BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Jawa Barat dengan visi ”Jawa Barat dengan Iman dan Taqwa sebagai

provinsi termaju dan mitra terdepan Ibukota Negara tahun 2010” menjadi arah

pembangunan yang harus dicapai oleh berbagai bidang dan sektor. Indikator

utama untuk pencapaian visi tersebut adalah Indeks Pembangunan Manusia (IPM)

80 pada tahun 2010.

Kota Sukabumi dengan visinya “Sebagai pusat pelayanan berkualitas bidang

pendidikan, kesehatan, dan perdagangan, di Jawa Barat berlandaskan iman dan

taqwa” berupaya mewujudkan masyarakat Kota Sukabumi yang sehat dan

sejahtera dalam rangka pencapaian IPM 80 (Jawa Barat) tahun 2010.

Puskesmas sebagai pusat pelayanan kesehatan di tingkat dasar dimungkinkan

mengetahui permasalahan kesehatan yang ada di wilayahnya secara lebih rinci.

Oleh karena itu berdasarkan gambaran permasalahan kesehatan yang ada di

wilayah, Puskesmas Sukabumi bertanggung jawab terhadap peningkatan derajat

kesehatan masyarakat, khususnya di wilayah Kelurahan Kebon Jati, Kelurahan

Cisarua dan Kelurahan Subang Jaya Kecamatan Cikole serta harus mampu

menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal dalam rangka untuk

mewujudkan Kota Sukabumi Sehat Tahun 2010 serta pencapaian IPM 80 tahun

2010, dengan mengacu kepada Visi Kota Sukabumi dan Visi Provinsi Jawa Barat.

Salah satu upaya Puskesmas yang sedang dirintis dan dikembangkan untuk

membantu mewujudkan hal tersebut adalah dengan melaksanakan pembentukan

dan pembinaan Kelurahan Siaga.

Pada masa ini perkembangan sistem teknologi informasi sangat pesat. Sistem

teknologi informasi biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan

menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya

tujuan organisasi, perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Untuk

mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus

mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang memungkinkan orang-

orang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem teknologi

tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka. pada laporan Kuliah Kerja

Praktek kali ini penulis akan mencoba menganalisa sistem pelayanan keshatan

menggunaan askes di puskesmas Sukabumi. Berdasarkan penelitian yang

dilakukan, Pengelolaan administrasi pendaftaran pasien di puskesmas sukabumi

menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan

administrasi . Tetapi baru sebatas untuk menyimpan data pasien yang

menggunakan Askes,Astek,Jamkesmas maupun Tunai dan untuk menyimpan

diagnosa setiap pasien yang datang ke puskesmas. Sistem yang secara khusus

menangani atau mengelola data administrasi khususnya untuk askes selama ini

pengelolaan administrasi tersebut masih dilakukan secara manual. Meskipun ada

beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data

yang masih disimpan ke dalam bentuk buku-buku atau lembaran yang

penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan

informasi secara lengkap dan akurat. Misalnya bila ada petugas yang

membutuhkan data askes setiap pasien yang berobat menggunakan askes harus

melakukan pencarian secara manual. Dengan kurang efisiennya dalam

pengelolaan administrasi tersebut, menimbulkan beberapa masalah, Baik masalah

megenai pengolahan data askes setiap pasien yang menggunakannya, pencarian

data-data tidak dapat dilakukan secara cepat, dst.

Berdasarkan perkembangan sistem informasi dewasa ini, proses atau kegiatan

yang dilakukan oleh Puskesmas Sukabumi harus sudah mulai diarahkan pada

sistem yang terkomputerisasi yaitu pengolahan data dengan berbasis komputer.

Dengan melihat perkembangan yang ada di Puskesmas Sukabumi, serta berbagai

masalah yang dihadapi maka penulis dapat melakukan suatu penelitian dengan

maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis komputerisasi yang

nantinya dapat dipakai untuk menjawab semua kesulitan dan membantu

menyelesaikan masalah-masalah yang ada di Puskesmas Sukabumi.

3.2. Tinjauan Perusahaan/Instansi

Tinjauan terhadap Perusahaan secara umum untuk mendukung

jalannya suatu sistem organisasi agar sistem dapat berjalan dengan lebih

terencana, terarah, dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem

itu sendiri.

Sedangkan secara khusus untuk menjalankan tugasnya dengan lebih terarah

sesuai dengan peraturan yang telah ada.

3.2.1 Sejarah Puskesmas Sukabumi

Puskesmas Sukabumi telah berdiri sejak lama yaitu pada tahun 1992 yang

pada mulanya bernama puskesmas Ciaul dan berada di kabupaten Sukabumi

selain itu puskesmas Ciaul memiliki wilayah cakupan geografis yang sanagat

luas sehingga tidak dapat melayani pasien dengan baik karena terlalu banyak

pasien yang datang kepada puskesmas tersebut. Sehingga pada tahun 1999

kabupaten Sukabumi di pecah sehingga Puskesmas Ciaul termasuk ke dalam kota

madya dan pada saat itu pula Puskesmas ciaul berganti nama menjadi Puskesmas

Sukabumi dengan cakupan wilayah geografis kecamatan cikole yang terdiri dari

3 kelurahan yaitu kelurahan Kebon Jati,Kelurahan Cisarua dan kelurahan Subang

Jaya.

Puskesmas Sukabumi juga memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

1. Visi

Masyarakat di wilayah kerja puskesmas sukabumi terlindungi dari

masalah kesehatan.

2. Misi

1. Menggalang peran serta masyarakat ( PSM ),lintas sektor,swasta

dalam mewujudkan PHBS

2. Mendorong kemandirian masyarakat agar mampu

mengidentifikasi ,menganalisa,dan mencari solusi masalah

kesehatannya sendiri

3. Memelihara dan meningkatkan kualitas kesehatan yang merata dan

terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat baik di dalam maupun di

luar gedung.

4. Mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana pelayanan dan

rawat inap masyarakat(prima) dalam mendukung pencapaian ipm 80

kota sukabumi tahun 2010.

5. Mewujudkan lingkungan kerja yang kondusif dengan mengedepankan

pelayanan yang ramah ,kreatif dan inovatif di dukung oleh

kesejahteraan staf yang memadai.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Puskesmas Sukabumi memilikistruktur organisasi dan fungsi dari setiap

unit yang ada pada struktur organisasi tersebut.

Adapun struktur organisasi Puskesmas Sukabumi adalah sebagai berikut:

Sumber : Puskesmas Sukabumi

Gambar III.1 sSturktur Organisasi

Tugas dan fungsi dari struktur organisasi tersebut adalah:

a. Kepala Puskesmas

1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen,bimbingan dan supervise

2. Mengadakan koordinasi di tingkat kecamatan

3. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan

4. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di

puskesmas.

b. Kasubag Tata Usaha

1. Pelaksanan pengelolaan pelayanan urusan umum,kepegawaian dan

keuangan

2. Penyiapan bahan penyusunan rencana kerja di lingkungan UPT

Puskesmas

3. Penyiapan bahan rekomendasi bidang pelayanan puskesmas

4. Penyiapan bahan usulan tariff dan pengelolaan retribusi pelayanan

kesehatan

5. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana puskesmas

6. Pengelolaan kebersihan,keamanan dan ketertiban di lingkungan UPT

Puskesmas

7. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh atasan .

c. Kepegawaian

1. Membuat laporan kepegawaian

2. Mendata dan menarsipkan data pegawai

3. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat

4. Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional dll)

5. Merekap absensi

6. Membuat absensi mahasiswa/siswi yang praktek di puskesmas

7. Membuat perenanaan untuk pengembangan kualitas SDM staf

puskesmas

8. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staff puskesmas dengan

persetujuan kepala puskesmas.

d. Umum

1. Registrasi surat masuk dan keluar

2. Melanjutkan diposisi pimpinan

3. Membuat konsep surat

4. Mengkoordinir kegiatan petugas bagian pengiriman semua laporan

puskesmas

5. Mengkoordinir kegiatan petugas bagian perbaikan sarana prasarana

6. Mengarsipkan surat

7. Melakukan kegiatan yang bersifat umum

8. Mengkoordinir pembuatan spanduk yang bersifat umum

e. Bendahara

1. Menerima pendapatan retribusi pelayanan kesahatan di UPT Puskesmas

2. Menyetorkan pendapatan retribusi pelayanan kesehatan ke kas Daerah

melalui bendahara penerimaan dinas kesehatan kota Sukabumi setiap

selsai pelayanan dengan menggunakan form yang sudah ditentukan

3. Menyimpan dan membukukan bukti setoran dengan baik

4. Menerima dan membukukan biaya operasional yang diterima dari

bendahara pengeluaran dinas kesehatan kota Sukabumi.

5. Melaksanakan pengeluaran dengan biaya sesuai dengan peruntukannya

sesuai dengan DPA.

6. Membuat bukti pertanggugjawaban penggunaan biaya secara tertib sesuai

dengan pengeluarannya.

7. Menyusun dan menyampaikan SPJ kepada PPTK terkait dan bendahara

dinas kesehatan.

f. P2PL ( Penyehatan Lingkungan)

1. Melaksanakan penyelenggaraan pencegahan penyakit menular dan tidak

menular.

2. Melaksanakan penyelenggaraan pencegahan dan penanggulangan

pencemaran lingkungan ,penyehatan lingkungan dan kesehatan mata serta

pelayanan kesehatan Haji.

3. Melaksanakan penyelenggaraan operasional penanggulangan masalah

akibat bencana.

4. Menyusun perencanaan dan evaluasi laporan pencapaian kinerja tugas-

tugas pokok dan fungsi bidang pengendalian penyakit dan penyehatan

lingkungan.

5. Melaksanakan koordinasi,sinkrinisasi dan integrasi seluruh staff seksi dan

unit kerja terkait advokasi dan koordinasi lintas sektor untuk peningkatan

kinerja pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pengendalian penyakit dan

penyehatan lingkungan.

g. Unit Kesling (Kesehatan Lingkungan)

1. Pemeriksaan sanitasi dasar masyarakat.

2. Pengawasan dan pembinaan tempat-tempat umum.

3. Pengawasan dan pembinaan tempat-tempat pengelolaan makanan dan

minuman.

4. Pelaksanaan klinik sanitasi.

5. Penyuluhan kesling.

6. Pengawasan tempat umum industry.

7. Pemantauan jentik berkala.

8. Rekap hasil kegiatan.

9. Melaksanakan tugas lain dari kepala puskesmas.

h. Unit KIA/KB

1. Membersihkan ruangan KIA/KB.

2. Mengkoordinasi bidan dalam kegiatan KIA/KB dalam gedung dan luar

gedung.

3. Membina Kelurahan Subang jaya (16 posyandu).

4. Mendata dan memeriksa bumil,bulin,bulin,bufas dan neonatal.

5. Melacak dan mendeteksi dini neonatal resti,bumil (Ibu Hamil),dan

bulin(Ibu Bersalin) engan factor resko dan resiko tinggi dan merujuk

sesuai protap.

6. Memberikan pelayanan KB.

7. Memberikan konseling KIA/KB.

8. Mengkoordinasi pelayanan MTBS/MTBM.

9. Mengisi kohort ibu dan bayi kelurahan subang jaya.

10. Membuat PWS KIA bulanan,laporan MTBS/MTBM bulanan dan

laporanPuskesmas dan SKTM.

i. Unit Gizi

1. Melaksanakan tugas kegiatan upaya perbaikan gizi keluarga dan gizi

masyarakat.

2. Melaksanakan tugas pemeliharaan gizi untuk balita.

3. Melaksanakan tugas pemberian vitamin A.

4. Membina kader kesehatan.

5. Melakukan koordinasi dengan lintas subansi terkait dengan kegiatan

UPGK.

6. Membantu kepala puskesmas dalam membuat perencanaan.

7. Memantu kepala puskesmas membuat laporan.

8. Melaksanakan tugas rangkap sebagai upaya kesehatan penerangan klinik

gizi.

j. Unit Pengobatan

1. Menyusun rencana kegiatan pelayanan pengobatan berdasrkan data

puskesmas dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

sebagai pedoman kerja

2. Melaksanakan kegiatan pelayanan pengobatab,penyuluhan kesehatan dan

koordinasi lintas program terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan

peraturan perundand-undangan yang berlaku

3. Mengevaluasi hasil kegiatan pelayanan pengobatan secara keseluruhan

4. Membuat catatan dan laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan

informasi dan pertanggungjawaban kepada kepala puskesmas.

k. Unit Promkes ( Promosi Kesehatan)

1. Meningkatkan peran serta masyarakat

2. Pengembangan upaya kesehatan berbasis masyarakat

3. Menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan

4. Menjalin kemitraan dengan linta sektor dan swasta

5. Melaksanakan kegiatan penyuluhan di dalam dan luar gedung

6. Melaksanakan kegiatan penyuluhan kelompok dan konseling

7. Melaksanakan KIP/K

8. Melakukan kunjungan rumah tangga

9. Pengkajian dan pembinaan PHBS

10. Pembinaan POSYANDU

11. Kunjungan rumah (Home care)

12. Monitoring dan pelaporan hasil kegiatan

l. Unit PONED

1. Melayani persalinan 24 jam

2. Merapihkan dan membersihkan ruangan PONED

3. Mendata dan memeriksa bumil,bulin,bufas dan neonatal

4. Melacak dan mendeteksi dini neonatal resti,bumil,dan bulin engan factor

resko dan resiko tinggi dan merujuk sesuai protap

5. Mengisi kohort ibu dan bayi.

m. PUSTU ( Puskesmas Pembantu )

1. Mengkoordinasi dan mengendalikan agarkegiatan d pustu berjalan

dengan baik

2. Menyiapkan dan merawat ruangan srta sterilisasi alat-alat di pustu

3. Melakukan kegiatan penyuluhan atas intruksi dokter

4. Memberikan penyuluhan pada penderita

5. Membuat laporan KLB bila diperlukan.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu

sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembuatan analisis sistem berjalan ini

adalah untuk mengetahui gambaran secara jelas tentang sistem yang sedang

berjalan di dalam perusahaan atau instansi terkait. Dari analisis ini juga

memungkinkan untuk mengetahui sejauh mana kekurangan dari sistem yang

sedang berjalan.

Sistem yang menjadi pembahasan dalam laporan ini adalah Anallisa

Sistem Pelayanan Kesehatan Menggunakan Askes di Puskesmas Sukabumi.

Mekanisme pelayanan kesehatan menggunakan askes pada Puskesmas Sukabumi

ini masih manual.

a. Prosedur Pendaftaran

Peserta atau pasien yang akan berobat ke puskesma Sukabumi datang serta

membawa askes dan melakukan pendaftaran. Pendaftaran dilakukan oleh

peserta atau pasien dengan menyerahkan askes pada karyawan / petugas

pendaftaran yang ada di administrasi atau portir. Aelanjutnya apabila pasien

itu adalah pasien baru maka petugas akan memberikan no urut kartu askes

pada pasien serta petugas menempelkan no urut tersebut pada askes pasien

yang bersangkutan berdasarkan no urut yang telah di tetapkan oleh dinas

kesehatan dan pihak puskesmas serta petugas akan memberikan kartu rekam

medik yang berguna untuk hasil pemeriksaan setiap pasien dan diagnosa

serta akan diarsipkan oleh petugas. Namun jika pasien tersebut adalah pasien

lama maka petugas hanya melihat no urut kartu askes yang telah di berikn

petugas yang tertera pada askes kemudian petugas mengambil kartu rekam

medis.

b. Prosedur Pengembalian Askes

Setelah pendaftaran dilakukan maka petugas akan melakukan rekapitulasi

askes agar tidak terjadi kekeliruan. Rekapitulasi terdiri dari

nama,umur,alamat,tunjanagan ( P,I,A,S) dan setelah dilakukan rekapitulasi

maka askes akan dikembalikan pada pasien dan kartu rekam medis akan

diserahkan terhadap dokter yang nantinya akan diisi berdasarkan

diagnosa/hasil pemeriksaan serta obat yang di berikan dokter.

c. Prosedur Pemeriksaan Kesehatan

Setelahkartu rekam medis diserahkan terhadap dokter maka akan dilakukan

pemeriksaan pasien berdasarkan no urut kunjungan setelah pasien di periksa

maka dojter akan memberikan resep obat yang sesuai dengan penyakit yang

di derita pasien tersebut dan diagnosa akan di serahkan terhadap pasien

apabila pasien perlu tindakan lanjut. Namun apabia tidak di perlukan

diagnosa cukup di tulis dalam kartu rekam medis dan akan di simpan di

puskesmas.

d. Prosedur Laporan

Setiap akhir periode bagian administrasi membuat laporan rekapitulasiaskes

berdasarkan rekapitulasi pada arsip harian yang ada.

3.3.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu

prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data dari dokumennya.

Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing

menunjukan tingkatan dari suatu proses. Adapun diagram tersebut meliputi

sebagai berikut :

1. Diagram Konteks

Diagram ini menjelaskan sumber data serta tujuan data yang akan diproses

secara umum dari keseluruhan sistem pelayanan kesehatan menggunakan

askes.

2. Diagram Nol

Diagram ini menjelaskan secara menyeluruh, bertahap dan terperinci proses

pelayanan kesehatan menggunakan askes

3. Diagram Detail

Diagram ini menjelaskan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses

pendaftaran, pengembalian askes hingga pemeriksaan kesehatan .

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

NUA =No Urut Askes

KRM = Kartu Rekam Medis

Obt = Obat

Gambar III.3 Diagram Level 0 Sistem Berjalan

Keterangan :

Lm : Lama

Br : Baru

KRM : Kartu Rekam Medis

RAS : Rekapitulasi Arip Askes

NUA = No Urut Askes

RA = Rekap Askes

3.4 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan adalah katalog dan kebutuhan-kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analisa untuk

mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus

data sistem berjalan pada data dengan berbagai tampilan. Pembentukan analisa

kamus datapada tahap analisa dan perancangan :

1. Nama Arus Data : Askes

Alias :-

Penjelasan : Sabagai Pendaftaran & Pembayaran Jasa Kesehatan

Gratis

Tipe Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 2.0-Pengembalian Askes

Periode : Setiap Berobat kePuskesmas

Volume : 1 Setiap anggota Keluarga

Struktur Data : -

1. Nama Arus Data : Resep Obat

Alias : -

Penjelasan : Sebagai Resep Obat dari dokter setiap berobat

Tipe Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 3.0- Pemeriksaan Kesehatan

Periode : Setiap Berobat

Volume : 1 Setiap Berobat

Stuktur Data : -

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melihat dan mempelajari sistem yang berjalan, maka penulis mencoba

menguraikan permasalahan yang ada pada Pendaftran pasien menggunakan askes

di PUSKESMAS SUKABUMI sebagai berikut :

1. Pencatatan rekapitulasi askes harian dapat terjadi kekeliruan dengan kondisi

yang ada pada puskesmas dan pasien yang begitu bnayak setiap harinya.

2. Selain kekeliruan pada rekapitulasi juga terjadi kesalahan pada penggunaan

askes yang mengakibatkan pasien menggunakan askes di puskesmas mana

saja tidak pada puskesmas yang telah di tentukan oleh PT.Askes.

3. Tidak efektif dan tidak efisiennya sistem yang ada karena butuh waktu untuk

melakukan rekapitulasi/pencatatan secara manual dengan pasien yang begitu

banyak sehingga terjadi penumpukan pasien.

3.6. Alternatif Permasalahan

Dari berbagai permasalah yang ada perlu dibuatkan pemecahannya. Penulis

mempunyai berbagai ide sebagai alternatif pemecahan masalah yang terjadi di

PUSKESMAS SUKABUMI. Diantaranya :

1. Perlu adanya perubahan rekapitulasi/pencatatan harian pada pasien yang

menggunakan askes dari manual menjadi terkomputerisasi.

2. Penyampaian sosialisasi yang lebih intensif kepada pasien/para pengguna

askes agar tidak terjadi lagi kekeliruan pada penggunaannya.

3. Perubahan pada system yang sangat penting yaitu dari manual ke

komputerisasi agar lebih efektif dan efisiensehingga para paien akan lebih

nyaman ketika melakukan pendaftaran.