BAB IV

PEMBAHASAN

Analisis dan pemahaman atas internal control PT Lahanwicaksana Prima dilakukan

dengan beberapa metode yaitu metode naratif dan kuisioner. Metode kuisioner di susun

dalam bentuk daftar pertanyaan yang dirancang untuk memperoleh jawaban apakah

terdapat elemen-elemen internal control yang seharusnya ada dalam perusahaan. Berikut

ini adalah keterangan mengenai penyusunan kuisioner internal control tersebut:

a. Setiap pertanyaan memiliki tiga pilihan jawaban dan dijawab menggunakan check

mark ( √ ) pada kolom jawaban yang telah disediakan.

b. Pertanyaan-pertanyaan dalam Internal Control Questionaire (ICQ) diminta untuk

dijawab “Ya” (Y), “Tidak” (T), atau “Tidak Relevan “ (TR). Jawaban “Ya” akan

menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri

internal control yang lemah, dan “Tidak Relevan” berarti pertanyaan tersebut tidak

relevan untuk perusahaan tersebut.

IV.1 Pemahaman atas Komponen Internal Control

Dalam menilai keandalan internal control siklus penggajian, auditor

harus terlebih dahulu memahami internal control yang diterapkan oleh

perusahaan tersebut. Pemahaman ini dilakukan dengan cara mengevaluasi

internal control yang meliputi: lingkungan pengendalian, penilaian risiko,

aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Evaluasi

ini dapat dilakukan dengan pengamatan terhadap aktivitas perusahaan secara

langsung, wawancara dengan pemilik dan pegawai perusahaan serta

menggunakan kuisioner atas internal control yang bersangkutan.

IV.1.1 Pemahaman atas Lingkungan Pengendalian

Pemahaman atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar

auditor dapat memahami sikap, kesadaran, dan tindakan-tindakan

yang dilakukan oleh pimpinan yang berhubungan dengan lingkungan

pengendalian.

Dengan metode kuisioner yang dipakai ini dapat dilihat

bagaimana keandalan dari setiap komponen internal control yang ada,

sehingga secara langsung juga bisa dilihat bagaimana internal control

tersebut bisa membantu perusahaan meminimalisasi kelemahan dari

sistem yang diterapkan perusahaan serta mengatasi permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan.

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan melalui daftar pertanyaan

dan wawancara dengan pihak manager personalia, dapat disimpulkan

bahwa keandalan lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan

secara umum cukup memadai. Berikut ini akan diuraikan beberapa

aspek yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian.

a. Integritas dan Nilai Etika

Integritas dan nilai etika merupakan standar prilaku yang

berlaku di suatu perusahaan, bagaimana standar tersebut

dikomunikasikan dan diterapkan. Integritas dan nilai etika

meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau

menguragi motif atau godaan yang menyebabkan pegawai tidak

jujur, melanggar hukum, ataupun bersikap tidak etis.

Sikap disiplin juga diterapkan kepada setiap karyawan

misalnya datang tepat pada waktunya, dan menjalankan pekerjaan

dengan penuh. Setiap karyawan juga dituntut untuk bertindak etis

dalam semua perbuatannya, misalnya bersikap sopan, tidak

bersenda gurau ditempat kerja, dan lain sebagainya.

Setiap penyimpangan yang terjadi harus segera dilaporkan

pada atasan (manajer) untuk dapat ditindak lanjuti. Apabila

karyawan melakukan pelanggaran, misalnya sering terlambat,

maka kepada karyawan tersebut diberikan surat peringatan. Untuk

pelanggaran yang sangat merugikan perusahaan atau melanggar

hukum, maka karyawan dapat dikenakan sanksi PHK.

Berdasarkan kuisioner internal control atas integritas dan

nilai etika (lampiran 1), terlihat bahwa keandalan internal control

atas integritas dan nilai etika pada PT Lahanwicaksana Prima

adalah memadai. Perusahaan memiliki standar prilaku dan etika

bagi pegawainya dalam melaksanakan pekerjaan. Standar tersebut

juga dikomunikasikan kepada pegawainya dengan harapan

mereka dapat bekerja secara jujur, bertanggung jawab, dan tidak

melakukan perbuatan-perbuatan yang dapat merugikan

perusahaan secara keseluruhan. Komunikasi yang dilakukan

berupa pemberitahuan lisan dan tertulis kepada pegawai saat

pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Secara tertulis, semua

nilai-nilai integritas dan etika dalam perusahaan termuat dalam

Buku Peraturan Kerja PT Lahanwicaksana Prima.

b. Komitmen terhadap Kompetensi

Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang

diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Komitmen terhadap

kompetensi mencakup pertimbangan manajemen terhadap tingkat

kompetensi untuk suatu pekerjaan tertentu dan bagaimana

tingkatan tersebut diubah menjadi keterampilan dan pengetahuan

yang diperlukan. Dalam hal ini, perusahaan memberikan perhatian

yang benar, sebab keberhasilan perusahaan ditentukan oleh faktor

manusia dan tidak terlepas dari kompetensi masing-masing

karyawan.

Setiap karyawan yang diterima adalah karyawan yang

lulus tes yang diberikan perusahaan. Dalam hal menerima

karyawan baru, perusahaan memperhatikan kepribadian, tingkat

pendidikan, dan keahlian untuk beberapa posisi tertentu.

Perusahaan juga menyelenggarakan sistem percobaan selama 3

bulan bagi setiap karyawan baru yang diterima.

Berdasarkan kuisioner internal control atas komitmen

terhadap kompetensi (lampiran 2), terlihat bahwa keandalan

internal control atas komitmen terhadap kompetensi dalam

perusahaan adalah cukup memadai. Perusahaan dalam melakukan

rekruitmen karyawan baru memperhatikan tingkat pengetahuan

dan keterampilan dari karyawan untuk mendapatkan pegawai

yang memiliki kualitas yang baik. Untuk mengetahui kemampuan

calon karyawan, PT Lahanwicaksana Prima melakukan

wawancara dan berbagai tes. Wawancara dilakukan oleh bagian

personalia dan bagian yang membutuhkan karyawan baru.

Perusahaan mempertimbangkan hasil tes, wawancara, dan

pengalaman dalam menyeleksi penerimaan karyawan baru.

Perusahaan akan berusaha untuk menempatkan karyawan baru

yang diterima pada posisi dan keahlian yang sesuai. Hanya saja

perusahaan tidak memberikan program training ataupun pelatihan

untuk karyawan baru maupun karyawan lama untuk

meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memenuhi dan

melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka.

c. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi

Filosofi manajemen dan gaya operasi suatu perusahaan

mencerminkan adanya sikap pengendalian. Dalam perusahaan, hal

ini ditandai dengan adanya tata tertib perusahaan, kebijakan

perusahaan dan larangan bagi karyawan yang dikomunikasikan

baik secara lisan maupun tertulis, dan dijadikan pedoman bagi

karyawan.

Manajemen terbuka atas saran dari bawahan, memberikan

penekanan akan pentingnya internal control, melakukan

pengarahan-pengarahan secara periodik untuk memperjelas arah

operasional perusahaan.

Berdasarkan kuisioner internal control atas filosofi

manajemen dan gaya operasi (lampiran 3), terlihat bahwa

keandalan filosofi manajemen dan gaya operasi perusahaan telah

memadai. Manajemen PT Lahanwicaksana Prima menerapkan

manajemen yang bersifat demokrasi dimana atasan bersedia

mendengarkan saran dari bawahannya. Manajemen juga

memperhatikan internal control perusahaan. Manajemen selalu

berupaya terus memperbaiki sistem yang telah berjalan agar

sesuai dengan perkembangan perusahaan dan perubahan eksternal

yang ada, seperti perubahan lingkungan ekonomi.

d. Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit

Perusahaan hendaknya memiliki dewan komisaris yang

berperan aktif dalam menentukan tujuan dan kebijakan

perusahaan, sehingga arah perusahaan menjadi lebih jelas dan

terarah, demikian pula dengan komite audit. Namun dalam PT

Lahanwicaksana Prima seperti terlihat dalam kuisioner internal

control atas dewan komisaris dan komite audit (lampiran 4),

keandalan internal control atas partisipasi dewan komisaris dan

komite audit berada dalam kondisi yang buruk. Perusahaan

memiliki dewan komisaris namun dewan komisaris tersebut tidak

terlibat secara aktif dalam mengawasi pelaksanaan kebijakan,

rencana, dan program kerja dalam rangka mencapai tujuan

perusahaan. Dewan komisaris juga tidak aktif berpartisipasi dalam

pengambilan keputusan yang terkait dengan operasi maupun

pencapaian tujuan perusahaan. Walaupun dalam uraian tugas, hal-

hal diatas merupakan tanggung jawab dewan direksi, namun pada

kenyataannya fungsi tersebut lebih banyak dijalankan oleh

direktur, karena dewan komisaris tidak memiliki peran aktif

dalam perusahaan. Selain itu juga perusahaan tidak membentuk

komite audit seperti layaknya perusahaan lain, yang komite

auditnya terdiri dari beberapa orang dari dewan komisaris (UU No

40 Tahun 2007). Sehinga tidak ada dewan komisaris yang

dibentuk menjadi komite audit dalam PT Lahanwicaksana Prima.

e. Struktur Organisasi

Struktur organisasi suatu perusahaan menunjukkan garis

tanggung jawab dan wewenang yang ada. Perusahaan memiliki

struktur organisasi tertulis dan terus diperbaharui sesuai dengan

perkembangan perusahaan, yang berarti pengendalian terus

dilakukan melalui struktur organisasi ini. Dengan memahami

struktur organisasi klien, auditor dapat mengerti garis wewenang

dan garis organisasi yang ada dalam perusahaan sekaligus elemen

fungsional usaha serta memperkirakan bagaimana internal control

diterapkan.

Secara umum, berdasarkan kuisioner internal control atas

struktur organisasi (lampiran 5), dapat diambil kesimpulan bahwa

dari segi struktur organisasi, keandalan internal control pada PT

Lahanwicaksana Prima telah memadai, karena guna menjamin

terlaksananya internal control yang andal, maka dibutuhkan

pemisahan fungsi yang memadai dalam struktur organisasi.

Pemisahan fungsi dilakukan untuk menghindari terjadinya

kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja, yang

dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.

PT Lahanwicaksana Prima bisa dikatakan telah memenuhi

semua pengendalian yang seharusnya ada dalam internal control

atas struktur organisasi, dimana dalam struktur organisasi tersebut

terlihat jelas garis wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam

perusahaan, serta hubungan yang ada antara fungsi fungsi yang

ada.

f. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dituliskan

dalam uraian tugas. Uraian tugas memperjelas struktur organisasi,

sehingga karyawan dapat mengetahui sampai sejauh mana

wewenang diberikan kepadanya dan apa tanggung jawabnya

terhadap perusahaan. Pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab dapat mendukung penetapan tujuan perusahaan. Oleh

karena itu pimpinan perusahaan harus memastikan bahwa tujuan

perusahaan dapat dipahami oleh karyawan.

Berdasarkan kuisioner internal control atas pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab (lampiran 6), keandalan internal

control atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pada

PT Lahanwicaksana Prima sudah kurang memadai. Setiap

karyawan yang ada dalam perusahaan hanya mengetahui uraian

tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing secara lisan

yang diberitahukan oleh manajer masing-masing bagian pada saat

diterima berkerja di perusahaan. Pada dasarnya deskripsi tugas

yang dimiliki oleh perusahaan ini telah memadai untuk

pelaksanaan aktivitas sehari-hari, namun karena tidak

diberitahukan secara tertulis maka bisa berpotensi terjadinya

konflik antara karyawan dan perusahaan. Yang menjadi sisi

positifnya adalah setiap perubahan wewenang, tanggung jawab

serta uraian tugas pun langsung diberitahukan kepada bagian yang

bersangkutan.

g. Kebijakan dan Praktik-Praktik Sumber Daya Manusia

Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya

berpengaruh pada internal control yang efektif, kerena itu penting

bagi perusahaan untuk memiliki kriteria dan proses seleksi yang

memadai dalam menerima pegawai, serta memiliki program yang

memadai untuk mengembangkan kompetensi atas kinerja

karyawan.

Beberapa tindakan yang menunjukkan kemampuan

PT Lahanwicaksana Prima dalam menerapkan kebijakan dan

praktik sumber daya manusia adalah:

1. Semua perubahan yang terkait masalah penerimaan pegawai,

pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain,

skorsing pegawai dan pemberhentian pegawai dilakukan

melalui bagian personalia

2. Pertimbangan perusahaan pada saat melakukan perekrutan

pegawai baru harus didasarkan pada kriteria yang jelas sesuai

dengan kebutuhan masing-masing bagian. Kriteria tersebut

mencakup persyaratan pendidikan sesuai dengan bagian yang

membutuhkan, dan pengalaman kerja yang memberikan nilai

tambah bagi calon pegawai.

3. Penilaian prestasi pegawai dalam jangka waktu tertentu.

Penilaian ini dilakukan oleh atasannya langsung guna

meningkatkan efisiensi dan loyalitas karyawan terhadap

perusahaan. Perusahaan melakukan penilaian atas kinerja

masing-masing bagian yang ada. Atas prestasi kerja yang baik

akan diberikan imbalan berupa kenaikan gaji ataupun promosi

jabatan.

Berdasarkan kuisioner internal control atas kebijakan dan

praktik sumber daya manusia (Lampiran 7), internal control atas

kebijakan dan praktik sumber daya manusia pada

PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. PT Lahanwicaksana

Prima dalam menerima karyawan baru selalu melakukan seleksi

atas kualitas karyawan terlebih dahulu agar sesuai dengan jabatan

yang akan dipegang oleh karyawan tersebut. Selain itu perusahaan

juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan dan

memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi.

Namun beberapa hal yang tidak diterapkan oleh

PT Lahanwicaksana Prima adalah:

1. Tidak ada program pelatihan (training) sebelum pegawai

ditempatkan dalam perusahaan

2. Tidak ada program yang dilakukan atau diberlakukan

perusahaan untuk memelihara hubugan yang baik antar

karyawan

3. Tidak terdapatnya rotasi pekerjaan karyawan untuk mengatasi

kejenuhan karyawan atas pekerjaannya

IV.1.2 Pembahasan atas Penaksiran Risiko

Pada tahap penilaian risiko, yang perlu diketahui oleh auditor adalah

proses penilaian risiko yang diterapkan pada perusahaan yang dapat

mempengaruhi kewajaran penyajian biaya gaji. Untuk penilaian risiko

yang berhubungan dengan penyajian laporan keuangan sesuai dengan

Standar Akuntansi Keuangan (SAK), perusahaan menerapkan internal

control yang cukup seperti yang terlihat pada kuisioner internal

control atas penaksiran risiko (lampiran 8).

Beberapa hal baik yang diterapkan perusahaan terkait dengan internal

control atas penetapan risiko :

1. Daftar gaji dan upah dibuat tepat pada waktunya untuk mencegah

pembayaran gaji yang terlambat kepada pegawai, dan perhitungan

yang ada dalam daftar gaji dan upah selalu diperiksa ulang oleh

bagian keuangan sebelum gaji dan upah dibayarkan, sehingga bila

terdapat kekeliruan atau kesalahan perhitungan dapat segera diatasi

2. Sistem absensi yang digunakan dapat memastikan bahwa setiap

karyawan yang ada dibayar sesuai dengan jam kerjanya, serta

dapat memastikan bahwa tidak ada pegawai yang bisa melakukan

absensi terhadap karyawan lain

3. Terdapat prosedur yang memadai atas penerimaan karyawan,

kenaikan pangkat, dan pemberhentian karyawan.

4. Serta setiap penerimaan karyawan, pengangkatan karyawan,

pemindahan karyawan ke bagian lain, skorsing pegawai, dan

pemberhentian pegawai segera dilaporkan ke bagian finance

Sedangkan beberapa kelemahan yang ada dalam hal internal control

dalam penilaian risiko adalah:

1. Perusahaan tidak membuat slip gaji atau bukti pembayaran gaji

yang diberikan kepada pegawai sehingga pegawai tidak

mengetahui rincian gaji yang diterimanya. Hal ini bisa

menyebabkan terjadinya kesalahpahaman antara pegawai dan

perusahaan mengenai jumlah gaji dan upah yang dibayarkan

2. Belum ada pemisahan antara bagian pembukuan dengan bagian

pembayaran gaji dan upah

3. Tidak ada rotasi yang dilakukan antara petugas yang menyiapkan

daftar gaji dan upah, serta petugas yang melakukan pembayaran

gaji dan upah.

IV.1.3 Pemahaman atas Aktivitas Pengendalian

Berikut akan dibahas hasil kuisioner lima subkomponen aktivitas

pengendalian yang ada yaitu:

1. Pemisahan Tugas yang Memadai

Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kesempatan

seorang karyawan berada disuatu posisi yang memungkinkannya

untuk melakukan, menutupi kesalahan dan kekeliruan yang

berhubungan dengan tugasnya.

Berdasarkan kuisioner internal control atas pemisahan tugas

yang memadai (lampiran 9), keandalan internal control atas

pemisahan tugas pada PT Lahanwicaksana Prima kurang memadai.

Beberapa hal yang memperlihatkan hal tersebut adalah:

• Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian pembukuan

dan pembayaran gaji sehingga risiko kecurangan masih bisa

terjadi.

• Tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan waktu

dan fungsi perhitungan gaji dan upah yang berakibat

terjadinya kecurangan (manipulasi) dan pembayaran gaji

• Tidak adanya rotasi petugas yang menyiapkan daftar gaji

dan upah dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji

sehingga mereka dapat berkerja sama untuk melakukan

kecurangan.

2. Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Kegiatan Perusahaan

Dalam perusahaan, setiap transaksi dan kegiatan hanya

terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang berwenang untuk

menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu,

hendaknya terdapat sistem yang mengatur pembagian wewenang

untuk otorisasi atas transaksi dan kegiatan.

Berdasarkan kuisioner internal control pada otorisasi yang

memadai atas transaksi dan aktivitas perusahaan (lampian 10),

keandalan internal control pada otorisasi yang memadai atas

transaksi dan aktivitas perusahaan adalah memadai. Setiap

prosedur kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima telah

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal itu bertujuan untuk

mengantisipasi adanya kecurangan dalam perhitungan gaji.

Beberapa hal yang menunjukkan bahwa keandalan internal

control pada otorisasi aktivitas dan transaksi perusahaan dalam

kondisi yang memadai adalah:

1. Bagian personalia mengotorisasi penerimaan pegawai,

pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain,

dan pemberhentian karyawan.

2. Setiap perubahan tarif pembayaran dan perubahan-perubahan

gaji dan upah diotorisasi oleh general manajer dengan

berkoordinasi dengan manajer personalia.

3. Setiap pegawai memiliki surat keputusan pengangkatan

sebagai karyawan perusahaan yang telah disahkan direktur

atau wakil manajemennya.

4. Daftar jumlah gaji dan upah yang dibuat oleh bagian

personalia kemudian di cek kembali oleh bagian finance untuk

memastikan bahwa pegawai yang tercantum dalam daftar gaji

dan upah adalah memang pegawai perusahaan, bukan

karyawan fiktif, serta tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai

dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku

sesuai ketetapan pemerintah

3. Dokumentasi dan Catatan yang Memadai

Dokumentasi dan pencatatan yang baik membantu

perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Dokumentasi dan

catatan hendaknya memadai untuk memberikan keyakinan yang

memadai bahwa seluruh aktiva dikendalikan dengan layak dan

seluruh transaksi di catat dengan benar.

Berdasarkan kuisioner atas dokumentasi dan catatan yang

memadai (lampiran 11), maka bisa dilihat bahwa internal control

atas dokumen dan catatan pada PT Lahanwicaksana Prima cukup

memadai. Meskipun ada beberapa hal yang belum diterapkan

seperti tidak dibuatnya slip gaji yang diberikan kepada pegawai

dan perincian atas gaji yang dibayarkan sehingga karyawan tidak

mengetahui rincian gaji yang diterimanya, yang kemungkinan bisa

menimbulkan konflik antara karyawan dan perusahaan, namun

secara umum dalam siklus kepegawaian dan penggajian yang

diterapkan perusahaan, dokumen dan catatan yang digunakan

sudah cukup memadai, seperti beberapa hal dibawah ini:

1. Surat perjanjian kerja, yang berisi perjanjian kerja antara

perusahaan dan perkerja, beserta kesepakatan

2. Formulir data pekerja, yaitu dokumen yang berisi data-data

tenaga kerja, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, jabatan

pekerja, dan lain-lain

3. Daftar hadir, yaitu dokumen yang mengindikasikan kehadiran

pekerja setiap harinya selama satu bulan

4. Rekapitulasi daftar hadir, yaitu catatan yang berisi total jam

kerja tiap pegawai dalam satu bulan

5. Daftar gaji dan upah, yaitu dokumen yang berisi jumlah gaji

dan upah yang akan diterima pegawai setiap bulannya

6. Rekap daftar gaji dan upah, yang membuat ringkasan gaji dan

upah tenaga kerja per divisi, yang dibuat berdasarkan daftar

gaji dan upah

7. Voucher keluar (bukti kas keluar), yang merupakan perintah

pengeluaran uang untuk pembayaran gaji karyawan

berdasarkan rekpitulasi yang dibuat oleh manajer personalia

dan telah diperiksa ulang oleh manajer keuangan

4. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan Penting Perusahaan

Dokumen dan catatan hendaknya memadai untuk

memberikan keyakinan memadai bahwa seluruh aktiva

dikendalikan dengan layak dan seluruh transaksi dicatat dengan

benar.

Beradasarkan kuisioner internal control pada

pengendalian fisik atas aktiva dan catatan (lampiran 12), keandalan

internal control atas pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

pada PT Lahanwicaksana Prima memadai, hal ini dapat dilihat

dari:

1. Adanya tempat khusus untuk menyimpan harta dan catatan

perusahaan, dan akses ke tempat tersebut dibatasi serta diawasi.

Hanya orang-orang yang diotorisasi yang berhak menggunakan

peralatan, dokumen dan catatan perusahaan.

2. Ada kotak penyimpanan uang kas untuk menghindari

kemungkinan terjadinya pencurian uang kas, dan yang berhak

memiliki akses ke kotak penyimpanan tersebut hanyalah orang-

orang yang mendapat otorisasi

3. Terdapat alat pemadam kebakaran yang diletakkan dibeberapa

tempat dalam perusahaan guna mengamankan harta dan catatan

penting perusahaan dan mencegah kemungkinan terjadinya

bahaya kebakaran

4. Ruang penyimpanan aktiva dan catatan penting perusahaan

dilengkapi dengan sistem fire proof save yang merupakan alat

pengaman dari bahaya kebakaran

5. Pengecekan Independen atas Kinerja

Pengendalian aktivitas terdiri dari empat kategori, yaitu:

pemisahan tugas yang memadai, otorisasi yang memadai atas

aktivitas dan transaksi, dokumen dan catatan yang memadai dan

pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. Pengendalian ini

memerlukan pengecekan terpisah secara terus menerus untuk

memantau efektivitas pelaksanaannya. Kunci penting yang

diperlukan dalam pelaksanaan pengecekan terpisah adalah

independensi karyawan yang melaksanakan pengecekan tersebut.

Pada kuisioner internal control pengecekan independen

atas kinerja (lampiran 13) terlihat bahwa internal control pada

pengecekan independen atas kinerja PT Lahanwicaksana Prima

telah cukup memadai, beberapa hal yang mendukung pernyataan

tersebut adalah:

1. Adanya pemisahan antara fungsi pencatatan waktu hadir dan

fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi ini secara otomatis

melakukan pengecekan terpisah terhadap pelaksanaan masing-

masing fungsi dalam pelakanan suatu transaksi.

2. Pengecekan pelaksanaan tugas karyawan yang dilakukan oleh

masing-masing kepala bagian yang ada dalam perusahaan

3. Adanya pembuatan rekap lembur yang dibuat oleh manajer

personalia berdasarkan catatan jam lembur yang dibuat kepala

bagian masing-masing, yang sekaligus pengecekan independen

atas jam lembur pegawai.

IV.1.4 Pemahaman atas Arus Informasi dan Komunikasi

Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu satuan usaha

adalah memberikan informasi-informasi kepada manajemen yang

dibutuhkan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang ada.

Untuk memahami sistem penggajian yang ada dalam perusahaan,

maka dilakukan penilaian terhadap prosedur yang berhubungan

dengan sistem penggajian tersebut.

Berdasarkan kuisioner internal control atas pemahaman informasi

dan komunikasi (lampiran 14), terlihat bahwa Pemahaman atas

informasi dan komunikasi pada PT Lahanwicaksana Prima cukup

memadai. Hal ini terlihat dari sistem komunikasi yang telah diterapkan

sehingga dapat menjalin terjadinya komunikasi yang baik antara

bawahan dan atasan, frekuensi rapat antar bagian juga merupakan

sarana komunikasi yang diterapkan perusahaan, serta kebijakan dan

tujuan perusahaan yang dikomunikasikan secara memadai melalui

pertemuan-pertemuan, rapat, maupun secara lisan dari pimpinan

kepada karyawan.

Yang masih perlu diperbaiki adalah dalam hal sistem informasi

yang ada, karena sistem informasi yang ada belum dapat memastikan

kelengkapan pencatatan transaksi yang terjadi, serta sistem informasi

yang ada belum dapat membantu menghindari pencatatan ganda atas

beban gaji yang terjadi.

IV.1.5 Pemantauan

Aktivitas pemantauan berkaitan dengan efektivitas internal

control yang dijalankan perusahaan secara periodik dan terus menerus

untuk menentukan apakah internal control telah dilaksanakan dengan

semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.

Pemantauan yang ada pada perusahaan secara umum dapat

dikatakan memadai, seperti terlihat pada kuisioner internal control

atas pemantauan (lampiran 15), perusahaan mempunyai kepala bagian

di setiap fungsi yang ada untuk mengawasi setiap aktivitas

bawahannya, dan menanggapi keluhan-keluhan yang disampaikan oleh

bawahannya melalui jalan musyawarah. Selain itu, sejalan dengan

perkembangannya, perusahaan telah beberapa kali mengubah struktur

organisasi, prosedur dan kebijakan yang ada. Perubahan ini

dimaksudkan untuk menyempurnakan efektivitas internal control

perusahaan agar sesuai dengan perkembangan dan perubahan

lingkungan perusahaan. Walaupun perusahaan tidak memiliki komite

audit bukan berarti aktivitas pemantauan tidak dilakukan, dalam

PT Lahanwicaksana Prima ini, fungsi pemantauan lebih banyak

dilakukan oleh pemilik perusahaan. Hanya saja pemantauan tidak

dilakukan dengan langsung terlibat aktif dalam operasi perusahaan.

IV.2 Pembahasan atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian

IV.2.1 Pembahasan atas Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pegawai

Fungsi ini merupakan fungsi penting bagi audit atas penggajian,

karena mempengaruhi biaya gaji untuk periode yang bersangkutan.

Pencatatan waktu hadir menunjukkan jumlah jam kerja pegawai dalam

satu bulan.

Sistem pencatatan waktu yang digunakan perusahaan adalah

Finger Scan dimana mesin absensi tersebut langsung terhubung dengan

komputer manajer personalia melalui sistem online, sehingga setiap

absensi yang dilakukan oleh pegawai langsung terdeteksi dan ter-

update secara otomatis di komputer manajer personalia. Sistem absensi

yang diterapkan perusahaan tidak memungkinkan pegawai melakukan

absensi terhadap pegawai lain.

Berdasarkan prosedur pencatatan waktu hadir, ditemukan

kelemahan internal control perusahaan atas kegiatan pencatatan waktu

hadir pegawai. Kelemahan tersebut adalah ketika jaringan sistem online

dari mesin absensi ke komputer manajer personalia terputus karena

kesalahan jaringan pada sistem (server error) ataupun karena

terputusnya jaringan listrik sehingga absensi tidak bisa dilakukan atau

terdeteksi di komputer manajer personalia. Selain itu jika hal tersebut

terjadi, maka kemungkinan terjadinya human error dalam penghitungan

daftar jam kerja pegawai dan daftar jumlah gaji akan semakin besar.

Sejauh ini hal-hal diatas memang jarang terjadi di perusahaan, namun

hendaknya perusahaan siap mengantisipasi hal diatas, agar bisa segera

diatasi apabila hal tersebut benar-benar terjadi. Sebagai contoh

antisipasinya adalah memberlakukan sistem absensi cadangan (mesin

print pada kartu absen khusus) yang bisa digunakan pada saat server

error terjadi ataupun pada saat jaringan listrik terputus.

IV.2.2 Pembahasan atas Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah

Berdasarkan prosedur pembayaran gaji dan upah ditemukan

adanya kekuatan-kekuatan internal control atas kegiatan pembayaran

gaji dan upah. Kekuatan-kekuatan tersebut antara lain:

a. Daftar gaji dan upah serta rekap daftar gaji dan upah dibuat oleh

bagian personalia setelah terlebih dahulu menghitung jumlah jam

kehadiran pegawai berdasarkan rekap daftar pegawai. Hal ini

dilakukan untuk meyakinkan bahwa pegawai dibayar atas jam

kerja yang sebenarnya sehingga tidak merugikan perusahaan.

b. General manager memeriksa ulang daftar gaji dan upah serta

voucher keluar (bukti kas keluar) yang telah dibuat. Hal ini

dilakukan untuk meyakinkan bahwa perhitungan gaji dan upah,

serta voucher keluar dibuat secara benar dan teliti.

Selain kekuatan-kekuatan tersebut, juga terdapat kelemahan-

kelemahan internal control atas kegiatan pembayaran gaji dan upah.

Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

a. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian yang membuat rekap

jumlah jam kerja pegawai dengan bagian pembuat rekap daftar

gaji pegawai sehingga kemungkinan kecurangan bisa terjadi,

seperti penambahan pegawai fiktif.

b. Tidak ada slip gaji yang dibuat oleh perusahaan, sehingga

pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya setiap

bulan, hal ini berpotensi menimbulkan konflik antara pegawai dan

perusahaan.

c. Tidak adanya job rotation atas pegawai yang melakukan

penghitungan maupun pembayaran gaji dan upah.

d. Tidak digunakannya formulir yang pre-numbered untuk voucher

ataupun kas keluar.

PT Lahanwicaksana Prima tidak memberlakukan kebijakan

pemotongan gaji karyawan, karena semua aspek pajak (PPh pasal 21)

disubsidi penuh oleh kantor pusat. Sehingga gaji yang diterima oleh

karyawan tiap bulannya adalah murni take home pay tanpa dipotong

biaya asuransi maupun PPh pasal 21 untuk pajak penghasilan. Namun

kebijakan ini tidak berlaku bagi karyawan yang berada pada tingkat

manajerial, karena khusus untuk karyawan dalam tingkat manajerial

perusahaan tetap memberlakukan pemotongan untuk pajak penghasilan

sesuai dengan ketentuan pajak penghasilan PPh pasal 21, yang besarnya

bergantung dari jumlah gaji masing-masing pegawai tiap bulannya.

IV.3 Perbandingan Teori dan Prosedur yang Diterapkan Perusahaan

Untuk memahami keandalan prosedur penggajian pada PT

Lahanwicaksana Prima, maka dilakukan perbandingan antara prosedur

penggajian PT Lahanwicaksana Prima dengan prosedur penggajian yang baik

dan benar.

Perbandingan Prosedur Penggajian Menurut Teori Arens dan Loebbecke

dengan Pelaksanaan Prosedur Penggajian

PT Lahanwicaksana Prima

Teori Arens dan Loebbecke PT Lahanwicaksana Prima Fungsi kepegawaian dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian

Fungsi kepegawaian tidak dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian

Rekapitulasi absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian pencatatan waktu

Audit kartu absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian personalia

Distribusi gaji dilakukan oleh bagian penggajian

Distribusi gaji dilakukan oleh bagian keuangan

Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan hendaknya pre-numbered

Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan tidak pre-numbered

Petugas yang melakukan pembayaran gaji hendaknya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian

Petugas yang melakukan pembayaran gaji adalah petugas dari bagian keuangan (memiliki hubungan dengan fungsi penggajian)

IV.4 Pemahaman atas Internal Control Siklus Penggajian dan Kepegawaian

Pemahaman atas internal control siklus penggajian dan kepegawaian

dapat dilihat pada kuisioner internal control atas siklus penggajian dan

kepegawian (lampiran 16). Dari lampiran tersebut bisa dilihat bahwa internal

control atas siklus penggajian dan kepegawaian pada PT Lahanwicaksana

Prima berada dalam keadaan yang cukup memadai. Hanya ada beberapa hal

yang belum diterapkan oleh perusahaan yaitu job rotation pada karyawan

yang melakukan penghitungan maupun pembayaran gaji, tidak ada petugas

yang mengawasi waktu hadir karyawan serta tidak dibuatnya slip gaji untuk

karyawan. Selain dari beberapa hal di atas, internal control yang diterapkan

ataas siklus penggajian dan kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima telah

cukup baik.

IV.5 Penilaian Risiko Pengendalian

Setelah mendapatkan pemahaman atas internal control penggajian dan

kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima, maka langkah selanjutnya adalah

melakukan penilaian atas risiko pengendalian. Keperluan pengujian

pengendalian menggunakan atribut pengujian pengendalian yang mencakup

Test of Control, TRAO (Transaction Related Audit Objective), dan Key

Internal Control. Tujuan dilakukannya pengujian atas pengendalian (Test of

Control) adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai atas internal

control yang dinyatakan dalam kuisioner memang benar-benar berfungsi dan

dijalankan dengan efektif dalam perusahaan. Pengujian atas pengendalian juga

dilakukan untuk mengetahui apakah semua Transaction Related Audit

Objective (tujuan audit terkait transaksi) telah dilaksanakan dengan efektif

sehingga dapat diandalkan oleh auditor untuk mengurangi luas

pemeriksaannya. Sedangkan key of internal control adalah internal control

yang utama, yang dianggap paling menentukan.

Langkah-langkah yang ditempuh untuk menetapkan tingkat risiko

pengendalian pada fungsi penggajian meliputi:

a. Mengidentifikasi tujuan audit berkaitan dengan transaksi atas fungsi

penggajian yaitu:

Atribut Pengujian Internal Control atas Siklus Kepegawaian dan Penggajian

Transaction Related Audit Objective

Key of Internal Control Test of Control

Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang benar-benar ada (existence)

- Laporan absensi karyawan diotorisasi oleh manajer personalia

- Catatan kepegawaian yang memadai dan diperbaharui

- Bukti kas keluar diotorisasi sebelum pembayaran gaji

- Memeriksa daftar hadir karyawan

- Memeriksa catatan kepegawaian

- Meninjau struktur organisasi, mendiskusikan dengan karyawan dan mengamati pekerjaan yang sedang dilakukan

Transaksi penggajian yang ada dicatat (completeness)

- Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus pre-numbered dan diberi keterangan

Memeriksa urutan bukti kas keluar untuk pembayaran gaji

Transaksi penggajian yang dicatat adalah untuk jumlah jam kerja karyawan yang sebenarnya dan pada tingkat gaji yang tepat, potongan gaji diperhitungkan dengan layak (accuracy)

- Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah uang

- Tingkat gaji beserta potongannya diotorisasi dengan layak

- Memeriksa apakah ada indikasi internal control

- Memeriksa otorisasi catatan kepegawaian

Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan

- Adanya bagan akun (charts of accounts)

- Meninjau bagan akun (charts of accounts)

layak (classification) yang memadai - Klasifikasi akun-akun

diversifikasi

- Memeriksa apakah ada indikasi internal control

Transaksi penggajian dicatat tepat waktu (timing)

- Adanya prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi segera setelah gaji dibayarkan

- Verifikasi intern atas tanggal

- Memeriksa prosedur manual dan mengamati ketika pencatatan dilakukan

Transaksi penggajian dimasukkan pada rekap gaji dan diiktisarkan dengan layak (posting and summarization)

- Verifikasi intern atas isi dari rekap gaji

- Membandingkan total pada rekap gaji dengan total pada buku besar

- Memeriksa apakah ada indikasi internal control

- Memeriksa laporan iktisar

b. Mengidentifikasi pengendalian khusus yang membantu pencapaian tujuan audit

berkaitan dengan transaksi. Pada tahap ini dilakukan identifikasi atas

pengendalian yang dilakukan dengan penelaahan kembali dokumen-dokumen

pemahaman atas internal control perusahaan, terutama yang berkaitan dengan

penggajian

c. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kelemahan-kelemahan yang ada. Pada tahap

ini dilakukan identifikasi kelemahan yang ada dalam perusahaan, yang dimaksud

dengan kelemahan adalah pengendalian yang tidak memadai. Setiap kelemahan

perlu dicari pengendalian kompensasi yang dapat mengatasi kelemahan tersebut.

VI.6 Matriks Pengendalian Risiko

Setelah pemahaman atas internal control siklus penggajian dan

kepegawaian selesai, dilakukan proses penilaian atas risiko pengendalian.

Penilaian risiko pengendalian dilakukan dengan membuat matriks risiko

pengendalian yang juga berguna untuk mengidentifikasikan kekuatan (control)

dan kelemahan (weakness).

Di bawah ini adalah matriks pengendalian risiko atas fungsi penggajian

dan kepegwaian pada PT Lahanwicaksana Prima:

Matriks Pengendalian Risiko atas Fungsi Penggajian dan Kepegawaian

PT Lahanwicaksana Prima

Tujuan Internal Control

Exi

stan

ce

Com

plet

enes

s

Acc

urac

y

Cla

ssifi

catio

n

Tim

ing

Post

ing

and

Sum

mar

izat

ion

Dokumen kepegawaian yang memadai C C Mesin pencatat waktu kehadiran yang memadai C C C Audit ulang sebelum gaji dan upah dibayarkan C C C Pemisahan fungsi antara bagian pembukuan dan pembayaran gaji

C

Otorisasi untuk penerimaan dan pemberhentian C pegawai, perubahan data dan gaji pegawai, serta pencatatan waktu hadir

C

Bukti kas keluar di posting ke buku besar C C Semua transaksi dicatat menurut perkiraan tertentu

C

Con

trol

Sistem online dalam absensi yang otomatis langsung terupdate di komputer manajer personalia dan memudahkan pembuatan rekapitulasi daftar kehadiran pegawai

C C

Tidak digunakannya formulir Pre-numbered untuk bukti kas keluar

W W

wea

knes

s

Tidak ada job-rotation atas petugas yang melakukan pembayaran gaji pegawai

W W

Tidak dibuatnya slip gaji untuk diberikan kepada pegawai

W W W

Penetapan Risiko Pengendalian M M L L M L

Keterangan:

C : Control

W : Weak

L : Low

M : Medium

Menetapkan risiko pengendalian low atau medium yaitu dengan menelaah

masing-masing kolom untuk pengendalian terkait dan kelemahan serta

mempertanyakan “Apakah ada kemungkinan salah saji atau ketidakberesan yang

material dari jenis yang dapat dikendalikan tidak dicegah atau dideteksi dan

diperbaiki oleh pengendalian ini, dan apa dampak dari kelemahan ini ?” Kalau

kemungkinannya tinggi maka risiko pengendalian rendah. Misalkan untuk tujuan

internal control existence yaitu pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk

pembayaran ke pegawai yang bukan pegawai fiktif, seperti yang terlihat pada

matriks pengendalian risiko, penetapan risikonya medium.

Dari matriks pengendalian risiko di atas, ditemukan adanya kelemahan audit

objektif atas transaksi, yaitu pegawai yang menyiapkan daftar gaji dan upah

dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji tidak dirotasikan. Hal ini dapat

mengakibatkan kecurangan, yaitu petugas bisa saling berkerja sama untuk

melakukan pembayaran gaji dan upah pada pegawai fiktif dan mengambil

keuntungan. Prosedur audit yang seharusnya dilakukan adalah dengan

mencocokan daftar gaji dan slip gaji dengan data pegawai. Dengan demikian

kecurangan terhadap pembayaran gaji dan upah pada karyawan fiktif dapat

dihindari. Oleh karena itu penetapan risiko pengendaliannya medium, karena

pengendalian yang ada masih dapat membantu mencegah kecurangan tersebut

terjadi.

Kelemahan lain yang terdapat pada PT Lahanwicaksana Prima adalah tidak

digunakannya formulir pre-numbered untuk voucher keluar (formulir

pengeluaran kas). Hal ini bisa berdampak terjadinya manipulasi atau kecurangan

dalam penggunaan voucher keluar, sehingga perusahaan bisa mengalami

kerugian atas penggunaan voucher keluar yang tidak semestinya. Prosedur audit

yang seharusnya dilakukan adalah dengan memberi nomor urut atas voucher

keluar yang digunakan sehingga kecurangan bisa dicegah bahkan biasa diatasi.

Kelemahan lain juga terjadi pada prosedur penggajian PT

Lahanwicaksana Prima yaitu tidak dibuatnya slip gaji untuk pegawai sehingga

pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya. Penerimaan gaji hanya

bisa diketahui dengan melakukan pengecekan rekening pribadi masing-masing

oleh pegawai. Hal ini akan berdampak terjadinya kesalahpahaman antara

pegawai dengan perusahaan mengenai jumlah gaji yang dibayarkan. Prosedur

audit yang seharusnya dilakukan adalah membuat slip gaji yang kemudian

diberikan dan ditanda tangani oleh masing-masing pegawai sebagai bukti serah

terima gaji sehingga kesalahpahaman antar pegawai dan perusahaan bisa diatasi.

IV.7 Peranan Internal Control atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian

terhadap Penentuan Sifat, Saat dan Lingkup Audit

Berdasarkan pemahaman atas internal control prosedur penggajian dan

kepegawaian, hasil pengujian pengendalian, internal control quistionaire,

dapat ditarik kesimpulan bahwa internal control atas prosedur penggajian dan

kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. Dengan

pengendalian yang cukup memadai maka:

a. Sifat audit. Internal control yang cukup memadai memungkinkan auditor

untuk mengurangi pelaksanaan tes yang bersifat detail (substantive test of

transaction dan test of detail of balances). Sehingga auditor dalam

melakukan audit terhadap perusahaan lebih memfokuskan pada test of

control dan oleh karena itu pula, biaya audit dapat diperkecil

b. Saat pelaksanaan audit. Internal control yang memadai memungkinkan

auditor untuk bisa mulai melakukan audit sebelum tanggal neraca. Hal ini

dapat terjadi karena pelaksanaan audit lebih berfokus pada test of control

yang dilakukan bisa sebelum tanggal neraca. Karena pelaksanaan

substantive test of transaction dan test of detail of balances harus

dilakukan setelah tanggal neraca.

c. Lingkup pelaksanaan audit. Internal control yang memadai

memungkinkan auditor untuk mempersempit ruang lingkup pelaksanaan

audit, sehingga waktu dan biaya pelaksanaan audit dapat diminimalisasi.