8

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Penelitian Terdahulu

Dalam pembahasan ini, peneliti akan memaparkan beberapa penelitian yang

relevan dengan analisis jabatan dan beban kerja terhadap kebutuhan pegawai

yaitu:

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

No Judul Hasil

1. Hikmawan Suryanto (2020)

Analisis Beban Kerja dan

Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Petugas Rekam Medis Puskesmas

Adan-adan Kabupaten Kediri.

Hasil perhitungan analisis beban kerja

menggunakan metode ABK, jumlah tenaga

rekam medis di Puskesmas Adan-adan

Kabupaten Kediri masih kurang. Seharusnya,

jumlah petugas rekam medis berjumlah 3 orang.

Namun, di Puskesmas Adan-adan Kabupaten

Kediri hanya ada 1 orang. Oleh karena itu,

jumlah petugas rekam medis masih kurang 2

orang.

2. Megawati, Sudalhar, Tegar

Wahyu Yudha Pratama (2020)

Analisis Beban Kerja Dan

Kebutuhan Petugas Pelaporan Di

Puskesmas Pungpungan

Kabupaten Bojonegoro.

Hasil penelitan ini adalah berdasarkan

perhitungan, tenaga pelaporan di Puskesmas

Pungpungan sebanyak 3 petugas, dan saat ini

sudah terdapat 1 petugas sehingga memerlukan

penambahan petugas pelaporan lulusan rekam

medis sebanyak 2 petugas.

3. Doni Damara, Chamy Rahmatiqa

(2020) Analisis Beban Kerja

Tenaga Aa Rekam Medis (Studi

Kasus Klinik Medika Saintika).

tepat agar jam kerja efektif dapat

dipertahankan.

Hasil hitung jam kerja efektif Klinik Medika

Saintika Padang adalah 3,92 jam/hari (14104

detik) dan waktu menyelasaikan semua tugas

dibagian filling telah sesuai hanya saja pada

bagian filling tidak ada tenaga kerja tetap.

Pekerjaan dibagian filling sementara waktu

dibantu oleh tenaga administrasi atau

pendaftaran, sehingga dari hasil hitungan jumlah

kebutuhan tenaga kerja rekam medis dibagian

filling Klinik Medika Saintika Padang adalah 1

orang.

4. Zunaid Akuba, Trifandi

Lasalewo, dan Stella Junus (2019)

Analisis Beban Kerja Untuk

Menentukan Jumlah Pegawai

Optimal Dengan Metode Work

Load Analysis.

Kebutuhan pegawai pada Sub Bagian

Kemahasiswaan sebesar 3 orang dari jumlah

aktual 3 orang, pada Sub Bagian Akademik

sebesar 19 orang dari jumlah aktual 14 orang,

Sub Bagian Keuangan dan Kepegawain sebear 3

orang dari jumlah aktual 3 orang, dan Sub

Bagian Umum dan BMN sebesar 5 orang dari

jumlah aktual 5 orang.

9

No Judul Hasil

5 Arifin, Amal Chalik Sjaaf (2018)

Analisis Kebutuhan Tenaga Ahli

Teknologi Laboratorium Medik

Berdasarkan Beban Kerja di Unit

Laboratorium Klinik Rumah Sakit

Santa Maria Pekanbaru.

Dibutuhkan 18 orang tenaga ahli teknologi

laboratorium medik menurut Metode Ilyas, 21

orang menurut Metode WISN, dan 17 orang

menurut Metode Full Time Equivalent.

Disarankan kepada Rumah Sakit Santa Maria

Pekanbaru agarmenambah 3 orang tenaga ahli

teknologi laboratorium medik.

6. Pinkie Winandari Budaya, Ahmad

Muhsin (2018) Workload Analysis

In Quality Control Department.

Hasil perhitungan beban kerja menunjukkan jika

9 orang tenaga kerja memiliki beban kerja yang

tinggi karena di atas 100%. Usulan perbaikan

yang diberikan untuk mengatasi beban kerja

yang tinggi ini adalah dengan menambah jumlah

pekerja.

7. Bambang Agus Diana, Ridho

Harta (2017) Analisis Beban

Kerja Pegawai Pada Kantor

UPBJJ-Universitas Terbuka

Bandung.

Diperlukan penambahan pegawai yang sesuai

dengan hasil perhitungan jumlah pegawai efektif

yaitu penambahan sebanyak 7 orang dengan

rincian 3 orang untuk bagian koordinator

registrasi dan Ujian, 1 orang koordintor BLBA

dan 3 orang bagian tata usaha.

8. Muhammad Hasrialdy, Siti

Rahmawati (2016) Analisis Beban

Kerja dan Kebutuhan Pegawai di

Pusat Perpustakaan dan

Penyebaran Teknologi Pertanian

(PUSTAKA)

Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai

adalah 90.652,5 menit atau 237 hari kerja efektif

selama setahun dengan lima hari kerja dan

jumlah kebutuhan pegawai setiap sub

bagian/bidang pada umumnya masih belum

sesuai dengan kebutuhan pegawai yang ideal.

9. Galih Nugraha, Siti Rahmawati

(2017) Analisis Beban Kerja Dan

Kebutuhan Pegawai Pd Bpr Artha

Sukapura Cabang Singaparna.

Analisis beban kerja pada staff marketing fund

dan account officer 2 staff memiliki nilai

overload sehingga diperlukan 1 orang pegawai

baru untuk staff marketing fund dan 1 pegawai

baru untuk account officer 2 staff dengan status

pegawai tetap.

10. Moses Laksono Singgih, Ellyn

Dewita (2008) Analisis Beban

Kerja Karyawan Pada

Departemen Umum Dan Logistik

Dengan Metode Work Load

Analysis.

Jumlah karyawan dari 18 orang setelah

dilakukan penelitian maka diperoleh jumlah

karyawan yang seharusnya adalah 21 orang.

Berdasarkan hasil penelitian terdahulu yang sudah disajikan diperoleh

perbedaan yang terletak pada objek penelitian (Suryanto, 2020) di perusahaan

Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri, (Pratama, 2020) di Puskesmas

Pungpungan Kabupaten Bojonegoro, (Damara & Rahmatiqa, 2020) di Klinik

Medika Saintika, (Akuba et al., 2019) di Fakultas Teknik Universitas Negeri

10

Gorontalo dan (Budaya & Muhsin, 2018) di perusahaan PT XYZ Indonesia dan

pada hasil penelitiannya juga berbeda. Sedangkan persamaannya pada metode

yang digunakan yaitu menggunakan metode workload analysis.

B. Landasan Teori

Landasan teori dari penelitian ini yaitu workload analysis (analisis beban

kerja) dan kebutuhan pegawai. Berikut teori-teori yang mencakup penelitian ini:

1. Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)

Berikut ini merupakan pengertian workload analysis (analisis beban

kerja), aspek-aspek dalam workload analysis, tahapan pelaksanaan workload

analysis, dan juga pengukuran beban kerja.

a. Pengertian Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)

Workload Analysis atau analisis beban kerja merupakan proses

menghitung beban kerja suatu jabatan/unit kerja/karyawan dan

menghitung kebutuhan jumlah orang untuk mengisi unit kerja tersebut

(Priansa, 2015). Beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi

maupun insitusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting

untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam

kelancaran suatu penyelesaian pekerjaan dimana penghitungan beban

kerja tersebut memerlukan suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai

dengan keinginan dari organisasi atau institusi tersebut. Teknik analisis

beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau

pedoman staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis

beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai

yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional.

11

Beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja dalam menerima

pekerjaan. Beban kerja merupakan salah satu aspek yang harus di

perhatikan oleh setiap organisasi, karena beban kerja salah satu yang

dapat meningkatkan kinerja pegawai. Teknik analisis beban kerja

(workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf

standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja

mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang

diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. Beban kerja seseorang

sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis

pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan

kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja

sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity).

Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja

yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi

kerja.

Beban aktivitas satuan organisasi atau beban kerja masing-masing

pejabat atau pegawai hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan

adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan

organisasi terlalu sedikit aktivitasnya demikian pula dapat dihindarkan

adanya pejabat atau pegawai yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya

dan ada pejabat atau pegawai yang sedikit beban kerjanya sehingga

nampak terlalu banyak menganggur (Sutarto, 2006).

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar

dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas

12

dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia pegawai yang

memadai pada setiap perusahaan serta mampu melaksanakan tugas-tugas

secara lancar. Selain itu, pelaksanaan analisis beban kerja dapat

menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam

pembagian tugas serta melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma

waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban

kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta

penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya (Menpan,

2020).

Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolak ukur untuk

meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam

rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan

aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun

kepegawaian (Menpan, 2020).

b. Aspek-Aspek dalam Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)

Berikut ini merupakan aspek-aspek dalam analisis beban kerja yaitu

(Menpan, 2020):

1) Norma Waktu (Variabel Tetap)

Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan atau

menyelesaikan produk atau hasil kerja adalah relatif tetap sehingga

menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.

Norma waktu perlu ditetapkan dalam Standar Norma Waktu Kerja

dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma

waktu tersebut berubah. Perubahan norma waktu dapat terjadi

13

karena perubahan kebijakan, perubahan peralatan, perubahan

kualitas SDM, perubahan organisasi, sistem, dan prosedur.

2) Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap)

Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk

memperoleh hasil kerja/produk. Setiap volume kerja yang berbeda-

beda antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam

pelaksanaan analisis beban kerja.

3) Jam Kerja Efektif

Untuk dapat melakukan analisis beban kerja secara baik dan

benar, terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukurnya, sehingga

pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan. Keterbukaan

atau transparansi ini sebagai suatu syarat agar pelaksanaan analisis

beban kerja dapat dilaksanakan secara obyektif, sehingga laporan

hasil analisis beban kerja benar-benar akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan.

Pelaksanaan analisis beban kerja yang dipergunakan sebagai alat

ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan tindak kerja

untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat konkrit

(benda) atau abstrak (jasa). Jam kerja untuk instansi pemerintah

adalah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari

kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja (Menpan, 2020). Berdasarkan

ketentuan tersebut, dapat dihitung Hari kerja dan jam kerja efektif

yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis

beban kerja.

14

c. Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-

tahapan sebagai berikut (Menpan, 2020):

1) Pengumpulan Data Beban Kerja

Sebelum melakukan pengumpulan data, para Tim harus

melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh kejelasan

mengenai tugas pokok dan fungsi, rincian tugas dan rincian kegiatan.

Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan

pengumpulan data dapat dilakukan dengan kuesioner, wawancara;

dan observasi.

2) Aspek-aspek dalam perhitungan

Dalam menghitung kebutuhan pegawai terdapat 3 (tiga) aspek

pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:

a) Beban kerja

Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar

untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui

program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan

menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.

b) Standar Kemampuan Rata-rata

Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar

kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau

satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut

dengan norma waktu. Norma waktu adalah satu satuan waktu

15

yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat

diperoleh. Rumusnya adalah:

Orang x Waktu

Norma Waktu =

Hasil

Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut

dengan norma hasil. Sedangkan norma hasil adalah satu satuan

hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya

adalah:

Hasil

Norma Hasil =

Orang x Waktu

c) Waktu kerja

Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja

efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk

bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas hari kerja efektif dan

jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam

kalender dikurangi hari libur dan cuti.

Sedangkan Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja

formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak

bekerja (allowance) seperti istirahat makan, melepas lelah,

buang air, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata

sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung

jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

16

d. Pengukuran Beban Kerja

Pengukuran beban kerja dapat dilakukan dalam berbagai prosedur,

namun (O’Donnell, R.D., and Eggemeier, 1986) telah menggolongkan

secara garis besar ada tiga kategori pengukuran beban kerja. Tiga

kategori tersebut yaitu:

a) Pengukuran subjektif, yakni pengukuran yang didasarkan kepada

penilaian dan peloporan oleh pekerja terhadap beban kerja yang

dirasakannya dalam menyelesaikan suatu tugas. Pengukuran jenis

ini pada umumnya menggunakan skala penilaian (ratting scale).

b) Pengukuran kinerja, yaitu pengukuran yang diperoleh melalui

pengamatan terhadap aspekaspek perilaku/ aktivitas yang

ditampilkan oleh pekerja. Salah satu jenis dalam pengukuran kinerja

adalah pengkuruan yang diukur berdasarkan waktu. Pengukuran

kinerja dengan menggunakan waktu merupakan suatu metode untuk

mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan

oleh pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana

kerja yang telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo

kerja tertentu (Whitmore, 2009).

2. Kebutuhan Pegawai

Kebutuhan pegawai atau tenaga kerja merupakan jumlah tenaga kerja yang

diperlukan untuk menghasilkan sejumlah produk dalam satu satuan waktu

tertentu dengan tidak mempehatikan faktor upah. Perencanaan kebutuhan

pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan

pegawai yang tepat baik jumlah, waktu maupun kualitas. Melalui workload

17

analysis yang dilakukan dapat memberikan gambaran pegawai yang

dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan

dan unit kerja (Mangkunegara, 2000).

Menurut (Moekijat, 2008) mengatakan, jumlah tenaga kerja yang

diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu

pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh

diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Dikatakan lebih lanjut, waktu

tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah

berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan

untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat

bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk

keperluan pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan

sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan

jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang, sehingga

diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga

kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja

seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/1/2020 tentang Pedoman Perhitungan

Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja (Menpan, 2020). Perhitungan

dapat dilakukan melalui metoda umum yaitu perhitungan untuk jabatan

fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan

18

standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai

dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta

peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam

menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi.

Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja

melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan

kerja,tugas per tugas jabatan

a. Metode Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Dalam menghitung kebutuhan, banyak metode yang dapat

dipergunakan. Berikut uraian metode perhitungan kebutuhan pegawai

yang dipilih adalah metode beban kerja yang diidentifikasi dari:

1) Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan

pendekatan hasil kerja adalah menghitung kebutuhan dengan

mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini

dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat

kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.

Metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil

kerjanya hanya satu jenis. Rumus menghitung dengan pendekatan

metode ini adalah:

Jumlah Hasil Kerja (Beban Kerja)

x 1 orang

Standar kemampuan rata-rata

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan

adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang

19

tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai, standar

kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

2) Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam

pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang

beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah:

Jumlah objek kerja (beban kerja)

x 1 orang

Standar kemampuan rata-rata

Metode ini memerlukan informasi yaitu : wujud objek kerja dan

satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang

harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani

objek kerja.

3) Pendekatan peralatan kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.

Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya

bergantung pada peralatan kerjanya. Rumus perhitungannya adalah:

Jumlah peralatan kerja (beban kerja)

x 1 orang

Rasio penggunaan alat kerja

Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan

adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk

pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, rasio

jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK), pergantian jam

kerja.

20

4) Pendekatan Tugas per tugas jabatan

Metode ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai

pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Rumusnya

adalah:

Beban kerja x Waktu penyelesaian

x 1 orang

Waktu kerja efektif

Hasil kerja beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak

jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung

dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk

setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, jumlah waktu kerja efektif

per hari rata-rata.

C. Kerangka Pikir

Menurut (Sugiyono, 2012) kerangka pikir merupakan model konseptual

tentang bagaimana teori berhubungan dengan berbagai faktor yang telah

diidentifikasi sebagai masalah yang penting. Kerangka pemikiran dalam

penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.1 Kerangka Penelitian Workload Analysis