bab iv hasil dan pembahasan -...

29

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisis Lingkungan TI

Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan

perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan

Litbang Pertanian.

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian

Berbasis TI

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu

mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut

telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan

dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk

pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada

dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui

kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.

Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan

Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku

pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut

belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA

sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan

perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi

pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis

TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor

penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi

kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):

a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam

penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas

b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk

c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya

masih belum efektif dan efisien

30

d. Minat baca masyarakat masih rendah

e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola

perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya

Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai

pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:

a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh

UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau

model

b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis

mendukung penelitian dan pengembangan pertanian

c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan

infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang

Pertanian

d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas

sumberdaya manusia perpustakaan

Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada

tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat

Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan

model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat,

Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007).

Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai

tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan

perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan

Litbang Pertanian (Maksum 2009).

Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi

hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu,

pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan

tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap

pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian.

Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap

terbina, tertata dan dapat memberikan layanan informasi kepada pengguna secara

31

optimal sesuai dengan misi perpustakaan, pada tahun 2009 Badan Litbang

Pertanian melalui PUSTAKA menerbitkan Modul Pembinaan Pengelolaan

Perpustakaan. Modul ini dibuat sebagai bahan rujukan pembinaan pengelolaan

perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam upaya

peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan. Materi yang dikemas dalam

modul ini terdiri atas 10 topik yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan

perpustakaan berbasis TI, yaitu: manajemen perpustakaan modern, strategi

pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, pengembangan koleksi,

katalogisasi, klasifikasi, pelayanan rujukan umum, layanan perpustakaan (OPAC

dan sirkulasi), sistem otomasi perpustakaan, layanan multimedia dan jurnal

online, serta digitasi dokumen. Modul ini merupakan penyempurnaan modul

Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI.

Untuk meningkatkan kerjasama antar perpustakaan lingkup Badan Litbang

Pertanian dalam upaya pemanfaatan bersama sumberdaya perpustakaan maupun

meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan berbasis TI, sejak tahun 2009

telah dilaksanakan temu koordinasi pengembangan perpustakaan. Tujuan temu

koordinasi ini adalah mendapatkan umpan balik dari pengelola perpustakaan

UK/UPT terkait dengan pengembangan sistem informasi, tata kelola TI, serta

permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI

UK/UPT Badan Litbang Pertanian yang digunakan untuk perbaikan pengelolaan

perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian

Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaaan berbasis TI tidak

terlepas dari dukungan sumberdaya TI. Untuk mendapatkan gambaran dukungan

sumberdaya TI yang ada saat ini dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang

Pertanian diperlukan identifikasi sumberdaya TI. Hasil yang diperoleh dari

identifikasi sumberdaya TI di instansi adalah sebagai berikut.

4.1.2.1. Proses Bisnis

Badan Litbang Pertanian selain memiliki proses bisnis utama sebagai

lembaga pemerintah yang melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang

32

pertanian juga memiliki tugas untuk menyebarluaskan informasi hasil-hasil

penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan. Salah satu

unit kerja Badan Litbang Pertanian yang diberi mandat untuk menyebarluaskan

informasi hasil penelitian tersebut adalah PUSTAKA. Namun demikian di setiap

unit kerja juga terdapat perpustakaan. Hubungan antara unit kerja PUSTAKA

dengan perpustakaan di setiap unit kerja adalah sebagai pembina.

Perpustakaan di setiap unit kerja selain memberi layanan kepada pengguna

internal peneliti dan litkayasa juga secara eksternal memberi layanan kepada

pengguna umum. Database yang digunakan merupakan hasil kompilasi dari

seluruh database penelitian yang ada di unit kerja sebagai katalog induk yang

terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk

majalah. Kerjasama antara PUSTAKA dengan instansi terkait lainnya merupakan

upaya untuk membangun koleksi bahan pustaka. Kerjasama dengan perguruan

tinggi, lembaga pemerintah non departemen dan kementerian lainnya dilakukan

dalam rangka pemanfaatan bersama informasi dan koleksi baik milik sendiri

maupun koleksi jurnal online yang ada dalam database yang mereka langgan.

PUSTAKA memiliki mandat sebagai National Node untuk database penelitian

pertanian dari Food and Agriculture Organization (FAO). Informasi penelitian

yang sedang berjalan (on-going research) yang dihasilkan Badan Litbang

Pertanian dikirim ke The International Information System for Agricultural

Science and Technology (AGRIS) dan Current Agricultural Research Information

System (CARIS). Sebagai timbal balik FAO mengirimkan CD-ROM yang berisi

kompilasi informasi AGRIS dan CARIS dari berbagai negara anggota FAO .

4.1.2.2. Aplikasi

Dalam menjalankan salah satu proses bisnisnya yaitu menyebarluaskan

informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan

perpustakaan berbasis TI membutuhkan pemanfaatan aplikasi TI. Aplikasi

perpustakaan yang ada terdiri dari:

Katalog

Sistem temu kembali bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Badan

Litbang Pertanian adalah sistem katalog online (OPAC). Sistem OPAC ini

33

dibangun dari beberapa sistem lebih kecil dan digolongkan berdasar bentuk materi

dan kegunaanya yaitu :

1) Katalog Induk, merupakan katalog Induk koleksi Perpustakaan Lingkup

Badan Litbang Pertanian. Katalog yang dikelola adalah Katalog Buku,

Majalah, Informasi Teknologi Pertanian (IPTAN), AGRIS/CARIS dan

Katalog Komoditas Pertanian (Gambar 4).

2) Indonesiana, memuat informasi bibilografis dari artikel pertanian yang

berkaitan hasil penelitian dan pengkajian pertanian Indonesia yang

mencakup semua subsektor dan komoditas Artikel-artikel tersebut

bersumber dari publikasi terbitan instansi lingkup Kementerian Pertanian,

Perguruan Tinggi maupun instansi lainnya yang terkait dengan bidang

pertanian (Gambar 5).

3) Katalog Online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup

Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas

sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian (Gambar 6).

Antarmuka aplikasi OPAC menggunakan platform web browser dengan

melakukan proses transformasi terlebih dahulu terhadap data materi informasi/

perpustakaan hasil pengolahan agar sesuai dengan format yang berlaku. Aplikasi

OPAC yang digunakan dibangun berbasis aplikasi open source IGLOO dari

Diknas dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA.

Permasalahan saat ini yang dihadapi aplikasi katalog online ini dapat

dijabarkan sebagai berikut:

1) Fasilitas pencarian metadata yang disediakan masih belum dapat

menelusur dari berbagai database yang ada sehingga pengguna

membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang sesuai

dengan kebutuhannya.

2) Hasil yang diperoleh dari penelusuran masih terbatas hanya informasi

detail record dari koleksi yang dimiliki sedangkan informasi

ketersediaan koleksi tersebut secara elektronis belum ada.

3) Belum adanya fasilitas online fulltext sehingga pengguna harus datang

langsung ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan tersebut secara fulltext.

34

ISIS Olah

ISIS Olah merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengolahan

bahan pustaka. Aplikasi ini dibuat oleh United Nations Educational, Scientific and

Cultural Organization (UNESCO) dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI

PUSTAKA. Pengguna ISIS olah ini adalah pustakawan dan pengelola

perpustakaan. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah materi perpustakaan

menjadi database majalah, buku dan hasil penelitian pertanian lainnya. Sebagai

National Node FAO untuk database penelitian pertanian Indonesia, struktur

Gambar 5 Indonesiana Gambar 4 Katalog Induk

Gambar 6 Katalog online UK/UPT

35

database dalam ISIS yang digunakan oleh PUSTAKA mengacu kepada struktur

yang digunakan oleh FAO yaitu: MFN, primary dan second subject category,

nama penulis, judul artikel/buku dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris,

bahasa yang digunakan, note, nama jurnal, kata kunci, kata kunci ke 2, istilah

lokal, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, komoditas, kode

instansi, badan koorporasi, pengarang koorporasi, tahun publikasi, TRN, dan

bibliografis. Database hasil pengolahan dengan ISIS ini selanjutnya digunakan

oleh pengguna perpustakaan melalui aplikasi OPAC yang dapat diakses secara

online melalui situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun datang

langsung ke perpustakaan UK/UPT terkait. Permasalahan saat ini yang dihadapi

dalam penggunaan ISIS olah sebagai aplikasi pengolahan bahan pustaka dapat

dijabarkan sebagai berikut:

1) Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi ini belum dapat dimanfaatkan

secara maksimal diantaranya adalah fitur administrator.

2) Belum adanya fitur yang dapat digunakan untuk membuat link ke

fulltext.

Situs Web

Situs web digunakan dalam perpustakaan berbasis TI bertujuan untuk

memberikan layanan terhadap pengguna dari mana saja dan kapan saja. Dengan

situs web penelusuran koleksi pustaka dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

Alamat URL untuk akses situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah

http://digilib.litbang.deptan.go.id. Saat ini, layanan situs web yang diberikan

masih terbatas pada katalog online yang terdiri dari: 1) katalog induk koleksi

perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian; 2) Informasi hasil penelitian dan

pengkajian pertanian di Indonesia, khusus untuk publikasi yang diterbitkan oleh

UK/UPT Badan Litbang Pertanian selain berupa data bibliografis juga dilengkapi

link ke dokumen lengkap dalam format pdf; 3) Katalog online UK/UPT, berisi

katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi

informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian

masing-masing UK/UPT. Selain katalog online, dalam web ini memberikan

informasi daftar jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA serta link koleksi

http://digilib.litbang.deptan.go.id/�

36

yang dimiliki PUSTAKA yaitu pangkalan data Informasi Padi di Indonesia,

koleksi brosur/leaflet Teknologi Pertanian Tepat Guna, dan kliping berita Inovasi

Teknologi Pertanian di media cetak. Halaman depan situs web perpustakaan

Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian

Repository Badan Litbang Pertanian

Saat ini tim TI PUSTAKA sedang membangun aplikasi repository Badan

Litbang Pertanian. Repositroy ini nantinya akan digunakan sebagai database

fulltext publikasi hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh UK/UPT Badan

Litbang Pertanian (Gambar 10). Alamat URL untuk akses repository Badan

Litbang Pertanian adalah http://digilib.litbang.deptan.go.id/repository. Protokol

yang digunakan aplikasi ini adalah OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol

for Metadata Harvesting). Dalam protokol ini ada dua objek yang saling

berinteraksi yaitu service provider (pengumpul data) dan data provider (penyedia

data). PUSTAKA merupakan unit kerja yang bertanggungjawab mengoperasikan

gateway pengumpul data. Sedangkan perpustakaan unit kerja lainnya bertugas

sebagai penyedia data. Proses pengumpulan data oleh pengumpul data terhadap

penyedia data dilakukan dalam interval waktu tertentu dan akan disimpan dalam

server terpusat. Format metadata yang digunakan untuk pertukaran data tersebut

menggunakan format standar metadata Dublin Core. Gateway pengumpul

dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dan dirancang secara modular

http://digilib.litbang.deptan.go.id/repository�

37

sehingga memungkinan penambahan jenis protokol pertukaran data yang lain.

Untuk menunjang pertukaran data antara pengumpul dan penyedia data digunakan

arsitektur terpusat dimana semua data dari masing-masing perpustakaan UK/UPT

lingkup Badan Litbang Pertanian dibaca oleh server pusat. Arsitektur pertukaran

data repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8 Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian

Saat ini gateway pengumpul menggunakan 12 jenis modul yang berbeda.

Hal ini disebabkan karena masing-masing unit kerja menggunakan CMS yang

berbeda-beda. Sembilan unit kerja menggunakan CMS Joomla dengan komponen

yang digunakan adalah JoomDocs dan JoomJournal. Sedangkan tiga unit kerja

yang lain menggunakan framework yang dibangun sendiri. Metadata yang akan

dikumpulkan oleh gateway pengumpul terdiri atas: nama publikasi, no, vol, tahun,

judul artikel, penulis 1 dan 2, kata kunci, abstrak, ISSN/ISBN, dan jurnal fulltext.

Namun dalam pelaksanaan proses pengumpulan data dari UK/UPT masih

mengalami kendala diantaranya adalah ada beberapa database yang tidak dapat

diambil oleh gateway pengumpul. Hal ini disebabkan karena modul pengumpul

tidak dapat mengakses database UK/UPT yang diberi password. Dengan adanya

kendala tersebut, pengumpulan data dari UK/UPT dilakukan dengan dua jenis

metode yaitu otomasi dengan gateway pengumpul dan secara manual dengan cara

Server Terpusat

Internet

Perpustakaan UK/UPT

Perpustakaan UK/UPT

Perpustakaan UK/UPT

38

mengentry data melalui modul manajemen yang terdapat dalam aplikasi ini.

Halaman depan repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9 Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian

4.1.2.3. Infrastruktur

Perpustakaan berbasis TI dalam pengelolaannya membutuhkan sebuah

infrastruktur yang baik. Infrastruktur tersebut terdiri atas perangkat keras,

perangkat lunak, dan jaringan komputer. Perangkat keras yang dimaksud adalah

server, PC, scanner, printer, kamera digital, televisi, dan DVD/VCD player.

Perangkat lunak yang dimaksud adalah perangkat lunak server, perangkat lunak

pengelolaan database, perangkat lunak pengolahan bahan pustaka, dan perangkat

lunak temu kembali informasi koleksi perpustakaan. Jaringan komputer yang

dimaksud adalah media transmisi data baik lokal melalui jaringan LAN (Local

Area Network) maupun antar unit perpustakaan melalui jaringan internet. Sejak

awal pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian, infrastruktur

merupakan salah satu masalah yang harus dipecahkan.

Sampai dengan tahun 2011, perangkat keras yang tersedia untuk

perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 416 unit yang terdiri atas

37 unit server, 241 unit PC, 47 unit scanner, 64 unit printer, 11 unit kamera

digital, 9 unit televisi, dan 7 unit DVD/VCD player yang semuanya tersebar di

unit perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian (PUSTAKA 2011). Namun

sarana yang sudah tersedia ini alokasinya belum tersebar secara sempurna, masih

39

ada unit perpustakaan yang belum memiliki salah satu atau lebih perangkat keras

yang dibutuhkan. Secara rinci perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan

UK/UPT Badan Litbang dijabarkan dalam Tabel 7.

Tabel 7 Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011

No UNIT KERJA

JUMLAH PERANGKAT KERAS

SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER

1 SEKRETARIAT BADAN 1 2 1 1 1 0 1 2 PUSLITBANGTAN 0 4 0 1 0 0 0 3 PUSLITBANGHORT 0 4 0 1 0 0 0 4 PUSLITBANGBUN 0 5 1 2 1 1 0 5 PUSLITBANGNAK 0 4 1 1 0 0 0 6 PSEKP 1 5 0 1 0 0 0 7 BB MEKTAN 1 7 0 2 0 0 0 8 BB BIOGEN 1 5 1 1 0 0 0 9 BBSDLP/BALITTANAH 0 2 0 0 0 0 0

10 BB PASCAPANEN 1 2 1 1 1 0 1 11 BB PADI 0 3 1 1 0 0 0 12 BB VETERINER 1 7 1 1 0 0 0 13 BBP2TP 0 3 1 1 0 0 0 14 BALITKABI 1 5 1 1 0 0 0 15 BALIT SEREAL 1 5 1 2 0 0 0 16 BALITSA 0 5 1 1 0 0 0 17 BALITBU 0 5 0 1 0 0 0 18 BALITHI 0 4 1 1 0 1 0 19 BALITJESTRO 1 3 1 1 0 0 0 20 BALITTRO 0 5 1 1 0 0 0 21 BALITTAS 0 2 0 0 0 0 0 22 BALITTRI 1 5 1 0 0 0 0 23 BALITNAK 1 6 1 1 0 0 0 24 BALITTRA 1 4 1 1 0 0 0 25 BALITKLIMAT 0 2 1 1 0 0 0 26 BALINGTAN 1 5 1 1 0 0 0 27 BALITKA 1 5 1 1 1 0 0 28 LOLIT TUNGGRO 0 2 1 1 1 0 0 29 LOLIT SAPI POTONG 1 3 1 1 1 0 0

30 LOLIT KAMBING POTONG 1 2 1 1 0 0 0

31 BPTP SUMUT 1 2 1 1 0 0 0 32 BPTP NAD 1 5 1 1 1 1 0 33 BPTP SUMBAR 1 5 0 1 0 0 0 34 BPTP LAMPUNG 0 4 0 0 0 0 0 35 BPTP SUMSEL 1 5 1 1 0 0 0 36 BPTP JAMBI 1 4 1 3 0 0 0 37 BPTP BANTEN 1 2 1 1 0 0 0 38 BPTP JAKARTA 1 4 1 1 0 1 0 39 BPTP JAWA BARAT 0 4 1 1 0 0 0 40 BPTP JAWA TENGAH 1 6 1 1 0 0 0 41 BPTP DIY 0 6 1 1 1 0 1

40

42 BPTP JAWA TIMUR 1 8 1 2 0 1 1 43 BPTP KALSEL 0 7 1 1 0 1 1 44 BPTP KALTENG 1 5 1 1 0 0 0 45 BPTP KALBAR 1 4 1 2 0 0 0 46 BPTP NTT 0 3 1 3 0 1 1 47 BPTP BALI 1 1 0 0 0 0 0 48 BPTP SULSEL 1 5 1 1 0 1 0 49 BPTP SULTENG 1 3 1 1 0 0 0 50 BPTP SULUT 1 5 1 1 1 0 0 51 BPTP MALUKU 1 3 0 1 0 1 1 52 BPTP BABEL 1 3 1 1 0 0 0 53 BPTP BENGKULU 1 3 1 1 0 0 0 54 BPTP RIAU 1 5 2 2 0 0 0 55 BPTP GORONTALO 1 3 1 1 1 0 0 56 BPTP PAPUA 0 3 1 1 1 0 0 57 BPTP PAPUA BARAT 1 1 0 1 0 0 0 58 LRPI 0 3 0 1 0 0 0 59 PPKS 0 3 1 1 0 0 0 60 BALIT KARET 0 1 0 0 0 0 0 61 BALIT SEMBAWA 0 2 0 0 0 0 0 62 P3GULA INDONESIA 0 1 0 0 0 0 0 63 PUSLIT KOPI KAKAO 0 1 0 0 0 0 0

37 241 47 64 11 9 7

Sumber: PUSTAKA, 2011

Sesuai dengan rencana strategis pengembangan perpustakaan berbasis TI

yang dibuat oleh Badan Litbang Pertanian, untuk meningkatkan kinerja

perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian diperlukan tambahan perangkat

keras sebanyak 296 unit yang terdiri atas 26 unit server, 85 unit PC, 17 unit

scanner, 8 unit printer, 52 unit kamera digital, 54 unit televisi, dan 54 unit

DVD/VCD player. Alokasi tambahan perangkat keras ini harus disebar secara

sempurna kepada perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang

membutuhkan. Secara terinci sebaran perangkat keras yang dibutuhkan oleh

perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dijabarkan pada Tabel 8 berikut.

Tabel 8 Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

No UNIT KERJA TAMBAHAN PERANGKAT KERAS

SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD

COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER 1 SEKRETARIAT BADAN 0 3 0 0 0 1 1 2 PUSLITBANGTAN 1 1 1 0 1 1 1 3 PUSLITBANGHORT 1 1 1 0 1 1 1 4 PUSLITBANGBUN 1 0 0 0 0 0 0 5 PUSLITBANGNAK 1 1 0 0 1 1 1 6 PSEKP 0 0 1 0 1 1 1

41

7 BB MEKTAN 0 0 1 -1 1 1 1 8 BB BIOGEN 0 0 0 0 1 1 1 9 BBSDLP/BALITTANAH 1 3 1 1 1 1 1

10 BB PASCAPANEN 0 3 0 0 0 1 1 11 BB PADI 1 2 0 0 1 1 1 12 BB VETERINER 0 0 0 0 1 1 1 13 BBP2TP 1 2 0 0 1 1 1 14 BALITKABI 0 0 0 0 1 1 1 15 BALIT SEREAL 0 0 0 0 1 1 1 16 BALITSA 1 0 0 0 1 1 1 17 BALITBU 1 0 1 0 1 1 1 18 BALITHI 1 1 0 0 1 0 0 19 BALITJESTRO 0 2 0 0 1 1 1 20 BALITTRO 1 0 0 0 1 1 1 21 BALITTAS 1 3 1 1 1 1 1 22 BALITTRI 0 0 0 1 1 1 1 23 BALITNAK 0 0 0 0 1 1 1 24 BALITTRA 0 1 0 0 1 1 1 25 BALITKLIMAT 1 3 0 0 1 1 1 26 BALINGTAN 0 0 0 0 1 1 1 27 BALITKA 0 0 0 0 0 1 1 28 LOLIT TUNGGRO 1 3 0 0 0 1 1 29 LOLIT SAPI POTONG 0 2 0 0 0 1 1

30 LOLIT KAMBING POTONG 0 3 0 0 1 1 1

31 BPTP SUMUT 0 3 0 0 1 1 1 32 BPTP NAD 0 0 0 0 0 0 0 33 BPTP SUMBAR 0 0 1 0 1 1 1 34 BPTP LAMPUNG 1 1 1 1 1 1 1 35 BPTP SUMSEL 0 0 0 0 1 1 1 36 BPTP JAMBI 0 1 0 0 1 1 1 37 BPTP BANTEN 0 3 0 0 1 1 1 38 BPTP JAKARTA 0 1 0 0 1 0 0 39 BPTP JAWA BARAT 1 1 0 0 1 1 1 40 BPTP JAWA TENGAH 0 0 0 0 1 1 1 41 BPTP DIY 1 -1 0 0 0 1 1 42 BPTP JAWA TIMUR 0 0 0 0 1 0 0 43 BPTP KALSEL 1 0 0 0 1 0 0 44 BPTP KALTENG 0 0 0 0 1 1 1 45 BPTP KALBAR 0 1 0 0 1 1 1 46 BPTP NTT 1 2 0 0 1 0 0 47 BPTP BALI 0 4 1 1 1 1 1 48 BPTP SULSEL 0 0 0 0 1 0 0 49 BPTP SULTENG 0 2 0 0 1 1 1 50 BPTP SULUT 0 0 0 0 0 1 1 51 BPTP MALUKU 0 2 1 0 1 0 0 52 BPTP BABEL 0 2 0 0 1 1 1 53 BPTP BENGKULU 0 2 0 0 1 1 1 54 BPTP RIAU 0 0 0 0 1 1 1 55 BPTP GORONTALO 0 2 0 0 0 1 1 56 BPTP PAPUA 1 2 0 0 0 1 1 57 BPTP PAPUA BARAT 0 4 1 0 1 1 1 58 LRPI 1 2 1 0 1 1 1 59 PPKS 1 2 0 0 1 1 1

42

60 BALIT KARET 1 4 1 1 1 1 1 61 BALIT SEMBAWA 1 3 1 1 1 1 1 62 P3GULA INDONESIA 1 4 1 1 1 1 1 63 PUSLIT KOPI KAKAO 1 4 1 1 1 1 1

26 85 17 8 52 54 54

Perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam melayani

permintaan pengguna menggunakan dua jenis server yaitu server perpustakaan

unit kerja dan server utama yang terdapat di PUSTAKA. Server perpustakaan unit

kerja digunakan untuk melayani permintaan pengguna internal melalui intranet.

Sedangkan server utama digunakan untuk melayani pengguna melalui internet.

Namun karena keterbatasan server yang dimiliki oleh perpustakaan menyebabkan

ada beberapa UK/UPT belum memiliki server lokal. Sistem operasi yang

digunakan untuk server lokal perpustakaan yang dikelola oleh UK/UPT sebagian

besar menggunakan Microsoft Windows Server 2003, namun ada beberapa server

lokal yang menggunakan sistem operasi lain berbasis Linux diantaranya adalah: 1)

server lokal yang dikelola oleh PUSTAKA menggunakan sistem operasi CentOS;

2) server lokal yang dikelola oleh Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen

Pertanian, dan Balitjestro menggunakan Ubuntu Server; dan 3) server lokal yang

dikelola oleh Lolit Sapi Potong menggunakan Fedora.

Konfigurasi server utama yang digunakan untuk melayani permintaan

pengguna melalui situs web yang dihosting di PUSTAKA adalah dua buah server

dengan perangkat lunak yang tertanam dalam mesin tersebut adalah CentOS

Linux dengan aplikasi web server LAMP (Linux Apache, MySQL, dan PHP).

Situs web digunakan untuk memperkenalkan sekaligus melayani pengguna

layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Perangkat lunak yang tertanam

dalam PC yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka adalah aplikasi

WINISIS. Sedangkan perangkat lunak yang digunakan untuk temu kembali

informasi adalah aplikasi open source IGLOO yang sudah dimodifikasi.

Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian memiliki dua buah

Metropolitan Area Network (MAN) yaitu Jakarta dan Bogor. Uplink internet

MAN Jakarta berasal dari Sekretariat Badan Litbang Pertanian dengan host

Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Puslitbang Hortikultura, dan BPTP DKI

Jakarta. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik

CBN. Sedangkan uplink MAN Bogor berasal dari PUSTAKA dengan host

43

Cimanggu Cyber yang terdiri dari unit kerja Badan Litbang Pertanian di daerah

Cimanggu dan 2 unit kerja di luar kompleks penelitian Cimanggu yaitu Puslitbang

Peternakan dan PSE-KP. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur

jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan MAN Jakarta maupun Bogor tidak

hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan perpustakaan namun sharing

koneksi dengan web server, email server, DNS server, maupun PC yang

terhubung ke jaringan internet. Untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya

layanan yang diberikan akibat traffic yang besar pada saat waktu sibuk,

Sekretariat Badan Litbang Pertanian menyediakan bandwidth sebesar 4 Mbps

melalui jaringan publik CBN. Sedangkan untuk menjaga kualitas dan mencegah

terhentinya layanan yang diberikan oleh MAN Bogor yang memiliki titik akses

yang cukup banyak, PUSTAKA menyediakan bandwidth sebesar 10 Mbps

melalui jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan yang digunakan oleh UPT

yang tersebar diseluruh propinsi di Indonesia adalah infrastruktur jaringan publik

Telkom Speedy dengan rata-rata penyediaan bandwidth sebesar 64 Kbps. Namun

ada tiga UPT yang menyediakan bandwidth yang lebih besar yaitu Balittra dan

Balitsa sebesar 128 Kbps, serta Balittas sebesar 384 Kbps. Untuk Topologi

infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 10.

Perpustakaan UK/UPT dalam memberikan layanan perpustakaan

menggunakan akses LAN yang dikelola oleh masing-masing UK/UPT. Topologi

infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT menggunakan topologi star dimana

semua komunikasi ditangani langsung dan dikelola oleh host berupa Switch hub.

Topologi ini dipilih karena memiliki kelebihan dalam pengelolaan komunikasi

data pada jaringan yang padat dimana bila ada salah satu komputer atau perangkat

yang mengalami kerusakan maka tidak akan mempengaruhi komunikasi yang

lainnya. Selain itu topologi star ini memiliki cost yang rendah dan instalasi yang

mudah Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT dapat dilihat pada

Gambar 11.

44

Gambar 10 Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian

Gambar 11 Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

45

4.1.2.4. Organisasi dan Manajemen

Struktur organisasi unit perpustakaan dan unit TI di Unit Kerja eselon II

(Pusat Penelitian dan Pengembangan/Balai Besar) Badan Litbang Pertanian saat

ini berada dibawah Seksi Pendayagunaan Hasil Penelitian, di Unit Pelaksana

Teknis (Balai Penelitian) berada dibawah Seksi Jasa Penelitian, sedangkan di Unit

Pelaksana Teknis (Balai Pengkajian) dibawah Seksi Kerjasama dan Pelayanan

Pengkajian, dengan level eselon IV. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit

perpustakaan, kepala UK/UPT menetapkan penanggung jawab/koordinator

perpustakaan yaitu seseorang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap

kegiatan yang berlangsung di perpustakaan, namun tanpa mendelegasikan alokasi

pekerjaan secara formal dan tertulis. Penanggung jawab/koordinator perpustakaan

ini berada dibawah dan bertanggungjawab kepada unit eselon IV. Pada aspek

manajerial pengorganisasian, penanggung jawab/koordinator perpustakaan

memiliki kewenangan untuk mengorganisasi pekerjaan sesuai dengan

kompetensinya sebagai pustakawan profesional khususnya dalam

mengembangkan program perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Namun untuk

perencanaan anggaran pengadaan koleksi dan pembelian alat yang dibutuhkan

perpustakaan maupun pemberian penilaian DP3 pustakawan yang disupervisi oleh

penanggungjawab/ koordinator perpustakaan adalah kewenangan kepala unit

eselon IV terkait. Penanggungjawab/koordinator perpustakaan hanya diminta

memberikan daftar kebutuhan. Dengan kewenangan yang terbatas itu

menyebabkan tidak cukup memberi ruang bagi penanggungjawab/koordinator

perpustakaan untuk menerapkan prinsip manajemen dalam pekerjaannya.

Unit perpustakaan di PUSTAKA terefleksi dalam Bidang Perpustakaan

dengan level eselon III. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, Bidang

Perpustakaan ini dibantu oleh dua Sub Bidang dengan tugasnya masing-masing

yaitu: 1) Sub Bidang Pengelolaan Sumberdaya Perpustakaan yang memiliki tugas

untuk mengelola sumberdaya perpustakaan dari pengadaan koleksi, pengolahan

koleksi, sampai dengan perawatan koleksi; dan 2) Sub Bidang Pelayanan

Perpustakaan, merupakan front end dari layanan perpustakaan. Pembagian tugas

di Bidang Perpustakaan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan kompetensi

sumberdaya manusia perpustakaan yang tersedia. Unit TI di PUSTAKA terefleksi

46

dalam Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi IPTEK dengan

level eselon IV. Dalam hal ini unit TI merupakan unit TI yang sesungguhnya dan

mengemban tugas-tugas TI untuk menggerakkan seluruh proses bisnis yang ada.

Pembagian tugas-tugas TI seperti database admin, network admin, programmer,

system analyst dan sebagainya sudah dilakukan dengan baik.

4.1.2.5. Sumberdaya Manusia

Agar pelaksanaan tugas perpustakaan dapat berjalan secara optimal,

perpustakaan wajib memiliki sumberdaya manusia yang proporsional sesuai

dengan volume kerja perpustakaan. Sumberdaya manusia perpustakaan ini terdiri

atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional

perpustakaan. Sampai dengan tahun 2011, UK/UPT Badan Litbang Pertanian

memiliki sumberdaya manusia pengelola perpustakaan sebanyak 162 orang

dengan rata-rata 3 orang per unit kerja dengan kisaran tertinggi sebanyak 6 orang

di BB Veteriner. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang

diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang.

Oleh karena itu masih dibutuhkan tambahan SDM sebanyak 154 orang untuk

seluruh UK/UPT. Namun jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan

tidak secara langsung mencirikan berkembang tidaknya suatu perpustakaan,

karena dari data yang diperoleh ada perpustakaan yang berkembang dengan baik

walaupun hanya ditangani oleh satu orang pengelola. Secara rinci kondisi saat ini

dan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan untuk setiap

UK/UPT dijabarkan dalam Tabel 9. Dari 162 orang tenaga pengelola

perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian tersebut tidak

ada seorangpun yang menggunakan seluruh waktu yang dimilikinya untuk

melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya sebagai pengelola

perpustakaan. Waktu efektif yang digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk

melakukan pekerjaan sesuai tupoksinya rata-rata hanya 89%, sedangkan sisa

waktu sebesar 11% digunakan untuk melakukan pekerjaan diluar tupoksinya. Hal

ini terkait dengan kebijakan di masing-masing UK/UPT yang melibatkan

pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas

yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan.

47

Tabel 9 Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT

No UNIT KERJA SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA PERPUSTAKAAN

KONDISI SAAT INI TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN

1 SEKRETARIAT BADAN 1 4 2 PUSLITBANGTAN 4 1 3 PUSLITBANGHORT 2 3 4 PUSLITBANGBUN 4 1 5 PUSLITBANGNAK 2 3 6 PSEKP 4 1 7 BB MEKTAN 1 4 8 BB BIOGEN 3 2 9 BBSDLP/BALITTANAH 4 1

10 BB PASCAPANEN 1 4 11 BB PADI 3 2 12 BB VETERINER 6 0 13 BBP2TP 4 1 14 BALITKABI 3 2 15 BALIT SEREAL 4 1 16 BALITSA 2 3 17 BALITBU 2 3 18 BALITHI 4 1 19 BALITJESTRO 1 4 20 BALITTRO 4 1 21 BALITTAS 2 3 22 BALITTRI 3 2 23 BALITNAK 5 0 24 BALITTRA 5 0 25 BALITKLIMAT 3 2 26 BALINGTAN 2 3 27 BALITKA 2 3 28 LOLIT TUNGGRO 2 3 29 LOLIT SAPI POTONG 2 3 30 LOLIT KAMBING POTONG 2 3 31 BPTP SUMUT 3 2 32 BPTP NAD 1 4 33 BPTP SUMBAR 4 1 34 BPTP LAMPUNG 2 3 35 BPTP SUMSEL 2 3 36 BPTP JAMBI 1 4 37 BPTP BANTEN 1 4 38 BPTP JAKARTA 2 3 39 BPTP JAWA BARAT 2 3 40 BPTP JAWA TENGAH 5 0 41 BPTP DIY 4 1 42 BPTP JAWA TIMUR 3 2 43 BPTP KALSEL 3 2 44 BPTP KALTENG 2 3 45 BPTP KALBAR 3 2 46 BPTP NTT 4 1 47 BPTP BALI 3 2 48 BPTP SULSEL 2 3

48

49 BPTP SULTENG 1 4 50 BPTP SULUT 2 3 51 BPTP MALUKU 3 2 52 BPTP BABEL 1 4 53 BPTP BENGKULU 2 3 54 BPTP RIAU 3 2 55 BPTP GORONTALO 1 4 56 BPTP PAPUA 2 3 57 BPTP PAPUA BARAT 2 3 58 LRPI 1 4 59 PPKS 2 3 60 BALIT KARET 1 4 61 BALIT SEMBAWA 2 3 62 P3GULA INDONESIA 1 4 63 PUSLIT KOPI KAKAO 4 1

162 154

Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian

adalah sebanyak 112 orang. Namun dalam pelaksanaannya ada 17 orang

pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi di bidang TI sehingga

dilibatkan dalam pengelolaan TI UK/UPT. Sumberdaya manusia pengelola

perpustakaan UK/UPT tersebut berasal dari Puslitbang Tanaman Pangan, BB

Pascapanen, Balitklimat, Balingtan, Balittas, Balitkabi, BPATP, BPTP Sumbar,

BPTP Sulut, BPTP NTT, BPTP Jakarta, BPTP Jogjakarta, BPTP Papua, BPTP

Babel, Lolit Sapi Potong, Lolit Kambing Potong, dan Lolit Penyakit Tungro.

Secara rinci kondisi sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT lingkup Badan

Litbang Pertanian dijabarkan dalam Tabel 10.

Tabel 10 Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian

NO UNIT KERJA SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA TI

1 BPATP 3 2 BALITBU 2 3 BALITKLIMAT 2 4 PUSLITBANGNAK 2 5 BBSDLP 2 6 BALITTRI 1 7 BALITKABI 2 8 BALITSA 2 9 BBALITVET 2 10 PSEKP 1 11 BBP MEKTAN 2 12 BALITTRA 2 13 BB PASCAPANEN 2 14 BALITTRO 2

49

15 BALINGTAN 2 16 BALITTAS 2 17 PUSLITBANGTAN 2 18 BALITSA 2 19 BALITJESTRO 2 20 BALITKA 1 21 PUSLITBANGHORTI 2 22 PUSLITBANGBUN 2 23 BALITTANAH 3 24 BALITNAK 2 25 BB2TP 2 26 BALITSEREAL 2 27 BB PADI 2 28 BB Biogen 2 29 BPTP NAD 0 30 BPTP NAD 2 31 BPTP Sumatera Utara 1 32 BPTP Sumatera Barat 2 33 BPTP Jambi 2 34 BPTP Riau 2 35 BPTP Sumatera Selatan 1 36 BPTP Bengkulu 2 37 BPTP Lampung 1 38 BPTP Bangka Belitung 2 39 BPTP Banten 3 40 BPTP DKI 2 41 BPTP Jawa Barat 2 42 BPTP DI. Yogyakarta 2 43 BPTP Jawa Tengah 2 44 BPTP Jawa Timur 2 45 BPTP Bali 0 46 BPTP NTB 2 47 BPTP NTT 1 48 BPTP Kalimantan Tengah 2 49 BPTP Kalimantan Barat 1 50 BPTP Kalimantan Timur 2 51 BPTP Kalimantan Selatan 1 52 BPTP Sulawesi Utara 2 53 BPTP Sulawesi Selatan 2 54 BPTP Sulawesi Tenggara 1 55 BPTP Sulawesi Tengah 1 56 BPTP Gorontalo 1 57 BPTP Maluku 1 58 BPTP Maluku Utara 1 59 BPTP Papua 3 60 BPTP Papua Barat 0 61 Satker Sulawesi Barat 2 62 Loka Penelitian Penyakit Tungro 2 63 Loka Penelitian Sapi Potong 3 64 Loka Penelitian Kambing Potong 1

112

50

Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh

PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola

TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI

yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu

yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.

4.1.2.6. Data

Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada

pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database.

Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528

yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK

sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi

database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku

sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak

77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan

dijabarkan pada Tabel 11.

Tabel 11 Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

BUKU MJL SK CDR VC/DV AVA BUKU MJL IPTAN PTTAN KPTAN FOTO EJR1 SEKRETARIAT BADAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 02 PUSLITBANGTAN 11000 19000 2 0 0 0 0 0 1900 0 0 0 03 PUSLITBANGHORT 340 344 0 8 0 0 340 0 0 0 0 0 04 PUSLITBANGBUN 2.400 248 3 29 0 0 1800 0 2000 0 0 0 05 PUSLITBANGNAK 400 100 0 20 1 1 0 0 500 15 0 0 06 PSEKP 5892 2947 0 20 0 0 5892 3641 2947 0 0 0 07 BB MEKTAN 1900 250 0 90 0 0 1900 0 0 0 0 0 08 BB BIOGEN 3596 1345 2 15 0 0 2129 0 2095 0 0 0 09 BBSDLP/BALITTANAH 137 24 2 7 0 0 112 0 300 0 0 0 010 BB PASCAPANEN 500 40 ada 0 ada ada ada ada ada ada 0 0 011 BB PADI 4908 953 5756 34 0 0 6145 953 20244 0 0 0 10012 BB VETERINER 12439 864 0 39 0 57 2723 1070 1338 953 0 0 013 BBP2TP 1343 1134 1 3 3 13 1343 3626 2700 0 0 0 014 LRPI 1700 62 3 0 0 0 14000 0 200 0 0 0 015 BALIT SEREAL 777 98 3 0 0 0 820 0 0 0 0 0 016 BALITSA 500 33 4 10 1 0 30 178 2828 3 0 0 017 BALITBU 2050 203 0 0 0 0 473 0 39 56 15 0 518 BALITHI 200 10 2 17 1 0 53 0 0 0 0 0 019 BALITJESTRO 678 12 2 0 0 0 705 49 314 0 0 0 80720 BALITTRO 16537 1498 2 10 0 0 2522 0 14810 0 0 0 021 BALITTAS 1725 202 2 0 0 3 1752 306 1877 0 0 0 022 BALITKABI 6634 388 0 0 0 0 3284 388 13238 0 0 0 023 BALITTRI 582 3648 4 0 0 0 582 235 3648 0 0 0 024 BALITNAK 5062 300 2 10 25 0 0 0 0 0 0 0 0

UNIT KERJA CETAK OFF-LINE DATABASEKOLEKSI PERPUSTAKAAN

NO

51

MJL: Majalah, SK: Surat Keputusan, AVA: Audio Visual Aids, IPTAN: Informasi Pertanian , PTTAN: Paket Teknologi

Pertanian , KPTAN: Komponen Teknologi Pertanian , EJR: Elektronik Jurnal

Koleksi perpustakaan ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran

dengan instansi lainnya. Secara rinci diagram alir perolehan koleksi perpustakaan

dijabarkan dalam Gambar 12.

25 BALITTRA 3620 815 3 0 0 0 120 0 1377 0 0 0 026 BALITKLIMAT 230 453 1 3 0 0 230 453 86 0 0 0 027 BALINGTAN 1212 377 2 0 0 0 717 230 379 0 0 0 028 BALITKA 903 5171 1 0 0 0 0 840 0 0 0 0 029 LOLIT TUNGGRO 80 22 1 6 2 0 0 0 0 0 0 0 030 LOLIT SAPI POTONG 1036 1023 2 3 0 310 77 35 4 3 0 310 031 LOLIT KAMBING POTONG 2931 265 5 0 5 150 0 0 0 0 0 0 032 PPKS 9646 197 8 14 0 0 9646 0 574 0 0 0 033 BPTP SUMUT 2,042 5,368 4 1 1 0 1735 2,600 781 32 0 0 334 BPTP NAD 2,354 234 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 035 BPTP SUMBAR 1,500 150 3 2 4 0 853 0 32 0 0 0 036 BPTP LAMPUNG 0 0 0 0 0 0 0 0 17 0 0 0 037 BPTP SUMSEL 870 575 85 0 50 0 150 0 50 5 3 250 038 BPTP JAMBI 2,621 60 3 28 0 0 1,330 0 346 237 116 0 839 BPTP BANTEN 858 577 12 33 9 3 319 235 200 0 0 0 040 BPTP JAKARTA 2,000 250 0 14 6 0 250 190 4 0 0 0 1241 BPTP JAWA BARAT 1,814 148 0 10 20 0 1,004 235 557 0 0 0 8242 BPTP JAWA TENGAH 3,100 102 32 3 83 0 3,100 87 283 0 0 0 043 BPTP DIY 2,468 96 2 0 0 0 812 0 607 0 0 0 044 BPTP JAWA TIMUR 5,884 568 0 0 37 337 84 0 10,339 0 0 0 045 BPTP KALSEL 2,753 228 1 22 16 0 3 0 50 0 0 0 046 BPTP KALTENG 380 40 0 10 5 0 2,559 1,260 0 0 0 0 047 BPTP KALBAR 675 569 0 78 0 0 1 0 0 0 0 0 048 BPTP NTT 1,395 413 3 0 13 1 105 235 72 4 23 58 049 BPTP BALI 1,500 33 2 0 13 0 280 0 0 0 0 0 050 BPTP SULSEL 2,817 3,636 20 17 0 331 2,817 20 3,363 0 0 2 051 BPTP SULTENG 1,800 400 1 28 0 0 607 24 19 32 0 0 052 BPTP SULUT53 BPTP MALUKU 213 2260 150 55 0 0 0 0 0 0 0 0 054 BPTP BABEL 350 74 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 055 BPTP BENGKULU 2680 200 375 0 0 0 1057 0 149 0 0 0 056 BPTP RIAU 2204 751 40 0 0 53 2,204 38 756 0 0 0 057 BPTP GORONTALO 465 250 0 80 0 0 137 0 0 0 0 0 058 BPTP PAPUA 200 45 0 50 0 0 269 54 0 0 0 0 059 BPTP PAPUA BARAT 15 10 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0

52

Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian (Budiarto 2010)

4.1.2.7. Anggaran

Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh

anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loan/pinjaman

luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh

tersebut sebagian besar digunakan oleh UK/UPT untuk gaji pegawai dan biaya

kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh

Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UK/UPT seringkali tidak

mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya

peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis

TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design

Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan

perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di

UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam

bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal

ini memberikan peluang bagi perpustakaan UK/UPT untuk dapat meningkatkan

infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan

perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena

dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional

53

kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena

ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UK/UPT bervariasi

menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup

bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi

sebesar Rp 115.000.000 per tahun.

4.2. Analisis Pengendalian TI

Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian

yaitu untuk memberdayakan peran perpustakaan sebagai media untuk

mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari

peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan

untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang

kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan

UK/UPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun

memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UK/UPT. Analisis

pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama

penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.

4.2.1. Plan and organise (PO)

Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis

penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima,

proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan

arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.

4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan

Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam

pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah

dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang

Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul

pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.

54

4.2.1.2. Define the Information Architecture

Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi

arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan

layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di

UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa

maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap

perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh

PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan

katalog induk majalah.

4.2.1.3. Determine Technology Direction

Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi

informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem

pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah

dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan

yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi

free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan

sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh

perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas

sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi

informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan

ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola

perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.

4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships

Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah

dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian

tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya

yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.

55

4.2.1.5. Manage the IT Investment

Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI

merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang

cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras,

perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam

pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun

dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun

Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki

kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk

pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal

yang dilanggan.

4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction

Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan

kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus.

Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara

pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari

keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya

adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk

alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap

tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan

fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di

perpustakaan.

4.2.1.7. Manage IT Human Resources

UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya

manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang

bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun

sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh

perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan

yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang

diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki

56

rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola

perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah

kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang

dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT.

Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya

adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.

4.2.1.8. Manage Quality

Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum

Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam

pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem

tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan

kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk

pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang

sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan

bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan

kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang

terlibat.

4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks

Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan

organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT

dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang

sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan

resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon

resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh

Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan

menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko.

Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks),

maka diperlukan respon resiko tambahan.

57

4.2.1.10. Manage Projects

Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan

kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai

tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI

saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan

cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek

TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen

memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.

4.2.2. Acquire and Implement (AI)

Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu

diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini

melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi

tujuan yang diharapkan oleh institusi.

4.2.2.1. Identify Automated Solutions

Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan

perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang

efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang

Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam

memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang

Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi

yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.

4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software

Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi

perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan

keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan

Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan

perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan

layanan perpustakaan berbasis TI.

58

4.2.2.3. Acquire and Maintain Technology Infrastructure

Pembangunan infrastruktur perpustakaan Badan Litbang Pertanian

dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan mengikuti spesifikasi yang

sesuai dengan kebutuhan standar dan layanan yang ditetapkan. Perancangan

sistem disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam grand design

perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI dan modul pengembangan

perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Kondisi saat ini yang

diterapkan adalah menggunakan dua jenis sistem yaitu sentralisasi dan

desentralisasi. Sistem desentralisasi dimana setiap perpustakaan UK/UPT

memiliki sumberdaya TI yang dikelola sendiri terdiri atas database koleksi, server,

dan infrastruktur jaringan. Sistem sentralisasi dimana siap perpustakaan UK/UPT

mengupload database koleksi yang dimilikinya kedalam server utama yang

dikelola oleh PUSTAKA.

4.2.2.4. Enable Operations and Use

Secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memiliki kerangka kerja yang

dapat digunakan untuk membuat dokumentasi yaitu petunjuk teknis pengelolaan

perpustakaan dan materi pelatihan pemanfaatan TI. Badan Litbang Pertanian

dalam penyusunan petunjuk teknis dan materi pelatihan telah melibatkan pihak-

pihak terkait diantaranya adalah manajemen, pengelola TI, maupun pengelola

perpustakaan.

4.2.2.5. Procure IT Resources

Kondisi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam memperoleh

sumberdaya TI seperti pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan

dilakukan berdasarkan pada standar acuan pengembangan, pembangunan, dan

penyempurnaan sistem informasi. Dalam proses ini prosedur pengadaan

sumberdaya TI disesuaikan dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia

Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah. Pemilihan vendor dilakukan dengan tender dan pengaturan kontrak

dengan vendor dilakukan dengan terperinci.

59

4.2.2.6. Manage Changes

Badan Litbang Pertanian telah mengimplementasikan strategi change

management dan risk management. Semua perubahan yang berhubungan dengan

infrastruktur, aplikasi, dan perawatan darurat sudah dikelola secara terstruktur.

Perubahan dicatat dan dinilai terlebih dahulu sebelum diterapkan dan ditinjau

terhadap hasil pelaksanaan sistem.

4.2.2.7. Install and Accredit Solutions and Changes

PUSTAKA dalam membangun sistem aplikasi baru yang menunjang

pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menerapkan konsep

pengembangan bertahap. Seluruh sistem dilakukan uji terhadap fungsi masing-

masing oleh tim TI PUSTAKA, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem oleh

pengelola perpustakaan di PUSTAKA. Apabila sistem tersebut sudah dianggap

layak dan mudah diaplikasikan oleh pengguna maka sistem akan

diimplementasikan ke seluruh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

dan dilakukan kajian pasca implementasi sistem tersebut.

4.2.3. Deliver and Support (DS)

Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan

oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan

yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang

Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal

maupun eksternal yang mempengaruhinya.

4.2.3.1. Define and Manage Service Levels

Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh

UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80

Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang

dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang

terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang

disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk

60

pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan

pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan

oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan,

PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan

teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan

UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya

dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati

sebelumnya.

4.2.3.2. Manage Third-party Services

Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan

untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak

ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan

peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya

SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan

kinerja pihak ketiga.

4.2.3.3. Manage Performance and Capacity

Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan

secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan

berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini

dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan

kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.

4.2.3.4. Ensure Continuous Service

Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang

berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan

dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika

terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang

sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya

interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.

61

4.2.3.5. Ensure Systems Security

Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik.

Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang

diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT

terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer

pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan

virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan

digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut

dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.

4.2.3.6. Identify and Allocate Costs

Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya

mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi

anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan

ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut

dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan.

Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi

pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.

4.2.3.7. Educate and Train Users

Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola

perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai

dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh

Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia

sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan

pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan

tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang

Pertanian.

4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents

Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap

penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.

62

Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari

pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap

registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab,

serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan

yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun

eksternal.

4.2.3.9. Manage the Configuration

Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah

memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar

perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng

dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi

WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi

menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat

meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian

masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.

4.2.3.10. Manage Problems

Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan

mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan

dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan

berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak

pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan

tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang

disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT.

Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh

PUSTAKA.

4.2.3.11. Manage Data

Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian

adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada

pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,

63

offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh

melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat

ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan

UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang

dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke

dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal,

pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama

sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.

4.2.3.12. Manage the Physical Environment

Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan

dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh

PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi

keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa

disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses

lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan

dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari

kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol

lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar

belum dilakukan oleh pihak manajemen.

4.2.3.13. Manage Operations

Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI.

Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat

terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.

4.2.4. Monitor and Evaluate (ME)

Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu

dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai

usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai

dengan standar yang direncanakan sebelumnya.

64

4.2.4.1. Monitor and Evaluate IT Performance

Proses monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa TI

memberikan kontribusi untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan perpustakaan

sesuai dengan arah dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Proses monitoring dan

evaluasi terhadap kinerja TI saat ini telah diterapkan dengan baik di perpustakaan

UK/UPT. Mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja TI yang diterapkan adalah

dengan menggunakan format laporan yang disampaikan oleh perpustakaan

UK/UPT ke PUSTAKA maupun dengan melakukan kegiatan koordinasi

pengelola perpustakaan yang dihadiri oleh para pengelola perpustakaan UK/UPT

yang diselenggarakan pada setiap tahun.

4.2.4.2. Monitor and Evaluate Internal Control

Dalam proses ini Badan Litbang Pertanian sudah melakukan penilaian

resiko proses TI dalam kerangka kerja kontrol TI. Kegiatan penilaian penerapan

kendali internal TI sudah dilakukan secara berkala. Kendali internal TI sudah

didokumentasikan dan dikomunikasikan keberbagai pihak yang terlibat dalam

pengelolaan perpustakaan. Penilaian kontrol internal TI dilakukan sebagai bagian

dari audit keuangan yang telah disediakan oleh Badan Litbang Pertanian melalui

UK/UPT untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.

4.2.4.3. Ensure Compliance With External Requirements

Kondisi saat ini terhadap persyaratan eksternal sudah ada kesadaran dari

Badan Litbang Pertanian untuk mengidentifikasi secara terus menerus hukum

lokal dan internasional yang harus dipatuhi untuk dimasukkan kedalam kebijakan

TI instansi dan mengkomunikasikannya. Prosedur persyaratan eksternal tersebut

adalah regulasi dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan alat-alat TI

maupun database koleksi perpustakaan (e-journal) yang dilanggan untuk

penyelenggaraan layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

4.2.4.4. Provide IT Governance

Dalam proses ini didefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan,

peran dan tanggungjawab organisasi untuk menjamin investasi TI selaras dengan

65

strategi dan tujuan organisasi. Kondisi saat ini secara umum Badan Litbang

Pertanian sudah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI dan memiliki

standar untuk melakukan pengukuran kinerja proses TI dalam pengelolaan

perpustakaan. Namun dalam penerapan standar tersebut masih diserahkan pada

UK/UPT masing-masing, PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan lingkup

Badan Litbang Pertanian tidak ikut terlibat dalam proses pengawasannya. Hal ini

menyebabkan apabila ada penyimpangan-penyimpangan dalam penerapan standar

yang ada tidak dapat diantisipasi oleh PUSTAKA sehingga dibutuhkan waktu

untuk penanganan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Tingkat

keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan

perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik diterapkan oleh Badan Litbang

Pertanian.

4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas

Metode AHP digunakan untuk mendapatkan daftar skala terendah sampai

tertinggi dari proses kontrol dari masing-masing domain. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam pembuatan skala prioritas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan kuesioner yang membandingkan proses kontrol yang terdapat

dalam domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and

Support, dan Monitor and Evaluate dengan menggunakan skala

perbandingan 1 sampai dengan 9. Kuesioner tersebut diisi oleh 12 Kepala

Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai pihak yang

berkompeten dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan.

2. Pembuatan matrik perbandingan berpasangan antar proses kontrol sesuai

dengan nilai yang didapatkan dari responden

3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan

tersebut menjadi nilai desimal

4. Mengkalikan matrik tersebut dengan dirinya.

5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan

baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris

matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah

setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.

66

6. Langkah selanjutnya mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik

pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.

7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada

langkah 6 sesuai dengan langkah 5.

8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi.

bila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau

sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan

digunakan untuk membuat ranking.

Berdasarkan langkah-langkah tersebut maka didapatkan hasil perhitungan dari

masing-masing proses kontrol pada domain Plan and organise, Acquire and

Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate sebagai berikut.

4.3.1. Plan and organise

Plan and organise memiliki 10 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol

yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas

tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1

sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah

selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector

dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai

diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah

selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap

baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada

Lampiran 3.

Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang

dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses

kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas

tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector

yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 12).

Dari Tabel 12 dapat terlihat bahwa proses kontrol PO8 yaitu manage quality

pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses

kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden

3, responden 6, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage quality

67

dalam rangka mendukung mutu pengelolaan perpustakaan Badan Litbang

Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan

demikian proses kontrol PO8 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan

perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah

proses kontrol PO6 yaitu communicate management aims and direction. Namun

dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak

akan dikaji lebih lanjut.

Tabel 12 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi

pada Domain Plan and Organise (PO)

PO1: Define a Strategic Plan; PO2: Define the Information Architecture; PO3: Determine Technological Direction; PO4: Define the IT Process, Organisation, and Relationships; PO5: Manage the IT Investment; PO6: Communicate Management Aims and Direction; PO7: Manage IT Human Resources; PO8: Manage Quality; PO9: Assess and Manage IT Risk; PO10: Manage Projects

4.3.2. Acquire and Implement

Acquire and Implement memiliki 7 proses kontrol, dipilih satu proses

kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala

prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan

langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden.

Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai

eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang

sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah



Lampiran 4.



Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12PO1 0,0465 0,1260 0,1326 0,1469 0,1210 0,0974 0,1193 0,0823 0,1257 0,0791 0,1426 0,1462 0,1138PO2 0,0304 0,0710 0,0666 0,1058 0,1398 0,1138 0,1456 0,0855 0,0809 0,0789 0,1129 0,0976 0,0941PO3 0,2259 0,0554 0,1059 0,1020 0,0939 0,0830 0,0823 0,0824 0,0994 0,0439 0,0570 0,1045 0,0946PO4 0,0841 0,1491 0,0661 0,0774 0,1331 0,1170 0,0851 0,1587 0,0692 0,1557 0,1092 0,0588 0,1053PO5 0,0234 0,0803 0,1274 0,0721 0,0930 0,0918 0,0850 0,0861 0,0949 0,0692 0,1365 0,1164 0,0897PO6 0,1298 0,1217 0,1050 0,0819 0,1167 0,0783 0,1421 0,1294 0,1634 0,1219 0,0697 0,1332 0,1161PO7 0,1648 0,0749 0,1431 0,0995 0,0836 0,0848 0,1160 0,1001 0,1154 0,1773 0,0902 0,0943 0,1120PO8 0,2343 0,1772 0,1715 0,0963 0,1098 0,2067 0,1242 0,1241 0,1094 0,1571 0,1473 0,1353 0,1494PO9 0,0420 0,1055 0,0657 0,0630 0,0808 0,0776 0,0488 0,1070 0,0877 0,0822 0,0483 0,0654 0,0728PO10 0,0189 0,0389 0,0162 0,1552 0,0283 0,0496 0,0516 0,0444 0,0540 0,0348 0,0863 0,0483 0,0522

Nilai Eigen VectorRata-Rata

Proses Kontrol

68




Tabel 13 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Acquire and Implement (AI)

AI1: Identify Automated Solutions; AI2: Acquire and Maintain Application Software; AI3: Acquire and Maintain Technology Infrastructure; AI4: Enable Operation and Use; AI5: Procure IT Resources; AI6: Manage Changes; AI7: Install and Accredit Solution and Changes.

Dari Tabel 13 dapat terlihat bahwa proses kontrol AI4 yaitu enable

operation and use pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari

seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 5,

responden 6, responden 7, responden 9, dan responden 10 menilai bahwa proses

kontrol enable operation and use yang terdiri atas sumberdaya perpustakaan yang

mendukung pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat

perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol

AI4 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses

kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol AI3 yaitu acquire

and maintain technology infrastructure. Namun dalam penelitian ini selain proses

kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.

4.3.3. Deliver and Support

Deliver and Support memiliki 13 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol







Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12AI1 0,1324 0,1058 0,1445 0,2971 0,1452 0,1241 0,1336 0,1346 0,1256 0,2112 0,0340 0,0818 0,1392AI2 0,1286 0,1109 0,1840 0,0638 0,1240 0,0855 0,0753 0,0466 0,1552 0,1011 0,1287 0,0671 0,1059AI3 0,1071 0,2728 0,1221 0,0449 0,1791 0,1791 0,1469 0,2649 0,1641 0,1050 0,1953 0,2678 0,1708AI4 0,1135 0,1012 0,1184 0,1764 0,1924 0,2647 0,2958 0,1001 0,1948 0,3045 0,1397 0,1827 0,1820AI5 0,1440 0,1238 0,0917 0,1968 0,0565 0,1291 0,1735 0,1914 0,1271 0,0562 0,1990 0,0964 0,1321AI6 0,1321 0,0747 0,1574 0,0651 0,1741 0,0948 0,0631 0,1654 0,1165 0,1048 0,1494 0,2308 0,1273AI7 0,2423 0,2108 0,1819 0,1560 0,1286 0,1227 0,1119 0,0968 0,1167 0,1172 0,1540 0,0735 0,1427

Proses Kontrol


69



Lampiran 5.






Tabel 14 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi

pada Domain Deliver and Support (DS)

DS1: Define and Manage Service Levels; DS2: Manage Third-party Services; DS3: Manage Performance and Capacity; DS4: Ensure Continuous Service;DS5: Ensure System Security; DS6: Identify and Allocate Costs; DS7: Educate and Train Users; DS8: Manage Service Desk and Incidents; DS9: Manage the Configuration; DS10: Manage Problems; DS11: Manage Data; DS12: Manage the Physical Environment; DS13: Manage Operations

Dari Tabel 14 dapat terlihat bahwa proses kontrol DS12 yaitu manage the

physical environmet pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi

dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1,


kontrol manage the physical environment yang terdiri atas pemilihan lokasi dan

penerapan prosedur keamanan fisik maupun akses peralatan TI perpustakaan

Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih

lanjut. Dengan demikian proses kontrol DS12 akan dikaji lebih lanjut untuk

mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas

kedua adalah proses kontrol DS13 yaitu manage operations. Namun dalam

Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12DS1 0,0850 0,0396 0,0744 0,0680 0,0662 0,0524 0,0779 0,0483 0,0799 0,0683 0,0619 0,0596 0,0651DS2 0,0428 0,0258 0,1046 0,0662 0,0667 0,0651 0,0404 0,0475 0,0321 0,0793 0,0572 0,0537 0,0568DS3 0,1045 0,1016 0,0633 0,0694 0,1090 0,0774 0,0556 0,0677 0,0525 0,0868 0,0741 0,0862 0,0790DS4 0,0679 0,0799 0,0653 0,1005 0,0742 0,0522 0,0885 0,1490 0,0767 0,0793 0,0749 0,0771 0,0821DS5 0,1181 0,0842 0,0642 0,0762 0,0980 0,0538 0,0693 0,1153 0,0875 0,0792 0,0901 0,0804 0,0847DS6 0,0664 0,0613 0,0807 0,0848 0,0824 0,0817 0,0518 0,0703 0,0575 0,0683 0,0748 0,0821 0,0719DS7 0,1073 0,0852 0,1113 0,0658 0,0713 0,0838 0,1122 0,0574 0,0777 0,0717 0,0650 0,0754 0,0820DS8 0,0328 0,0701 0,0918 0,0824 0,0706 0,1069 0,0680 0,0575 0,1021 0,0711 0,0958 0,1048 0,0795DS9 0,0705 0,0640 0,0597 0,0818 0,0741 0,0748 0,0705 0,0806 0,1090 0,0496 0,1238 0,1172 0,0813DS10 0,0544 0,1125 0,0444 0,0617 0,0415 0,0855 0,0785 0,0832 0,0830 0,0790 0,0782 0,0670 0,0724DS11 0,0934 0,0482 0,0497 0,0557 0,0415 0,0402 0,1189 0,0642 0,0636 0,1027 0,0739 0,0570 0,0674DS12 0,0756 0,1159 0,0793 0,0897 0,0819 0,1193 0,0741 0,1031 0,1126 0,0848 0,0852 0,0820 0,0920DS13 0,0813 0,1118 0,1113 0,0979 0,1225 0,1069 0,0942 0,0560 0,0656 0,0799 0,0450 0,0575 0,0858

Proses Kontrol


70

penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan

dikaji lebih lanjut.

4.3.4. Monitor and Evaluate

Monitor and Evaluate memiliki 4 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol









Lampiran 6.






Tabel 15 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME)

ME1: Monitor and Evaluate IT Performance; ME2: Monitor and Evaluate Internal Control; ME3: Ensure Compliance With External Requirements; ME4: Provide IT Governance.

Dari Tabel 15 dapat terlihat bahwa proses kontrol ME4 yaitu provide IT

governance pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh

proses kontrol yang ada. 6 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 3,


kontrol provide IT governance dalam rangka optimalisasi pengawasan,

penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI yang sesuai dengan kebutuhan

Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12ME1 0,1132 0,2223 0,2869 0,3730 0,2405 0,1523 0,1368 0,1609 0,2316 0,2891 0,2224 0,2237 0,2210ME2 0,3894 0,1489 0,2235 0,0370 0,1450 0,0660 0,1084 0,0579 0,2431 0,2302 0,2184 0,0989 0,1639ME3 0,0463 0,3800 0,0956 0,2304 0,1693 0,2250 0,2778 0,5762 0,4293 0,2234 0,3002 0,2840 0,2698ME4 0,4511 0,2488 0,3940 0,3597 0,4452 0,5566 0,4771 0,2049 0,0960 0,2573 0,2590 0,3934 0,3453

Proses Kontrol


71

pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian

yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol ME4 akan

dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang

mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol ME3 yaitu ensure compliance

with external requirements. Namun dalam penelitian ini selain proses kontrol

yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.

4.4. Indikator Kinerja

Indikator kinerja digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan seberapa

baik proses TI yang sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian dalam

pengelolaan perpustakaan. Dengan indikator kinerja dapat dinilai kemungkinan

pencapaian tujuan ketingkat yang lebih tinggi. Indikator kinerja dibuat

berdasarkan control objectives dari masing-masing proses kontrol dalam kerangka

kerja COBIT.

4.4.1. Plan and Organise

Domain ini melingkupi strategi taktis yang memberikan perhatian dalam

mengidentifikasi cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap

pencapaian tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah

diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator

kinerja adalah PO8 yaitu Manage Quality. Untuk mengelola kualitas harus

memiliki unsur yang terdiri atas sistem manajemen mutu; standar dan kualitas TI;

standar akuisisi; berfokus pada pengguna; perbaikan berkelanjutan; serta

pengukuran kualitas, pemantauan dan review. Sistem manajemen mutu adalah

suatu sistem manajemen organisasi yang mengacu pada standardisasi yang

dikembangkan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturan-

aturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Sistem

manajemen mutu digunakan oleh pembuat kebijakan untuk memastikan bahwa

penggunaan TI untuk pengelolaan perpustakaan dapat memberikan hasil

maksimal terhadap tujuan bisnis untuk menyebarkan informasi hasil-hasil

penelitian dan pengkajian kepada pengguna. Indikator kinerja untuk proses

kontrol ini dapat disusun sebagai berikut.

72

1. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam penyusunan manajemen mutu.

2. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam memantau dan mengukur

efektivitas dari penerapan sistem manajemen mutu.

3. Tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi

4. Tingkat kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem

5. Tingkat keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas

penyedia TI. Semakin selaras akan meningkatkan kinerja sistem sehingga

sesuai dengan yang diharapkan.

6. Tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan

pembuat kebijakan untuk perbaikan

7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh

pembuat kebijakan

4.4.2. Acquire and Implement

Domain ini digunakan untuk mengidentifikasi, mengembangkan, dan

mengimplementasikan pelaksanaan strategi TI sesuai dengan yang ditetapkan.

Domain ini juga melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada untuk

memastikan solusi yang memenuhi tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan

skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini

yang dibuatkan indikator kinerja adalah AI4 yaitu Enable Operation and Use.

Untuk menghasilkan nilai pengoperasian dan penggunaan yang sesuai dibutuhkan

perencanaan solusi operasional dan transfer pengetahuan antar pihak yang terlibat.

Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol enable operation and

use.

1. Tingkat kesesuaian sumberdaya manusia.

2. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan kepada manajemen

3. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola

perpustakaan dalam memberikan dukungan penggunaan sistem yang ada

4. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap

pengelola TI dalam memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan

infrastruktur.

73

4.4.3. Deliver and Support

Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pelayanan TI dan

dukungan teknisnya yang meliputi service delivery, manajemen keamanan dan

kontinuitas, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan manajemen data dan

operasional. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh

sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator kinerja

adalah DS12 yaitu Manage the Physical Environment. Dalam mengelola

lingkungan fisik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a) pemilihan

lokasi dan tata letak harus mempertimbangkan risiko yang terkait dengan bencana

alam dan buatan manusia, serta hukum dan peraturan; b) menetapkan dan

menerapkan langkah-langkah keamanan fisik sesuai dengan kebutuhan bisnis

untuk mengamankan lokasi dan aset fisik; c) menetapkan akses fisik yang

diperbolehkan; d) menerapkan langkah-langkah perlindungan terhadap faktor

lingkungan; dan e) mengelola fasilitas, termasuk tenaga dan peralatan komunikasi,

sejalan dengan hukum dan peraturan, persyaratan teknis dan bisnis, spesifikasi

vendor, dan pedoman kesehatan dan keselamatan. Berikut merupakan indikator

kinerja untuk proses kontrol manage the physical environment.

1. Tingkat kesesuaian lokasi dan tata letak peralatan TI yang

mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan

peraturan keamanan

2. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan peralatan TI

3. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses

peralatan TI

4. Tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan

5. Tingkat kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia

terhadap peraturan keselamatan dan kesehatan

4.4.4. Monitor and Evaluate

Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pengawasan pengelolaan

TI yang difokuskan pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam instansi,

pemeriksaan internal dan eksternal. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas

yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan

74

indikator kinerja adalah ME4 yaitu Provide IT Governance. Dalam menyediakan

tata kelola TI yang baik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a)

pembentukan kerangka tata kelola TI yang selaras dengan tata kelola instansi; b)

adanya keselarasan strategis antara TI dengan tujuan bisnis dalam strategi dan

operasi sehingga memperoleh manfaat dari penggunaan TI; c) adanya optimalisasi

biaya pengadaan aset TI; d) adanya manajemen sumberdaya TI yang tepat dan

sejalan dengan tujuan strategis saat ini dan masa depan; e) adanya manajemen

resiko; f) adanya pengukuran kinerja; g) adanya kesesuaian TI dengan hukum dan

peraturan, kebijakan instansi, standar dan prosedur, dan kinerja TI yang efektif

dan efisien. Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol provide IT

governance.

1. Tingkat kesesuian kerangka kerja tata kelola TI dengan tujuan instansi

2. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan

pembangunan perpustakaan berbasis TI

3. Tingkat optimalisasi nilai tambah penggunaan TI dalam mendukung

tupoksi instansi

4. Tingkat kesesuaian penggunaan dan alokasi sumberdaya TI dengan

kebutuhan instansi

5. Tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi

resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut

6. Tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran

kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh

7. Tingkat kesesuaian TI dengan peraturan dan kebijakan instansi

4.5. Pemetaan Tingkat Kematangan

COBIT sebagai kerangka kerja yang dikembangkan untuk proses

manajemen TI dengan fokus pada kontrol memiliki alat ukur yang digunakan

untuk mengetahui kondisi proses TI yang sedang berjalan dalam suatu instansi.

Alat ukur dalam kerangka kerja COBIT adalah model kematangan yang

digunakan untuk mengendalikan dan memonitor proses TI untuk mencapai tujuan

kinerja proses TI yang diharapkan. Data yang diperlukan untuk proses pemetaan

tingkat kematangan dalam model kematangan didapatkan dengan menggunakan

75

kuesioner yang dibuat berdasarkan kerangka kerja COBIT untuk proses kontrol

dalam setiap domain yang telah ditentukan sebelumnya. Pemilihan responden

untuk model kematangan didasari oleh keterlibatan responden tersebut dalam

pengelolaan TI dan penggunaan TI instansi. Responden harus dapat memberikan

pendapatnya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan tingkat pengelolaan TI di

instansi sesuai dengan kondisi saat ini.

4.5.1. Karakteristik Responden

Dalam penelitian ini jumlah responden yang memberikan pendapatnya

mengenai hal-hal berkaitan dengan pengelolaan TI di perpustakaan Badan Litbang

Pertanian sebanyak 65 orang responden yang tersebar di seluruh UK/UPT lingkup

Badan Litbang Pertanian, meliputi pengelola perpustakaan berjumlah 5 orang atau

sebesar 7,69%; pengelola TI berjumlah 23 orang atau sebesar 35,38%;

pustakawan berjumlah 25 orang atau sebesar 38,46%; dan lainnya yang bekerja

pada fungsi manajemen berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Hal ini

menunjukkan bahwa secara umum jabatan pustakawan dan pengelola TI memiliki

porsi yang sama banyak dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI.

Gambar 13 Sebaran responden berdasarkan jabatan

Berdasarkan data umum responden diketahui bahwa responden laki-laki

berjumlah 35 orang atau sebesar 53,85% sedangkan responden perempuan

berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%. Hal ini menunjukkan bahwa responden

laki-laki memiliki ketertarikan lebih tinggi dibanding perempuan dalam

pengelolaan perpustakaan berbasis TI.

7,69%

35,38%

38,46%

18,46% Pengelola PerpustakaanPengelola TI

Pustakawan

Lainnya

76

Gambar 14 Sebaran responden berdasarkan jenis kelamin

Dari keseluruhan responden hampir separuhnya berpendidikan Sarjana yaitu

berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%, sedangkan yang berpendidikan SMU

berjumlah 8 orang atau sebesar 12,31%, Diploma berjumlah 15 orang atau sebesar

23,08%, dan Magister berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Secara umum

pengelola perpustakaan memiliki jenjang pendidikan yang cukup baik. Hal ini

menunjukkan bahwa dalam pengelolaan perpustakaan dibutuhkan tenaga yang

berkompeten dibidangnya.

Gambar 15 Sebaran responden berdasarkan pendidikan terakhir

4.5.2. Uji Validitas dan Uji Reliabilitas

Nilai-nilai yang didapatkan dari pengumpulan kuesioner sebelum diolah

lebih lanjut perlu dilakukan uji validitas dan reliabilitas untuk mendapatkan hasil

pengukuran yang konsisten mengenai pengendalian TI saat ini di instansi. Uji

validitas menunjukkan ukuran yang benar-benar mengukur apa yang akan diukur.

Dalam penelitian ini uji validitas yang digunakan adalah Korelasi Pearson. Tabel

16 sampai dengan Tabel 19 berikut merupakan hasil uji validitas terhadap

pertanyaan pada masing masing kontrol proses dari empat domain yang diteliti..

53,85%46,15% Laki-laki

Perempuan

12,31%

23,08%

46,15%

18,46% SMU

Diploma

Sarjana

Magister

77

Nilai koefisien korelasi itu didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan

statistik SPSS versi 17.

Tabel 16 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage Quality (PO8).

Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,89 Valid 2 0,87 Valid 3 0,82 Valid 4 0,73 Valid 5 0,80 Valid 6 0,79 Valid 7 0,71 Valid

Tabel 17 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Enable Operation and Use (AI4).

Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,66 Valid 2 0,76 Valid 3 0,86 Valid 4 0,79 Valid

Tabel 18 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage the Physical Environment (DS12).

Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,80 Valid 2 0,90 Valid 3 0,74 Valid 4 0,82 Valid 5 0,90 Valid

Tabel 19 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Provide IT Governance (ME4).

Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,80 Valid 2 0,69 Valid 3 0,72 Valid 4 0,71 Valid 5 0,83 Valid 6 0,52 Valid 7 0,81 Valid

78

Berdasarkan nilai koefisien korelasi yang diperoleh untuk seluruh pertanyaan

yang ada dalam kuesioner memiliki nilai > 0,30 maka dapat diambil kesimpulan

bahwa pertanyaan dalam alat pengukuran tersebut valid memiliki konsistensi

dalam mengukur aspek yang sama.

Uji reliabilitas dilakukan untuk mendapatkan derajat keterpercayaan hasil

yang diperoleh dari pertanyaan setiap proses kontrol tersebut. Dalam penelitian ini

uji reliabilitas menggunakan koefisien reliabilitas alpha Cronbach. Nilai koefisien

alpha didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan statistik SPSS versi 17.

Dari hasil uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol tersebut diperoleh nilai

reliabilitas disajikan pada Tabel 20.

Tabel 20 Nilai reliabilitas untuk setiap proses kontrol

Proses kontrol Nilai Reliabilitas

1. PO8 – Manage Quality 0,91

2. AI4 – Enable Operation and Use 0,77

3. DS12 – Manage the Physical Environment 0,89

4. ME4 – Provide IT Governance 0,85

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol

dapat diambil kesimpulan bahwa kuesioner yang digunakan dalam penelitian ini

memiliki derajat reliabilitas yang memadai.

4.5.3. Tingkat Kematangan Manage Quality

Penilaian responden terhadap proses kontrol manage quality seperti

disajikan pada Tabel 21.

Tabel 21 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage quality (PO8)

Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7

1 7 7 7 0 0 0 0 2 17 16 8 17 22 30 31 3 23 33 42 29 26 18 22 4 18 9 8 19 17 17 12 5 0 0 0 0 0 0 0

79

Berdasarkan analisis data pada Tabel 21, untuk pertanyaan PO8.1 dapat

diambil kesimpulan bahwa sebanyak 35,38% responden menyatakan “cukup”

untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI

dalam penyusunan sistem manajemen mutu. Untuk pertanyaan PO8.2 dapat


untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI

dalam memantau dan mengukur efektivitas dari penerapan sistem manajemen

mutu. Untuk pertanyaan PO8.3 sebanyak 64,62% responden menyatakan “cukup”

untuk tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi. Untuk

pertanyaan PO8.4 sebanyak 44,62% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat

kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem. Untuk

pertanyaan PO8.5 sebanyak 40% responden menyatakan “ cukup” untuk tingkat

keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas penyedia TI.

Untuk pertanyaan PO8.6 sebanyak 46,15% menyatakan “kurang baik” untuk

tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat

kebijakan untuk perbaikan. sedangkan untuk pertanyaan PO8.7 dapat diambil

kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden menyatakan “ kurang baik” untuk

tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat

kebijakan.

Berdasarkan data pada Tabel 21, dilakukan perhitungan indeks kematangan

menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada

proses kontrol manage quality diidentifikasi berada pada level 2,71 seperti


Tabel 22 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage quality (PO8)

Pertanyaan PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 3 3 3 3 2 2 19

Indeks 19/7 = 2,71

Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat

disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada

pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, dimana manajemen telah

mengkomunikasikan sistem manajemen mutu kepada instansi secara keseluruhan

80

dengan cara memberikan pelatihan kepada manajemen dan staf yang terlibat

namun evaluasi terhadap sistem masih belum dilakukan secara konsisten dan

terstruktur.

4.5.4. Tingkat Kematangan Enable Operation and Use

Penilaian responden terhadap proses kontrol enable operation and use

seperti disajikan pada Tabel 23. Berdasarkan analisis data pada Tabel 23 untuk

pertanyaan AI4.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 38,46% responden

menyatakan “kurang baik” untuk tingkat kesesuaian keterampilan dan kapasitas

sumberdaya manusia. Untuk pertanyaan AI4.2 sebanyak 49,23% responden

menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas transfer pengetahuan kepada

manajemen sebagai masukan dalam penyusunan kebijakan. Untuk pertanyaan

AI4.3 sebanyak 33,85% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas

transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pustakawan/pengelola perpustakaan

agar dapat memanfaatkan sistem yang ada. Sedangkan untuk pertanyaan AI4.4

sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas

transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dalam

memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan infrastruktur.

Tabel 23 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol enable operation and use (AI4)

Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no AI4.1 AI4.2 AI4.3 AI4.4

1 0 0 6 0 2 25 24 17 14 3 24 32 22 28 4 16 9 20 23 5 0 0 0 0



proses kontrol enable operation and use diidentifikasi berada pada level 2,75

seperti disajikan pada Tabel 24.

81

Tabel 24 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol enable operation and use (AI4)

Pertanyaan AI4.1 AI4.2 AI4.3 AI4.4 Jumlah Jawaban Terbanyak 2 3 3 3 11

Indeks 11/4 = 2,75



pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi

sudah memiliki kerangka kerja yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa

dokumen petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan

pemanfaatan TI.

4.5.5. Tingkat Kematangan Manage the Physical Environment

Penilaian responden terhadap proses kontrol manage the physical

environment seperti disajikan pada Tabel 25.

Tabel 25 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage the physical environment (DS12)

Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no DS12.1 DS12.2 DS12.3 DS12.4 DS12.5

1 7 8 2 11 10 2 15 7 10 3 3 3 24 24 30 21 32 4 18 25 23 30 20 5 1 1 0 0 0

Berdasarkan analisis data pada Tabel 25 untuk pertanyaan DS12.1 dapat


untuk tingkat kesesuaian lokasi dan tata letak peralatan TI yang

mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan peraturan

keamanan. Untuk pertanyaan DS12.2 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak

38,46% responden menyatakan “baik” untuk tingkat kesesuaian penerapan

prosedur keamanan peralatan TI yang mampu mencegah, mendeteksi, dan

mengurangi resiko yang berhubungan dengan pencurian, perusakan, suhu, api,

asap, air, getaran, bahan peledak, maupun pemadaman listrik. Untuk pertanyaan

82

DS12.3 sebanyak 46,15% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat

kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI (wewenang

akses yang diberikan untuk administrator, user, data entry, dan yang lainnya).

Untuk pertanyaan DS12.4 sebanyak 46,15% responden menyatakan “baik” untuk

tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan, salah

satu caranya adalah dengan memasang peralatan khusus yang dapat memantau

dan mengontrol lingkungan (penggunaan AC). Sedangkan untuk pertanyaan

DS12.5 sebanyak 49,23% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat

kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia terhadap peraturan

keselamatan dan kesehatan.



proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level

3,40 seperti disajikan pada Tabel 26.

Tabel 26 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage the physical environment (DS12)

Pertanyaan DS12.1 DS12.2 DS12.3 DS12.4 DS12.5 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 4 3 4 3 17

Indeks 17/5 = 3,40




memiliki standar prosedur keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah

didokumentasikan. Unit kerja dan unit pelaksana teknis telah menerapkannya

dalam pengelolaan perpustakaan. Namun manajemen belum memantau efektivitas

pengendalian keamanan tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan.

4.5.6. Tingkat Kematangan Provide IT Governance

Penilaian responden terhadap proses kontrol provide IT governance seperti


83

Tabel 27 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol provide IT governance (ME4)

Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no ME4.1 ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7

1 11 0 0 0 10 0 0 2 5 11 8 22 16 16 8 3 34 31 36 28 34 26 31 4 15 17 21 15 5 23 26 5 0 6 0 0 0 0 0

Berdasarkan analisis data pada Tabel 27 untuk pertanyaan ME4.1 dapat


untuk tingkat kesesuaian pembentukan kerangka kerja tata kelola TI dengan

tujuan instansi. Untuk pertanyaan ME4.2 sebanyak 47,69% responden

menyatakan “cukup” untuk tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan

dengan tujuan pembangunan perpustakaan berbasis TI. Untuk pertanyaan ME4.3

sebanyak 55,38% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat optimalisasi nilai

tambah penggunaan TI dalam mendukung tupoksi instansi. Untuk pertanyaan

ME4.4 sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat

kesesuaian pengawasan, penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI dengan

kebutuhan instansi. Untuk pertanyaan ME4.5 sebanyak 52,31% responden

menyatakan “cukup” untuk tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi

untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari

resiko tersebut. Untuk pertanyaan ME4.6 sebanyak 40% responden menyatakan

“cukup” untuk tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran

kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh. Sedangkan untuk

pertanyaan ME4.7 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden

menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan,

kebijakan, standar dan prosedur instansi.

Berdasarkan data pada Tabel 27 dilakukan perhitungan indeks kematangan


proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level

3,00 seperti disajikan pada Tabel 28.

84

Tabel 28 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol provide IT governance (ME4)

Pertanyaan ME4.1 ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 3 3 3 3 3 3 21

Indeks 21/7 = 3,00




telah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI. Instansi telah memiliki

standar prosedur pengukuran tata kelola TI yang didokumentasikan. Namun

penerapan standar tersebut masih diserahkan kepada individu. Proses evaluasi tata

kelola TI belum diterapkan oleh instansi. Sehingga apabila ada penyimpangan

dalam penerapan standar tidak mungkin diketahui oleh instansi.

4.6. Analisis Kesenjangan

Badan Litbang Pertanian dalam mendukung pencapaian tujuan pengelolaan

perpustakaan berbasis TI yang sesuai dengan visi dan misi serta tantangan masa

depan telah menetapkan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu pada level 4

(dikelola) dimana proses dimonitor dan diukur menggunakan indikator kinerja

yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun berdasarkan hasil perhitungan tingkat

kematangan yang berjalan diinstansi terjadi kesenjangan dengan tingkat

kematangan dibawah tingkat yang diharapkan. Tingkat kematangan saat ini untuk

proses kontrol manage quality, enable operation and use, manage the physical

environment, dan provide IT governance adalah pada level 3.

Tabel 29 Kesenjangan kondisi tingkat kematangan saat ini dengan kondisi tingkat kematangan yang diharapkan

Proses Kontrol Tingkat

Kematangan Saat Ini

Tingkat Kematangan yang

Diharapkan 1. PO8 - Manage Quality 3 4

2. AI4 - Enable Operation and Use 3 4

3. DS12 - Manage the Physical Environment 3 4

4. ME4 - Provide IT Governance 3 4

85

4.7. Implikasi Tingkat Kematangan Proses Kontrol Terhadap Pengelolaan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian

4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality

Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage

quality menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu

didefinisikan, dimana manajemen telah mengkomunikasikan sistem manajemen

mutu kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan

kepada manajemen dan staf yang terlibat namun evaluasi terhadap sistem masih

belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur.

Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk

proses kontrol manage quality dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem

manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan

2. Dalam penyusunan dan penerapana manajemen mutu, Badan Litbang

Pertanian telah melibatkan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan

pengelola TI.

3. Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan telah

menerapkan standar dan prosedur kualitas TI. Selain menggunakan

petunjuk teknis sebagai bahan rujukan dalam pembinaan pengelolaan

perpustakaan, Badan Litbang Pertanian juga telah memiliki modul

pembinaan pengelolaan perpustakaan.

4. Perpustakaan UK/UPT telah menggunakan standarisasi pengembangan

sistem (standarisasi software yang digunakan, penamaan file, format file,

antar muka, interoperabilitas, dan lainnya)

5. Dalam menyelaraskan antara kebutuhan pengguna TI dan penyedia TI

telah dilakukan bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan

6. Untuk menjaga keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI dan

penyedia TI maupun dengan pembuat kebijakan, setiap tahunnya diadakan

kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian

namun komunikasi ini belum berjalan baik karena ada beberapa kepala

UK/UPT menugaskan stafnya yang tidak berkompeten dalam pengelolaan

perpustakaan untuk hadir dalam kegiatan ini.

86

7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem manajemen

mutu oleh pembuat kebijakan sampai saat ini masih kurang. Evaluasi yang

dilakukan oleh PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan Badan Litbang

Pertanian terhadap sistem manajemen mutu masih belum dilakukan secara

konsisten dan terstruktur.

Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap

kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya

tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat

kebijakan untuk perbaikan dan tingkat pengukuran, pemantauan, dan review

kualitas sistem oleh pembuat kebijakan untuk proses kontrol manage quality dapat

berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan oleh Badan

Litbang Pertanian yaitu:

1. Dengan adanya penugasan staf yang tidak berkompeten dalam kegiatan

temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat

menyebabkan keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI,

dan pembuat kebijakan dapat terputus sehingga perbaikan sistem yang

dibutuhkan tidak dapat terpenuhi

2. Pembuat kebijakan tidak dapat mengukur, memantau, dan mereview

kualitas penerapan standar di perpustakaan UK/UPT sehingga apabila ada

penyimpangan dalam penerapan standar dibutuhkan waktu dalam

penanganan insiden yang terjadi.

4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use

Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol enable

operation and use menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3

yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi sudah memiliki kerangka kerja

yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa dokumen petunjuk teknis

pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan pemanfataan TI.


proses kontrol enable operation and use dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Dalam pembagian dan penempatan sumberdaya manusia pengelola

perpustakaan UK/UPT masih belum sesuai dengan latar belakang ilmu

87

yang dimilikinya maupun pembebanan tugas tambahan yang tidak sesuai

dengan tupoksinya.

2. Transfer pengetahuan kepada pembuat kebijakan telah dilakukan untuk

penyusunan petunjuk teknis maupun penyusunan modul pengelolaan

perpustakaan yang dapat memberikan dukungan efektif dan efisien

terhadap pengelolaan perpustakaan.

3. Transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola perpustakaan

dilakukan oleh PUSTAKA dengan cara menyelenggarakan berbagai

macam pelatihan yang terkait dengan pemanfaatan TI dalam pengelolaan

perpustakaan, diantaranya adalah pemanfaatan sumber informasi

elektronis online maupun offline, pemanfaatan aplikasi WinISIS untuk

pengolahan bahan pustaka, pengembangan pangkalan data, inputing data,

dan pemanfaatan aplikasi IGLOO untuk temu kembali koleksi yang

dimiliki.

4. Transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI

dilakukan dengan cara memberikan masukan terhadap aplikasi TI yang

dibangun oleh pengelola TI sehingga pengelola TI dapat melakukan kajian

pasca implementasi dari aplikasi tersebut.


kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya

tingkat kesesuaian sumberdaya manusia untuk proses kontrol enable operation

and use dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang

dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu dapat menyebabkan terhambatnya

pengembangan perpustakaan baik dari sisi pengelolaan layanan maupun

pengelolaan koleksi pustaka yang dimilikinya.

4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment

Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage the

physical environment menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3

yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi memiliki standar prosedur

keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah didokumentasikan. Unit kerja dan

unit pelaksana teknis telah menerapkannya dalam pengelolaan perpustakaan.

88

Namun manajemen belum memantau efektivitas pengendalian keamanan tersebut

sesuai standar yang telah ditetapkan.


proses kontrol manage the physical environment dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar prosedur

untuk mengelola lingkungan fisik perpustakaan

2. Tata letak dan prosedur keamanan peralatan TI di perpustakaan UK/UPT

Badan Litbang Pertanian telah mengikuti standar yang telah dibuat

3. Penerapan prosedur keamanan peralatan TI telah dilakukan dengan baik

diantaranya adalah dengan menempatkan peralatan TI tersebut disebuah

ruang khusus yang dilengkapi oleh UPS

4. Dalam penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI,

UK/UPT telah menunjuk beberapa staf yang diberi wewenang sebagai

pengelola perpustakaan dan pengelola TI.

5. Ruang peralatan TI di perpustakaan UK/UPT telah dilengkapi dengan AC

sebagai sarana untuk memantau dan mengontrol lingkungan

6. Dalam pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia sejalan dengan

peraturan keselamatan dan kesehatan.


kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian

untuk proses kontrol manage the physical environment telah memenuhi kriteria

tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang

dilakukan Badan Litbang Pertanian.

4.7.4. Implikasi pada Proses Kontrol Provide IT Governance

Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol provide IT

governance menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu

didefinisikan, yang memiliki arti instansi telah memahami pentingnya penerapan

tata kelola TI. Instansi telah memiliki standar prosedur pengukuran tata kelola TI

yang didokumentasikan. Namun penerapan standar tersebut masih diserahkan

kepada individu. Proses evaluasi tata kelola TI belum diterapkan oleh instansi.

89

Sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar tidak mungkin

diketahui oleh instansi.


proses kontrol provide IT governance dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Badan Litbang Pertanian sudah membentuk kerangka kerja tata kelola TI

yang sesuai dengan tujuan instansi.

2. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan

pembangunan perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik.

3. Badan Litbang pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup

optimal dalam pemanfaatan TI.

4. Penggunaan sumberdaya TI yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian

dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup baik namun alokasi

sumberdaya TI yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan UK/UPT belum

cukup ideal kondisinya.

5. Penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko

yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut

6. Pengelola perpustakaan sudah membuat laporan bulanan, triwulan, dan

tahunan yang dapat memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan

terhadap hasil yang diperoleh.

7. Pemanfaatan TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan

perpustakaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan instansi.


kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian

untuk proses kontrol provide IT governance telah memenuhi kriteria tidak ada hal

dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan

Badan Litbang Pertanian.

bab iv hasil dan pembahasan -...

Documents