7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Instalasi Farmasi Rumah Sakit

1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit bagian dari rumah sakit yang bertugas

menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit (Depkes, 2009). Menurut The

American Society of Hospital Pharmacist (AHFS, 2011) tujuan dari farmasi

rumah sakit adalah berpartisipasi aktif dalam penyembuhan pasien dan memupuk

tanggung jawab dalam profesi dengan landasan filosofi dan etika. Pengembangan

ilmu dan profesi dengan konsultasi pendidikan dan penelitian. Meningkatkan

kemampuan administrasi dan manajemen, penyediaan obat dan alat kesehatan di

rumah sakit. Keterampilan tenaga farmasi yang bekerja di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit menjadi meningkat. Kesejahteraan staf dan pegawai yang bekerja di

lingkungan Instalasi Farmasi Rumah Sakit menjadi terjamin. Perkembangan

pengetahuan tentang farmasi rumah sakit untuk meningkatkan mutu pelayanan

(Permenkes, 2016).

2. Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Permenkes Nomor 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian

di rumah sakit bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan

berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk

pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Farmasi

rumah sakit bertanggung jawab terhadap semua barang farmasi yang beredar di

rumah sakit tersebut.

2.1 Tugas Pokok Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Melangsungkan

pelayanan farmasi yang optimal, menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi

profesional berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi, melaksanakan

Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE), memberi pelayanan bermutu melalui

analisis, dan evaluasi untuk meningkatkan mutu pelayanan farmasi, melakukan

8

pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku, menyelenggarakan

pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi, mengadakan penelitian dan

pengembangan di bidang farmasi, memfasilitasi dan mendorong tersusunnya

standar pengobatan dan formularium rumah sakit (Depkes, 2016).

2.2 Fungsi Pokok Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Memilih perbekalan

farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit, merencanakan kebutuhan

perbekalan farmasi secara optimal, mengadakan perbekalan farmasi berpedoman

pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku, memproduksi

perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah

sakit, menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang

berlaku, menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan

kefarmasian, mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di

rumah sakit.

B. Manajemen Obat

Proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni

untuk mencapai tujuan organisasi merupakan definisi dari manajemen.

Manajemen yang baik bila terselenggara unsur-unsur manajemen yaitu man,

money, methods, materials, machines, dan market diproses melalui fungsi-fungsi

manajemen. Prinsip-prinsip manajemen tersebut merupakan pegangan umum

untuk terselenggaranya fungsi-fungsi logistik dengan baik (Seto, 2015).

Manajemen obat pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu seleksi,

perencanaan, pengadaan dan distribusi serta penggunaan dalam sistem manajemen

obat, masing-masing fungsi utama terbangun berdasarkan fungsi sebelumnya dan

menentukan fungsi selanjutnya. Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-

faktor pendukung manajemen (management support) yang meliputi organisasi,

keuangan atau finansial, sumber daya manusia (SDM), dan sistem informasi

manajemen (SIM). Setiap tahap siklus manjemen obat yang baik harus didukung

oleh keempat faktor tersebut sehingga pengelolaan obat dapat berlangsung secara

efektif dan efisien (Quick et al, 2012).

9

Seleksi

Penggunaan

Dukungan manajemen organisasi, keuangan informasi manajemen

SDM

Pengadaan

Distribusi

Gambar 1. Siklus Manajemen Obat

Pelayanan yang bermutu didukung dengan pengelolaan manajemen obat di

rumah sakit, pengelola tahap-tahap dan kegiatan diharapkan dapat berjalan

dengan baik dan saling mengisi sehingga dapat tercapai tujuan pengelolaan obat

yang efektif dan efisien. Pengelolaan obat yang efektif efisien dapat menjaga

ketersediaan obat setiap saat dibutuhkan dengan mutu terjamin (Quick et al,

2012). Fungsi dasar manajemen persediaan adalah :

1. Seleksi dan Perencanaan.

Membantu para dokter karena banyaknya jenis obat dan merk obat

sehingga dokter tidak mungkin up to date dan membandingkan berbagai macam

obat tersebut. Produk obat yang sangat bervariasi juga menyebabkan tidak

konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana pelayanan kesehatan. Hal ini

akan menyulitkan dalam proses pengadaan obat. Disinilah letak peran seleksi dan

perencanaan obat.

1.1 Seleksi. Menurut Permenkes Nomor 72 tahun 2016 tentang Standar

Pelayanan Kefarmasian di rumah sakit, seleksi merupakan proses kegiatan sejak

dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi

pemilihan terapi, bentuk dan dosis obat, menentukan kriteria pemilihan dengan

memprioritaskan obat esensial, standarisasi, sampai menjaga dan memperbaharui

Kebijakan dan Perundang-Undangan

10

standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif Apoteker dalam

Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta

jaminan purna transaksi pembelian.

Salah satu fungsi pengelolaan obat adalah menyeleksi obat yang benar-

benar diperlukan bagi sebagian besar populasi berdasarkan pola penyakit yang

ada. Proses seleksi merupakan awal yang sangat menentukan dalam perencanaan

obat karena melalui seleksi obat akan tercermin berapa banyak item obat yang

akan dikonsumsi di masa datang (Quick et al., 2012).

Kriteria pemilihan obat yang baik meliputi jenis obat yang dipilih

seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis, penggunaan obat

kombinasi, kecuali jika obat mempunyai efek lebih baik dibanding obat tunggal,

apabila jenis obat banyak, maka pemilihan berdasarkan obat pilihan (drug of

choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi, menghindari obat yang tidak

mempunyai nilai terapetik, mengurangi jumlah item obat, dan meningkatkan

efisiensi obat yang tersedia merupakan tujuan dari seleksi obat.

1.2 Perencanaan. Perencanaan merupakan tahap penting dalam

pengadaan obat di IFRS. Apabila suatu rumah sakit lemah dalam perencanaan

maka akan mengakibatkan kekacauan dalam suatu siklus manajemen secara

keseluruhan, mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya

pengadaan dan penyimpanan, tidak tersalurkannya obat, obat rusak atau

kadaluarsa.

Obat kadaluarsa dan rusak dapat dihindari dengan perencanaan yang tepat.

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga

perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk

menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat

dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan

antara lain konsumsi, epidemiologi dan kombinasi metode konsumsi dengan

epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia (Permenkes, 2016).

Tujuan perencanaan obat adalah mendapatkan jenis dan jumlah obat yang

tepat sesuai kebutuhan, menghindari kekosongan obat, meningkatkan penggunaan

obat secara rasional dan meningkatkan efisiensi penggunaan obat (Satibi, 2015).

11

Perencanaan merupakan tahap awal pada siklus pengelolaan obat. Ada

beberapa macam metode perencanaan, yaitu :

1.2.1 Metode morbiditas/epidemiologi. Metode perencanaan berdasarkan

pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan

untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yang ada

di rumah sakit atau yang paling sering muncul di masyarakat. Dengan tahapan

menentukan beban penyakit, menentukan pedoman pengobatan, menentukan obat

dan jumlahnya.

Perencanaan dengan metode morbiditas ini lebih ideal, namun prasyarat

lebih sulit dipenuhi. Sementara kelemahannya yaitu seringkali standar pengobatan

belum tersedia atau belum disepakati dan data morbiditas tidak akurat.

1.2.2 Metode Konsumsi. Metode konsumsi paling sering dipilih dalam

perencanaan obat. Suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan

riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada

penggunaan obat tahun sebelumnya. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu

memastikan kelengkapan dan keakuratan data stok, distribusi dan penggunaan

obat, melakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang,

menghitung jumlah obat yang dibutuhkan.

Metode konsumsi akan memakan waktu lebih banyak tetapi lebih mudah

dilakukan, namun aspek medik penggunaan obat kurang dapat dipantau.

Kelemahannya yaitu kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah

ditolerir (Satibi, 2015).

1.2.3 Metode gabungan. Pedoman yang digunakan dalam perencanaan

obat di rumah sakit dengan metode gabungan meliputi Daftar Obat Esensial

Nasional (DOEN), Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit,

ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia,

penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang

lalu atau dari rencana pengembangan (Satibi, 2015).

Metode analisis ABC digunakan untuk koreksi perencanaan yang telah

dibuat terhadap aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran

besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis

12

ABC ini, dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat

yang membutuhkan biaya terbanyak (Quick et al, 2012).

2. Pengadaan

Pengadaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi, obat/alat

kesehatan untuk menunjang kegiatan pelayanan rumah sakit. Pada proses

pengadaan juga dilaksanakan pengawasan terhadap persediaan sebagai proses

kontrol terhadap peredaran obat. Peredaran obat yang tinggi menunjukkan

keberhasilan dalam mengelola persediaan (Satibi, 2015).

Tahapan dalam proses pengadaan meliputi menghitung kebutuhan obat,

memilih metode pengadaan, mengelola tender, menyusun kontrak, memastikan

kualitas obat, dan ketaatan terhadap isi kontrak. Tujuan pengadaan adalah

memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman

obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar (Quick et al, 2012).

Strategi WHO dalam pengadaan obat ada empat yaitu pengadaaan obat-

obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat, seleksi terhadap supplier

yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas, memastikan ketepatan

waktu pengiriman obat, dan mencapai kemungkinan mendapat harga total obat

yang layak.

Pengadaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga

yang layak, mutu yang baik, pengiriman barang yang terjamin tepat waktu, proses

berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu yang berlebihan.

Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai kadaluwarsa relatif pendek

harus diperhatikan waktu pengadaannya. Pengadaan dalam jumlah besar harus

dihindari (Permenkes, 2016)

Pengadaan di dalamnya dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan

dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dari

fungsi penganggaran. Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-

kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam

fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran (Seto, 2015).

Pemenuhan kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dilakukan

melalui pengadaan dan perencanaan menggunakan metode konsumsi, metode

13

epidemiologi atau gabungan kedua metode tersebut. Penentuan kebutuhan obat

mengacu pada DOEN, formularium standar terapi rumah sakit, data catatan

medik, penetapan prioritas, pola penyakit, sisa persediaan, data catatan medik,

penetapan prioritas, pola penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode

sebelumnya, rencana pengembangan maupun penganggaran. Di dalam pengadaan

dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan yang dapat dilakukan dengan

pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan.

Periode pengadaan obat di rumah sakit dapat dilakukan per tahun,

triwulan, atau per minggu. Penentuan jumlah pengadaan perlu diketahui adanya

minimum dan maximum stock, stok rata-rata, buffer stock, reordering level,

economi order quantity, lead time dan batas kadaluarsa (Permenkes, 2016). Proses

pengadaan harus memperhatikan beberapa hal : doelmatig harus sesuai kebutuhan

yang direncanakan sebelumnya, rechamatig harus sesuai dengan kemampuan

keuangan, wetmatig (cara atau sistem pengadaan) harus sesuai dengan ketentuan

yang berlaku. Prinsip pengadaan barang/jasa yaitu : transparan, adil, bertanggung

jawab, efektif, efisien dan good corporate governance. Menurut Hartono (2007)

tujuan pengadaan obat adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang

cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada

saat yang diperlukan.

3. Penyimpanan

Kegiatan pengaturan terhadap perbekalan farmasi menurut persyaratan

yang ditetapkan dengan cara dibedakan bentuk sediaan dan jenisnya, dibedakan

menurut suhunya dan kestabilannya, mudah tidaknya meledak/terbakar,

tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu

menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan (Permenkes, 2016).

Penyimpanan bertujuan adalah untuk mempertahankan kualitas obat,

mengoptimalkan manajemen persediaan, memberikan informasi kebutuhan obat

yang akan datang, melindungi permintaan yang naik turun, melindungi pelayanan

dari pengiriman yang terlambat, menghemat biaya pemesanan dan mengurangi

kerusakan dan kehilangan.

14

Sistem penataan obat antara lain yang pertama sistem First In First Out

(FIFO) yaitu obat yang datang kemudian diletakkan di belakang obat yang

terdahulu, yang kedua Last In First Out (LIFO) yaitu obat yang datang kemudian

diletakkan di depan obat yang datang dahulu, yang ketiga First Expired First Out

(FEFO) yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu diletakkan di

depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa kemudian. Cara penempatan obat

yang dapat dilakukan yaitu menurut jenisnya, menurut abjad, menurut pabrik yang

memproduksi dan menurut khasiat farmakoterapinya.

4. Distribusi

Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan

untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat

jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas

dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien untuk mempertimbangkan efisiensi

dan efektifitas sumber daya yang ada, metode sentralisasi atau desentralisasi,

sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi

(Permenkes, 2016).

Quick et. al (2012) mengatakan proses distribusi meliputi pengesahan

bahan obat, pengendalian stok, pengadaan oleh gudang dan pengiriman ke depo-

depo obat dan pelayanan kesehatan.

Sistem pendistribusian obat ada beberapa macam yaitu unit dose

dispensing (UDD), floor stock, individual prescribing, gabungan floor stock dan

individual prescribing. Tujuannya adalah untuk mempertahankan kualitas obat,

mengoptimalkan manajemen persediaan, memberikan informasi kebutuhan obat

yang akan datang, dan mengurangi kerusakan dan kehilangan (Permenkes, 2016).

5. Penggunaan

Proses yang menyangkut pelayanan resep dokter, pelayanan obat oleh

farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Seorang dokter diharapkan membuat

peresepan yang rasional, dengan indikasi yang tepat, dosis yang tepat,

memperhatikan efek samping dan kontra indikasinya serta mempertimbangkan

harga dan kewajarannya. Obat yang ditulis dokter pada resep selanjutnya menjadi

15

tugas instalasi farmasi untuk menyiapkan dan menyerahkannya kepada pasien

(Quick et al, 2012).

Pengobatan rasional dapat terwujud apabila memenuhi kriteria obat yang

benar, indikasi yang tepat, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau,

ketepatan dosis, cara pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi

pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh pasien. Manfaat penggunaan obat yang

rasional adalah meningkatkan mutu pelayanan, mencegah pemborosan sumber

dana, dan meningkatkan akses terhadap obat esensial (Kemenkes, 2017). Pola

peresepan yang tidak rasional dapat menimbulkan dampak yang negatif terhadap

mutu pengobatan dan pelayanan pengobatan yang akan sangat dirasakan oleh

pasien, kemungkinan efek samping obat dan dampak psikososial (Kemenkes,

2017).

Tindakan pengobatan yang rasional meliputi identifikasi masalah pada

pasien, identifikasi penyebab kasus dan faktor pemicunya, menyusun tindakan

yang dapat dilakukan, mengkaji sumber/referensi untuk dapat melakukan tindakan

tersebut, memilih terapi yang paling sesuai untuk pasien (Quick et al., 2012).

C. Manajemen Persediaan

Faktor keberhasilan suatu perusahaan untuk melayani kebutuhan

konsumen dalam menghasilkan suatu produk layanan yang berkualitas dan tepat

waktu adalah dengan menjalankan manajemen persediaan yang baik.

Pengendalian persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan yaitu

memperkecil total investasi pada persediaan obat dan menjual berbagai produk

yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen (Seto, 2015). Persediaan

(inventory) memiliki arti sangat penting dalam sebuah organisasi, dimana

persediaan ini digunakan untuk memenuhi semua kebutuhan dan memberikan

kepuasan pada kebutuhan organisasi (perusahaan) tersebut. Terdapat tiga alasan

perlunya persediaan, yaitu antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan,

adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier, dan adanya unsur

ketidakpastian tenggang waktu (lead time) saat dilakukan pemesanan (Quick et

al., 2012).

16

Pengendalian persediaan bertujuan antara lain adalah untuk memberikan

layanan terbaik pada pelanggan, memperlancar proses produksi, mengantisipasi

kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out), menghadapi fluktuasi

harga, menjaga agar persediaan tidak besar, sehingga biaya yang timbul juga tidak

besar, menekan biaya pemesanan dengan cara melakukan pembelian dalam

jumlah kecil (Quick et al., 2012).

Tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk memiliki material dalam

jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, pada tempat yang tepat dan dengan

biaya yang rendah. Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian

yang timbul sebagai akibat persediaan. Biaya-biaya yang relevan dengan

kebanyakan sistem persediaan adalah sebagai berikut :

1. Biaya pemesanan (order cost)

Biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk mendapatkan bahan dari luar

atau dengan kata lain, biaya ini timbul pada saat perusahaan melakukan

pemesanan barang. Setiap kali suatu bahan atau obat dipesan, akan menanggung

biaya pemesanan antara lain biaya telepon, surat menyurat, pemprosesan pesanan

dan biaya ekspedisi, upah, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya

pemeriksaan penerimaan, biaya pengiriman ke gudang, dan lain-lain. Biaya

pemesanan tidak tergantung pada jumlah per item barang yang dipesan setiap kali

pemesanan. Biaya pemesanan dipengaruhi frekuensi pesanan per periode

kegiatan. Semakin sering dilakukan pemesanan, semakin besar pula total biaya

pemesanannya.

2. Biaya penyimpanan (carrying cost atau holding cost)

Biaya-biaya yang bervariasi sesuai dengan kuantitas persediaan. Biaya-

biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan antara lain

biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (penerangan, pemanas, exhaust fan, cold

storage, dehumidifier, dan lain-lain), biaya modal (opportunity cost of capital),

biaya risiko kerusakan, kecurian, biaya keusangan, biaya asuransi persediaan,

biaya pajak persediaan, dan biaya pengelolaan atau administrasi penyimpanan.

Sifat biaya penyimpanan adalah semakin besar frekuensi pembelian bahan,

semakin kecil biaya penyimpanan.

17

3. Biaya kekurangan persediaan (stock outcost)

Biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi terhadap

permintaan atas bahan tersebut. Biaya-biaya ini meliputi kehilangan penjualan,

kehilangan langganan, adanya biaya karena pemesanan khusus, biaya ekspedisi,

biaya karena terganggunya operasi, biaya kegiatan administrasi, dan lain-lain.

Biaya kekurangan bahan ini sulit diukur dalam pelaksanaannya karena sering

berupa opportunity cost.

4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas

Biaya yang disebabkan perubahan dalam kapasitas produksi yang

diperlukan karena untuk memenuhi fluktuasi pasar/permintaan. Biaya yang

dikaitkan dengan kapasitas dapat berupa biaya kerja lembur, biaya pelatihan

tenaga kerja baru, dan biaya perputaran tenaga kerja (labour turn over cost).

5. Biaya barang atau bahan itu sendiri

Harga yang harus dibayar atas item yang dibeli. Biaya ini akan

dipengaruhi oleh besarnya diskon yang diberikan oleh supplier. Oleh karena itu,

biaya bahan atau barang akan bermanfaat dalam menentukan apakah perusahaan

tersebut sebaiknya menggunakan harga diskon atau tidak.

6. Biaya penyiapan

Biaya penyiapan timbul apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi

diproduksi sendiri, pabrik menanggung biaya penyiapan (set up cost) untuk

memproduksi komponen tertentu antara lain biaya mesin-mesin tidak terpakai,

biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan, biaya ekspedisi, dan

sebagainya. Konsep biaya ini analog dengan biaya pemesanan (Seto, 2015).

D. Metode Pengendalian Persediaan

1. Analisis ABC

Teknik manajeman dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi

persediaan digunakanlah Analisis ABC (Always, Better, Control) atau Analisis

Pareto. Prinsip Analisis Pareto yaitu membagi persediaan ke dalam tiga kelompok

berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Gambar berikut ini dapat

menjelaskan secara lebih terperinci bentuk kurva ABC dengan cara menghitung

18

rangking masing-masing kelompok jenis barang berdasarkan hasil penjualan

dengan jumlah sisa inventory yang masih ada dalam stok. Kemudian data tersebut

di plot ke dalam bentuk kurva secara kumulatif (Quick et al, 2012).

Gambar 2. Analisis ABC

Persediaan barang yang terdiri dari banyak item sering menimbulkan

permasalahan dalam pengendalian persediaan.Untuk memudahkan dalam

pengendalian, dapat dilakukan klasifikasi item barang. Klasifikasi yang sering

digunakan adalah Klasifikasi Pareto (klasifikasi ABC), yang didasarkan pada

Hukum Pareto. Hukum ini pertama kali dicetuskan oleh Vilfredo Pareto, seorang

ahli ekonomi dan sosiologi berkebangsaan Italia. Ia mengemukakan bahwa

sebagian besar kekayaan di Italia dimiliki oleh sebagian kecil dari populasi

penduduk, dan ia sampai pada kesimpulan bahwa pola distribusi penghasilan di

negara-negara lain pun pada dasarnya serupa. Dalam kenyataannya, hukum ini

pun berlaku untuk barang-barang dalam persediaan (Quick et al, 2012).

Metode pengendalian persediaan dengan Analisis Pareto berdasarkan

volume obat dan harga obat untuk pemakaian obat selama periode tertentu.

Analisis ini berdasarkan pengelompokan barang menjadi kelompok A, B, dan C.

Cara pengelompokannya menurut Heizer and Render, adalah : kelompok A

meliputi obat-obatan yang menghabiskan 75% total biaya dan jumlah item

obatnya 20% total item obat, kelompok B terdiri dari obat-obatan yang

menghabiskan 15% total biaya persediaan dan jumlah item obatnya 30% total

item obat, kelompok C menghabiskan 10% total biaya dan jumlah 50% total

persediaan.

19

Markland menyimpulkan bahwa secara garis besar bahwa kelompok A

memerlukan pemantauan yang ketat, sistem pencatatan/medical records yang

lengkap dan akurat, peninjauan secara tetap harus dilakukan oleh pengambil

keputusan yang berpengaruh. Kelompok B memerlukan pengendalian yang tidak

terlalu ketat, sistem pencatatan yang cukup baik, disertai dengan peninjauan

berkala. Kelompok C memerlukan pemantauan yang sederhana, sistem pencatatan

yang sederhana, jumlah persediaan banyak dilakukan.

Langkah-langkah dalam teknik analisis Pareto adalah sebagai berikut

menentukan penggunaan tahunan setiap item persediaan, dikalikan penggunaan

tahunan setiap item dengan harga satuannya, sehingga didapat nilai penggunaan

tahunan, susun item-item persediaan dalam daftar nilai penggunaan tahunan, yang

terbesar diletakkan di atas, sedangkan terkecil diletakkan paling bawah dalam

daftar. Tambahkan secara kumulatif item persediaan dan nilai penggunaannya.

Konversikan jumlah kumulatif menjadi prosentase kumulatif.

Manfaat pengendalian persediaan secara Pareto yaitu membantu

manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien, memberikan

perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang

besar bagi perusahaan, dapat memanfaatkan modal kerja (working capital) sebaik-

baiknya sehingga dapat memacu pertumbuhan perusahaan, sumber-sumber daya

produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya dapat

meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi.

2. Analisis VEN

Klasifikasi barang persediaan menjadi golongan VEN (Vital, Esensial dan

Non esensial) ditentukan oleh faktor makro (misalnya peraturan pemerintah atau

data epidemiologi wilayah) dan faktor mikro (misalnya jenis pelayanan kesehatan

yang tersedia di rumah sakit yang bersangkutan). Pengelompokan golongan VEN

diperoleh dari wawancara secara mendalam kepada Kepala Instalasi Farmasi,

Kepala Gudang dan Kepala Perencanaan dan Pengadaan obat di rumah sakit

tersebut.

20

Golongan obat-obat dalam sistem VEN yaitu :

2.1 Golongan V (Vital). Golongan Vital adalah obat-obat yang termasuk

dalam potensial life-saving drugs. Mempunyai efek withdrawal secara signifikan

atau sangat penting dalam penyediaan pelayanan kesehatan dasar.

2.2 Golongan E (Essensial). Golongan Essensial adalah obat-obat yang

efektif untuk mengurangi kesakitan, namun demikian sangat signifikan untuk

bermacam-macam obat tapi tidak vital untuk penyediaan sistem kesehatan dasar.

2.3 Golongan N (Non Essensial). Golongan Non Essensial adalah obat-

obat yang digunakan untuk penyakit minor atau penyakit tertentu yang efikasinya

masih diragukan, termasuk terhitung mempunyai biaya yang tinggi untuk

memperoleh keuntungan terapeutik. Langkah-langkah menentukan VEN dengan

menyusun kriteria menentukan VEN, menyediakan data pola penyakit, dan

merujuk pada pedoman pengobatan.

3. Analisis Economic Order Quantity (EOQ)

Beberapa tipe sistem pengendalian persediaan menurut Quick et. al

(2012), antara lain:

3.1 Sistem inventory perpetual. Sistem inventory perpetual ini disebut

juga fixed quantity system atau Economic Order Quantity (EOQ). Sistem tersebut,

setiap item persediaan akan dipantau setiap saat. Apabila jumlah inventory berada

pada reorder-level (ROL) yaitu tingkat inventory yang harus diadakan pembelian

baru, maka dilakukan pembelian sebesar jumlah standar yang telah ditentukan

yang disebut optimum order quantity atau Economic Order Quantity (EOQ).

Reorder-level dipengaruhi oleh selang waktu inventory obat harus dapat melayani

resep sampai pesanan tiba. Makin panjang lead time-nya maka makin besar

reorder level-nya. Pada sistem reorder-level akan cepat tercapai apabila terjadi

peningkatan jumlah resep sehingga pemesanan juga akan terjadi lebih cepat.

3.2 Sistem inventory periodic. Sistem inventory periodic ini disebut juga

fixed interval system atau Economic Order Interval (EOI) atau T-system.

Inventory diperiksa dalam selang waktu yang tepat. Apabila pada saat

pemeriksaan atau apabila diperkirakan sebelum saat pemeriksaan berikutnya

jumlah inventory sudah mencapai reorder-level maka dibuat pembelian baru

21

sebesar dari jumlah maksimum (Q + S) yang telah ditetapkan sebelumnya dengan

persediaan yang ada sekarang.

Keuntungan dari sistem EOQ adalah dimungkinkannya mengadakan

respon dengan cepat terhadap kenaikan mendadak permintaan. Karena itu pada

sistem EOQ ini diperlukan catatan inventory yang akurat, up-to-date, komunikasi,

dan pelayanan yang baik dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF) serta dibantu

dengan penggunaan komputer.

Menurut Tersine dan Richard (1994) asumsi yang mendukung metode

EOQ adalah kebutuhan diketahui dan konstan, tidak ada potongan harga, biaya

penyimpanan per unit per tahun (H) konstan, biaya pemesanan (S) konstan, waktu

antara pesanan dilakukan sampai barang diterima (lead time, L) konstan, tidak

terjadi kekurangan barang (backorders).

Asumsi metode tersebut digunakan dengan pertimbangan bahwa metode

tersebut sederhana dan sering digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan

dengan harga tetap, harus selalu terdapat stok persediaan, dan diharapkan tidak

ada kekurangan/kehabisan obat. Jumlah yang paling ekonomis jika biaya

penyimpanan persediaan (holding costs atau carrying costs) dan biaya pemesanan

(order costs atau procurements costs) sama.

Gambar 3. Hubungan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan

Gambar diatas menggambarkan biaya total yang terdiri dari biaya

pemesanan dan biaya penyimpanan minimum saat pemesanan dilakukan sebesar

Q, dimana nilai Q diperoleh dari perhitungan dengan EOQ.

22

Tingkat persediaan

[dalam unit]

Q

ROP ROP=dL

waktu

Gambar 4. Tingkat persediaan versus waktu bagi EOQ

ROP : reorderpoint

d : kebutuhan perhari

L : waktu tunggu (leadtime)

Permintaan akan barang adalah konstan dan seragam, sehingga grafik

persediaan dari waktu ke waktu seperti dalam gambar 4, dimana Q adalah jumlah

yang dipesan sampai mencapai titik pemesanan kembali reorder point (ROP),

adalah tingkat permintaan atau penggunaan per hari, dan lead time (L) adalah

waktu tunggu. EOQ adalah jumlah pemesanan ekonomis untuk system berulang,

jumlah order untuk tiap barang bisa dicari dengan formula sebagagi berikut :

EOQ =

Keterangan:

Co : Cost per order (sekali pesan). Termasuk biaya telepon, fax, kertas dan biaya

SDM

Cm : Cost of maintenance atau biaya penyimpanan dari persediaan dalam setahun

S : jumlah permintaan setahun

V : Cost per unit

4. Analisis Kombinasi ABC danVEN

Analisis kombinasi ABC VEN dapat dilakukan dengan Analisis PUT

(Prioritas, Utama dan Tambahan), obat yang masuk Prioritas: harus diadakan

tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada Analisis ABC dan VEN termasuk

dalam klasifikasi AV, BV dan CV. Obat utama dialokasikan pengadaannya dari

d

EOQ

L L

23

sumber dana tertentu. Pada Analisis ABC dan VEN termasuk dalam klasifikasi

AE, BE, CE, dan obat tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah obat

prioritas dan utama terpenuhi. Pada Analisis ABC-VEN dalam klasifikasi AN, BN

dan CN.

Analisis kombinasi ABC VEN yaitu dengan melakukan pendekatan mana

yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana. Jenis obat yang

termasuk kelompok A (dalam Analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan

untuk menanggulangi penyakit terbanyak, dan obat tersebut statusnya harus E dan

sebagian V (dari analisis VEN). Sebaliknya jenis obat dengan golongan N

harusnya masuk dalam kelompok C (Satibi, 2015).

5. Nilai Persediaan (Inventory value)

Data - data yang dibutuhkan untuk menghitung nilai persediaan dalam

rupiah yaitudata awal pemakaian obat dan sisa persediaan. Nilai persediaan

dihitung tiap minggu merupakan persediaan dikurangi jumlah pemakaian obat

sebagai stok sisa selanjutnya dikalikan dengan harga (Indrajit, 2003)

6. Ratio Perputaran Persediaan (Inventory turn over ratio)

Pengukuran investasi persediaan (inventory invesment) dapat dilakukan

melalui pengukuran absolut dengan nilai persediaan (inventory value) dan

pengukuran relatif melalui ratio perputaran persediaan (inventory turn over ratio).

Menurut Heizer dan Render, pengukuran relatif inventory turn over Ratio

(ITOR) dengan rumus :

Inventory Turn Over Ratio =

Nilai Inventory Turn Over Ratio (ITOR) tinggi menunjukkan

meningkatnya efisiensi manajemen inventori. Makin tinggi nilai ITOR makin

rendah tingkat persediaan sebaliknya makin rendah nilai ITOR makin tinggi

tingkat persediaan. Nilai ITOR pertahun adalah yang paling realistis dalam

mengontrol persediaan obat yang efisien. Nilai ITORyang menunjukan efisiensi

telah dilakukan dengan baik berkisar antara 8 sampai 12 (Quick et al, 2012).

24

6. Tingkat Pelayanan (Customer Service Level)

Customer Service Level digunakan untuk menghitung tingkat efektivitas

persediaan barang. Digunakan rasio layanan atau tingkat layanan. Rasio layanan

menunjukkan rasio atau perbandingan dua ukuran tertentu, dan tingkat layanan

menunjukkan tingkat pelayanan tertentu. Rasio layanan adalah perbandingan

antara jumlah/nilai permintaan yang dapat dipenuhi persediaan dan jumlah/nilai

seluruh permintaan pemakai (Indrajit, 2003).

Rasio layanan =

Makin tinggi rasio layanan, berarti persediaan makin mampu memenuhi

dan menunjang keperluan rumah sakit, yang berarti pula makin efektif (Indrajit,

2003).

7. Reorder Point (ROP)

Menurut John dan Harding (2001), pada pengendalian obat dengan ROP,

keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua

faktor, yaitu ; pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung

berdasarkan pada pemakaian normal dan pertimbangan sediaan pengaman

berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta.

8. Safety stock (SS)

Persediaan yang diadakan untuk mencegah terjadinya kekurangan

persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang menentukan

besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan baku rata-rata selama periode

tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi

(Assauri, 2008).

9. Maximum level inventory

Keadaan dimana persediaan mencapai posisi yang maksimal.Maximum

level inventory = Stok minimum + (periode pengadaan x rata-rata penggunaan

sehari).

E. Landasan Teori

Metode pengendalian persediaan Economic Order Quantity (EOQ)

digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang paling ekonomis

25

setiap kali pembelian. Pengendalian persediaan dapat dilakukan jika diketahui

kapan dilakukan pesanan barang dan berapa jumlah yang dipesan.

Persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Kediri

perlu dikendalikan, maka pada penelitian yang dilakukan akan menggunakan

metode Economic Order Quantity (EOQ) terhadap persediaan obat setelah

dinalisis ABC, yang dikombinasi dengan VEN, agar pelayanan obat di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Kediri dapat terpenuhi.

Pengendalian persediaan obat sangat penting dalam menunjang sistem

distribusi obat, dimana tanpa pengendalian persediaan yang baik maka

ketersediaan obat dalam pelaksanaan distribusi obat terhambat. Persediaan obat

terlalu banyak akan memerlukan biaya penyimpanan.

Rumah Sakit Bhayangkara Kediri pelayanan obat menjadi prioritas utama

dari pihak rumah sakit. Hal ini dapat dilihat dari pengeluaran obat gudang farmasi

ke IFRS, IGD maupun rawat inap yang merupakan penghasilan terbesar rumah

sakit, apabila persediaan obat-obat BPJS Kesehatan tersebut tidak dikelola dengan

sistem pengendalian persediaan yang baik, maka akan menyebabkan pengeluaran

dana yang cukup besar yang disebabkan oleh besarnya biaya penyimpanan, obat

kadaluarsa dan resiko terjadinya kerusakan obat.

Pengendalian persediaan obat-obat BPJS Kesehatan di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Bhayangkara Kediri penting, maka pada penelitian yang dilakukan

akan menggunakan metode ABC,VEN dan EOQ terhadap persediaan obat, agar

efisiensi biaya di Rumah Sakit Bhayangkara Kediri dapat terpenuhi.

Penelitian dilaksanakan di Rumah Sakit Bhayangkara Kediri pada bulan

Maret – April 2019 jenis penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan

pengambilan data secara retrospektif. Terdapat dua sumber data yakni data primer

yang diperoleh melalui wawancara Kepala Instalasi Farmasi, Kepala Gudang,

Kepala Pengadaan.Data sekunder berupa laporan stok opname obat, laporan

mengenai jenis obat BPJS Kesehatan yang digunakan, laporan mengenai harga

obat dan laporan mengenai jumlah pemakaian.

Biaya penyimpanan dalam metode EOQ lebih rinci menyesuaikan dengan

variabel-variabel biaya penyimpanan yang ada di rumah sakit sehingga diperoleh

26

efisiensi biaya atau penghematan biaya yang dikaitkan dengan menggunakan

ketiga metode ABC, VEN, dan EOQdan dengan menggunakan parameter

Inventory Turn Over Ratio (ITOR), Customer Service Level (CSL), Re Order

Point (ROP), Safety Stock (SS), dan Maximum Level Inventory,

Perencanaan persediaan obat sangat penting dalam menunjang sistem

distribusi obat, dimana tanpa perencanaan persediaan yang baik maka

ketersediaan obat dalam pelaksanaan distribusi obat terhambat. Persediaan obat

terlalu banyak akan memerlukan biaya penyimpanan yang besar, dan obat yang

tersimpan merupakan modal yang sirkulasinya berhenti, sedangkan jika terlalu

sedikit, kemungkinan ada resep yang tidak terlayani, karena persediaan

mengalami stockout yang dapat berakibat merosotnya pelayanan rumah sakit

khususnya Instalasi Farmasi, karena itu perencanaan persediaan obat dan barang

farmasi lainnya sangat penting. Adanya pengendalian yang matang dengan

penerapan metode ABC, VEN, dan EOQ maka ketepatan perencanaan akan lebih

baik.

F. Parameter Empiris

1. Analisis obat BPJS Kesehatan dengan metode ABC dan VEN dapat

menentukan efisiensi persediaan khususnya obat kategori AE.

2. Pengendalian persediaan obat BPJS Kesehatan dengan menggunakan metode

ABC, VEN dan EOQ dapat menurunkan nilai Stock Out dan menjadikan

pengelolaan obat menjadi efektif dan efisien.

27

G. Kerangka Konsep

Kerangka konsep pengendalian obat-obat BPJS Kesehatan di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Kediri dapat dilihat ada skema berikut ini :

Gambar 5. Kerangka Konseptual

Perencanaan, pengadaan dan penggunaan obat tahun 2018

Analisis dengan metode ABC, VEN dan EOQ

(Pengelompokan item obat BPJS Kesehatan dengan

klasifikasi AE)

Efisiensi dalam manajemen persediaan obat

Perhitungan Inventory Turn Over Ratio (ITOR), Customer Service Level (CSL),

Re Order Point (ROP), Safety Stock (SS), dan Maximum Level Inventory

Rujukan berjenjang dan pengadaan obat melalui E-catalogue mempengaruhi

pengendalian persediaan di Rumah Sakit Bhayangkara Kediri