bab iv rencana implementasi - · pdf filewaktu dan individu yang terlibat dan...

Project Akhir-MBA ITB

BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI

4.1 Aktivitas Yang Perlu Dilakukan

Sebelum usulan perbaikan diajukan ke Manajemen, maka agar dapat lebih mudah

dimengerti dan berpeluang besar disetujui maka dilakukan langkah-langkah sebagai

berikut .

1. Merangkum masalah dan usulan perbaikan yang akan diajukan

2. Membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang terdiri dari kegiatan,

waktu dan individu yang terlibat dan penanggungjawab.

3. Membuat perkiraan anggaran biaya yang diperlukan untuk merealisasikan

setiap usulan

4.1.1. Rangkuman Masalah danUsulan Perbaikan

Semua masalah dan usulan pada ke 3 aspek yang telah ditinjau pada bab III terlebih

dahulu dirangkum dalam tabel 4.1 berikut

Tabel. 4.1 Rangkuman Masalah dan Usulan perbaikan

Aspek Cost Plan Aspek Fee Aspek SDIMasalah Masalah Masalah

Tidak ada database biaya Update Fee belum maksimal Kekurangan pegawai QS

Tidak ada kerjasama resmi dengan supplier untuk update price list

Pembayaran fee dengan bon sementara Tidak ada training

Tidak langganan jurnal dan Informasi harga Proses penagihan sulit

Tidak ada fasilitas mengikuti seminar dan pameran

Tidak punya software cost plan dan BQ

Informasi perubahan manajemen grup tidak tersosialisasi ke divisi QS

Komputer masih spek lama (lambat)

Usulan perbaikan Usulan perbaikan Usulan perbaikan Pengadaan server komputer untuk database biaya Fee harus diupdate berkala Penambahan pegawai QSKerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email Pembayaran sesuai termin Training : cost plan dan BQLangganan jurnal, koran dan bulletin harga

Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan Mengikuti seminar dan pameran

Pengadaan Softaware khusus costplan & BQ

Aware dan sosialisai perubahan manajemen grup agar administrasi penagihan fee lancar

Pengadaan komputer dengan spek terbaru

4.1.2. Membuat Rincian Setiap Usulan Yang Diajukan

77


Langkah selanjutnya adalah membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang

terdiri dari kegiatan, individu yang terlibat, penanggungjawab dan kepentingan setiap

usulan untuk diimplementasikan ditinjau dari sisi periode waktu. Untuk itu dibuat

tabel 4.2

Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan

Usulan perbaikan Rincian KegiatanDivisi/Individu

terkaitPenanggung

Jawab Periode 2007 Diatas th.2007Aspek Cost Plan

Pemilihan dan pembelian server IBM

QS Mgr, Divisi pembelian, IT

Divisi Pembelian dan

IT

Urgent untuk dilakukan

Ditinjau setelah 5 tahun

Input data biaya, supplier, dan metode pelaksanaan proyek dan informasi terkait

QS Mgr, QS, PM, Project Accountant

QS Mgr dan IT Urgent untuk dilakukan


Buat password atau kunci agar akses server hanya yang berkepentingan

QS Mgr dan IT QS Mgr dan IT Urgent untuk dilakukan

Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai

Pengecekan dan pemeliharaan berkala QS Mgr dan IT QS Mgr dan IT

Undang supplier secara berkala tiap 3 atau 6 bulan untuk presentasi spesifikasi teknis dan harga terbaru

Pimpinan PT.DIP, PM,DM, Arsitek, QSMgr,

QS

QS Mgr, PM dan DM

Informasikan alamat email untuk update berkala QS Mgr, QS, PM QS Manager

Menghubungi agen buku dan majalah untuk berlangganan

Divisi Pembelian, QS

Divisi Pembelian

Menyiapkan rak untuk tempat buku dan majalah

Divisi Pembelian, QS

Divisi Pembelian

Untuk meringkas tempat, informasi data lama dibuat scan atau digital dan disimpan dalam disk

QS Mgr, QS dan IT QS Mgr dan IT

Membeli produk jadi atau menyewa programer untuk membuat software

Divisi pembelian, IT QS Manager QS Manager Ditinjau tiap 1

tahun

Training pengoperasian software dan program komputer QS Mgr, IT IT Urgent untuk

dilakukanDitinjau tiap 1 tahun

Input data costplan dan BQ QS Mgr, QS QS Mgr Dilakukan secara periodik

Softaware khusus costplan & BQ

Langganan jurnal, koran dan bulletin harga

Pengadaan IBM server untuk database

Dilakukan secara periodik



Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email




Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan

78



terkaitPenanggung

Jawab Periode 2007 Diatas th.2007Aspek Fee

Buat update fee dengan sistem komputerisasi

Pimpinan PT.DIP, QS Mgr, Project Finance

Pimpinan PT.DIP


Ditinjau tiap 1 tahun

Pengecekan informasi update terhadap dasar fee dari IAI


Pimpinan PT.DIP



Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS


Pimpinan PT.DIP



Saat negosiasi fee usahakan dengan prosentase maksimal

Pimpinan PT.DIP

Pimpinan PT.DIP

Menjelaskan secara formal dan informal kepada Klien atas kesulitan PT.DIP dengan cara pembayaran fee dengan bon sementara

Pimpinan PT.DIP,

Accounting Mgr

Pimpinan PT.DIP

Usahakan pembayaran dengan nilai sesuai termin yang tertera dalam kontrak

Pimpinan PT.DIP,

Accounting Mgr

Pimpinan PT.DIP

Lobby dan pendekatan personal kepada bagian keuangan Klien

Pimpinan PT.DIP, Project

finance

Pimpinan PT.DIP

Pemilihan pegawai khusus penagihan yang ramah, sopan tetapi tegas

Pimpinan PT.DIP, HRD HRD Urgent untuk

dilakukan


Mempersiapkan dokumen penagihan yang jelas dan lengkap sejak awal proses

Project Finance, QS Mgr Finance Project

Lobby dan pendekatan personal kepada Klien khususnya level manger ke atas untuk mencari informasi

Pimpinan PT.DIP, PM, DM

Pimpinan PT.DIP, PM,

DM

Sosialisasi informasi tersebut ke divisi QS dan finance project agar dapat disesuaikan dengan adiminstrasi penagihan fee

Project Finance, QS Mgr Finance Project



Aware dan sosialisasi terhadap perubahan manajemen grup (Klien)





Fee harus diupdate berkala

Pembayaran sesuai termin

Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan


Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan

79



terkaitPenanggung

Jawab Periode 2007 Diatas th.2007Aspek SDM

Mencari QS dilingkungan grup GT HRD HRD Urgent untuk dilakukan

Ditinjau kebutuhan setiap proyek

Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di lingkungan PT.DIP

HRD HRD Urgent untuk dilakukan


Tentukan klasifikasi,kemampuan dan level QS yang dipersyaratkan QS Mgr, HRD QS Mgr Urgent untuk

dilakukanDitinjau kebutuhan setiap proyek

Calon yang lolos pemilihan dan wawancara selanjutnya dilakukan tes QS

QS Mgr QS Mgr Urgent untuk dilakukan


Penempatan QS yang diterima QS Mgr QS Mgr Urgent untuk dilakukan


Membuat program training internal 1 jam setelah jam kerja biasa per 2 kali seminggu selama 3 bulan

Pimpinan PT.DIP,HRD dan

QS MgrHRD & QS Mgr Urgent untuk

dilakukanDitinjau tiap 1 tahun sekali

Mengikuti training diluar kantorPimpinan

PT.DIP,HRD,QS Mgr,QS

HRD & QS Mgr Urgent untuk dilakukan

Disesuaikan dengan jadwal training

Mengikuti seminar dan pameran

Mengikuti pameran material bahan dan alat bangunan, perumahan, industri

Pimpinan PT.DIP,HRD,QS

Mgr,QSHRD & QS Mgr Urgent untuk

dilakukan

Disesuaikan dengan jadwal pameran

Pemilihan dan pembelian PC QS Mgr, Divisi pembelian, IT

Divisi Pembelian dan

IT



Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan

QS Mgr dan IT QS Mgr dan IT Urgent untuk dilakukan


Pengecekan dan pemeliharaan berkala QS Mgr dan IT QS Mgr dan IT

Penambahan pegawai QS

Training : cost plan dan BQ



Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat dengan jelas kegiatan apa saja yang harus

dilakukan, pihak-pihak yang terkait dalam proses kegiatan tersebut, pihak yang

bertanggungjawab dan urgensi implementasi kegiatan tersebut untuk dilakukan

ditinjau pada saat ini tahun 2007 yang sedang berjalan dan keberlangsungannya

ditahun yang akan datang.

4.1.3. Membuat Perkiraan Anggaran Biaya

80


Dari semua usulan yang diajukan selanjutnya dibuat perhitungan rencana anggaran

biaya (RAB) yang diperlukan sesuai tabel 4.3 berikut.

Tabel 4.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan

Usulan perbaikan Rincian Kegiatan Rencana Uraian Biaya

Total Biaya dalam Rp Frekwensi

Aspek Cost Plan

Pemilihan dan pembelian server IBM 1 unit server merk IBM kapasitas kecil 10.000.000 / sekali

pengadaanInput data NIL NILBuat password atau kunci NIL NIL

Pengecekan dan pemeliharaan berkala Penggantian spare part dan inspeksi IT NIL

Undang supplier secara berkala tiap 3 atau 6 bulan untuk presentasi spesifikasi teknis dan harga terbaru

Biaya konsumsi meeting Rp.25 Rb /orang -> 3 orang supplier + 6 orang dari PT.DIP . Per bulan maksimal 5 supplier

1.125.000 / bulan

Informasikan alamat email untuk update berkala NIL NIL

Menghubungi agen buku dan majalah untuk berlangganan

Jurnal terbit tiap 6 bulan sekali dengan harga Rp.100 rb/buku. Majalah swa dan koran -> taksiran per hari

175.000 / bulan

Menyiapkan rak untuk tempat buku dan majalah

1 unit rak buku rangka baja + shelving plat besi -> Rp.450 rb/unit (perlu 2 unit)

900.000 / sekali pengadaan

Untuk meringkas tempat, informasi data lama dibuat scan atau digital dan disimpan dalam disk

Scanner UMAX, CD dan tempat penyimpanan CD 1.200.000 / sekali

pengadaan

Membeli produk jadi atau menyewa programer untuk membuat software

Diasumsikan beli produk jadi keluaran windows yaitu WIN Est Pro

2.000.000 / sekali pengadaan

Training pengoperasian software dan program komputer 3 orang x 500 rb 1.050.000 / training 1

paket programInput data costplan dan BQ NIL NIL

Pengadaan IBM server untuk database

Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email

Langganan jurnal, koran dan bulletin harga

Softaware khusus costplan & BQ

81


Lanjutan : Tabel 4.3. Rencana Anggalan Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan Aspek Fee

Buat update fee dengan sistem komputerisasi NIL NIL

Pengecekan informasi update terhadap dasar fee dari IAI

Akomodasi transport dan beli data -> I orang 50.000

Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS

Akomodasi transport dan beli data -> I orang 50.000

negosiasi fee NIL NILMenjelaskan kepada Klien atas kesulitan PT.DIP dengan bon sementara NIL NIL

Usahakan pembayaran sesuai termin dalam kontrak NIL NIL

Lobby bagian keuangan Klien NIL NILPemilihan pegawai khusus penagihan NIL NILMempersiapkan dokumen penagihan yang jelas NIL NIL

Lobby personal kepada Klien untuk mencari informasi NIL NIL

Sosialisasi informasi ke divisi QS dan finance project NIL NIL

Aspek SDM

Mencari QS dilingkungan grup GT

per proyek dengan skala > Rp. 10 M perlu 1 QS Junior dengan gaji awal Rp.2 jt (D3), bila 4 proyek berjalan bersamaan maka perlu 4 QS, tapi diasumsikan berjalan bersamaan 2 proyek, maka diperlukan 2 QS

4.000.000 / bulan

Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di lingkungan PT.DIP

Buka lowongan di koran 1.000.000 / sekali iklan

Tentukan klasifikasi dan level QS NIL NILCalon yang lolos selanjutnya dilakukan tes QS NIL NIL

Penempatan QS yang diterima NIL NIL

Membuat program training internal 1 jam setelah jam kerja biasa per 2 kali seminggu selama 3 bulan

Konsumsi + transport + upah lembur -> Rp 30 rb /orang untuk (1 jam x 2 x 5 minggu) untuk 3 orang + 1 instruktur

1.200.000 / bulan (selama 3 bulan)

Mengikuti training diluar kantor Biaya training + konsumsi + transport -> 1 orang (bergilir) 500.000 /per orang per

trainingMengikuti seminar dan pameran

Mengikuti pameran material bahan dan alat bangunan, perumahan, industri

Konsumsi + transport -> 1 orang (bergilir) 100.000 /per orang

Pemilihan dan pembelian PC

PC processor terbaru Intel centrino dual core + kapasitas 1 GB + Combo DVD writer + OS XP -> 8 jt (untuk 3 orang)

24.000.000 / sekali pengadaan



NIL

Pengecekan dan pemeliharaan berkala NIL NIL

Penambahan pegawai QS

Training : cost plan dan BQ


Fee harus diupdate berkala

Pembayaran sesuai termin

Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihanAware dan sosialisasi terhadap perubahan manajemen grup

82


Dari tabel rencana anggaran biaya tersebut terlihat bahwa tidak semua kegiatan

berdasar usulan memerlukan anggaran. Hal yang bersifat kualitatif seperti input data

dan pendekatan personal tidak melibatkan kebutuhan biaya tetapi ternyata dampaknya

kepada perbaikan kinerja perusahaan cukup besar.

Adapun usulan yang berimplikasi biaya paling besar dan sensitif adalah rencana

penambahan jumlah tenaga QS, sebab perlu menambah biaya untuk gaji dan

tunjangan lainnya, tetapi ini harus dilihat sebagai konsekuensi dari rencana

pertumbuhan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan sehingga penambahan ini

tidak dapat dihindari dan menjadi logis dalam rangka tetap memberikan pelayanan

yang baik kepada klien yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi

perusahaan.

4.2. Hambatan dan Peluang Usulan Diterima

Sebelum usulan diajukan maka perlu diketahui dulu apa hambatan dan langkah yang

perlu dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkannya, serta peluang usulan

diterima.

4.2.1. Hambatan Usulan Diterima

Sesuai penjelasan awal bab I pada sub bab 1.1 akar masalah, maka hambatan utama

bagi diterimanya usulan perbaikan adalah sikap dari manajemen perusahaan yang

berpuas diri dan mengabaikan usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk

meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan, termasuk usulan perbaikan seperti

yang akan diajukan divisi QS.

Disamping itu ada beberapa hambatan lain yang perlu diperhatikan yaitu

1. Tingkat resistensi dari setiap usulan. Masing-masing usulan yang telah dirinci

kegiatannya tentu saja melibatkan individu sebagai pelaksana dan juga

83


penanggungjawab. Agar usulan dapat berjalan, maka perlu komitmen dari tiap

individu tersebut.

2. Tidak ada sistem pengukuran dampak secara langsung dalam bentuk Rupiah

bagi PT.DIP terhadap semua usulan yang diajukan, sehingga perusahaan tidak

merasakan manfaat langsung dari usulan yang diajukan.

3. Bila usulan divisi QS diterima maka dapat merupakan pemicu munculnya ide-

ide dan usulan perbaikan dari divisi kerja yang lain. Artinya akan ada sangat

banyak usulan ke pihak Manajemen yang menyebabkan berlakunya azas

keadilan dan pembagian kesempatan kepada semua divisi kerja yang berarti

tidak semua atau hanya beberapa saja usulan divisi QS yang diterima.

4. Keterbatasan dana yang ada pada PT.DIP, sehingga akan lebih mendahulukan

penggunaan dana untuk membiayai kewajiban rutin seperti pembayaran gaji,

pajak, dan pengadaan peralatan kantor.

4.2.2. Langkah Untuk Mengurangi dan Menghilangkan Hambatan

Hambatan yang ada sedapat mungkin dikurangi dan bila mungkin dihilangkan.

Karena itu diambil langkah berikut untuk mengurangi dan menghilangkan hambatan

yang teridentifikasi sebelumnya.

1. Mengingatkan kembali visi, misi dan strategi perusahaan kepada top

manajemen sehingga aware bahwa usulan yang diajukan dalam rangka

kebaikan perusahaan dan dengan tujuan meningkatkan performance dan daya

saing perusahaan.

2. Membina hubungan baik, membangun integritas dan komitmen bersama

dengan setiap unsur dan individu dalam PT.DIP, serta memberikan pengertian

bahwa kegiatan yang harus dilakukan maupun biaya yang dikeluarkan untuk

setiap kegiatan usulan adalah demi kemajuan bersama, dan tidak bermaksud

menambah pekerjaan dan pemborosan semata.

3. Walaupun tidak dapat diukur manfaatnya secara langsung dalam bentuk

Rupiah bagi PT.DIP terhadap semua usulan yang diajukan, tetapi secara tidak

84


langsung pada saat proses dapat ditinjau yaitu perhitungan yang lebih cepat,

surat menyurat dan dokumen yang lebih rapi, QS yang lebih trampil dan

memiliki wawasan analisis yang lebih luas. Dengan proses yang lebih baik,

kesempatan menghasilkan layanan yang baik akan jauh lebih besar.

4. Usulan yang urgent seperti penambahan QS dan peningkatan spesifikasi

komputer akan menjadi usulan prioritas dari divisi QS apabila harus berbagi

kesempatan usulan dengan divisi kerja lain di PT.DIP

5. Tidak semua usulan perlu dana. Untuk usulan yang perlu dana akan ditinjau

kembali besarannya dan disesuikan dengan kondisi keuangan perusahaan,

sehingga tidak menggangu kewajiban rutin operasional PT.DIP

4.2.3. Peluang Usulan diterima

Sebagai suatu perusahaan bisnis jasa yang dituntut untuk dapat selalu memberikan

pelayanan yang terbaik kepada klien, tentunya kinerja dari divisi QS sebagai bagian

penting di PT.DIP akan sangat berpengaruh terhadap performance perusahaan secara

keseluruhan. Sehingga bila kinerja divisi QS meningkat dan dapat mengimbangi

pertumbuhan yang direncanakan maka diharapkan salah satu strategi perusahaan

yaitu menjaga kepuasan klien dengan melakukan pengendalian atas biaya investasi

klien pada proyek yang dijalankan dapat terjaga, sehingga klien akan merasa puas dan

kembali membeli jasa perusahaan sehingga pada akhirnya dapat memberikan

keuntungan kepada perusahaan.

Dengan demikian peluang diterimanya usulan perbaikan pada divisi QS yang

berfokus pada 3 aspek varibel yaitu cost plan, fee dan SDM sangat mungkin diterima

4.3. Kebutuhan Sumber Daya

Untuk menjalankan semua rincian usulan perbaikan yang diajukan maka diperlukan

semua sumber daya pendukung seperti yang dapat dilihat pada table 4.2. khususnya

sumber daya manusia. Komitmen pimpinan, manajemen, semua divisi kerja dan

85


khususnya pegawai divisi QS PT.DIP memegang peranan penting, sebab kesuksesan

usulan perbaikan tersebut terletak pada rasa kepemilikan terhadap perusahaan, dan

keinginan untuk berubah lebih baik. Tanpa adanya komitmen untuk mau berubah

maka usulan perbaikan tersebut tidak akan berjalan dan menjadi sia-sia.

86

bab iv rencana implementasi - · pdf filewaktu dan individu yang terlibat dan...

Documents