38 

 

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

III.1. Sejarah Singkat PT. Columbus Megah Adisarana

Columbus Cash and Credit adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang

sewa beli atau yang biasa masyarakat katakan dengan penjualan secara kredit, yang

beralamat di Jalan Paus No.12 A Rawamangun, Jakarta Timur 13460. Dan didirikan

pada tanggal 7 juli 2001

Berdirinya Columbus berawal dari ide untuk membentuk suatu bisnis yang dapat

memberikan kesempatan masyarakat untuk bergabung bersama Columbus untuk

dibentuk dan menjadi orang yang sukses dalam hidup dan karirnya. Penggunaan nama

Columbus terilhami dari penemu benua Amerika, yaitu Christoper Columbus. Karena

diharapkan Columbus bukan hanya mudah diingat oleh orang namun menjadi besar dan

terus berkembang sepanjang jaman.

Perkembangan Columbus yang pesat sangat didukung oleh kualitas Sumber

Daya Manusia, rencana dan target dari masing-masing unit bisnis. Dengan didasarkan

atas 3 hal, yaitu :

VISI

“Menjadi perusahaan TERBAIK dan NOMOR SATU di bidangnya, dimana unit bisnis

itu berada.”

“Peduli terhadap KEBUTUHAN masyarakat”

“Menciptakan karyawan BERBUDAYA dan SEJAHTERA”

MISI

39 

 

“Membangun jaringan unit bisnis diseluruh kota besar”

“Menyediakan barang terlengkap, berkualitas dan bergaransi”

“Meningkatkan kualitas PELAYANAN, KEMUDAHAN dan KEPEDULIAN terhadap

nasabah sebagai mitra usaha”

“Meningkatkan kesejahteraan dan KEHARMONISAN KARYAWAN yang berbudaya

dan berwawasan luas dengan menanamkan budaya, visi dan dimensi nilai-nilai perilaku”

SISTEM dan STRATEGI

Berpacu pada konsep 5T:

-Terjangkau Harganya

-Terlengkap Produknya

-Terjamin Kualitasnya

-Tercepat Prosesnya

-Terbaik Layanannya

Nilai-nilai dan Budaya yang terdapat pada PT. Columbus Megah Adisarana adalah :

1. Budaya COLUMBUS sebagai landasan berpijak, bersikap dan bertindak.

2. Kreatif menciptakan pola pikir, taktik, strategi dan tindakan baru.

3. Memiliki kesetiaan, kejujuran, kedisiplinan didalam diri serta konsistensi dalam

perjuangan.

4. Meningkatkan market share electronic dan furniture untuk menjadikan

COLUMBUS sebagai market leader dibidangnya.

5. Selalu bereaksi dan merespon secara cepat.

6. Melakukan MCek Monitoring Control Evaluasi Koordinasi untuk menjamin

segala sesuatunya adalah sempurna.

40 

 

7. Tampil dan berkinerja tinggi untuk selalu menjadi pemenang.

a. Melampui 120% dari penjualan 2010

b. Kesempurnaan Collection 100% dan tunggakan nol persen

c. Produktivitas bertumbuh 30%

d. Profit tinggi melalui peningkatan efektifitas dan efisien

III.2. Bidang Usaha

Bidang usaha dari PT. Columbus Megah Adisarana adalah Furniture dan

Electronic secara Retail yang mengkhususkan pada barang-barang kebutuhan

masayarakat seperti untuk dirumah dan dikantor, namun bisa dengan kredit atau tunai.

III.3. Produk-produk

Ada tiga jenis produk yang ditawarkan Columbus :

1. Core Product. Merupakan produk-produk yang didistribusikan melalui Columbus

dengan support penuh dari Principal dan permintaan konsumen tinggi.

2. Regular Product. Merupakan produk yang dijual Columbus yang ditangani langsung

oleh unit bisnis masing-masing dan permintaan konsumen cukup tinggi.

3. Non Regular Product. Merupakan produk Columbus dengan penanganan langsung

oleh unit bisnis namun pada jenis produk ini permintaan konsumen tidak cukup tinggi,

di kondisikan dengan keadaan demografi konsumen di unit bisnis masing-masing serta

tidak terikat kontrak dengan pemasok atau melalui sistem beli putus.

Berbagai jenis produk Columbus anatara lain :

1. Sharp

2. Akari

3. TCL

41 

 

4. Samsung

5. LG

6. Olympic

7. Uniland

8. Polytron

9. Panasonic

10. Quantum

11. Sanken

42 

 

III.4 Struktur Organisasi

Sumber: PT. Columbus Megah Adisarana

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisai PT. Columbus Megah Adisarana

43 

 

III.4.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini diuraikan job description dari beberapa fungsi yang terkait dengan

aktivitas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT. Columbus Megah

Adisarana :

1. Director

TANGGUNG JAWAB :

1. Dalam menjalankan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab langsung

kepada Holding dalam Mengembangkan unit usahanya baik ditinjau dari

tingkat penjualan biaya, collection, tunggakan dan rasio-rasio lainnya atau

kinerja lainnya sehingga dapat menciptakan laba yang baik dan meningkat

kesejahteraan seluruh karyawan dibawahnya.

2. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanan semua sumber

daya yang dipercayakan kepadanya.

3. Menyemaikan budaya perusahaan Columbus.

TUGAS

1. Menyusun besarnya target penjualan dikaitkan dengan bisnis plan perusahaan

2. Menyusun strategi peningkatan penjualan berikut action plannya.

3. Menjabarkan penjualan perbulannya menjadi rencana pembelian atau

kebutuhan produk.

44 

 

4. Menyusun rencana perekrutan tenaga penjual (man-power plan) serta

program pelatihannya.

5. Membuat rencana pengembangan pasar.

6. Persiapan laporan keuangan dan laporan lainnya secara tepat waktu.

7. Penyusunan cashflow dan proyeksi rugi laba dikaitkan dengan bisnis plan

perusahaan.

8. Menyusun budget biaya mengacu pada proyeksi laba rugi.

9. Membuat laporan pertanggungjawaban bulanan terhadap kinerjanya.

10. Pelatihan karyawan accounting dan finance untuk peningkatan kinerja.

11. Penyusunan target collection, dikaitkan dengan cashflow dan bussiness plan

perusahaan.

12. Pemenuhan man power administrasi account receivable, collector, analis

sesuai dengan ketentuan perusahaan.

13. Pelatihan karyawan credit acoount receivable department peningkatan

kinerja penagih dan analis.

14. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) sesuai dengan

perkembangan unit bisnis dibawahnya.

15. Penetapan besarnya kompensasi karyawan sampai dibawah setingkat key

person. Untuk key person harus diajukan terlebih dahulu kepada Holding.

45 

 

16. Penerapan peraturan dan kedisiplinan kinerja karyawan.

17. Kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit bisnis.

18. Menyusun strategi pengembangan unit usaha, penambahan gerai, showroom

baru mengacu pada target penjualan dan laba perusahaan.

2. Purchasing

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya purchasing bertanggung jawab kepada Director.

TUGAS

1. Melakukan pemesanan barang ke supplier sesuai dengan keputusan analis

komite atau daftar penerimaan map atau berdasarkan kebutuhan stock

penjualan atas persetujuan Director.

2. Melakukan negoisasi dengan supplier atas barang yang akan dipesan

berdasarkan pengalaman dan harga grosir yang berlaku. Minimal pengecekan

harga terakhir.

3. Memantau harga pasar, mitra kinerja secara rutin minimal dua kali dalam

seminggu.

4. Memeriksa atau menerima harga pembelian pada faktur tagihan supplier

yang diturunkan oleh staf bagian giro.

46 

 

5. Membuat laporan analisa penjualan produk secara mingguan dan

melaporkannya ke Director.

3. Head Marketing

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Head Marketing bertanggung jawab langsung

kepada Director.

TUGAS

• Melakukan penelitian dan pengumpulan data situasi kondisi pasar, setiap

produk yang menjadi tanggung jawabnya.

• Merumuskan dan melaporkan hasil penelitian pasar tersebut diatas, dalam

bentuk konsep “Marketing Plan” (Perencanaan Pemasaran) atau

“Bussiness Plan”

• Membuat laporan perbandingan atas anggaran dan pelaksanaan bulan

penjualan dan promosi dan membuat rincian kegiatan untuk bulan

berikutnya.

• Menetukan struktur harga dan keuntungan setiap produk-produk

perusahaan bersama dengan koordinator keuangan.

• Memonitor persediaan barang sesuai normal persediaan barang yang

direncanakan.

47 

 

• Mengkoordinasi supervisor sales force dan supervisor showroom dalam

rangka peningkatan penjualan.

4. Administration Marketing

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Administration Marketing bertangung jawab

kepada Director melalui Head Marketing.

TUGAS

• Menerima map order dari masing-masing supervisor yang sudah di rekap

dalam daftar penyerahan map.

• Melakukan pengecekan harga dengan price list yang berlaku berikut

kelengkapan barang dan hadiahnya (jika ada).

• Menyerahkan map order yang layak di survei kepada coordinator analis.

• Memasukkan map order ke bagian fakturisasi.

• Menginput laporan produk dan realisasinya.

• Merekapitulasi map hasil resume dari bagian analis.

• Menginput laporan bulanan dari data laporan harian.

• Menginput laporan tolak batal kembali.

5. Supervisor Sales dan Showroom

48 

 

TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab kepada Director melalui Head Marketing. Membantu

meningkatkan pembayaran indoor di showroom, mengembangkan unit usaha

baik ditinjau dari tingkat penjualan maupun laba.

TUGAS

• Membuat rencana penjualan secara harian, mingguan, bulanan yang di

koordinasi oleh dan kepada Head Marketing dalam rangka meningkatkan

penjualan.

• Membuat breakdown target untuk para pramuniaga dan sales force

berdasarkan target penjualan dan memberikan pengarahan mengenai

mekanisme pelaksanaannya secara efisien dan efektif.

• Menginformasikan kepada para Fungsi Penjualan mengenai rencana

promosi, rencana peluncuran produk baru, serta bila ada kenaikan harga

serta produk.

• Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang

dilaksanakan oleh pramuniaga.

• Memantau atau menginformasikan keadaan pasar ke koordinator

marketing.

• Memberikan training kepada pramuniaga dan sales force secara periodik.

49 

 

6. Head Accounting and Financing

TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab kepada Director Membuat dan menyelesaikan laporan

keuangan bulanan.

TUGAS

• Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.

• Mengontrol, memastikan dan menganalisa keuangan serta kebenaran

laporan.

• Membuat cash budget bulanan.

• Mengatur pelaksanaan pembiayaan untuk impor dan pembayaran-

pembayaran lainnya.Mengendalikan keuangan perusahaan agar sesuai

dengan cash budget.

• Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas

sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.

• Membuat dan menyiapkan data-data yang diperlukan.

• Menerima beberapa copy rekapan bukti seperti faktur, kuitansi, daftar

piutang, collection report.

50 

 

• Mengarsipkan data-data konsumen yang sudah sesuai dan melunasi

pembayaran.

• Memeriksa bukti pengeluaran, pemasukan kas atau bank.

7. Coordinator Warehouse

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Warehouse bertanggung jawab

kepada Director melalui Head Accounting and Financing dan Head Marketing.

TUGAS

• Mengawasi fisik barang yang berada di gudang.

• Menyiapkan, memeriksa serta menyimpan yang keluar atau masuk

barang dari atau ke gudang berdasarkan dokumen yang ada.

• Mencatat barang yang keluar masuk gudang ke dalam kartu persediaan.

• Memelihara barang yang ada sehingga tidak rusak.

• Mengatur pengeluaran barang sesuai FIFO.

• Mengatur letak barang sesuai dengan jenis dan kelompok.

• Melaporkan stock gudang secara teratur kepada sales, marketing,

financial department, purchasing.

51 

 

• Melakukan stock opname secara rutin dan bekerja sama dengan bagian

stock control.

8. Delivery

TANGGUNG JAWAB

Dalam melakukan tugasnya pengiriman bertanggung jawab kepada Coordinator

Warehouse.

TUGAS

• Mengupayakan agar barang dapat dikirim tepat pada waktunya dan dalam

keadaan yang baik.

• Melakukan pengawasan terhadap penerimaan atau pengiriman barang

dari – ke pelanggan.

• Bertanggung jawab atas pembuatan surat-surat serta dokumen-dokumen

barang yang telah keluar.

• Memeriksa semua dokumen yang diterima dari bagian administrasi

gudang.

• Membuat laporan pengiriman barang.

• Menyusun barang masuk ke dalam mobil.

52 

 

• Mengantar barang pesanan kepada konsumen sesuai data konsumen yang

tercantum pada perjanjian sewa beli.

• Menurunkan barang ke tempat konsumen sesuai aturan perusahaan.

• Melakukan pemasangan barang ditempat konsumen sesuai posisi yang

konsumen inginkan dan siap digunakan.

• Menjaga kebersihan mobil pengiriman.

• Mengingatkan konsumen untuk selalu membayar indoor minimal 3 hari

sebelum tanggal jatuh tempo.

9. Head Credit

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Director.

TUGAS

• Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan –

pengarahan serta petunjuk teknis untuk memperbaiki, meningkatkan dan

mempertajam mutu kerja.

• Merumuskan terobosan baru untuk meningkatkan kualitas kerja.

• Menjamin dipatuhinya dan dilaksanakannya berbagai bidang kebijakan serta

sistem dan prosedur dibidang kredit.

53 

 

• Mengkoordinasi perkerjaan dibidang analis dengan mengkontrol map-map

order, melakukan credit committee dengan analis, evaluasi jumlah kebutuhan

analis.

• Melakukan evaluasi jumlah kebutuhan analis dengan parameter pada

produktivitas analis dan rata-rata jumlah map order.

• Melakukan usaha-usaha peningkatan mutu order.

• Mengawasi penyerahan kuitansi outdoor yang harus ditagih collector.

• Secara mendadak melakukan sidak pengecekan dan pencocokan terhadap

penurunan kuitansi maupun Daftar Penurunan Kuitansi.

• Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

10. Coordinator Analys

TANGGUNG JAWAB

Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Credit.

TUGAS

• Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para analis.

• Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban analis terhadap hasil

kerja.

• Menjamin tidak adanya penyimpanan.

54 

 

• Melakukan meeting dengan pihak supervisor dan marketing.

• Merancang alat bantu kerja analis ketika sedang berada di lapangan.

• Menjamin dilakukannya tindakan perbaikan dan pencegahan dari

penipuan customer.

• Melakukan inspeksi dan parts approval pada setiap hasil survei lapangan.

• Memberikan masukan atau monitoring dari hasil survei lapangan yang

telah berjalan.

11. Administration Analys

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Administration Analys bertanggung jawab kepada

Head Credit.

TUGAS

• Menyeleksi dokumen atau data yang diberikan oleh Koordinator Analis.

• Map order yang telah approve dan cek oleh Koordinator Analis,

Administrasi Analis menyiapkan divisi-divisi untuk melakukan survei.

• Menerima map order hasil survei.

• Mengecek apakah hasil survei telah sesuai dengan kriteria atau tidak.

• Menyerahkan map order survei ulang (jika perlu).

55 

 

• Tanggap dan mengerti akan segala hasil.

• Kontrol tingkat tunggakan para analis.

• Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli.

12. Analys

TANGGUNG JAWAB

Dalam melaksanakan tugasnya analis bertanggung jawab kepada Coordinator

Analys.

TUGAS

• Analis melakukan tugasnya dengan mendatangi dan bertemu dengan

pemohon di rumah atau kantor atau tempat usaha konsumen.

• Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli dan menjelaskan

kepada calon konsumen tentang perjanjian sewa beli.

• Menerima map order yang diberikan oleh administrasi analis.

• Mempersiapkan perlengkapan dan peralatan untuk mensurvei ke

lapangan.

• Harus mempunyai bukti yang konsisten atas hasil survei lapangan.

• Menyerahkan hasil survei kepada Administrasi Analis, dan membuat

laporan kepada Koordinator Analis.

56 

 

• Mendidik calon konsumen untuk membayar indoor dan menjelaskan

kewajibannya membayar.

• Mengkontrol pembayaran angusuran konsumen.

13. Coordinator Collector

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Collector bertanggung jawab kepada

Head Credit.

TUGAS

• Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para collector.

• Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban collector terhadap semua

hasil kerja hariannya.

• Mempertanggungjawabkan hasil kerja bulanan baik keberhasilan atau

kegagalan secara tertulis dan dipresentasikan dalam rapat unit bisnis.

• Membuat action plan untuk bulan berikutnya.

• Menjamin tidak adanya penyimpanan yang dilakukan collector

dibawahnya dalam melakukan tugas ke lapangan.

• Meminta pertanggung jawaban terhadap janji bayar.

• Menghitung target harian collector.

57 

 

• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

14. Collector

TANGGUNG JAWAB

Dalam melakukan tugasnya Collector bertanggung jawab kepada Director

melalui Coordinator Collector.

TUGAS

• Mencatat data-data atau nama-nama konsumen yang memiliki piutang.

• Melakukan penagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo dan janji

bayar.

• Melakukan penarikan bayar jika konsumen tidak mampu melunasi barang

yang di kreditkan.

• Mempertanggung jawabkan hasil collection report dan melaporkan hasil

Daftar Penurunan Kuitansi.

• Melakukan pelacakan kepada konsumen.

• Menyampaikan complain dari konsumen.

• Menyampaikan informasi yang bersifat pelanggaran terhadap perjanjian

sewa beli.

15. Coordinator Account Receivable

58 

 

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Account Receivable bertanggung

jawab kepada Director.

TUGAS

• Memberikan kuitansi yang akan ditagih kepada Penagih.

• Mencari kartu-kartu konsumen yang akan membayar angsuran atau yang

sudah membayar.

• Merapihkan kartu-kartu di loker yang akan dibawa oleh Penagih.

• Melakukan postingan terhadap kartu outdoor.

• Memeriksa hasil kerja administrasi piutang baik penurunan kuitansi

maupun posting kartu.

• Melakukan briefing dengan administrasi piutang untuk mengevaluasi atau

membahas masalah temuan yang dihadapi sehari-hari.

• Membuat laporan konsumen yang menunggak.

• Kontrol Daftar Posisi Piutang per wilayah.

• Mendata konsumen-konsumen bad debt setelah diklarifikasi.

16. Administration Account Receivable

TANGGUNG JAWAB

59 

 

Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Coordinator Account

Receivable.

TUGAS

• Membuat kuitansi indoor terlambat dan outdoor.

• Merekap semua kuitansi yang akan dibawa Penagih melalui Daftar

Penurunan Kuitansi.

• Menurunkan kuitansi kepada Penagih.

• Menyetor rekapan collection report kepada koordinator piutang dan

diserahkan ke kasir untuk dicocokan dengan uangnya, dan diberikan

nomor oleh kasir.

• Memposting kartu piutang baik yang bayar indoor maupun outdoor.

17. Invoice

TANGGUNG JAWAB

Dalam melakukan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and

Financing.

TUGAS

• Membuat faktur komersial (input data penjualan).

• Serah terima faktur dari administration marketing.

60 

 

• Mencetak faktur dan laporan penjualan.

• Serah teriman faktur yang telah terkirim ke collection.

• Menginput dalam kartu piutang (kartu piutang).

• Mengarsip faktur dan kuitansi.

• Membantu accounting dan finance dalam menyiapkan laporan keuangan

bulanan dan laporan lainnya.

• Membantu accounting dan finance melakukan rekonsiliasi dan

konfirmasi secara periodik mengenai cash opname, stock opname, A/R

opname.

18. Assistant Accounting and Financing, Control Inventory dan Data Entry

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and

Financing.

TUGAS

• Memeriksa seluruh data yang masuk sebelum melakukan penginputan

dokumen transaksi.

• Melakukan penjurnalan secara komputerisasi atas transaksi accounting

perusahaan sesuai kebijakan yang berlaku.

61 

 

• Membantu accounting and finance head menyiapkan laporan keuangan

bulanan dan laporan lainnya yang terkait dengan bidang akuntansi.

• Melaksanakan tugas lain yang diberikan accounting and finance head

serta Director.

19. Cashier

TANGGUNG JAWAB

Dalam menjalankan tugasnya bertanggung Jawab kepada Head Accounting and

Financing.

TUGAS

• Menerima setoran indoor dari supervisor dan outdoor dari collector.

• Menerima setoran awal.

• Membuat collection report.

• Melakukan penyetoran uang ke Bank.

• Mencairkan dana cek untuk kebutuhan operasional.

• Membuat rekapan saldo yang ada di Bank

• Mengatur uang keluar masuk perusahaan.

20. Head HRD

62 

 

TANGGUNG JAWAB

Dalam melaksanakan tugasnya, Head HRD bertanggung jawab kepada Director

dan secara teknis mengacu pada ketetapan dan kebijakan perusahaan.

TUGAS

• Wajib menjadi contoh teladan kepada seluruh karyawan dalam

berprilaku.

• Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga sesuai dengan perkembangan unit

bisnis.

• Melaksanakan pemanggilan atau recruitment tenaga kerja professional.

• Membantu Director dalam menetapkan besarnya kompensasi karyawan

baru sampai pada jabatan setingkat dibawahnya.

• Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja.

• Melakukan kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit

bisnisnya.

• Bekerja sama dengan marketing dan accounting and finance dalam

menetapkan budget.

• Melakukan sampling.

21. Staff HRD

63 

 

TANGGUNG JAWAB

Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab pada Head HRD.

TUGAS

• Melakukan tugas-tugas administrative kepersonaliaan seperti absensi,

kontrol penggajian, kontrol uang operasi sales force, kontrol

produktivitas, data karyawan.

• Melaksanakan pemanggilan terhadap karyawan baru.

• Menyiapkan seluruh laporan yang terkait dengan bidang HRD sesuai

kebutuhan.

III.5 S istem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Columbus Megah

Adisarana

Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana sebagian

besar melalui tunai dan sewa beli (kredit). Tetapi sebagian besar melalui kredit, PT.

Columbus Megah Adisarana dalam melaksanakan kegiatan penjualan memberikan

jangka waktu kredit selama 180 hari (6 bulan), 300 hari (10 bulan), 365 hari (1 tahun)

kepada customer tergantung kesepakatan customer dengan bagian penjualan. Bagi para

pelanggan yang membeli secara tunai maka akan diberikan potongan. Di PT. Columbus

Megah Adisarana ini memberikan harga spesial bagi customer yang membeli barang

dengan secara tunai. Syarat-syarat sistem pembayaran :

64 

 

1. Bila barang sudah diambil oleh konsumen atau diberikan ke konsumen, maka

langsung dilakukan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo.

2. Konsumen melakukan pembayaran secara langsung dengan mendatangi

showroom (indoor) atau customer ditagih secara langsung oleh pihak perusahaan

(outdoor)

3. Pembayaran yang dilakukan secara outdoor maka akan dikenakan biaya collector

sebesar Rp.10.000,00

4. Pembayaran bisa melalui ATM dan konsumen dapat mengirimkan bukti transfer

dengan mendatangi showroom atau melalui fax.

Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan layak atau tidaknya seorang

customer diberikan kredit. Syarat-syarat kredit yang telah ditetapkan adalah sebagai

berikut :

1. Konsumen harus mampu melunasi pembayaran kredit yang diberikan sebelum atau

setelah jatuh tempo.

2. Penjualan kredit dilakukan setelah perusahaan (Fungsi Kredit) meninjau konsumen

secara langsung untuk memastikan kelayakan kredit.

3. Retur penjualan dilakukan dalam jangka waktu 1 bulan, jika sudah terealisasi dan

lewat dari jangka waktu tersebut maka dianggap tidak ada masalah.

4. Penjualan kredit dilakukan setelelah maksimal tiga hari dari hasil tinjauan kredit

analis.

65 

 

5. Rumah kontrakan (terutama yang dibayar bulanan) dan asal usul yang tidak jelas

mengenai konsumen maka tidak akan diberikan kelayakan kredit.

III.5.1 Fungsi yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan

Piutang Dagang

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang

PT. Columbus Megah Adisarana :

1. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima order dari konsumen,

membuat surat order, mempersiapkan dokumen-dokumen konsumen, kemudian

di distribusikan kepada fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut

memberikan konstribusi dalam melayani order dari konsumen.

2. Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengkonfirmasi kelayakan pemberian kredit

kepada Fungsi Penjualan, Penagihan dan Marketing. Dan mengirimkan map

order persetujuan pemberian kredit. menyiapkan map-map order untuk di analis,

mengecek kualitas dari laporan hasil analis, menetapkan target bulanan pada

konsumen dalam pembayaran, menyiapkan penurunan kuitansi outdoor dan

Daftar Penurunan Kuitansi oleh para Fungsi Piutang, memantau, minindaklanjuti

dan menuntaskan janji bayar, evaluasi jumlah kebutuhan collector.

3. Fungsi Piutang

66 

 

Mencatat dari hasil order penjualan konsumen tentang down payment dalam

kartu piutang dan mencatat tiap angsuran yang dibayarkan konsumen, mencatat

angsuran yang dibayar outdoor dan mengecek collection harian (rekapitulasi

kuitansi).

4. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyimpan barang sesuai

pesanan yang tercantum dalam faktur penjualan yang dipesan oleh customer,

mencatat ke dalam kartu persediaan, dan mengirimkan barang serta dokumen ke

bagian pengiriman.

5. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab atas pengiriman barang pesanan kepada customer

ke alamat yang tercantum dalam faktur, serta bertanggung jawab dalam

pembuatan bukti pengiriman.

6. Fungsi Penagihan

Fungsi ini menerima sejumlah kuitansi outdoor yang diturunkan dari Fungsi

Piutang untuk melakukan tagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo

ataupun menunggak. Melakukan pelacakan kepada konsumen yang tidak jelas

alamatnya maupun telah pindah. Fungsi ini melakukan penagihan yang sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan.

7. Fungsi Pengendalian Persediaan

67 

 

Fungsi ini bekerjasama dengan Fungsi-fungsi lainnya menyangkut kondisi

barang yang dibutuhkan atau diinginkan konsumen. Selalu memperbaharui

kuantitas, kualitas dan harga persediaan barang.

8. Fungsi Akuntansi

Menerima surat order, dan bertanggung jawab dalam membuat faktur

berdasarkan informasi yang tercantum dalam surat order, meminta otorisasi

kredit, dan mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian administrasi

marketing dan gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang

yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal dan kartu piutang

berdasarkan faktur penjualan yang dilampiri dengan bukti pengiriman, selain itu

fungsi ini juga bertanggung jawab dalam mengoreksi jurnal penjualan yang tidak

sesuai diakhir bulan, kemudian merekonsiliasi saldo kartu piutang dengan

rekening kontrol piutang ke dalam buku besar.

III.5.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang

dagang PT. Columbus Megah Adisarana :

1. Formulir Kredit

Merupakan dokumen pertama untuk memproses penjualan kredit kepada

konsumen. Dokumen ini harus disertai dengan kelengkapan data-data konsumen

68 

 

yang mengajukan kredit, dokumen ini juga menjadi pendukung faktur dalam

pelaksanaan prosedur persetujuan kredit.

2. Faktur

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat timbulnya piutang.

Dokumen ini dibuat oleh staf fakturisasi sebanyak tiga rangkap untuk kemudian

didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut

memberikan konstribusi dalam melayani transaksi.

3. Kuitansi (Indoor)

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti atas pembayaran konsumen,

baik pembayaran atas down payment atau pembayaran angsuran.

4. Kuitansi (Outdoor)

Merupakan dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada konsumen yang

ingin membayar angsuran melalui collector (penagih), dan menjadi bukti atas

pembayaran konsumen atas angsurannya.

5. Collection Report

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang

dilakukan secara indoor dalam satu hari.

6. Rekapan Map Order

69 

 

Merupakan dokumen yang berisikan tentang data-data konsumen yang akan

melakukan pembelian kredit.

7. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen (BPBK)

Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk pengeluaran barang di

gudang yang akan diberikan kepada konsumen.

8. Daftar Penyerahan Kuitansi (DPK)

Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi tentang daftar-daftar nama

konsumen yang akan ditagih.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan

piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :

1. Kartu Piutang

Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap-tiap konsumen. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi

akuntansi dengan menggunakan kartu piutang.

2. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara

kredit maupun tunai. Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer

oleh fungsi akuntansi.

3. Purchase Order (Pemesanan Persediaan)

70 

 

Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi jenis

persediaan. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi gudang dengan menggunakan

komputer.

4. Daftar Posisi Piutang

Catatan ini merupakan lembar rekapitulasi untuk mencatat data kartu piutang

berdasarkan tanggal jatuh tempo, lama angsuran dan besarnya angsuran.

5. Buku Indeks

Catatan ini merupakan buku yang mencatat seluruh account receivable (piutang

konsumen).

6. Kartu Persediaan Barang

Catatan ini dibuat dan diselenggarakan oleh bagian Fungsi Gudang untuk

mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

III.5.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

dan Piutang Dagang PT. Columbus Megah Adisarana

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit dan

piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana adalah sebagai berikut :

PROSEDUR PENJUALAN

1. Tujuan

Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa kebutuhan sewa beli dari

pelanggan dapat terpenuhi.

2. Prosedur Order Penjualan

71 

 

a. Fungsi Penjualan

• Pramuniaga atau Sales Force

- Melayani konsumen datang, proses dimulai dengan telah diisinya form sewa

beli serta konsumen juga telah melengkapi dokumen-dokumen yang

dibutuhkan, seperti kartu keluarga, KTP.

- Menerima kembali formulir dan kelengkapan data dari Supervisor jika

konsumen belum melengkapi data-datanya.

- Formulir dan dokumen-dokumen pendukung yang sudah diisi konsumen

diserahkan ke supervisor.

• Supervisor

- Supervisor memeriksa kelengkapan data yang diserahkan oleh konsumen.

- Supervisor dihadapkan pada 2 (dua) pilihan. Jika data dan dokumen-

dokumen yang diserahkan oleh konsumen tidak lengkap, maka konfirmasi ke

konsumen untuk dilengkapi.

- jika data dan dokumen telah lengkap, maka supervisor meneruskan

pengajuan kredit yang telah menjadi map order tersebut ke administrasi

marketing.

• Administrasi Marketing

- Administrasi marketing melakukan pengecekan harga angsuran dan

kelengkapan. Disini kembali ada 2 (dua) pilihan, harga sesuai atau tidak

sesuai maka administrasi marketing mengembalikannya ke supervisor untuk

proses pelengkapan atau konfirmasi lainnya yang dibutuhkan.

72 

 

- jika harga dan dokumen telah lengkap, maka administrasi marketing

membuat rekapan map order, lalu map order diteruskan ke bagian analis.

Seterusnya proses berlanjut ke prosedur survei.

- Menerima map yang telah di setujui dan ditanda tangani untuk

dikonfirmasikan kepada kepala gudang mengenai persediaan barang, dan

dihadapkan pada 2 (dua) pilihan, apakah barang tersedia atau tidak, jika

barang tersedia maka map tersebut didistribusikan ke Fungsi Akuntansi.

Apabila barang tidak tersedia maka Fungsi Penjualan memberikan catatan

barang konsumen kepada Bagian Pembelian untuk dilakukan pembelian

barang sesuai dengan kebutuhan konsumen.

3. Prosedur Kelayakan Kredit

a. Fungsi Kredit

• Administrasi Analis

- melakukan penyeleksian awal berdasarkan kelayakan data konsumen yang

terdapat dalam formulir sewa beli. kemudian diserahkan ke Fungsi Penjualan

setelah diterima, dikirimkan ke administrasi analis lalu administrasi analis

menyerahkan map order ke Fungsi Penjualan untuk dilakukan pengecekan

kembali, lalu di serahkan ke analis.

- Menerima semua berkas konsumen jika dianggap tidak memenuhi kelayakan

kredit dan diarsipkan menjadi map tolak.

- Menerima map order yang telah disurvei, dan akan dilakukan survei ulang

lalu mendistribusikannya ke koordinator analis.

73 

 

- Menerima map order yang layak untuk diberikan kredit dari perusahaan dan

memberikannya kepada kepala pemberian kelayakan kredit untuk di

tandatangani dan menjadi map disetujui lalu di distribusikan kepada Fungsi

Penjualan

• Koordinator Analis

- Membagi map order kepada para analis untuk dilakukan survei lapangan.

- Menyiapkan untuk melakukan Credit Committee dimana dalam rapat Credit

Committee akan dibahas mengenai karakter konsumen dan kelayakan kredit

yang akan diberikan, apakah sesuai atau tidak. Dalam credit committee akan

dibahas mengenai pemberian kredit kepada konsumen yang bersangkutan.

Akan ada 2 (dua) pilihan terhadap hasil credit committee ini. Layak diberikan

kredit atau tidak. Pertama akan dibahas jika hasil credit committee tidak

layak untuk diberikan kredit, maka akan ada 2 (dua) pilihan lagi, pertama

tidak akan dilakukan survei ulang. Jika pilihannya tidak akan di survei ulang

maka semua berkas diserahkan kembali ke administrasi analis untuk

dikategorikan sebagai map tolak. Jika pilihannya adalah akan dilakukan

survei ulang maka map order didistribusikan kembali ke administrasi analis.

Jika konsumen layak diberikan kredit menurut hasil credit committee maka

map order menjadi map disetujui diteruskan ke administrasi analis.

- Menentukan analis-analis yang akan melakukan survei lapangan untuk

mengetahui identitas konsumen yang mengajukan kredit pada

perusahaannya. Dan menentukan analis yang berbeda jika akan dilakukan

survei ulang lapangan.

74 

 

• Analis

- Melakukan prosedur survei ke lapangan berdasarkan data-data yang

diperoleh mengenai konsumen.

- Menyiapkan peralatan, perlengkapan, dokumen-dokumen, data-data untuk

melakukan survei, dan jika survei telah dilakukan maka kroscek hasil survei

dan diberikan kepada Andministrasi Analis untuk di distribusikan pada

Koordinator Analis.

• Koordinator Kelayakan Kredit

- Kepala pemberian layak kredit menerima map yang telah di setujui dari

Fungsi Penjualan dan sudah diberi no.faktur lalu menyerahkannya ke bagian

gudang.

- Kemudian proses berlanjut prosedur pengiriman barang ke konsumen.

4. Prosedur Pengiriman Barang

a. Fungsi Gudang

• Koordinator Gudang

- Menerima map order hasil survei berikut dengan faktur rangkap 1 yang

ditempel di map order.

- Melakukan persiapan untuk pengiriman barang kepada konsumen.

- Gudang membuat Bukti Pengeluaran Barang Konsumen sebagai bukti

sementara pengeluaran barang dari gudang sebelum realisasi. BPBK di buat 2

rangkap:

• BPBK asli : supir

75 

 

• BPBK copy 1 : arsip di gudang

- Koordinator Gudang melakukan penyetoran ke kasir setelah menerima uang

angsuran pertama dari konsumen yang barangnya telah dikirimkan.

- Gudang akan menuliskan hasil pengiriman pada BPBK dan menerima uang

lalu di catat dalam Collection Harian, dan menerima kembali copy faktur

untuk diserahkan nantinya ke kasir beserta Collection Report yang dibuat.

Collection report dibuat rangkap 3 (tiga):

• Collection report 1 : Akuntansi

• Collection report 2 : kasir

• Collection report 3 : diarsip di gudang

b. Fungsi Pengiriman

• Staf Pengiriman

- proses pengiriman dilakukan oleh bagian pengiriman gudang, disini ada 2

pilihan. Apakah konsumen mau menerima barang atau tidak.

- Jika barang Tidak mau diterima konsumen dikarenakan kondisi konsumen

sedang tidak ada dirumah atau membatalkan sendiri, maka belum realisasi,

dan akan menunggu kabar dari konsumen atau bagian pengiriman akan

menghubungi konsumen apakah akan dikirim ulang atau tidak. Jika

konsumen tidak mau dikirim ulang maka bagian pengiriman gudang

menuliskan keterangan batal pada BPBK. Jika konsumen meminta untuk

dikirim ulang, maka bagian pengiriman menanyakan ke konsumen waktu

76 

 

pengiriman ulang dan menuliskannya pada BPBK, lalu diserahkan kembali

ke Fungsi Gudang.

- Jika konsumen menerima barang, konsumen akan menerima barang berikut

faktur rangkap ke 3 dan kuitansi rangkap ke 1 lalu menyerahkan uang

angsuran pertama.

5. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit

a. Fungsi Akuntansi

- Memberikan nomor faktur pada map order yang diperoleh dari Fungsi

Penjualan untuk diberikan nomor faktur dan dibuatkan Faktur dan Kuitansi

rangkap 3 (tiga). Faktur rangkap 3 dan Kuitansi rangkap 1 didistribusikan

kepada konsumen melalui Fungsi Gudang dan Pengiriman, Faktur Rangkap 2

dan Kuitansi rangkap 3 akan diarsipkan, Faktur rangkap 1 didistribusikan ke

Fungsi Gudang (ditempel pada Map Order), Kuitansi rangkap 2

didistribusikan ke Kasir.

- Memberikan nomor faktur pada Kartu Piutang yang baru.

- Membuatkan Kartu Piutang baru yang nantinya akan diisi oleh bagian

fakturisasi berikut nomor faktur lalu didistribusikan ke bagian administrasi

kartu piutang.

- Menerima Faktur rangkap ke 2 dan kuitansi rangkap ke 3.

- Menerima collection report rangkap ke 1.

- Mengarsipkan semua dokumen. menerima kartu piutang membuat jurnal

penjualan kredit. Setelah pembuatan jurnal kartu piutang tersebut

dikembalikan pada Koordinator Kartu Piutang.

77 

 

- Menerima kartu piutang baru dari fakturisasi yang telah berisi nomor faktur

dan nantinya akan di catat didalam buku indeks (abjad konsumen),

selanjutnya kartu diberikan pada staf administrasi kartu piutang lalu

dilakukan posting berdasarkan konsumen membayar angsurannya. Dimana

kartu piutang tersebut akan diberikan kepada Koordinator Akuntansi untuk

diinput pada komputer, lalu kartu piutang diterima kembali dan simpan

dengan baik.

- Semua dokumen dicatatkan pada kartu piutang dan jurnal penjualan kredit.

78 

 

III.5.4 Flowchart atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang yang

Berjalan pada PT. Columbus Megah Adisarana

Gambar 3.2

Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

79 

 

1

Ma p orderKTP

KKFo rmulir

Memeriksa Screening

Point & Kelengka pan

Data

M embagikan Map Order

Untuk dilakukan

surve y

Map Order (Hasil su rvey)

Map Order Cek

Melakukan Su rvey &

Proses Hasil Survey

2

2

Map Order(Ha sil survey)

Kredit Layak

Map order disetujui

M ap order disetujui

Mendatanga ni Map Order

Yan g Disetujui

Melakukan Survey Ulang

& Memilih Analisis Baru

L ayakMap Order

Tolak

Map order disetujui

Map Order Disetujui & di

Tanda Tangan

Menerima Hasil Survey

& Menyiapkan

Cred it Komite

Map Order (Hasil su rvey)

Konfirmasi administrasi marketing

Tidak

Tidak

Ya

Ya

A

3

Map order KTP, KK, Fo rmulir

Fungsi Kredit

Gambar 3.3

Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

80 

 

 

BPBK : Bukti Pengeluaran Barang Konsumen

CR : Collection Report

Gambar 3.4

Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

81 

 

Gambar 3.5

Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

82 

 

Gambar 3.6

Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

83 

 

III.6 Sistem Akuntansi atas Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana

Sistem Retur Penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana

sebagian besar dilakukan dengan penukaran barang dan pengembalian uang, namun

pengembalian uang ini akan melewati beberapa prosedur yang terkait. PT. Columbus

Megah Adisarana memberikan syarat untuk barang yang akan di retur penjualan,

meliputi :

1. Barang dapat diretur jika masih belum lebih dari 30 hari, jika sudah lebih dari 30

hari, maka barang dianggap tidak bermasalah.

2. Barang yang diretur melebihi jangka waktu yang di tentukan maka dianggap

kerusakan dari kesalahan pemakaian konsumen.

3. Barang-barang yang diretur akan diperiksa oleh perusahaan mengenai kerusakan,

apakah kerusakan ini wajar atau tidak wajar.

Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan uang kembali pada saat retur

oleh konsumen, karena tidak semua dapat dikembalikan dengan uang. Uang akan

dikembalikan jika sudah ada kompensasi dari direktur dan staf-staf perusahaan. Selain

itu akan adanya komitmen antara konsumen dan perusahaan mengenai retur yang akan

dikembalikan uang atau di tukarkan barang baru. Jika konsumen meminta pengembalian

uang maka harus sesuai dengan ketentuan maupun prosedur yang berlaku meliputi :

1. Uang akan dikembalikan jika barang yang diretur tidak lebih dari jangka waktu 7

hari (seminggu).

84 

 

2. Uang akan dikembalikan tanpa adanya potongan, artinya di kembalikan sesuai

konsumen membayar angsuran.

3. Barang yang diretur dan dikembalikan dengan uang, maka angsuran sebelumnya

akan hangus.

4. Jika perusahaan sudah melakukan realisasi atas data-data konsumen. Dan

konsumen mengembalikan barang dalam jangka waktu lebih dari 30 hari dan

meminta pengembalian uang, uang tidak dapat diberikan. Hal ini menjadi

tanggung jawab Fungsi penjualan dan supervisor.

III.6.1 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT.

Columbus Megah Adisarana

Fungsi yang terkait dengan sistem retur penjualan PT. Columbus Megah

Adisarana meliputi :

1. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab dalam menerima dan mengecek barang yang di

retur oleh konsumen apakah sesuai pada saat pembelian serta menyimpan barang

yang direturkan. Fungsi gudang juga bertanggung jawab dalam menyiapkan bukti-

bukti atau aplikasi retur pada saat customer pertama kali melakukan pembelian dan

penerimaan barang, seperti bukti kuitansi, faktur dan catatan untuk kartu piutangnya.

Gudang juga membuat catatan kedalam Kartu Persediaan, untuk kemudian

didistribusikan kepada konsumen dan fungsi akuntansi, untuk memungkinkan fungsi

tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat tranksaksi retur penjualan.

85 

 

2. Fungsi Akuntansi

Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat Kartu Piutang dan menjurnal

retur penjualan berdasarkan Bukti Retur yang diterima dari fungsi gudang.

III.6.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur penjualan PT. Columbus Megah

Adisarana :

1. Faktur Sewa Beli

Merupakan dokumen yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi dan di arsip oleh Fungsi

Gudang untuk mencatat transaksi retur penjualan yang diterima dari konsumen,

untuk kemudian didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk

memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat

tranksaksi retur penjualan.

2. Kuitansi Sewa Beli

Merupakan dokumen yang diterima dari konsumen bersama dengan barang yang

akan diretur, yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti retur penjualan oleh

Fungsi Gudang.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem Retur Penjualan PT. Columbus

Megah Adisarana :

1. Kartu Piutang

Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap-tiap konsumennya. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi

administrasi account receivable dengan menggunakan kartu piutang.

2. Jurnal Retur Penjualan

86 

 

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan.

Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer oleh fungsi akuntansi

(data entry)

III.6.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT.

Columbus Megah Adisarana

Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan pada PT.

Columbus Megah Adisarana meliputi :

PROSEDUR RETUR PENJUALAN

1. Tujuan

Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa prosedur retur penjualan dapat

dilakukan dengan benar dan terdokumentasi dan sesuai dengan prosedur

pengembalian barang. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya retur penjualan.

2. Prosedur Retur Penjualan

a. Fungsi Gudang

- Konsumen mendatangi gudang dengan membawa barang berikut faktur dan

kuitansi.

- Gudang melakukan pengecekan terhadap barang yang diretur, apakah sudah

sesuai pada saat pembelian atau tidak.

- Gudang menyiapkan aplikasi ketika konsumen akan mengembalikan

barangnya.

87 

 

- Setelah barang dikembalikan, konsumen akan menerima aplikasi-aplikasi

seperti dokumen yang diberikan oleh gudang.

- Disini dihadapkan pada proses perjanjian, apakah barang dikembalikan

dengan uang atau di tukar baru. Maka gudang akan melihat dan mengecek

prosedur retur.

- Disini akan melakukan negoisasi dan dihadapkan dengan 2 hal, kembalikan

uang atau tidak? Jika tidak maka gudang akan menginformasikan ke

konsumen dengan melakukan service barang atau tukar baru (jika masih

dalam jangka waktu retur). jika Ya, maka gudang akan menyiapkan uang

untuk konsumen.

- Kuitansi dan faktur yang diterima oleh gudang dari konsumen didistribusikan

ke Fungsi Akuntansi untuk dilakukan pencatatan.

b. Fungsi Akuntansi

- Menerima kuitansi dan faktur dari Fungsi Gudang untuk dilakukan

pencatatan pada jurnal retur penjualan dan mencatatkannya pada kartu

piutang oleh administrasi kartu piutang.

- Mengarsip kuitansi dan faktur berdasarkan tanggal.

- Mencatatkan pada kartu piutang dan jurnal retur penjualan.

88 

 

III.6.4 Flowchart atas S istem Retur Penjualan yang Berjalan pada PT. Columbus

Megah Adisarana

Fungsi Gudang

Mulai

Terima konsumen retur dan siapkan apl ikasi

MOFaktur 1

Cek barang

dan lihat prosedur

Beserta barang retur konsumen

Uang atau tidak?

Ya

MOFaktur 1

MOFaktur 1

Tidak MO

Faktur 1

Tuk ar barang baru dan

terima dokumen dari

konsumen

Faktur 3

Kui tansi 1

Map Order

Faktur 1

Lihat prosedur

batas re tur uang

MOFaktur 1

Sesuai atau tidak?

Tidak

Ya

MOFaktur 1

1

1

MOFaktur 1

Siapkan uang dan

terima dokumen

dari konsumen

Kartu persediaan

A

Fungsi Akuntansi

Faktur 3

Kui tansi 1

T

Seles ai Kartu

Piutang

Jurnal Retur

Penjualan

2

2

Faktur dan kui tansi dari konsumen

Gambar 3.7

Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Berjalan

89 

 

III.7 Sistem Akuntansi atas Penerimaan Kas PT. Columbus Megah Adisarana

Sistem akuntansi penerimaan kas yang dilakukan PT. Columbus Megah

Adisarana melalui beberapa cara, yaitu :

1. Konsumen mendatangi langsung showroom dan membayar angsuran kepada

kasir, supervisor ataupun pramuniaga dengan membawa kuitansi pembayaran

angsuran sebelumnya. Hal ini sering disebut dengan pembayaran Indoor.

2. Membuat perjanjian janji bayar, pembayaran yang akan ditagih langsung oleh

collector di rumah atau di kantor konsumen bekerja. Dengan dikenakan biaya

sebesar Rp.10.000,00

3. Pembayaran dengan menggunakan ATM, billyet giro, atau cek. Konsumen harus

memberika bukti atau slip Bank setelah pembayaran dilakukan. Pembayaran

dengan Billyet giro dan cek biasanya dilakukan oleh konsumen yang memiliki

angsuran diatas Rp.1.000.000,00.

III.7.1 Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi peerimaan kas dari piutang dagang

PT. Columbus Megah Adisarana :

1. Fungsi Penagihan

Fungsi penagihan bertanggung jawab dalam membuat Daftar Posisi Piutang

berdasarkan Kartu Piutang yang dipinjamkan oleh bagian kartu piutang, sebagai

90 

 

dokumen dasar dalam melakukan penagihan kepada konsumen, serta menerima

pembayaran dari konsumen.

2. Kasir

Kasir bertanggung jawab dalam menerima pembayaran konsumen melalui collector

outdoor (jika konsumen meminta collector menagih langsung dimana konsumen

berada) dan mencatatnya kedalam Bukti Setor, dan menyetorkannya ke Bank. Selain

itu kasir juga bertanggung jawab dalam membuat kuitansi penerimaan kas, serta

mendistribusikannya ke fungsi akuntansi bersama dengan bukti setor dan cek.

3. Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab dalam mencatat jurnal penerimaan kas berdasarkan dokumen-

dokumen yang diterima dari fungsi penagihan dan kasir, serta mengarsipkannya

berdasarkan tanggal.

4. Fungsi Piutang

Menurunkan kuitansi outdoor yang akan diberikan kepada collector untuk menagih

langsung berikut dengan kartu piutangnya, fungsi ini juga menerima pembayaran

indoor (konsumen mendatangi langsung ke showroom) karena akan langsung dicatat

di kartu piutang berikut angsuran-angsuran yang berkaitan dan memberikan kuitansi

yang baru.

III.7.2 Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan

Dokumen yang digunakan biasanya terdiri dari formulir dimana formulir

merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan

formulir ini data yang berkaitan direkam untuk pertama kalinya sebagai dasar pencatatan

91 

 

dalam catatan selanjutnya. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari

piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :

a. Kuitansi Indoor

Dokumen ini dibuat oleh konsumen untuk memberitahu maksud pembayaran yang

dilakukannya dengan mendatangi showroom. Dokumen ini juga digunakan sebagai

dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang.

b. Collection Report

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang

dilakukan secara indoor dalam satu hari.

c. Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari

piutang ke Bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi,

dan dipakai sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari

piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.

d. Kuitansi Sewa Beli (Outdoor)

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh administrasi kartu

piutang melalui penagih, diberikan kepada pada konsumen yang jatuh tempo atau harus

melakukan pembayaran angsurannya.

e. Kuitansi kas masuk

Dokumen ini dibuat oleh bagian piutang sebagai tanda terima uang yang dikirimkan

kepada kreditur dan sebagai bukti dasar untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari

piutang dalam jurnal penerimaan kas.

92 

 

Catatan akuntansi yang digunakan merupakan salah satu unsur dari sistem

akuntansi pokok. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang

berasal dari piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :

a. Jurnal penerimaan kas

Digunakan oleh bagian akuntansi untuk meringkas dan mencatat transaksi penerimaan

kas dari berbagai sumber.

b. Buku Besar

Buku besar merupakan ringkasan akun-akun yang sudah dicatat dalam jurnal yang

digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.

c. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya.

III.7.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT.

Columbus Megah Adisaran meliputi :

PROSEDUR PENERIMAAN KAS

1. Tujuan

Prosedur ini ditunjukan untuk mengendalikan penerimaan uang hasil collection

via indoor dan outdoor (melalui penagih)

2. Prosedur Penerimaan Kas Indoor

a. Fungsi Penjualan

• Supervisor

93 

 

- Menerima konsumen yang datang ke showroom untuk membayar angsuran

dengan membawa kuitansi terakhir. Pembayaran langsung melalui supervisor

showroom dengan kuitansi terakhir, jika tidak membawa kuitansi, maka

melakukan pembayaran pada administrasi kartu piutang, karena angsurannya

dapat dilihat pada kartu piutang (kartu A/R).

- Supervisor menerima uang dari konsumen dan membuatkan kuitansi

pembayaran baru untuk konsumen. Kuitansi rangkap ke-1 diberikan

konsumen, Kuitansi rangkap ke- 2 didistribusikan pada kasir dan diteruskan

ke Fungsi Akuntansi, Kuitansi rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan nomor.

- Supervisor mencatat hasil pembayaran indoor pada collection report

(indoor), collection report rangkap ke- 1 akan diberikan pada kasir,

collection report rangkap ke-2 didistribusikana pada Fungsi Akuntansi,

collection report rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan tanggal.

- Supervisor menyerahkan kuitansi, Collection Report dan uang pada kasir.

3. Prosedur Penerimaan Kas melalui Penagih

a. Fungsi Penagih

• Penagih (collector)

- Menerima Kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi yang diperoleh dari

Fungsi Akuntansi masing-masing rangkap 3, kemudian dilakukan penagihan

kepada konsumen, disini akan ada dua pilihan, pilihan pertama ada orang

atau tidak. Jika tidak ada maka Daftar Penurunan Kuitansi akan diserahkan

ke koordinator wilayah.

94 

 

- Terkait point sebelumnya, jika konsumen ada, pilihannya adalah konsumen

akan melakukan pembayaran atau tidak, jika pilihannya tidak, maka penagih

akan membuatkan dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran 2 rangkap.

Rangkap ke-1 akan diberikan pada konsumen, rangkap ke-2 akan

didistribusikan pada Fungsi Akuntansi beserta kuitansi dan Daftar Penurunan

Kuitansi. Jika bayar maka konsumen akan menerima kuitansi rangkap ke 1.

Dokumen ditanda tangani secara langsung oleh penagih dan konsumen.

- Penagih menerima tanda tangan Kuitansi dari konsumen dan uang, lalu

membuat Collection Report rangkap 3, Collection Report rangkap ke -1 akan

didistribusikan ke Kasir dan dikembalikan kembali pada Fungsi Penagih,

Collection Report rangkap ke-2 akan diberikan ke Fungsi Akuntansi,

Collection Report rangkap ke-3 akan di arsipkan oleh penagih berdasarkan

nomor. Lalu menyerahkan Uang, kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi ke

Kasir.

• Koordinator Wilayah

- Menerima dokumen dan akan melakukan pengecekan dan pemeriksaan pada

Daftar Penurunan Kuitansi. Dan Daftar Penurunan Kuitansi diserahkan

kembali pada penagih.

4. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

• Kasir

- Menerima uang, Collection Report dan Kuitansi dari Fungsi Penjualan.

- Memeriksa dan memberikan validasi collection report dan kuitansi kepada

Fungsi Akuntansi kemudian diposting pada kartu piutang

95 

 

- Menerima uang, Collection Report, Daftar Penurunan Kuitansi dan kuitansi

dari Fungsi Penagih.

- Memeriksa dan menghitung sejumlah uang dan kuitansi sesuai Daftar

Penurunan Kuitansi, lalu di validasi, Daftar Penurunan Kuitansi dan kuitansi

diserahkan kembali ke Penagih untuk didistribusikan pada Fungsi Akuntansi

- Menerima uang angsuran pertama dari Gudang.

- Kasir menyetorkan uang ke bank dari pembayaran outdoor.

- Kasir menyetorkan kas (uang) ke Bank setiap harinya.

- Membuat kuitansi kas masuk sebanyak 2 rangkap, rangkap ke- 1 akan

didistribusikan pada Fungsi Akuntansi, rangkap ke- 2 akan diarsipkan

berdasarkan tanggal, dan mengarsipkan bukti setor bank.

5. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

a. Fungsi Akuntansi

• Koordinator Akuntansi

- Menerima Kuitansi rangkap ke- 2, Collection Report rangkap ke- 1, Kuitansi

Kas Masuk rangkap ke- 1 dari kasir

- Menerima Collection Report rangkap ke-2 dari Fungsi Penagih.

- Berdasarkan dokumen yang ada maka Fungsi Akuntansi mencatat transaksi

ke dalam jurnal penerimaan kas

- Mengarsip dokumen yang diperoleh, Kuitansi rangkap ke- 2, Collection

report rangkap ke- 1, Bukti Kas Masuk rangkap ke-1 berdasarkan tanggal.

- Menerima dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran dari penagih rangkap

ke-2 apabila konsumen belum melunasi dan janji akan melunasi beserta

96 

 

kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi. Perjanjian Pembayaran Angsuran,

Kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi diberikan kembali pada penagih

apabila sudah jatuh tempo dimana konsumen harus melunasi dan membayar.

- Membuat collection report bagi konsumen yang telah melakukan

pembayaran atau telah melunasi pembayaran dan akan melakukan postingan

pada kartu piutang apabila konsumen telah membayar ataupun melunasinya

kreditnya.

- Memberikan kuitansi dan Collection Report ke Koordinator Akuntansi.

- Membandingkan dokumen dari informasi yang sudah tersedia.

- Mencatatkan penyetoran kas dari pembayaran konsumen pada kartu piutang

dan jurnal penerimaan kas.

- Mengarsipkan semua dokumen yang diperoleh berdasarkan tanggal.

97 

 

III.7.4 Flowchart atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Berjalan pada PT.

Columbus Megah Adisarana

Indoor

 

 

CR : Collection Report KKM : Kuitansi Kas Masuk

Gambar 3.8

98 

 

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

Outdoor

 

DPK : Daftar Penyerahan Kuitansi PPA : Perjanjian Pembayaran Angsuran CR : Collection Report

Gambar 3.9

99 

 

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

 

Gambar 4.0

100 

 

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

   

Gambar 4.1