bab iv pembahasan bab ini akan menjelaskan hasil dari ...thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-2-00408-ak...
TRANSCRIPT
34
BAB IV
PEMBAHASAN
Bab ini akan menjelaskan hasil dari proses evaluasi kegiatan pembelian tunai dan
persediaan bahan baku. Pembahasan dimulai dengan penjelasan prosedur pembelian dan
persediaan, penggunaan dokumen atau formulir dan fungsi otorisasi.
IV.1 Evaluasi Terhadap Prosedur Pembelian Dan Persediaan Bahan Baku.
IV.1.1 Evaluasi Terhadap Prosedur Pembelian
Dalam prosedur pembelian tunai yang dilakukan perusahaan meliputi
beberapa prosedur, antara lain :
2. Prosedur permintaan pembelian.
Karena perusahaan menetapkan sistem job order dalam proses
produksinya, permintaan pembelian akan muncul ketika adanya
kesepakatan atau perjanjian antara perusahaan dan client dalam
sebuah project. Kemudian bagian arsitektur melakukan analisis
terhadap project tersebut sehingga dapat diketahui bahan baku apa
saja yang dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang
dibutuhkan, kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan
oleh client dan berapa lama proses pengerjaan project tersebut.
Setelah melakukan analisis, bagian arsitektur melakukan permintaan
35
pembelian ke field director bukan ke bagian pembelian dikarenakan
perusahaan tidak memiliki bagian pembelian.
Selain bagian arsitektur yang melakukan permintaan
pembelian ada juga bagian project manager yang dapat melakukan
permintaan pembelian. Project manager biasa kita sering dengar
dengan sebutan mandor. Mandor dapat melakukan permintaan
pembelian bahan baku apabila pada saat dalam pengerjaan sebuah
project kekurangan bahan baku. Jadi mandor melakukan permintaan
pembelian ke field director.
3. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
Dalam memilih pemasok, field Director memberitahukan
kepada seluruh staff perusahaan bahan baku apa saja yang diperlukan
untuk sebuah project tersebut. Maka siapapun staff dalam perusahaan
apabila mengetahui ada harga bahan baku yang lebih murah dapat
memberitahukan ke field Director. Setelah ada staff yang
memberitahu informasi mengenai supplier, setelah itu Perusahaan
melakukan permintaan penawaran harga yang masih secara
konvensional atau secara lisan dengan cara menelepon supplier untuk
menanyakan harga bahan baku.
4. Prosedur order pembelian
Sama halnya dengan prosedur permintaan penawaran harga,
dalam prosedur order pembelian perusahaan masih melakukan secara
36
lisan dengan cara menelpon supplier. Setelah adanya kesepakatan
antara perusahaan dengan supplier maka field director menelpon
supplier untuk melakukan order pembelian.
5. Prosedur penerimaan barang
Setelah proses order pembelian dilakukan dengan segera
supplier mengirimkan bahan baku keperusahaan dan bagian dari
perusahaan yang menerima pengiriman barang dari supplier adalah
bagian gudang atau disebut workshop, bagian gudang sekaligus
berperan dalam penerimaan dan penyimpanan barang. Mereka
melakukan pemeriksaan terhadap kuantitas, kualitas dan lain-lain
apakah sudah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan oleh field
director dan kemudian menyimpannya di gudang.
6. Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi menerima faktur dari supplier kemudian
melakukan pencatatan serta mengarsipkan dokumen tersebut dan
segera melakukan pembayaran.
37
Berdasarakan evaluasi yang penulis telah lakukan, terdapat beberapa
permasalahan yang perlu diperbaiki yaitu :
1. Siapa saja dapat melakukan pemilihan supplier.
Setelah bagian arsitektur melakukan analisis terhadap project
tersebut sehingga dapat diketahui bahan baku apa saja yang
dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan,
kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan oleh klient dan
berapa lama proses pengerjaan project tersebut.
Setelah melakukan analisis bagian arsitektur melakukan
permintaan pembelian kepada field director kemudian
memberitahukan kepada seluruh staff mengenai project tersebut
dengan tujuan apabila ada salah satu staff yang mengetahui ada harga
yang lebih murah maka staff tersebut diharapkan memberitahukan
kepada field director mengenai hal tersebut. Sehingga field director
dapat melakukan negosiasi dengan supplier.
Perusahaan beranggapan dengan hal seperti itu akan
mendapatkan supplier yang menyediakan bahan baku dengan harga
yang murah dan kualitas yang bagus. Hal seperti ini akan
menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan bahan baku karena
field director menunggu staff dalam perusahaan memberitahukan ada
supplier yang tepat.
38
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membentuk satu
(1) bagian khusus yang menangani pemilihan supplier jangan
melibatkan seluruh staff perusahaan agar dapat meminimalkan terjadi
kesalahan dalam pemilihan supplier.
2. Perusahaan belum memilki Flowchart untuk prosedur pembelian.
Perusahaan tidak memiliki Flowchart dari setiap prosedur
yang terkait dengan proses pembelian. Setiap prosedur perusahaan
seharusnya digambarkan dalam bentuk flowchart dan dibuatkan
penjelasannya secara tertulis dengan tujuan untuk memudahkan
dalam memahami prosedur tersebut bagi pihak-pihak yang
membutuhkan informasi dan juga agar lebih memperjelas tugas dari
setiap fungsi yang terkait dalam prosedur tersebut.
Perusahaan merasa tidak perlu membuat flowchart dan
penjelasan secara tertulis dikarenakan prosedur yang sudah ada dan
sedang berjalan tidak mengalami masalah yang serius. Prosedur yang
berjalan selama ini disampaikan oleh pihak manajemen secara lisan.
Penulis menyarankan agar perusahaan membuat flowchat
sehingga prosedur yang terdapat pada perusahaan mudah dipahami.
39
3. Belum adanya bagian pembelian.
Selama ini yang melakukan pemilihan supplier, penawaran
harga sampai dengan melakukan order pembelian adalah field
director dimana seharusnya tugas-tugas tersebut dilakukan oleh
bagian pembelian. Bagian pembelian dalam perusahaan belum
terbentuk karena perusahaan menganggap hal tersebut masih belum
dibutuhkan untuk saat ini.
Hal ini akan mengakibatkan terganggunya project yang sudah
disepakati antara pihak perusahaan dengan klient. Seharusnya dalam
melakukan pemilihan supplier sampai dengan order pembelian
dilakukan secara independent karena bagian ini sangat berperan
penting dalam kerberhasilan sebuah project.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membentuk satu
(1) bagian khusus yaitu bagian pembelian yang berperan dalam
melakukan pemilihan supplier, penawaran harga hingga order
pembelian.
4. Bagian penerimaan dan bagian gudang tidak terpisah
Bagaian gudang bertugas sebagai penerima barang yang
dikirimkan oleh supplier dan juga bertugas sebagai penyimpanan
barang hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki bagian
penerimaan. Hal ini dapat menyebabkan terjadi penyalahgunaan
wewenang yang dapat mengakibatkan terjadi kecurangan karena
40
bagian penerimaan dan penyimpanan ditangani oleh bagian gudang
atau workshop.
Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya bagian
penerimaan bahan baku karena bagian gudang bisa menjalani tugas
sebagai bagian penerimaan dan juga karena perusahaan beranggapan
apabila harus membuat bagian penerimaan yang terpisah dari bagian
gudang akan menambah biaya operasional perusahaan. Melainkan
dengan adanya bagian penerimaan akan meminimalkan terjadi
kecurangan dalam penyimpanan bahan baku sehingga dapat
melindungi asset perusahaan.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian
penerimaan dan bagian gudang yang terpisah agar perushaan dapat
melindungi bahan baku dari kecurangan.
Selain permasalahan yang muncul, terdapat juga kelebihan dalam
prosedur tersebut yaitu :
1. Perusahaan menerapkan sistem job order
Perusahaan melakukan pemesanan bahan baku ketika
perusahaan menerima order terlebih dahulu dari klient sehingga
meminimalkan pembelian bahan baku lebih dan juga meminimalkan
biaya atas peyimpanan bahan baku digudang.
41
Perusahaan menerapkan sistem seperti ini dikarenakan nilai
dari sebuah project cukup besar sehingga apabila melakukan
pembelian diluar project akan mengkawatirkan keuangan
perusahaan.
IV.1.2 Evaluasi Terhadap Persediaan Bahan Baku.
Dalam sistem persediaan perusahaan mengatur bagaimana
seharusnya persediaan bahan baku dikeluarkan untuk digunakan dalam
proses produksi dan bagaimana perusahaan melaksanakan sistem
pencatatan persediaan.
Dalam prosedur persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan
meliputi beberapa prosedur, antara lain :
1. Prosedur permintaan bahan baku
Permintaan bahan baku dilakukan karena sebuah project akan
segera dimulai pengerjaanya. Kemudian bagian field director yang
melakukan permintaan barang kebagian gudang secara lisan dengan
menelpon kepala gudang dengan memberitahukan bahan baku apa
saja yang diperlukan untuk project tersebut
Permintaan bahan baku dalam perusahaan tersebut sudah
cukup baik karena bagian field director yang mengetahui kapan
sebuah project akan dimulai pengerjaannya dan juga bahan baku apa
saja yang dibutuhkan yang melakukan permintaan barang.
42
2. Prosedur pengeluaran bahan baku
Bagian gudang melakukan pengecekan terhadap permintaan
bahan baku yang diminta oleh bagian field director. Jika bahan baku
yang diminta tersedia maka bagian gudang segera mengeluarkan
bahan baku tersebut.
Sama halnya dengan permintaan bahan baku, prosedur
pengeluaran bahan baku yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik
karena bagian gudang akan mengelurkan bahan baku ketika adanya
permintaan bahan baku oleh bagian field director.
IV.2 Evaluasi Terhadap Dokumen Yang Digunakan.
Dari hasil evaluasi ditemukan hanya ada beberapa jenis dokumen yang
digunakan dalam prosedur pembelian dan persediaan bahan baku, yaitu antara
lain :
1. Surat Jalan
2. Bukti kas keluar
Dalam proses bisnisnya perusahaan hanya menggunakan 2 dokumen saja,
masih banyak kelemahan yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan oleh perusahaan
dalam menggunakan dokumen-dokumen, antara lain :
43
1. Tidak terdapat dokumen permintaan pembelian
Permintaan pembelian bahan baku dilakukan oleh bagian
arsitektur yang sebelumnya melakukan analisis terhadap sebuah
project yang kemudian menghasilkan informasi seperti bahan baku
apa saja yang dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang
dibutuhkan, kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan
oleh klient dan bahkan berapa lama waktu proses pengerjaan project
tersebut.
Karena belum adanya bagian pembelian pada perusahaan
tersebut maka bagian arsitektur mengajukan permintaan pembelian
kepada field director tanpa dokumen permintaan pembelian dan
hanya secara lisan dengan menelpon atau berbicara langsung
kebagian field director. Kemudian field director melakukan order
pembelian secara konvensional yaitu dengan cara menelpon supplier
tanpa memberitahukan kebagian gudang bahwa perusahaan telah
melakukan order pembelian.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan segera membuat
dokumen permintaan pembelian yang berisikan informasi lengkap
mengenai bahan baku yang dibutuhkan untuk menghindari terjadinya
kesalahan dalam pembelian bahan baku. Dokumen permintaan
pembelian seharusnya dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk bagian field
director (karena untuk saat ini belum terdapat bagian pembelian) dan
44
tembusannya untuk arsip bagian yang melakukan permintaan
pembelian yaitu bagian arsitektur.
2. Tidak terdapat dokumen permintaan penawaran harga
Penawaran harga yang dilakukan oleh bagian field director
secara lisan dengan menelpon supplier untuk mengetahui harga bahan
baku karena perusahaan beranggapan tidak efisien jika menggunkan
dokumen permintaan penawaran barang. Kemudian field director
melakukan order pembelian dengan harga yang disepakati tanpa
dokumen pendukung bahwa bagian field director telah melakukan
permintaan penawaran harga.
Karena belum adanya bagian pembelian maka yang
melakukan permintaan penawaran harga adalah bagian field director.
Dengan tidak menggunakan dokumen permintaan pembelian maka
perusahaan akan kesulitan dalam menilai kinerja field director karena
perusahaan tidak memiliki bukti bahwa memang benar field director
telah melakukan permintaan penawaran harga dengan beberapa
supplier.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan
menggunakan dokumen permintaan penawaran harga karena dengan
adanya dokumen permintaan penawaran harga dapat dijadikan bukti
antara perusahaan dengan supplier telah terjadi kesepakatan mengenai
harga. Dokumen permintaan penawaran harga dapat juga digunakan
45
sebagai evaluasi perusahaan, apakah bagian pembelian sudah
melakukan penawaran harga kebeberapa supplier dengan tujuan
untuk membandingan harga dan setelah itu dapat menentukan
supplier yang cocok dalam pemenuhan bahan baku yang diperlukan.
3. Tidak terdapat dokumen order pembelian
Order pembelian dilakukan ketika sudah ada kesepakatan
harga dengan supplier. Dalam hal ini yang melakukan order
pembelian adalah field director karena untuk saat ini belum ada
bagian pembelian dalam perusahaan tersebut. Order pembelian yang
dilakukan tanpa disertai dengan dokumen order pembelian karena
hanya dilakukan dengan cara lisan melalui telepon langsung ke
supplier.
Dalam melakukan order pembelian seharusnya disertai dengan
dokumen order pembelian agar menghindari terjadinya kesalahan
dalam melakukan pemesanan. Kemungkinan kesalahan yang
dilakukan oleh field director pada saat menelpon untuk melakukan
order pembelian bisa saja berbeda dengan yang dicatat oleh supplier.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan
menggunakan dokumen order pembelian. Dokumen order pembelian
harus dibuat beberapa rangkap, yang kemudian rangkap tersebut
dikirim kebagian yang akan terkait seperti bagian peminta barang,
bagian gudang dan akuntansi. Dan juga menerapkan blind receiving
46
system pada tembusan order pembelian. Karena dengan adanya
dokumen order pembelian bagian gudang dapat mengetahui akan ada
pengiriman barang dari supplier dan dengan blind receiving system
membantu perusahaan dalam memastikan bahwa bagian gudang telah
benar melakukan pengecekan bahan baku yang datang karena dengan
blind receiving system pada kolom kuantitas diblok hitam agar tidak
terlihat. Dan juga bagian gudang dapat memberitahukan kepada
bagian field director bahwa masih ada sisa bahan baku dari project
sebelumnya sehingga dapat digunakan untuk project berikutnya.
4. Tidak terdapat dokumen penerimaan barang dan kartu gudang
Ketika supplier melakukan pengiriman kebagian gudang,
terkadang bagian gudang tidak mengetahui akan ada bahan baku yang
datang. Hal ini disebabkan karena perusahaan tidak menggunakan
dokumen order pembelian dan juga kurangnya komunikasi antara
bagian field director yang melakukan order pembelian dengan bagian
gudang. Karena bagian gudang merasa bingung dengan pengiriman
dari supplier maka bagian gudang menelpon bagian field director dan
menanyakan apakah benar ada pemesanan yang dilakukan oleh field
director.
Setelah konfirmasi kebagian field director maka bagian
gudang melakukan pengecekan terhadap barang atau bahan baku.
Pengecekan yang dilakukan antara lain meliputi kuantitas barang,
47
kualitas barang, jenis barang dan lain-lain. Kemudian bagian gudang
menerima bahan baku tersebut dan kemudian menyimpannya tanpa
membuat dokumen penerimaan barang dan kartu gudang dimana
dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti bahwa memang
benar bagian gudang telah melakukan sesuai dengan tugasnya yaitu
melakukan pengecekan apakah bahan baku yang diterima sudah
sesuai dengan order pembelian dan juga mencatat masuk-keluar nya
bahan baku dengan kartu gudang.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan
membuat dokumen penerimaan barang karena dengan adanya
dokumen tersebut perusahaan dapat mengevaluasi kinerja dari bagian
gudang. Serta membuat kartu gudang dengan tujuan agar dapat
membantu perusahaan dalam meminimalkan terjadi penyimpangan
bahan baku digudang. Karena dengan adanya adanya kartu gudang
perusahaan dapat mengetahui bahan baku masuk, bahan baku keluar
dan bahan baku yang tersisa yang siap untuk dipakai.
5. Tidak terdapat surat permintaan bahan baku (SPBB).
Pada saat bagian produksi (dalam perusahaan yang
menjalankan tugas ini adalah field director) melakukan permintaan
bahan baku ke bagian gudang, maka seharusnya bagian gudang
menerima Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) yang akan
menjelaskan bahwa field director memerlukan sejumlah bahan baku
48
untuk menjalankan sebuah project. Melainkan permintaan bahan baku
tersebut dilakukan secara lisan dengan menelpon bagian gudang.
Bagian field director seharusnya membuat Surat Permintaan
Bahan Baku (SPBB) sebagai bukti yang menunjukan permintaan
bahan baku apa saja yang dibutuhkan dan dicocokan dengan
pengeluaran yang dikeluarkan oleh bagian gudang.
Tanpa adanya Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) yang
dikeluarkan bagian field director pada saat permintaan bahan baku
untuk keperluan produksi akan mengakibatkan bagian field director
akan sulit untuk menjamin kebenaran apabila bahan baku yang
dikeluarkan oleh bagian gudang berbeda dengan yang inginkan oleh
bagian field director. Penulis merekomendasikan agar perusahaan
membuat dan menggunkan dokumen permintaan bahan baku
6. Tidak terdapat dokumen bukti pengeluaran bahan baku (BPBB)
Jika bahan baku yang diminta oleh field director tersedia di
gudang, maka bagian gudang akan langsung mengeluarkan bahan
baku tersebut. Bersamaan dengan pengeluaran bahan baku tersebut,
bagian gudang pun seharusnya membuat Bukti Pengeluaran Bahan
Baku (BPBB) , tapi hal tersebut tidak dilakukan oleh bagian gudang.
Bagian gudang sebagai bagian yang melakukan pengeluaran
bahan baku seharusnya membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku
(BPBB) untuk menyatakan bahwa bahan baku yang diminta telah
49
diberikan kepada bagian produksi. Bukti Pengeluaran Bahan Baku
(BPBB) juga berguna sebagai alat pengendalian yang dapat
memastikan bahwa pengeluaran bahan baku telah sesuai dengan
prosedur yang ada di dalam perusahaan.
Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya Bukti
Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) Karena bagian gudang tidak akan
mengeluarkan bahan baku kalau field director tidak melakukan
permintaan bahan baku
Tanpa adanya Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) yang
dikeluarkan bagian gudang pada saat mengeluarkan bahan baku untuk
keperluan produksi akan mengakibatkan bagian gudang akan sulit
untuk menjamin kebenarannya. Selain itu, tanpa Bukti Pengeluaran
Bahan Baku (BPBB) juga mengakibatkan perusahaan tidak dapat
mengawasi proses pengeluaran bahan baku, sehingga memungkinkan
terjadinya kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan peusahaan.
Untuk mengatasi masalah ini, penulis merekomendasikan
sebaiknya bagian gudang harus membuat Bukti Pengeluaran Bahan
Baku (BPBB) pada saat pengeluaran bahan baku.
7. Perusahaan belum memiliki rancangan sendiri atas dokumen yang
digunakan.
Perusahaan hanya menggunakan 2 dokumen dalam proses
bisnisnya antara lain : surat jalan dan bukti kas keluar. Dokumen-
50
dokumen yang digunakan tersebut tidaklah dibuat sendiri oleh
perusahaan melainkan perusahaan membelinya dari toko eceran.
Sering kali ketika dokumen-dokumen tersebut sudah habis dan
perusahaan membelinya lagi yang didapat berbeda dengan yang dibeli
sebelumnya.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang
dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan menggunakannya.
IV.3 Evaluasi Terhadap Otorisasi.
Secara keseluruhan sistem otorisasi pada perusahaan belum berjalan
dengan baik Karena hal ini berhubungan dengan dokumen-dokumen yang
digunakan oleh perusahaan masih sangat minim maka tidak ada dokumen yang
harus ditandatangani oleh bagian yang mempunyai wewenang. Seharusnya tidak
ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki
wewenang.
Berikut merupakan beberapa hal yang seharusnya dilakukan perusahaan
mengenai otorisasi yang berhubungan dalam penggunaan dokumen. Berikut
penjelasannya :
1. Dokumen permintaan pembelian seharusnya diotorisasi oleh bagian
arsitektur.
51
2. Dokumen order pembelian seharusnya diotorisasi oleh manager
pembelian dan disetujui oleh field director.
3. Dokumen penerimaan barang seharusnya diotorisasi oleh kepada
gudang.
4. Bukti kas keluar seharusnya diotorisasi oleh bagian akuntansi.
52
IV.4 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi pada PT Creatura Creation
Gambar 4.1 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi pada PT Creatura Creation
Design Director Field Director Operation Director
Sales Manager &
Design Manager
Project
Manager I
Project
Manager II
Finance &
Acc Manager
General Affair
Manager
Job
Capitain I
Job
Capitain II
Ars. I Ars. 2 Ars. 3 Ars. 4
Foreman
I
Foreman
II
Gudang
Purchase
Manager
Purchasing
Penerimaan
Board of Director
53
Definisi fungsi tambahan :
1. Penerimaan : Berfungsi sebagai penerima bahan baku yang
dikirimkan dari supplier
2. Purchase Manager : Bagian yang bertugas untuk memutuskan
menentukan supplier dan melakukan pembelian dan mengontrol staff
pembelian
IV.5 Usulan Perbaikan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Dan Persediaan
Bahan Baku pada PT Creatura Creation
IV.5.1 Usulan Prosedur Sistem pembelian
Bagian –bagian yang terkait dalam prosedur pembelian bahan baku
adalah :
1. Bagian gudang / yang membutuhkan
2. Bagian penerimaan
3. Bagian pembelian
4. Bagian akuntansi
5. Bagian kasir
54
Dokumen yang digunakan :
1. Surat Permintaan Pembelian ( SPP )
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH )
3. Surat Order Pembelian (SOP)
4. Surat Jalan
5. Faktur
6. Surat Penerimaan Barang (SPB)
7. Kartu Gudang
Uraian prosedur pembelian bahan baku yang diusulkan :
1) Pembelian bahan baku dimulai ketika bagian arsitektur memberikan
informasi kebagian gudang mengenai bahan baku apa saja yang
dibutuhkan untuk sebuah project, kemudian bagian gudang
melakukan permintaan pembelian ke bagian pembelian dengan
membuat Surat Permintaan Pembelian( SPP ) rangkap 2 dan
didistribusikan kepada :
a. Lembar 1 : untuk bagian pembelian
b. Lembar 2 : untuk arsip bagian gudang
2) Setelah bagian pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian(
SPP ) lembar pertama 1 dari bagian gudang, maka bagian pembelian
55
akan meneruskan permintaan pembelian tersebut dengan membuat
Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH ) rangkap 2 yang akan
didistribusikan kepada :
a. Lembar 1 : untuk supplier
b. Lembar 2 : untuk arsip bersama dengan SPP lembar 1
3) Setelah supplier memberikan jawaban atas Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH) lembar 1 dengan mengirimkan Surat
Penawaran Harga (SPH) rangkap 2 kepada bagian pembelian, maka
bagian pembelian dapat menentukan supplier mana yang memberikan
penawaran harga yang lebih menguntungkan bagi perusahaan. Surat
Penawaran Harga (SPH) tersebut kemudian didistribusikan kepada:
a. Lembar 1: Untuk bagian akuntansi
b. Lembar 2: untuk diarsip sementara menurut tanggal
Setelah menentukan supplier yang tepat, bagian pembelian akan
membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 yang akan
didistribusikan kepada:
a. Lembar 1: untuk supplier
b. Lembar 2: untuk bagian penerimaan
c. Lembar 3: untuk bagian akuntansi
d. Lembar 4: untuk diarsip sementara menurut tanggal
56
4) Saat bagian penerimaan menerima bahan baku yang dipesan beserta
Surat Jalan (SJ) sebanyak rangkap 2 dari supplier, maka sebagai
penerima bahan baku, bagian penerimaan akan memeriksa kesesuaian
antara bahan baku yang diterima dengan Surat Order Pembelian (SOP)
lembar 2 serta Surat Jalan (SJ). Jika barang yang diterima sesuai
dengan pesanan, maka bagian penerimaan akan mendatangani Surat
Jalan (SJ) yang diterima. Surat Jalan (SJ) tersebut akan didistribusikan
kepada:
a. Lembar 1: untuk supplier
b. Lembar 2: untuk bagian akuntansi
Kemudian bagian penerimaan akan membuat Surat Penerimaan
Barang (SPB) rangkap 3 yang akan didistribusikan kepada:
a. Lembar 1: untuk bagian pembelian
b. Lembar 2: untuk bagian akuntansi
c. Lembar 3: untuk bagian gudang
Sedangkan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 2 diarsip permanen
menurut nomor.
5) Saat menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) lembar 1 dari bagian
penerimaan, maka bagian pembelian akan menyesuaikan tanggal
penerimaan yang tercantum dalam Surat Order Pembelian (SOP)
lembar 4 yang diarsip sementara. Kemudian bagian pembelian akan
mencatat tanggal penerimaan dari persediaan tersebut dan
57
mengarsipkan permanen Surat Order Pembelian (SOP) lembar 4 dan
Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 1 menurut nomor.
6) Bagian akuntansi menerima Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1
dan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3 dari bagian pembelian
untuk memberitahukan bahwa ada kegiatan pembelian yang
dilaksanakan oleh perusahaan dan perlu dicatat. Bagian akuntansi pun
menerima Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 2 dan
Surat Jalan (SJ) lembar 2 dari bagian penerimaan sebagai tanda bahwa
bahan baku yang dibeli telah diterima dengan baik. Selain itu, bagian
akuntansi menerima faktur dari supplier dengan Surat Order
Pembelian (SOP) lembar 3, Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1
yang diterima dari bagian pembelian serta Laporan Penerimaan Bahan
Baku (LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 yang diterima
dari bagian penerimaan.
7) Berdasarkan Faktur, Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3, Surat
Penawaran Harga (SPH) lembar 1, Laporan Penerimaan Bahan Baku
(LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 yang telah
dibandingkan, maka bagian akuntansi akan mencatat persediaan yang
diterima ke dalam kartu persediaan. Setelah itu bagian akuntansi akan
membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 2 dan didistribusikan
kepada:
58
a. Lembar 1: untuk bagian kasir, dilampiri dengan faktur
b. Lembar 2: untuk diarsip sementara menurut nomor sampai faktur
dibayar
Sedangkan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3, Surat Penawaran
Harga (SPH) lembar 1, Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB)
lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 akan diarsip permanen menurut
nomor.
8) Bagian gudang menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) lembar 3
dari bagian penerimaan sebagai bukti bahwa bahan baku telah diterima
dan bagian gudang mencatat jumlah bahan baku yang diterima dan
bagian gudang mencatat jumlah bahan baku yang diterima ke dalam
kartu gudang yang menyatakan persediaan bahan baku telah bertambah
serta mengarsip permanen Surat Penerimaan Barang (SPB) tersebut
menurut nomor.
9) Berdasarkan Faktur dan Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 1 yang
diterima dari bagian akuntansi, bagian kasir melakukan pembayaran
secara tunai atas pembelian bahan baku tersebut dan membuat Bukti
Pembayaran (BP)
10) Setelah menyelesaikan pembayaran, bagian kasir mengirimkan
kembali Faktur, Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 1 dan Bukti
Pembayaran (BP) kepada bagian akuntansi untuk diarsip permanen dan
menyatakan bahwa transaksi pembelian bahan baku telah selesai.
59
Untuk lebih jelas berikut ini gambar flowchart pembelian bahan baku yang
diusulkan:
60
Mulai
Buat
SPP
2
1
SPP
Diotorisasi
oleh
kepala
gudang
2
1
SPP
1
N
5
3
SPB
Mencatat
Persediaan
Kartu
Gudang
3
SPB
N
Permintaan Bahan Baku Pencatatan Penerimaan Bahan Baku
Bagian Gudang Bahan Baku
SPP = Surat Permintaan Pembelian
SPB = Surat Penerimaan Barang
Gambat 4.2 Prosedur Usulan Permintaan Pembelian Bahan Baku dan
Pencatatan Penerimaan Bahan Baku
61
62
SOP 2
SJ 2
SJ 1
2
Memeriksa
bahan
Baku
Membuat
SPB
SJ 2
SJ 1
SPB 3
SPB 2
SPB 1
SOP 2
N
7
5
6
Supplier
Supplier
Bagian Penerimaan
SOP = Surat Order Pembelian
SPB = Surat Penerimaan Barang
SJ = Surat Jalan
Gambat 4.4 Prosedur Usulan Penerimaan Bahan Baku
63
64
8
Faktur
1
BKK
Melakukan
Pembayaran
Secara Tunai
Faktur
BKK 1
BP
9
Bagian Kasir
BKK = Bukti Kas Keluar
BP = Bukti Pembayaran
Gambat 4.6 Prosedur Usulan Pembayaran
65
IV.5.2 Usulan Prosedur Sistem Persediaan Bahan Baku
Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pengeluaran bahan baku
adalah:
a. Bagian produksi/lapangan
b. Bagian gudang bahan baku
c. Bagian akuntansi
Dokumen yang digunakan:
a. Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB)
b. Surat Permintaan Pembelian (SPB)
c. Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB)
d. Kartu Gudang
e. Kartu persediaan
Uraian prosedur pengeluaran persediaan bahan baku yang diusulkan:
1) Pada saat bagian produksi/lapangan membutuhkan bahan baku untuk
melakukan proses produksi, maka bagian produksi akan meminta
bahan baku yang dibutuhkan tersebut kepada bagian gudang membuat
Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) rangkap 3 dan akan
didistribusikan kepada:
66
a. Lembar 1 & 2: untuk bagian gudang
b. Lembar 3: untuk diarsip permanen menurut nomor.
2) Setelah bagian gudang menerima Surat Permintaan Bahan Baku
(SPBB) lembar 1 dan lembar 2 dari bagian produksi, lalu bagian
gudang memeriksa persediaan apakah bahan baku tersebut tersedia
atau tidak di gudang bahan baku. Apabila bahan baku tidak tersedia,
maka bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian
(SPP) rangkap 2 dan akan didistribusikan kepada:
a. Lembar 1: untuk bagian pembelian bersamaan dengan Surat
Permintaan Bahan Baku (SPBB) lembar 1.
b. Lembar 2: untuk diarsip permanen menurut nomor
Jika bahan baku yang diminta tersedia, maka bagian gudang akan
membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) rangkap 3 yang
akan didistribusikan kepada:
a. Lembar 1: untuk bagian akuntansi, untuk dicatat kekartu
persediaan bersamaan dengan Surat Permintaan Bahan Baku
(SPBB) lembar 2.
b. Lembar 2: untuk bagian produksi bersamaan dengan bahan baku.
c. Lembar 3: untuk diarsip permanen menurut nomor dan dicatat ke
kartu gudang.
67
3) Setelah ketersediaan barang diperiksa berdasarkan Surat Permintaan
Bahan Baku (SPBB) lembar 2 dan Bukti Pengeluaran Bahan Baku
(BPBB) lembar 1, maka bagian akuntansi akan mencatat pengeluaran
bahan baku tersebut ke dalam kartu persediaan serta mengarsip
permanen Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) dan Bukti
Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) tersebut menurut nomor.
Untuk lebih jelas, berikut ini gambar flowchart sistem pengeluaran
persediaan bahan baku yang diusulkan:
68
Mulai
Membuat
SPBB
SPBB 3
SPBB 2
1
SPBB
2
N
4
2
BPBB
N
Gambat 4.7 Prosedur Usulan Permintaan Bahan Baku dan
Penerimaan Bahan Baku
Permintaan Bahan Baku Penerimaan Bahan Baku
Bagian Produksi
SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku
BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku
69
2
SPBB 2
1
SPBB
Periksa Bahan
Baku
Membuat
SPP
Membuat
BPBB
SPB 2
SPB 1
1
SPBB
BPBB 3
BPBB 2
BPBB 1
2
SPBB
N
3
4
N
Bagian Pembelian
SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku
BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku
SPP = Surat Permintaan Pembelian
Gambat 4.8 Prosedur Usulan Pengeluaran Bahan Baku
Bagian Gudang
Kartu
Gudang
70
3
BPBB 1
2
SPBB
Mencatat ke
dalam kartu
persediaan
Kartu
persediaan
BPBB 1
2
SPBB
N
Selesai
Gambar 4.9 Prosedur Usulan Pencatatan Pengeluaran Bahan Baku
BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku
SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku
Bagian Akuntansi
71
IV.6 Usulan Rancangan Dokumen
IV.6.1 Usulan Surat Permintaan Pembelian
Gambar 4.10 Usulan Surat Permintaan Pembelian
Logo perusahaan Nomor : SPP._ _ _ _ _ _/R0
Alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Nama bagian yang membutuhkan :
Tanggal dibutuhkan :
No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Lembar 1 : Pembelian Disiapkan Oleh Disetujui
Lembar 2 : Arsip (Gudang) _____________ _ ______________
Gudang Field director
72
IV.6.2 Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga
Gambar 4.11 Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga
Logo perusahaan Nomor : SPPH._ _ _ _ _/R0
alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Kepada Catatan : Yth
Permintaan Penawaran Harga ini bukan
merupakan order pembelian
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan
barang subtitusi
No Nama Barang Kuantitas Harga Per Unit
Potongan Harga Bersih
Lembar 1 : Supplier Disiapkan Oleh Disetujui
Lembar 2 : Arsip (pembelian) _____________ _ ______________
Staff Pembelian Manajer Pembelian
Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian
Pembelian pada alamat di atas.
73
IV.6.3 Usulan Surat Order Pembelian
Gambar 4.12 Usulan Surat Order Pembelian
Logo perusahaan Nomor : SOP._ _ _ _ _/R0
alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
SURAT ORDER PEMBELIAN
Kepada :
Alamat :
NO Nama Barang Keterangan Kuantit
as
Satu
an
Harga Per Unit
Jumlah
Jumlah
Lembar 1:Supplier
Lembar 2:Penerimaan
Lembar 3:Akuntansi
Lembar 4:Arsip (Pembelian) Disiapkan Oleh Disetujui
_____________ ____ ______________
Manajer Pembelian Operation Director
74
IV.6.4 Usulan Surat Penerimaan barang
Gambar 4.13 Usulan Surat Penerimaan barang
Logo perusahaan Nomor : SPB._ _ _ _ _/R0
Alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
SURAT PENERIMAAN BARANG
No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Lembar 1: Pembelian
Lembar 2: Akuntansi
Lembar 3: Gudang Penerima Diperiksa oleh
_________________ ______________
Bagian Penerimaan Field director
75
IV.6.5 Usulan Kartu gudang
Gambar 4.14 Usulan Usulan Kartu gudang
KARTU GUDANG
Kode barang :
Nama barang :
Spesifikasi :
DITERIMA DIPAKAI SISA
TGL NO.BUKTI QYT TGL NO.BUKTI QYT SISA KETERANGAN
76
IV.6.6 Usulan Surat Permintaan Bahan Baku
Gambar 4.15 Usulan Surat Permintaan Bahan Baku
Logo perusahaan Nomor : SPBB._ _ _ _ _ _/R0
Alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
SURAT PERMINTAAN BAHAN BAKU
Tanggal project dimulai :
Tanggal dibutuhkan :
Alamat project dilaksanakan :
No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Lembar 1&2 : Gudang Disiapkan Oleh Disetujui
Lembar 3 : Arsip (Gudang) _____________ _ ______________
Project Manager Field director
77
IV.6.7 Usulan Bukti Pengeluaran Bahan Baku
Gambar 4.16 Usulan Bukti Pengeluaran Bahan Baku
Logo perusahaan Nomor : BPBB._ _ _ _ _ _/R0
Alamat Tanggal : _ _ / _ _ / _ _ _ _
BUKTI PENGELUARAN BAHAN BAKU
Pengiriman ke alamat project :
No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Lembar 1 : Akuntansi
Lembar 2 : Produksi/Project manager Disiapkan Oleh Disetujui
Lembar 3 : Arsip (Gudang) _____________ _ ______________
Staff Gudang Kepala Gudang
_____________ ____ ______________
78
IV.7 Usulan Output Sistem Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
IV.7.1 Usulan Jurnal Sistem Akuntansi Pembelian
Berikut merupakan pencatatan jurnal dari setiap prosedur yang
berlangsung :
1. Prosedur permintaan pembelian
Tidak ada jurnal
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Tidak ada jurnal
3. Prosedur Order pembelian
Inventory
Hutang
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencacatan
Hutang
Cash
79
IV.7.2 Usulan Jurnal Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku
Berikut merupakan pencatatan jurnal dari setiap prosedur yang
berlangsung :
1. Prosedur permintaan bahan baku
Tidak ada jurnal
2. Prosedur pengeluaran bahan baku
Harga pokok penjualan/HPP
Inventory/Persediaan bahan baku
80
IV.7.3 Usulan Laporan / Report Pembelian
PT. CREATURA CREATION Divisi : Pembelian Kepada Yth : Board of Director
LAPORAN / REPORT PEMBELIAN PERIODE : 1 s/d 31 Januari 2012
No Tanggal
Pembelian
No.Purchase
Order
Nama
Supplier Nama Barang Kuantitas Satuan
Harga Barang
( kuantitas ) Jumlah
TOTAL
Jakarta, 7 Agustus 2012
Dibuat oleh Mengetahui
(Purchase Manager) (Operation Director)
Gambar 4.17 Usulan Laporan / Report Pembelian
81
IV.7.4 Usulan Laporan / Report Persediaan Bahan Baku
PT. CREATURA CREATION Divisi : Gudang Kepada Yth : Board of Director
LAPORAN / REPORT PERSEDIAAN BAHAN BAKU PERIODE : 1 s/d 31 Januari 2012
No Nama Barang HPP Saldo Awal Pembelian
(MASUK) Keluar
Saldo
Akhir Jumlah
TOTAL
Jakarta, 7 Agustus 2012
Dibuat oleh Mengetahui
(Purchase Manager) (Operation Director)
Gambar 4.18 Usulan Laporan / Report Persediaan Bahan Baku