8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Pengendalian Persediaan

2.1.1 Sistem

Sistem merupakan serangkaian prosedur yang dibuat untuk melaksanakan

kegiatan dalam perusahaan. Pelaksanaan sistem erat hubungannya satu dengan

yang lainnya, berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Suatu sistem akan menjadi jaringan prosedur1

“sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat

menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan”

Setiap sistem saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan

perusahaan. Agar sistem dapat berjalan efektif dan efisien maka jaringan

prosedur harus dibuat menurut pola yang terpadu.

2.1.2 Hakekat Persediaan

1. Pengertian Persediaan

Persediaan muncul karena adanya sediaan-sediaan, sediaan dapat

berwujud bahan baku, barang setengah jadi atau dalam proses dan barang

jadi, beberapa pengertian persediaan sebagai berikut :

a.”salah satu elemen utama dari modal kerja yang

terus menerus mengalami perubahan . Karena

persediaan merupakan hal yang pokok dalam proses

produksi, persediaan dapat berupa bahan baku,

barang setengah jadi, barang jadi. Sehingga tanpa

1Mulyadi.2001. Sistem Akuntansi.Salemba Empat.Jakarta.hal.5

9

ada persediaan , perusahaan akan menghadapi

resiko yaitu tidak dapat memenuhi keinginan

pelanggan atas barang produksi”.2

b.”sumber daya menganggur ( idle recources) yang

menunggu proses lebih lanjut”3

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan sebagai

suatu aktiva (harta lancar) yang harus dikelola dengan benar karena

persediaan merupakan unsur yang penting bagi pokok perusahaan dalam

proses produksi. Penggunaan persediaan haruslah tepat agar persediaan

tidak kurang dan tidak lebih. Kebutuhan akan proses produksi berbeda-

beda maka persediaan mempunyai bentuk yang bermacam-macam

diantaranya bahan baku, barang dalam proses atau barang setengah jadi

serta barang jadi sehingga penggunaannya pun berbeda-beda sesuai

dengan kebutuhan yang akan digunakan. Pembagian persediaan

dikelompokkan sesuai dengan jenis persediaan yang akan dikelola.

Persediaan muncul karena proses produksi tidak langsung dapat

diselesaikan dengan cepat serta butuh waktu yang panjang untuk

menyelesaikan proses produksi sehingga persediaan tersebut perlu

disimpan,begitu juga jika persediaan habis maka persediaan tersebut harus

dipesan. Jika persediaan kurang maka akan mengakibatkan macetnya jalan

proses produksi, sebaliknya jika persediaan terlalu banyak atau lebih

2Manullang, M. 2005.Pengantar Manajemen Keuangan. Andi Offset

.Yogyakarta.hal.49. 3Hakim, Arman Nasution & Yudha Prasetyawan ,op, cit. hal. 113

10

banyak maka akan mengakibatkan keusangan dan kerusakan pada

persediaan tersebut sehingga akan menimbulkan biaya-biaya variabel.

2. Biaya Persediaan

Persediaan mengakibatkan munculnya biaya-biaya, didalam

mengambil keputusan manajemen bagian produksi mempertimbangkan

keputusan-keputusan seperti halnya dalam biaya persediaan. Biaya

persediaan merupakan jumlah keseluruhan biaya yang dikeluarkan dalam

proses operasi produksi, biaya persediaan sebagai berikut :

a. Biaya Pemesanan (Ordering cost)adalah biaya-

biaya yang dikeluarkan dalam pemesanan

barang atau bahan ,sejak pemesanan dilakukan

hingga barang tersebut dikirim dan diserahkan

serta diinspeksi di gudang biaya ini diluar harga

barang.

b. Biaya Penyimpanan (inventory carrying cost)

adalah biaya-biaya yang diperlukan dalam

penyimpanan persediaan . Biaya ini bersifat

variabel dan berhubungan dengan tingkat rata-

rata persediaan yang terdapat di gudang

sehingga besar biaya tergantung dari jumlah

persediaan yang ada.

c. Biaya akibat persediaan yang kurang (out of

stock cost),Biaya tersebut timbul sebagai akibat

jumlah persediaan yang lebih kecil dari yang

diperlukan. Jika persediaan kurang dilakukan

pemesanan lagi sehingga otomatis juga

menimbulkan biaya tambahan.

d. Biaya Kapasitas Gudang (capacity associated

cost)4

4J.Fred ,Weston and Thomas E.2002.Manajemen Keuangan.Penerjemah Drs.Jaka

Wasana Kirbrandoko MSM . Dan Ir. Kirbrandoko, M.SM.Edisi 8 (Edisi Revisi). Binarupa Aksara.

Jakarta .hal.379

11

Biaya-biaya tersebut muncul karena adanya persediaan, jika tidak

dapat di minimumkan maka biaya persediaan yang muncul akan semakin

tidak terkendali atau tidak efisien. Manajemen persediaan berfungsi untuk

mengendalikan persediaan yang ada, biaya yang dikeluarkan harus

ekonomis agar perusahaan tetap mendapat laba.

3. Fungsi Persediaan

Persediaan mempunyai beberapa jenis yaitu bahan baku, bahan dalam

proses dan barang jadi. Pembagian kelompok persediaan tersebut

disesuaikan sesuai kebutuhan yang akan dikelola oleh perusahaan

tersebut. Persediaan mempunyai beberapa fungsi diantaranya :

a) Untuk men-”decouple atau memisahkan beragam

bagian proses produksi

b) Untuk men-decouple proses produksi dari para pemasok

c) Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas

d) Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga5

Persediaan merupakan aktiva lancar dalam perusahaan, berbentuk barang

sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dijual. Artinya juga

merupakan kekayaan milik perusahaan yang disimpan didalam gudang

dan berbentuk persediaan atau dapat dikatakan sebagai sumber dana yang

menganggur karena belum tentu akan digunakan. Penggunaannya

disesuaikan dengan kebutuhan proses produksi perusahaan.

5Heizer ,Jay& Barry Render. 2005 .Operation Management(Manajemen Operasi)

edisi ketujuh.Salemba Empat.Jakarta. Hal.60

12

2.1.3 . Pengendalian Persediaan

1. Pengertian Pengendalian Persediaan

Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk dapat

menjamin kelangsungan hidup perusahaannya. Masalah-masalah

persediaan sering kali dihadapi oleh perusahaan. Persediaan yang terlalu

besar maupun terlalu kecil dapat mengakibatkan munculnya masalah

persediaan tersebut. Diperlukan adanya pengendalian persediaan agar dapat

menjamin kelancaran usaha dengan cara menentukan jumlah persediaan

dengan tepat dan ekonomi sehingga menghasilkan biaya yang minimum.

Pengendalian merupakan proses untuk membuat sebuah pengawasan dalam

jalannya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Pada umumnya pengendalian perusahaan diartikan sebagai

suatu hal yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam proses

produksi. Pengendalian di gunakan untuk menyediakan barang-barang

yang dibutuhkan dalam jumlah yang sesuai pada waktu yang ditentukan

dengan biaya dan cara yang seekonomis mungkin.

2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan terjadi karena beberapa faktor, faktor tersebut

diantaranya :

1) Lead time

2) Frekuensi penggunaan bahan selama satu

periode

3) Jumlah dana yang tersedia

13

4) Daya tahan material.6

Faktor-faktor tersebut yang mempengaruhi munculnya pengendalian

persediaan. Masa lead time semakin lama masa tunggu maka akan semakin

besar pula biaya persediaan. Frekuensi pemesanan jika dilakukan berulang-

ulang juga akan menambah biaya persediaan karena dilakukan tidak secara

bertahap. Jumlah dana yang ada atau di danakan untuk persediaan terbatas,

terjadi saat jumlah kebutuhan bahan meningkat karena adanya permintaan

yang besar. Ketahanan daya tahan material atau bahan baku tersebut, yang

terkadang tidak digunakan sehingga adanya penumpukan dan bahan tersebut

rusak sebelum waktunya.

3. Tujuan Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan bagian yang penting di dalam

perusahan karena itu pengendalian persediaan mempunyai beberapa tujuan

yaitu :

a) Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya

barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan

perusahaan.

b) Menghilangkan resiko dari material yang dipesan

tidak baik sehingga harus dikembalikan

c) Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan

secara mesiman sehingga dapat digunakan bila

bahan itu tidak ada dalam pasaran.

d) Mempertahankan stabilitas opersi perusahaan

atau menjamin kelancaran arus produksi

6Syafaruddin ,Alwi. 1986. Alat-alat Analisa Dalam Pembelanjaan . Andi Offset .

Yogyakarta.hal.69

14

e) Mencapai penggunaan mesin yang optimal

f) Memberikan pelayanan (service) kepada

pelanggan dengan sebaik-baiknya dimana

keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat

dipenuhi adalah memberikan jaminan tetap

tersedianya barang tersebut

g) Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu

sesuai dengan penggunaan atau penjualannya.7

Persediaan yang ada dalam perusahaan dapat dikendalikan dengan baik jika

tujuan pengendalian persediaan dapat tercapai dan dilaksanakan sesuai

dengan prosedur yang ada. Persediaan sebagai aktiva lancar perusahaan

dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin. Perusahaan akan terhindar

dari pemborosan biaya-biaya persediaan.

4. Pengelolaan Pengendalian persediaan

Pengelolaan persediaan terdapat metode atau tehnik yang

digunakan perusahaan dalam mengendalikan persediaan. Pengendalian

persediaan dikelola dengan baik dan tepat agar manajemen produksi dapat

terlaksana dengan baik. Terdapat beberapa pengelolaan pengendalian

persediaan diantaranya adalah:

a. Teknik ABC System

b. Economic Order Quantity (EOQ)

c. Reorder Point (ROP)

d. Material Requirement Planning System-MRP

e. Just In Time (JIT)8

7Assauri, Sofjan,2004.Manajemen Produksi dan Operasi.Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia.Jakarta. hal.170 8Widayanti, Rita .et.al, .op, cit.hal.237

15

Pengendalian persediaan mempunyai beberapa teknik pengelolaan

persediaan. Teknik ABC System dengan metode perusahaan mebagi ke

dalam pendekatan persediaan yaitu A, B, dan C. Teknik EOQ atau

Economic Order Quantity menentukan jumlah pesanan yang paling

ekonomis. Teknik ROP atau Re Order Point adalah keputusan mengenai

kapan perusahaan akan mengajukan pemesanan kembali. Teknik MRP atau

Material Requirment Planning adalah teknik pengendalian untuk

pemesanan kembali pada model perakitan. Sistem pengendalian persediaan

yang digunakan dalam penelitian ini hanya menggunakan sistem

pengendalian persediaan teknik EOQ dan ROP. Teknik Just In time adalah

ketepatan waktu yang dibutuhkan saat produksi.

2.1.4 Sistem Pengendalian Persediaan

Dalam suatu operasional, perusahaan membutuhkan adanya suatu

sistem untuk mengelola persediaan serta untuk dapat mengendalikan

persediaan tersebut. Sistem pengendalian persediaan mempunyai tujuan untuk

meminimalkan biaya-biaya persediaan, agar persediaan dapat digunakan

dengan efisien dan efektif. Untuk memastikan suatu sistem pengendaliaan

persediaan efektif maka perusahaan harus dapat menjawab pertanyaan dasar

yaitu :

a) APA yang akan dikendalikan?

b) KAPAN memesan kembali?

16

c) BERAPA BANYAK yang hendak dipesan ?9

Sistem pengendalian persediaan harus mencakup ketiga hal tersebut, supaya

tercapai tujuan pengendalian persediaan. Untuk menjawab pertanyaan dasar

tersebut perusahaan harus memperhatikan :

1). Apa yang akan dikendalikan,dalam persediaan ada 3 jenis persediaan

diantaranya bahan baku,bahan dalam proses dan barang jadi. Perusahaan

harus dapat mengendalian jenis-jenis persediaan tersebut.

2). Kapan memesan kembali, persediaan yang kurang akan mengakibatkan

perusahaan memesan kembali persediaan yang akan dibutuhkan .

Pemesanan dilakukan harus sesuai dengan apa yang akan di produksi.

3). Berapa banyak yang akan dipesan, pentingnya suatu pengendalian

berpengaruh juga terhadap berapa banyak pesanan yang akan di pesan,

ini menentukan seberapa banyak perusahaan memesan

2.1.5 Economic Order Quantity (EOQ)

1. Pengertian EOQ

Metode EOQ atau economic order quantity pertama kali diperkenalkan

oleh F.W Haris pada tahun 1914 . Metode EOQ merupakan pemesanan yang

paling ekonomis, model ini menentukan besarnya jumlah pembelian yang

paling ekonomis terhadap bahan baku pada periode mendatang bahan baku

9John ,D.T. & H.A.Harding. 1996.Manajemen Operasi (untuk meraih keunggulan

kompetitif).PT Pustaka Binaman Pressindo. Jakarta .hal.71

17

yang harus dibeli harus dapat diperhitungkan dengan mempertimbangkan

faktor persediaan dan kebutuhan bahan baku, yaitu :

”sebagai jumlah pembelian bahan mentah pada setiap

kali pesan dengan biaya yang paling rendah.model ini

digunakan oleh perusahaan yang memperoleh bahan

melalui pesanan lebih dulu yang tidak dapat dilakukan

setiap saat”.10

Economic Order Quantity atau EOQ tercapai saat biaya yang dikeluarkan

untuk persediaan mencapai biaya yang minimum. Pemesanan yang dihasilkan

adalah pemesanan yang ekonomis memperhitungkan jumlah barang yang

harus dipesan untuk setiap kali pemesanan untuk menghasilkan biaya

persediaan serendah mungkin.

2. Manfaat EOQ

Manfaat dari EOQ adalah untuk menentukan jumlah pesanan yang paling

ekonomis terhadap jumlah pesanan yang tidak tepat, untuk menentukan

jumlah besar kecilnya pesanan yang akan dipesan oleh perusahaan. Agar tidak

terjadi out stock cost dan over stock cost. EOQ digunakan untuk menentukan

kuantitas jumlah pesanan yang akan disimpan di pabrik dan biaya pesanan

untuk memesan persediaan yang dibutuhkan.

10Syafaruddin, Alwi. Op.cit., hal.37

18

3. Asumsi EOQ (Economic Order Quantity)

Economic Order Quantity atau EOQ mempunyai beberapa pandangan

dalam penggunaannya. Beberapa asumsi tersebut ,diantaranya adalah sebagai

berikut;

a) Kebutuhan bahan baku dapat ditentukan, relatif

tetap, dan terus menerus

b) Tenggang waktu pemesanan dapat ditentukan dan

relatif tetap

c) Tidak diperkenankan adanya kekurangan

persediaan artinya setelah kebutuhan dan tenggang

waktu dapat ditentukan secara pasti berarti

kekurangan persediaan dapat dihindari

d) Pemesanan datang sekaligus dan akan menambah

persediaan

e) Struktur biaya tidak berubah;biaya pemesanan atau

persiapan sama tanpa memperhatikan jumlah yang

dipesan ,biaya simpan adalah berdasarkan fungsi

linear terhadap rat-rata persediaan dan harga beli

atau biaya pembeliaan per unit adalah konstan

f) Kapasitas gudang dan modal cukup untuk

menampung dan membeli pesanan

g) Pembelian adalah satu jenis item11

Beberapa asumsi mengenai EOQ, model EOQ akan mudah dapat

diterapkan jika mempunyai pengaruh atau asumsi tersebut. Model EOQ akan

dapat menentukan kebutuhan bahan dan dapat dilakukan secara terus

menerus, tenggang waktu atau lead time juga dapat ditentukan dan bersifat

tetap. Adanya sediaan pengaman atau safety stock sehingga mencegah

terjadinya kekurangan persediaan.

11Yamit,Zulian. 1999. Manajemen Persediaan. Ekonisia Kampus Fakultas Ekonomi

UII.Yogyakarta.hal.51

19

4. Kriteria EOQ

Model EOQ memiliki beberapa kriteria atau karakteristik diantaranya :

a) Harga per unit barang bersifat konstan

b) Permintaan atau kebutuhan dalam satu tahun bersifat konstan

c) Pada saat memesan barang , tidak mengalami kehabisan barang atau

stock out

d) Biaya penyimpanan dan biaya pemesanan konstan

Dari beberapa kriteria tersebut dapat dijelaskan bahwa kriteria EOQ dapat

menentukan jumlah pesanan persediaan yang ekonomis guna

meminimumkan biaya persediaan. Harga per unit, permintaan atau

kebutuhan selama satu tahun, biaya penyimpanan dan biaya persediaan

sifatnya selalu konstan.

5. Kelemahan EOQ

Metode EOQ juga mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah :

1) Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan

2) Persediaan pengaman tidak diperhitungkan

3) Semua barang harus dihitung EOQ nya satu persatu

4) Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau

5) Perubahan harga tidak diperhitungkan12

Pengendalian persediaan teknik EOQ hanya memperhitungkan pada patokan

data biaya pada satu tahun yang lampau. Kemungkinan yang terjadi adanya

kurang dapat dipercaya hasilnya, karena data yang digunakan adalah data

12 Eko Indrajit,Richardhus & Djokopranoto Richardhus.op.cit.,hal.64

20

yang lampau maka perubahan harga pun tidak diperhatikan. Safety stock atau

sediaan pengaman tidak diperhatikan , padahal safety stock sangat penting

pada perusahaan agar tidak terjadi kekurangan persediaan. Masing-masing

persediaan baik berupa bahan baku, bahan dalam proses dan barang jadi

dihitung secara satu persatu,sehingga menimbulkan ketidak efisiensian waktu.

2.1.6 Sistem Pengendalian Persediaan Teknik Re Order Point

Pengendalian persediaan metode ROP atau biasa di sebut Re Order Point (titik

pemesanan ulang/pemesan kembali) . Perusahaan dapat menentukan kapan

akan melakukan pemesan ulang atau pemesanan kembali. Perlunya suatu

tenggang waktu tertentu untuk mengirimkan barang-barang yang dipesan

karena mungkin produsen barang yang dipesan tidak mempunyai cukup

persediaan pada saat pesanan datang. Kriteria ROP adalah tenggang waktu

antara saat dilakukan pemesanan dengan saat barang datang (lead time). Hal

ini perusahaan harus mengamati secara terus-menerus tingkat persediaan

sampai re order point tercapai .

”Re order point ditentukan berdasarkan 2 variabel

yaitu lead time (L) dan tingkat kebutuhan selama lead

time”13

Dua variabel yang diperlukan dalam perhitungan ROP lead time atau masa

tenggang atau masa tunggu dan kebutuhan selama lead time. ROP dilakukan

jika telah mencapai jumlah tertentu ,setelah itu baru dilakukan pemesanan

kembali pada waktu yang telah ditentukan . Pentingnya ROP digunakan untuk

13

Hakim Arman Nasution & Yudha Prasetyawan .op.cit.,hal. 139

21

memenuhi kebutuhan pada waktu masa lead time pemesanan. Jumlah

pemesanan yang tidak pasti pada supplier atau pemasok mengharuskan

perusahaan untuk dapat menentukan masa lead time pemesanan.

2.2 Penelitian Terdahulu

Dalam penelitian ini,peneliti menggunakan penelitian terdahulu sebagai berikut:

a. Rinto,Matius Suryanto,Efisiensi Penggunaan EOQ (Economic Order

Quantity) pada PT Puspa Madu Sari,Salatiga. Skripsi Fakultas Keguruan

Ilmu Pendidikan ,UKSW,2010,Hal 8.

- Tujuan : menggambarkan sejauh mana penggunaan EOQ dalam

pengelolaan persediaan dapat efisen dibanding manejemen

persediaan yang dilakukan oleh PT Puspa Madu Sari .

- Kesimpulan (hal :52) : ”penerapan model EOQ pada manajemen

persediaan PT Puspa Madu Sari menghasilkan penghematan biaya

persediaan Rp 4.369.741,00 atau lebih efisien sebesar 37,9%.

Secara rinci efisiensi biaya persediaan ini diperoleh dari efisiensi

biaya pemesanan persediaan sejumlah Rp 1.443.777,00 dan

efisiensi biaya penyimpanan persediaan sejumlah Rp

2.925.964,0014

b. Penelitian Warisman,Reny dkk. Penggunaan Teknik EOQ dan ROP dalam

upaya pengendalian efisensi persediaan(studi kasus CV Subur Abadi

14 Rinto,Matius Suryanto. Efisiensi Penggunaan EOQ (Economic Order Quantity)

pada PT Puspa Madu Sari Salatiga.Skripsi Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan ,UKSW.2010,hal 8

22

Tulung Agung).Penelitian Fakultas Ilmu Administrasi Universitas

Brawijaya,Malang.2012

- Tujuan (hal 2) = mengetahui tingkat efisiensi persediaan bahan

baku CV Subur Abadi dengan menggunakan teknik EOQ dan ROP

- Kesimpulan (hal 5)

c. Penggunaan teknik EOQdalam pengendalian persediaan CV

Subur Abadi tahun 2009-2011 menurangi Total cost. Total

penghematan tahun 2009 Rp 609.387,50, tahun 2010 Rp

747.275,00 dan tahun 2011 Rp 637.787,50

d. Titik pemesanan kembali menggunakan teknik ROP untuk mie

cap Nyonya tahun 2009 = 0,28 ton, tahun 2010 = 0,25 ton dan

tahun 2011 = 0,26 ton. Mie cap Beruang tahun 2009 = 0,25 ton,

tahun 2010 = 0,2 ton, tahun 2011 = 0,204. Mie cap sayur tahun

2009 = 0,18 ton , tahun 2010 = 0,14 ton dan tahun 2011 = 0,2

ton. Mie cap Paramida tahun 2009 = 0,19 ton, tahun 2010 =

0,15 ton dan tahun 2011 = 0,18 ton. Mie cap Bintang tahun

2009 = 0,25 ton , 2010 = 0,15 ton dan 2011 = 0,91 ton.15

15Warisman,Renny.et.al.Penggunaan Teknik EOQ dan ROP dalam upaya

pengendalian efisiensi persediaan (studi kasus CV Subur Abadi Tulungagung).Penelitian Fakultas

Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya, Malang.2012,hal 2

23

2.3 Kerangka Berfikir

Pengendalian persediaan merupakan salah satu faktor dari keberhasilan

perusahaan karena dapat meningkatkan produktivitas produk dan

mengefiensikan biaya-biaya variabel. Sistem pengendalian persediaan dengan

menggunakan teknik metode EOQ dan ROP akan membantu perusahaan

untuk dapat meminimalkan biaya-biaya akibat persediaan yang muncul .

Maka dapat dideskripsikan kerangka berfikir sebagai berikut:

24

Gambar 1

Kerangka Berfikir Penelitian

EOQ = biaya persediaan optimum

Economic Order

Quantity (EOQ) dan Re

Order Point (ROP)

Pengendalian

Persediaan

perusahaan

berdasarkan kebijakan

perusahaan

Jumlah pesanan yang paling

ekonomis dan tepat waktu

1. Kebutuhan Bahan Baku (1 th)

2. Biaya Pemesanan

3. Biaya Penyimpanan

4. Lead Time

Membandingkan

Teknik ROP,titik pemesanan

ulang pesanan secara tepat.

Sistem Pengendalian Persediaan