17

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Sekolah

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di SMPN 8 Karawang Barat terdapat

aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan

garis perintah dan penerimaan serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga

semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi

di tempat, penulis mengadakan riset untuk pembuatan Tugas Akhir ini sebagai

berikut :

3.1.1. Sejarah Sekolah

SMPN 8 Karawang Barat di dirikan pada tahun 2013 di atas lahan seluas

10.000 m2 yang berlokasi di Jl. Pasir Malang, Blok Sibak, Karangpawitan, Kec.

Karawang Barat, Kab. Karawang 41315. Selain itu, terdapat juga identitas SMPN

8 Karawang Barat sebagai berikut :

1. Nama dan Alamat

a. Nama Sekolah : SMPN 8 Karawang Barat

b. Alamat : Jl. Pasir Malang Blok Sibak

c. Kelurahan : Karangpawitan

d. Kecamatan : Karawang Barat

e. Kabupaten : Karawang

2. NPSN : 69954373

3. Jenjang Akreditas : B

4. Tahun didirikan : 2013

18

5. Kepem. Tanah/Bangunan : Pemerintah Daerah

6. Jenjang Pendidikan : SMP

7. Status Sekolah : Negeri

8. Waktu Penyelenggara : Sehari penuh/5 hari

9. Guru

a. Guru Tetap : 6 orang

b. Guru Kontrak : 1 orang

c. Guru Honor : 20 orang

d. Staf Tata Usaha Honor : 6 orang

10. Dokumen dan Perijinan

a. Naungan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

b. No. Sk. Pendirian : 425.11/Kep. 502-HUK/2015

c. Tgl. Sk. Pendirian : 2015-06-18

d. No. Sk. Operasional : 425.11/Kep. 502-HUK/2015

e. Tgl. Sk. Operasional : 2015-06-18

11. Akreditas

a. No. Sk. Akreditas : -

b. Tgl. Sk. Akreditas : -

c. No. Sertifikasi ISO : Belum bersertifikat

12. Sarana dan Prasarana

a. Luas Tanah : 10.000 m2

b. Luas Bangunan : 743 m2

c. Akses Internet : Smartfren

d. Sumber Listrik : PLN

19

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan

wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang

menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur

organisasi pada SMPN 8 Karawang Barat:

Struktur Organisasi pada SMPN 8 Karawang Barat

Sumber : SMPN 8 Karawang Barat(2019)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi SMPN 8 Karawang Barat

Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja yang

terdapat pada SMPN 8 Karawang Barat adalah sebagai berikut:

20

1. Komite Sekolah

a. Pemberi pertimbangan dalam penentuan dan pelaksanaan kebijakan

pendidikan di satuan pendidikan.

b. Pengontrol dalam penyelenggaraan kegiatan di satuan pendidikan.

c. Mediator antar pemerintah dengan masyarakat di satuan pendidikan.

d. Memberikan masukan, pertimbangan, dan rekomendasi kepada satuan

pendidikan mengenai kriteria kinerja satuan pendidikan.

2. Kepala Sekolah

a. Menyusun perencanaan.

b. Mengorganisasikan kegiatan.

c. Mengarahkan kegiatan.

d. Mengkoordinasikan kegiatan.

e. Melaksanakan pengawasan.

f. Menentukan kebijaksanaan.

g. Mengadakan rapat.

h. Mengambil keputusan.

i. Mengatur proses belajar mengajar.

3. Wakil Kepala Sekolah

a. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan

program.

b. Pengorganisasian.

c. Pengarahan.

d. Ketenagaan.

e. Pengkoordinasian.

21

f. Pengawasan.

g. Penilaian.

h. Identifikasi dan pengumpulan data.

i. Penyusunan laporan.

4. Kurikulum

a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

c. Mengatur penyusunan program mengajar.

d. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.

e. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria

kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa serta pembagian raport dan

STTB.

f. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.

g. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.

h. Mengatur pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran.

i. Mengatur mutasi siswa.

j. Melakukan supervise administrasi dan akademis.

k. Menyusun laporan.

5. Kesiswaan

a. Mengatur program.

b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 6K (Keamanan, Kebersihan,

Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan dan Kerindangan).

22

c. Mengatur dan membina rogram kegiatan OSIS meliputi Kepramukaan,

Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha

Kesehatan Sekolah (UKS), Patrol Keamanan Sekolah (PKS) dan Paskibra.

d. Mengatur program pesantren kilat.

e. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.

f. Menyelenggarakan cerdas cermat, olah raga prestasi.

g. Menyeleksi calon untuk diusulkan untuk mendapat beasiswa.

6. Sarana dan Prasarana

a. Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar

mengajar.

b. Merencanakan program pengadaannya.

c. Mengatur pemanfaatan sarana prasarana.

d. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian.

e. Mengatur pembakuannya.

f. Menyusun laporan.

7. Hubungan Masyarakat

a. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan BP3 dan peran BP3.

b. Menyelenggarakan bakti sosial dan karyawisata.

c. Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan di sekolah.

d. Menyusun laporan.

8. Pengelola Laboratorium

a. Perencanaan pengadaan bahan dan alat laboratorium.

b. Menyusun jadwal kegiatan penggunaan laboratorium.

c. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium.

23

d. Inventarisasi dan pengadministrasian bahan dan alat-alat laboratorium.

e. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan laboratorium.

9. Perpustakaan

a. Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik.

b. Pengurusan pelayanan perpustakaan.

c. Perencanaan pengembangan buku perpustakaan.

d. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku.

e. Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku.

10. Tata Usaha

a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

b. Pengelolaan keuangan sekolah.

c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.

d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.

e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.

f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah.

g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 6K.

h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan

secara berkala.

11. Guru

a. Membuat perangkat program pengajaran.

b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.

c. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan

umum dan ujian akhir.

d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.

24

e. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.

f. Mengisi daftar nilai siswa.

g. Melaksanakan kegiatan membimbing kepada guru lain dalam kegiatan

proses belajar mengajar.

h. Membuat alat pelajaran/peraga.

i. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.

j. Mengikuti kegiatan pengembangan dan permasyarakatan kurikulum.

k. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.

l. Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung

jawab.

m. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa.

n. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran.

o. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang pratikum.

p. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.

1. Visi dan Misi

Visi SMPN 8 Karawang Barat

“Terwujudnya lulusan SMP Negeri 8 Karawang Barat yang Mulia dalam

Akhlak, Terampil da Berprestasi”.

Misi SMPN 8 Karawang Barat

1. Menjadikan sekolah sebagai tempat tumbuhnya kultur edukatif, ilmiah dan

religius.

2. Menanam keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.

3. Menanam sifat dan jiwa santun, beretika menjungjung tinggi martabat

bangsa.

25

4. Meningkatkan layanan pendidikan yang baik dan profesional, agar siswa

menjadi cerdas, terampil dan taqwa.

5. Mampu melaksanakan kompetensi di bidang akademik dan non akademik.

2. Strategi

a. Melaksanakan kegiatan pembelajaran yang berkualitas dengan

menggunakan kurikulum KTSP dan Kurtilas.

b. Mendorong membantu siswa untuk mengenali dirinya, sehingga sikap siswa

dapat berkembang secara optimal.

c. Menerapkan azaz partisipasi (keikut sertaan) dengan melibatkan seluruh

warga sekolah, komite sekolah, masyarakat dan pemerintah.

d. Melaksanakan pola pembinaan keterampilan secara efektif sehingga setiap

siswa memiliki keterampilan yang bermanfaat yang menunjang

kehidupannya.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis

akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

1. Pengolahan Data Guru

Bagian Tata Usaha memberikan formulir identitas guru. Selanjutnya guru

melakukan pengisian data guru, kemudian mengembalikan formulir identitas

guru tersebut kepada bagian Tata Usaha. Lalu, petugas Tata Usaha memeriksa

kelengkapan identitas guru tersebut. Jika formulir identitas guru tidak lengkap

maka akan dikembalikan kepada guru yang bersangkutan. Jika data guru

tersebut sudah lengkap, maka bagian Tata Usaha melakukan perekapan data

26

guru sebanyak 2 rangkap. Yang pertama diberikan kepada sekolah dan yang

kedua akan dijadikan arsip.

2. Pengolahan Data Siswa

Data siswa diberikan kepada bagian Tata Usaha. Oleh Tata Usaha, data siswa

tersebut dicatat dan dibuat menjadi arsip. Lalu dari arsip dibuat laporan data

siswa untuk Kepala Sekolah. Dari arsip data siswa dibuat data kelas, data kelas

dibuat 2 rangkap. Satu rangkap untuk arsip data siswa dan satu rangkap lainnya

untuk arsip data kelas. Arsip data kelas dibuat untuk pembuatan jadwal mata

pelajaran.

3. Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran

Bagian Kurikulum memberikan data mata pelajaran dan data kelas kepada Tata

Usaha. Tata Usaha menginformasikan rapat pembagian jadwal pelajaran

kepada guru. Lalu guru menyampaikan hasil rapat kepada Tata Usaha dan

mulai mendata jadwal pelajaran. Setelah semua di data lalu diberikan kepada

Kepala Sekolah untuk diperiksa dan disetujui. Data yang sudah disetujui

dikembalikan lagi kepada guru, lalu guru menginformasikan kepada siswa.

4. Pengolahan Data Nilai Siswa

Guru menyerahkan nilai siswa kepada Wali Kelas, kemudian membuat rekap

nilai untuk dimasukan kedalam raport. Raport diserahkan kepada Kepala

Sekolah untuk ditanda tangani kemudian oleh Wali Kelas diserahkan kepada

siswa.

27

3.3. Activity Diagram

1. Pengolahan Data Guru

2. Pengolahan Data Siswa

Gambar III.2.

Activity Diagram Pengolahan Data Guru

Gambar III.3.

Activity Diagram Pengolahan Data Siswa

28

3. Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran

4. Pengolahan Data Nilai Siswa

Gambar III.4.

Activity Diagram Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran

Gambar III.5.

Activity Diagram Pengolahan Data Nilai Siswa

29

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen

yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang di

inginkan.

1. Nama Dokumen : Data Guru

Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan guru

Sumber : Guru

Tujuan : Tata Usaha

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap adanya guru baru

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Data Siswa

Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan data siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Tata Usaha dan Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama Dokumen : Jadwal Mata Pelajaran

Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan data jadwal mata pelajaran

Sumber : Kurikulum

Tujuan : Guru dan Siswa

30

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru

Bentuk : -

4. Nama Dokumen : Nilai Siswa

Fungsi : Sebagai bukti hasil nilai siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap pembagian nilai siswa

Bentuk : -

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem

output atau disebut juga dengan dokumen keluaran.

1. Nama Dokumen : Laporan Data Guru

Fungsi : Untuk mengetahui data guru

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Kepala Sekolah dan Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap adanya guru baru

31

Bentuk : -

2. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data siswa

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Kepala Sekolah dan Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru

Bentuk : -

3. Nama Dokumen : Laporan Jadwal Mata Pelajaran

Fungsi : Sebagai media informasi jadwal mata pelajaran

Sumber : Kurikulum

Tujuan : Guru dan Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru

Bentuk : -

4. Nama Dokumen : Rekap Nilai

Fungsi : Sebagai laporan hasil belajar siswa

Sumber : Guru

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap akhir semester

32

Bentuk : -

3.6. Permasalahan Pokok

Sistem akademik yang telah berjalan di SMPN 8 Karawang Barat umumnya

telah berjalan dengan baik. Dalam proses pengolahan data guru, pengolahan data

siswa, pengolahan data jadwal mata pelajaran, dan pengolahan data nilai, penulis

melihat adanya kelemahan dari sistem tersebut.

Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:

1. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam pelaksanaan penginputan

pengolahan data dan pembuatan laporan, karena sistem yang ada masih belum

terkomputerisasi dalam segala pengolahan data.

2. Pada pembuatan laporan-laporan masih terdapat beberapa kesalahan data.

Maka diperlukan suatu aplikasi atau sistem yang sudah terkomputerisasi.

3.7. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis memberikan

pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu dengan:

1. Diperlukan aplikasi yang bisa mengelola data dan informasi dengan lebih

baik yaitu dengan menggunakan fasilitas database yang berbasis web

sehingga dapat diakses setiap saat tanpa dibatasi waktu dan tempat, sehingga

dapat lebih interaktif dan mudah diakses, dapat menyimpan hasil pengolahan

data, memudahkan dalam penyajian dan pencarian data.

33

2. Untuk menghindari sistem error diperlukan pelatihan dan pengembangan

terhadap sumber daya manusia dan juga maintenance terhadap sistem yang

digunakan.