6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

II.1.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk

manajemen dalam pengambilan keputusan dan juga untuk menjalankan kegiatan

operasional perusahaan. Dalam sistem informasi terdapat komponen-komponen

yang saling berintegrasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Komponen tersebut berupa teknologi, prosedur yang terorganisasi dan orang-orang

yang terlibat. Salah satu sistem informasi yang sangat berperan penting dalam

kelangsungan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Akuntansi merupakan

pencatatan, dan penyajian informasi tentang keuangan.

Menurut Mujilan (2015:3) mengatakan bahwa:

“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia

dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”.

Sementara menurut Krismiaji (2010:3) :

“Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data

dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk

merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”

Dari kedua definisi di atas dapat dipahami bahwa sistem informasi akuntansi

adalah kegiatan mengumpulkan data transaksi, mengorganisasikan data transaksi,

lalu mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang dibutuhkan untuk

pengambilan keputusan manajemen dan membantu merencanakan tindakan

pengendalian operasional bisnis. Sistem informasi akuntansi juga memiliki fungsi

dan tujuan penting dalam kelangsungan proses bisnis perusahaan. Pemaparan

tentang fungsi dan tujuan sistem informasi akuntansi akan dibahas pada bahasan

selanjutnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

II.1.2. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi melibatkan komponen-komponen yang saling

berintegrasi seperti orang-orang, prosedur terkait, dan data-data. Komponen-

komponen tersebut berintegrasi dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai

tujuan perusahaan. Menurut Romney (2000:34) sistem informasi akuntansi terdiri

dari Pelaku (orang), prosedur, dan teknologi informasi. Sistem informasi akuntansi

melaksanakan tiga fungsi penting dalam organisasi yaitu

1. Mengumpulkan dan menyimpan data kegiatan dan transaksi;

2. Memproses data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan

keputusan sehingga dapat membantu manajemen dalam merencanakan,

mengeksekusi, dan melaksanakan tindakan pengendalian;

3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset

organisasi termasuk data-data. Pengendalian bertujuan untuk

memastikan ketika data dibutuhkan, data tersebut tersedia, akurat, dan

dapat diandalkan.

Dari penjelasan di atas,dapat dipahami bahwa orang-orang, prosedur, data-

data, teknologi, dan hal lainnya terkait komponen sistem informasi akuntansi

berfungsi melaksanakan fungsi penting dalam kegiatan bisnis perusaahaan seperti

pengumpulan dan penyimpanan data, memproses data menjadi informasi, dan

memberikan pengendalian.

II.1.3. Tujuan Sistem Infomasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi memiliki fungsi penting dalam kelangsungan

proses bisnis perusahaan. Selain itu, sistem informasi akuntansi juga memiliki

tujuan melaksanakan tugas untuk mendukung kelancaran tercapainya tujuan

perusahaan. Menurut Mardi (2014:4) menjelaskan bahwa terdapat tiga tujuan

sistem informasi akuntansi yaitu:

1. Memenuhi kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada

seseorang. Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

manajemen untuk menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan dengan

sumber daya yang dimiliki perusahaan

2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi

pengambilan keputusan manajemen

3. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional

perusahaan sehari-hari

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah komponen-komponen sistem

informasi akuntansi wajib melaksanakan kewajiban sesuai dengan tanggung jawab

yang diberikan oleh manajemen. Hal tersebut berdampak pada pengambilan

keputusan oleh manajemen mengenai proses bisnis perusahaan.

Dari penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa tujuan sistem informasi

akuntansi menghasilkan informasi yang penting untuk kelangsungan proses bisnis

perusahaan sehingga perusahaan wajib memiliki sistem informasi akuntansi yang

baik dan sesuai dengan keadaan perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang wajib

diterapkan salah satunya adalah sistem informasi akuntansi pembelian. Sistem

informasi akuntansi pembelian akan menghasilkan pertimbangan keputusan jangka

panjang dan jangka pendek perusahaan dalam pengadaan barang atau jasa pada

perusahaan. Penjelesan mengenai sistem informasi akuntansi pembelian akan

dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Pembelian adalah kegiatan memperoleh barang atau jasa pada proses bisnis

untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Kegiatan pembelian tidak luput proses

akuntansi. Menurut Mulyadi (2010:110) mengenai sistem informasi akuntansi

pembelian, sebagai berikut

“Sistem akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan dalam

perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan

impor.”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Dari definisi tersebut dapat dipahami bahwa sistem informasi akuntansi

pembelian adalah kegiatan untuk memperoleh informasi dan melaksanakan proses

bisnis dalam pengadaan barang atau jasa. Sistem informasi akuntansi pembelian

juga memiliki komponen yang saling terkait antara lain fungsi, penggunaan

dokumen pembelian, laporan yang digunakan, jaringan dan prosedur. Penjelasan

tentang komponen tersebut akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.2.1 Fungsi Terkait

Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, terdapat beberapa fungsi

terkait baik dalam pembelian tunai ataupun kredit. Fungsi-sungsi yang terdapat

dalam sistem informasi akuntansi pembelian memiliki tanggung jawab masing-

masing guna menjalankan kegiatan dibagian pembelian. Mulyadi (2010:110)

menjelaskan menganai fungsi terkait dalam sistem pembelian.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab

untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada di gudang dan untuk mentimpan barang yang telah

diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung

pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan

pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang

diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab

untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur

penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat

transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang

berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang

sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,

fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Dari penjelesan di atas dapat dipahami bahwa fungsi terkait pada sistem

informasi akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi

penerimaan dan fungsi akuntansi yang semua memiliki tujuan menghasilkan

informasi penting terkait pembelian. Dokumen yang digunakan fungsi terkait

tersebut akan dijelaskan pada pembahasan selanjutnya

II.2.2. Dokumen yang digunakan

Salah satu penunjang dalam kegiatan pembelian adalah dokumen. Dokumen

mempunyai peran yang penting yaitu sebagai bukti transaksi. Karena sebuah

transaksi tanpa dokumen akan rentan terhadap kecurangan dan kesalahan. Menurut

Mulyadi (2010:110) adalah sebagai berikut :

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti uang tersebut

dalam surat tersebut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang

pengadaanya tidak bersifat berulang, yang menyangkut jumlah rupiah

pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

mutu dan kuantitas.

5. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran.

Dari penjelasan diatas, dapat dipahami bahwa dokumen dan fungsi terkait

pada kegiatan pembelian membentuk prosedur yang membentuk jaringan prosedur

sistem informasi akuntansi pembelian. Jaringan prosedur sistem informasi

akuntansi pembelian akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.2.3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi adalah

prosedur untuk menjelaskan kegiatan-kegiatan pada proses bisnis pembelian

perusahaan. Menurut Mulyadi (2010:110), jaringan prosedur yang membentuk

sistem informasi akuntansi pembeli adalah sebagai berikut :

1. Permintaan Pembelian

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian melalui formulir

surat permintan pembelian kepada bagian pembelian.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

2. Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan

pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

3. Order Pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam

perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

4. Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas,

dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat

laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari

pemasok tersebut.

5. Pencatatan Utang

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang,

dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau

mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6. Permintaan Cek

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan

pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini

dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan

dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi

yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.

7. Pembuatan Bukti Kas Keluar

Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem

pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi

akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi

sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah

rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek

tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.

8. Pembayaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas

cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut

kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar

9. Pencatatan Pengeluaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam

jurnal pengeluaran kas atau register cek. Dalam onetime voucher system

dengan cash basis disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas

di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi

pengeluaran dicatat dalam buku pembantu

Penjelasan mengenai jaringan dan prosedur sistem informasi akuntansi

pembelian juga akan dijelaskan melalui flowchart pembelian dan pembayaran

pembelian :

Gambar II. 1 Bagan Jaringan dan Prosedur Pembelian

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

Dari pemaparan di atas dapat dipahami bahwa jaringan dan prosedur sistem

informasi akuntansi pembelian terdiri dari prosedur-prosedur yang melibatkan

tugas-tugas komponen terkait untuk melaksanakan proses bisnis pembelian pada

perusahaan. Sistem informasi akuntansi pembelian agar lebih berjalan efektif dan

efisien sebaiknya menggunakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi.

Melalui aplikasi komputer yang sudah dirancang khusus, proses bisnis pembelian

dapat berjalan lebih teratur dan terkomputerisasi untuk meminimalisir kesalahan

yang mungkin terjadi pada proses manual. Sebelum melaksanakan penerapan

aplikasi sistem informasi akuntansi pembelian, perlu dilakukan adanya

perancangan aplikasi terlebih dahulu. Penjelasan mengenai perancangan aplikasi

tersebut akan dijelaskan pada pembahasan selanjutnya.

II.3. Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Aplikasi adalah media yang dibuat untuk mengerjakan dan melaksanakan

tugas khusus dari pengguna. Aplikasi juga disebut sarana untuk mempermudah

kegiatan menjadi lebih terstuktur dan terorganisir. Menurut Dhanta (2009: 32)

aplikasi adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk

mengerjakan tugas-tugas tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data.

Penerapan aplikasi dalam suatu kegiatan tidak terlepas dari adanya

perancangan. Penerapan aplikasi pada suatu kegiatan harus direncanakan dan

disesuaikan dengan keadaan kegiatan tersebut. Menurut Jogiyanto (2017:35-36)

perancangan aplikasi adalah penyusunan sistem yang baru untuk perbaikan pada

sistem yang sebelumnya. Sistem yang lama perlu diperbaiki karena beberapa hal,

yaitu, adanya permasalahan (problems) yang timbul karena ada ketidaksesuaian

atau adanya perkembangan pada organisasi. Adapun tahapan dari perancangan

aplikasi yang akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.3.1. Tahap Perancangan Aplikasi

Menurut Robertson (2004:2-3), metode tahap pengembangan aplikasi

terdiri dari:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

1. Mendefinisikan Permasalahan

Dalam tahap ini perancangan aplikasi melakukan analisis terhadap masalah

yang akan dirancang atau diprogram hingga perancang memahami apa yang

diperlukan. Untuk membantu menganalisis permasalahan perlu dibagi

menjadi tiga bagian yaitu input, output dan processing.

2. Membuat Garis Besar Solusi

Selanjutnya adalah membagi permasalahan tersebut menjadi kegiatan yang

lebih kecil dan membuat garis besar dari permasalahan tersebut.

3. Mengembangkan Garis Besar Menjadi Detail Objek Aplikasi

Selanjutnya buat menjadi sebuah kesatuan langkah dan objek-objek yang

menjelaskan tentang tugas yang akan dilaksanakan sebagai perintah yang

digunakan

4. Melakukan Uji Coba Kesesuaian Objek Aplikasi

Melakukan uji coba kesesuaian aplikasi harus dilakukan untuk memastikan

setiap logika berjalan dan jika ditemukan ketidaksesuaian harus cepat

diperbaiki

5. Menjalankan Aplikasi pada Komputer

Dalam hal ini perancang aplikasi membuat data untuk menguji coba aplikasi

6. Mendokumentasikan dan Menjaga program

Pada proses mendokumentasi bukan hanya mendokumentasi dokumen

eksternal terkait program tapi juga mendokumenkan dokumen internal

seperti kode-kode di dalam aplikasi

Setelah perancangan aplikasi dilakukan, aplikasi perlu diterapkan sistem

pengendalian untuk mencegah dan meminimalisir kesalahan pada sistem informasi.

Adapun pembahasan tentang sistem pengendalian internal untuk aplikasi akan

dibahas pada pembahasan selanjutnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

II.3.2 Sistem Pengendalian Internal Untuk Aplikasi

Pengendalian internal adalah penggunaan semua sumber daya perusahaan

untuk meningkatkan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengawasi berbagai

aktivitas perusahaan agar sesuai dengan tujuan yang dicapai. Menurut Krismiaji

(2010: 20) pengendalian intern (internal control) adalah rencana organisasi dan

metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan

informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk

mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.

Menurut Mulyadi (2016:147) pengendalian aplikasi mempunyai tujuan

sebagai berikut:

1. Menjamin semua transaksi yang telah terotorisasi telah diproses sekali

saja secara lengkap

2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti

3. Menjamin bahwa data pengolahan data transaksi benar dan sesuai

dengan keadaaan

4. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang

sudah ditetapkan

5. Menjamin bahwa aplikasi terus menerus berfungsi

Sedangkan menurut Hall (2011:745) menjelaskan bahwa pengendalian

aplikasi dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Pengedalian Masukkan

Pengendalian masukan adalah prosedur yang mengoperasikan data

transaksi untuk memastikan data tersebut terbebas dari kesalahan. Data

transaksi seharusnya tidak digunakan untuk memperbaharui file master

hingga transaksi telah divalidasi, keakuratan dan kelengkapannya. Jika

sebuah data gagal pengendalian masukannya, data tersebut ditandai

sebagai kesalahan. Berikut ini adalah contoh dari pengendalian

masukan. Berikut adalah contoh dari pengendalian masukkan :

a. Pemeriksaan digit

b. Pemeriksaan data yang hilang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

c. Pemeriksaan numerik dan alfabetik

d. Pemeriksaan batas

e. Pemeriksaan jarak

f. Pemeriksaan kebijakan

g. Pemeriksaan validitas

h. Pengendalian Proses

2. Pengendalian proses adalah tahap pemrosesan sistem. Pengendalian

proses adalah prosedur terprogram dan dibagi menjadi tiga kategori:

pengendalian tumpukkan, pengendalian run to run, dan pengendalian

audit trail

3. Pengendalian Keluaran

Pengendaliaan keluaran adalah kombinasi dari prosedur terprogram dan

prosedur lainnya untuk menjamin bahwa keluaran sistem tidak hilang,

atau rusak privasinya

Dari penjelasan tersebut penulis memahami bahwa pengendalian internal

pada aplikasi saat penting untuk menunjang keamanan dan kerahasiaan data pada

perusahaan. Data-data perusahaan selain memerlukan pengendalian internal juga

memerlukan normalisasi guna menghindari anomali data. Adapun penjelasan

mnegenai normalisasi pada aplikasi akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.3.3. Normalisasi pada Aplikasi

Normalisasi adalah suatu teknik mengorganisasikan data pada aplikasi agar

terhindar dari bentuk tidak normal suatu data atau yang disebut anomali data.

Bentuk tidak normal pada data tersebut menyebabkan data-data transaksi menjadi

rawan terhadap manipulasi data oleh pengguna yang akan menyebabkan juga pada

ketidakakuratan pada saat pelaporan. Normalisasi dapat membantu permasalahan

ketidaknormalan bentuk data pada aplikasi berbasis database dengan

mengorganisasikan data tersebut menjadi beberapa tahapan bentuk penormalan.

Adapun menurut Jogianto (2017:403-404), normalisasi adalah proses untuk

pengorganisasian data untuk menghilangkan elemen berulang-ulang. Normalisasi

juga banyak digunakan untuk mengubah bentuk database dari stuktur pohon atau

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

stuktur jaringan menjadi stuktur hubungan. Dalam normalisasi terdapat beberapa

tingkatan yaitu:

1. First Normal Form

Pada tingkatan ini, tabel harus berisi memenuhi syarat yaitu tidak ada data

berulang

2. Second Normal Form

Setelah memenuhi syarat pertama, untuk mendapatkan desain yang efisien

maka data dipecah dengan tidak bergantung langsung terhadap primary key

di tabel maka harus dipindahkan ke tabel lain

3. Third Normal Form

Pada tingkatan ini, semua field harus berasal dari data atau value yang

berada pada tabel lain.

Adapun konsep-konsep pada normalisasi adalah sebagai berikut:

1. Key Field / Key Atribute / Atribut Kunci

Suatu kunci filed yang dapat mewakili record/tuple

2. Kandidat Key / Kunci Kandidat

Suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dari

suatu entity

3. Primary Key / Kunci Primer

Suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifkasikan secara unik dan

mewakili setiap kejadian pada suatu entity

4. Alternate Key / Kunci Alternatif

Kunci yang tidak dipakai sebagai kunci primer

5. Foreign Key / Kunci Tamu

Suatu atribut / satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukan

ke induknya (Hubungan 1 ke banyak)

Perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi pembelian pada Wahab

Copy Center dilakukan normalisasi sampai tahap 3NF, karena penerapan aturan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

normalisasi sampai dengan tahap tersebut sudah memadai untuk menghasilkan

tabel yang terbebas dari bentuk data yang tidak normal.

Dari penjelasan di atas dapat dipahami bahwa perancangan aplikasi sistem

informasi pembelian pada Wahab Copy Center akan laksanakan dengan tahap-

tahap perancangan aplikasi, serta akan diterapkan normalisasi dan sistem

pengendalian internal pada aplikasi guna mencegah keamanan data-data pembelian

pada perusahaan. Aplikasi sistem informasi akuntansi pembelian yang disarankan

untuk diterapkan pada Wahab Copy Center adalah aplikasi berbasis database

dengan menggunakan Microsoft Access 2016. Pembahasan tentang Microsoft

Access 2016 akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.4. Microsoft Access 2016

Aplikasi berbasis database saat ini sudah mengalami perkembang yang

pesat terutama dalam mendukung aktivatas pencatatan suatu organisasi atau

perusahaan. Aplikasi berbasis database juga memiliki fitur yang userfriendly atau

mudah dipahami dalam pengoperasiannya. Menurut Krismiaji (2010: 105):

“Sistem manajemen database (Database Management System/DBMS)

adalah software paket yang mengelola dan mengendalikan database dan

interface (antara data dan program aplikasi)”.

Sedangkan menurut Menurut Sarosa (2009: 1) Database Mangement

Systems (DBMS) atau aplikasi berbasis database adalah suatu software untuk

pengelolaan berkas elektronik yang dapat menyimpan dan mengelola berbagai

macam tipe data dalam suatu sistem yang terintegrasi.

Dari kedua definisi di atas dapat dipahami bahwa Aplikasi berbasis

database adalah suatu software pengolahan data secara elektronik dengan

terintegrasi sistem informasi yang diterapkan. Salah satu aplikasi berbasis database

yang sudah banyak dikenali dan memiliki kemudahan dalam pengoperasiannya

adalah Microsoft Access 2016. Microsoft Access 2016 adalah bagian dari

seperangkat aplikasi pengolahan data dan angka dari Microsoft Office. Menurut

Suarna (2008 :3) Micorsoft Access adalah sebuah software paket database

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

management system untuk membuat dan mengolah aplikasi database model

realsional karena terdiri dari lajur kolom dan lajur baris.

Sedangkan Menurut Kusleika (2016:9):

“Software Microsoft Access 2016 sebagai sebuah Aplikasi Database

Management System bukan hanya menyimpan data di dalam tabel-tabel dan

menghubungkan objek-objek.”.

Dari kedua definisi di atas dapat dipahami bahwa Microsoft Access

2016 adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang

ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.

Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain

tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini

menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga

menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access 2016 memiliki objek-objek aplikasi yang memudahkan dalam

pengolahan data-data pada aplikasi. Penjelasan mengenai objek-objek pada

Microsoft Access 2016 akan dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.4.1. Objek dalam Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 terdiri dari beberapa objek yaitu tables, queries,

forms, reports, macros, dan kode modules. Berikut adalah penjelasan dari masing-

masing objek tersebut:

1. Objek Tables

Tables hanyalah sebuah kontainer atau wadah untuk menyimpan informasi

mentah (data), mirip dengan sebuah foldr di dalam proses database manual.

Dalam Microsoft Access 2016 sebuah tabel merupakan suatu entitas, dalam

mendesain Access Database, programmer harus memikirkan bagaiman

tables dan objek lain dapat merepresentasikan entitas yang diatur oleh

database dan bagaimana tables dan objek database lain saling berhubungan.

Setelah membuat tables, tables tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk

seperti spreadsheet, yang disebut datasheet, masing masing baris dan kolom

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

dikenal sebagai record (baris) dan field (kolom). Sebuah record terdiri dari

beberapa field yang berhubungan dengan record tersebut. Berikut adalah

format objek tabel pada Microsoft Access 2016

Gambar II. 2 Objek Tabel

2. Objek Queries,

Queries berguna untuk mengekstrak informasi dari database. Queri

memilih dan memunculkan records yang memenuhi kondisi tertentu.

Hampir setiap forms dan reports berdasarkan queries yang menggabungkan,

memfilter, dan mensortir data sebelum ditampilkan. Queries juga biasanya

dimunculkan menggunakan macros dan prosedur VBA untuk mengubah,

menambah dan menghapus records di database. Berikut format objek Query

pada Microsoft Access 2016

Gambar II. 3 Objek Query

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

3. Objek Forms

Objek Forms biasa digunakan sebagai media input data dan memasukan

transaksi. Berikut adalah format objek form pada Microsoft Access 2016

Gambar II. 4 Objek Form

4. Objek Reports

Reports memungkinkan pengguna untuk membuat dan menampilkan

informasi dalam bentuk mirip seperti tampilan file pdf. Microsoft Access

2016 memberikan keleluasaan dalam membuat laporan reports sesuai

kebutuhan, reports sering kali menggabungkan beberapa tables untuk

mempresentasikan kumpulan data yang berbeda bahkan yang sangat

kompleks sekalipun. Berikut adalah format objek report pada Microsoft

Access 2016

Gambar II. 5 Objek Report

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23

5. Objek Macros

Objek macro adalah serangkaian perintah otomatis yang tidak memerlukan

pemrogramman. Macros bertujuan untuk memastikan konsistensi dalam

aplikasi yang dirancang. Berikut adalah format objek macros pada

Microsoft Access 2016

Gambar II. 6 Objek Macro

II.4.2. Keunggulan Microsoft Access 2016

Hal-hal yang menjadi keunggulan dari penggunaan Microsoft Access

adalah:

1. Tersedia di setiap PC (Personal Computer) yang telah di install Microsoft

Office.

2. Dapat diintegrasikan dengan bahasa pemrograman, misalnya Visual Basic.

3. Untuk diterapkan pada pembangunan suatu program aplikasi, akan mudah

dalam melakukan koneksi dengan computer client yang pembangunan

aplikasinya menggunakan software yang sama platform dengan MS-SQL,

misalnya Microsoft Visual Basic.

4. Memiliki tingkat pengamanan / security data yang baik.

II.4.3 Kelemahan Microsoft Access 2016

Adapun kelemahan dalam microsot access 2016 adalah sebagai berikut

1. Orientasi database lebih kepada penggunaan lokal dan jaringan berskala

kecil menengah, dan bukan client-server

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

2. Kemungkinan terjadinya collision atau redundancy data bisa saja terjadi

3. Pemrosesan data tidak secepat web-based database

4. Arsitektur keamanan yang ada belum sebaik aplikasi sekelas SQL Server

atau MySQL

Dari penjelasan di atas Microsoft acces adalah program aplikasi yang memiliki

kemudahan dalam pembuat aplikasi serta penggunaannya yang user friendly,

namun tidak dapat dipungkiri bahwa Microsoft access 2016 menemui kelemahan-

kelemahan dalam keamanan penyimpanan database yang sangat terbatas.

Perancangan aplikasi berbasis database sistem informasi akuntansi pembelian

dengan menggunakan Microsoft Access 2016 membutuhkan alat bantu

pengembangan sistem. Penjelasan mengenai alat bantu pengembangan sistem akan

dibahas pada pembahasan selanjutnya.

II.5. Alat Bantu Pengembangan Sistem

Seorang perancang atau analis sistem menggunakan alat bantu dalam

mengembangkan sistem yang sedang dikembangkan. Alat bantu tersebut membantu

perancang dalam merancang, memodifikasi, dan memelihara sistem. Terdapat dua

alat bantu pengembangan sistem yaitu, Data Flow Diagram (DFD), dan Flowchart.

1. Data Flow Diagram (DFD)

Kristanto (2008:101) menjelaskan bahwa DFD adalah suatu model

logika data atau proses yang dibuat untuk menggabarkan darimana asal

data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data

disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi

antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data

tersebut

Sesuai dengan penjelasannya, Kristanto (2008:101) menjelaskan

simbol-simbol DFD menurut teknik De Marco dalam bukunya sebagai

berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

Tabel II. 1 Simbol-Simbol DFD

Simbol Keterangan

Simbol entitas luar,

merupakan sumber atau

tujuan dari aliran data dari

atau ke sistem.

Simbol aliran data,

menggambarkan aliran data

dari satu proses ke proses

lainnya.

Simbol proses, merupakan

fungsi yang

mentransformasikan data

secara umum.

Simbol penyimpanan,

merupakan komponen yang

berfungsi untuk menyimpan

data atau file.

2. Dokumen Flowchart

Menurut Mulyadi (2016: 60) flowchart adalah bagan yang menggambarkan

aliran dokumen dalam suatu sistem informasi. Sedangkan menurut Jogianto

(2017:795-803) menjelaskan bahwan bagan alir sebagai bagan yang

menggambarkan aliran secara logika yang ada di dalam suatu program atau

sistem prosedur.

Menurut Jogianto berikut adalah simbol-simbol dalam flowchart yang

sering digunakan :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26

Tabel II. 2 Simbol-Simbol Flowchart

Simbol Keterangan

Menunjukan dokumen input dan output

Proses atau pekerjaan manual.

Menunjukan kegiatan proses dari operasi

atau kegiatan komputer.

Menggambarkan simpanan offline (pada

bagian bawah diberi tanda sesuai dengan

urutan. “N” untuk numerical “A” untuk

Alphabetical, dan “C” untuk

Chronological.

Data Peyimpanan (data storage).

Simbol proses terdefinisi. Digunakan

untuk menunjukan operasi yang

rinciannya ditunjukan di tempat lain.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu

untuk digunakan pada aliran lain pada

halaman yang lain.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu

untuk digunakan pada aliran lain pada

halaman yang sama.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

Simbol Keterangan

Terminasi yang menandakan awal dan

akhir dari suatu aliran.

Pengambilan keputusan (decision).

Digunakan untuk suatu penyeleksian

kondisi di dalam program.

Simbol Display. Layar komputer

(monitor)

Simbol Keyboard. Pemasukan data secara

manual ke komputer oleh keyboard.

Multi dokumen.

Menunjukan penjelasan dari suatu proses

Simbol persiapan (preparation symbol),

digunakan untuk memberi nilai awal suatu

besaran.

Simbol garis alir.

Simbol input/output.

input/output symbol digunakan untuk

mewakili data input/output.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28