10 

BAB II

LANDASAN TEORI

II.1. Supply Chain Management

Supply chain atau dapat diterjemahkan “rantai pasokan” adalah rangkaian hubungan

antar perusahaan atau aktivitas yang melaksanakan penyaluran pasokan barang atau

jasa dari tempat asal sampai ke pembeli atau pelanggan. Supply chain menyangkut

hubungan yang terus-menerus mengenai barang, uang dan informasi. Barang

umumnya mengalir dari hulu ke hilir, uang mengalir dari hilir ke hulu, sedangkan

informasi mengalir baik dari hulu ke hilir maupun dari hilir ke hulu. Dilihat secara

horizontal, ada lima komponen utama atau pelaku dalam supply chain, yaitu supplier

(pemasok), manufacturer (pabrik pembuat barang), distributor (pedagang besar),

retailer (pengecer), dan customer (pelanggan). Secara vertikal, ada beberapa

komponen utama supply chain, yaitu buyer (pembeli), transporter (pengangkut),

warehouse (penyimpan), seller (penjual), dan sebagainya. Hubungan mata rantai ini

dapat dilukiskan seperti pada gambar 2.1.

11 

 

Gambar 2.1. Komponen Supply Chain

Sumber: Eko Indrajit, Richardus and Djokopranoto, Richardus. 2005.

Dengan demikian, manajemen supply chain pada hakikatnya adalah perluasan dan

pengembangan konsep dan arti dari manajemen logistik. Kalau manajemen logistik

mengurusi arus barang, termasuk pembelian, pengendalian tingkat persediaan,

pengangkutan, penyimpanan dan distribusi dalam satu perusahaan, maka manajemen

supply chain mengurusi hal yang sama tetapi meliputi dari bahan mentah sampai

dengan barang jadi yang dibeli dan digunakan oleh pelanggan.

Hakikatnya manajemen supply chain adalah integrasi lebih lanjut dari manajemen

logistik antar perusahaan yang terkait, dengan tujuan lebih meningkatkan kelancaran

arus barang, meningkatkan efisiensi penggunaan ruangan, kendaraan, dan fasilitas

lainnya, mengurangi tingkat persediaan barang, mengurangi biaya, dan lebih

meningkatkan layanan lain yang diperlukan oleh pelanggan akhir.

12 

 

Menurut Wikipedia (2008), seperti yang dikutip dari halaman

http://id.wikipedia.org/wiki/Supply_chain_management , definisi dari supply chain

management adalah sebagai berikut:

Rantai suplai rantai pasokan, jaringan logistik, atau jaringan suplai adalah sebuah

sistem terkoordinasi yang terdiri atas organisasi, sumber daya manusia, aktivitas,

informasi, dan sumber-sumber daya lainnya yang terlibat secara bersama-sama dalam

memindahkan suatu produk atau jasa baik dalam bentuk fisik maupun virtual dari

suatu pemasok kepada pelanggan. Badan usaha yang melaksanakan fungsi suplai

pada umumnya terdiri dari manufaktur, penyedia layanan jasa, distributor, dan

saluran penjualan (seperti: pedagang eceran, ecommerce, dan pelanggan (pengguna

akhir). Aktivitas rantasi suplai (rantai nilai dan proses siklus hidup) mengubah bahan

baku dan bahan pendukung menjadi sebuah barang jadi yang dapat dikirimkan

kepada pelanggan pengguna akhir. Rantai suplai menghubungkan rantai nilai. Ada

berbagai jenis model rantai suplai, yang masing-masing menghubungkan mulai dari

sisi hulu hingga hilir.

Tujuan utama supply chain management adalah untuk memenuhi permintaan

pelanggan melalui penggunaan sumber daya yang pailng efisien, termasuk kapasitas

distribusi, persediaan, dan sumber daya manusia.

Beberapa perusahaan memilih untuk mengalihdayakan supply chain manegement

mereka dengan bekerja sama dengan penyedia jasa logistik pihak ketiga.

13 

 

Menurut Schroeder (2003), Supply Chain Management adalah perencanaan,

desain, dan control akan aliran informasi dan barang sepanjang supply chain yang

bertujuan untuk memenuhi persyaratan kebutuhan dari pelanggan secara efisien untuk

masa sekarang dan masa yang akan datang.

Menurut Burt-Dobler-Starling (2003), definisi dari Supply Chain Management ,

adalah antara lain:

� Suatu filosofi untuk mengatur keseluruhan aliran dari sebuah saluran

distribusi mulai dari supplier hingga ke pelanggan,

� Suatu pendekatan sistem untuk mengatur keseluruhan aliran informasi barang

dan jasa mulai dari supplier bahan baku menuju ke pabrik produsen dan

gudang penyimpanan hingga ke pelanggan,

� Koordinasi yang sistematik dan strategik dari fungsi-fungsi bisnis tradisional

dalam sebuah perusahaan dan antar bisnis dalam sebuah supply chain, untuk

meningkatkan performa jangka panjang dari masing-masing perusahaan pada

khususnya dan supply chain tersebut pada umumnya.

� Meliputi seluruh aktivitas yang berkaitan dengan aliran hulu dan hilir dan

perubahan barang dan informasi mulai dari tahap pengambilan bahan baku

(extraction), sampai ke pelanggan. Supply Chain Management adalah

14 

 

integrasi dari seluruh aktivitas yang meliputi peningkatan hubungan di dalam

rangkaian supply chain, untuk mencapai kemampuan bersaing yang dapat

dipertahankan (sustainable).

� Suatu usaha kolaborasi dari beberapa anggota supply chain untuk mendesain,

mengimplementasikan, dan mengatur proses peningkatan nilai secara otomatis

untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. Pengembangan dan

integrasi dari sumber daya manusia dan teknologi dan juga manajemen aliran

barang, informasi, dan dana yang terkoordinasi akan menghasilkan integrasi

supply chain yang baik.

Menurut Chaffey (2007), pengertian supply chain management adalah sebagai

berikut:

“Supply chain management (SCM), the coordination of all supply activities of an

organization from its suppliers and partners to its customers. Upstream supply chain,

transactions between an organization and its suppliers and intermediaries, equivalent

to buy-side e-commerce. Downstream supply chain, transactions between an

organization and its customers and intermediaries, equivalent to sell-side e-

commerce”.

Upstream dan downstream supply chain dapat di lihat pada Gambar 2.2.

15 

 

Gambar 2.2. Supply chain management

Sumber: Chaffey, Dave. 2007.

Supply Chain Management masa kini sudah didukung oleh sistem informasi yang

bersifat menyeluruh di penjuru perusahaan. Biasanya sistem demikian

menggunakan database yang standar agar dapat menyediakan fasilitas penyebaran

data dan informasi sepanjang rangkaian entitas yang berada di dalam supply chain.

Melalui fasilitas ini, aplikasi-aplikasi supply chain memiliki potensi untuk

meningkatkan cepatnya waktu barang sampai ke tangan pelanggan, mengurangi

biaya, dan mengijinkan entitas-entitas yang berada pada supply chain untuk

mengatur sumber dayanya dan melakukan perencanaan untuk menghadapi kebutuhan

16 

 

di masa yang akan datang. Selanjutnya di masa depan, sistem supply chain akan

dibuat berlandaskan teknologi internet dengan aplikasi berbasiskan web. Ini

menggambarkan betapa eratnya hubungan antara e-commerce dan supply chain

management.

II.2. Procurement

Bagian yang melakukan fungsi pembelian kadang-kadang disebut bagian pembelian

atau purchasing department, atau sering juga disebut bagian pengadaan atau

procurement department. Kedua istilah ini sebetulnya mempunyai pengertian yang

berbeda, namun seringkali dalam praktiknya dianggap sama.

Perkembangan pengertian dan cakupan manajemen pembelian melahirkan istilah-

istilah pengganti. Istilah-istilah seperti purchasing, procurement, materials

management, logistic management, supply management, dan supply chain

management sering kali saling di pertukarkan, padahal sebetulnya kalau diteliti

dengan lebih saksama, ada perbedaan-perbedaannya, meskipun ada juga lingkup

kesamaannya. Untuk itu, mungkin perlu di kutip rumusan yang umum mengenai apa

yang dimaksud dengan pembelian atau purchasing, maupun manajemen pembelian

atau purchasing management.

17 

 

Purchasing describes the process of buying: learning of the need, locating and

selecting a supplier, negotiating prices and other pertinent terms, and following up to

ensure delivery. Leenders, Fearon, Flynn, Johnson (2005)

Definisi yang lebih terkini, yang menggambarkan juga perkembangan fungsi

pembelian dalam perusahaan, dirumuskan oleh The British Chartered Institude of

Purchasing Management (CIPS) (2005) sebagai berikut:

Purchasing is the process by the organizational unit which, either as a function or as

part of an integrated supply chain, is responsible both for procuring supplier of the

right quality, quantity, time and price and the management of the suppliers, thereby

contributing to the competitive advantages of the enterprise and the achievement of

corporate strategy.

Procurement mempunyai pengertian yang lebih luas daripada purchasing karena

mengandung arti pembelian, penyewaan, peminjaman, tukar tambah, transfer dari

perusahaan lain, dan sebagainya. Materials management adalah integrasi dari

berbagai fungsi material untuk menyediakan material dengan biaya yang efisien bagi

perusahaan. Sedangkan logistics, adalah staf yang bertanggung jawab atas

pemasokan, angkutan, pemilihan barang. Supply management dirumuskan sebagai

suatu sistem manajemen yang dirancang untuk optimalisasi biaya, mutu, dan layanan

material. Sedangkan supply chain management adalah suatu sistem untuk mengelola

seluruh aliran informasi, material, layanan dari pemasok bahan baku, melalui pabrik,

dan gudang penyalur, sampai ke pemakai akhir

18 

 

Menurut Wikipedia (2008), seperti yang dikutip dari halaman

http://en.wikipedia.org/wiki/Procurement , definisi dari procurement adalah sebagai

berikut:

“Procurement is the acquisition of goods or services at the best possible total cost of

ownership, in the right quantity and quality, at the right time, in the right place for

the direct benefit or use of the governments, corporations, or individuals generally

via, but not limited to a contract.”

Menurut Kerzner (2003), procurement didefinisikan sebagai akuisisi barang atau

jasa. Procurement (dan contracting) adalah sebuah proses yang melibatkan dua pihak

dengan tujuan berbeda yang berinteraksi satu sama lain pada sebuah segmen pasar.

Pelaksanaan procurement yang baik dapat meningkatkan keuntungan perusahaan

dari diskon pembelian barang dalam jumlah besar, mengurangi masalah aliran

kas, dan mencari supplier yang berkualitas. Karena procurement memberikan

kontribusi pada keuntungan perusahaan, procurement kadang disentralisasi,

sehingga menyebabkan biaya dokumentasi menjadi lebih murah dan

pelaksanaannya terstandarisasi dari pusat.

Sedangkan menurut Bowersox-Closs-Cooper (2002), peranan procurement di

dalam supply chain management berevolusi seiring dengan bertambahnya

perspektif akan fokus perusahaan menilai procurement sebagai kapabilitas yang

terpenting demi majunya perusahaan. Penekanannya mulai berubah  dari negosiasi

yang berfokus pada transaksi dan hubungan jangka pendek dengan supplier -supplier

19 

 

untuk memastikan bahwa perusahaan berada pada posisi yang menguntungkan

untuk menjalankan proses manufaktur dan strategi marketing-nya untuk mendukung

basis supply perusahaan, khususnya berfokus utama untuk mencapai kepastian

supply, minimasi inventory, peningkatan kualitas, pengembangan supplier, dan total

cost of ownership yang paling rendah.

Setiap organisasi, apakah itu produsen ataupun pengecer, membeli bahan, jasa, dan

supply dari supplier luar untuk mendukung operasi perusahaan. Sejak dahulu, proses

untuk mendapatkan input–input yang dibutuhkan seringkali sangat menyulitkan

dibandingkan dengan aktivitas lain di dalam perusahaan. Dahulu, bagian purchasing

dibutuhkan untuk fungsi ini sebagai aktivitas managerial yang pada tingkat dasar

yang diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan dan memproses pesanan yang

diajukan dari bagian lain dalam perusahaan.

Peranan purchasing adalah untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan pada

harga beli yang serendah mungkin dari supplier. Pandangan lama akan purchasing

ini lama kelamaan berubah pada beberapa dekade terakhir ini. Pandangan modern

akan supply chain management dan penekanannya pada hubngan antara pembeli dan

penjual mengangkat bagian purchasing ke tingkat aktivitas yang lebih tinggi dan

lebih strategik. Peranan strategik ini dibedakan dari pandangan lama tadi dengan

istilah baru yaitu procurement , namun pada kenyataannya banyak orang yang masih

rancu menggunakan istilah purchasing dan procurement secara bersamaan.

20 

 

II.3. E-Procurement

E-procurement adalah salah satu bentuk e-commerce yang mulai berkembang pada

akhir abad ke-20 ini dan tanpa ragu-ragu lagi akan terus berkembang dengan pesat

pada permulaan abad ke-21.

Menurut Wikipedia (2008), seperti yang dikutip dari halaman

http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement , definisi dari E-procurement adalah

sebagai berikut:

“e-Procurement (Electronic Procurement) is the business -to-business purchase

and sale of supplies and services through the Internet as well as other information

and networking systems, such as electronic data interchange (EDI) and

Enterprise Resource Planning (ERP). An important part of many B2B sites, e-

procurement is also sometimes referred to by other terms, such as supplier exchange.

Typically, e-Procurement Web sites allow qualified and registered users to look for

buyers or sellers of goods and services. Depending on the approach, buyers or sellers

may specify prices or invite bids. Transactions can be initiated and completed.

Ongoing purchases may qualify customers for volume discounts or special offers. e-

Procurement software may make it possible to automate some buying and

selling. Companies participating expect to be able to control parts inventories more

effectively, reduce purchasing agent overhead, and improve manufacturing cycles.

21 

 

e-Procurement is expected to be integrated with the trend toward computerized

supply chain management .”

Menurut Schroeder (2003), E-procurement memainkan peranan penting baik

untuk penempatan pesanan dan proses pemenuhan. E-procurement mengijinkan

suatu perusahaan untuk berinteraksi secara elektronis dengan para supplier-nya

melalui interkoneksi business-to-business (B2B). Ada beberapa proses yang terdapat

pada sistem e-procurement seperti yang terdapat pada Gambar 2.3 dan juga pada

Gambar 2.4.

Gambar 2.3. Proses-proses untuk E-procurement

Sumber: Schroeder, Roger G. 2004.

22 

 

Gambar 2.4. Kunci Kegiatan Procurement

Sumber: Chaffey, Dave. 2007.

Masing-masing proses ini dapat dilakukan secara elektronik melalui koneksi internet.

Pada umumnya terdapat tiga macam pelayanan e-procurement :

1. Katalog online, yang menyediakan informasi mengenai produk, harga,

spesifikasi, detil penjualan dan pengiriman.

2. Pelelangan bagi pembeli dan penjual.

3. Tempat pertukaran yang disediakan oleh perusahaan-perusahaan besar.

23 

 

Situs E-procurement dan B2B kian berkembang pesat. Perkembangan yang pesat ini

belum sempurna karena masih disertai oleh beberapa masalah seperti:

• Terlalu berfokus pada perkembangan teknologi tanpa memperhatikan desain

ulang proses yang ada dan masalah koordinasi antar proses yang ada.

• Belum ada perjanjian persamaan agar semua pihak dari masing masing

partner sama-sama diuntungkan dengan adanya tempat pertukaran B2B ini.

• Terlalu banyak usaha yang tidak terintegrasi secara baik antar-divisi dalam

satu perusahaan yang sama dan juga pendekatan yang tidak terintegrasi

dengan baik antar perusahaan.

• Masalah pencatatan yang terlampau banyak sehingga tidak akurat dan

masalah data yang mengganggu proses yang ada.

Walaupun masalah di atas masih menghantui sebagian besar sistem yang dibangun,

namun usaha pengintegrasian supply chain ke dalam sistem elektronik yang utuh tetap

memiliki masa depan yang cerah. E -procurement terus akan menjadi standar industri.

24 

 

II.4. Business Process

Menurut Wikipedia (2008), seperti yang dikutip dari halaman

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis ,definisi dari proses bisnis adalah sebagai

berikut:

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk

menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi

beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga

berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis

umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan

aktivitas atau kegiatan.

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis

adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran

yang jelas.

2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai

waktu dan ruang.

3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai

tambah pada penerima.

25 

 

5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait

dalam suatu struktur organisasi.

6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup

beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan

pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu

karakteristik proses bisnis.

Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses

bisnis.

Menurut Khoo (1994), Business Process (BP) didefinisikan sebagai suatu rangkaian

aktivitas yang secara langsung memenuhi keinginan pelanggan atau inisiatif strategis.

BP dipicu oleh keinginan pelanggan dan/atau persyaratan strategis serta

menghasilkan output yang dapat diukur. BP kadang memindahkan informasi dan/atau

barang melewati beberapa unit dan fungsi untuk mencapai hasil akhir yang telah

ditentukan.

Sedangkan menurut Laguna-Marklund (2005), dari sudut pandang yang pragmatis,

suatu Business Process menggambarkan bagaimana sesuatu hal dijalankan di

dalam sebuah organisasi. Untuk memahami lebih lanjut mengenai Business

Process maka dapat kita mulai dari mengartikan kedua kata tadi: “business”

dan “process”. Pada arti yang lebih luas, suatu “business ” dapat didefinisikan

sebagai sebuah entitas organisasional yang menggunakan sumber dayanya untuk

26 

 

menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Definisi ini tidak

hanya sesuai dengan tujuan kebanyakan perusahaan yang pada umumnya

memaksimalkan keuntungan perusahaannya dan supply chain-nya, tetapi juga

organisasi-organisasi non-profit dan badan-badan pemerintah pada umumnya.

Sedangkan untuk “process” sendiri ada banyak arti, bergantung pada konteks di mana

kata itu digunakan. “Process ” dapat diartikan sebagai i) suatu fenomena natural

yang ditandai oleh perubahan bertahap menuju suatu hasil akhir, ii) suatu aktivitas

atau fungsi natural yang berkelanjutan, dan iii) serangkaian tindakan atau operasi

yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan akhir. Definisi terakhir cocok untuk

memahami arti “business process ” di mana biasanya definisi umum dari suatu

“process” yang digunakan pada buku-buku operation management adalah sebagai

berikut : sebuah “process” menggambarkan transformasi input menjadi output.

Dengan begitu banyak yang menganalogikan suatu “process” sebagai proses

produksi.

Untuk menghindari hal ini maka digunakanlah istilah “business process ” untuk

menggambarkan proses-proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan

bisnisnya, tidak hanya proses produksi saja tapi juga proses lain, seperti proses

pencatatan akuntansi, admisi, auditing, penagihan, perencanaan budget , perencanaan

bisnis, akuisisi klien, perencanaan sumber daya manusia, manajemen inventory,

training, penilaian performa, pengembangan produk, purchasing, penerimaan barang,

pengiriman barang, pemenuhan pesanan, pengolahan proses klaim dan garansi,

sertifikasi vendor, dan masih banyak lagi.

27 

 

II.5. Business Process Reengineering (BPR)

Menurut Tan (1994), Business Process Reengineering (BPR) adalah suatu paradigma

baru yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sukses untuk

mengorganisasikan dan melaksanakan bisnis mereka untuk mencapai hasil yang

memuaskan. Business Process Reengineering (BPR) secara fundamental mengubah

cara suatu perusahaan mengkonversikan input menjadi output . Business Process

Reengineering (BPR) berfokus pada inovasi, kecepatan, pelayanan dan kualitas.

Business Process Reengineering (BPR) menuntut agar bisnis proses untuk ditinjau

lebih dalam secara organisasional bukan hanya secara individual. Business Process

Reengineering (BPR) menawarkan proses yang super efisien untuk peningkatan

performa yang radikal.

Sedangkan Peppard-Rowland (1995) menyatakan bahwa Business Process

Reengineering (BPR) adalah sebuah filosofi perbaikan yang bertujuan untuk

mengambil langkah-langkah guna memperbaiki performa dengan mendesain ulang

proses-proses bisnis perusahaan, memaksimalkan nilai tambah dan meminimalkan

unsur-unsur lain. Pendekatan ini dapat diterapkan pada tingkat individual atau pada

tingkat keseluruhan organisasi. Dengan mendesain ulang proses-proses dalam

perusahaan, Business Process Reengineering (BPR) memungkinkan untuk

timbulnya langkah-langkah perbaikan performa untuk meningkatkan persaingan

dalam dunia bisnis.

28 

 

Menurut Wikipedia (2008), seperti yang dikutip dari halaman

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Reengineering , definisi dari Business

Process Reengineering adalah sebagai berikut:

* "... the fundamental rethinking and radical redesign of business processes to

achieve dramatic improvements in critical contemporary measures of performance,

such as cost, quality, service, and speed."

* "encompasses the envisioning of new work strategies, the actual process design

activity, and the implementation of the change in all its complex technological,

human, and organizational dimensions."

Menurut Hunt (1994), ada sembilan dimensi dalam BPR yaitu Business Direction,

Scoping and Targeting, Process Design, Organization and People, Technology,

Physical Infrastructure, Policies, Implementation Planning and Financing, dan

Implementation. Hubungan antara kesembilan dimensi tersebut dapat dilihat pada

Gambar 2.5 berikut ini:

29 

 

Gambar 2.5. Sembilan Dimensi BPR

Sumber: Hunt, Bruce. 1994.

Menurut Tan (1994, hal 41), BPR berusaha untuk mencapai hasil yang efektif melalui

empat elemen utama:

1. Memaksimalkan nilai tambah yang bisa dicapai.

Aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada hasil akhir,

seperti redundansi dan persetujuan-persetujuan yang tidak diperlukan atau

30 

 

pengecekan awal dan pengecekan ulang yang tidak diperlukan harus

diidentifikasi dan dihilangkan.

2. Mempersingkat waktu proses

Alur kerja yang sejalan dengan aliran barang dan informasi yang

berkesinambungan, lancar, dan sesuai dengan jadwal dapat membantu dalam

mempersingkat waktu. Hal ini dapat dicapai melalui integrasi dan koordinasi

dari aktivitas-aktivitas antar fungsi. Siklus waktu juga dapat dipersingkat

dengan menjalankan aktivitas-aktivitas yang relevan secara efisien.

Produktivitas pegawai memberikan pengaruh pada waktu proses. Peningkatan

radikal dapat dicapai bukan hanya dengan kerja keras namun juga bekerja

secara smart, dan dengan menerapkan keahlian relevan dan

pengetahuanpengetahuan khusus yang diperlukan.

3. Memaksimalkan fleksibilitas

Kemampuan untuk membuat keputusan pada waktu yang tepat dapat

meningkatkan fleksibilitas. Perusahaan juga dapat meningkatkan fleksibilitas

dengan menggunakan teknologi informasi untuk memberikan gambaran

kemungkinan alternatif-alternatif yang dapat terjadi sehingga banyak

membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem terintegrasi dan Local Area

Network (LAN) dapat digunakan untuk menyalurkan informasi untuk

pengambilan keputusan ke berbagai lokasi. Dengan demikian, persaingan

menjadi lebih ketat bukan hanya dari segi jumlah pilihan untuk peningkatan

31 

 

pemenuhan keinginan pelanggan tetapi juga kecepatan dan kualitas dari

pengambilan keputusan.

4. Memenuhi kebutuhan pelanggan

Ketepatan customer feedback dibutuhkan untuk memastikan suatu proses

menghasilkan output yang berkualitas. Kunci utama untuk peningkatan

kepuasan pelanggan adalah untuk mendesain proses-proses customer-driven.

Hal ini hanya dapat dilakukan dengan tetap memperhatikan kebutuhan

pelanggan dan secara kritis menganalisa proses bisnis berjalan untuk

mengetahui apakah mereka meningkatkan nilai dari barang atau jasa yang

dianggap penting oleh pelanggan.

Inti dari mendesain proses bisnis yang sangat baik ada pada penyederhanaan,

pengotomatisasian, dan pengintegrasian macam-macam tugas yang menambah nilai

dan aktivitas-aktivitas yang inovatif dan sangat efisien.

Bagaimanapun juga, proses bisnis yang terbaik tidaklah cukup untuk dikatakan

sukses. Untuk membuat BPR berhasil, proses bisnis harus disejajarkan dengan visi

perusahaan. Manajemen tingkat atas harus menyediakan dukungan, dari tahap desain

ulang hingga tahap implementasi. Perusahaan juga harus dapat melatih dan

memotivasi pegawainya untuk mengimplementasikan proses-proses baru secara

benar. Mereka harus diberitahu apa saja yang harus mereka lakukan dan perubahan

apa saja yang akan terjadi. Tujuan, keuntungan, dan tingkat kepentingan usaha desain

32 

 

ulang perlu dikomunikasikan dengan jelas untuk membuat para pegawai merasa

diikutsertakan, dan mempersiapkan diri mereka untuk berubah.

Untuk tetap bersaing, bisnis harus fleksibel, inovatif, dan fokus pada kebutuhan

pelanggan serta responsif terhadap perubahan yang cepat. Perusahaan dapat

melakukan hal ini dengan mendesain ulang proses bisnis yang baik dengan

menggunakan BPR untuk mengatasi persaingan.

II.6 Customer Satisfaction

Customer satisfaction dapat didefinisikan sebagai respons pelanggan terhadap

evaluasi ketidaksesuaian antara tingkat kepentingan yang dirasakan sebelumnya dan

kinerja aktual yang dirasakan setelah pemakaian. Atau dengan kata lain, tingkat

perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja yang ia rasakan terhadap tingkat

kepentingannya.

Kotler (2003) mendefinisikan kepuasan pelanggan sebagai berikut:

“Customer Satisfaction is the level of a person’s feeling of pleasure or

disappointment resulting from comparing a company product’s perceived

performance (or outcome) in relation to his or her expectations.”

33 

 

),( PEfS =

Satisfaction (S) merupakan fungsi dari expectation (E) dan perceived performance

(P), jika:

P<E dissatisfied

P=E satisfied

P>E highly satisfied or delighted

Jika kenyataan yang diterima di bawah ekspektasi maka pelanggan akan merasa

tidak puas. Bila kenyataan sama dengan ekspektasi maka pelanggan akan merasa

puas. Apabila perusahaan dapat memberikan sesuatu yang melebihi ekspektasi

maka pelanggan akan merasa sangat puas. Proses kepuasa pelanggan dapat dilihat

pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6. Proses Kepuasan Pelanggan

Sumber: Rangkuti, Freddy 2002.

34 

 

II.7 Harapan Konsumen dan Kinerja Produk

Survey kepuasan pelanggan (customer satisfaction), sangat dibutuhkan untuk

mengetahui apa yang diinginkan pelanggan untuk masing-masing segmen. Caranya

adalah dengan menggunakan importance and performance analysis.

Dalam konsep ini intinya adalah tingkat kepentingan pelanggan (customer

expectation) diukur dalam kaitannya dengan apa yang seharusnya dikerjakan oleh

perusahaan agar menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas tinggi. Untuk

memperjelas konsep ini, istilah expectation sebaiknya diganti dengan importance atau

tingkat kepentingan menurut persepsi pelanggan. Dari berbagai persepsi tingkat

kepentingan pelanggan, kita dapat merumuskan tingkat kepentingan yang paling

dominan. Diharapkan dengan memakai konsep tingkat kepentingan ini, kita dapat

menangkap persepsi yang lebih jelas mengenai pentingnya variabel tersebut di mata

pelanggan. Selanjutnya, kita dapat mengkaitkan pentingnya variabel ini dengan

kenyataan yang dirasakan oleh pelanggan. Importance dan performance matriks

dapat dilihat pada Gambar 2.7.

35 

 

Gambar 2.7. Importance and performance matrix

Sumber: Rangkuti, Freddy 2002.

Matriks ini terdiri dari 4 kuadran: kuadran pertama terletak di sebelah kiri atas,

kuadran kedua di sebelah kanan atas, kuadran ketiga di sebelah kiri bawah, dan

kuadran keempat di sebelah kanan bawah.

Strategi yang dapat dilakukan berkenaan dengan posisi masing-masing variabel pada

keempat kuadran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

Kuadran 1 (attributes to improve)

Ini adalah wilayah yang memuat faktor-faktor yang dianggap penting oleh pelanggan

tetapi pada kenyataannya faktor-faktor ini belum sesuai seperti yang ia harapkan

36 

 

(tingkat kepuasan yang diperoleh masih sangat rendah). Variabel-variabel yang

masuk dalam kuadran ini harus ditingkatkan. Caranya adalah perusahaan melakukan

perbaikan secara terus-menerus sehingga performance variabel yang ada dalam

kuadran ini akan meningkat.

Kuadran 2 (maintain performance)

Ini adalah wilayah yang memuat faktor-faktor yang dianggap penting oleh pelanggan

dan faktor-faktor yang dianggap oleh pelanggan sudah sesuai dengan yang

dirasakannya sehingga tingkat kepuasannya relatif lebih tinggi. Variabel-variabel

yang termasuk dalam kuadran ini harus tetap dipertahankan karena semua variabel ini

menjadikan produk/jasa tersebut unggul di mata pelanggan.

Kuadran 3 (attributes to maintain)

Ini adalah wilayah yang memuat faktor-faktor yang dianggap kurang penting oleh

pelanggan dan pada kenyataannya kinerjanya tidak terlalu istimewa. Peningkatan

variabel-variabel yang termasuk dalam kuadran ini dapat dipertimbangkan kembali

karena pengaruhnya terhadap manfaat yang dirasakan oleh pelanggan sangat kecil.

Kuadran 4 (main priority)

Ini adalah wilayah yang memuat faktor-faktor yang dianggap kurang penting oleh

pelanggan dan dirasakan terlalu berlebihan. Variabel-variabel yang termasuk dalam

kuadran ini dapat dikurangi agar perusahaan dapat menghemat biaya.

37 

 

II.8 Keterkaitan E-Business - Supply Chain Management

Berdasarkan jurnal penelitian yang di lakukan oleh Yuniarto (2005).

(Sumber: http://mmt.its.ac.id/publikasi/wp-content/uploads/2008/10/prosiding-

hariagungy-ugm.pdf ).

“KETERKAITAN E-BUSINESS DENGAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT”

Perkembangan E-Business menunjukkan gejala positif yang significant dalam satu

dasawarsa terakhir ini. Termasuk di dalamnya, kemajuan teknologi informasi

tersebut dalam dunia industri. Penelitian ini berfokus pada mengenali adakah

keterkaitan sebagai pengaruh diterapkannya E-Business terhadap proses yang ada di

area Supply Chain Management.

Studi empiris ke exploratory study beberapa perusahaan dalam berbagai sektor

dilakukan untuk meneliti keterkaitan tersebut dalam 4 bidang proses bahasan, proses

pembelian, proses manajemen pelayanan konsumen, proses pemenuhan pesanan, dan

proses analisa pendapatan revenue.

Hasil penelitian menunjukkan signifikansi pengaruh terhadap empat bidang

proses bahasan yang merepresentasikan area Supply Chain Management yang diteliti.

Perkembangan yang sangat pesat dari sistem internet beserta perangkat keras dan

lunaknya dewasa ini, sebagai suatu communication channel, telah memberikan

kontribusi besar pada perubahan mendasar dalam hal economics of information

38 

 

systems. Evans dan Wurster (2000) menegaskan bahwa sistem internet memberi

peluang didapatkannya efisiensi perusahaan karena mampu menyediakan format baru

dalam hal bertransaksi, bekerjasama antar banyak pihak, serta kemudahan berafiliasi

antar organisasi. Sedangkan Tan (2001) menyimpulkan bahwa e-business akan

mempengaruhi supply chain management (SCM) sedikitnya dalam 4 bidang; biaya

peningkatan performansi, kualitas pelayanan konsumen, kemampuan proses produksi,

dan produktifitas.

Beberapa penelitian lain yang juga dilakukan untuk melihat keterkaitan antara

ecommerce dan SCM cukup menunjukkan peningkatan konseptual yang berarti;

masih banyak potensi penelitian dalam bidang e-SCM (Van Hoek, 2001;

Chandrashekar dan Schary, 1999; Cagliano et al., 2003), meningkatkan kinerja e-

SCM dengan pendekatan holistics (Croom et al., 2000), dan peningkatan produktifitas

SCM berdasarkan sistem pengendalian pasokan terintegrasi (Muffatto dan Payaro,

2004).

Namun disayangkan masih sedikit penelitian dalam bidang yang sama yang

didasarkan pada performansi internal perusahaan sebagai parameter terukur dari

pengaruh e-business terhadap SCM itu sendiri. Walaupun Croom (2005) telah

mencoba mendasari penelitiannya pada 3 parameter SCM yaitu purchasing,

customer, dan process, akan tetapi di dalamnya belum terakomodasi aspek

revenue dan aspek integrated procurement yang mempunyai cakupan lebih luas.

39 

 

Penelitian ini mendasarkan proses analisisnya pada 4 parameter utama yaitu

procurement, customer relationship management, fulfilment process, dan revenue

untuk menyelidiki pengaruh e-business pada SCM. Setelah dianalisis, maka

kemudian hasil analisis dirumuskan sebagai 5 tahapan evolusi e-business dalam

penerapannya di SCM. Perumusan kerangka five-stage evolution untuk e-business

dalam SCM sangat diperlukan untuk dapat memberikan panduan teknis kepada

perusahaan baru yang ingin memulai penerapan e-business sebagai bagian dari sistem

SCM yang akan / sudah dijalankannya (Croom, 2005).

Penelitian ini menerapkan metode exploratory study agar dapat dianalisis

kebijakan beberapa perusahaan di Indonesia yang menerapkan e-business dalam

SCM. Kombinasi antara open & closed questions dengan pengumpulan

qualitative & quantitative data, dirumuskan sebagai instrumen penelitian dalam

exploratory study.

Tahap pertama, dilakukan preliminary research terhadap 10 perusahan secara

random. Tahap ini digunakan hanya untuk merumuskan dan memvalidasi instrumen

penelitian, sehingga hasilnya tidak didokumentasikan.

Tahap kedua, dilakukan pengumpulan data dari 102 perusahaan di Indonesia sebagai

responden. Tabel 2.1 menunjukkan konfigurasi responden. Pengumpulan dan analisa

data diarahkan pada 4 parameter penilaian: procurement, customer relationship

management, fulfilment process, dan revenue.

40 

 

Tabel 2.1. Konfigurasi Responden

Jenis Perusahaan N

Retail 28

Manufaktur 35

Jasa Kurir 8

Perbankan 12

Business Service 5

Telekomunikasi 3

Pariwisata 11

Tahap ketiga, hasil pengolahan serta analisa data dari tahap kedua di atas

dirumuskan ke dalam format tahapan evolusi e-business dalam penerapannya di

SCM, dengan cara dilakukan cluster discriminant analysis menggunakan perangkat

lunak SPSS. Untuk memvalidasi tahapan evolusi yang berhasil dirumuskan di atas,

dilakukan studi kasus terhadap 8 perusahaan lainnya. Sehingga total perusahaan yang

dilibatkan dalam penelitian ini sejumlah 110 perusahaan. Diagram alir penelitian,

seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.8 berikut ini:

41 

 

Gambar 2.8. Diagram Alir Penelitian

Hasil pengumpulan serta pengolahan data kuesioner dari responden, dapat

dianalisis yang hasilnya dapat dilihat dalam Tabel 2.2; Tabel 2.3; Tabel 2.4; Tabel

2.5; Tabel 2.6; Tabel 2.7; Tabel 2.8 di bawah ini.

Tujuan strategis perusahaan dalam menerapkan e-supply chain management

menunjukkan bahwa integrasi manajemen merupakan main objective bagi sebagian

besar perusahaan responden (84%), seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 2.2. Hal ini

mempunyai sasaran agar upstream supply chain links dapat juga diperhatikan

penanganannya setara dengan yang sudah diperlakukan dengan baik selama ini

kepada downstream supply chain links. Croom (2005) juga menekankan pentingnya

knowledge development and learning sebagai salah satu tujuan strategis

Tahap 1: 

Penentuan instrumen penelitian

Tahap 2: 

Pengumpulan, pengolahan, dan analisis data  responden (fokus pada 4 paramater penilaian) 

Tahap 3: 

Perumusan, format tahapan E‐Business dalam SCM menggunakan metode cluster discriminant analysis 

42 

 

perusahaan, agar didapatkan shared information systems. Tabel 2.2 juga

menunjukkan the top 3 SCM strategic objectives.

Tabel 2.2. Tujuan Strategis SCM

Tujuan Strategis SCM Kemunculan (%)

Integrasi SCM pada downstream 84

Penurunan harga produk dan biaya produksi

65

Pembelajaran dan pengembangan pengetahuan

59

Business Process Reengineering 42

Lead time management 18

Tabel 2.3 menyimpulkan beberapa bentuk e-SCM infrastructure yang paling banyak

diminati oleh responden. Dimana EDI unit cost baru akan ekonomis bila terjadi high

volume communication, sehingga sesuai diperuntukkan bagi frequently trading

partners (eg. manufacturers and their major suppliers).

43 

 

Tabel 2.3. SCM Infrastructure

e-SCM Infrastructure Kemunculan (%)

e-mail 79

Internet 75

Transfer moneter 74

Electronic Data Interchange (EDI) 72

Customer relationship management 60

Enterprise resource planning 58

Intranet 35

Analisa penerapan customer relationship management (CRM) dalam perusahaan,

menunjukkan kecenderungan bahwa sebanyak 75% responden menempatkan posisi

pentingnya konsumen sebagai alas an utama diadopsinya CRM. Salah satu contoh

sistem CRM yang cukup fleksibel penggunaannya adalah Siebel, seperti yang juga

dilakukan oleh Avlonitis dan Karayanni (2000) dalam penelitiannya.

Proces fulfilment dalam SCM adalah sangat dipengaruhi oleh 2 karakteristik demand

- stabil dan fluktuatif. Oleh karena itu perusahaan harus cermat dalam

menentukan pilihannya untuk cenderung mengadopsi efficient supply chain ataukah

responsive supply chain. Croom (2005) mendefinisikan kedua hal tersebut sebagai

lean supply chain dan agile supply chain. Analisa tersebut di atas sejalan dengan

kesimpulan penelitian yang dilakukan oleh Fisher (1997) yang diilustrasikannya

dalam bentuk framework seperti yang ditunjukkan Gambar 2.9.

44 

 

Gambar 2.9. Fisher’s framework

Tabel 2.4 menyimpulkan beberapa faktor keuntungan serta kerugian dalam process

fulfilment. Sebagian besar perusahaan (65%) menganggap bahwa process fulfilment

yang baik akan meningkatkan pelayanan kepada konsumen. Sedangkan 40% dari

mereka percaya bahwa biaya produksi yang tinggi dapat mengakibatkan process

fulfilment tidak dapat berjalan baik.

45 

 

Tabel 2.4. Keuntungan-Hambatan Fulfilment

Keuntungan Kemunculan (%)

Hambatan Kemunculan (%)

Peningkatan pelayanan konsumen

65 Biaya operasional terlalu tinggi

40

Lancarnya arus komunikasi

35 Budaya perusahaan 35

Keuntungan finansial 32 Waktu operasi relatif tinggi

15

Peningkatan kepuasan konsumen

31

Pemahaman pasar dan konsumen

25

Kurang dari setengah responden (45%) yang percaya bahwa e-procurement dapat

menguntungkan dari sisi financial (harga produk dan total biaya produksi). Hal ini

disebabkan karena sebagian besar responden masih percaya bahwa dibutuhkan

investasi tinggi untuk membangun infrastruktur e-procurement, seperti dirangkum

dalam Tabel 2.5 di bawah ini.

46 

 

Tabel 2.5. Hambatan Sukses E-Procurement

Hambatan Kemunculan (%)

Biaya investasi e-procurement 45

Dibutuhkan sistem terintegrasi 30

Budaya kerja 28

Waktu operasi cukup tinggi 18

Keamanan data transaksi 11

Berdasarkan analisis studi kasus di 8 perusahaan responden, menunjukkan bahwa

ratio of process cost and order value yang nilainya di bawah 10% didapatkan dari

perusahaan yang menerapkan Just-In Time concept dan e-procurement (Tabel 2.6).

Tabel 2.6. Ratio Process Cost of Order Value

Perusahaan Process Cost of Order Value (%)

A 34

B 27

C 9

D 60

E 7

F 8

G 15

H 4

47 

 

Pengaruh terhadap peningkatan revenue, tidak terlalu significant seperti yang

ditunjukkan pada Tabel 2.7 di bawah ini. Hal ini dapat dijelaskan bahwa penerapan

e-SCM tidak berkaitan langsung terhadap profit margin perusahaan, namun bersifat

business ethics yang berkaitan secara long-term terhadap organization sustainability.

Tabel 2.7. Pengaruh Terhadap Revenue

Peningkatan Revenue (%) Kemunculan(%)

(<5) 75

(6-25) 25

(>26) 0

Keseluruhan analisis hasil di atas, dirumuskan menjadi 5-tahap evolusi e-business

dalam penerapannya di SCM dengan menggunakan metode SPSS cluster

discriminant analysis. Dalam penelitian ini, pengembangan tahapan evolusi

dilakukan terhadap evolution stage framework yang telah dideskripsikan oleh Croom

(2005). Deskripsi yang dimaksud dapat dilihat pada Tabel 2.8.

48 

 

Tabel 2.8. Lima Tahap Evolusi E-Business

Berdasarkan analisis survey responden yang kemudian dirumuskan ke dalam

tahapan evolusi e-business, disimpulkan bahwa terdapat 5 fase perubahan aplikasi

infrastruktur e-business di dalam supply chain management. Pengelompokan ini

dimungkinkan setelah dilakukan sorting cakupan SCM terhadap umpan balik

perusahaan yang menjadi responden dan hasil dari SPSS cluster discriminant

analysis.

Rumusan tahapan evolusi ini dapat dijadikan pedoman bagi perusahaan dalam

usahanya menerapkan e-business ke dalam supply chain management, disesuaikan

dengan kapabilitas dan karakteristik tertentu yang dimiliki perusahaan tersebut.

49 

 

II.9 Penelitian Sebelumnya

Berdasarkan penelitian yang di lakukan oleh Nerisa Pitrasari, Nuryani,Tony Pribadi

dan Edi Abdurrachman. (2007) “EVALUASI SISTEM SMALL SCALE

ELECTRONIC PROCUREMENT DI BRITISH PETROLEUM (BP)

INDONESIA”.

Tujuan penelitian adalah melakukan analisis dan monitoring sistem small scale

electronic procurement (SSeP) serta mengevaluasi sistem yang berkaitan dengan

kepuasan pengguna. Penelitian menggunakan metode pengumpulan data dengan

menyebarkan kuesioner kepada vendor BP Indonesia yang menggunakan sistem SSeP

tersebut. Data yang terkumpul dianalisa dengan uji t-berpasangan dan analisis

harapan kinerja. Disimpulkan bahwa sistem SSeP sudah berjalan dengan baik namun

kinerjanya perlu lebih ditingkatkan dengan inovasi baru.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang kian maju, perusahaan industri

mengalami tekanan persaingan yang semakin ketat. Hal itu juga dialami oleh para

pelaku industri minyak dan gas bumi. Selain faktor tekanan teknologi tersebut,

perusahaan baru dalam industri ini pun banyak yang bermunculan, terutama yang

berasal dari China dan Korea. Dengan demikian dalam kegiatan usahanya,

perusahaan minyak dan gas bumi senantiasa melakukan berbagai upaya untuk

mempertahankan, bahkan meningkatkan kedudukan perusahaannya. Salah satu upaya

50 

 

yang dapat dilakukan adalah dengan meningkatkan proses bisnis, guna mencapai

efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Procurement merupakan salah satu bidang yang berperan dalam peningkatan

proses bisnis yang didalamnya terdapat proses pembelian dan pengontrolan stok

barang. Procurement berperan dalam mempersiapkan, mengadakan, dan

menyelesaikan tender, membantu prose evaluasi dan persetujuan bersama dengan

user, dan track order ke supplier yang dipilih. Ada beberapa hal penting dalam

procurement, yakni waktu, biaya, dan risiko, serta sesuai dengan aturan dan kebijakan

procurement yang berlaku. Sebagai pelaku industri, waktu yang tepat adalah ketika

harga yang disetujui mencapai titik terendah dengan risiko yang minim. Meski sulit,

hal tersebut dapat dicapai dengan penggunaan sistem procurement secara efektif

sehingga dapat disimpulkan bahwa proses procurement adalah mengenai

pengambilan keputusan.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas procurement tersebut, saat ini

banyak perusahaan yang beralih ke E-Procurement, suatu aplikasi transaksi

procurement yang berbasis teknologi informasi. E-Procurement merupakan solusi

procurement yang dapat mengurangi kegiatan administrasi, proses purchase, dan

invoice sehingga proses procurement berjalan lebih efisien. Hal tersebut pada

akhirnya mampu mengurangi waktu, risiko, dan biaya, serta membuka kesempatan

bisnis yang baru. Aplikasi teknologi informasi yang baik dapat menyebabkan data

lebih cepat diproses dan terjaga akurasinya. Sifat itu diinginkan untuk menjaga

transparansi. Namun, aplikasi yang salah akan menyebabkan sistem tidak dapat

51 

 

digunakan secara efektif dan efisien serta dapat menimbulkan harapan yang salah,

seperti adanya false sense of security. Di Indonesia, dasar dari E-Procurement adalah

Perpres Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah secara

elektronik.

British Petroleum (BP) mulai beroperasi sejak tahun 1909 dengan nama Anglo-

Persian Oil Company. Asal mula BP adalah ketika didirikan pada Mei 1901. Saat ini

BP telah berkembang menjadi satu perusahaan internasional yang beroperasi di lebih

dari 100 negara di seluruh dunia, yaitu Eropa, Amerika Selatan dan Amerika Utara,

Australia, Asia, dan Afrika. Sektor industrinya adalah pada bidang eksplorasi dan

produksi, refining dan marketing, serta gas bumi dan renewable energy.

Di Indonesia, BP telah beroperasi selama 40 tahun. Core brand yang dimilikinya

adalah BP dan Castrol. Selain dengan PT Castrol Indonesia, BP Indonesia ditandai

dengan dua kejadian penting, yakni ketika pada tahun 2000, BP melakukan akuisisi

terhadap ARCO. Kemudian pada 6 Maret 2005, BP diserahi tanggung jawab oleh

Pemerintah Indonesia untuk proyek Tangguh LNG (Liquefied Natural Gas) di Teluk

Bintuni di Papua.

Dengan investasi yang cukup besar di Indonesia, BP melakukan banyak kegiatan

bisnisnya, dari upstream (BP West Java, Tangguh, VICO) hingga downstream

(Castrol), serta petrochemicals (PT AMI). Sebagai perusahaan besar, BP menyadari

ketatnya persaingan di industri minyak dan gas bumi. Untuk itu, BP menyadari

pentingnya merespon perubahan yang modern dan global sehingga mampu bertindak

52 

 

responsif dan fleksibel, untuk meningkatkan kesuksesannya dan memajukan nilai

bisnis serta objektifnya.

Untuk meningkatkan kinerja procurement, guna peningkatan efisiensi dan

produktivitas bisnis prosesnya, BP Indonesia menyelenggarakan e-procurement yang

dijalankan dengan mengacu pada Pedoman Tata Kerja BPMIGAS No.

007/PTK/VI/2004. E-Procurement yang diterapkan di BP Indonesia merupakan suatu

teknik pemesanan barang melalui elektronik mulai dari pencarian barang/jasa yang

tercantum di daftar barang/jasa yang tersedia di pasar (internet base). Sistem ini juga

berperan dalam mengatur dan mengontrol utilisasi pemesanan elektronik. Pemesanan

secara elektronik ini juga bertujuan untuk mempersingkat proses procurement,

mengurangi biaya transaksi dengan menggabungkan invoice, mengurangi persediaan

barang, dan meningkatkan pengawasan terhadap anggaran dan produktivitas.

BP Indonesia memiliki dua sistem e-procurement, yakni procurement card (pro-

card) dan e-bidding dengan sistem Small Scale Electronic Procurement (SSeP).

Procurement card merupakan suatu sistem pembayaran seperti kartu kredit, dengan

transaksi maksimal sebesar USD 5,000 atau sekitar Rp 50.000.000,- sedangkan SSeP

merupakan suatu rangkaian proses tender dengan transaksi maksimal USD 20,000

atau sekitar Rp 200.000.000,-.

Sistem SSeP mulai diterapkan pada akhir 2004, kemudian dalam perjalanannya

para pengguna mengalami beberapa kesulitan. Oleh karena itu, perlu dilakukan

survey untuk menemukan ada atau tidaknya kesenjangan (gap) antara harapan dan

53 

 

kinerja sistem. Hal itu untuk mengidentifikasi layanan apa saja yang dibutuhkan oleh

pengguna serta hal apa yang perlu ditingkatkan.

Penelitian dilakukan untuk mengamati tingkat kepuasan pengguna sistem Small

Scale Electronic Procurement (SSeP) di BP Indonesia. Penelitian dilakukan dengan

metode survei di Jakarta pada tahun 2007 terhadap para vendor yang menggunakan

sistem e-procurement untuk mengikuti pelelangan yang diadakan BP Indonesia.

Penelitian ini memerlukan berbagai data dan informasi, baik yang sifatnya kuantitatif

maupun kualitatif yang didapatkan dengan cara berikut. Pertama, Riset Perpustakaan.

Penelitian yang dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan informasi

berdasarkan literatur, jurnal, dan buku yang berhubungan dengan masalah yang

diteliti. Kedua, riset lapangan. Penelitian dilakukan dengan survei perusahaan objek

penelitian. Dengan melakukan riset lapangan ini diharapkan data dan informasi yang

diperoleh lebih akurat. Survei dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada

vendor dan buyer.

Subjek penelitian in adalah vendor yang menggunakan sistem e-procurement

dalam mengikuti proses tender di BP Indonesia. Teknik pengambilan sampel dalam

penelitian ini menggunakan metode sebagai berikut.

( )( )

442.0

96.067.0

.

2

2

2

==

⎥⎦⎤

⎢⎣⎡≥

n

bzn σ

54 

 

Keterangan:

n = Ukuran sampel yang diperlukan

b = Perbedaan antara yang ditaksir dengan tolak ukur penafsiran

z = Taraf kepercayaan yang ditetapkan

σ = Simpangan baku

Dengan derajat kepercayaan sebesar 95% maka ukuran sampel yang akan diteliti

adalah sebesar 44 orang dari populasi.

Variabel penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut.

Pertama, Variabel Bebas, yaitu Keandalan sistem ( 22 ', XX ); Kemudahan Penggunaan

( 33 ', XX ); Tingkat Efisiensi ( 44 ', XX ).

Keterangan:

4321 ,,, XXXX merupakan variabel yang berhubungan dengan pandangan pengguna

mengenai kinerja sistem SSeP saat ini.

4321 ',',',' XXXX merupakan variabel yang berhubungan dengan harapan pengguna

mengenai kinerja sistem SSeP saat ini.

Kedua, Variabel Terikat. Variabel terikat yang digunakan adalah tingkat kepuasan

pengguna terhadap sistem SSeP (Y).

55 

 

Ketiga, Skala yang digunakan. Penelitian ini menggunakan skala likert dengan

penilaian sebagai berikut:

a) 1 = Sangat tidak setuju

b) 2 = Tidak setuju

c) 3 = Setuju

d) 4 = Sangat setuju

Penelitian ini memakai dua analisis statistik, yaitu analisis uji t-berpasangan (paired

t-test) dengan derajat signifikansi sebesar 0.025 dan analisis pada harapan dan kinerja

sistem. Analisis uji t-berpasangan digunakan untuk menganalisis kesenjangan antara

harapan pengguna terhadap kinerja sistem e-procurement dengan kinerja nyata sistem

tersebut. Kemudian analisis pada harapan dan kinerja sistem untuk melihat secara

lebih terperinci faktor apa yang perlu diperbaiki dari sistem tersebut.

Penelitian ini telah merumuskan beberapa hipotesis sesuai dengan variabel yang

digunakan. Kemudian hipotesis akan diuji dengan pendekatan statistik untuk

membentuk kesimpulan yang dibutuhkan sebagai hasil dari penelitian.

Hipotesis Fungsionalitas

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

56 

 

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem dimensi

fungsionalitas.

1H : Kepuasan pengguna lebih besar dari kinerja sistem dimensi fungsionalitas.

Hipotesis Keandalan

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem dimensi

kehandalan.

1H : Kepuasan pengguna lebih besar dari kinerja sistem dimensi kehandalan.

Hipotesis Kemudahan

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem dimensi

kemudahan.

1H : Kepuasan pengguna lebih besar dari kinerja sistem dimensi kemudahan.

Hipotesis Tingkat Efisiensi

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

57 

 

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem dimensi

tingkat efisiensi.

1H : Kepuasan pengguna lebih besar dari kinerja sistem dimensi tingkat efisiensi.

Hipotesis Kepuasan secara Keseluruhan

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem dimensi

kepuasan secara keseluruhan.

1H : Kepuasan pengguna lebih besar dari kinerja sistem dimensi kepuasan secara

keseluruhan.

Selain hipotesis tersebut, digunakan pula hipotesis untuk melihat kesenjangan

kepuasan,

211

210

::

μμμμ

<≤

HH

0H : Kepuasan pengguna lebih kecil atau sama dengan kinerja sistem.

1H : Kinerja sistem lebih besar dari harapan pengguna.

Gambar 2.10 menggambarkan kerangka pikir penelitian pada Jurnal Evaluasi

Sistem Small Scale Electronic Procurement di BP Indonesia.

58 

 

Gambar 2.10. Kerangka Pikir Penelitian pada Jurnal Evaluasi Sistem Small Scale Electronic Procurement di BP Indonesia

Penelitian menggunakan data yang diperoleh dari responden yang mengisi kuesioner

yang dikirim melalui email sejak 15 Januari – 2 Februari 2007. Sesuai dengan

perhitungan sampel, data kuesioner yang diperlukan berjumlah 44. Dari profil

pengguna berdasarkan masa kerja, usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, lama

penggunaan, frekuensi pemakaian, sebagian besar pemakai SSeP adalah laki-laki,

Analisa Sistem e-procurement yang sedang berjalan pada BP Indonesia

Teknik pengumpulan data

‐ Wawancara

‐ Kuesioner

‐ Observasi

Analisa kepuasan user Evaluasi sistem e-procurement yang sedang berjalan

Analisa GAP

Hasil Analisa GAP dan Evaluasi E-Procurement

Kesimpulan dan Saran

59 

 

dengan tingkat pendidikan rata-rata S1, berusia 31-39 tahun, dengan masa kerja <5

tahun, rata-rata lama penggunaan <10 jam/bulan, dan rata-rata frekuensi pemakaian

<20 kali/bulan.

Validitas dan reliabilitas diuji dengan memakai Alpha Croanbach yang tersedia

ada perangkat lunak SPSS. Untuk menentukan apakah item pertanyaan pada suatu

faktor adalah valid atau tidak, digunakan tabel Alpha. Dalam penelitian ini, seluruh

item pertanyaan dalam kuesioner dinyatakan telah valid dan reliable.

Secara umum, dari hasil analisis kesenjangan untuk masing-masing dimensi

diperoleh bahwa kesenjangan terbesar antara harapan pengguna dan kinerja sistem

SSeP terjadi pada dimensi keandalan dan kesenjangan terkecil terjadi pada dimensi

kemudahan. Sesuai dengan UIS model, kesenjangan yang terjadi pada penelitian ini

secara keseluruhan berada pada posisi gap 1 dan terdapat perbedaan antara harapan

pengguna dengan perancangan sistem yang diharapkan. Tabel 2.9 berikut menyajikan

ringkasan rata-rata kesenjangan (gap) antara harapan pengguna dan kepuasan

pengguna terhadap sistem SSeP dari yang terbesar hingga terkecil:

60 

 

Tabel 2.9. Ringkasan Rata-rata Gap Antara Harapan dan Kepuasan

Pengguna terhadap Sistem SSeP

No Dimensi Harapan

Pengguna (1)

Kinerja Sistem

(2)

GAP (2-1)

1 Fungsionalitas 3.17 2.99 -0.18

2 Kehandalan 3.28 2.89 -0.39

3 Kemudahan 3.18 3.08 -0.1

4 Efisiensi 3.34 2.99 -0.35

5 Kepuasan Secara keseluruhan 3.07 2.93 -0.14

Sumber: Data Kuesioner yang Diolah

Dari hasil uji hipotesis diperoleh nilai p-value untuk harapan pengguna dan kinerja

sistem SSeP untuk tiap dimensi yang diukur adalah 0.000 dan 0.010, seperti yang

tersaji pada Tabel 2.10.

61 

 

Tabel 2.10. Ringkasan Hasil Uji T

No Dimensi Harapan

Pengguna

Kinerja Sistem P Value

1 Fungsionalitas 3.1676 2.9915 .010

2 Kehandalan 3.2773 2.8909 .000

3 Kemudahan 3.1818 3.0795 .010

4 Efisiensi 3.3442 2.9870 .000

5 Kepuasan Secara keseluruhan 3.0727 2.9318 .010

Sumber: Data Kuesioner yang Diolah

Hasil uji hipotesis ini menyimpulkan bahwa pada kenyataannya terdapat perbedaan

antara harapan pengguna dengan kinerja sistem SSeP, yakni harapan pengguna lebih

tinggi dari kinerja sistem tersebut. Hal itu karena pengelola sistem belum mampu

memahami kebutuhan pengguna. Berdasarkan diagram harapan dan kinerja, item

yang memerlukan perhatian khusus dari pengelola dan harus diperbaiki atau

ditingkatkan dapat dilihat pada Tabel 2.11.

62 

 

Tabel 2.11. Item yang Perlu Diperbaiki/Ditingkatkan

Dimensi Item Yang Perlu Diperbaiki

Fungsionalitas - Sistem sesuai dengan kebutuhan Anda

- Sistem dapat meningkatkan hubungan yang baik antara klien

- Sistem mampu menigkatkan informasi manajemen

- Sistem mampu meningkatkan kontrol manajemen

Keandalan - Tingkat kesalahan relatif sedikit

Kemudahan - Sistem menyediakan petunjuk yang jelas

dalam penggunaannya

Efektivitas - Proses pengubahan data dalam sistem dapat

dilakukan dengan singkat

Kepuasan Secara Keseluruhan

- Kepuasan Anda dalam menggunakan sistem

- Jarang mendapat masalah dengan sistem

Dari hasil penelitian dan analisis, diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut.

Pertama, dari profil responden, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pemakai

sistem SSeP adalah laki-laki, dengan tingkat pendidikan rata-rata S1, berusia 31-49

tahun, dengan masa kerja <5 tahun, rata-rata lama penggunaan <10 jam/bulan, dan

rata-rata frekuensi pemakaian < 20 kali/bulan. Kedua, dari lima dimensi yang diukur,

yakni fungsionalitas, keandalan sistem, kemudahan, efektivitas, dan kepuasan secara

63 

 

keseluruhan, semuanya masih memiliki gap (kesenjangan) antara harapan pengguna

dengan kinerja sistem. Ketiga, dengan adanya gap tersebut maka sistem SSeP masih

perlu diperbaiki atau ditingkatkan kinerjanya sesuai dengan harapan pengguna.

Keempat, berdasarkan simpulan dari kuesioner terbuka, secara umum dapat

digambarkan bahwa dengan adanya sistem SSeP pengguna memperoleh banyak

kemudahan. Namun disisi lain, sistem ini masih memiliki kelemahan-kelemahan yang

harus diperbaiki atau ditingkatkan.

Berdasarkan simpulan yang diutarakan, terdapat beberapa saran yang

disampaikan kepada BP Indonesia. Saran tersebut berdasarkan Analisis Dimensi

adalah sebagai berikut. Saran dalam Fungsionalitas Sistem, yaitu diperlukan sistem

yang sesuai bagi kebutuhan pengguna dan pengembang perlu memperhatikan

kemampuan sistem dalam menyajikan berbagai informasi secara akurat. Saran

Keandalan Sistem, yaitu pengembang perlu memperhatikan kecepatan dan

kemampuan sistem dalam melayani pengguna; Pengembang perlu memperhatikan

waktu penyajian, keakuratan data, penyajian data, dan kelengkapan data secara

relevan bagi pengguna.

Saran Kemudahan Sistem, yaitu pengembang perlu memperhatikan kemudahan

navigasi pada situs web oleh pengguna dalam penyajiannya terhadap fasilitas

pencarian informasi dan petunjuk penggunaan sistem. Saran Efisiensi Sistem, yaitu

pengembang perlu memperhatikan fleksibilitas sistem dan menjaga kinerja sistem

agar tetap baik, walaupun terjadi perubahan dalam sistem. Saran Kepuasan secara

Keseluruhan Sistem, yaitu pengembang perlu memperhatikan secara khusus masalah

64 

 

kesalahan yang sering terjadi dalam sistem; Pengembang perlu memperhatikan

kemampuan sistem dalam menangani kesalahan yang terjadi serta memulihkan data

yang sedang digunakan oleh pengguna ketika terjadi kesalahan; Analisis kepuasan

sebaiknya dilakukan secara berkala dan hasilnya dibandingkan dengan kinerja sistem

sehingga kecenderungan pergerakan kinerja sistem dan harapan sistem terhadap

tingkat kepuasan pengguna dapat diamati; Secara keseluruhan, saran yang diajukan

adalah pengembang sebaiknya sering melakukan update terhadap sistem sesuai

dengan harapan pengguna.

Selain itu, terdapat juga saran umum sebagai berikut. Pertama, setelah closing

date, sistem perlu memberikan informasi mengenai proses tender untuk seluruh

vendor yang berpartisipasi, apakah tender tersebut masih dalam tahap evaluasi atau

sudah dimenangkan. Kedua, pengembang perlu menambah kapasitas bandwith untuk

mengakses sistem yang lebih cepat, seperti memasukkan data atau mengedit data.

Ketiga, sistem sebaiknya menyediakan fasilitas pembatalan penawaran selama e-

bidding belum ditutup. Keempat, pengembang perlu menambah jumlah karakter pada

kolom remark (keterangan).

Kelima, pengembang perlu menambah fasilitas untuk otomatisasi hasil dari e-

bidding kepada departemen yang membutuhkan barang tersebut. Keenam, sistem

memberikan peringatan mengenai kelengkapan dokumen vendor, seperti masa

berlaku sertifikasi perusahaan. Ketujuh, pengembang perlu memisahkan antara

bidding yang sedang berjalan dengan bidding yang telah selesai ke dalam folder yang

berbeda. Kedelapan, sistem perlu menambahkan fasilitas convert kurs IDR ke USD

65 

 

dan sebaliknya. Kurs tersebut juga harus diperbaharui sesuai dengan pasar mata uang

pada saat itu.