bab iv rancangan sistem usulan · kemudian bertemu dengan front office yang akan membantu calon...

44

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan zaman dan kebutuhan pada masa kini mendorong setiap

individu untuk pandai berbahasa inggris, bisa dikarenakan faktor pekerjaan atau

pun karena ingin lebih pandai dalam hal berbahasa inggris. Karena banyaknya

minat tersebut membuat lembaga kursus Kim English Consulting mengalami

kesulitan dalam melayani proses pendaftaran. Selain itu, para calon siswa baru

juga membuang banyak waktu untuk menunggu giliran registrasi dan test untuk

penempatan kelas dan paket yang nanti akan mereka tempati. Bagian administrasi

juga mengalami kesulitan dalam hal pengolahan data para siswa baru karena

semua proses dan data masih manual, karena kurang lengkapnya data yang

didapat.

Untuk itu, penulis akan mencoba membuat sistem yang akan diusulkan

pada lembaga kursus Kim English Consulting Kabupaten Purwakarta dan

diharapkan sistem usulan ini nantinya dapat membuat petugas lebih efektif dalam

penggunaan komputer yang masih bisa menggunakan software yang nantinya bisa

lebih mempermudah petugas juga lebih efisien dalam waktu pengerjaannya.

Software yang penulis usulkan yakni menggunakan aplikasi Microsoft Visual

Basic 6.0.

45

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini merupakan deskripsi mengenai Sistem Usulan dari Sistem

Informasi Pengelolaan Data siswa pada lembaga kursus Kim English Consulting.

1. Pendaftaran

Calon Siswa langsung mendatangi lembaga kursus Kim English Consulting,

sembari membawa File pas foto berukuran 3x4 untuk diberikan kepada pihak

lembaga kursus Kim English Consulting. Kemudian bertemu dengan Front

office yang akan membantu calon siswa yang ingin mendaftar. Setelah

bertemu dengan Front Office, calon siswa akan di tunjukan sebuah aplikasi

desktop pendaftaran kemudian akan dijelaskan ada apa saja pada lembaga

kursus Kim Engl;ish Consulting dan kemudian dipandu untuk menjalankan

aplikasi tersebut.

Calon siswa akan mengisi beberapa kolom yang harus diisi untuk Data siswa

tersebut, setelah selesai mengisi data siswa kemudian disimpan. Setelah

disimpan calon siswa akan dipinta file pas foto yang telah ia bawa, jika para

calon siswa lupa untuk membawa file pas fotonya, para calon siswa bisa

mengirim file nya lewat email mereka ke email lembaga kursus Kim. Setelah

selesai Front Office akan memeriksa kembali data siswa, dan jika sudah

lengkap calon siswa akan dipandu ke tahap berikutnya

2. Pengetesan

Setelah selesai di tahap pertama, kemudian calon siswa akan melakukan tahap

kedua yaitu pengetesan yang bertujuan untuk melihat di tingkat berapakah ia

akan ditempatkan sesuai dengan hasil yang akan keluar dari tahap kedua ini.

Dalam tes ini, calon siswa akan mengisi sekitar 30 soal pilihan ganda yang

46

setiap beberapa soal akan meningkat levelnya. Calon siswa akan mengisi soal

tersebut selama 45 menit. Setelah mengerjakan soal tersebut, penguji akan

memeriksa hasil yang telah calon siswa kerjakan dan akan menentukan dari

tingkat mana siswa akan di tempatkan.

3. Pembayaran

Setelah melakukan tahap satu dan dua, calon siswa diharuskan membayar

sesuai dengan kelas dan tingkatan yang telah calon siswa ketahui. Setelah di

input oleh Front office kemudian mencetak bukti pembayaran yang akan

diberikan oleh Front Office kepada calon siswa sebagai bukti. Bukti tersebut

sebuah berkas yang akan diberikan oleh Front Office kepada calon siswa.

Setelah semua selesai calon siswa akan mengetahui kelas dan tingkatan calon

siswa tersebut dan kemudian akan diberikan sebuah modul pembelajaran

untuk calon siswa untuk belajar juga jadwal dan guru yang akan ia terima dan

Nomer Indul Siswa.

4. Laporan

Dalam laporan, Front office tidak perlu merekap data siswa berupa berkas-

berkas kembali, Front office tinggal memberikan data siswa dalam bentuk

Soft copy kepada Direktur untuk di acc kemudian disimpan oleh akademik

sebagai berkas.

47

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Usulan

Gambar IV.1

Diagram Konteks Usulan

Keterangan :

File_PFoto : File Pas Foto

Data_Siswa_Acc : Data Siswa Acc

48

Diagram Nol Sistem Berjalan Usulan

Gambar IV.2

Diagram Nol Usulan

Keterangan :

File_PFoto : File Pas Foto

Data_Siswa_Acc : Data Siswa Acc

49

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Pendaftaran Siswa

Nama Arus Data : File Pas Foto

Alias : File_PFoto

Bentuk Data : Scan Foto

Arus Data : Calon Siswa – Proses 1

Proses 1 - Front Office

Penjelasan : Untuk Melengkapi Identitas Siswa

Periode : Setiap Pendaftaran

Volume : Satu File

Struktur Data : -

Nama Arus Data : Data Calon Siswa

Alias : Data_Calon_Siswa

Bentuk Data : File

Arus Data : Calon Siswa – Proses 1

Proses 1 - Front Office

Penjelasan : Untuk Melengkapi Identitas Siswa


Volume : Satu File

Struktur Data : -

50

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Pendaftaran Siswa

Nama Arus Data : Bukti Pembayaran

Alias : Bukti_Pembayaran

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 3 – Calon Siswa

Penjelasan : Untuk Bukti Pembayaran Telah Lunas


Volume : Satu File

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nm_instansi + nm_jalan + no_jalan

Isi = no_pembayaran + nis + nm_siswa + jumlah_bayar

Footer = nm_instansi + no_telp

Nama Arus Data : Laporan Data Siswa

Alias : Data_Siswa_Acc

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 4 – Akademik

Penjelasan : Untuk Data Siswa yang telah terdaftar


Volume : Satu File

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nm_instansi + nm_jalan + no_jalan

Isi = Nama_siswa + Tempat_lahir + Tanggal_lahir + Agama +

Alamat + Telepon + Kelas + Program + Informasi

51

Footer = nm_instansi + no_telp

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Masukan

Kamus Data Sistem Usulan Pendaftaran siswa baru pada lembaga kursus

Kim English Consulting adalah :

1. Nama Dokumen : Formulir

Fungsi : Pas Foto

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Front Office

Media : File

Jumlah : Satu File

Frekuensi : Jika ada yang mendaftar

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Data Calon Siswa

Fungsi : Sebagai Data Calon Siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Front Office

Media : File

Jumlah : Satu File


Bentuk : Lampiran A.2

52

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Keluaran

1. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Pembayaran

Sumber : Front Office

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu File


Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa Acc

Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Pembayaran

Sumber : Front Office

Tujuan : Akademik

Media : Kertas

Jumlah : Satu File


Bentuk : Lampiran B.2

53

4.5.3. Entity Relation Diagram (ERD)

Gambar IV.3

Entity Relation Diagram

54

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.4

Logical Record Structure

4.5.5. Spesifikasi File

A. File Front Office

Nama File : File Front Office

Akronim : Front Office

Fungsi : Untuk menyimpan data admin

Tipe : Master

Organisasi file : File Master

Akses file : Input

Media : Hard Disk

Panjang record : 100

Kunci field : id_front_o

Software : Microsoft Access 2010

55

NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Id_front_o Id front o text 8 Primary key

2 Nama Lengkap Nama text 25

3 Username Username text 25

4 Password Password text 25

Tabel IV.1

Tabel Data Front Office

B. File Pembayaran

Nama File : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran

Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi pembayaran

Tipe : Master


Akses file : Input/output

Media : Hard Disk


Kunci field : no_transaksi


NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 No_transaksi no_trans Text 12 Primary key

2 Nama lengkap Nama Text 30

3 Program Program Text 30

4 No Telpon no_telpon Text 30

5 Tanggal Tanggal Text 60

6 Total Pembayaran tot_pem Text 50

56

7 Jumlah

Pembayaran

jumlah_pem Text 50

8 Sisa Pembayaran sisa_pem Text 50

C. File Siswa

Nama File : File Siswa

Akronim : Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan data Siswa

Tipe : Master


Akses file : Input

Media : Hard Disk


Kunci field : no_induk_siswa


NO Element data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 No induk siswa no_induk_siswa Text 12 Primary key

2 Nama Nama Text 30

3 Tempat lahir tempat_lahir Text 20

4 Tanggal lahir tanggal_lahir Text 15

5 Jenis Kelamin jenis_kelamin Text 10

6 Agama Agama Text 10

7 Alamat Alamat Text 25

57

8 No hp no_hp Text 13

9 Nama Ayah nama_ayah Text 25

10 Nomor Hp Ayah Nomor_hp_ayah Text 13

11 Nama Ibu nama_ibu Text 25

12 Nomor Hp Ibu nomor_hp_ibu Text 13

13 Alamat orangtua alamat_orangtua Text 25

D. File Test

Nama File : File Test

Akronim : Test

Fungsi : Untuk menyimpan data hasil ujian

Tipe : Sequential

Organisasi file : Sequential File

Akses file : Input

Media : Hard Disk


Kunci field : no_ujian


58

No Element data Akronim Tipe panjang keterangan

1 No ujian no_ujian Text 12 primary key

2 Nama Nama Text 30

3 Tempat lahir tempat_lahir Text 25

4 Alamat Alamat Text 30

5 Program Program Text 25

6 Hasil Hasil Text 30

7 Tanggal Tanggal Text 20

8 Tanggal Lahir tanggal_lahir Text 20

E. File Calon Siswa

Nama File : Calon Siswa

Akronim : Calon Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan data pendaftar

Tipe : Sequential

Organisasi file : Sequential File

Akses file : Input

Media : Hard Disk


Kunci field : no_pendaftaran


No Element data Akronim Tipe panjang keterangan

1 no_pendaftaran No ujian Text 25 primary key

2 nama_lengkap Nama Text 30

3 tempat_lahir Tempat lahir Text 20

4 tanggal_lahir Tanggal lahir Text 20

5 alamat Alamat Text 25

6 telepon Telepon Text 14

7 pendidikan pendidikan Text 10

8 sekolah Sekolah Text 20

9 kelas Kelas Text 10

59

10 program Program Text 10

11 Informasi informasi Text 15

4.5.6. Struktur Kode

Pada pengkodean disini penulis menggunakan Group Code/Kode Group,

artinya kode yang terisi dalam kolom tersebut berdasarkan field-field dan tiap

field memeliki arti.

1. Kode Admin terdiri dari 6 Digit

Contoh Kode Admin

Keterangan :

Kode Admin dengan kode 01 nomor index Admin, 01 adalah bulan lahir dari

Admin, 96 adalah tahun lahir, dan 13 adalah tanggal lahir.

2. Kode No induk siswa terdiri dari 12 Digit

60

Contoh Kode No induk siswa

Keterangan :

Kode Admin dengan kode 001 nomor index Pendaftaran, 01 adalah kode program

yang diambil oleh pendaftar, 014 adalah kode tahun pendaftar itu mendaftar, 23

adalah kode tanggal pendaftar mendaftar, dan 05 adalah kode bulan pendaftar

mendaftar.

Kode pendaftaran ini nantinya akan menjadi kode siswa yang akan dimiliki siswa.

3. Kode Nomor Pembayaran

Contoh Kode Nomor Pembayaran

61

Keterangan :

Kode pembayaran dengan nomer index 021 adalah kode pembayaran pada saat

pendaftar biaya kursus, 03 adalah kode program yang akan membedakan biaya

yang harus dibayar oleh pendaftar, 017 adalah tahun dari pembayar membayar

dan sama dengan tahun pendaftaran, 13 adalah tanggal pembayaran, dan 08 adalah

bulan dimana melakukan pembayaran

4.5.7. Spesifikasi Program

Gambar IV.5

HIPO

62

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : login

Fungsi Program : Sebagai Pengaman akses ke menu selanjutnya

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Buka Program yang ingin Dijalankan, kemudian Running dan akan masuk

ke jendela Login

b. Kemudian Masukan Username dan Password yang telah Admin/Front

office ketahui.

c. Setelah menginput Username dan Password akan langsung masuk ke

jendela berikutnya.

Berikut adalah gambar tampilan Login :

Gambar IV.6

Form Login

63

2. Spesifikasi Program Splash

Nama Program : Splash

Akronim : splash

Fungsi Program : Sebagai Jendela penghubung dari login ke menu utama


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Setelah proses Login selesai, otomatis akan masuk ke jendela splash yang

dimana di jendela splash ini akan meloading beberapa saat

b. Kemudian Otomatis akan masuk ke jendela Menu utama.

Berikut adalah gambar tampilan Splash :

Gambar IV.7

Form Splash

3. Spesifikasi Program Menu

Nama Program : Menu

Akronim : menu

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu-menu yang ada pada program

64


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Jendela menu ini memiliki sub-sub, sub itu sendiri terdapat 6 sub

b. Sub yang tersedia antara lain, master, transaksi, cetak, tentang,dan keluar.

Berikut adalah gambar tampilan Menu :

Gambar IV.8

Form Menu

4. Spesifikasi Program Master

Nama Program : Master

Akronim : master

Fungsi Program : Untuk menampilkan data yang telah tersimpan


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Didalam master ini terdapat beberapa sub, yang berisi jendela pencarian

data pendaftar, pembayaran, dan hasil test siswa.

65

b. Hanya Admin yang memiliki hak akses khusus yang dapat mengakses

menu ini.

Berikut adalah gambar beberapa sub yang terdapat pada master beserta

penjelasanya :

a) Data Siswa

Gambar IV.9

Form Siswa

Data Siswa ini adalah form pencarian data yang telah sebelumnya di isi di

form pendaftaran oleh calon siswa kemudian tersimpan pada database dan disini

admin yang memiliki hak akses dapat mencari data siswa dan bisa merubah sesuai

dengan apa yang diperlukan kemudian di save dan database akan ter update.

66

b) Data Pembayaran

Gambar IV.10

Form Data Pembayaran

Data Pembayaran ini hampir sama dengan data pendaftar, data pembayaran

ini berisi data siswa yang telah melakukan pembayaran sesuai dengan yang telah

ditetapkan. Didalam data pembayaran ini jika siswa yang belum lunas dalam

pembayaran harus membayar sisanya setiap 2 bulan sekali hingga lunas, dan

admin yang memiliki hak akses yang dapat mengakses menu ini.

c) Data Pendaftar

Gambar IV.11

Form Data Pendaftar

67

Data Pendaftar ini hampir sama dengan data siswa, data pendaftar ini

berisi data pendaftar yang telah melakukan regristrasi sesuai dengan yang telah

ditetapkan. Didalam data pendaftar ini jika siswa yang belum lunas dalam

pembayaran harus membayar sisanya setiap 2 bulan sekali hingga lunas, dan

admin yang memiliki hak akses yang dapat mengakses menu ini kemudian setelah

lunas data pendaftar menjadi data siswa dan mendapat nomer induk siswa.

d) Data Test

Gambar IV.12

Form Daftar Test

Data test ini didalamnya terdapat data siswa yang sebelum proses

pembayaran harus mengikuti proses test yang dimana nantinya proses test tersebut

menentukan siswa akan ditempatkan di tingkat berapa sesuai dengan kemampuan

yang dimiliki oleh siswa tersebut.

5. Spesifikasi Program Transaksi

Nama Program : Transaksi

Akronim : transaksi

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu administrasi


68

Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Pada saat menu dijalankan, akan muncul beberapa sub menu yang terdapat

pada menu itu sendiri.

b. Salah satunya adalah transaksi, transaksi ini kemudian memiliki sub-sub

lain antara lain, pendaftaran, pembayaran, dan input hasil test.

Berikut adalah gambar beberapa sub yang terdapat pada transaksi beserta

penjelasanya :

a) Pendafttaran

Gambar IV.13

Form Pendaftaran Siswa Baru

Form pendaftaran ini adalah Form yang harus diisi oleh calon siswa yang

mendaftar, didalamnya terdapat beberapa kolom data diri yang nantinya sebagai

file yang disimpan untuk Kim. Dan juga jika sewaktu-sewaktu staff Kim

memerlukan data siswa tersebut, bisa dicari di form master pada data pendaftar.

69

b) Pembayaran

Gambar IV.14

Form Pembayaran

Form pembayaran ini harus dilakukan oleh calon siswa sebagai akhir proses

admisitrasi dengan membayar sesuai dengan program dan tingkatan yang telah

calon siswa ketahui setelah melakukan proses test. Dalam pembayaran ini calon

siswa bisa langsung melunasi pembayaran atau dengan kredit sebanyak 3x

angsuran. Data pembayaran bisa dicari di master jika dibutuhkan.

c) Input Hasil Test

Gambar IV.15

Form Input Test

70

Form input hasil test ini adalah form untuk memasukan data test siswa yang telah

dilakukan.

6. Spesifikasi Program Cetak

Nama Program : Cetak

Akronim : cetak

Fungsi Program : Untuk mencetak hasil dari proses pembayaran


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Setelah melakukan Transaksi kemudian tahap berikutnya adalah

pencetakan dari bukti pembayaran yang berada pada menu dengan sub

cetak.

b. Form ini penting dalam proses administrasi, karena disini akan tercetak

bukti pembayaran setelah selesai melakukan proses administrasi

7. Spesifikasi Program Tentang

Nama Program : Tentang

Akronim : tentang

Fungsi Program : interface profil dari lembaga kursus Kim English

Consulting


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

a. Form ini bisa diakses setelah transaksi maupun sebelum transaksi,. Karena

form ini berisi tentang profil dari Kim sendiri.

Berikut adalah gambar tampilan Tentang :

71

Gambar IV.16

Form Tentang

8. Spesifikasi Program Keluar

Nama Program : Keluar

Akronim : keluar

Fungsi Program : Untuk mengakhiri program


Bentuk Tampilan :

Proses Program :

b. Setelah selesai melakukan semua proses yang dibutuhkan, form keluar

akan memunculkan sebuah alert yang jika “yes” akan mengakhiri

program dan jika “no” akan kembali ke menu.

Berikut adalah gambar tampilan Tentang :

72

Gambar IV.17

Form Keluar

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Pada era Modern ini pengolahan Data secara konvensional atau sederhana

sangatlah tidak dianjurkan, karena dalam prosesnya memakan waktu yang cukup

lama dan juga sangat tidak efektif terutama untuk proses pengolahan data yang

didalamnya tersimpan banyak data. Disinilah peran teknologi sangat berperan

penting yang membantu user untuk menginput proses pengolahan data tersebut,

contohnya dengan menggunakan komputer, dengan menggunakan komputer ini

setiap proses pengolahan data akan mudah dan cepat. Komputer sendiri adalah

suatu sistem perangkat elektronik yang memilki tujuan untuk melakukan proses

pengolahan data, yang kemudian dapat menghasilkan suatu informasi yang

berguna. Selain itu banyak aplikasi atau software yang dapat membantu proses

pengolahan tersebut. Dalam penggunaan komputer sendiri perlu dilakukan dengan

teliti agar input dan output yang diinginkan sesuai dengan harapan.

73

Terutama pada Kim English Consulting sebuah lembaga kursus yang telah

diteliti dan analisa oleh penulis sendiri. Dalam proses Pendaftaran dan

pengolahan data nya sangat masih sederhana, yaitu dengan metode pencatatan

sederhana yang jelas membutuhkan waktu yang cukup lama, juga file yang

tersimpan masih berupa berkas yang cukup banyak.

4.6.2 Perangkat Keras

Perangkat keras atau Hardware adalah perangkat komputer yang terdiri

atas susunan komponen-komponen elektronik berbentuk fisik (berupa benda).

Penggunaan Perangkat keras atau Hardware yang penulis usulkan dalam sistem

usulan Pendaftaran Siswa adalah satu unit komputer dan printer dengan

spesifikasi sebagai berikut :

a. Server

1. Processor : Intel(R) Core(TM) i3

2. RAM : 2.00 GB

3. Harddisk : 250 GB

4. Monitor : LCD 14 inch

5. Mouse : USB

6. Keyboard : 89 keys

7. Printer : Diskjet 2050 dan LX-310

b. Client

1. CPU

a) Processor intel Pentium 4

b) RAM DDR2 1GB

74

c) Mouse USB atau Wireless

d) Keyboard

e) Monitor dengan resolusi gambar minimum 1024x768

f) Koneksi Internet dengan kecepatan 56 kbps

g) Printer

4.6.3 Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software itu sendiri merupakan sebuah perangkat

yang berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua instruksi

yang mengarah kepada sebuah sistem komputer. Lebih lanjut disebutkan pula

bahwa sebuah perangkat lunak merupakan sebuah perangkat yang menjembatani

interaksi user dengan komputer yang menggunakan bahasa mesin.

1. Server

a) Sistem Operasi : Microsoft Windows Xp/ 7

b) Aplikasi Program : Microsoft Visual Basic 6.0

c) Aplikasi Database : Microsoft Access 2010

d) Aplikasi Browser : Mozila Firefox

2. Client

e) Sistem Operasi yang umum digunakan seperti : XP atau Linux (Ubuntu,

fedora, dan lain-lain)

f) Software yang bias digunakan pada umumnya seperti : Microsoft word,

Microsoft Access, Microsoft Excell dan lain-lain.

bab iv rancangan sistem usulan · kemudian bertemu dengan front office yang akan membantu calon...

Documents