta
menghindari ancaman eksternal. Dalam hal ini beberapa strategi yang dapat
dilakukan adalah :
(1) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan.
Strategi ini dilakukan untuk mengurangi kelemahan internal berupa kurangnya koordinasi dan kerjasama antara instansi terkait administrasi kependudukan
138
dan belum dimilikinya Data Base Kependudukan secara terpadu dan menghindari ancaman dari luar berupa akan segera berakhirnya dispensasi
persyaratan Penetapan Pengadilan bagi pembuatan Akta Kelahiran untuk
kelahiran di atas usia satu tahun dan masih banyak penduduk yang tidak
memiliki surat nikah atau akta perkawinan yang diperlukan sebagai salah satu
syarat pembuatan akta kelahiran.
(2) Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
Strategi ini dilakukan untuk mengurangi kelemahan internal berupa belum dibentuknya UPTD dan menghindari ancaman dari luar berupa luasnya
kondisi geografis Kabupaten Bogor, adanya anggapan dokumen
kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan saja dan masih banyaknya
masyarakat yang tidak mengetahui prosedur dan persyaratan pembuatan
dokumen kependudukan.
Ringkasan strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah :
(1)
(2)
(3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector
penyedia data kependudukan.
Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
Melaksanakan SIAK on line secara terpadu.
Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan.
Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
Meningkatkan/menambah sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses
masyarakat secara langsung (on line).
(10) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi
kependudukan.
(11) Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
(12) Membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
NO Alternatif Strategi Skor Peringkat
1 Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
6,12 1
2 Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector penyedia data kependudukan.
4,7 8
3 Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan 6,2 2
4 Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan. 4,84 7
5 Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006. 5,05 4
6 Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan. 4,65 9
7 Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor. 5,19 3
8 Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
4,89 5
9 Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan.
4,38 10
10 Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. 4,88 6
11 Segera membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) 4,24 11
139
7.5
Prioritas Strategi Peningkatan Pelayanan Pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Untuk menentukan prioritas strategi peningkatan pelayanan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor digunakan analisis
Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM). Teknik QSPM ini QSPM adalah
alat untuk memungkinkan ahli strategi untuk mengevaluasi strategi alternatif
secara objektif, berdasarkan pada faktor-faktor kritis untuk sukses ekternal dan
internal. Secara konsep QSPM menentukan daya tarik dari berbagai strategi
berdasarkan pada sejauh mana faktor-faktor secara kritis eksternal dan internal
dimanfaatkan atau diperbaiki.
Tabel 31. Hasil Analisis QSPM Perumusan Prioritas Strategi Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan
Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Sumber : Data diolah
Analisis QSPM merupakan lanjutan dari analisis SWOT sebagai tahapan
pengambilan keputusan untuk perumusan prioritas strategi. Dari rumusan strategi
yang diperoleh dari analisis SWOT kemudian dilakukan analisa dengan cara
memberikan nilai kemenarikan relatif (Attractive Score = AS) pada masing -
140
masing faktor internal maupun eksternal. Strategi yang mempunyai total nilai kemenarikan relatif (Total Attractive Score = TAS) yang tertinggi adalah
merupakan prioritas strategi. Setelah dilakukan perhitungan dan analisis, maka
diperoleh hasil analisis QSPM dalam perumusan prioritas strategi peningkatan
pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor yang
ditunjukkan pada Tabel 30.
Berdasarkan Tabel 31, diketahui bahwa urutan prioritas strategi peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten
Bogor adalah :
(1)
(2) (3)
(4)
(5)
(6) (7)
(8) (9)
Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses
masyarakat secara langsung (on line).
Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector
penyedia data kependudukan.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia.
Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
(10) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi
kependudukan
(11) Segera membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
7.6
Program
Peningkatan
Pelayanan
Pendaftaran
Penduduk
dan
Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
Strategi yang telah terpilih pada hasil kajian dilanjutkan dengan
rancangan program yang diharapkan dapat meningkatkan pelayanan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor. Rancangan program yang
akan dilaksanakan mengacu pada visi , misi serta tugas pokok dan fungsi instansi
141
pelaksana pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor, dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor
beserta pihak Kecamatan dan Desa yang melaksanakan asas tugas pembantuan.
Visi dan misi memiliki peran penting dalam meloloskan strategi dan rancangan
program yang akan dilaksanakan, karena jika tidak sesuai dengan visi dan
misinya, maka kemungkinan strategi dan rancangan program tidak dapat
dilaksanakan.
“Terwujudnya Administrasi Kependudukan yang Tertib Tahun 2013” adalah visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yang
termuat dalam Renstra nya Tahun 2009 – 2013. Visi tersebut mengandung arti
bahwa administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang tertib di tahun 2013
dilandaskan pada aturan yang mempunyai kekuatan hukum yang pasti yaitu sesuai
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang pelaksanaan
Undang-undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan dan memberikan pelayanan terbaik, bermutu dan berkualitas
kepada masyarakat sehingga pelayanan menjadi lebih murah, lebih baik dan lebih
cepat sehingga masyarakat menjadi puas. Guna mewujudkan visi, misi Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten ditetapkan sebagai berikut :
(1) Meningkatkan Manajemen Perkantoran (2) Meningkatkan Manajemen Pendaftaran Penduduk
(3) Meningkatkan Manajemen Pencatatan Sipil
(4) Meningkatkan Manajemen SIAK
Selain mengacu kepada visi dan misi, rumusan program yang akan disusun haruslah sesuai dengan kewenangan dan tugas pokok instansi pelaksana program.
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9 Tahun 2009 tentang
Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, pasal 9 – 12 dijelaskan mengenai
kewenangan, kewajiban dan tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Bogor yaitu :
a. Kewenangan :
1. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dilaporkan penduduk.
142
2. Memperoleh data mengenai Peristiwa Penting yang dialami penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan.
3. Memberikan keterangan atas laporan Peristiwa Kependudukan dan
Peristiwa Penting untuk kepentingan penyelidikan, penyidikan dan
pembuktian kepada lembaga peradilan.
4. Mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil untuk kepentingan pembangunan.
5. Mendapatkan data hasil pencatatan perkawinan, pembatalan perkawinan,
perceraian/talak dan rujuk dari KUA dan Pengadilan Agama.
b. Kewajiban :
1. Mendaftarkan Peristiwa Kependudukan dan mencatat Peristiwa Penting. 2. Memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap
penduduk atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting.
3. Penerbitan Dokumen Kependudukan.
4. Mendokumentasian hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
5. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data atas Peristiwa Kependudukan
dan Peristiwa Penting.
6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan
oleh penduduk dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan
Sipil.
c. Tugas :
1. Melakukan pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
2. Menyediakan dan menyerahkan blangko Dokumen Kependudukan dan formulir pelayanan untuk pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
sesuai dengan kebutuhan.
3. Meminta laporan pelaksanaan tugas, kewajiban dan kewenangan UPT Dinas yang berkaitan dengan pelayanan pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil.
4. Melakukan pembinaan, pembimbingan, dan supervisi pelaksanaan tugas
dan kewenangan UPT Dinas, Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas
Registrasi.
143
5. Melakukan pembinaan, pembimbingan dan supervisi tugas pembantuan kepada desa.
6. Melakukan pembinaan, pembimbingan dan supervisi pelimpahan sebagian
urusan Administrasi Kependudukan kepada Camat dan Lurah.
Berdasarkan hasil pembahasan pada sub bab – sub bab sebelumnya terdapat beberapa strategi yang dalam pelaksanaannya dapat mendukung strategi
yang lain sehingga strategi-strategi pendukung tersebut dapat digabungkan ke
dalam strategi yang paling utama, oleh karena itu maka rancangan program yang
paling mungkin dilaksanakan dalam upaya meningkatkan pelayanan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah :
1. Optimalisasi implementasi Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9 Tahun 2009 dengan dukungan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006.
Ditetapkannya Perda No.9 Tahun 2009 adalah salah satu keberhasilan
Pemerintah Kabupaten Bogor dalam upaya mewujudkan tertib administrasi
kependudukan di Kabupaten yang berdasarkan pada UU No. 23 Tahun 2006,
sehingga pelaksanaan administrasi kependudukan di Kabupaten Bogor lebih jelas
dan terarah karena memiliki kekuatan dan payung hukum yang pasti. Akan tetapi
dalam pelaksanaannya belum optimal dan berada dalam masa transisi. Adapun
upaya-upaya atau beberapa program yang dapat dilaksanakan adalah :
a. Penetapan Petunjuk dan Pelaksana Teknis Penyelenggaraan Administrasi Penduduk oleh Bupati.
Kebijakan yang dapat dikeluarkan dari program ini berupa Peraturan
Bupati tentang Petunjuk dan Pelaksanaan Teknis dari Perda No. 9 Tahun 2009.
Rancangan Perbup dirumuskan dan diajukan oleh Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil beserta Bagian Organisasi dan Bagian Hukum kepada Bupati,
selanjutnya dibahas dan ditetapkan oleh DPRD sesuai mekanisme yang
ditetapkan. Petunjuk teknis ini dirancang sedemikian rupa hingga secara prosedur
dan persyaratannya tidak memberatkan masyarakat seperti misalnya persyaratan
Penetapan Pengadilan bagi Akta Kelahiran dan dengan jangka waktu penyelesaian
yang lebih cepat daripada ketentuan yang sudah ada.
144
b. Membuat Standar Pelayanan yang baru disesuaikan dengan Undang-undang No.23 Tahun 2006 dan dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007
Standar pelayanan ini sekurang-kurangnya memuat dasar hukum,
persyaratan, sistem, mekanisme dan prosedur, jangka waktu penyelesaian,
biaya/tarif dan produk pelayanan. SOP mengenai prosedur, jangka waktu dan
biaya gratis sebaiknya ditempel di tempat yang strategis pada bagian-bagian
pelayanan KTP/KK dan Akta Kelahiran sehingga masyarakat/konsumen dapat
memahami dengan jelas prosedur yang harus dilalui.
c. Penetapan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai leading sector pengelola dan penyedia data kependudukan
Data demografi sangat diperlukan bagi para penentu kebijakan dalam
menyusun kebijakan dan perencanaan pembangunan. Selama ini data demografi
di Kabupaten Bogor dikeluarkan oleh berbagai instansi demi kepentingan
sektoralnya masing-masing, sehingga data tersebut bervariasi dan menjadi tidak
akurat. Data Base Kependudukan dengan sistem registrasi adalah suatu sistem
teknologi informasi kependudukan yang dapat dengan mudah diakses dan data
tersebut tidak statis karena berkembang terus mengikuti aktifitas penduduk. Oleh
karena itu untuk memperkuat kewenangannya dalam mengelola data dan
mendayagunakan informasi hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
untuk kepentingan pembangunan (pasal 9 ayat (1) butir d Perda Kab.Bogor No.9
Tahun 2009), maka diperlukan suatu penetapan atau penunjukkan dari Bupati
kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai leading sector dalam
setiap kegiatan pendataan penduduk.
d. Sosialisasi Perda Kab. Bogor No.9 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Penduduk kepada masyarakat luas.
Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan kesadaran dan pengetahuan
masyarakat tentang prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan
dan meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya memiliki dokumen
penduduk. Sosialisasi dilakukan secara berkesinambungan berupa kegiatan
penyuluhan secara langsung, media elektronik, media massa atau media luar
145
ruang seperti billboard atau leaflet yang ditujukan kepada masyarakat langsung atau secara bertingkat melalui Desa/Kelurahan, RW dan RT.
e. Penerapan sanksi administratif bagi masyarakat atau aparatur yang melakukan
pelanggaran administrasi kependudukan
Program ini bertujuan untuk meningkatkan kepemilikan masyarakat akan dokumen kependudukan. Kegiatan dapat berupa operasi yustisi bagi masyarakat
yang tidak memiliki KTP atau KTP ganda dengan diberikan denda sesuai
ketentuan di tempat-tempat strategis yang dilanjutkan dengan surat anjuran untuk
membuat KTP. Sedangkan sanksi administratif kepada aparatur diberikan apabila
melakukan kesalahan terhadap pelayanan administrasi penduduk dengan tujuan
meningkatkan pelayanan dan kualitas aparatur pelayanan.
2. Meningkatkan layanan jaringan informasi data kependudukan sampai tingkat Desa/Kelurahan
Tujuan dari strategi ini adalah meningkatkan pelayanan pendaftaran
penduduk, menyediakan data dan informasi pendaftaran penduduk yang akurat,
lengkap, mutakhir dan mudah diakses serta mewujudkan pertukaran data secara
sistematik melalui sistem pengenal tunggal dengan tetap menjamin kerahasiaan.
Perancangan program antara lain adalah :
a. Penyusunan Data Base Penduduk Kabupaten Bogor
Belum dimilikinya data base penduduk yang valid dan akurat merupakan salah satu kendala belum terlaksananya SIAK on line, hal ini menyebabkan
pelayanan KTP dan KK menjadi lambat karena belum terdatanya masyarakat
Kabupaten Bogor secara menyeluruh. Kegiatan yang dapat dilakukan dari
program ini berupa pendataan penduduk atau validasi data penduduk yang sudah
ada di tingkat kecamatan hingga tingkat RT yang kemudian disusun dalam sistem
atau program yang mudah dipahami dan terintegrasi secara on line .
b. Pembangunan dan pengoperasian SIAK on line secara terpadu
Kegiatan yang dilaksanakan berupa membuka jaringan di setiap kecamatan dan menempatkan operator komputer untuk entri data masyarakat yang
melakukan pengurusan KTP dan KK yang kemudian masyarakat dapat langsung
menerima KTP dan KK. Jaringan dilakukan dengan membuat Tempat Perekaman
146
Data Kependudukan (TPDK) ditingkat Pemerintah Daerah, Dinas, UPT Dinas, Kecamatan, Desa/Kelurahan untuk melakukan perekaman, pengelolaan dan
pemutakhiran data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
Dengan SIAK on line diharapkan masyarakat akan lebih mudah dan lebih cepat dalam membuat dokumen kependudukan. Karena data penduduk yang dapat di
akses secara langsung, maka pendaftaran dapat dilakukan baik di Kecamatan
ataupun di Dinas, tanpa harus melalui birokrasi yang terlalu panjang. Seperti
ditunjukkan pada gambar 10.
Kecamatan :
Disduk dan Capil :
Desa/Kelurahan
4
Verifikasi,validasi rekam dan cetak
dokumen
Verifikasi, validasi Rekam dan Cetak
Dokumen
atau
Pemohon
Gambar 10. Tata Cara Pembuatan dan Penerbitan KTP/KK
dengan SIAK on line
c. Pemberlakuan NIK secara nasional
Sebaiknya NIK yang tercantum pada KTP adalah NIK Nasional, sedangkan untuk saat ini NIK yang tercantum pada KTP masyarakat
Kabupaten Bogor adalah NIK lokal. Hal ini menjadikan rancu dan tidak
konsistennya dalam pelaksanaan administrasi kependudukan karena dengan
pemberlakuan NIK secara nasional merupakan kunci akses dalam melakukan
verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan
publik di bidang Administrasi Kependudukan di Kabupaten Bogor .
3. Meningkatkan dan menyediakan informasi serta tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
Tujuan dari strategi ini adalah memudahkan masyarakat dalam
mendapatkan informasi tentang pembuatan dokumen kependudukan serta
menyediakan tempat pengaduan secara on line bagi masyarakat yang merasa tidak
147
puas atas pelayanan yang diberikan. Kegiatan dari program ini dapat berupa menyimpan kotak saran pada bagian pelayanan, membuka layanan SMS center
atau membuka web site Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Bogor di internet disertai polling tentang kepuasan atau ketidakpuasan
masyarakat.
4. Meningkatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
Strategi ini dilakukan untuk mengatasi luasnya kondisi geografis wilayah Kabupaten Bogor yang mengakibatkan jauhnya jarak yang harus ditempuh oleh
masyarakat menuju tempat pelayanan. Rancangan program yang dapat dilakukan
antara lain :
a. Pembentukan Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD)
Pembentukan UPTD adalah sesuai ketentuan dalam pasal 8 ayat (3) dan pasal 104 UU No. 23 Tahun 2006 bahwa pelayanan pencatatan sipil di tingkat
kecamatan dilakukan oleh UPTD . Dengan adanya UPTD, diharapkan pelayanan
tidak terpusat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Pelayanan akan lebih
mudah dijangkau dan prosesnya tidak terlalu lama, karena berkas pengajuan tidak
terlalu banyak.
b. Pengembangan pelaksanaan pelayanan langsung (jemput bola) untuk
pencatatan sipil.
Pelaksanaan jemput bola yang dilakukan sebaiknya tidak hanya pelayanan pencatatan akta kelahiran saja tetapi untuk semua pelayanan pencatatan sipil dan
pendaftaran penduduk. Kegiatan jemput bola ini mendapat respon yang baik dari
masyarakat, oleh karena itu sebaiknya frekuensi dan intensitas kegiatan ini lebih
ditingkatkan, dari target semula satu kali dalam setahun untuk 40 Kecamatan,
menjadi empat kali dalam setahun untuk 40 Kecamatan, terutama untuk
masyarakat miskin yang seringkali tidak mendapatkan haknya sebagai penduduk
karena rumitnya birokrasi dan tingginya beban transportasi yang harus
dikeluarkan.
5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pelayanan.
Strategi ini bertujuan untuk mengatasi terbatasnya kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bagian pelayanan pendaftaran penduduk, khususnya petugas
148
pranata komputer pengelola SIAK di tingkat kecamatan dan desa. Beberapa program dan kegiatan yang dapat dilakukan antara lain :
a. Penambahan personil bagian pelayanan pendaftaran penduduk di tingkat
kecamatan dan desa yang memiliki kemampuan dibidang komputer. Dengan
jumlah penduduk yang cukup banyak untuk tiap-tiap kecamatan, personil yang
dibutuhkan sebaiknya lebih dari lima orang, karena rata-rata jumlah personil
bagian pelayanan KTP/KK di Kecamatan hanya berjumlah dua sampai tiga
orang.
b. Pendidikan dan pelatihan bagi operator komputer SIAK di tingkat Kecamatan
dan Desa secara intens dan berkesinambungan.
c. Pengangkatan petugas operator SIAK sebagai jabatan fungsional yang
ditunjuk oleh Surat Keputusan Bupati dengan diberikan tunjangan.
Hal ini dilakukan karena seringkali terjadi petugas operator di tingkat Kecamatan setelah diberikan pendidikan dan pelatihan kemudian mereka
mengalami mutasi atau roling, sehingga petugas operator yang baru, harus
belajar lagi dari awal, hal ini jelas menghambat sistem yang sedang berjalan.
6. Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
Peningkatan sarana dan prasarana yang paling utama adalah peningkatan anggaran untuk kegiatan pelayanan administrasi penduduk baik untuk sarana dan
prasarana penunjang maupun untuk operasional pelayanan, terutama di tingkat
kecamatan dan Desa/Kelurahan karena dengan adanya ketentuan gratis,
mengakibatkan kecamatan dan desa/kelurahan sulit untuk mendapatkan insentif
dari pelayanan yang diberikan, karena pemberian insentif sangat penting untuk
memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat.
Peningkatan sarana dan prasarana yang menunjang dalam kegiatan pelayanan administrasi kependudukan yaitu ketersediaan blangko KTP dan KK,
sarana komunikasi yaitu telepon atau faximili dan perangkat komputer di tingkat
kecamatan dan desa. Pelaksanaan program dapat dimulai dengan mendata kondisi
sarana dan prasarana pendukung yang sudah ada apakah dalam keadaan rusak,
apakah bisa diperbaiki atau bahkan harus diganti. Untuk penyediaan blangko
149
sebaiknya dilakukan berdasarkan data proyeksi penduduk wajib KTP/KK pada tahun berikutnya.
Dalam hal kenyamanan bagi konsumen, pada pelayanan akta catatan sipil
agar dibuatkan ruang tunggu konsumen yang lebih luas selayaknya ruang tunggu
dengan kursi-kursi dan meja yang nyaman digunakan oleh konsumen untuk
mengisi formulir pendaftaran.
7. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan
Peningkatan koordinasi terutama dilakukan terhadap instansi-instansi yang
berkaitan dengan administrasi kependudukan seperti Kantor Imigrasi, KUA,
Pengadilan Agama, Pengadilan Negeri, serta Kecamatan dan Desa/Kelurahan
sebagai lembaga yang langsung berhadapan dalam melayani masyarakat.
Koordinasi yang dilakukan menyangkut keharusan instansi-instansi tersebut
untuk memberikan data hasil pencatatan peristiwa kependudukan kepada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil demi terwujudnya Data Base Kependudukan
sebagai dasar terselenggaranya SIAK on line .
Era otonomi daerah telah menuntut Pemerintah Daerah kabupaten Bogor untuk memberikan pelayanan yang optimal dalam pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil, hal ini merupakan sebuah tantangan dari tugas dan fungsi yang
harus dipenuhi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil beserta para
pelaksanan teknisnya di tingkat bawah. Diberlakukannya Peraturan di tingkat
pusat, dalam hal ini Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan dalam implementasinya harus disesuaikan dengan kondisi
wilayah, sosial, ekonomi dan budaya tiap-tiap daerah. Untuk itu diperlukan
prioritas strategi dan perancangan program yang tepat dalam pelaksanaan
pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor.
Ringkasan strategi dan program peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil di Kabupaten Bogor disajikan pada Tabel 32.
No Strategi Program Waktu Pelaksanaan
Pelaksana
1 2 3 4 5 1 Optimalisasi implementasi
Perda No. 9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No. 23 Tahun 2006.
a. Penetapan Petunjuk dan Pelaksana Teknis Penyelenggaraan Administrasi Penduduk oleh Bupati.
b. Membuat SOP yang baru disesuaikan dengan UU No. 23 Th. 2006 dan dan PP No. 37 Th. 2007.
c. Penetapan Disduk Capil oleh Bupati sebagai leading sector pengelola dan penyedia data kependudukan.
d. Sosialisasi Perda No. Th.2009 kepada masyarakat luas. e. Penerapan sangsi administrastif/denda
Tahun 2010
Tahun 2010
Tahun 2011
Tahun 2010 Tahun 2011
Disduk Capil Bagian Organisasi Bagian Hukum DPRD
2 Meningkatkan layanan jaringan informasi data kependudukan sampai tingkat Desa/ Kelurahan
a. Penyusunan Data Base Penduduk Kabupaten Bogor b. Pembangunan dan pengoperasian SIAK on line secara terpadu c. Pemberlakuan NIK secara nasional
Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2011
Disduk Capil Bappeda Kecamatan Desa/Kelurahan
3 Meningkatkan dan menyedi- akan informasi serta tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
a. Kotak Saran b. Layanan SMS Center c. Membuka Web Site Disduk Capil di internet dan Polling
kepuasan/ketidakpuasan konsumen.
Tahun 2011 Tahun 2011 Tahun 2011
Disduk Capil
4 Meningkatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
a. Pembentukan Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) b. Pengembangan pelayanan langsung (jemput bola) untuk pencatatan
sipil khususnya untuk masyarakat miskin
Tahun 2011 Tahun 2011
Disduk Capil Bagian Organisasi Bagian Hukum Kecamatan
5 Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pelayanan.
a. Penambahan personil bagian pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan dan desa yang memiliki kemampuan dibidang komputer.
b. Pendidikan dan pelatihan bagi operator komputer SIAK di tingkat Kecamatan dan Desa secara intens dan berkesinambungan.
c. Pengangkatan petugas operator SIAK sebagai jabatan fungsional yang ditunjuk oleh Surat Keputusan Bupati dengan diberikan tunjangan.
Tahun 2010
Tahun 2011
Tahun 2011
Disduk capil Bagian Hukum Bagian Keuangan Kecamatan Desa
1
Tabel 32. Strategi dan Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
1 2 3 4 5
6 Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelaya- nan
a. Peningkatan anggaran untuk operasional pelayanan b. Pengadaan blangko KTP/KK berdasarkan pendataan/proyeksi wajib
KTP/KK. c. Pengadaan jaringan komunikasi d. Pengadaan perangkat komputer khususnya pelayanan KTP/KK di
Kecamatan dan Desa e. Perbaikan ruang tunggu konsumen dengan fasilitas yang nyaman.
Tahun 2011 Tahun 2011
Tahun 2011 Tahun 2012
Tahun 2011
Disduk Capil Bagian Keuangan Bagian Aset Setda Kecamatan Desa
7 Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan
Peningkatan kemampuan aparatur untuk melakukan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan
Tahun 2010 Disduk Capil Kantor Imigrasi KUA Pengadilan Negeri Pengadilan Agama Gereja/Makin
2