15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi

3.1.1. Sejarah Institusi

SMK Negeri 1 Surade didirikan pada tanggal 19 Desember tahun 2003

dengan surat keputusan Bupati Kabupaten Sukabumi No 701 tahun 2003,

bangunan berdiri di atas luas tanah 5000 M2, yang pada awalnya dinamakan SMK

Kecil di bawah SLTPN 2 Surade, pada tahun 2006 penetapan kembali penegerian

oleh Bupati Kabupaten Sukabumi dengan no 421.3/Kep.646-OGAN/2006.

Penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 1 Surade ini dimulai pada tahun

pelajaran 2004 / 2005 dengan jumlah siswa 14 orang dan jumlah bangunan 2

ruang kelas, 1 ruang kantor dan 1 ruang praktik, pada awal tahun pelajaran 2004 /

2005 program yang dibuka adalah Budidaya Rumput Laut [ BRL ] dan pada awal

tahun pelajaran 2004 / 2005 Kepala SMK Negeri 1 Surade merupakan PLH dari

SLTPN 2 Surade karena belum ditentukan Kepala Sekolah definitif Pada tahun

pelajaran 2006 / 2007 di buka program keahlian baru yaitu Teknologi Pengolahan

Hasil Pertanian [TPHP], tahun 2008 dibuka kembali 2 program keahlian yaitu

Nautika Kapal Penangkap Ikan [NKPI] dan Teknik Kendaraan Ringan [TKR],

serta pada tahun pelajaran 2010 / 2011 dibuka lagi program keahlian baru yaitu

Multimedia. Kapasitas ruang belajar yang tersedia hanya 13 lokal ruang belajar,

dan sekarang sudah ada 4 ruang praktik siswa.

Sehingga untuk Program Keahlian SMK Negeri 1 Surade adalah sebagai

berikut:

1. Teknologi Pengolahan Hasil Pertanian [TPHP] (2006/A)

16

2. Nautika Kapal Penangkapan Ikan [NKPI] (2008/A)

3. Teknik Kendaraan Ringan [TKR] (2008/A)

4. Multimedia (2010/A)

Adapun daftar nama Kepala Sekolah di SMK Negeri 1 Surade dari

pertama berdiri sampai Dengan sekarang adalah sebagai berikut:

1. Drs. Ansorudin H : Periode 2004 s.d 2005

2. Acep Risman Sumantri, S. Pd : Periode 2005 s.d 2006

3. Drs. Juanda, M. Si : Periode 2006 s.d 2009

4. Dadan Sutriana, S. Pd : Periode 2009 s.d 2010

5. Engkus Kusnadin, S. Pd. MM : Periode 2010 s.d 2013

6. H Awan Sudianto, SP. MP : Periode 2014 s.d sekarang

Adapun Visi dan Misi yaitu:

a. VISI

“Menjadi Lembaga Pendidikan Menengah Yang Unggul, berkarakter dan Berdaya

Saing”.

b. MISI

1. Menyiapakan Siswa Agar Mampu Memilih Karier, Bersaing, Mandiri, Ulet

Sebagai Tenaga Kerja Tingkat Menengah Yang Profesional.

2. Menanamkan Nilai-Nilai Budaya Dan Karakter Bangsa.

3. Melengkapi Sarana Dan Prasarana Pendidikan.

4. Mewujudkan Manajemen Yang Demokratis, Transparan, Dan Akuntabilitas.

5. Mewujudkan Kondisi Sekolah Yang Sehat, Dinamis Yang Dilandasi

Keimanan, Ketakwaan, Dan Akhlak Mulia.

17

6. Membina Lingkungan Kerja Yang Nyaman Didasari Oleh Kebersamaan,

Kekeluargaan Dan Sikap Keteladanan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

A. Struktur Organisasi

Kepala Sekolah

Waka Kurikulum Waka SarprasWaka Humas Waka Kesiswaan

Komite Sekolah

Ka.Kom TPHPKa.Kom

MultimediaKa.Kom NKPI Ka.Kom TKR

Kepala Tata

Usaha (TU)Guru

Sumber: H Awan Sudianto, SP. MP

Gambar III. 1 Struktur Organisasi SMKN 1 Surade

Fungsi unit organisasi yaitu:

A. Kepala Sekolah

Berikut ini adalah beberapa tugas dan fungsi kepala sekolah:

1. Fungsi Manajerial. Fungsi manajerial ini adalah fungsi penting kepala

sekolah, sebab kepala sekolah dituntut untuk mampu dan juga handal

dalam mengatur setiap kegiatan, dan juga perangkat yang ada di

lingkungan sekolah tempatnya memimpin.

2. Fungsi Perencanaan. Fungsi perencanaan merupakan fungsi yang juga

tidak kalah penting. Setiap kepala sekolah dituntut untuk mampu membuat

18

dan menyusun perencanaan kegiatan, baik kegiatan pembelajaran, kegiatan

ekstra kulikuler, kegiatan pelatihan bagi guru dan staff, serta berbagai

perencanaan lainnya yang berkaitan dengan masa depan sekolah yang

dipimpinnya.

3. Fungsi Pengawasan. Kepala sekolah memiliki peran, fungsi dan juga

kewenangan menegakkan keadilan, dan juga peraturan yang berlaku di

lingkungan sekolahnya. Selain itu, kepala sekolah juga harus mengawasi

setiap kegiatan sekolah, yang dilakukan di dalam lingkungan sekolah,

maupun di luar lingkungan sekolah yang membawa nama baik sekolah.

Fungsi pengawasan ini meskipun terkesan gampang, namun sebenarnya

sulit untuk dilakukan, karena melalui fungsi pengawasan ini, kepala

sekolah diharuskan untuk menjadi individu yang objektif dan juga adil

dalam melakukan pengawasan, baik pemberian sanksi, hukuman, ataupun

penghargaan kepada setiap perangkat sekolah.

4. Fungsi Dukungan dan Fungsi Sosial. Kepala sekolah juga dituntut

memiliki fungsi dukungan dan juga fungsi sosial bagi setiap perangkatnya.

Hal ini berarti, setiap kepala sekolah memiliki kewajiban untuk

memberikan dukungan kepada setiap perangkatnya, dan juga berlaku adil

dan memiliki jiwa sosial yang tinggi untuk membantu siapapun yang

membutuhkan pertolongan.

B. Komite Sekolah

Untuk menjalankan perannya komite sekolah mempunyai fungsi sebagai

berikut:

19

1. Mendorong perhatian dan komitmen masyarakat terhadap

penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.

2. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia

usaha) dan pemerintah berkenaan dengan penyelenggaraan pendidikan

yang bermutu.

3. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan berbagai

kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat.

4. Memberikan masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada satuan

pendidikan mengenai: a). kebijakan dan program pendidikan; b). rencana

anggaran pendidikan dan belanja madrasah (RAPBM); c). Kriteria kinerja

satuan pendidikan; d). criteria tenaga kependidikan; e). hal-hal lain yang

terkait dengan pendidikan.

5. Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan

guna mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan.

6. Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan

pendidikan di satuan pendidikan.

7. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan, program,

penyelenggaraan, dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan.

C. Waka Kurikulum

Berikut ini merupakan tugas dan fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang

Kurikulum:

1. Menyusun program pengajaran (Program Tahunan dan Semester)

2. Menyusun Kalender Pendidikan

20

3. Menyusun SK pembagian tugas mengajar guru dan tugas tambahan

lainnya

4. Menyusun jadwal pelajaran

5. Menyusun Program dan jadwal Pelaksanaan Ujian Akhir Sekolah /

Nasional

6. Menyusun kriteria dan persyaratan siswa untuk naik kelas/tidak serta

lulus/tidak siswa yang mengikuti ujian

7. Menyusun jadwal penerimaan buku laporan pendidikan (Raport) dan

penerimaan STTB/Ijasah dan STK

8. Menyediakan silabus seluruh mata pelajaran dan contoh format RPP

9. Menyediakan agenda kelas, agenda piket, surat izin masuk/keluar, agenda

guru (yang berisi: jadwal pelajaran, kontrak belajar dengan siswa, absensi

siswa, form catatan pertemuan dan materi guru, daftar nilai, dan form

home visit)

10. Penyusunan program KBM dan analisis mata pelajaran

11. Menyediakan dan memeriksa daftar hadir guru

12. Memeriksa program satuan pembelajaran guru

13. Mengatasi hambatan terhadap KBM

14. Mengatur penyediaan kelengkapan sarana guru dalam KBM (kapur tulis,

spidol dan isi tintanya, penghapus papan tulis, daftar absensi siswa, daftar

nilai siswa, dsb.)

15. Mengkoordinasikan pelaksanaan KBM dan laporan pelaksanaan KBM

16. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran

17. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran secara berkala

21

D. Waka Humas

Tanggung jawab yang ada pada Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan

Masyarakat antara lain:

1. Menyusun program kerja dan anggaran Humas

2. Membantu komite dalam pengembangan sekolah

3. Menfasilitasi hubungan antar warga sekolah dan komite

4. Mengkoordinasikan pelaksanaan promosi sekolah

5. Memetakan DU / DI

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin)

7. Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian kompetensi produktif

8. Mengkoordinasikan penelusuran lulusan

Wewenang yang ada pada Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Masyarakat

antara lain:

1. Memeriksa dan menyetujui rencana praktik kerja industri tiap program

keahlian

2. Melakukan verifikasi kelayakan institusi pasangan

3. Memberikan pembekalan praktik kerja industri untuk siswa dan orang

tua/wali murid

4. Pengantaran ,Memonitoring dan Penjemputan peserta didik prakerin

5. Menyelesaikan permasalahan (apabila ada) selama pelaksanaan prakerin

6. Mengkoordinasikan kegiatan Bursa Kerja Khusus

7. Reorientasi peserta didik yang selesai prakerin

22

E. Waka Kesiswaan

Waka Kesiswaan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam bidang

kesiswaan dan bertugas menyusun program pembinaan dan kegiatan kesiswaan /

OSIS sebagai berikut :

1. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS

2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan, pengendalian kegiatan siswa /

OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta

pemilihan pengurus

3. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi

4. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan

insindental

5. Membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kesehatan, kebersihan,

ketertiban, kerindangan, keindahan dan kekeluargaan ( 7 K )

6. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon – calon siswa

penerima beasiswa

7. Pengadaan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar

sekolah

8. Mengatur mutasi siswa

9. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan

10. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler

F. Waka Sarpras

Waka Sarpras memiliki Tugas Pokok sebagai berikut:

23

1. Membuat dan menyusun program kerja tahunan kegiatan sekolah di

bidang sarana dan prasarana dan mengkoordinir serta mengawasi

pelaksanaannya.

2. Melakukan inventarisasi dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana

baik yang berhubungan langsung dengan kelancaran KBM atau yang

bersifat mendukung KBM.

3. Melakukan inventarisasi terhadap keberadaan sarana dan prasarana secara

berkala untuk kemudian dilakukan pemilahan apakah barang itu layak

pakai, habis pakai, dsb.

4. Melakukan pengendalian APBS dalam bidang sarana dan prasarana.

5. Menyiapkan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah yang

dikelola oleh bagian tata usaha.

6. Melakukan koordinasi dengan para wakil kepala sekolah,unit

organisasi/kerja dan atau pihak lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan

sekolah di bidang sarana dan prasarana.

7. Bekerja sama dengan wakil kepala sekolah bidang kesiswaan

mengkoordinir pelaksanaan 7

8. Merencanakan dan mengatur pelaksanaan rehabilitasi atau pemeliharaan

gedung,ruangan, halaman, meubeler, dll.

9. Membuat laporan mengenai pelaksanaan tugasnya kepada kepala sekolah

secara berkala.

10. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan komite sekolah dalam

rangka pelaksanaan tugas-tugas bidang sarana.

Wewenang yang dimiliki oleh Waka Sarpras antara lain:

24

1. Mewakili kepala sekolah apabila kepala sekolah tidak di tempat.

2. Menyusun dan mengatur pembagian tugas pembantu wakil kepala sekolah

bidang sarana dan prasarana.

3. Bekerja sama dengan bagian tata usaha menyusun dan mengatur jadwal

petugas pelaksana kebersihan

4. Mengatur efektivitas penggunaan sarana dan prasarana sekolah.

Tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh Waka Sarpras antara lain:

1. Bertanggung jawab atas tersediannya sarana dan prasarana yang

dibutuhkan sekolah baik yang berhubungan langsung dengan pelaksnaan

KBM maupun yang mendukung pelaksanaan KBM.

2. Bertanggung jawab atas terciptanya lingkungan yang bersih dan nyaman

3. Bertanggung jawab atas tugas intern kepala sekolah apabila kepala sekolah

tidak di tempat sesuai dengan batas-batas kewenangan yang diberikan

kepala sekolah.

4. Bertanggung jawab atas koordinasi dan pengawasan tugas-tugas pekerjaan

bidang sarana dan prasarana (pengadaan dan pemeliharaan sarana fisik,

sarana dan prasarana pendukung KBM, pengelolaan inventarisasi, dan

mengelola Anggaran Rumah Tangga Sekolah).

G. Kepala Kompetensi Keahlian

Tugas dan fungsi dari Kepala Kompetensi Keahlian secara umum antara lain:

1. Merumuskan tujuan/sasaran yang akan dicapai dari pembelajaran

praktik/praktikum dan pengelolaan bengkel/laboratorium;

2. Menyusun program kerja dan mengkoordinasikannya di program keahlian

masing-masing;

25

3. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan bahan, peralatan, dan

perlengkapan yang diperlukan masing-masing program keahlian;

4. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan pembelajaran

praktik/praktikum di program keahlian masing-masing;

5. Bersama Waka Kurikulum menyusun jadwal proses pembelajaran

praktik/praktikum di program keahlian masing-masing;

6. Memverifikasi pemenuhan jam pembelajaran sesuai kurikulum;

7. Memverifikasi soal-soal ulangan formatif dan sumatif;

8. Bersama Waka Sarpras merencanakan dan menentukan kebutuhan bahan,

peralatan, dan perlengkapan pembelajaran praktik/praktikum;

9. Bersama Waka Kesiswaan melaksanakan pembinaan kesiswaan khususnya

menyangkut lomba kompetensi siswa (LKS)

10. Melakukan monitoring dan evaluasi pembelajaran praktik/praktikum di

program keahlian masing-masing; dan

11. Menyusun laporan bulanan, semesteran, dan tahunan.

H. Kepala Tata Usaha (TU)

Berikut ini merupakan tugas dan fungsi yang dimiliki oleh Kepala Tata Usaha

(TU):

1. Merumuskan tujuan yang akan dicapai dari ketatausahaan/administrasi

sekolah

2. Menyusun program kerja ketatausahaan/administrasi sekolah untuk

mencapai tujuan ketatausahaan

3. Melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana,

kesiswaan, kurikulum, dan hubungan masyarakat

26

4. Melaksanakan persuratan dan pengarsipan

5. Menerapkan sistem informasi manajemen/administrasi sekolah berbasis

TIK

6. Melaksanakan administrasi umum/korespondensi ke dalam dan keluar

sekolah

7. Mengkoordinasikan pembuatan daftar gaji pegawai

8. Mengelola rekaman kegiatan dan

9. Menyusun laporan bulanan, semesteran, dan tahunan.

I. Guru

Secara umum, berikut ini merupakan tugas dan fungsi dari seorang guru yaitu:

1. Membuat kelengkapan mengajar dengan baik dan lengkap

2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran

3. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan, dan ujian.

4. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian

5. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan

6. Mengisi daftar nilai anak didik

7. Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan), kepada

guru lain dalam proses pembelajaran

8. Membuat alat pelajaran/alat peraga

9. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni

10. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum

11. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah

12. Mengadakan pengembangan program pembelajaran

13. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar anak didik

27

3.2. Proses Bisnis Sistem

Proses bisnis sistem berjalan dalam penerimaan siswa baru SMK Negeri 1

Surade, tidak ada secara khusus ujian saringan masuk, tapi lebih ke saringan

pemberkasan melalui aplikasi PPDB online dan tes kesehatan, dimulai dari siswa

melakukan pendaftaran secara online melalui website PPDB Sekolah, setelah

melakukan pendaftaran siswa mengumpulkan berkas persyaratan kepada guru asal

sekolah yang ditunjuk oleh kepala sekolah, setelah itu berkas diserahkan kepada

panitia SMKN 1 Surade, panitia penerimaan calon siswa baru SMKN 1 Surade

mengseleksi berkas dan tes kesehatan (tes buta warna) calon siswa, setelah selesai

seleksi berkas dan tes kesehatan, maka panitia akan merekap data siswa yang

lulus dan tidak lulus, kemudian di input di laman website PPDB, untuk di

umumkan kepada calon siswa baru.

act Business Process Model

Website PPDBCalon Siswa

Mulai

Buka Website PPDB Isi Data Pendaftaran

Simpan Data

Kumplit?

Selesai

[Ya]

Gambar III.2 Activity Diagram Pendaftaran Online Melalui Website PPDB

28

act Pendaftaran Online PPDB

Website PPDBPanitia Penerimaan Siswa SMKN 1 SuradeGuru Sekolah AsalCalon Siswa

Mulai

Menyerahkan

Persyaratan

Menerima Persyaratan

Menyerahkan

Persyaratan

Menerima Persyaratan

Cek Berkas

Melakukan Tes

KesehatanHasil Tes Kesehatan

Rekap Hasil Kelulusan Input Hasil Kelulusan

Simpan

Tampil Kelulusan

Selesai

Lihat Kelulusan

Gambar III.3 Activity Diagram Tes Calon Siswa Baru

3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3. 3. 1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan adalah:

1). Nama dokumen : Formulir pendaftaran

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Sumber : Website PPDB

Tujuan : Calon Siswa

Media : Form Aplikasi

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A. 1

29

2). Nama dokumen : Surat Kelulusan

Fungsi : Sebagai bukti kelulusan calon siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A. 2

3). Nama dokumen : Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A. 3

4). Nama dokumen : Ijazah

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A. 4

30

3. 3. 2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah:

Nama dokumen : Laporan Kelulusan Calon Siswa

Fungsi :Sebagai laporan kelulusan

Sumber : Panitia

Tujuan : Siswa

Media : Aplikasi PPDB

Frekuensi : Tiap ada penerimaan calon siswa

Bentuk : Lihat Lampiran B.1