61

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Ruang lingkup audit operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan

persediaan suku cadang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebagai

berikut: bagaimana Sistem Pengendalian Intern atas fungsi pembelian dan

pengelolaan persediaan suku cadang, bagaimana fungsi pembelian suku cadang

dibatasi pada prosedur dan kebijakan pembelian suku cadang pada supplier

lokal, bagaimana pengelolaan persediaan suku cadang dibatasi dari prosedur

dan kebijakan penerimaan, pencatatan persediaan dengan cara stock opname

dan pengeluaran persediaan suku cadang, dan apakah telah tercapai efisiensi

dan efektifitas dalam fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku

cadang.

IV.1 Survei Pendahuluan

Pelaksanaan audit operasional di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

dimulai dari tahap survei pendahuluan. Survei pendahuluan dilaksanakan untuk

memperoleh informasi dan data mengenai perusahaan yang menjadi objek

penelitian dalam waktu relatif singkat mengenai latar belakang, aspek kegiatan

organisasi, program atau prosedur yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar

dapat diperoleh gambaran yang memadai mengenai obyek penelitian dalam hal

ini adalah fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang pada PT

KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

62

Tujuan dari kegiatan survei pendahuluan yang dilakukan oleh penulis

dimaksudkan untuk :

a. Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan yang akan diperiksa, cara kerja

dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pemeriksaan operasional.

b. Meminta informasi mengenai prosedur dan kebijakan perusahaan atas

pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang

c. Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam

kuesioner.

d. Mengenal lebih jauh tentang kegiatan perusahaan.

Dengan adanya indikasi mengenai permasalahan yang dihadapi perusahaan

dalam pelaksanaan fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang,

maka perlu dilakukan survei pendahuluan untuk memperoleh informasi

mengenai apa yang terjadi dalam fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan

PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. Adapun prosedur survei pendahuluan

yang dilakukan sebagai berikut:

1. Melakukan pembicaraan terlebih dahulu dengan administration head sebagai

wakil dari perusahaan dan beberapa karyawan dari berbagai tingkat

organisasi yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta pada

pertemuan ini dijelaskan pula mengenai tujuan dan sasaran pemeriksaan ini.

2. Mengumpulkan data dan informasi keuangan mengenai:

Sejarah perusahaan

Produk yang diperdagangkan

63

Struktur organisasi dan uraian tugas.

Kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan fungsi pembelian

dan pengelolaan persediaan suku cadang.

3. Melakukan wawancara dengan bagian pembelian, bagian gudang serta bagian

penjualan untuk mengetahui kebijakan maupun prosedur yang diterapkan dan

penulis juga mewawancarai bagian personalia untuk memperoleh gambaran

umum dan latar belakang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

4. Mengunjungi gudang parts center dan gudang PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter serta kantor perusahaan yang bersangkutan dan mengamati

secara langsung cara kerja karyawan yang terkait.

5. Mengamati tata cara penyimpanan dan tata letak persediaan di gudang PT

KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

6. Mempelajari prosedur pemesanan pembelian suku cadang, penerimaan,

penyimpanan dan pengeluaran persediaan suku cadang.

7. Memberikan kuesioner yang berkaitan dengan pemesanan, penerimaan,

penyimpanan, tata letak, pendistribusian dan pengawasan fisik persediaan

suku cadang kepada staff pembelian dan bagian spareparts.

8. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner dan pengamatan yang dilakukan.

9. Membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting yang diperoleh.

IV.2 Evaluasi Atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pengelolaan

Persediaan suku cadang

Dalam melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas fungsi

pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia

64

Cabang Sunter, maka penulis melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil

wawancara, pengamatan dan kuesioner

Berdasarkan dari hasil kuesioner dapat disimpulkan, bahwa PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter pada dasarnya sudah memiliki sistem dan prosedur

yang cukup memadai. Hal ini dilihat dari jawaban yang diperoleh, mengindikasi

adanya kebaikan-kebaikan maupun kelemahan-kelemahan dalam fungsi

pembelian dan pengelolaan suku cadang. Begitu pun halnya, dari hasil

wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan mengindikasi bahwa,

sebenarnya perusahaan memiliki sistem pengendalian yang cukup baik.

Dengan memiliki suatu sistem pengendalian yang baik, bukan berarti tidak

terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian fungsi pembelian dan

pengelolaan persediaan suku cadang yang selama ini diterapkan perusahaan.

Kelemahan-kelemahan yang ditemukan ini mustinya akan diberikan saran-saran

perbaikan. Adapun kebaikan yang ditemukan dalam fungsi pembelian dan

pengelolaan persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

seperti berikut:

1. Prosedur pembelian barang selalu dilengkapi dengan formulir yang

mendukung dan dan formulir tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang yang selanjutnya diarsip oleh bagian pembelian.

2. Surat Order Pembelian dibuat oleh bagian pembelian sebagai bukti yang

mendukung transaksi pembelian dan SOP harus diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang. Dalam hal ini, perusahaan telah memiliki prosedur pembelian

yang memadai.

65

3. Bagian spareparts membuat Surat Penerimaan Gudang pada waktu suku

cadang yang diterima sesuai dengan pesanan . Dokumen ini digunakan untuk

menunjukkan bahwa suku cadang yang telah diterima dari supplier telah

memenuhi jenis, kuantintas dan kualitas suku cadang yang dipesan.

4. Suku cadang diterima dan disimpan oleh bagian gudang, apabila telah

dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara pesanan dengan barang yang

diterima. Pada saat suku cadang diterima, bagian gudang akan memeriksa

kesesuaian antara suku cadang tersebut dengan Surat Oder Pembelian dan

Surat Jalan. Jika tidak sesuai, maka bagian gudang akan menolak dan

mengembalikan barang tersebut beserta surat jalan.

5. Terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk pengeluaran kas dalam

hal pembelian suku cadang serta pengeluaran lainnya. Hal ini menunjukkan

adanya pengendalian yang baik terhadap transaksi yang terjadi di dalam

perusahaan.

6. Bagian gudang memiliki catatan persediaan memadai yang berfungsi sebagai

dasar pembelian suku cadang.

7. Kartu persediaan dibuat berdasarkan jenis, kuantintas dan kualitas

persediaan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya pengendalian yang baik atas

setiap jenis persediaan, sehingga pihak manajemen bisa mengetahui jumlah

persediaan dari setiap jenis.

8. Persediaan suku cadang dikelompokkan dan diatur secara rapi. Hal ini,

menunjukkan adanya pengendalian yang baik untuk menghindari terjadinya

kesalahan meletakkan dan kemudahan dalam mencari barang yang

diperlukan

66

9. Terdapat pemisahan antara barang yang rusak dan barang yang baik. Hal ini

dapat mencengah kesalahan dalam penjualan suku cadang yang rusak ke

pelanggan dan tetap menjaga kepercayaan pelanggan kepada perusahaan.

10. Semua persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

telah diasuransikan dengan menggunakan asuransi Arta Graha.

11. Fasilitas gudang sudah memadai seperti penerangan yang cukup, tersedianya

alat pemadam kebakaran.

12. Metode pencatatan persediaan menggunakan metode prepetual. Dengan

diterapkannya metode tersebut, perusahaan dapat memantau dan mengetahui

jumlah persediaan setiap saat, hal ini dikarenakan mutasi persediaan dicatat

di kartu persediaan.

13. Stock opname dilakukan setahun sekali dan karyawan yang ditugaskan

melakukan stock opname bukan karyawan yang ditugaskan mengurus dan

menyimpan bahan baku atau yang bertanggung jawab atas pencatatan

persediaan, sehingga idependensi tetap terjaga. Stock opname dilakukan oleh

bagian acconting.

Akan tetapi, juga memiliki kelemahan dalam pembelian dan pengelolaan

persediaan suku cadang. Berikut ini adalah kegiatan-kegiatan yang dapat

dijadikan indakator ketidakefisienan dan ketidakefektifan operasi perusahaan

meliputi :

1. Bagian pembelian tidak mempunyai daftar supplier atau arsip sebagai

rekanan.

2. Bagian pembelian tidak meminta penawaran harga dari pemasok yang

berbeda sebelum melakukan transaksi pembelian.

67

3. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke

gudang sparepart.

4. Lokasi gudang yang kurang tepat dan rawan akan pencurian.

5. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan

kurang laku di pasaran.

Inventory turnover merupakan rasio yang mengukur frekuensi pergantian

persediaan dalam satu tahun, serta menunjukkan tingkat aktivitas penjualan.

Secara umum, semakin besar tingkat perputaran persediaan dalam perusahaan

akan mengurangi resiko terhadap kerugian yang disebabkan oleh biaya

penyimpanan persediaan, perubahan selera konsumen. Berdasarkan data laporan

keuangan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter tahun 2004-2005 serta 2005-

2006 maka dapat diketahui, rasio perputaran persediaan ( inventory turnover) :

Tahun 2006 = Harga Pokok Penjualan Rata-rata Persedian

= Rp 284.802.283.696

Rp 153.435.372.669 : 2

= Rp 284.802.283.696

Rp 76.717.686.334,5

= 3,71 x

Tahun 2005 = Harga Pokok Penjualan Rata-rata Persedian

= Rp 586.990.061.463

Rp 160.851.778.549 : 2

= Rp 586.990.061.463

Rp 80.425.889.274,5

= 7,29 x

Rasio perputaran persediaan (inventory turnover) pada tahun 2005 adalah 7,29x.

Hal ini menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menjual persediaan suku

68

cadang sebanyak 7,29x. Tahun 2006 rasio perputaran persediaan menurun

menjadi 3,71x. Hal ini berarti bahwa, perputaran inventory PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter pada tahun 2006 tidak efektif dibandingkan dengan

tahun 2005 karena inventory turnover mengalami penurunan sebesar 49,11%

Average days inventory adalah salah satu rasio aktivitas yang mengukur

jangka waktu persediaan yang berada di gudang sebelum dijual. Berdasarkan

data laporan keuangan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter tahun 2004 -

2005 dan 2005-2006 maka dapat diketahui, rata-rata lamanya persediaan

(averange days inventory) :

Tahun 2006 = Rata-rata persediaan x 360 Harga Pokok Penjualan

= Rp 76.717.686.334,5 x 360

Rp 284.802.283.696

= 96 hari.

Tahun 2005 = Rata-rata persediaan x 360 Harga Pokok Penjualan

= Rp 80.425.889.274,5 x 360

Rp 586.990.061.463

= 49 hari.

Average Days Inventory pada tahun 2005 adalah 49 hari yang berarti persediaan

berada di gudang selama 49 hari sebelum adanya penjualan, sedangkan Average

Days Inventory meningkat pada tahun 2006 menjadi 96 hari. Hal ini berarti

bahwa, Average Days Inventory PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter pada

tahun 2006 tidak efektif dibandingkan dengan tahun 2005 karena suku cadang

lama tersimpan di gudang selama 96 hari sebelum djual dan dan dapat

menimbulkan biaya penyimpanan atas persediaan suku cadang.

69

IV.3 Prosedur Audit Atas Fungsi Pembelian.

Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit harus direncanakan dan dilaksanakan

dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam

pemeriksaannya.

Tujuan pelaksanaan audit operasional atas pembelian di PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter antara lain mengetahui ketaatan pelaksanaan dari

kegiatan pembelian suku cadang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur

yang berlaku dalam perusahaan, memahami dan mengevaluasi pengendalian atas

pembelian suku cadang dan memungkinkan mendeteksinya kelemahan yang

terjadi, mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta

memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan

yang perlu dilakukan

Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disusun prosedur

audit atas fungsi pembelian yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit

terinci sebagai berikut :

1. Pemeriksaan atas prosedur pembelian suku cadang

Tujuan pemeriksaan:

Untuk memastikan bahwa prosedur pembelian suku cadang dilakukan dengan

benar sehingga proses pembelian dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Prosedur audit:

1.1 Dapatkan prosedur pembelian suku cadang secara tertulis.

1.2 Periksa dan pastikan bahwa bagian pembelian yang dapat melakukan

transaksi pembelian.

70

1.3 Periksa dan pastikan kegiatan pembelian dilakukan berdasarkan permintaan

dari bagian yang membutuhkan.

1.4 Pastikan bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga

kepada supplier.

1.5 Pastikan bagian pembelian melakukan perbandingan penawaran harga untuk

menentukkan penawar terbaik.

1.6 Bandingkan prosedur pembelian tersebut dengan pelaksanaannya.

1.7 Analisis kelemahan yang terjadi dalam prosedur pembelian suku cadang.

1.8 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil pemeriksaan diatas didadapatkan temuan yaitu bagian

pembelian tidak membuat surat permintaan penawaran harga kepada supplier

sehingga tidak dapat melakukan perbandingan penawaran harga. Hal ini

dilakukan karena perusahaan sudah percaya kepada satu supplier yaitu PT KIA

Motor Indonesia yang merupakan pemasok tetap perusahaan dan PT KIA Motor

Indonesia juga telah memberikan daftar harga suku cadang. Dalam hal ini, untuk

menciptakan pengendalian yang baik bagian pembelian harus membuat dan

mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke beberapa pemasok di luar

pemasok tetap perusahaan sehingga memberikan kesempatan ke pemasok lain

untuk memberikan daftar harga suku cadang dan bahan penolongdan dapat

melakukan perbandingan harga.

2. Pemeriksaan atas pelaksanaan pembelian

Tujuan pemeriksaan:

Untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi dari pelaksanaan pembelian yang

dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan

71

dengan menjamin tersedianya persediaan suku cadang dalam jumlah yang

optimal.

Prosedur audit:

1.1 Periksa dan pastikan bagian pembelian melaksanakan pembelian sesuai

dengan spesifikasi permintaan dari bagian gudang dengan mencocokkkan

surat permintaan barang dengan Purchase order.

1.2 Pastikan terdapat otorisasi atas permintaan pembelian oleh pejabat

berwenang untuk mengecek keabsahannya.

2.3 Pastikan bahwa bagian pembelian menentukkan jumlah pesanan ekonomis

setiap kali melakukan pembelian.

2.4 Pastikan di bagian pembelian pernah melakukan seleksi terhadap supplier

mengenai harga, kualitas dan jangka waktu pengiriman.

2.5 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil pemeriksaan ditemukan bagian pembelian di PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter tidak pernah melakukan seleksi pemasok baik untuk

suku cadang utama dan bahan penolong sehingga tidak mempunyai daftar

supplier. Daftar supplier hanya dimiliki oleh PT KIA Motor Indonesia. Dalam

menciptakan pengendalian dalam kegiatan pembelian sangatlah baik, apabila PT

KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter melakukan seleksi pemasok dan

mempunyai daftar supplier sebagai rekanan sehingga dapat membantu dalam

menganilisa harga, mengetahui kemampuan supplier dalam memenuhi

pemesanan.

72

IV.4 Prosedur Audit Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan

Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan oleh

auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti.

Tujuan pelaksanaan audit operasional atas persediaan di PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter antara lain mengetahui ketaatan pelaksanaan dari

kegiatan pengelolaan suku cadang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur

yang berlaku dalam perusahaan, memahami dan mengevaluasi pengendalian atas

pengelolaan suku cadang dan memungkinkan mendeteksinya kelemahan yang

terjadi, mengetahui apakah pengelolaan persediaan telah dilakukan secara efisien

dan efektif, mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta

memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan

yang perlu dilakukan.

Dalam mendapatkan bahan bukti yang kompeten, serta untuk mengetahui

sejauh mana efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan pengelolaan

persediaan suku cadang yang diterapkan PT KIA Mobil Indonesia Cabang

Sunter, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut:

1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang

Tujuan pemeriksaan :

Untuk mengetahui apakah kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang yang

telah ditetapkan oleh top management telah cukup memadai, sehingga

memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan suku cadang yang efektif,

efisien dan ekonomis.

Prosedur audit :

73

1.1 Melakukan wawancara dengan administration head untuk mengetahui di

perusahaan telah memiliki kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang

baik secara lisan maupun tertulis.

1.2 Mempelajari dan mengevaluasi kebijakan pengelolaan persediaan suku

cadang baik lisan maupun tulisan serta mendeteksi kemungkinan adanya

kelemahan dalam kebijakan tersebut yang menyebabkan pelaksanaan

pengelolaan persediaan suku cadang menjadi inefektif dan inefesien.

1.3 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengamatan di lapangan didapatkan temuan

seperti tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke

gudang sparepart sehingga mekanik dapat keluar masuk gudang, pemrosesan

yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di

pasaran. Dalam menciptakan pengendalian yang baik, harus terdapat pengawasn

yang ketat dari petugas keamanan di sekitar gudang dan hanya pihak tertentu

yang sudah menciptakan izin dari parts coordinator, suku cadang yang rusak dan

kurang laku di pasaran harus segera ditindaklanjuti oleh bagian gudang.

2. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan

Tujuan pemeriksaan :

Untuk memastikan bahwa barang yang diterima perusahaan sesuai dengan yang

dipesan.

Prosedur audit :

2.1 Melakukan wawancara dengan partsman mengenai proses penerimaan

persediaan suku cadang.

74

2.2 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penerimaan persediaan suku

cadang serta mendeteksi kelemahan yang terdapat pada mekanisme itu.

2.3 Melakukan observasi atas pelaksanaan penerimaan persediaan suku cadang

untuk mengetahui cara bagian gudang menerima barang dari jasa

pengiriman dan melakukan penghitungan atas suku cdang yang diterima.

2.4 Dapatkan Purchase order yang berfungsi sebagai pesanan pembelian, dan

Surat Penerimaan Gudang serta Surat Jalan yang berfungsi sebagai surat

bukti penerimaan barang secara sampling.

2.5 Lakukan crosscheck antara Purchase Order dengan Surat Jalan untuk

mengetahui kemungkinaan terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan

kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima.

2.6 Periksa dan pastikan dalam Surat Penerimaan Gudang yang dipilih secara

sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat gudang.

2.7 Bandingkan jenis dan kuantintas suku cadang dengan Surat Jalan.

2.8 Bandingkan Surat Jalan dengan Surat Penerimaan Gudang untuk

memastikan bahwa bagian gudang telah melakukan pencatatan yang sesuai

atas persediaan yang diterima dari supplier.

2.9 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil pemeriksaan diatas tidak ditemukan temuan.

3. Pemeriksaan atas penyimpanan suku cadang yang ada di gudang.

Tujuan pemeriksaan :

Untuk mengetahui secara pasti bahwa persediaan suku cadang telah disimpan

dan diatur penempatannya di gudang. Hal ini bertujuan untuk mempermudah

proses penempatan dan keluar masuknya suku cadang di gudang.

75

Prosedur audit :

3.1 Melakukan peninjauan ke gudang sparepart untuk mengetahui proses

penyimpanan persediaan suku cadang dan fasilitas yang tersedia di gudang

serta penyusunan suku cadang yang masuk dan keluar gudang.

3.2 Mempelajari dan mengevaluasi proses penyimpanan persediaan suku

cadang serta mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam proses

tersebut.

3.3 Periksa dan pastikan di gudang telah melakukan pemisahan dalam hal

penyimpanan suku cadang reguler dengan suku cadang emergency order.

3.4 Memilih secara random persediaan suku cadang dan memeriksa persediaan

suku cadang tersebut tetap terjaga dengan baik atau tidak.

3.5 Periksa suku cadang perusahaan yang layak jual dipisahkan dengan suku

cadang yang sudah usang dan kurang laku di pasaran.

3.6 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengamatan di lapangan didapatkan temuan

yaitu terjadi pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang

rusak dan kurang laku di pasaran sehingga tidakdilanjuti secara cepat khusus

untuk regular stock dan akan dikirimkan kembali ke parts center paling lambat

tiga bulan sejak ada laporan kerusakan suku cadang. Dalam hal ini, bagian

gudang harus menindaklanjuti secara cepat terhadap penemuan suku cadang

yang rusak dan kurang laku di pasaran sehingga tidak merugikan perusahaan.

4. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan

Tujuan pemeriksaan :

76

Untuk mengetahui penghitungan fisik persediaan suku cadang benar-benar

dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Prosedur audit :

4.1 Melakukan wawancara dengan pihak yang melakukan stock opname

persediaan suku cadang guna mengetahui mekanisme yang diterapkan

oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan persediaan.

4.2 Melakukan wawancara dengan parts coordinator untuk mengetahui

pelaksanaan stock opname dapat dilakukan dalam satu hari.

4.3 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penghitungan fisik persediaan

suku cadang, serta mencari kelemahan yang mungkin terdapat dalam

mekanisme tersebut.

4.4 Melakukan reconciliation antara hasil penghitungan fisik persediaan suku

cadang dengan jumlah yang tertera dalam kartu stock dan kartu gudang.

4.5 Melakukan pemeriksaan terhadap selisih kuantintas persediaan suku

cadang yang signifikan.

4.6 Buat simpulan audit.

Berdasarkan hasil data yang penulis dapatkan dari data stock opname :

No Nama Sparepart Hasil stock

opname

record 1

Hasil stock

opname

record 2

Harga per

unit

Selisih

kuantintas

1. Motor – Radiator Cooling Fan 2 unit 18 unit Rp 200.000,- 16 unit

2. Bearing Outer 1 unit 13 unit Rp 85.000,- 12 unit

3. Cartridge Fuel 2 unit 12 unit Rp 500.000,- 10 unit

77

Hasil stock opname record 1 diperoleh dalam waktu sehari dan beberapa hari

kemudian dilakukan perhitungan kembali atas jumlah persediaan suku cadang

tersebut dan dicatat dalam hasil stock opname record 2. Akhirnya, ditemukan

selisih yang cukup jauh dan harga suku suku cadang tersebut cukup mahal.

5. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan suku cadang.

Tujuan pemeriksaan :

Untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan

perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan persediaan suku cadang yang

efisien dan efektif serta mengetahui bagian pencatatan persediaan telah mencatat

sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum.

Prosedur audit :

5.1 Melakukan wawancara dengan bagian accounting untuk mengetahui

metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh

perusahaan.

5.2 Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut.

5.3 Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan yang tercatat di buku

besar dengan jumlah fisik persediaan yang rusak atau usang maupun

jumlah yang tertera dalam kartu gudang dan kartu persediaan.

5.4 Buat simpulan audit.

Berdasarkan dari hasil pemeriksaan diatas tidak didaptakan temuan.

6. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan suku cadang.

Tujuan pemeriksaan :

78

Untuk memastikan bahwa persediaan suku cadang yang dikeluarkan oleh

bagaian gudang sesuai dengan permintaan dari mekanik.

Prosedur audit :

6.1 Melakukan wawancara dengan pihak bagian gudang yang terlibat dalam

proses pengeluaran persediaan suku cadang untuk mengetahui mekanisme

pengeluaran persediaan suku cadang yang diterapkan perusahaan.

6.2 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme pengeluaran persediaan suku

cadang yang diterapkan perusahaan serta mendeteksi kemungkinan

kelemahan yang terdapat di dalamnya.

6.3 Melakukan observasi atas pelaksanaan pengeluaran persediaan suku

cadang dari gudang oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa

mereka telah mantaati kebijakan dan prosedur yang berlaku.

5.3 Periksa surat perintah kerja yang dibuat oleh bagian customer advisor

untuk mengambil suku cadang di gudang benar-benar dibuat berdasarkan

kebutuhan mekanik yang diperlukan.

6.4 Pastikan suku cadang yang diperlukan oleh bagian mekanik benar-benar

tersedia di gudang.

6.5 Pastikan setiap pengeluaran suku cadang selalu didasarkan atas bukti

pengeluaran barang yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

6.6 Dapatkan kartu stock suku cadang.

6.7 Bandingkan jumlah persediaan suku cadang yang tercantum dalam bukti

pengeluaran suku cadang dengan jumlah persediaan yang terdapat dalam

bukti permintaan suku cadang .

6.8 Buat simpulan audit.

79

Berdasarkan dari hasil pemeriksaan diatas tidak didaptakan temuan.

IV.5 Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan.

Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil

wawancara, pengamatan, dan kuesioner di PT KIA Mobil Indonesia Cabang

Sunter yang telah disajikan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberpa

permasalahan dalam proses pengendalian pembelian dan pengelolaan persediaan

suku cadang, yaitu:

1. Bagian Pembelian tidak mempunyai daftar supplier untuk bahan penolong.

Berdasarkan tanggung jawab yang dibebankan, pemilihan pemasok yang

tepat merupakan salah satu tanggung jawab bagian pembelian perusahaan.

Dalam melakukan pembelian persediaan suku cadang, PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter melakukan transaksi pembelian suku cadang dengan satu supplier

yang sudah ditentukan oleh perusahaan yaitu PT KIA Motor Indonesia untuk

suku cadang utama, sedangkan suku cadang bahan penolong tidak melakukan

pembelian dengan PT KIA Motors Indonesia tetapi dengan supplier lain.

Dalam menciptakan pengendalian dalam kegiatan pembelian sangatlah baik,

apabila perusahaan memiliki daftar supplier sebagai rekanan. Adanya daftar

supplier dapat membantu perusahaan untuk melakukan pemilihan pemasok.

Daftar supplier dibuat tidak hanya untuk menganalisa harga belaka akan tetapi,

harus juga diperhatikan masalah kemampuan atau karakter dari supplier yang

akan dipilih seperti kemampuan supplier untuk memenuhi permintaan kebutuhan

perusahaan, kualitas suku cadang yang baik.

80

Pembelian suku cadang baik yang utama maupun bahan penolong yang

selama ini dilakukan dengan supplier utama, telah memberikan hasil yang

optimal baik dari kualitas barangnya, waktu pengirimnya selama 3 sampai 11

hari dan harga serta diskon pembelian sebesar 25 % untuk regular stock dan 15%

untuk emergency stock . Salah satu contohnya PT KIA Motors Indonesia menjual

suku cadang motor radiator colling fan ke PT Mobil Indonesia Cabang Sunter

seharga Rp 170.000,- dan PT KIA Mobil Indonesia Cabang sunter menjual suku

cadang tersebut ke customer seharga Rp 200.000,-

Perusahaan menjadi bergantung kepada satu supplier, sehingga tidak

mengetahui perkembangan harga yang berlaku di pasaran serta perusahaan juga

tidak mengetahui apakah transaksi pembelian suku cadang yang selama ini

terjalin dengan PT KIA Motors Indonesia itu sudah benar-benar menguntungkan

atau belum. Hal ini disebabkan perusahaan tidak pernah melakukan

perbandingan dengan supplier lain baik dilihat dari segi harganya, kualitasnya

dan jangka waktu dan diskon pembelian. Tidak tertutup kemungkinan bahwa

terdapat supplier lain yang ternyata lebih menguntungkan dibandingkan dengan

PT KIA Motors Indonesia.

Dalam menciptakan pengendalian yang baik dalam kegiatan pembelian,

perusahaan sebaiknya tidak bergantung hanya pada satu supplier. Untuk itu,

perusahaan sebaiknya membuat dan memiliki daftar supplier sebagai rekanan

untuk pembelian suku cadang bahan penolong yang berisi prestasi supplier

sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan pemilihan pemasok

serta dapat memenuhi permintaan perusahaan. Dalam hal ini, harus ada

kerjasama antara branch manager, pembelian dan sales executive untuk

81

mendapatkan nama pemasok di luar pemasok tetap dan mengumpulkan katalog

harga spareparts yang diberikan oleh sales dari pemasok lain. Selain itu, jangan

terlalu bergantung pada satu supplier karena supplier utama seperti PT KIA

Motors Indonesia juga pernah mengalami keterlambatan dalam memenuhi

permintaan disebabkan keterlambatan datang dari pemasok lain dan gangguan

cuaca. Mengingat pemasok yang tepat bukanlah pemasok yang dapat

memberikan suatu harga pembelian yang terendah, waktu pengiriman yang

tercepat, biaya angkutan yang murah dan kualitas yang terbaik saja, serta

customer care melainkan harus suatu kombinasi yang optimal secara

keseluruhan.

2. Bagian Pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga.

Pada waktu melakukan pembelian suku cadang utama maupun penolong,

bagian pembelian tidak membuat surat permintaan penawaran harga ke berbagai

pemasok. Hal ini dilakukan, karena perusahaan sudah percaya kepada satu

supplier yang merupakan pemasok tetap perusahaan dan PT KIA Motors

Indonesia juga telah memberikan daftar harga atau katalog suku cadang.

Pemesanan suku cadang dilakukan melalui email dan faksimili.

Bagian pembelian harus membuat dan mengirimkan surat permintaan

penawaran harga ke beberapa pemasok di luar pemasok tetap perusahaan

sehingga memberikan kesempatan ke pemasok lain untuk memberikan daftar

harga suku cadang dan bahan penolong sehingga dapat melakukan perbandingan

harga.

Hal ini terjadi karena bagian pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang

Sunter sudah menjalin kepercayaan kepada PT KIA Motors Indonesia sebagai

82

supplier utama perusahaan dan harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA

Motors Indonesia lebih menguntungkan dibandingkan dengan supplier lain

sehingga tidak perlu melakukan permintaan penawaran harga ke beberapa

supplier. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan kepala parts center PT

KIA Motors Indonesia dan administration head PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter bahwa harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA Motors

Indonesia lebih menguntungkan dari supplier lain seperti PT KIA Motors

Indonesia menjual suku cadang bearing outer ke PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter seharga Rp 85.000,00 sedangkan dari supplier lain yaitu PT

Indoprima Gemilang menjual dengan harga Rp 100.000,00

Perusahaan tidak memiliki informasi mengenai perbandingan harga suku

cadang dari beberapa pemasok, sehingga kemungkinan perusahaan tidak dapat

memperoleh harga suku cadang yang ekonomis dan kehilangan kesempatan

untuk mendapatkan penawaran dari pemasok lain yang mungkin memberikan

penawaran yang lebih kompetitif. Walaupun harga yang suku cadang yang

diberikan oleh PT KIA Motors Indonesia lebih murah dibandingkan dengan

beberapa supplier, namun tidak tertutup kemungkinan harga dari supplier lain

bisa lebih murah dari supplier tetap perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara

dan crosscheck yang dilakukan penulis dengan kepala parts center dan beberapa

pemasok, bahwa terdapat harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA Motors

Indonesia lebih mahal dibandingkan dengan supplier lain seperti harga cartridge

fuel dijual seharga Rp 500.000,00 oleh PT KIA Motors Indonesia ke PT KIA

Mobil Indonesia Cabang Sunter, sedangkan dari supplier lain yaitu PT Kayaba

Indonesia menjual dengan harga Rp 400.000,00

83

Dalam menciptakan pengendalian yang baik, sebaiknya perusahaan dalam

hal ini bagian pembelian harus melakukan analisis harga terhadap beberapa

supplier, dengan cara membuat dan mengirimkan surat permintaan penawaran

harga ke beberapa pemasok lain di luar pemasok tetap perusahaan. Selain itu,

perusahaan sebaiknya juga memberikan kesempatan kepada pemasok lain untuk

memberikan daftar harga sehingga perusahaan memiliki pilihan pemasok yang

lebih banyak yang mungkin memberikan penawaran yang lebih baik serta

sebaiknya perusahaan tidak hanya mendasarkan analisis pemilihan pemasok

hanya berdasarkan harga dan potongan harga yang ditawarkan oleh supplier

berdasarkan surat permintaan penawaran harga yang diterima namun juga, harus

mempertimbangkan kemampuan supplier seperti kualitas suku cadang yang

dikirim oleh pemasok, ketepatan waktu pengiriman. Selain itu, dengan surat

permintaan penawaran harga ini akan membantu perusahaan untuk mengetahui

perkembangan harga yang terjadi di pasaran. Dengan adanya pengendalian

tersebut maka setiap proses pembelian yang dilakukan perusahaan akan berjalan

secara efektif dan efisien.

3. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke

gudang sparepart.

Berdasarkan hasil pengamatan oleh penulis di gudang PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter, terlihat bahwa tidak adanya pengawasan yang ketat

dari petugas gudang terhadap siapa saja yang dapat keluar masuk ke gudang

tanpa harus minta otorisasi dari parts coordinator terlebih dahulu. Hal ini

terbukti pada waktu penulis melakukan survei lapangan ke gudang PT KIA

Mobil Indonesia Cabang Sunter terlihat bahwa petugas mekanik dapat langsung

84

masuk ke gudang sparepart tanpa harus minta izin terlebih dahulu ke parts

coordinator, akan tetapi yang mengambil suku cadangnya petugas gudang.

Dalam menciptakan pengendalian intern yang baik, harus adanya

pengawasan ketat dari petugas keamanan di sekitar gudang dan hanya pihak-

pihak tertentu yang sudah mendapatkan izin dari parts coordinator yang

diperbolehkan masuk ke gudang dan pihak manajemen sangat membatasi pihak-

pihak yang berhak masuk keluar gudang.

Parts coordinator dan partsman kurang tegas terhadap siapa saja yang dapat

keluar masuk ke gudang spareparts dan hal ini tidak mentaati kebijakan yang

telah diterapkan oleh perusahaan, mengenai pihak yang diperbolehkan keluar

masuk gudang serta kurangnya pengawasan dari pihak manajemen seperti

branch manager untuk melakukan inspeksi mendadak ke gudang spareparts.

Dengan adanya kebijakan perusahaan yang tidak berjalan sebagaimana

mestinya, maka pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat keluar masuk

secara bebas ke dalam gudang. Hal ini membuat fungsi gudang menjadi tidak

efektif karena tidak dapat memberikan perlindungan terhadap suku cadang dan

dapat menimbulkan tindakan pencurian suku cadang.

Pihak manajemen dalam hal ini branch manager, harus memberikan surat

teguran terlebih dahulu kepada parts coordinator jika melanggar kebijakan

perusahaan dan jika surat teguran masih dilanggar maka akan diberikan sangsi.

Selain itu, pihak manajemen juga harus membuat id card yang berisikan barcode

khusus bagi karyawan yang berhak masuk ke dalam gudang dan kartu tersebut

harus discan terlebih dahulu oleh parts cordinator jika ingin masuk ke gudang.

85

Hal ini dilakukan karena peranan suku cadang sangat besar dalam kelangsungan

operasional perusahaan yang dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.

4. Lokasi gudang yang kurang tepat dan rawan akan pencurian.

Lokasi gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter berada di dekat pintu

gerbang masuk sehingga sering dilewati oleh banyak customer maupun

karyawan lain dan tidak ada pos penjagaan di depan pintu gudangnya.

Lokasi gudang yang idealnya harus berada dekat dengan bagian bengkel

(perawatan dan perbaikan mobil) dan jangan terlalu depan dekat pintu gerbang

masuk serta jangan terlalu banyak dilalui oleh banyak orang.

Hal ini terjadi karena kurangnya perencanaan dari pihak manajemen dalam

penentuan lokasi gudang dan terbatasnya area untuk gudang karena sebagian

besar area digunakan untuk service dan perbaikan mobil.

Lokasi gudang yang terlalu dekat dengan pintu gerbang utama PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter, maka rawan akan tingkat pencurian.

Pihak manajemen PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebaiknya

melengkapi pintu masuk gudang dengan menggunakan sistem kode akses

tertentu dan juga menggunakan kamera CCTV (kamera pengamatan) di dalam

gudang sehingga dapat mengetahui aktivitas yang terjadi di dalam gudang.

5. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak

dan kurang laku di pasaran.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis ke pihak patsman,

bahwa jika ditemukan barang-barang rusak maupun kurang laku di pasaran tidak

langsung diproses dan tidak ditindaklanjuti secara cepat khusus untuk reguler

stock. Dalam hal ini, untuk suku cadang yang rusak akan ditindaklanjuti oleh

86

bagian gudang jika bagian mekanik melaporkan ada kerusakan suku cadang dan

jika ada pengaduan dari customer akan kerusakan pada fasilitas mobil. Biasanya,

bagian gudang akan melakukan retur ke bagian parts center untuk mengganti

suku cadang yang rusak paling lama tiga bulan sejak ada pengaduan dari

mekanik sedangkan untuk suku cadang yang kurang laku di pasaran akan

disimpan saja di dalam gudang dan bisa menjadi suku cadang yang sia-sia.

Barang yang rusak dan kurang laku di pasaran harus segera ditemukan dan

ditindaklanjuti oleh oleh bagian gudang. Stock opname yang dilakukan oleh

pihak accounting dapat membantu parts coordinator dalam mengontrol barang-

barang yang rusak maupun kurang laku di pasaran. Namun penemuan tersebut

tidak akan berpengaruh banyak bagi perusahaan tepatnya bagian gudang, jika

tidak ada tindak lanjut untuk memperbaiki hal tersebut.

Bagian gudang tidak melakukan tindak lanjut terhadap penumpukan barang-

barang rusak maupun kurang laku di pasaran di gudang barang karena

berdasarkan hasil wawancara penulis dengan partsman bahwa barang yang rusak

akan dikembalikan tiga bulan sekali ini untuk reguler stock, sedangkan untuk

emergency stock akan dikembalikan ke parts center keesokkan harinya. Hal ini,

dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan bila terus menumpuk suku cadang

yang rusak maupun suku cadang yang kurang laku di pasaran.

Hal ini tentu akan menghambat perputaran penjualan suku cadang dan

barang yang menumpuk tersebut lama kelamaan menjadi usang serta tidak

memiliki nilai jual bagi perusahaan. Selain itu, penumpukan barang-barang yang

rusak dan kurang laku di gudang dapat mengambil banyak tempat di gudang dan

mungkin perusahaan akan kehilangan pelanggan karena produk yang dijual

87

banyak yang sudah rusak. Hal tersebut diketahui pada saat stock opname bulan

Desember 2005 telah ditemukan sejumlah suku cadang yang rusak dan kurang

laku di pasaran sebanyak 36 kardus suku cadang, dan ketika dilakukan kembali

stock opname pada bulan Desember 2006 barang yang rusak serta kurang laku di

pasaran tersebut tetap ditemukan kembali sebanyak 46 kardus, sehingga dapat

disimpulkan bahwa tidak ada tindak lanjut atas penemuan-penemuan yang telah

terjadi pada bulan Desember 2007. Berikut ini daftar nama suku cadang yang

kurang laku dan suku yang rusak berdasarkan sampel bulan Maret tahun 2008:

No Nama Sparepart Jumlah yang tersisa di gudang

1. Short Engine 2 unit

2. Etwis 2 unit

3. Bakel 6 unit

Hal pertama yang perlu ditindaklanjuti oleh manajemen perusahaan yaitu

dengan mengadakan pertemuan antara branch manager beserta parts

coordinator, administration head dan kepala bengkel serta sales executive untuk

merundingkan dan merencanakan langkah-langkah yang tepat, cermat dan efektif

guna memperoleh jalan keluar terbaik. Cara yang sebaiknya dilakukan untuk

mengatasi barang yang rusak dan barang kurang laku di pasaran adalah

melakukan peramalan atau suvei dari suku cadang yang dibeli dominan dibeli

oleh pelanggan, menjual suku cadang yang kurang laku dan sisa di gudang

dengan harga yang murah, Bagian gudang mengembalikan stock death ke parts

center untuk segera dilakukan proses penghancuran (proses disposal). Selain itu,

88

bagian PDI juga ikut terlibat dalam proses penerimaan suku cadang yang baru

dibeli sehingga dapat membantu bagian gudang dalam proses penerimaan dan

pengecekan suku cadang yang baru diterima dari supplier. Perusahaan juga

harus memperbaiki kebijakan perusahaan mengenai jangka waktu retur barang

yang dari tiga bulan menjadi satu bulan

89