bab iii analisa sistem berjalan · kali pasien berobat. tapi jika pasien sudah pernah datang maka...

15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Klinik

Klinik Central Medika Karawang merupakan salah satu bentuk yang bergerak

dalam bidang kesehatan. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer

sangat berpengaruh besar pada klinik tersebut, tanpa adanya komputer kegiatan

tersebut belum dapat berjalan secara optimal. Saat ini sistem yang ada pada Klinik

Central Medika di karawang ini masih manual dan sederhana. Sistem yang berjalan

saat ini mengakibatkan lambatnya dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan.

Untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat, cepat dan akurat, maka harus dibuat

suatu rancangan sistem terkomputerisasi agar sistem yang ada menjadi lebih maksimal

dalam segi penggunaannya. Dalam tinjauan Klinik ini berisi sejarah, struktur

organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi

di Klinik Central Medika.

3.1.1 Sejarah Klinik Central Medika

Klinik Central Medika yang beralamat di jalan Raya Surotokunto Nomor 69

Warung Bambu Karawang Timur 41371, Jawa Barat. Didirikan sejak tahun 1985

dengan nomor izin 503/PPI/02 BP.U/X/2011 oleh keluarga Bapak H. Endang dan

sejak tahun 2008 Bapak Feri selaku anak dari Bapak H. Endang di percayai untuk

mengelola Klinik Central Medika Karawang. Pada tahun 1990 Bapak H. Endang

kembali mendirikan Klinik yang sama di daerah Badami.

16

Klinik Central Medika awalnya merupakan balai pengobatan yang bekerja

sama dengan yayasan Bakti Waluya dengan waktu jam penerimaan pasien hanya

12 jam. Sejak tahun 2014 klinik tersebut dikelola secara pribadi dengan penerimaan

pasien selama 24 jam.

Berubahnya balai pengobatan Central Medika menjadi Klinik Central Medika

dikarenakan aturan dari BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) bahwa suatu

klinik yang bekerjasama dengan BPJS tidak boleh bekerjasama dengan yayasan dan

harus bersifat pribadi.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola

tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Struktur

organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas bagaimana

hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawabnya disetiap

bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-kewajiban

terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian di dalam struktur organisasi

harus mampu bekerja secara profesional, dan harus dapat berinteraksi dengan

bagian lainnya sehingga di dapat kerjasama yang optimal antar fungsi.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem yang di gunakan dalam struktur

organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi pada Klinik Central

Medika Karawang adalah:

17

Sumber : Klinik Central Medika Karawang (2018)

Gambar III.1 Struktur Organisasi Klinik Central Medika Karawang

Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur

organisasi yang terdapat pada Klinik Central Medika yaitu sebagai berikut:

1. Pemilik

a. Penganggung jawab atas pelaksanaan kegiatan klinik .

b. Pengelolaan Klinik dan pengembangan Klinik

c. Mengupayakan peningkatan dan pengembangan Klinik.

2. Manager

a. Bertugas memimpin organisasi/perusahaan.

b. Berfungsi dan bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengembangan,

pelaksanaan, pengawasan, penilaian dan pengendalian seluruh kegiatan

Klinik Central Medika

c. Mengendalikan dan mengatur organisasi/perusahaan.

d. Bertanggung jawab terhadap seluruh aset yang dimiliki oleh Klinik

Central Medika, baik keberadaan maupun penggunaan aset tersebut.

Pemilik

Klinik

Koordinator

Klinik

Penanggung

Jawab

Dokter

PelaksanaParamedis Administrasi

18

e. Berfungsi membangun kepercayaan antar karyawan.

f. Mengevaluasi aktivitas Klinik Central Medika.

g. Menjadi problem solver bagi permasalahan Klinik.

3. Dokter

a. Bertugas setiap hari atau pada waktu tertentu

b. Melaksanakan pemerikasaan dan pengobatan pada pasien.

c. Membuat rujukan pada pasien yang tidak dapat ditangani di poliklinik.

d. Bertanggung jawab untuk mengelola rangkaian asuhan medis (perawatan

pasien, diagnosa dan keputusan rujukan)

4. Bidang Pelayanan

a. Bertugas memberikan pelayanan kepada pasien umum yang datang.

b. Bertugas melihat stok obat.

c. Bertugas melakukan pendaftaran pasien.

d. Bertugas melakukan resep obat serta informasi mengenai resep obat

e. Bertugas membuat laporan bulanan dan menyampaikan informasi

laporan bulanan kepada manager klinik.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

pada prosedur sistem berjalan ini akan menjelaskan prosedur sistem rekam

medis pasien umum yang terjadi pada Klinik Central Medika Karawang.

1. Prosedur Pendaftaran Pasien Umum

Pasien datang ke bagian pendaftaran, kemudian bagian pelayanan menanyakan

apakah sudah pernah datang atau belum , jika pasien belum pernah datang ke

klinik Central Medika maka pasien akan di berikan form pendaftaran pasien

baru kemudian pasien harus mengisi sebagai identitas pasien baru, lalu bagian

19

pelayanan akan menyalin data pasien ke dalam buku besar yang nantinya akan

di inputkan ke dalam komputer (ke dalam Microsoft excel) untuk pembuatan

kartu pasien, yang nantinya pasien harus selalu membawa kartu tersebut setiap

kali pasien berobat. tapi jika pasien sudah pernah datang maka pasien hanya

menyerahkan kartu pasien terdaftar kepada bagian pelayanan, lalu bagian

pelayanan Mengecek data pasien pada from catatan.setelah itu bagian

pelayanan mengembalikan kartu pasien tersebut. Kemudian pasien menunggu

di ruang tunggu pasien, ketika pasien di panggil untuk diperiksa, bagian

pelayanan memberikan from catatan rawat jalan kepada dokter.

2. Prosedur Pemeriksaan Pasien

proses pemeriksaan, pasien masuk ke ruang pemeriksaan kemudian dokter

menanyakan dan mencatat keluhan pasien pada from catatan rawat jalan. lalu

dokter melakukan pemeriksaan .Jika dokter umum perlu melakukan tindakan

lanjutan pada pasien dan tindakan tersebut tidak dapat dilakukan di klinik maka

dokter umum akan memberikan surat rujukan kepada pasien.

Selesai pemeriksaan, dokter akan memberikan hasil pemeriksan dan resep obat

kepada pasien yang nantinya diserahkan kepada bagian pelayanan untuk

melakukan pembayaran serta pemberian obat kepada pasien dan jika pasien

memerlukan surat keterangan sakit, dokter akan memberikan surat keterangan

sakit kepada pasien.

3. Prosedur pemberian obat

Pasien memberikan catatan rawat jalan kepada bagian pelayanan jika pasien

mendapatkan surat rujukan maka pasien memberikan surat rujukan kepada

bagian pelayanan untuk pemberian stempel klinik. Setelah pemberian stempel,

20

bagian pelayanan akan memberikan surat rujukan kepada pasien. Bagian

pelayanan akan memberikan obat kepada pasien berdasarkan obat yang tertera

pada hasil catatan medika rawat jalan. Bagian pelayanan akan melihat

persediaan obat apabila persediaan obat tidak tersedia, maka bagian pelayanan

akan memberikan rincian data obat agar membeli obat diluar klinik dan apabila

obat tersedia bagian pelayanan akan memberikan obat dan memberitahu harga

pemeriksaan sesuai dengan yang tertera. Setelah proses pemberian obat selesai

bagian pelayanan akan menginput data obat keluar lalu bagian pelayanan akan

mengarsipkan hasil form catatan medika rawat jalan.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir bulan bagian pelayanan membuat laporan, laporan data pasien,

laporan bulanan data obat berdasarkan data yang tersimpan. Setelah pembuatan

laporan selesai dibuat, bagian pelayanan memberikan laporan tersebut kepada

manager untuk diperiksa.

21

3.3. Activity Diagram

Gambar III.2 Activity Diagram Pendaftaran

22

Gambar III.3 Activity Diagram Pemeriksaan

tidak

23

Gambar III.4 Activity Diagram Pemeriksaan Obat

24

3.4 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal kegiatan pendaftaran dan

pemeriksaan pasien Umum pada Klinik Central Medika. Adapun bentuk dokumen

masukkan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Hasil Form Data Pasien

Nama Dokumen : Hasil Form Data Pasien

Fungsi : untuk pendaftaran pasien

Sumber : pasien

Tujuan : bagian pelayanan

Media : kertas

Jumlah : satu lembar

Frekuensi : setiap pendaftaran pasien baru

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Hasil Form Catatan Medis Rawat Jalan Pasien Terdaftar

Nama Dokumen : Form Catatan Medis Rawat Jalan Pasien Terdaftar

Fungsi : Untuk proses rekam medis pasien umum yang

telah terdaftar

Sumber : Bagian Pelayanan

Tujuan : Dokter

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setelah selesai melakukan pemeriksaan pasien

umum yang telah terdaftar.


25

3. Data Obat

Nama Dokumen : Data Obat

Fungsi : Untuk melihat data obat yang tersedia di klinik

Sumber : Bagian pelayanan

Tujuan : Bagian pelayanan

Media : Buku besar

Jumlah : Satu halaman

Frekuensi : Setiap bagian pelayanan melihat data obat yang

tersedia


3.5 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran terdiri dari proses pemeriksaan pasien dan laporan bulanan.

Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kartu Pasien Terdaftar

Nama Dokumen : Kartu Pasien Terdaftar

Fungsi : Sebagai bukti pasien telah terdaftar pada klinik

Sumber : Pasien

Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap akan melakukan pemeriksaan

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

26

2. Form Data Pasien Baru

Nama Dokumen : Form Data Pasien Baru

Fungsi : Sebagai form pendaftaran pasien baru


Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap pasien baru akan melakukan pendaftaran


3. Form CMRJ Pasien Terdaftar

Nama Dokumen : Form CMRJ Pasien Terdaftar

Fungsi : Untuk proses rekam medis pasien umum yang telah

terdaftar


Tujuan : Dokter

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap akan melakukan pemeriksaan pasien


4. Surat Rujukan

Nama Dokumen : Surat Rujukan

Fungsi : Sebagai pengantar pasien rujukan

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

27


Frekuensi : Setiap pasien memerlukan stempel untuk surat

rujukan


5. Surat Keterangan Sakit

Nama Dokumen : Surat Keterangan Sakit

Fungsi : Sebagai bukti pasien sakit

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap pasien memerlukan stempel untuk surat

keterangan sakit


6. Surat Rujukan Stempel

Nama Dokumen : Surat Rujukan Stempel

Fungsi : Sebagai pengantar pasien rujukan


Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap pasien memerlukan surat rujukan


28

7. Surat Keterangan Sakit Stempel

Nama Dokumen : Surat Keterangan Sakit Stempel

Fungsi : Sebagai bukti pasien sakit


Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap pasien memerlukan surat keterangan sakit


8. Resep Obat

Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Sebagai bukti pembelian obat

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap pembelian obat


3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan sistem berjalan, maka timbul adanya permasalahan antara lain:

1. Sistem kearsipan yang masih manual atau belum terkomputerisasi

menghambat proses pencarian dan penyimpanan data pasien.

29

2. Media utama yang digunakan adalah kertas sehingga mudah terjadinya

kehilanagan data dikarenakan sobek, basah atau terselip dengan data lain,

sehingga diperlukan backup data (penggandaan data).

3. Pencatatan data pasien masih kurang maksimal.

4. Penggunaan komputer yang masih belum dimaksimalkan, hanya sebatas

sebagai pembuatan laporan Serta kurangnya tenaga.

3.7. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang telah diuraikan, maka penulis memberikan alternative

pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu dengan :

1. Semua data rekam medis dan laporan yang sebelumnya tercatat secara

manual sebaiknya disimpan dalam program dan meminimalisir terjadinya

pengulangan pembuatan data.

Program di buat database dan data dapat di back up secara berkala agar data tetap

aman.

bab iii analisa sistem berjalan · kali pasien berobat. tapi jika pasien sudah pernah datang maka...

Documents