bab ii tinjauan umum tempat pkl a. sejarah perusahaanrepository.fe.unj.ac.id/4329/4/chapter2.pdf ·...
TRANSCRIPT
8
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
A. Sejarah Perusahaan
PT.INDOMOBIL TRADA NASIONAL - NISSAN merupakan salah satu
anak cabang perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang sudah
menggunakan sistem e-business untuk mendukung proses bisnisnya. Penggunaan
sistem e-business pada perusahaan otomotif merupakan kebutuhan yang sangat
penting karena perusahaan ini memiliki koneksi cabang yang tersebar diseluruh
Indonesia bahkan bekerjasama dengan yang ada di luar negeri sehingga sangat
membantu proses penyaluran informasi dan penjualan produk ke seluruh bagian di
dunia. Melalui e-business, PT. INDOMOBIL TRADA NASIONAL - NISSAN
dapat berkolaborasi secara lebih kreatif, mengatur bisnis operasi dan sumberdaya
lebih efektif, serta dapat bertahan di era saat ini dimana perubahan ekonomi sangat
cepat.
Pada tahun 1969 Nissan Pertama kali masuk secara resmi ke Indonesia
dengan nama Datsun melalui Agen Tunggal PT Indokarya yang didirikan oleh H.
Abdul Wahab Affan bersama dengan saudara-saudaranya. Jenis kendaraan yang
diproduksi pada tahun itu adalah pick up, multi purpose (jip) dan sedan dengan
produksi rata-rata 750 unit/bln yang dipasarkan di Jakarta, Bandung, Semarang,
8
9
Yogyakarta, Surabaya, Bali, Lampung, Bengkulu, Palembang, Padang, Balikpapan,
Ujung Pandang, Medan dan Menado.
Ditahun 1978, terjadi konflik antara PT. INDOKAYA dengan NISSAN
MOTOR CO, Jepang dan MARUBENI (merupakan trading house dari NISSAN
MOTOR CO, Jepang) yang berakhir dengan penghentian pasokan barang dan
kemudian MARUBENI menyerahkan permasalahan kepada menteri perindustrian
namun tidak mendapatkan tanggapan positif dari pihak PT. INDOKAYA.
Pada tahun 1981, berdirilah PT. WAHANA WIRAWAN yang merupakan
salah sau perusahaan dibawah PERBABRI yang diwakii oleh Mayjen Sukardi.
Keagenen tunggal Datsun kemudian diserahkan kepada PT. WAHANA
WIRAWAN.
Pada tahun 1984 dibentuk perusahaan baru bernama PT Nayaka Wirawan
yang berfungsi sebagai Sole Distributor sedangkan PT Wahana Wirawan sendiri
tetap sebagai pemegang Agen Tunggal Nissan di Indonesia. Akhir tahun 1986, PT
Nayaka Wirawan dijual kepada Indomobil Group dan tahun 1989 PT Nayaka
Wirawan dibubarkan dan selanjutnya didirikan PT Indocitra Buana pada 23
November 1989.pada tahun 1991, Indomobil memiliki sebagian saham PT.
WAHANA WIRAWAN melalui PT. INDOCITRA BUANA.
Pada 26 Agustus 1997 dengan tujuan untuk mengembangkan bisnis retailer
di Nissan Group, didirikanlah PT Indomobil Trada Nasional atau disingkat dengan
PT INTAN. Meskipun secara hukum perusahaan tersebut telah didirikan semenjak
10
tahun 1997, namun karena kondisi krisis ekonomi yang melanda Indonesia secara
umum, PT Indomobil Trada Nasional baru aktif beroperasi pada Januari 2000.
Pada 1 November 1999, PT Indobuana Autoraya resmi bergabung dengan
Nissan Group. Pendirian PT Indobuana Autoraya melengkapi struktur perusahaan
dalam group Nissan Ssangyong menjadi sebagai berikut :
- PT Wahana Wirawan sebagai Agen Tunggal dan Pemegang Merk Nissan
- PT Indocitra Buana sebagai Sole Distributor Merek Nissan
- PT Indomobil Trada Nasional sebagai Sales Operation (Retailer)
- PT Indobuana Autoraya sebagai Agen Tunggal dan Pemegang Merk
SsangYong.
Namun kerjasama ini berakhir setelah pihak Nissan Jepang menjadi
pemegang saham mayoritas dan pengelolaan bisnis SsangYong dijalankan oleh
Indomobil Volvo pada Oktober 2001.
Pada tahun 2000, PT Indomobil Trada Nasional mengkhususkan diri pada
jenis usaha perdagangan kendaraan bermotor baik New Cars maupun Used Cars,
Accessories Shop, maupun bengkel perwakilan Nissan. Kantor cabang yang
dimiliki PT Indomobil Trada Nasional yaitu Sunter, Halim (sebagai bengkel
perwakilan), MT Haryono (khusus untuk Showroom), Pondok Indah, Pantai Indah
Kapuk, dan Kebon Jeruk (Showroom mobil baru dan bekas, accessories shop).
Pada pertengahan tahun 2001 dengan telah bergabungnya Nissan dengan
Renault secara Internasional, maka di Indonesia pun dijalinlah kerjasama antara
Indomobil Group dalam hal ini diwakili oleh PT Auto Euro Indonesia dan Renault
11
Perancis untuk memasarkan kendaraan Renault di Indonesia dengan dukungan awal
manajemen, jaringan pemasaran dan layanan purna jual Nissan. Saat ini struktur
perusahaan Nissan adalah sebagai berikut :
- PT Nissan Motor Indonesia sebagai Agen Tunggal dan pemengang Merek
Nissan
- PT Nissan Motor Distributor Indonesia sebagai Sole Distributor Merek
Nissan
- PT Wahana Wirawan sebagai Sales Operation (Join penyalur)
- PT Indomebil Trada Nasional sebagai Sales Operation (Retailer)
- PT Auto Euro Indonesia sebagai Agen tunggal Pemegang Merek Renault
Sebagai salah satu anak cabang perusahaan, PT Indomobil Trada Nasional
– Halim memiliki visi, misi dan nilai-nilai perusahaan.
Visi Indomobil Nissan
Menjadi perusahaan retail otomotif yang handal dan kompeten dalam hal
kualitas pelayanan dan kepedulian terhadap pelanggan di Indonesia.
Misi Indomobil Nissan
- Menjual produk Nissan di Indonesia melalui seluruh cabang dengan
tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.
- Meningkatkan kualitas Karyawan, Organisasi & Teknologi Informasi.
- Menumbuh-kembangkan falsafah Profit & Harmoni.
12
Nilai Perusahaan
- Integrity : Melakukan berbagai tindakan yang baik dan benar secara
konsisten, sehingga dapat diandalkan dan dipercaya. Tindakan – tindakan
itu berdasarkan pada pemahaman atas situasi yang diadapi, tujuan, dan
kepentingan serta pertimbangan kebijakan-kebijakan dan ketentuan
perusahaan
- Responsible : Melakukan berbagai tindakan dengan memahami dan sadar
sejak awal secara mandiri tentang tujuan, proses, batasan, larangan , hal-
hal yang diperbolehkan dan bertanggung jawab secara pribadi
- Cooperative (Team Work): Menjalankan interaksi berbagai kegiatan yang
saling terkait didalam perusahaan dengan sikap saling membantu demi
penyelesaian tugas dan pencapaian tujuan perusahaan.
- Business Harmony: Melakukan kegiatan – kegiatan usaha
menguntungkan yang berorientasi pada harmonisasi (keselarasan) ketika
melayani kepentingan para stakeholder
- Continuous Learning & Improvement: Menemukan dan mengambil
inisiatif yang bersifat praktis dan mudah diterapkan untuk menyelesaikan
masalah dan melakukan berbagai perbaikan dan pengembangan kegiatan
usaha.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi
yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan,
dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284). Dalam menjalankan
13
usahanya PT Indomobil Trada Nasional – Halim memiliki struktur organisasi yang
terbagi dalam beberapa bagian. Pembagian pekerjaan akan memudahkan semua
elemen dalam menjalankan pekerjaan secara keseluruhan. Struktur organisasi PT
Indomobil Trada Nasional – Halim dibagi menjadi 2 lini, yang pertama struktur
organisasi operasional yang dilampirkan pada lampiran 8 dan yang kedua struktur
organisasi untuk keuangan sebagai berikut.
Gambar II.1 Struktur Organisasi Departemen Finance and Accounting.
Sumber : Job Desk Branch Indomobil Group
Struktur organisasi yang praktikan sajikan merupakan struktur organisasi
yang ditetapkan pada saat praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Berikut
merupakan penjelasan singkat mengenai struktur organisasi PT Indomobil Trada
Nasional – Halim.
14
1. Workshop Head (Nissan Branch Head)
Workshop Head mempunyai tujuan yaitu mencapai profit bengkel
sesuai dengan target melalui koordinasi seluruh operasional bengkel
dengan tetap menjaga kepuasan pelanggan baik dalam hal kualitas
maupun biaya pelayanan (dilokasi masing-masing). Adapun tugas utama
Workshop Head yaitu
a. Memastikan Pencapaian profit bengkel, target unit entry benkel serta
meningkatkan produktivitas bengkel dengan tetap memperhatikan
kepuasan pelanggan.
b. Menyetujui dokumen-dokumen penjualan (surat penjualan, delivery
order, faktur penjualan, faktur pajak, dan lainnya)
c. Memonitoring keuangan cabang
d. Memastikan karyawan bekerja sesuai dengan standar keselamatan
kerja yang berlaku
e. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) kearah yang baik dengan
cara mengarahkan, pelatihan dan kaderisasi
f. Menjadi jembatan informasi antara bengkel dengan bagian lain dan
juga dari bagian lain ke bengkel
g. Memonitoring kegiatan workshop.
2. Financial Accounting & Tax Head (FAD Head)
Kepala Divisi Finance Accounting & Tax dipegang oleh ibu Natalia
Widiastuti dimana jabatan tersebut mempunyai tujuan yaitu menghasilkan
15
laporan keuangan yang dapat memberikan informasi mengenai keadaan
keuangan cabang dan budget control dicabang melalui koordinasi seluruh
kegiatan operasional finance and accounting. Adapun tugas utama Kepala
Divisi Finance Accounting & Tax, antara lain :
a. Mengawasi pelaksanaan administrasi, penerimaan dan pengeluaran
uang untuk keperluan perusahaan.
b. Memeriksa jurnal harian yang telah di input bagian Accounting.
c. Melakukan pengawasan dan memastikan adanya rencana cash flow
mingguan baik berupa penerimaan maupun pengeluaran
d. Melakukan control klaim kepada pihak ketiga
e. Memastikan pembuatan laporan mingguan Account Receivable, laba
kotor, dan stok
f. Menghitung jamsostek dan insentif karyawan
g. Mengontrol jurnal pembukuan dan rekonsiliasi pajak, dibuat dan
disajikan dalam bentuk laporan keuangan dengan teliti, akurat, dan
tepat waktu
h. Memeriksa dan menganalisa laporan keuangan
3. Accounting & Tax Staff
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab Accounting & Tax
Staff:
a. Melakukan control Account Receivable dan Account Payable baik
unit atau WS
b. Menyusun laporan keuangan
16
c. Memonitoring laporan mutasi stok, dan penyampaian laporan pajak
d. Menginput pajak baik PPn, PPh, bukti potong rekonsiliasi pajak dan
pelaporannya (SPP maupun SPT masa) ke KPP
e. Melakukan pembukuan untuk melakukan tutup bulan, dan juga
mengontrol General Ledger, Account Payable, Account Receivable,
pajak maupun laba kotor unit dan persediaan.
f. Melakukan tugas pelaporan keuangan bulanan untuk disajikan
dengan teliti dan akurat serta tepat waktu
g. Memastikan stok opname sparepart yang dilakukan oleh partman
dan disaksikan perhitungannya atau pengecekan oleh tim FA
berlangsung dengan baik.
4. Finance Staff (Treasury Staff)
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab Treasury Staff:
a. Melakukan penginputan Account Receivable dan Account Payable
perusahaan tiap bulannya
b. Melakukan pelaporan cash flow perusahaan terhadap tugas dan
pekerjaan yang dilakukan oleh Cashier
c. Memeriksa fisik kas kecil dan kas besar
d. Memastikasn semua tagihan yang ada sudah terbayar sesuai dengan
jatuh temponya
e. Melakukan pembayaran dari tagihan-tagihan perusahaan
f. Melakukan reimbursement pada saldo-saldo bank yang sudah limit
17
5. Cashier
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab Cashier:
a. Melayani seluruh pembayaran dari customer
b. Melakukan rekonsiliasi antara buku kas umum dan saldo fisik uang
yang terdapat di kas
c. Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengeluaran kas
diperusahaan.
6. HRD – General Affair
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab HRD – General
Affair:
a. Membuat program kerja terutama mengenai jadwal perekrutan
tenaga kerja baru dan jadwal pelatihan keterambpilan
b. Melakukan administrasi dokumen biaya lain – lain perusahaan
c. Membuat anggaran biaya dari program kerja
d. Mengevaluasi prestasi karyawan
e. Menanggapi dan menyelesaikan masalah yang timbul seputar
kepegawaian
7. Sales Supervisor
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab Sales Supervisor:
a. Merencanakan dan mengkoordinir seluruh kegiatan penjualan,
promosi dan distribusi barang
b. Menentukan target penjualan dan pendapatan jasa
c. Menetapkan kebijakan dan procedur penjualan/pemasaran produk
18
d. Menentukan cara pembayaran
e. Menyusun anggaran penjualan dan promosi
f. Mengadakan penilaian terhadap hasil usaha yang telah dilakukan
sebagai dasar untuk melakukan perencanaan kembali guna
pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan berikutnya
8. Workshop
Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab Workshop Staff:
a. Mengatur seluruh kegiatan bengkel
b. Memutuskan pemberian klaim kepada pelanggan sesuai dengan
aturan yang ditetapkan
c. Bertanggung jawab atas perkembangan bengkel
d. Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pelanggan
e. Mengelola dan mengawasi suku cadang yang dimiliki perusahaan.
C. Kegiatan Umum Perusahaan
Kegiatan umum yang dilakukan oleh PT Indomobil Trada Nasional – Halim
yaitu memberikan pelayanan service untuk mobil Nissan, Datsun dan Renault.
Setiap kegiatan di perusahaan ini tercatat dalam sistem, yaitu Dealer Management
System (DMS) yang menghubungkan antara satu divisi ke divisi lainnya sehingga
memudahkan dalam mengakses informasi yang dibutuhkan bagi pgawai yang
berkepentingan (tersaji pada lampiran 9). Pada cabang Halim tidak ada kegiatan
penjualan unit mobil namun hanya memberikan pelayanan service kepada para
19
konsumen. Berikut adalah pelayanan workshop/service yang diberikan kepada
customer dari perusahaan:
1. Mencatat Service Appointment / Booking Service
Pelanggan yang berniat melakukan service atas kendaraannya harus
membuat ppointment service maksimal 1 hari sebelum kedatangan kepada
bagian Costumer Relation (CRO). Hal ini untuk mempermudah CRO untuk
mengatur waktu bagi pelanggan lain yang ingin melakukan service
kendaraannya. CRO akan mencatat keluhan pelanggan kedalam history
card yang ada di form appointment service. Kemudian booking service dari
pelanggan akan dicatat kedalam appointment control log. Bagian CRO akan
memberikan daftar dan nomor pelanggan ke security pada sore hari agar
pelanggan yang sudah melakukan appointment atau booking service dapat
didahulukan.
2. Menerima Pendaftaran Service
Pelanggan yang datang ke area Workshop, diterima oleh service
Advisor (SA). Apabila pelanggan sudah melakukan appointment dan sudah
memberikan jenis keluhannya, maka SA memberikan form service kepada
pelanggan dan pelanggan akan mengecek form service yang sudah
diberitahukan 1 hari sebelumnya. Setelah itu SA dapat langsung melakukan
test drive apabila dibutuhkan. Untuk pelanggan yang tanpa melakukan
booking terlebih dahulu, pelanggan akan mengambil nomor antrian yang
disediakan lalu pelanggan melaporkan keluhan kepada SA agar dicatat
semua keluhannya dan SA melakukan test drive untuk memastikan keluhan
20
tersebut. SA akan memeriksa data-data pelanggan, dengan membuka
history card untuk pelanggan lama atau melakukan input baru untuk
pelanggan yang belum pernah service di bengkel yang bersangkutan. Lalu
SA akan menghitung estimasi biaya, part yang dibutuhkan dan lama waktu
kemudian memberikan informasi tersebut kepada pelanggan.
3. Membuka Work Order
Service Advisor akan memasukkan data pelanggan apabila ada
pelanggan baru, atau perubahan data pelanggan pada master pelanggan lama
termasuk cek nomor akun, piutang dan lain-lain. Lalu SA akan membuka
work order sesuai keluhan pelanggan dan memberitahukan kepada
pelanggan.
4. Proses Service Kendaraan Pelanggan
Dokumen WO dan History Card akan diberikan kepada bagian
Foreman. Foreman akan menunjuk mekanik yang akan mengerjakan
service dan memberikan history card pelanggan kepada mekanik agar
mekanik dapat mengetahui service apa yang dibutuhkan oleh kendaraan
pelanggan. Mekanik akan meminta supply slip sparepart kepada Foreman.
Setelah itu mekanik memberikan supply slip sparepart kepada bagian
Sparepart apabila ada penggantian sparepart pada kendaraan pelanggan
setelah itu mekanik melakukan service kendaraan.
5. Pencetakan Faktur
21
Setelah pelanggan menerima informasi dari Foreman bahwa
pekerjaan service telah selesai dilaksanakan. Kemudian pelanggan harus
memeriksa kesesuaian item yang ditagih dengan dokumen pendukungnya.
Foreman akan mengumpulkan dokumen pendukung untuk proses
pencetakan faktu WO. Untuk dokumen WO sudah termasuk pekerjaan
warranty claim atau free service, dilakukan input data di program secara
lengkap agar proses klaim dapat segera terealisasi.
Setelah menerima persetujuan bahwa proses warranty claim atau
free service diterima, dilanjutkan dengan membuat faktur. Apabila sesuai,
faktur penjualan dan pajak standar dicetak dan meminta tanda tangan faktur
tersebut ke Head Workshop yang ditunjuk sesuai surat kuasa
penandatanganan faktur pajak.
6. Menyerahkan Faktur dan Lampiran ke Kasir
Head Workshop menyerahkan lampiran faktur yang berisi dokumen
WO, faktur pajak, faktur penjualan, buku service, STNK ke bagian kasir.
Setelah kasir menerima lampiran faktur dari Head Workshop, maka
pelanggan melakukan pembayaran ke kasir atas service kendaraan yang
telah dilakukan.
7. Laporan
Kasir akan membuat laporan Workshop untuk Finance dan setelah
itu Finance akan membuat laporan perbulannya dan mengirimkan laporan
bulanan Workshop ke Finance & Accounting Head (FAD) untuk diperiksa