bab iii analisis sistem berjalan · b. memberikan pelayanan informasi obat (pio) kepada pasien...
TRANSCRIPT
18
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
CV. Nagasari (Apotik) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang obat-
obatan dan farmasi. Apotik merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan, maka
dalam pelayanannya harus mengutamakan kepentingan masyarakat, yaitu
menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik
dan keabsahannya terjamin.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
CV. Nagasari (Apotik) berkedudukan di Jl. A. Yani no. 117, Cikampek
Selatan, Kabupaten Karawang, yang didirikan dengan Akta nomor 3 tanggal 10
Februari 1968 dari Notaris Rd. Kosasih Ateng Sachri dan menurut Keputusan
Pengadilan Negeri di Purwakarta Nomor 5/K/1965 tanggal 19 Mei 1965. Berdasarkan
Surat Nomor 1g,1402/1980 tanggal 18 November 1980, terjadi Legalisasi Surat Jual
Beli Perusahaan CV. Nagasari (Apotik), serta perubahan Anggaran Dasar oleh Notaris
Ida Rosyida Suryana, S.H di Karawang dari pemilik lama kepada pemilik baru, yaitu
PT. Hurip Utama.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pola hubungan antar bagian-bagian yang
terdapat di dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi CV. Nagasari adalah sebagai
berikut:
19
Keterangan :
: garis komando
Sumber : CV. Nagasari
Gambar III.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Adapun fungsi dari susunan Organisasi pada CV. Nagasari adalah sebagai
berikut:
1. Direktur
Direktur mempunyai tugas memimpin, mengawasi dan mengkoordinasi tugas
sesuai dengan peraturan, serta mengevaluasi kinerja para pegawainya.
DIREKTUR
ADMINISTRASI
& KEUANGAN APOTEKER
AKUNTANSI &
KEUANGAN
ASISTEN
APOTEKER
INVENTORY JURU RACIK
UMUM KASIR
20
2. Administrasi dan Keuangan
a. Membuat surat pesanan (purchase order) kepada supplier.
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi dan penyimpanan
dokumen penting.
c. Menyusun laporan keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
d. Mengelola uang kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran,
mengatur kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan membuat catatan
transaksi kas.
e. Membuat laporan rincian pembelian maupun penjualan.
3. Akuntansi dan Keuangan
a. Mengelola kredit dengan mengatur tagihan-tagihan.
b. Membuat perencanaan keuangan.
c. Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangani cek.
d. Bekerja sama dalam menyusun kebijakan keuangan dengan bagian lain terkait.
4. Inventory
a. Mencatat keluar masuk barang.
b. Melakukan pengecekan tanggal kadaluarsa terhadap obat-obatan.
c. Menyusun daftar masuknya barang
d. Mengatur, mengawasi dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat di
ruang peracikan.
5. Umum
a. Membersihkan ruangan-ruangan apotik sebelum dan sesudah jam kerja.
b. Melakukan kegiatan yang diperintahkan oleh Staff CV. Nagasari.
21
6. Apoteker
a. Bertugas menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yang sesuai dengan
fungsinya.
b. Memberikan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada pasien untuk
mendukung penggunaan obat yang rasional.
c. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi
bentuk sediaan obat, jumlah obat, nama obat, nomor resep, nama pasien.
7. Asisten Apoteker
a. Membantu segala kegiatan Apoteker.
b. Mendata keperluan barang.
c. Memberi harga untuk resep-resep yang masuk dan memeriksa kelengkapan
resep.
d. Membuat salinan resep bila diperlukan.
8. Juru Racik
a. Melayani permintaan obat bebas dan resep dokter, mulai dari penerimaan
resep, menyiapkan obat, meracik, mengemas, sampai dengan menyerahkan
obat kepada kasir.
9. Kasir
a. Mencatat penerimaan uang maupun pengeluaran uang.
b. Menyetorkan uang, baik dari kasir besar atau bank.
22
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun prosedur sistem berjalan persediaan obat yang diterapkan di CV. Nagasari
adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pengecekkan Stok Obat
Setiap minggu, bagian Inventory mengecek stok obat yang terdapat dalam gudang
apotik, serta menyesuaikan jumlah stok yang tertera di lembar kartu persediaan
obat. Di dalam lembar kartu persediaan obat, terdapat data obat yang masuk dan
data obat keluar. Jika terdapat stok obat yang habis, atau stoknya mencapai stok
minimal, maka bagian inventory akan mencatat stok obat yang dibutuhkan di
dalam lembar persediaan obat tadi. Stok minimal obat Syrup, Drop, maupun
cairan adalah 3 buah kemasan, dan stok maksimalnya adalah 6. Sedangkan untuk
obat jenis Tablet, stok minimalnya adalah 1 buah, sedangkan stok maksimalnya
adalah 3. Setelah stok obat selesai di cek, bagian inventory membuat daftar
permintaan obat dan menyerahkannya kepada bagian administrasi.
2. Prosedur Pemesanan Obat
Setelah bagian administrasi menerima lembar permintaan obat tersebut, bagian
administrasi membuat lembar PO (purchase order) dan salinannya. Di dalam
lembar purchase order terdapat nama obat yang diperlukan serta banyaknya obat
yang dipesan. Kemudian, lembar purchase order yang asli diberikan kepada
supplier, dan salinannya disimpan untuk arsip.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Setelah Supplier mengantar barang ke apotik, bagian inventory melakukan
pengecekkan barang dengan mencocokkan daftar barang yang tertera dalam
salinan PO dengan barang yang diterima. Jika ada barang yang rusak, tanggal
kadaluarsanya dekat, atau barang tidak sesuai pesanan, maka bagian inventory
23
akan menandai barang di salinan PO untuk ditukar (retur) dengan barang yang
sesuai. Disaat yang bersamaan, supplier juga menandai barang yang kurang di
lembar faktur pembelian barang. Setelah itu, supplier memberikan salinan faktur
pembelian kepada bagian inventory, lalu bagian inventory mencatat barang masuk
kedalam lembar persediaan obat.
4. Laporan
Setiap akhir bulan, laporan dibuat dengan cara menginput data obat yang masuk
maupun keluar ke dalam aplikasi Microsoft Excel dan dicetak sebanyak 2
rangkap, rangkap 1 untuk direktur, sedangkan rangkap 2 sebagai arsip.
24
3.3. Activity Diagram
1. Prosedur Pengecekkan Stok Obat
Gambar III. 2
Activity Diagram Prosedur Pengecekkan Stok Obat
25
2. Prosedur Pemesanan Barang
Gambar III. 3
Activity Diagram Prosedur Pemesanan Barang
26
3. Prosedur Penerimaan Barang
Gambar III. 4
Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang
27
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Gambar III. 5
Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input),
dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan digunakan pada suatu
sistem yang sedang dilakukan (sistem berjalan).
28
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen Masukan adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk
memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu
keluaran yang disebut dengan Output. Adapun dokumen masukan yang digunakan
oleh CV. Nagasari adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Lembar Persediaan Obat
Fungsi : Sebagai informasi untuk mengetahui stok obat yang ada di
gudang.
Sumber : Bagian Inventory
Tujuan : Bagian Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 minggu.
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Lembar Permintaan Obat
Fungsi : Sebagai bukti permintaan obat.
Sumber : Bagian Inventory
Tujuan : Bagian Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada barang yang mencapai stok minimal.
Bentuk : Lampiran A.2
29
3. Nama Dokumen : Salinan Faktur Pembelian Barang
Fungsi : Sebagai tanda bukti pemesanan barang.
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Inventory
Media : Kertas
Jumlah : 3 lembar
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang.
Bentuk : Lampiran A.3
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari pengolahan data yang
terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran yang dihasilkan pada CV.
Nagasari adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Lembar Purchase Order
Fungsi : Sebagai acuan untuk memesan barang yang diperlukan.
Sumber : Bagian Administrsi
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada pemesanan obat kepada supplier.
Bentuk : Lampiran B.1
30
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah ikut berpartisipasi dalam kegiatan, serta mempelajari sistem berjalan
pada CV. Nagasari khususnya pada sistem persediaan obat, penulis dapat
menyimpulkan suatu permasalahan yang terdapat dalam sistem tersebut. Permasalahan
yang dapat penulis simpulkan adalah sebagai berikut:
1. CV. Nagasari masih menggunakan metode yang sederhana sehingga data-data
mengenai pencatatan stok obat, pencatatan obat masuk, serta pencatatan obat
keluar tidak tersimpan dengan baik.
2. Dalam pengecekkan stok akhir, masih dilakukan secara manual.. Hal tersebut
menyebabkan proses pengecekkan menjadi lebih lama dan kurang efisien. Selain
itu, proses yang kurang efisien kemungkinan dapat menyebabkan terjadinya
kesalahan (human error) pada saat pelaku kegiatan melakukan proses tersebut.
3. Pembuatan laporan stok keseluruhan, laporan obat masuk perbulan, serta laporan
keluar perbulan masih di input satu persatu ke dalam Ms. Excel, yang
menyebabkan kurangnya efisiensi.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam sistem
persediaan obat pada CV. Nagasari, penulis dapat mengusulkan alternatif pemecahan
masalah pada sistem tersebut dengan cara:
1. Membuat suatu sistem informasi inventory obat yang dapat mempermudah
pengelolaan data obat, pengelolaan data obat masuk, data obat keluar, data
supplier, serta data pengguna. Data-data tersebut akan saling terintegrasi karena
data disimpan dalam database.
31
2. Membuat satu form khusus administrasi untuk mempermudah dalam melakukan
pencarian data yang berhubungan dengan informasi stok obat.
3. Membuat form laporan yang akan menghasilkan dokumen keluaran berupa
laporan obat masuk, laporan obat keluar, serta laporan stok obat keseluruhan.