27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan pendekatan untuk

memperoleh data-data yang diperlukan dengan metode wawancara, observasi dan

menyaksikan langsung kelapangan bagaimana pelaksanaan dari sistem yang

berjalan. Setelah mengetahui sistem yang berjalan pada PT. Sumber Kreasi

Fumiko, penulis dapat menganalisa dan mencari masukan, kekurangan-

kekurangan pada sistem yang ada. Tinjauan terhadap sistem ini dibagi menjadi

sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi yang berlaku hingga sekarang.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Sumber Kreasi Fumiko merupakan suatu perusahaan yang bergerak

dalam bidang usaha penjualan sepatu dan sandal untuk kalangan dewasa dan

anak-anak. Pada awalnya, perusahaan yang didirikan langsung oleh Bapak

Yongki Komaladi ini hanyalah sebuah home industry. Pada tahun 1989, Beliau

mencoba membuat beberapa model sepatu dan ternyata mendapat respon positif

dari masyarakat. Pada tahun 1992, dilakukan percobaan membuat sepatu khusus

untuk wedding (pernikahan) dan karena market mendapat respon positif, Bapak

Yogki Komaladi memutuskan untuk bekerja sama dengan Bridal House dan para

designer terkenal di Indonesia.

Pada saat ini, PT. Sumber Kreasi Fumiko tidaklah lagi memproduksi

sendiri, melainkan memberikan kesempatan kepada para supplier yang terdiri dari

para pengusaha pembuatan sepatu dan sandal.

28

Umumnya para supplier ini berbentuk Usaha, Mikro, Kecil dan Menengah

(UMKM) yang masih banyak menggunakan sumber daya manusia yang cukup

banyak. Dengan memberikan kesempatan kepada para UMKM untuk

memproduksi sepatu dan sandal tersebut, maka PT. Sumber Kreasi Fumiko

membantu pemerintah dalam membuka lapangan pekerjaan yang lebih banyak

bagi masyarakat. PT. Sumber Kreasi Fumiko mewakili merk dagang perusahaan

sepatu dan sandal Yongki Komaladi.

Perusahaan ini menjual produk sepatu dan sandalnya dengan cara

melakukan konsinyasi dengan toko-toko retail seperti Ramayana, Robinson,

Matahari Departement Store, Centro, Sogo, Galeria, Metro, Pasaraya, Borobudur,

Yogya dan juga mempunyai showroom sendiri untuk menampilkan 7 produk-

produk sepatu dan sandal mereka. Outlet tersebut tersebar di wilayah Jakarta,

Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan kota-kota besar lainnya se-Indonesia. PT.

Sumber Kreasi Fumiko saat ini berlokasi di Jalan Sentani Raya Blok M No. 29,

Kemayoran, Jakarta Pusat. PT. Kreasi Sumber Fumiko memperkerjakan sekitar

125 karyawan yang terdiri dari karyawan biasa, staf, kepala bagian, dan juga

direktur. Segmen pasar yang diambil oleh PT. Sumber Kreasi Fumiko ini terdiri

dari kelas menengah ke atas, para desainer, boutique, dan juga ikut berpartisipasi

dalam berbagai show atau pertunjukan.

29

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Stuktur Organisasi PT. Sumber Kreasi Fumiko:

Sumber: PT. Sumber Kreasi Fumiko

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Sumber Kreasi Fumiko

Fungsi Organisasi

1. Direktur sebagai pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Tanggung jawab dari

direktur adalah mengkoordinir, memerintahkan dan mengadakan pengawasan,

baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap hasil kerja masing-

masing bagian di dalam perusahaan. Mengambil keputusan terhadap masalah-

masalah yang dihadapi perusahaan.

2. Kepala Divisi Human Resource Development (HRD) bertanggung jawab

langsung kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi HRD

akan dibantu oleh chief HRD yang mengepalai beberapa staf.

30

Adapun tugas dan tanggung jawabnya dari divisi human resource development

adalah sebagai berikut:

a. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang administrasi

kepegawaian.

b. Melaksanakan proses penyeleksian, pengangkatan, penggajian, kenaikan

pangkat, mutasi, kesejahteraan karyawan dan pembinaan serta pelatihan

untuk karyawan.

c. Memantau semua kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja dan

semua hal yang menunjang kegiatan perusahaan.

d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepegawaian kepada Direktur.

3. Kepala Divisi Marketing bertanggung-jawab langsung kepada direktur. Dalam

menjalankan tugasnya, kepala divisi marketing akan dibantu oleh chief

marketing, chief merchandiser, dan chief IT yang mengepalai beberapa staf.

Adapun tugas dan tanggung jawab divisi marketing adalah sebagai berikut:

a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan

pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar

secara efektif dan efisien.

b. Menentukan harga jual, produk yang akan di-launching, jadwal kunjungan

serta sistem promosi.

c. Melakukan peramalan untuk perkiraan pasar pada masa depan.

d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan

jumlah pelanggan dan layanan terhadap pelanggan.

31

4. Kepala Divisi Accounting and Finance bertanggung-jawab langsung kepada

direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi accounting and finance

akan dibantu oleh chief accounting and finance yang mengepalai beberapa staf.

Adapun tugas dan tanggung jawab divisi accounting and finance adalah

sebagai berikut :

a. Mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan perusahaan.

b. Mengendalikan dan mengawasi pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumbr pendapatan pembelanjaan

dan kekayaan perusahaan.

d. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan akuntansi perusahaan.

e. Membuat dan mengevaluasi laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi,

laporan arus kas, dan laporan akuntansi lainnya) yang auditable secara

berkala beserta perinciannya.

5. Kepala Divisi Warehouse and Logistic bertanggung-jawab langsung kepada

direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi warehouse and logistic

akan dibantu oleh chief warehouse and logistic dan chief quality control yang

mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggungjawab kepala divisi

warehouse and logistic adalah sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan seluruh kegiatan pergudangan dan logistik yang meliputi

kegiatan penerimaan barang dari supplier, pengiriman, serta kegiatan

penunjang lainnya.

b. Memberdayagunakan aset perusahaan dalam hal ini transportasi secara

efektif dan efisien.

32

c. Memastikan produk yang dikirim dari supplier dalam kondisi baik.

d. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan quality control produk.

e. Mengawasi dan mengendalikan pengiriman produk.

f. Mengawasi kegiatan staf purchase order.

6. Chief Human Resource Development bertanggung-jawab langsung kepada

kepala divisi human resource development. Tugasnya adalah membantu

pelaksanaan kegiatan divisi human resource development.

7. Chief Marketing bertanggung-jawab langsung kepada kepala divisi marketing.

Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi marketing.

8. Chief Merchandise bertanggung-jawab langsung kepada kepala divisi

marketing. Adapun tugas dan tanggung-jawab chief merchandise adalah

sebagai berikut:

a. Membuat Purchase Order Draft (PO Draft) yang berisikan mengenai

spesifikasi produk secara detail, jatah kirim dan jumlah kirim.

b. Menentukan harga beli dan harga jual produk.

c. Melakukan pengawasan pada outlet-outlet modern retail yang tersebar di

Indonesia.

d. Menata display dan layout produk pada showroom.

e. Bekerjasama dengan chief marketing dan chief IT untuk mencapai target

penjualan perusahaan.

9. Chief IT bertanggungjawab langsung kepada kepala divisi marketing. Adapun

tugas dan tanggungjawab chief IT adalah sebagai berikut :

33

a. Mengelola pekerjaan Teknologi Informasi (TI) dalam operasional sehari-

hari dalam lingkungan perusahaan

b. Memberikan solusi dan konsultansi teknologi untuk mencapai tujuan dan

strategi bisnis perusahaan.

c. Bekerja sama dengan pimpinan bisnis unit lain dalam memberikan

konsultansi, rekomendasi tentang rencana kerja yang akan datang dan

pengembangan sumber daya teknologi seperti hardware, infrastruktur,

telekomunikasi, dan lainnya.

d. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer atau

aplikasi dalam lingkungan perusahaan serta membuat dan/atau implementasi

semua sistem dan aplikasi

e. Merancang, mengelola dan mengawasi serta mengevaluasi operasional dari

sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware,

infrastruktur, telekomunikasi, network).

10. Chief Accounting And Finance bertanggung jawab langsung kepada kepala

divisi accounting and finance. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan

kegiatan divisi accounting and finance..

11. Chief Warehouse And Logistic bertanggung jawab langsung kepada kepala

divisi warehouse and logistic. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan

kegiatan divisi warehouse and logistic. Dalam menjalankan tugasnya, Chief

warehouse and logistic akan dibantu oleh staf gudang dan staf purchase order.

12. Chief Quality Control bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi

quality control. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi

warehouse and logistic.

34

3.2 Proses Bisnis Sistem

Adapun proses bisnis sistem berjalan penggajian karyawan pada PT.

Sumber Kreasi Fumiko adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Absen Karyawan

Karyawan datang langsung melakukan absen dengan media absen finger print

atau mesin finger print yang ditaruh pada samping pintu masuk kantor sebelum

karyawan melakukan pekerjaan dan absen dilakukan dua kali, yaitu absen

datang dan absen pulang.

2. Prosedur Rekap Ulang Absen

Chief IT memberikan data absen ke divisi accounting and finance untuk

diproses, setelah itu dilakukan koreksi absen, kemudian dilakukan proses

klarifikasi absen dan menyerahkan klarifikasi pada karyawan, selanjutnya

karyawan memberikan klarifikasi yang sudah diperiksa dan di acc untuk dicatat

oleh divisi accounting and finance.

3. Prosedur Perhitungan Gaji

Sumber rekap absen dari chief IT diberikan kepada divisi accounting and

finance untuk dilakukan penghitungan gaji karyawan dengan melihat rekap

absen karyawan. Kemudian gaji dibuat rekapitulasinya oleh divisi accounting

and finance dan selanjutnya meminta persetujuan dari direktur.

4. Prosedur Pembayaran Gaji

Divisi accounting and finance membayar gaji kepada karyawan dengan

memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang

diterima karyawan untuk ditanda-tangani sebagai bukti pembayaran.

35

5. Prosedur Laporan Gaji

Setelah semua prosedur selesai, maka divisi accounting and finance membuat

laporan gaji, kemudian diberikan kepada direktur untuk diperiksa, jika direktur

menyetujui maka direktur acc hasil laporan yang telah diberikan, jika tidak

maka laporan akan dikembalikan untuk diperbaiki oleh divisi accounting and

finance.

Karyawan Mesin Finger Print

Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Absensi Karyawan

PT. Sumber Kreasi Fumiko

36

Chief IT Divisi Accounting and Finance Karyawan

Gambar III.3 Activity Diagram Prosedur Rekap Ulang Absen Karyawan

PT. Sumber Kreasi Fumiko

Chief IT Divisi Accounting and Finance Direktur

Gambar III.4 Activity Diagram Prosedur Perhitungan Gaji Karyawan

PT. Sumber Kreasi Fumiko

37

Divisi Accounting and Finance Karyawan

Gambar III.5 Activity Diagram Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

PT. Sumber Kreasi Fumiko

Divisi Accounting and Finance Direktur

Gambar III.6 Activity Diagram Prosedur Laporan Gaji

PT. Sumber Kreasi Fumiko

38

3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Adapun spesifikasi dokumen sistem berjalan yang ada di PT. Sumber

Kreasi Fumiko adalah sebagai berikut:

a. Nama Dokumen : Tampilan dari Format Finger Print

Fungsi : Untuk bukti kehadiran karyawan

Sumber : Chief IT

Tujuan : Karyawan

Media : Mesin

Frekuensi : Setiap hari

Format : Lampiran A-1

b. Nama Dokumen : Rekap Absensi

Fungsi : Digunakan karyawan untuk meminta arsip

Sumber : Karyawan

Tujuan : Divisi Accounting and Finance

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap hari

Format : Lampiran A-2

c. Nama Dokumen : Rekapitulasi Gaji

Fungsi : Untuk mengetahui data gaji karyawan

Sumber : Divisi Accounting and Finance

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lampiran A-3

39

d. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Untuk bukti pembayaran gaji karyawan

Sumber : Divisi Accounting and Finance

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lampiran A-4

e. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan

Fungsi : Sebagai laporan absensi dan laporan gaji

Sumber : Divisi Accounting and Finance

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lampiran A-5