bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · titipan pengiriman paket ukuran kecil hingga paket...

14

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Anugrah Logistik

PT Anugrah Logistik merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa

titipan pengiriman paket ukuran kecil hingga paket ukuran besar (cargo) yang

didirikan oleh bapak Kukuh Hamengku Wijaya. Perusahaan ini telah berdiri sejak

tahun 2006 dan memiliki kantor pusat di Jl. Raya puspitek perempatan viktor duta

kencana No. 10 Tangerang Selatan dan menjadi kantor sekaligus cabang pertama

yang didirikan.

Saat ini PT Anugrah Logistik sudah memiliki enam kantor cabang yang

tersebar diberbagai kota di Indonesia yaitu cabang Semarang, Bandung, Makasar,

Pontianak, Balikpapan dan Manado. Rencananya pada tahun depan PT Anugrah

Logistik akan membuka kantor cabang di dua daerah yaitu Medan, Surabaya dan

sedang berjalan pembangunannya. Pembukaan cabang di kota-kota lainnya

diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada konsumen yang menggunakan

jasa PT Anugrah Logistik.

Jasa distribusi barang PT Anugrah Logistik telah menjangkau seluruh

Indonesia dan akan memberikan kemudahan pendistribusian barang bagi

perusahaan yang akan mendistribusikan barangnya dengan tujuan kemana saja

secara tepat, aman dan yang terpenting adalah harga yang terjangkau. kami

bertekad untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan kami sebagai

prioritas utama.

MANAGER

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-

unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya

pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang

dikoordinasikan. Berikut ini struktur organisasi PT Anugrah Logistik Tangerang

Selatan:

Sumber : PT Anugrah Logistik Tangerang selatan

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan

SUPERVISOR

ADMIN

KEUANGAN

KOOR.

DRIVER

KOOR.

TRACKING

KOOR.

WAREHOUSE

DRIVER STAF

WAREHOUSE

Berikut uraian tata kerja bagian operasional distribusi barang pada PT

Anugrah Logistik Tangerang Selatan:

1. Manager

Memiliki tugas dan tanggung jawab:

a. Memimpin perusahaan.

b. Mengambil keputusan dalam perusahaan.

c. Melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan.

d. Memastikan operasional berjalan sesuai standard operasional prosedur.

2. Supervisor


a. Memberi arahan kepada seluruh koordinasi.

b. Melakukan pemeriksaan pada kinerja koordinasi.

c. Memberi informasi penting kepada manager.

d. Membuat surat penawaran kepada calon konsumen.

3. Administrasi Keuangan


a. Mengatur pettycash harian untuk biaya operasional driver.

b. Laporan harian pettycash .

c. Melakukan pemeriksaan terhadap bon atau nota operasional.

4. Koordinator Tracking


a. Melakukan input data omset harian dan bulanan.

b. Input status barang yang keluar.

c. E-mail status dan penerima barang ke konsumen.

5. Koordinator Warehouse


a. Mengatur keluar masuknya barang di gudang.

b. Menyesuaikan jadwal kapal dengan keluarnya barang (luar pulau).

c. Menyelesaikan masalah apabila ada barang rusak atau hilang.

6. Koordinator Driver


a. Mengatur jadwal rute driver.

b. Melakukan pemeriksaan surat – surat armada seperti KIR dan STNK.

c. Mengkoordinasikan kesiapan armada kepada driver.

7. Staf Warehouse


a. Menempatkan barang-barang sesuai dengan kota tujuan pada rak barang.

b. Melakukan packaging barang baik dengan karung maupun wrapping.

c. Membantu driver dalam pick up barang.

8. Staf Driver


a. Melakukan pengiriman barang sesuai jadwal.

b. Melakukan pemeriksaan armada sebelum proses pengiriman.

c. Menjaga kebersihan armada.

3.1.3. Kegiatan Usaha PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan

PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan merupakan perusahaan yang

bergerak dibidang jasa titipan pengiriman paket. Kegiatan usaha dari perusahaan

ini adalah menawarkan layanan pengiriman paket kecil dan besar (cargo) dengan

tujuan seluruh kota di Indonesia dengan menggunakan armada laut, darat dan

udara. Berikut adalah layanan jasa pengiriman yang dimiliki PT Anugrah Logistik

Tangerang Selatan :

1. Layanan utama via udara.

2. Layanan istimewa via udara.

3. Layanan deluxe via udara.

4. Layanan standar via darat dan laut.

5. Layanan moving / pindahan.

6. Layanan sewa kendaraan angkut barang.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Ketentuan Prosedur Administrasi Distribusi Barang Pada PT Anugrah

Logistik Tangerang Selatan

PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan memiliki 6 layanan pengiriman

barang berikut adalah uraiannya:

1. Layanan Utama Via Udara

Layanan ini adalah pengiriman tercepat yang didesain untuk konsumen yang

menginginkan layanan doot to door dengan waktu tiba barang sama dengan

hari pengiriman, menggunakan armada udara ke beberapa kota tertentu di

Indonesia.

2. Layanan Istimewa Via Udara

Layanan ini adalah pengiriman barang dimana kiriman tiba satu hari setelah

hari pengiriman menggunakan armada udara ke beberapa kota di Indonesia.

3. Layanan Deluxe Via Udara

Layanan ini adalah pengiriman paket via udara ke seluruh jaringan di 34

provinsi di Indonesia.

4. Layanan standar Via Darat dan Laut

Layanan ini adalah pengiriman pake via darat dan laut dengan harga terjangkau

ke seluruh wilayah Indonesia.

5. Layanan Moving / Pindahan

Layanan ini adalah pengiriman paket pindahan rumah dengan biaya sewa per

unit kendaraan.

6. Layanan Sewa Kendaraan Angkut Barang

Layanan ini adalah konsumen menyewa kendaraan dan driver untuk

mendistribusikan barangnya dengan kontrak yang telah disepakati.

Adapun ketentuan prosedur administrasi distribusi barang pada PT

Anugrah Logistik Tangerang Selatan yaitu:

1. Konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barangnya kepada

koordinator warehouse melalui telepon dengan menyebutkan nama petugas

yang menghubungi, perusahaan konsumen dan kendaraan yang ingin

digunakan.

2. Koordinator warehouse memasukan data permintaan pick up konsumen

kedalam buku pick up barang.

3. Koordinator warehouse memerintahkan langsung kepada staf warehouse untuk

melakukan penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan

kendaraan yang ingin digunakan.

4. Koordinator warehouse memberikan informasi langsung kepada koordinator

driver bahwa konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barang

menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.

5. Kemudian koordinator warehouse menerbitkan surat tugas, lalu meminta tanda

tangan supervisor dan memberikan kepada staf warehouse.

6. Koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk melakukan

penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan

yang ingin digunakan.

7. Lalu driver menulis surat pengajuan droping dan menandatangani, kemudian

mengajukan surat tersebut kepada administrasi keuangan.

8. Setelah admin keuangan menyetujui dan menandatangani surat pengajuan

droping maka uang droping diberikan kepada staf driver kemudian surat

pengajuan droping diarsipkan ke dalam file.

9. Setelah menerima uang droping driver dan staf warehouse menuju lokasi

konsumen.

10. Setelah sampai di lokasi, staf warehouse menunjukan surat tugas kepada

konsumen, lalu konsumen memberikan surat delivery order tiga rangkap

yaitu putih, biru dan pink kepada staf warehouse.

11. Kemudian staf warehouse melakukan pemeriksaan fisik barang dan jumlah

barang disesuaikan dengan surat delivery order, kemudian melakukan

pengukuran volume dan menimbang barang konsumen.

12. Setelah itu staf warehouse menerbitkan dokumen bukti tanda terima kiriman

barang tiga rangkap yaitu putih, biru dan kuning.

13. Kemudian staf warehouse menggabungkan surta delivery order dan bukti

tanda terima kiriman barang lalu meminta tanda tangan konsumen kemudian

kosumen mengembalikan kepada staf warehouse.

14. Kemudian staf warehouse dan driver membawa barang ke gudang warehouse

PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan.

15. Setelah barang sampai di gudang warehouse, staf warehouse menempatkan

barang di rak sesuai dengan nama tujuan masing-masing barang, kemudian

dilakukan wrapping untuk keamanan barang.

16. Kemudian staf warehouse memberikan surat delivery order dan bukti tanda

terima kiriman barang kepada koordinator tracking.

17. Driver menulis dan menandatangani dokumen bukti kas keluar lalu

melampirkan struk bukti pemakaian uang droping seperti struk pembelian

bahan bakar, parkir resmi, toll dan parkir liar atau pak ogah dan menyerahkan

kepada admin keuangan.

18. Setelah Admin keuangan menerima bukti kas keluar lalu menggabungkan

surat tersebut dengan surat pengajuan droping dan menyimpan ke dalam

binder.

19. Koordinator tracking melakukan input harga pada bukti tanda terima kiriman

barang dan menyimpan rangkap warna putih.

20. Koordinator warehouse menulis surat jalan tiga rangkap putih, biru dan

kuning lalu memberikan rangkap warna putih kepada koordinator tracking.

21. Koordinator warehouse meminta surat delivery order tiga rangkap dan bukti

tanda terima kiriman barang warna biru dan kuning.

22. Kemudian koordinator warehouse menginformasikan kepada koordinator

driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat

delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang rangkap

biru, kuning dan surat jalan rangkap biru, kuning.

23. Setelah itu koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk

melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga

rangkap, bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat

jalan rangkap biru dan kuning.

24. Kemudian driver melakukan distribusi barang sesuai tujuan penerima.

Di dalam melakukan pengiriman barang PT Anugrah Logistik selalu

mengutamakan kecepatan dan keamanan barang, jika terdapat kerusakan dan

kehilangan barang milik konsumen maka PT Anugrah Logistik menjamin barang

tersebut dengan cara mengganti 10 kali lipat harga barang milik konsumen

tersebut.

3.2.2. Prosedur Administrasi Distribusi Barang PT Anugrah Logistik

Tangerang Selatan

Dalam prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah Logistik

Tangerang Selatan, melibatkan bagian-bagian yang terkait sebagai berikut:

1. Koordinator Warehouse

Koordinator warehouse bertugas sebagai pemimpin staf warehouse, selain itu

bertugas menerima pesan distribusi barang dari konsumen lalu mengoordinasi

stafnya untuk melakukan penjemputan barang, wrapping barang, menerbitkan

surat jalan dan mendistribusikan dokumen perjalanan barang ke bagian terkait.

2. Staf Warehouse

Bagian ini bertugas menerima informasi pemesanan pengiriman barang,

melakukan proses wrapping terhadap barang konsumen dan memilah barang

konsumen sesuai dengan tujuan barang di dalam gudang warehouse sebelum

dikirim kepada konsumen kemudian melakukan koordinasi kepada koordinator

warehouse bahwa barang siap untuk dikirim.

3. Driver

Bagian ini bertugas melakukan penjemputan barang bersama bagian warehouse

dan pengiriman barang konsumen sesuai dengan tujuan.

4. Koordinator Driver

Koordinator driver bertugas sebagai pemimpin driver, selain itu bertugas

mengatur driver dan armada untuk melakukan penjemputan barang maupun

pendistribusian barang.

5. Bagian Administrasi Keuangan

Bagian ini bertugas memberikan dana operasional kepada bagian driver ketika

akan melakukan penjemputan dan distribusi barang, melaukan input laporan

pemakaian dana operasional.

6. Koordinator Tracking

Koordinator tracking bertugas melakukan input harga yang tertera pada tanda

bukti kiriman barang, membuat laporan nama penerima barang konsumen,

serta memberikan informasi status barang kepada konsumen lalu

mendistribusikan dokumen perjalanan barang kepada koordinator keuangan

untuk selanjutnya dilakukan penagihan kepada konsumen.

Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur administrasi

distribusi barang PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan adalah sebagai berikut:

1. Surat Delivery Order

Surat delivery order dikeluarkan oleh konsumen yang ingin mengirimkan

barangnya, berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada

pembawa surat tersebut, yang ditunjukan kepada bagian yang menerima barang

milik perusahaan yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang

menerbitkan surat delivery order, selanjutnya dokumen ini berfungsi sebagai

bukti pengeluaran barang atas perintah perusahaan yang menerbitkan surat

delivery order. Surat ini terdiri dari tiga rangkap yaitu putih, biru dan pink

memuat informasi nama pengirim, nama tujuan penerima dan list barang

beserta jumlah barang.

Berikut adalah contoh gambar surat delivery order:

Sumber: PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan

Gambar III.2

Surat Delivery Order

2. Surat Jalan

Surat jalan dikeluarkan oleh koordinator warehouse berfungsi sebagai surat

pengantar pada saat akan mengirim barang, surat ini terdiri dari tiga rangkap

putih, biru dan pink, memuat informasi nama tujuan, jumlah koli barang dan

keterangan nomor resi barang yang dikirim.

Berikut adalah contoh gambar surat jalan:


Gambar III.3

Surat Jalan

3. Bukti Tanda Terima Kiriman Barang

Dokumen ini dikeluarkan oleh staf warehouse pada saat melakukan

penjemputan barang di gudang konsumen, dokumen ini berfungsi sebagai bukti

bahwa barang sudah dikirim, sebagai alat komplain pihak konsumen apabila

barang kiriman tidak sampai, rusak, tertukar ataupun hilang dalam proses

pendistribusian dan sebagai alat bukti penagihan yang dilampirkan bersama

delivery order kepada pihak konsumen. Dokumen ini terdiri dari tiga rangkap

putih, biru dan pink serta memuat nomor tanda terima, nama perusahaan

konsumen, berat atau volume barang, jumlah harga tagihan, jumlah koli barang

dan jenis layanan pendistribusian yang digunakan.


Gambar III.4

Bukti Tanda Terima Kiriman Barang

4. Surat Pengajuan Droping

Dokumen ini digunakan ketika staf driver akan mengajukan dana perjalanan

driver. Dokumen ini diajukan kepada bagian administrasi keuangan, jika

dokumen ini disetujui maka admin keuangan akan memberikan dana

perjalanan bagi driver. Surat ini nantinya akan disatukan dengan dokumen

bukti kas keluar dan bon bukti pemakaian dana perjalanan. Surat ini memuat

tanggal, nama driver, tujuan pendistribusian dan jumlah dana yang diajukan.

Berikut adalah contoh gambar surat pengajuan droping:


Gambar III.5

Surat Pengajuan Droping

5. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini digunakan apabila driver ingin melaporkan struk pemakaian uang

perjalanan, struk bukti pemakaian uang dilampirkan dengan bukti kas keluar

lalu dilaporkan ke bagian administrasi keuangan. Surat ini memuat tanggal,

keterangan pemakaian uang, dan jumlah uang yang digunakan.

Berikut adalah contoh gambar surat bukti kas keluar:


Gambar III.6

Surat Bukti Kas Keluar

Berikut flowchart prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah

Logistik Tangerang Selatan:

Konsumen Koor.

Warehouse

Staf

Warehouse

Koor.

Driver

Driver Admin

Keuangan

Koor.

Tracking

Memesan

distribusi

barang

Mulai

Buku pick

up

Melakukan

perintah

kepada staf

warehouse

Menginfor

masikan

pesan

kepada

koor. driver

Menerima

pesan

distribusi

Menerima

perintah

penjemput

an barang

Menerima

informasi

penjempu

tan

barang

Melakuka

n perintah

kepada

driver

Meneri

ma

perintah

penjemp

utan

barang

Konsumen Koor.

Warehouse

Staf

Warehouse

Koor.

Driver

Driver Admin

Keuangan

Koor.

Tracking

Memberika

n surat

delivery

order

kepada staf

warehouse

Mela

kuka

n

pem

eriks

aan

fisik

bara

ng

dan

juml

ah

bara

ng

Surat

delivery

order

Menuju

lokasi

konsumen

bersama

driver

Menuju

lokasi

konsum

en

bersam

a staf

wareho

use

Meneri

ma

uang

droping

Mengaj

ukan

surat

kepada

admin

keuang

an

Menuli

s surat

pengaju

an

droping

Sur

at

pen

gaj

uan

dro

pin

g

Memberik

an uang

droping

Menerima

surat

pengajuan

droping

Konsumen Koor.

Warehouse

Staf

Warehouse

Koor.

Driver

Driver Admin

Keuangan

Koor.

tracking

Menandatan

gani surat

delivery

order dan

surat tanda

terima

kiriman

barang

Meletakan

barang di

rak sesuai

kota tujuan

dan

melakukan

wrapping

Menuju

gudang

warehouse

Surat

delivery

order

dan

tanda

terima

kiriman

barang

tanda

terima

kiriman

barang

Melakukan

penimbang

an dan

pengukura

n volume

barang

Bukti

kas

keluar

Menulis

dan

menanda

tangi

bukti kas

keluar

Mengan

gkut

barang

menuju

gudang

warehou

se

Menerima

bukti kas

keluar

Konsumen Koor.

Warehouse

Staf

Warehouse

Koor.

Driver

Driver Admin

Keuangan

Koor.

Tracking

Surat

jalan, surat

delivery

order dan

bukti tanda

terima

kiriman

barang

Menerbitkan

Surat jalan

Surat

delivery

order dan

tanda

terima

kiriman

barang

Meneri

ma surat

jalan,

surat

delivery

order

dan

bukti

tanda

terima

kiriman

barang

Ars

ip

Menerim

a surat

delivery

order dan

tanda

terima

kiriman

barang

Ar

sip

Surat

delivery

order

dan

bukti

tanda

terima

kiriman

barang

Input

harga

Konsumen Koor.

Warehouse

Staf

Warehouse

Koor.

Driver

Driver Admin

Keuangan

Koor.

Tracking


Gambar III.7

Flowchart Prosedur Administrasi Distribusi Barang

pada PT Anugrah LogistikTangerang Selatan

Surat

jalan,

surat

delive

ry

order

dan

bukti

tanda

terima

kirima

n

baran

g

selesai

Melak

ukan

distrib

usi

Berikut ini adalah keterangan-keterangan Flowchart perbagian PT Anugrah

Logistik Tangerang Selatan:

Tabel III.1.

Keterangan Flowchart Konsumen

Sumber : PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan

Tabel III.2.

Keterangan Flowchart Koordinator Warehouse

Nama Bagian Simbol Nama Simbol Keterangan

Koordinator

warehouse

Proses Menerima pesan distribusi

Card Mencatat pesan dibuku pick

up

Proses Menginformasikan pesan

kepada koordinator

warehouse

Proses Melakukan perintah kepada

staf warehouse

Proses Menerbitkan surat jalan

Multi

dokumen

Menyatukan surat jalan,

delivery order, dan surat resi



Konsumen Terminal Mulai

Proses Memesan distribusi barang

Proses Memberikan surat delivery

order kepada staf warehouse

Proses Menandatangani surat delivery

order resi

Tabel III.3.

Keterangan Flowchart Staf Warehouse


Staf warehouse Proses Menerima perintah

penjemputan barang

Proses Menuju lokasi konsumen

bersama driver

Multi

dokumen

Menerima surat delivery

order

Manual

operasional

Melakukan pemeriksaan fisik

barang dan jumlah barang

Proses Melakukan penimbangan dan

pengukuran volume barang

Multi

dokumen

Menerbitkan surat resibarang

Multi

dokumen

Menyatukan surat delivery

order dan surat resi

Proses Menuju gudang warehouse

Proses Meletakan barang di rak

sesuai kota tujuan dan

melakukan wraping

Proses Memberikan surat delivery

order dan surat resi kepada

koordinator tracking


Tabel III.4.

Keterangan Flowchart Koordinator Driver


Koordinator

driver

Proses Menerima informasi

penjemputan barang dari

koordinator warehouse

Proses Melakukan perintah kepada

driver

Proses Menerima surat delivery

order, surat jalan dan surat

resi dari koordinator

warehouse

Multi

dokumen

Memberikan surat delivery

order, surat jalan dan surat

resi kepada driver


Tabel III.5.

Keterangan Flowchart Driver


Driver Proses Menerima perintah

penjemputan barang dari

koordinator driver

Card Menulis surat pengajuan

droping

Proses Mengajukan surat droping

kepada admin keuangan

Proses Menerima uang droping

Proses Menuju lokasi konsumen

bersama staf warehouse

Proses Mengangkut barang menuju

gudang warehouse

Proses Menulis dan menandatangani

bukti kas keluar


Multi

dokumen

Menyatukan bukti kas keluar

dan struk pemakaian uang

droping

Proses Melakukan distribusi barang

ketempat tujuan

Terminal Selesai

Tabel III.6.

Keterangan Flowchart Administrasi Keuangan


Administrasi

keuangan

Dokumen Menerima surat pengajuan

droping dari driver

Proses Memberikan uang droping

Offline storage Menyimpan surat pengjuan

droping kedalam file

Proses Menrima bukti kas keluar

dari driver

Offline storage Menyimpan bukti kas keluar,

surat pengajuan roping dan

struk kedalam binder


Tabel III.7.

Keterangan Flowchart Koordinator Tracking


Koordinator

tracking

Proses

Proses

Multi

dokumen

Offline storage


Adapun penjelasan flowchart prosedur administrasi distribusi barang pada

PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan adalah sebagai berikut:

1. Konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barangnya kepada

koordinator warehouse melalui telepon dengan menyebutkan nama petugas

yang menghubungi, perusahaan konsumen dan kendaraan yang ingin

digunakan.

2. Koordinator warehouse memasukan data permintaan pick up konsumen

kedalam buku pick up barang.

3. Koordinator warehouse memerintahkan langsung kepada staf warehouse untuk



4. Koordinator warehouse memberikan informasi langsung kepada koordinator

driver bahwa konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barang

menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.

5. Kemudian Koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk



6. Lalu driver menulis surat pengajuan droping dan menandatangani, kemudian

mengajukan surat tersebut kepada administrasi keuangan.

7. Setelah admin keuangan menyetujui dan menandatangani surat pengajuan

droping maka uang droping diberikan kepada staf driver kemudian surat

pengajuan droping diarsipkan ke dalam file.

8. Setelah menerima uang droping driver dan staf warehouse menuju lokasi

konsumen.

9. Setelah sampai di lokasi, konsumen memberikan surat delivery order tiga

rangkap yaitu putih, biru dan pink yang sebelumnya sudah ditandatangani

konsumen kepada staf warehouse.

10. Kemudian staf warehouse melakukan pemeriksaan fisik barang dan jumlah

barang disesuaikan dengan surat delivery order, kemudian melakukan

pengukuran volume dan menimbang barang konsumen.

11. Setelah itu staf warehouse menerbitkan dokumen bukti tanda terima kiriman

barang tiga rangkap yaitu putih, biru dan kuning dan ditandatangani oleh

konsumen.

12. Selanjutnya staf warehouse menyatukan surta delivery order dengan bukti

tanda terima kiriman barang.

13. Kemudian staf warehouse dan driver membawa barang ke gudang warehouse

PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan.

14. Setelah barang sampai di gudang warehouse, staf warehouse menempatkan

barang dirak sesuai dengan nama tujuan masing-masing barang, kemudian

dilakukan wrapping untuk keamanan barang.

15. Kemudian staf warehouse memberikan surat delivery order dan bukti tanda

terima kiriman barang kepada koordinator tracking.

16. Driver menulis dokumen bukti kas keluar lalu melampirkan struk bukti

pemakaian uang droping seperti struk pembelian bahan bakar, parkir resmi,

toll dan menyerahkan kepada admin keuangan.

17. Setelah Admin keuangan menerima bukti kas keluar lalu menggabungkan

surat tersebut dengan surat pengajuan droping dan menyimpan ke dalam

binder.

18. Koordinator tracking melakukan input harga pada bukti tanda terima kiriman

barang dan menyimpan rangkap warna putih.

19. Koordinator warehouse menulis surat jalan tiga rangkap putih, biru dan

kuning lalu memberikan rangkap warna putih kepada koordinator tracking.

20. Koordinator warehouse meminta surat delivery order tiga rangkap dan bukti

tanda terima kiriman barang warna biru dan kuning.

21. Kemudian koordinator warehouse menginformasikan kepada koordinator

driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat

delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang rangkap

biru, kuning dan surat jalan rangkap biru, kuning.

22. Setelah itu koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk

melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga

rangkap, bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat

jalan rangkap biru dan kuning.

23. Kemudian driver melakukan distribusi barang sesuai tujuan penerima.

Berdasarkan flowchart diatas yang terkait adalah bagian warehouse,bagian

driver, bagian tracking, dan bagian keuangan dimana aktivitas dari menerima

pesanan distribusi barang, menjemput barang konsumen sampai dengan

mendistribusikan barang konsumen menggunakan dokumen surat delivery order,

tanda terima kiriman barang, surat jalan, surat pengajuan droping, bukti kas keluar

sehingga prosedur administrasi distribusi barang berjalan sebagaimana

semestinya.

Berikut adalah transaksi PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan periode

Januari – Februari 2018 :

Tabel III.8

Transaksi PT Anugrah Logistik periode Januari 2018

No Tanggal Nama

Konsumen Nama Barang

Jumlah

Barang Transportasi

1 01/01/2018

PT Beribenka Barang

Textile 200 Koli Darat

PT

Transmarco

Sepatu 1000 Koli Laut

2 02/01/2018

PT Archiles Ban mobil 1200 Koli Darat

PalangMerah

Indonesia Alat Medis 50 Koli Darat

PT Raja Top

Food

Bahan

Mentah 250 Koli Darat

3 03/01/2018

PT Kimia

Farma Obat 1000 Koli Darat

PT

Transmarco Baju Polo 150 Koli Laut

PT Imperial

Noodle

House

Bahan

Makanan 300 Koli Darat

4 04/01/2018

PT Archiles Ban mobil 1000 Koli Laut

PT Beribenka Pakaian

Muslim 1025 Koli Darat

5 05/01/2018

PT Bali

Bintang Jersey Bola 252 Koli Laut

PT Archiles Ban Dalam 150 Koli Darat

6 06/01/2018

7 07/01/2018

8 08/01/2018

PT Garuda

Food

Makanan

Ringan 1200 Koli Darat

PT

Transmarco Sepatu 1350 Koli Laut

PT Beribenka Acesories 1250 Koli Darat

PT Unilever

Indonesia Deterjen 500 Koli Darat

9 09/01/2018

PT Valindo Bahan

Mentah 2000 Koli Laut

PT Raja Top

Food

Bahan


10 10/01/2018

PT Bangun

Indonesia

Alat

Konstruksi 1050 Koli Darat

PT Imperial

Noodle

House

Bahan


PT Beribenka Baju Muslim 1025 Koli Darat

11 11/01/2018

PT


PT Unilever


12 12/01/2018


PT Garuda

Food

Makanan


13 13/01/2018

14 14/01/2018

15 15/01/2018 PT Garuda

Food

Makanan


16 16/01/2018 PT Beribenka Acesories 1000 Koli Darat

17 17/01/2018 PT

Transmarco Jersey Bola 2025 Koli Laut

18 18/01/2018


PT Beribenka Acesories 1245 Koli Darat

19 19/01/2018

PT Kimia


PT


PT Imperial

Noodle

House

Bahan


20 20/01/2018

21 21/01/2018

22 22/01/2018 PT

Transmarco Acesoris 2523 Koli Laut

PT Beribenka Baju Gamis 1250 Koli Laut

23 23/01/2018

PT Unilever

Indonesia Sembako 2545 Koli Darat

Palang

Merah

Indonesia

Alat Medis 1250 Koli Darat

24 24/01/2018

PT Garuda

Food

Makanan


PT

Transmarco Baju Kemeja 1000 Koli Darat

PT Beribenka Baju Pria 1025 Koli Darat

25 25/01/2018

PT Imperial

Noodle

House

Buah dan

Sayur 2540 Koli Darat

PT Kimia


26 26/01/2018

PT Unilever


PT

Transmarco

Tas dan

Sepatu 1500 Koli Laut

27 27/01/2018

28 28/01/2018

29 29/01/2018

PT Raja Top

Food

Bahan


PT

Transmarco Acesoris 1500 Koli Darat

30 30/01/2018 PT Kimia



Tabel III.9

Transaksi PT Anugrah Logistik periode Februari 2018

No Tanggal Nama

Konsumen Nama Barang

Jumlah

Barang Transportasi

1 01/02/2018

PT Raja

Top Food

Buah dan

Sayur 2015 Koli Laut

PT

Imperial

Noodle

House

Bahan

Makanan 1250 Koli Laut

2 02/02/2018

PT

Transmarco Acesoris 1000 Koli Laut

PT

Beribenka Baju Gamis 350 Koli Darat

3 03/02/2018

4 04/02/2018

5 05/02/2018

PT Bangun

Indonesia

Alat


PT

Imperial

Noodle

House

Bahan


PT

Beribenka Baju Muslim 1345 Koli Laut

6 06/02/2018

PT Kimia


PT

Transmarco Baju Polo 2100 Koli Darat

7 07/02/2018

PT Bangun

Indonesia

Alat


PT

Imperial

Noodle

House

Bahan


PT

Transmarco Tas 800 Koli Darat

8 08/02/2018

PT Garuda

Food

Makanan


PT


9 09/02/2018

PT Bali

Bintang Jersey Bola 1279 Koli Laut

PT

Archiles Ban Dalam 543 Koli Darat

10 10/02/2018

11 11/02/2018

12 12/02/2018

PT Garuda

Food

Makanan


PT

Transmarco Baju Kemeja 2119 Koli Darat

PT

Beribenka Baju Pria 1623 Koli Laut

13 13/02/2018

PT Garuda

Food

Makanan


PT

Transmarco Baju Kemeja 560 Koli Laut

14 14/02/2018

PT

Beribenka Acesories 870 Koli Laut

PT

Unilever

Indonesia

Deterjen 1734 Koli Darat

15 15/02/2018

PT Garuda

Food

Makanan


PT

Beribenka Tas 550 Koli Darat

16 16/02/2018

PT


PT

Imperial

Noodle

House

Bahan


17 17/02/2018

18 18/02/2018

19 19/02/2018

PT


PT

Unilever

Indonesia

Sembako 1250 Koli Darat

20 20/02/2018

PT

Imperial

Noodle

House

Bahan


PT

Transmarco Acesoris 340 Koli Darat

PT


21 21/02/2018 Palang

Merah Darah 1500 Koli Darat

Indonesia

PT

Unilever

Indonesia

Sembako 1500 Koli Darat

22 22/02/2018

PT Bangun

Indonesia

Alat

Bangunan 389 Koli Laut

PT Valindo Bahan

Mentah 460 Koli Laut

23 23/02/2018 PT

Transmarco Kemeja 420 Koli Laut

24 24/02/2018

25 25/02/2018

26 26/02/2018

PT

Beribenka

Barang

Textile 2430 Koli Laut

PT

Transmarco Sepatu 980 Koli Darat

27 27/02/2018

Palang

Merah

Indonesia

Alat Medis 100 Koli Darat

PT Garuda

Food

Makanan


28 28/02/2018

PT Kimia


PT

Transmarco Baju Polo 2119 Koli Darat

PT

Imperial

Noodle

House

Bahan



Berdasarkan tabel diatas konsumen yang memesan distribusi barang

kepada PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan periode Januari dan Februari

2018 adalah perusahaan yang bergerak dibidang retail, restauran dan lembaga

sosial. Transportasi distribusi dominan dilakukan melalui jalur darat yaitu wilayah

pulau Jawa sedangkan luar pulau Jawa distribusi dilakukan melalui jalur laut.

Jumlah koli barang adalah jumlah barang yang sudah dilakukan pembungkusan

baik dengan kardus maupun dengan karung.

3.2.3. Kendala dan solusi dalam Prosedur Administrasi Distribusi Barang

pada PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan

Dalam prosedur administrasi distribusi barang, PT Anugrah Logistik

Tangerang Selatan mempunyai beberapa kendala yaitu:

1. Koordinator warehouse tidak memberikan surat tugas kepada staf warehouse

ketika akan melakukan penjemputan barang konsumen, sehingga membuat

legalitas staf warehouse sebagai karyawan PT Anugrah Logistik tidak dapat

dipertanggung jawabkan.

2. Driver tidak melampirkan bukti struk pemakaian uang droping untuk parkir liar

atau biasa disebut pak ogah. Parkir liar atau biasa disebut pak ogah tidak

mengeluarkan struk sehingga uang tersebut rawan diselewengkan oleh pihak

yang terkait karena tidak terdapat struk bukti pemakaian uang.

Untuk mengatasi kendala dalam prosedur administrasi distribusi barang, PT

Anugrah Logistik Tangerang Selatan memiliki solusi sebagai berikut:

1. Supervisor sebagai pihak pengawas dalam organisasi harus selalu memeriksa

kelengkapan dokumen perjalanan driver dan staf warehouse ketika akan

melakukan penjemputan dan pendistribusian barang.

2. Manager memberikan batasan jumlah uang parkir liar atau pak ogah sebesar

Rp3.000,00 sekali perjalanan untuk driver, jika driver melebihi batas

pemakaian uang parkir liar atau pak ogah maka sisanya akan ditanggung oleh

driver.

bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · titipan pengiriman paket ukuran kecil hingga paket...

Documents