27

BAB III

OBYEK PENELITIAN

III.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. IndomarcoAdi Prima adalah salah satu unit usaha yang berada di bawah

Indomarco Group. Sebelum bernama PT. Indomarco Adi Prima, perusahaan ini bernama

PT. PEBAPAN yang mengawali usaha di bidang apotek pada tahun 1952. Pada tahun

1954 perusahaan ini mulai mendistribusikan produk-produk farmasi kemudian pada

tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer products. Tahun 1983 Salim Group masuk

dan memegang saham terbesar. Pada tahun 1988 distribusi produk-produk farmasi

dihentikan dan mulai mengkhususkan diri menjadi distributor consumer products

khususnya mendistribusikan produk dari Group Indofood. Sejak tanggal 20 Februari

1995 nama perusahaan menjadi PT. Indomarco Adi Prima sampai dengan saat ini dan

merupakan bagian dari grup Indofood.

PT. Indomarco Adi Prima sampai dengan saat ini (per 20 November 2006) telah

memiliki 23 cabang dan lebih dari 1000 stockpoint yang tersebar di seluruh Indonesia

yang dibagi menjadi 3 wilayah regional, antara lain :

1. Wilayah Regional I, meliputi :

a) Medan (MDN)

b) Pekan Baru (PKU)

c) Padang (PDG)

d) Palembang (PLG)

e) Bengkulu (BKL)

f) Bandar Lampung (BDL)

28

g) Pontianak (PTK)

2. Wilayah Regional II, meliputi :

a) Jakarta I (JKT I)

b) Jakarta II (JKT II)

c) Bekasi (BKS)

d) Tangerang (TGR)

e) Bogor (BGR)

f) Bandung (BDG)

g) Semarang (SMG)

h) Yogyakarta (YOG)

3. Wilayah Regional III, meliputi :

a) Surabaya (SBY)

b) Jember (JBR)

c) Malang (MLG)

d) Denpasar (DPS)

e) Samarinda (SMD)

f) Banjarmasin (BMS)

g) Makasar (MKS)

h) Manado (MDO)

Sampai dengan saat ini PT. Indomarco Adi Prima khusus daerah Jabotabek

bekerjasama dengan 13 principal , yaitu :

1. Inti Boga Sejahtera (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang

men-supply barang berupa minyak goreng seperti Bimoli, Sunrise, Delima.

29

2. Nestle Indofood Citra rasa Indonesia (Cibitung) adalah principal PT. Indomarco

Adi Prima yang men-supply barang berupa kecap, saus, sambal, dan bumbu

kaldu

3. Total Chemindo Loka (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang

men-supply barang berupa produk detergent seperti Total Harum, Bu Krim, dan

Obat Nyamuk Garuda.

4. Indofood Fritolay Makmur (Tangerang dan Semarang) adalah principal PT.

Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa snack seperti Chiki,

Chitato dan Cheetos.

5. PT. Indolakto (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-

supply barang berupa susu cair, susu kental manis dan susu bubuk.

6. Gizindo Prima Nusantara (Bandung) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima

yang men-supply barang berupa bubur bayi seperti Promina.

7. Quacker (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply

barang seperti Quacker Oatmeal

8. Satelit Sriti Indonesia (Surabaya) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima

yang men-supply barang berupa agar-agar.

9. Indofood Sukses Makmur (Tangerang) adalah principal PT. Indomarco Adi

Prima yang men-supply barang berupa mie instan seperti Indomie, Supermi,

Sarimi, Sakura, Pop Mie, Pop Bihun, dan Mi Telur Cap 3 Ayam.

10. PT. Pepsi Cola Indo Beverages (Cikampek) adalah principal PT. Indomarco Adi

Prima yang men-supply barang berupa minuman seperti Pepsi, Gatorade,

Frutamin dan Tehkita

30

11. PT. Nissin Mas (Cikarang) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang

men-supply barang berupa mi instan seperti Mie Nissin.

12. PT. Bogasari (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-

supply barang berupa tepung terigu seperti Segitiga Biru, Kunci Biru dan Cakra

Kembar.

13. PT. Indofood Sentral Pelangi (Cibitung) adalah principal PT. Indomarco Adi

Prima yang men-supply barang berupa sirup.

NB : Principal adalah supplier yang mempercayakan distribusi produk-produknya

kepada Indomarco.

Visi dan misi perusahaan adalah menjadi perusahaan distribusi nasional untuk

barang konsumsi yang memiliki jaringan terluas (dari Sabang-Merauke), dan terdalam

(dari propinsi s/d kecamatan / desa-desa), apat memberikan pelayanan yang paling

responsif dan reliabel dengan biaya yang kompetitif.

III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan

III.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta pemisahan

wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh jenjang organisasi

sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif, terarah serta penuh tanggung

jawab. Hal ini tentu akan menimbulkan suasana lingkungan kerja yang mendukung,

nyaman dan terjalinnya kerjasama yang baik antara setiap karyawan perusahaan.

Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab

tergantung juga pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin

dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut, sehingga dengan demikian

31

struktur organisasi harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang dihadapi

perusahaan yang bersangkutan. Berikut merupakan struktur organisasi PT Indomarco

Adi Prima :

Gambar III.2.1.1 Struktur Organisasi PT. Indomarco Adi Prima

32

III.2.2. Uraian Tugas

Berdasarkan struktur organisasi yang ada pada PT Indomarco Adi Prima, akan

diuraikan tugas dan tanggung jawab yang ditinjau dari bagian masing-masing yang

terkait, sebagai berikut :

CEO

1. Memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak dalam menetapkan

tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan

2. Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan secara umum

3. Bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan tersebut

4. Memberikan masukan dan saran kepada COO apabila diperlukan mengenai

operasi perusahaan

5. Berkewajiban mengawasi pekerjaan dan berhak meminta pertanggungjawaban

kepada COO atas semua kebijaksanaan yang telah dijalankan

6. Menciptakan masa depan melalui keputusan-keputusan yang diambilnya

COO

1. Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan

2. Melakukan perencanaan untuk seluruh kegiatan perusahaan secara umum

3. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan-laporan yang diterima maupun

pengawasan langsung di lapangan

4. Mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap aktivitas dan kelangsungan

hidup perusahaan

5. Mengevaluasi hasil kerja manajemen yang dibawahinya dalam mengelola

operasi perusahaan

33

GIJ (Gudang Induk Jakarta)

1. Menjadi mediator antara gudang cabang dengan principal atau supplier

2. Mendistribusikan barang-barang sesuai dengan SP (Surat Pesanan) kepada

masing-masing cabang

3. Menanggapi keluhan-keluhan dari masing-masing cabang dan principal

HRD

1. Bertanggung jawab atas hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan

sumber daya manusia

2. Mengkoordinir kegiatan kepersoaliaan

3. Menyusun dan mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan

4. Mengadakan catatan jam kerja pegawai dan penggajian

5. Melakukan perekrutan yang dimulai pengiklanan lowongan kerja, proses seleksi,

hingga memutuskan diterima atau tidaknya para pelamar sesuai dengan syarat

yang telah ditentukan

General Manager Regional I,II,III

1. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan manajerial perusahaan

2. Mencegah terjadinya penyimpangan kegiatan dari tiap-tiap bagian dalam

menjalankan fungsinya

3. Memimpin unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh

manajer fungsional

4. Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan

34

5. Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada

COO

Product Group Manager

1. Menjadi mediator antara cabang PT Indomarco Adi Prima dengan principal

2. Menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan produk yang

bersangkutan kepada principal

3. Menerima keluhan-keluhan dari masing-masing cabang yang berhubungan

dengan produk

FAD

1. Memimpin kegiatan dan mengelola dana perusahaan secara keseluruhan dengan

merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan

2. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya

3. Menyimpan, mengeluarkan, menerima uang, cek atau bilyet giro, surat berharga

lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan

4. Mengarahkan kegiatan pembelanjaan dan pengeluaran lain yang berhubungan

dengan kegiatan perusahaan

5. Bertanggung jawab atas pengembangan dan pelaksanaan kegiatan akuntansi serta

kegiatan pengelolaan keuangan yang telah ditetapkan

Information and Technology (IT)

1. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan pada setiap unit alat kerja (komputer)

sesuai dengan waktu yang diberikan

35

2. Mampu menyelesaikan pekerjaan administrasi dengan baik

3. Menjalin kerjasama yang baik dengan rekan-rekan sekerja

4. Mendukung, membantu, dan memantau sistem komputer dan jaringan serta

seluruh perangkat dan pemakai komputer yang terhubung ke jaringan

5. Menjaga kerahasiaan sistem dan melindungi data user dari virus maupun

gangguan sistem aplikasi yang digunakan

Secretary

1. Sebagai asisten / tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan

2. Sumber informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung

jawab

3. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan

pimpinan

4. Mediator antara pimpinan dengan bawahan atau karyawan

5. Membantu bawahan atau karyawan ketika hendak bertemu dengan pimpinan

6. Menyusun dan mempersiapkan jadwal perjalanan dinas pimpinan, pengaturan

keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pidato, presentasi,

Stock Point Officer / Clerk

1. Menjadi mediator antara cabang dengan para bawahannya

2. Melakukan briefing pada para bawahannya apabila diperlukan

3. Mencari penyebab dan solusi apabila terdapat selisih stock dari hasil stock

opname

36

Branch Manager

1. Mengkoordinasikan semua manager yang ada di bawahnya

2. Mengawasi, menegur dan memperbaiki kinerja cabang perusahaan

3. Membuat laporan analisa kinerja penjualan setiap awal bulan

4. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan organisasi di cabang

5. Bertanggung jawab menjaga nama baik perusahaan di wilayah koordinasinya

6. Mengelola operasional cabang secara efisien

Office Manager

1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya

2. Mengatur cashflow

3. Mengontrol masalah administrasi, surat menyurat, kontrak dan aspek legal

4. Membuat perencanaan, laporan dan bertanggung jawab mengenai masalah

keuangan

5. Mampu memimpin dan bekerja sama dengan anak buah

Office Supervisor

1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya

2. Menginformasikan karyawan yang tidak hadir kepada manajer atasannya

3. Memeriksa dan melengkapi permohonan cuti karyawan

4. Memeriksa penugasan dan perhitungan jam lembur

37

Kasir

1. Mengfile dokumen kasir dengan rapi dan benar

2. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan penuh tanggung jawab

3. Apabila terjadi adanya kesalahan pembukuan di stock point, depo, HCO, dan

kasir harap informasikan ke OM

4. Menerima setoran dan setor ke Bank

5. Bertanggung jawab atas pengeluaran biaya via Petty Cash

Collection

1. Memonitor penyelesaian giro, janji langganan dan kasus-kasus lainnya

2. Mengevaluasi secara periodik atas prestasi collection cabang bersama OM

3. Melengkapkan dokumen-dokumen atas kasus bad-debts

4. Memfile dokumen-dokumen penagihan collection

5. Menjalankan semua instruksi dari atasan

Claim

1. Membuat Stock Point Clerk Principle

2. Membuat kartu claim

3. Membuat trade promo

4. Membuat surat-surat tagihan atau pajak dari principle untuk di claim

5. Membuat surat-surat / proposal untuk di claim

6. Menjalankan semua instruksi dari atasan

38

Sales Service

1. Menginput order manual dan fakturisasi

2. Mengoreksi surat pesanan langganan dari piutang yang over credit limit dan over

due

3. Mengerjakan faktur-faktur pengganti dari faktur yang batal

4. Mengerjakan nota kredit retur

5. Menjalankan semua instruksi dari atasan

General Ledger

1. Membuat Bukti Bank Terima

2. Membuat Laporan Rugi / Laba cabang dan stock point

3. Bertanggung jawab atas keakuratan pembuatan data di General Ledger

4. Mengecek biaya yang berkaitan dengan pajak yaitu biaya per pegawai, uang

makan, pengobatan, insentif, tunjangan bensin dan biaya jamuan tamu

5. Pengecekan dan penyetoran pajak (Pph 21, 23, 23 ayat 4)

6. Betanggung jawab closing laporan keuangan

7. Pembuatan laporan dan sejenisnya sampai terkirim ke tujuan / penerima

8. Bertanggung jawab atas selisih biaya-biaya atas kesalahan pembuatan akun bank

harus segera direalisasikan

9. Menjalankan semua instruksi dari atasan dengan penuh tanggung jawab

EDP

1. Memelihara / maintenance peralatan komputer baik hardware / software

2. Mengirim data harian, mingguan dan bulanan ke kantor pusat

39

3. Melakukan backup data harian, mingguan dan bulanan

4. Melakukan closing 2 mingguan dan bulanan

5. Memonitoring perkembangan ketentuan dari cabang / kantor pusat atas struktur

harga jual, potongan harga, program promosi dan sebagainya

6. Menginput program-program promosi di komputer

7. Menginput perubahan harga barang dagangan

8. Menerima dan memproses data dari depo

9. Melakukan rekonsiliasi data cabang depo

10. Mencetak dan mengirim laporan-laporan yang diminta principle atas persetujuan

OM

11. Menjalankan semua instruksi dari atasan

Logistic Manager

1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya

2. Bertanggung jawab menjaga keseimbangan stock (over stock dan under stock)

3. Bertanggung jawab memantau keseluruhan kegiatan logistic di setiap harinya

dengan bekerja sama dengan berbagai departemen

4. Bertanggung jawab untuk pengefektifan biaya-biaya pengeluaran logistic

5. Menangani dokumentasi dan memonitor semua keluar masuknya barang

Godown Supervisor

1. Membina hubungan kerja yang harmonis di lingkungan logistic departemen

sehingga menghasilkan proses kerja yang baik, efektif dan efisien

40

2. Memberikan informasi data yang benar dan akurat pada pimpinan sesuai

prosedur yang berlaku

3. Bertanggung jawab menjaga dan memelihara keberadaan barang untuk

memperlancar proses penjualan yang menyangkut proses penerimaan,

pengeluaran dan pemesanan barang

Godown Master

1. Menyusun layout gudang

2. Memonitor aktivitas gudang

3. Memonitor stock gudang

4. Memastikan FIFO berjalan dengan baik

5. Memonitor pengiriman dan penerimaan barang

6. Memastikan pengadaan kartu bin berjalan dengan baik

7. Memonitor kebersihan kerapian gudang

8. Melaporkan produk yang mendekati over date pada atasan

9. Menjalankan prosedur yang berlaku

Godown Clerk

1. Mencatat P2R ke buku register

2. Membuat SJI untuk depo

3. Membuat surat ke HO

4. Memberi laporan ke LM, barang-barang yang datang dari HO dan GIJ

5. Menginput dan mengupdate BPB

6. Menyiapkan dokumen BPB, SJ retur yang akan dikirim ke HO

41

7. Membuat PPBR dan mengirimkan ke HO

8. Membuat CMO per principal dan surat pesanan ke logistic

Godown Keeper

1. Mengecek barang yang akan di loading

2. Mengecek barang yang rusak

3. Menjaga dan memelihara kebersihan gudang

4. Mengatur pembagian tugas pick-packer

5. Memonitor pembagian tugas pick-packer

6. Memeriksa hasil kerja pick-packer

Chief Delivery

1. Menerima faktur dari sales service

2. Merekap faktur yang akan dikirim delivery

3. Menyerahkan faktur ke delivery

4. Menerima faktur yang kembali dari delivery

5. Menyetor faktur yang sudah terkirim ke collection

6. Menarik dan menukar barang rusak

7. Membuat rekap insentif delivery

Driver Delivery

1. Memeriksa kendaraan sebelum berangkat kirim barang

2. Menghidupkan atau memanaskan mobil

3. Memeriksa kelengkapan kendaraan

42

4. Menjaga kebersihan kendaraan

5. Mematuhi peraturan lalu lintas di jalan raya

6. Mengantar barang sampai ke tempat tujuan dengan selamat

7. Menjaga keamanan dan keutuhan produk yang dikirim

8. Membantu deliveryman menaikkan dan menurunkan barang

9. Menjalankan prosedur yang berlaku

Deliveryman

1. Menghitung jumlah faktur dan jumlah barang yang akan dikirim

2. Mencocokkan jumlah barang dengan jumlah barang di faktur yang akan dikirim

3. Mengatur rute pengiriman barang bersama driver

4. Mengantar barang sampai ke tempat tujuan sesuai dengan faktur

5. Menarik dan menukar barang yang rusak dengan barang penggantinya

6. Memastikan faktur sudah ditandatangani penerima barang

Pick-packer

1. Menyiapkan barang untuk di loading

2. Mengecek barang masuk dan keluar

3. Memposting kartu bin

4. Menjalankan FIFO

5. Menjaga kebersihan gudang

6. Melakukan stock opname

7. Mengatur posisi stock

8. Memeriksa expired date produk

43

9. Memasang label used by dan jumlah produk per palet

Sales Manager

1. Mengkoordinasikan tugas staf-staf yang berada di bawahnya

2. Mengecek pekerjaan sales supervisor

3. Mengusahakan penjualan semaksimal mungkin

4. Memimpin dan mengawasi salesman di areanya

5. Mengajukan usulan program promo aktivitas sales

Sales Supervisor

1. Menyusun rencana dan dan menentukan sasaran rencana penjualan salesman

2. Menentukan target penjualan

3. Menyusun rencana kerja dan melaporkan kegiatan salesman di lapangan

4. Mengoptimalkan kemampuan salesman dalam pemberian kredit limit terhadap

customer

5. Mencegah terjadinya piutang bad debt

6. Mencegah terjadinya barang rusak di toko

7. Meningkatkan sumber daya manusia di bidang penjualan guna membentuk opini

salesman yang baik

8. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan

9. Menentukan langganan yang akan dikunjungi

44

Salesman

1. Menawarkan barang dagang kepada agen atau outlet yang menjadi pelanggan

tetap dan konsumen lain yang tertarik

2. Memenuhi target penjualan yang ditentukan Sales Supervisor

3. Mencari agen atau outlet agar dapat mencapai target penjualan yang telah

ditentukan

4. Memperkenalkan produk-produk baru kepada pelanggan

III.3. Prosedur Operasional Pengelolaan Persediaan Barang PT. Indomarco Adi

Prima

PT. Indomarco Adi Prima memiliki kebijakan dalam mengelola persediaannya

sebagai berikut :

• Untuk metode pencatatan atas persediaan barang, perusahaan menggunakan

metode persediaan perpetual (Perpetual Inventory Method).

• Untuk metode penilaian atas persediaan barang, perusahaan menggunakan

metode FIFO (First In First Out).

III.3.1. Prosedur Pemesanan Persediaan

Dalam prosedur pemesanan dan penerimaan terdapat 2 sistem atau metode yang

digunakan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi. Nantinya, keputusan

menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi untuk masing-masing produk akan

ditentukan oleh kantor pusat Indomarco (Head Office) berdasarkan pertimbangan dari

segi hubungan bisnis antara Indomarco Adi Prima dengan beberapa principal yang

bersangkutan.

45

Berikut merupakan prosedur untuk 2 sistem tersebut untuk pemesanan barang

dagang :

1. Sistem Sentralisasi

• Bagian Logistic melakukan pemesanan berdasarkan saldo akhir bulan lalu,

buffer stock, dan rata-rata penjualan 3 bulan terakhir untuk mengukur

estimasi penjualan (didapat dari bagian Sales).

• Dari dasar pertimbangan tersebut maka nantinya pihak Logistic akan

membuat suatu kertas kerja yang dinamakan RPB (Rencana Pemesanan

Barang) dan dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama nantinya akan di

breakdown atau disortir berdasarkan principal untuk menghasilkan SP

(Surat Pesanan) dan lembar kedua diberikan ke GIJ Indomarco (Gudang

Induk Jakarta) untuk disimpan sebagai arsip.

• Surat Pesanan yang dihasilkan juga dibuat rangkap 2 dimana lembar

pertama disimpan oleh gudang cabang sebagai arsip dan lembar kedua

dikirim ke GIJ Indomarco melalui fax.

• GIJ Indomarco membuat PO (Purchase Order) rangkap 3 berdasarkan SP

dari gudang cabang yang nantinya PO lembar pertama akan dikirim ke

principal, lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) dan

lembar ketiga disimpan oleh GIJ sebagai arsip.

46

2. Sistem Desentralisasi

• Bagian Logistic melakukan pemesanan berdasarkan saldo akhir bulan lalu,

rata-rata penjualan 3 bulan terakhir untuk mengukur estimasi penjualan

(didapat dari bagian Sales), dan buffer stock.

• Dari dasar pertimbangan tersebut maka nantinya pihak Logistic akan

membuat CWO (Confirm Weekly Order) atau CMO (Confirm Monthly

Order) yang juga ditentukan berdasarkan pengelompokan produk fast

moving atau slow moving.

• Nantinya CWO atau CMO tersebut dibuat rangkap 2 dimana lembar

pertama dikirim ke principal dan lembar kedua disimpan oleh gudang

cabang sebagai arsip.

III.3.2. Prosedur Penerimaan Persediaan

Berikut merupakan prosedur untuk penerimaan barang dagang :

1. Sistem Sentralisasi

• Setelah principal menerima PO dari GIJ Indomarco, maka principal

membuat SJ (Surat Jalan) rangkap 2 berdasarkan PO dimana lembar

pertama untuk diserahkan ke GIJ Indomarco bersamaan dengan

pengiriman barang ke GIJ Indomarco dan lembar kedua disimpan sebagai

arsip oleh principal.

• Barang yang diterima GIJ Indomarco dari principal nantinya akan

dikirim ke gudang cabang Indomarco disertai dengan Surat Jalan dan

dibuat rangkap 3 dimana lembar pertama diberikan ke gudang cabang,

47

lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) dan lembar ketiga

disimpan sebagai arsip oleh GIJ Indomarco.

• Gudang cabang Indomarco menerima barang dan Surat Jalan dari GIJ

Indomarco, Surat Jalan tersebut diberikan ke bagian administrasi gudang

untuk dicek kesesuaiannya dengan SP.

• Setelah itu bagian administrasi gudang membuat BPB (Bukti Penerimaan

Barang) berdasarkan Surat Jalan dan dibuat rangkap 2 dimana lembar

pertama diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk nantinya

disesuaikan dengan surat jalan dari GIJ Indomarco oleh pihak FAD.

• BPB lembar kedua yang dilampirkan dengan Surat Jalan dari GIJ

Indomarco diberikan ke gudang fisik, lalu barang baru bisa dimasukkan

ke dalam gudang dengan terlebih dahulu diperiksa kuantitas, jenis, dan

masa kadaluarsa untuk setiap produknya (per karton) dan di cross-check

antara barang yang masuk ke gudang dengan BPB yang ada oleh pick-

packer. Apabila ada produk yang sudah mendekati masa kadaluarsanya,

maka bagian administrasi gudang membuat surat jalan retur rangkap 2

dimana lembar pertama untuk dikirim ke GIJ Indomarco beserta

produknya dan lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD)

untuk digunakan sebagai potongan tagihan.

• Kemudian barang yang sudah masuk ke gudang fisik dicatat ke kartu bin

(kartu stock) oleh pick-packer. Setiap pick-packer menangani beberapa

kartu bin, dimana setiap kartu bin mewakili 1 jenis item atau produk.

48

• BPB dan Surat Jalan yang diterima oleh pihak gudang fisik nantinya

dikembalikan lagi ke bagian administrasi gudang untuk di-update ke

komputer lalu dicetak menjadi kartu gudang untuk nantinya digunakan

sebagai pencocokan antara kartu bin dengan kartu gudang pada saat stock

opname.

2. Sistem Desentralisasi

• Setelah principal menerima CWO atau CMO dari gudang cabang

Indomarco, maka principal membuat SPB (Surat Pengiriman Barang)

berdasarkan CWO atau CMO, dimana lembar pertama untuk diserahkan

ke gudang cabang Indomarco bersamaan dengan pengiriman barang dan

lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh principal.

• Gudang cabang Indomarco menerima barang dan SPB dari principal,

SPB tersebut dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama diberikan ke

bagian accounting (FAD) dan lembar kedua diberikan ke bagian

administrasi gudang untuk dicek kesesuaiannya dengan CWO atau CMO.

• Setelah itu bagian administrasi gudang membuat BPB (Bukti Penerimaan

Barang) berdasarkan SPB dan dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama

diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk nantinya disesuaikan

dengan SPB oleh pihak FAD.

• BPB lembar kedua yang dilampirkan dengan SPB dari principal

diberikan ke gudang fisik, lalu barang baru bisa dimasukkan ke dalam

gudang dengan terlebih dahulu diperiksa kuantitas, jenis, dan masa

49

kadaluarsa untuk setiap produknya (per karton) dan di cross-check antara

barang yang masuk ke gudang dengan BPB yang ada oleh pick-packer.

Apabila ada produk yang sudah mendekati masa kadaluarsanya, maka

bagian administrasi gudang membuat surat jalan retur rangkap 2 yang

nantinya lembar pertama akan dikirim ke principal beserta produknya

dan lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk

digunakan sebagai potongan tagihan.

• Kemudian barang yang sudah masuk ke gudang fisik dicatat ke kartu bin

(kartu stock) oleh pick-packer. Setiap pick-packer menangani beberapa

kartu bin, dimana setiap kartu bin mewakili 1 jenis item atau produk.

• BPB dan SPB yang diterima oleh pihak gudang fisik nantinya

dikembalikan lagi ke bagian administrasi gudang untuk di-update ke

komputer lalu dicetak menjadi kartu gudang untuk nantinya digunakan

sebagai pencocokan antara kartu bin dengan kartu gudang pada saat stock

opname.

III.3.3. Prosedur Penyimpanan dan Tata Letak Persediaan

Berikut merupakan prosedur untuk penyimpanan dan tata letak barang dagang :

• Penyimpanan dilakukan setelah barang-barang yang masuk ke gudang

sudah dicek terhadap BPB yang ada dan sudah dicatat ke dalam kartu bin.

• Penyimpanan dilakukan mengikuti denah / layout gudang yang

sebelumnya sudah dibuat dan ditentukan oleh para godown master,

50

dimana masing-masing godown master bertanggungjawab terhadap

produk yang berbeda.

• Lalu dengan mengikuti layout gudang yang ada, barang disimpan atau

ditempatkan sesuai dengan pengelompokan yang ada. Pertama, barang

ditempatkan sesuai dengan kelompok principal, misalnya barang dari

principal Inti Boga Sejahtera diletakkan di kelompok barang atau produk

Inti Boga Sejahtera, begitu juga dengan principal yang lain.

• Kedua, barang ditempatkan sesuai dengan kategorinya yang dibedakan

mulai dari segi rasa (Indomilk rasa cokelat, dll), ukuran atau berat

(Indomilk 500ml, dll), dan jenis (susu bubuk, cair, dan kental manis, dll)

• Ketiga, barang ditempatkan berdasarkan pengelompokan produk fast

moving dan slow moving.

• Penempatan barang harus diletakkan di atas pallet agar pemindahan

barang bisa dilakukan lebih mudah, menjaga kelembapan dari lantai dan

menghindari banjir.

• Barang yang non-food (detergent dan obat nyamuk) disimpan atau

diletakkan berjauhan dengan produk atau barang lain yang sifatnya

dikonsumsi dan diberi sekat.

• Produk apapun tidak boleh ditempatkan menempel pada dinding dengan

tujuan untuk menjaga kelembapan.

• Tinggi susunan produk tidak boleh melebihi standar maksimum dari yang

sudah ditentukan (tertera di karton produk) untuk menghindari kerusakan

produk terutama produk yang berada paling bawah.

51

III.3.4. Prosedur Pengeluaran Persediaan

Barang dari gudang di cabang akan dikirimkan ke depo dan dari depo dikirim ke

stock point lalu terakhir dikirim ke outlet. Istilah outlet di Indomarco dibagi menjadi 2

macam, yaitu wholesaler dan retailer. Berikut merupakan prosedur untuk pengeluaran

barang dagang :

• Pengeluaran barang dari gudang harus disertai dengan dokumen yang sah

yaitu faktur penjualan dan SJI (Surat Jalan Intern) dan nantinya langsung

dicatat ke kartu bin sesuai dengan jumlah barang yang keluar. Faktur

penjualan tersebut dibuat oleh bagian Office berdasarkan SPL (Surat

Pesanan Langganan) yang dibuat dari bagian Sales. SPL tersebut

merupakan hasil permintaan atau order dari wholesaler. Faktur penjualan

tersebut dibuat 3 rangkap dimana lembar pertama disimpan sebagai arsip

untuk bagian Office, lembar kedua diberikan ke gudang fisik dan lembar

ketiga diberikan ke bagian accounting (FAD). Sedangkan SJI dibuat oleh

bagian administrasi gudang cabang berdasarkan Permohonan Pengiriman

Barang (PPB) yang dikirim oleh stock point (SP). PPB tersebut juga

dibuat rangkap 2 oleh stock point dimana lembar pertama diberikan ke

bagian administrasi gudang cabang seperti yang disebutkan sebelumnya

dan lembar kedua disimpan sendiri oleh stock point sebagai arsip. SJI

yang tadi dibuat oleh bagian admin gudang cabang juga dibuat 2 rangkap

dimana lembar pertama disimpan sebagai arsip gudang cabang dan

lembar kedua diberikan ke gudang fisik. Faktur penjualan digunakan

untuk pengiriman barang langsung ke wholesaler. Sedangkan SJI

digunakan untuk pengiriman barang ke stock point.

52

• Dari beberapa faktur penjualan dan SJI, chief delivery membuat RKB

(Rekap Keluaran Barang) lalu diberikan ke godown keeper untuk

keperluan proses loading. Pembuatan RKB dimaksudkan untuk

mempermudah dan mempercepat proses pengambilan barang di gudang

(loading) oleh pick-packer. Apabila proses loading sudah selesai maka

RKB dikembalikan lagi ke chief delivery untuk disimpan sebagai arsip.

• Pengeluaran barang berdasarkan metode FIFO (First In First Out).

• Pada saat mengeluarkan barang waktu loading, barang tidak boleh

dilempar, diinjak, dibanting ke dalam mobil.

• Pengeluaran barang dikontrol atau diawasi oleh godown keeper dengan

persiapan terlebih dahulu oleh pick-packer.

• Pada saat barang akan dimuat atau dimasukkan ke mobil-mobil

pengangkut, chief delivery memilah-milah atau mengatur barang yang

akan dimasukkan ke mobil-mobil pengangkut berdasarkan faktur

penjualan dan SJI.

• Nantinya yang mengangkut barang untuk dimasukkan ke dalam mobil

pengangkut (loading) dilakukan oleh kuli dari pihak luar (bukan pihak

dari Indomarco Adi Prima).

• Setelah proses loading selesai, delivery driver dan delivery man (di dalam

satu mobil pengangkut yang sama) langsung mengirimkan barang ke

depo lalu ke stock point sesuai dengan SJI dan ke wholesaler sesuai

dengan faktur penjualan. Nantinya faktur penjualan tersebut juga

diserahkan ke wholesaler.

53

• Dari depo barang dikirim ke stock point disertai dengan SJI dari gudang

cabang, dan dari SJI tersebut pihak stock point membuat BPBI (Bukti

Penerimaan Barang Intern). Apabila ada permintaan atau pesanan dari

outlet (retailer) ke stock point maka salesman dari pihak stock point

membuat SPL (Surat Pesanan Langganan) lalu berdasarkan SPL tersebut

SPO membuat faktur penjualan rangkap 3 dimana lembar pertama

disimpan sebagai arsip stock point, lembar kedua diberikan ke outlet

bersamaan dengan pengiriman barang dan lembar ketiga diberikan ke

bagian accounting (FAD). Setelah itu barang langsung dikirim ke outlet

(retailer) berdasarkan faktur penjualan yang ada.

III.3.5. Prosedur Pengawasan Fisik Persediaan

Berikut merupakan prosedur untuk pengawasan fisik barang dagang :

• Stock opname harian wajib dilaksanakan oleh Godown Keeper / Pick-

packer.

• Buat jadwal stock opname harian sehingga pelaksanaan random stock

dapat berjalan dengan tertib, misalnya per-principal / per-group product.

• Catat dan laporkan hasil stock opname harian kepada Stock Point Officer,

bila terjadi selisih / penyimpangan untuk dicari penyebab dan solusinya

(Deadline 2 x 24 jam).

• Setiap hari Jumat Godown Keeper / Pick-packer wajib menjalankan stock

opname mingguan.

54

• Laporkan hasil stock kepada SPO (Stock Point Officer) untuk dicari

selisih stock dan diselesaikan hasilnya (Deadline 2 x 24 jam).

• Lakukan MPP Plus (SAI) apabila terjadi selisih lebih pada stock, MPP

tertukar (ESA) untuk produk dengan standard cost dan group product

yang sama, fakturkan beban driver / salesman yang bersangkutan untuk

selisih kurang pada stock (apabila barang tersebut berada di luar gudang,

yaitu pada saat barang dikirim ke stock point atau ke outlet).

• Stock opname bulanan wajib dilaksanakan oleh Godown Keeper / Pick-

packer bersama SPO setiap akhir cycle / bulan.

• Hasil stock opname dibuat berita acara stock opname dan dikirim ke

cabang / depo sebagai laporan rutin bulanan.

• Lakukan MPP Plus (SAI) apabila terjadi selisih lebih pada stock, MPP

tertukar (ESA) untuk produk dengan standard cost dan group product

yang sama, fakturkan beban driver / salesman yang bersangkutan untuk

selisih kurang pada stock (apabila barang tersebut berada di luar gudang,

yaitu pada saat barang dikirim ke stock point atau ke outlet).

• Apabila ditemukan barang rusak (bad stock) di stock point, maka

dibuatkan dokumen PBR (Pengiriman Barang Rusak) oleh pihak SP

(Stock Point) kemudian barang rusak tersebut langsung dikirim ke depo

disertai dengan PBR oleh pihak depo yang datang mengirim barang ke SP

(nantinya di depo dilakukan cek terlebih dulu apakah barang rusak yang

dikirim sudah sesuai dengan dokumen PBR).

55

• Begitu juga dengan barang rusak yang diretur oleh outlet, dimana mula-

mula outlet tersebut membuat P2R (Permohonan Persetujuan Retur)

untuk diberikan kepada petugas stock point, lalu oleh petugas SP dicek

dulu antara kondisi dan jumlah fisik barang yang ingin diretur dengan

P2R dari pihak outlet untuk memisahkan barang yang benar-benar rusak

atau tidak layak jual dan barang yang masih baik. Nantinya dari SP

barang retur atau barang rusak tersebut dikirim ke depo oleh pihak depo.

• Lalu dari depo barang rusak tersebut langsung dikirim ke gudang cabang

untuk ditampung di gudang khusus barang rusak.

• Sebelum pemusnahan barang rusak dilakukan, harus terlebih dulu

mengikuti prosedur yang ada.

• Dimulai dari pembuatan PPBR (Permohonan Persetujuan Barang Rusak)

oleh pihak cabang perusahaan yang nantinya dikirim ke kantor pusat

Indomarco Adi Prima untuk dicek dan disetujui.

• PPBR yang sudah disetujui oleh kantor pusat dikirim ke principal untuk

disetujui juga oleh pihak principal yang nantinya dikirim kembali ke

kantor pusat disertai dengan surat persetujuan dari principal.

• Kemudian PPBR dan surat persetujuan dari principal tersebut dikirim ke

kantor cabang untuk dilanjutkan ke tahap atau proses pemusnahan barang

rusak.

56

III.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam usaha pengumpulan data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini,

maka penulis menggunakan metode observation dimana teknik pengumpulan data

dengan cara mengadakan pengamatan langsung di lapangan. Selain itu metode yang

digunakan penulis dalam mengumpulkan data adalah dengan menggunakan Inquires of

the client dimana teknik pengumpulan data dengan cara wawancara yaitu tanya jawab

secara langsung dengan pihak PT. Indomarco Adi Prima dan penulis juga membagikan

kuesioner kepada pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan fungsi pengelolaan

persediaan sehingga mempermudah untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Data yang

diperoleh penulis adalah seperti yang tersaji pada halaman berikut ini :

Kuesioner Aktivitas Operasional Pengelolaan Persediaan Barang Pada

PT Indomarco Adi Prima

A. Pemesanan dan Penerimaan Persediaan

No. Pertanyaan Y T

1

2 3

4

Apakah pemesanan persediaan dilakukan dengan otorisasi

manajemen ?

Apakah ada perhitungan atau pencatatan yang dijadikan dasar untuk

melakukan pemesanan persediaan ?

Apakah fungsi penerimaan terpisah dari fungsi gudang ?

Apakah perusahaan memiliki petunjuk atau pedoman tertulis tentang

√

√ √

57

5 6 7 8

9

10

uraian tugas masing-masing yang terdapat dalam pengelolaan

persediaan ?

Apakah terdapat suatu pemisahan tugas dalam pelaksanaan fungsi

penerimaan, pemesanan, penyimpanan, pengeluaran dan pencatatan

atas transaksi persediaan ?

Apakah terdapat pencocokan atau penyesuaian terlebih dahulu

terhadap barang yang datang (diterima) dengan surat jalan atau

dokumen resmi tertentu ?

Jika ya, apakah pencocokan atau penyesuaian tersebut dilakukan oleh

pihak di luar (selain) pihak gudang fisik ?

Apakah setiap penerimaan barang dilakukan pemeriksaan terlebih

dahulu terhadap isi, kuantitas dan masa kadaluarsa barang sebelum

masuk dan disimpan ke gudang ?

Apakah setiap penerimaan barang disertai dengan pembuatan laporan

penerimaan secara tertulis ?

Apakah penerimaan barang dilakukan oleh pihak yang berwenang ?

√

√

√ √

√

√ √

B. Penyimpanan dan Tata Letak Persediaan

No. Pertanyaan Y T

1

2

Apakah persediaan barang ditempatkan secara teratur dan rapi?

Apakah terdapat pengelompokan dalam melakukan penempatan

barang di gudang?

√

√

58

3

4

5 6 7

8 9

10

Apakah ada dokumen yang dijadikan pedoman atau dasar untuk

menentukan penempatan atau tata letak barang di gudang?

Apakah penempatan dan tata letak persediaan sudah diatur sedemikian

rupa sehingga tidak mengganggu proses pengambilan dan pengeluaran

barang ?

Apakah persediaan barang disimpan dengan baik dan efisien untuk

menjaga tingkat minimum dari :

Kebakaran dan kebanjiran?

Kerusakan?

Pencurian?

Apakah terdapat pemeriksaan secara berkala terhadap kemungkinan

adanya barang yang melewati atau mendekati masa kadaluarsa dan

kondisinya tidak layak jual serta kesesuaian jumlah barang dengan

yang tercatat di kartu persediaan (stock) atau semacamnya?

Apakah lokasi gudang penyimpanan memiliki fasilitas :

Alat pemadam kebakaran?

Penerangan?

Ventilasi udara?

Apakah terdapat jadwal teratur untuk membersihkan gudang ?

Apakah terdapat gudang khusus untuk menyimpan barang-barang

yang non-food (seperti produk detergent dan obat nyamuk) ?

Jika tidak, apakah tempat penyimpanan barang non-food tersebut

diletakkan berjauhan dengan barang lain (food) dan diberikan

√

√

√ √

√

√

√ √ √

√

√

59

penutup ? √

C. Pengeluaran dan Pengawasan Fisik Persediaan

No. Pertanyaan Y T

1

2 3

4

5

6 7

8

9

10

11

Apakah fungsi pengiriman terpisah dari fungsi gudang ?

Apakah setiap pengeluaran persediaan selalu berdasarkan dokumen

resmi yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang ?

Apakah fungsi depo selalu sebagai perantara antara gudang cabang

dengan stock point ?

Apakah ada petugas atau staf yang menjaga dan mengawasi keluar

masuknya barang dengan efektif ?

Apakah selain petugas gudang, pihak lain dilarang masuk gudang jika

tidak disertai dengan otorisasi oleh pihak yang berwenang ?

Apakah pada saat stock opname masih sering ditemukan selisih

kuantitas antara pencatatan stock barang di kartu persediaan (stock)

dengan jumlah fisik yang ada di gudang ?

Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap hari ?

Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap minggu ?

Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap bulan ?

Apakah hasil stock opname dilaporkan kepada pihak manajemen ?

Apakah penemuan terhadap barang yang rusak langsung diproses ke

pihak manajemen ?

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

60

12

13

14

15

Apakah terdapat jadwal yang teratur untuk pengiriman barang rusak

dari stock point ke depo ?

Apakah pengiriman barang rusak dari stock point ke depo hanya

dilakukan sewaktu depo mengirim barang ke stock point ?

Apakah dalam kurun waktu 1 minggu selalu ada pengiriman barang

dari depo ke stock point ?

Apakah terdapat pengecekan kembali oleh pihak gudang cabang

terhadap barang rusak yang datang dari depo ?

√

√

√

√

Dari hasil kuesioner secara umum perusahaan telah mempunyai prosedur dan

kebijakan yang cukup memadai. Hal tersebut dapat terlihat dari :

Pemesanan persediaan yang dilakukan berdasarkan perhitungan dan pencatatan

Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi penerimaan

Pemisahan tugas dalam pelaksanaan fungsi penerimaan, pemesanan,

penyimpanan, pengeluaran dan pencatatan atas transaksi persediaan

Adanya pencocokan atau penyesuaian terlebih dahulu terhadap barang yang

datang (diterima) dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu yang dilakukan

oleh pihak di luar pihak gudang fisik dan adanya pemeriksaan terlebih dahulu

terhadap isi, kuantitas, dan masa kadaluarsa barang sebelum disimpan ke gudang

Adanya dokumen yang dijadikan pedoman atau dasar dalam melakukan

penempatan persediaan barang di gudang sehingga tersusun secara teratur dan

rapi

61

Adanya pengecekan secara berkala terhadap masa kadaluarsa dan kondisi barang

serta kesesuaian jumlah barang dengan yang tercatat di kartu stock

Adanya fasilitas yang memadai di dalam gudang yang mendukung terciptanya

keamanan di gudang dan jadwal teratur untuk membersihkan gudang

Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pengiriman

Pengeluaran persediaan yang dilakukan berdasarkan dokumen resmi yang sudah

diotorisasi oleh pihak yang berwenang

Adanya petugas atau staf yang melakukan pengawasan terhadap siapa saja yang

masuk ke gudang dan keluar masuknya barang dengan efektif

Adanya rutinitas stock opname yang dilakukan secara teratur dan berkala

Penemuan terhadap barang rusak atau tidak layak jual langsung diproses ke

pihak manajemen

Meskipun jawaban-jawaban dari kuisioner secara umum mengindikasikan

adanya sistem pengelolaan persediaan yang baik, bukan berarti sistem pengelolaan

persediaan yang dimiliki perusahaan menutup kemungkinan adanya kelemahan-

kelemahan dalam sistem tersebut. Dengan kata lain bahwa sebaik atau sebagus apapun

sistem yang sudah diterapkan oleh suatu perusahaan belum tentu tidak ada celah yang

dapat menyebabkan terjadinya penyimpangan atau masalah. Oleh karena itu penulis

mencoba mencari celah-celah atau kelemahan-kelemahan yang dapat terjadi untuk

ditelaah dan dicari jalan keluar atau solusinya yang diharapkan nantinya dapat mengatasi

atau menjawab permasalahan yang dihadapi perusahaan.

Dari hasil kuisioner di atas, penulis menemukan kelemahan-kelemahan yaitu

seperti ketidaksesuaian antara pencatatan jumlah stock di kartu stock dengan jumlah fisik

62

barang di gudang, tidak ada jadwal yang teratur untuk pengiriman barang rusak dari

stock point ke depo, dan tidak ada pengecekan kembali terhadap barang rusak yang

datang dari depo. Beberapa kelemahan yang ditemukan ini akan penulis bahas lebih

terperinci di bab selanjutnya.

Untuk memudahkan pengujian dan analisa sistem dan prosedur, penulis mencoba

menggambarkan arus dokumen yang diperoleh dari hasil penelitian dan wawancara

melalui flowchart yang dilampirkan pada halaman L2, L3, L4, dan L5 karena penulis

tidak memperoleh flowchart dari perusahaan.