bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id · jika siswa ingin meminjam buku di...

40

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem yang dimiliki perpustakaan SMK Cempaka Jakarta masih

menggunakan cara manual dalam melakukan pengolahan datanya, maka penulis

mengajukan rancangan sistem usulan yang penulis harapkan dapat membantu

perpustakaan SMK Cempaka Jakarta dalam mengolah data, baik data buku,

anggota, pengunjung ataupun laporan agar lebih efektif dan efisien.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem berjalan yang penulis ajukan adalah sebagai berikut:

1. Kunjungan Anggota Perpustakaan

Siswa yang berkunjung ke perpustakaan harus memberikan kartu anggota

perpustakaan untuk di data oleh petugas perpustakaan.

2. Transaksi Peminjaman

Jika siswa ingin meminjam buku di perpustakaan siswa wajib mengisi

form peminjaman dan menyerahkan form tersebut kepada petugas

41

perpustakaan. Petugas akan mencari buku dari file data buku, jika buku

yang ingin di pinjam siswa tersebut di temukan, maka data tersebut diinput

oleh petugas pada tabel peminjaman, dan akan disimpan dalam file data

peminjaman lalu petugas mencetak bukti peminjaman untuk siswa dan

kartu anggota dikembalikan.

3. Transaksi Pengembalian

Jika siswa ingin mengembalikan buku yang dipinjam, siswa menyerahkan

buku dan kartu anggota perpustakaan serta bukti peminjaman buku kepada

petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan lalu melakukan penginputan

data pengembalian yang didapat didapat dari file data peminjaman, lalu

data pengembalian disimpan kedalam file data pengembalian. Jika ada

keterlambatan mengembalikan buku, kerusakan serta buku hilang siswa

dikenakan denda. Kemudian petugas perpustakaan mencetak bukti

pengembalian untuk konfirmasi pengembalian kepada siswa.

4. Laporan

Petugas perpustakaan membuat laporan data pengunjung, data anggota,

data buku, dan data peminjaman serta pengembalian yang akan diserahkan

kepada kepala sekolah per periode atau satu bulan sekali.

42

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

4.3.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan Perpustakaan

Keterangan:

KA = Kartu Anggota

FP = Form Peminjaman

BP = Bukti Peminjaman

LA = Laporan Anggota

LB = Laporan Buku

LP = Laporan Peminjaman

LK = Laporan Pengembalian

DA = Data Anggota

DB = Data Buku

DP = Data Pinjam

DK = Data Kembali

43

4.3.2. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

44

4.3.3. Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3

Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data : Form Peminjaman

Alias : FP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Siswa – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip FP

Penjelasan : Untuk siswa yang ingin meminjam buku

perpustakaan

Periode : Setiap ada siswa yang meminjam buku

perpustakaan

45

Volume : 1 Hal

Struktur Data : Header + Isi

Header : Perpustakaan + Nama Sekolah + Logo

Isi : Id anggota + Nama Anggota + Nis + Kelas

+ Jurusan + Judul buku + Penerbit + Pengarang

2. Nama Arus Data : Data Anggota

Alias : DA


Arus Data : Proses 1.0 – File DA

File DA – Proses 4.0

Penjelasan : Untuk melihat data anggota perpustakaan

Periode : Setiap ada siswa yang mendaftar menjadi

anggota perpustakaan

Volume : 1 Hal



Isi : Id Pengunjung + Nama Siswa + Nis + Kelas

+ Tempat Lahir + Tanggal Lahir + Jenis Kelamin

+ Jurusan + Alamat + Nomor Telepon

46

3. Nama Arus Data : Data Buku

Alias : DB


Arus Data : File DB – Proses 2.0

File DB – Proses 4.0

Penjelasan : Untuk melihat rincian buku yang ada di

perpustakaan

Periode : Setiap pencatatan buku baru

Volume : 1 Hal



Isi : no + id_buku + judul + pengarang +

penerbit + tahun_terbit + jumlah_buku + lokasi

4. Nama Arus Data : Data Peminjam

Alias : DP


Arus Data : Proses 2.0 – File DP

File DP – Proses 2.0



Penjelasan : Untuk melihat informasi yang meminjam buku

perpustakaan

Periode : Setiap ada siswa yang mengembalikan buku yang

47

dipinjam.

Volume : 1 Hal



Isi : no + id_peminjaman + id_anggota +

nama_anggota + id_buku + judul_buku +

tanggal_pinjam + tanggal_wajib_kembali

5. Nama Arus Data : Data Pengembalian

Alias : DK


Arus Data : Proses 3.0 – File DK

File DK – Proses 4.0

Penjelasan : Untuk melihat rincian siswa

mengembalikan buku.

Periode : Setiap Hari

Volume : 1 Hal



Isi : no + id_pengembalian + id_peminjaman +

tanggal_aktual_kembali + denda +

keterangan

48

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : Kartu Anggota

Alias : KA


Arus Data : Proses 1.0 – Siswa

Siswa – Proses 2.0

Proses 2.0 – Siswa


Proses 3.0 – Siswa

Penjelasan : Untuk melakukan peminjaman dan

pengembalian

Periode : Setiap kali siswa yang datang dan

melakukan peminjaman serta pengembalian

buku

Volume : 1 Lembar



Isi : id_anggota + nis + nama_anggota + kelas +

jurusan + alamat + foto

49

2. Nama Arus Data : Bukti Peminjaman

Alias : BP




Proses 2.0 – File DP


Proses 3.0 – Arp.B.P

File.DP – Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai tanda bukti bagi siswa yang

meminjam buku

Periode : Setiap kali siswa meminjam buku

Volume : 1 Lembar



Isi : id_peminjaman + id_anggota +

nama_anggota + jumlah_buku + id_buku +

tanggal_pinjam + tanggal_wajib_kembali

50

3. Nama Arus Data : Bukti Pengembalian

Alias : BK



Proses 3.0 – File DK

File.DK – Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai tanda bukti bagi siswa yang telah

mengembalikan buku

Periode : Setiap kali siswa mengembalikan buku

Volume : 1 Lembar



Isi : id_pengembalian + id_peminjaman +

tanggal_kembali + denda + keterangan

4. Nama Arus Data : Laporan Anggota

Alias : LA


Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Laporan pertanggung jawaban kepada kepala

sekolah

Periode : Satu bulan sekali

Volume : 1 Lembar


51


Isi : no + Perihal + Tanggal + isi laporan

5. Nama Arus Data : Laporan Buku

Alias : LB




sekolah


Volume : 1 Lembar



Isi : no + perihal + Tanggal + Isi Laporan

6. Nama Arus Data : Laporan Peminajaman

Alias : LP




sekolah


Volume : 1 Lembar


52



7. Nama Arus Data : Laporan Pengembalian

Alias : LK




sekolah


Volume : 1 Lembar




53

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Data Pengunjung

Nama Dokumen : Data Pengunjung

Fungsi : Sebagai bukti rincian siswa yang

berkunjung ke perpustakaan

Sumber : Siswa

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Frekuensi : Setiap ada siswa yang berkunjung

Media : MS Word

Bentuk : Lampiran C-1

2. Data Anggota

Nama Dokumen : Data Anggota

Fungsi : Untuk bukti rincian siswa yang menjadi


Sumber : Siswa


Frekuensi : Setiap ada siswa yang mendaftar menjadi


Media : MS Word


54

3. Data Buku

Nama Dokumen : Data Buku

Fungsi : Sebagai bukti daftar buku yang ada di

perpustakaan

Sumber : -


Frekuensi : Setiap terjadinya pencarian dan pencatatan

buku baru

Media : MS Word


4. Data Peminjaman

Nama Dokumen : Data Peminjaman

Fungsi : Sebagai bukti rincian siswa yang minjam

buku

Sumber : Siswa


Frekuensi : Setiap ada siswa yang ingin meminjam

buku

Media : MS Word


55

5. Data Pengembalian

Nama Dokumen : Data Pengembalian

Fungsi : Sebagai bukti rincian siswa yang

mengembalikan buku

Sumber : Siswa


Frekuensi : Setiap ada siswa yang ingin

mengembalikan buku.

Media : MS Word


4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Kartu Anggota

Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Sebagai bukti siswa meminjam dan

mengembalikan buku

Sumber : Siswa


Frekuensi : Setiap meminjam dan mengembalik

buku

Media : MS Word

56

2. Bukti Peminjaman

Nama Dokumen : Bukti Peminjaman

Fungsi : Sebagai bukti anggota yang meminjam

buku

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Siswa

Frekuensi : Setiap ada anggota yang meminjam

buku

Media : Kertas

3. Bukti Pengembalian

Nama Dokumen : Bukti Pengembalian

Fungsi : Sebagai bukti anggota yang

mengembalikan buku


Tujuan : Siswa

Frekuensi : Setiap ada anggota yang mengembalikan

buku

Media : Kertas

4. Laporan Anggota

Nama Dokumen : Laporan Anggota

Fungsi : Sebagai bukti laporan Anggota Perpustakaan


57

Tujuan : Kepala Sekolah

Frekuensi : Setiap sebulan sekali

Media : Kertas

5. Laporan Buku

Nama Dokumen : Laporan Buku

Fungsi : Sebagai bukti laporan buku Perpustakaan




Media : Kertas

6. Laporan Peminjaman

Nama Dokumen : Laporan Peminjaman

Fungsi : Sebagai bukti laporan data peminjaman

buku perpustakaan




Media : Kertas

58

7. Laporan Pengembalian

Nama Dokumen : Laporan Peminjaman

Fungsi : Sebagai bukti laporan data pengembalian

buku perpustakaan




Media : Kertas

59

4.5.3. Entity Relationship Diagram

1. ERD(Entity Relationship Diagram)

Tbl_pengembalian

Tbl_anggota

Tbl_peminjaman

Tbl_kunjungan

Tbl_buku

ket

Id_pengembalian

Tgl_kembali

denda

Id_peminjaman

memiliki

melakukan

melakukan

memiliki

Tgl_pinjam

Id_anggota

Id_peminjaman

Tgl_kembali

Id_buku

Id_pengembalian Id_peminjaman

penerbit

judul

pengarang

lokasi

Jumlah_buku

Id_buku

Thn_terbit

Id_peminjaman

Id_buku

Id_peminjamanId_anggota

jk

kelas

jurusan

No_tlp

poto

alamat

Tgl_lahir

nama

Id_anggota

nis

Id_anggota Id_kunjungan

Id_kunjungannis

nama

kelas

tgl

hari

keperluan

1

M

1 1 1

M

1 M

Gambar IV.4

Entity Relationship Diagram

60

2. LRS (Logical Record Structure)

Tbl_anggota

id_anggota *namaniskelasjurusanjktgl_lahiralamatno_tlpfoto

Tbl_buku

id_buku *judulpengarangpenerbitthn_terbitjumlah_bukulokasi

Tbl_peminjaman

id_peminjaman *id_buku **id_anggota **tgl_peminjaman

Tbl_pengembalian

id_pengembalian *Id_peminjaman **tgl_pengembaliandendaket

Tbl_kunjungan

id_pengunjung *id_anggota **nisnamakelastglharikeperluan

1

M1

M

1

1

1

M

Gambar IV.5

Logical Record Structure

61

4.5.4. Spesifikasi File

Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan satu buah

file database yaitu db_perpustakaan. Spesifikasi file yang di maksud yaitu:

1. Tabel Anggota

Nama file : Data Anggota

Akronim : tbl_anggota

Fungsi : Untuk melihat daftar siswa yang telah

menjadi anggota

Type file : File master

Organisasi : Index Sequential

Akses file : Random

Media : Hard Disk

Record size : 132 Record

Record Key : id_anggota

Software : MySQL

Tabel IV.1

Spesifikasi File Data Anggota

No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1. ID Anggota id_anggota Varchar 7 Primary Key

2. Nama Nama Varchar 30

3. NIS Nis Integer 10

4. Kelas Kelas Varchar 5

5. Jurusan Jurusan Varchar 15

62

6. Jenis Kelamin Jk Enum

7. Alamat Alamat Text

8. No. Tlpn no_tlpn Varchar 15

9. Foto Foto Varchar 50

2. Tabel Buku

Nama file : Data Buku

Akronim : tbl_buku

Fungsi : Untuk melihat daftar buku

Type file : File master


Akses file : Random

Media : Hard Disk


Record Key : id_buku

Software : MySQL

Tabel IV.2

Spesifikasi Tabel Data Buku


1. ID Buku id_buku Varchar 8 Primary Key

2. Judul Judul Varchar 50

3. Pengarang Pengarang Varchar 50

4. Penerbit Penerbit Varchar 30

63

5. Tahun Terbit thn_terbit Varchar 4

6. Jumlah Buku jumlah_buku Integer 2

7. Lokasi Lokasi Enum

3. Tabel Peminjaman

Nama file : Peminjaman

Akronim : tbl_peminjaman

Fungsi : untuk melihat daftar transaksi peminjaman

Type file : File transasksi


Akses file : Random

Media : Hard Disk


Record Key : id_peminjaman

Software : MySQL

Tabel IV.3

Spesifikasi Tabel Data Peminjaman


1. ID Peminjaman id_peminjaman Varchar 10 Primary Key

2. ID Buku id_buku Varchar 8 Foreign Key

3. ID Anggota id_anggota Varchar 7 Foreign key

4. Tanggal Pinjam tgl_pinjam Date

5. Tanggal kembali tgl_kembali Date

64

4. Tabel Pengembalian

Nama file : Pengembalian

Akronim : tbl_pengembalian

Fungsi : untuk melihat data transaksi pengembalian

Type file : File Transaksi

Organisasi : Index Squential

Akses file : Random

Media : Hard Disk

Record Size : 19 Record

Record Key : id_pengembalian

Software : MySQL

Tabel IV.4

Spesifikasi Tabel Data Pengembalian


1. ID Pengembalian id_pengembalian Varchar 10 Primary Key

2. ID Peminjaman id_peminjaman Varchar 10 Foreign Key

3. Tanggal Aktual

Kembali

tgl_akembali Date

4. Denda Denda Integer 5

5. Keterangan Ket Text

65

5. Tabel Pengunjung

Nama File : Pengunjung

Akronim : tbl_pengunjung

Fungsi : untuk melihat daftar siswa yang berkunjung

Type File : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk

Record Size : 52 Record

Record Key : id_pengunjung

Software : MySQL

Tabel IV.5

Spesifikasi Tabel Data Pengunjung


1. ID Pengunjung id_pengunjung Varchar 5 Primary Key

2. NIS Nis Varcar 6

3. Nama Siswa nm_siswa Varchar 30

4. Kelas Kelas Varchar 5

5. Tanggal

Kunjungan

tgl_kunjungan Date

6. Hari Kunjungan hr_kunjungan Varchar 6

7. Keperluan Keperluan Text

66

4.5.5. Struktur Kode

1. Nama Kode : id_pengunjung

Panjang : 5 Karakter

Tipe : Varchar

Format

Inisial Tanggal Kunjung Nomor Urut

Contoh :

Keterangan

KJ = Inisial dari Kunjungan

XX = Tanggal Kunjungan

001 = Nomor Urut

2. Nama Kode : id_anggota


Tipe : Varchar

Format

Inisial Jurusan Tahun Nomor Urut

Contoh :

X X 9 9 9 9 9

K J 9 9 0 0 1

X X 9 9 9 9 9

A P 1 7 0 0 1

67

Keterangan

AP = Inisial dari jurusan Akuntansi Perkantoran

17 = Tahun Pendaftaran Anggota

001 = Nomo urut anggota adalah 1

3. Nama Kode : id_buku


Tipe : Varchar

Format

Inisial Jurusan Kode Buku Tahun Terbit

Contoh :

Keterangan

AP = Klasifikasi buku jurusan Akuntansi Perkantoran

PK = Judul buku adalah Pajak Keuangan

01 = Nomor Urut Buku

14 = Tahun terbit buku adalah tahun 2014

4. Nama Kode : id_peminjaman

X X X X 9 9

A P P K 1 0 1 4

68


Tipe : Varchar

Format :

Inisial Tahun Bulan Tanggal Nomor

Peminjaman Peminjaman Peminjaman Urut

Contoh :

Keterangan

PJ = Inisial Peminjaman

17 = Tahun Peminjaman

05 = Bulan Peminjaman

31 = Tanggal Peminjaman

01 = Nomer Urut

5. Nama Kode : id_pengembalian


Tipe : Varchar

Format :

Inisial Tahun Bulan Tanggal Nomor

Pengembalian Pengembalian Pengembalian Urut

Contoh :

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

P J 1 7 0 5 3 1 0 1

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

69

Keterangan

PB = Inisial Pengembalian

17 = Tahun Pengembalian

06 = Bulan Pengembalian

01 = Tanggal Pengembalian

01 = Nomor Urut

P B 1 7 0 6 0 1 0 1

70

4.5.6. Spesifikasi Program

0.0

Login

0.0

Menu Utama

2.0

Transaksi

1.0

Data Master

3.0

Cetak Laporan

4.0

Exit

1.1

Data Anggota

1.3

Data

Kunjungan

1.2

Data Buku

2.2

Pengembalian

2.1

Peninjaman

3.1

Laporan Anggota

3.2

Laporan

Peminjaman

3.3

Laporan

Pengembalian

Gambar IV.14

Diagram HIPO ( Hierarchy Plus Input Process Output )

71

1. Hierarchy Plus Input Process Output

Spesiikasi program yang di gunakan adalah sistem usulan pada tugas akhir

ini adalah sebagai berikut :

a. Spesifikasi Program Data Anggota

Nama Program : Data Anggota

Akronim : dataanggota.frm

Index Program : id_anggota

Fungsi Program : Isi disesuaikan dengan kamusnya

Bahasa Program : vb6

Bentuk Tampilan : Lampiran C-2

Proses Program : Pada data anggota terdapat fungsi

instruksi (tambah data, cetak, ubah, hapus).

Pilih instruksi save data maka:

Jika (Y) maka tambah data anggota : Input Data

Anggota. data akan tersimpan pada data anggota.

Pilih intruksi update maka:

Jika (Y) maka tampilan data anggota,akan

terupdate dan data anggota akan tersimpan.

Pilih intruksi hapus maka:

Jika (Y) maka proses data anggota akan dihapus.

72

b. Spesifikasi Data Buku

Nama Program : Data Buku

Akronim : buku.frm

Index Program : id_buku




Proses Program : Pada data buku terdapat fungsi instruksi

(tambah data, ubah, hapus).

Pilih instruksi save data maka:

Jika (Y) maka tambah data buku : Input

Data buku. data akan tersimpan pada data

anggota.

Pilih intruksi update maka:

Jika (Y) maka tampilan data buku, akan

terupdate dan data buku akan tersimpan.

Pilih intruksi hapus maka:

Jika (Y) maka proses data buku akan

dihapus.

73

c. Spesifikasi Program Data Pengunjung

Nama Program : Data Pengunjung

Akronim : kunjungan.frm

Index Program : id_pengunjung



Bentuk Tampilan : Lampiran C.1

Proses Program : Pada data pengunjung terdapat fungsi

instruksi (save data, cancel, exit).

Pilih Instruksi save data maka:

Jika (Y) maka data pengunjung akan

tersimpan.

Pilih intruksi cancel maka:

Jika (Y) maka data pengunjung, ubah data

pengunjung, tidak akan tersimpan.

Pilih intruksi exit maka:

Jika (Y) maka form data pengunjung akan

tertutup dan user akan kembali kemenu

utama.

74

d. Spesifikasi Program Data Peminjaman

Nama Program : Data Peminjaman

Akronim : pinjam.frm

Index Program : id_peminjaman



Bentuk Tampilan : Lampiran C.4


(new, save, cancel).

Pilih instruksi new maka:

Jika (Y) maka tampilkan tambah data

peminjaman: Input Data Peminjaman.

data akan tersimpan pada data

Peminjaman.

Pilih instruksi save maka:

Jika (Y) maka data peminjaman akan

tersimpan.

Pilih intruksi cancel maka:

Jika (Y) maka proses data peminjaman

akan akan dibatalkan dan tidak tersimpan.

75

e. Spesifikasi Program Data Pengembalian

Nama Program : Data Pegembalian

Akronim : kembali.frm

Index Program : id_pengembalian





(new, save, cancel).

Pilih instruksi new maka:

Jika (Y) maka tampilkan tambah data

pengembalian: Input Data Pengembalian.

data akan tersimpan pada data

Pengembalian.

Pilih instruksi save maka:

Jika (Y) maka data pengembalian akan

tersimpan.

Pilih intruksi ubah maka:

Jika (Y) maka tampil tambah data

pengembalian, ubah data pengembalian,

simpan data pengembalian.

Pilih intruksi cencel maka:

76

Jika (Y) maka proses data pengembalian

akan dibatalkan dan tidak tersimpan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Diperlukan sarana pendukung dalam melaksanakan suatu program, karena

sarana pendukung tersebut dapat membuat suatu program bisa berjalan

sebagaimana mestinya, sarana pendukung yang di maksud adalah perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware).

4.6.2. Spesifikasi perangkat Keras

1. Server

a. CPU

1) Processor Intel (R) Atom (TM) CPU N455 @1.66GHz 1.67

GHz

2) RAM 1,00 GB

3) Hard Disk 2GB

b. Mouse

c. Keyboard

d. Monitor dengan resolusi layar minimum 1024 X 600

e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

2. Client

a. CPU

77

1) Processor Intel (R) Atom (TM) CPU N455 @1.66GHz 1.67

GHz

2) RAM 1,00 GB

3) Hard Disk 2 GB

b. Mouse

c. Keyboard

d. Monitor dengan resolusi layar minimum 1024 X 600

e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

4.6.3. Spesifikasi Perangkat Lunak

1. Server

a. Sistem operasi Microsoft Windows xp

b. Aplikasi bundle web server Xampp

c. Aplikasi MySQL Server v3.2.1

d. Aplikasi Apache Server

78

4.7. Jadwal Implementasi

Tabel IV.6

Tabel Jadwal Implementasi

NO KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain perangkat lunak

5 Pembuatan dan Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk

9 Evaluasi dan Operasional

bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id · jika siswa ingin meminjam buku di...

Documents