II-1

BAB II DASAR TEORI

Dasar teori digunakan sebagai landasan dalam pelaksanaan tugas akhir. Bab ini akan

membahas mengenai seluruh dasar teori yang berkaitan dengan pengerjaan tugas akhir.

Dasar-dasar teori yang akan dijelaskan adalah penjelasan mengenai definisi-definisi umum

terkait dengan EAP, metode EAP, Business Systems Planning, serta metode Value Chain

Configuration Porter.

2.1 DEFINISI UMUM

Pada subbab ini diberikan paparan mengenai definisi-definisi umum terkait arsitektur

informasi serta arsitektur enterprise.

2.1.1 Arsitektur

Arsitektur didefinisikan sebagai suatu cara bagaimana sebuah sistem (mencakup jaringan,

perangkat keras serta perangkat lunak) distrukturisasi. Arsitektur biasanya mendeskripsikan

bagaimana sistem tersebut dibangun, bagaimana komponen-komponen disusun dan protokol-

protokol serta antarmuka yang digunakan untuk mengintegrasikan komponen-komponen

tersebut. Arsitektur juga mendefinisikan fungsi-fungsi dan deskripsi dari format data dan

prosedur komunikasi antara node dengan workstation [YOS04].

Arsitektur merupakan sebuah deskripsi dari semua aktivitas fungsional yang harus dilakukan

untuk mencapai misi yang diinginkan, elemen sistem yang dibutuhkan untuk melakukan

fungsi-fungsi tersebut serta rancangan tingkatan performansi dari elemen tersebut. Sebuah

arsitektur juga mencakup informasi mengenai teknologi, antarmuka dan lokasi dari

pelaksanaan fungsi serta dianggap sebagai sebuah deskripsi yang terus berkembang dari

sebuah pendekatan untuk mencapai misi yang diinginkan.

2.1.2 Enterprise

Sebuah enterprise terdiri dari semua keberfungsian komponen yang dioperasikan di bawah

kepemilikan atau kontrol dari sebuah organisasi tunggal. Enterprise dapat berupa sebuah

bisnis, layanan (service) atau keanggotaan organisasi yang terdiri dari satu atau lebih usaha

dan dioperasikan pada sebuah atau lebih lokasi operasi. Enterprise mencakup semua cabang

II-2

organisasi serta semua usaha yang dimiliki dan dikelola oleh enterprise atau cabang

enterprise [YOS04].

2.1.3 Arsitektur Informasi

Ada beberapa definisi mengenai arsitektur informasi. Definisi pertama menyebutkan bahwa

arsitektur informasi adalah bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam

organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih. Arsitektur

informasi juga didefinisikan sebagai suatu rancangan sistem komputer secara keseluruhan

(termasuk sistem jaringan) untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik.

Sebuah arsitektur informasi yang mendetail berisi perencanaan yang menjawab data apa yang

dikumpulkan, dimana dan bagaimana data dikumpulkan, bagaimana cara mengirimkan data,

dimana data akan disimpan serta aplikasi-aplikasi apa yang akan menggunakan data tersebut

dan bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut dihubungkan sebagai suatu sistem yang utuh.

2.1.4 Arsitektur Enterprise

Sebuah arsitektur enterprise adalah sebuah rancangan untuk kesepakatan dan interoperasi

dari komponen-komponen bisnis (contoh: kebijakan, operasi, infrastruktur, informasi) yang

mendukung keberjalanan dari sebuah enterprise. Arsitektur enterprise juga didefinisikan

sebagai sebuah himpunan representasi yang bersifat deskriptif dan sesuai untuk

mendeskripsikan sebuah enterprise agar kualitas dari enterprise tetap terjaga dan dapat

menyesuaikan dengan perubahan yang ada [YOS04].

2.2 ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING (EAP)

Enterprise Architecture Planning is the process of defining architectures for the use of

information in support of the business and the plan for implementing those architectures

[SPE92].

Enterprise Architecture Planning (EAP) adalah sebuah proses untuk mendefinisikan

arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis serta rencana untuk

mengimplementasikan arsitektur tersebut. Ada tiga buah arsitektur yang dimaksud dalam

definisi di atas, yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi serta arsitektur teknologi. Dalam

EAP, arsitektur mendefinisikan dan mendeskripsikan data, aplikasi dan teknologi yang

II-3

dibutuhkan untuk mendukung berjalannya bisnis, sedangkan rencana implementasi

mendefinisikan kapan arsitektur tersebut diimplementasikan [SPE92].

EAP merupakan langkah awal untuk melaksanakan misi dari sistem informasi yang

digeneralisasi dari kebutuhan organisasi dari sudut pandang para eksekutif organisasi, yaitu

1. Terbukanya akses terhadap data yang dibutuhkan, kapan saja dan dimana saja

2. Sistem yang fleksibel dan maintainable, terutama terhadap perubahan dari

kebutuhan bisnis

3. Integritas dan standar data untuk menjaga keakuratan dan konsistensi data

4. Integrasi data dan sistem dalam mendukung data yang digunakan bersama di

organisasi

5. Efektif dalam hal biaya

Keuntungan langsung yang didapat dari penggunaan EAP :

1. Fokus dari EAP adalah pada penggunaan teknologi yang bersifat strategis untuk

mengelola data sebagai sebuah aset dari organisasi.

2. EAP memiliki kosakata standar (standard vocabulary) yang memfasillitasi

komunikasi dan mengurangi ketidakkonsistenan dan redundancy dari data.

3. Adanya dokumentasi dapat meningkatkan pemahaman terhadap bisnis.

4. Model-model dapat digunakan untuk menjelaskan bisnis yang dijalankan dan

melakukan penilaian terhadap dampak dari perubahan bisnis.

5. Kebijakan pengambilan keputusan dapat ditinjau ulang.

6. EAP mempertimbangkan integrasi dari sistem yang sudah ada saat ini dengan

sistem yang baru.

7. EAP memungkinkan sebuah pendekatan yang komprehensif, objektif dan

imparsial.

8. Perencanaan sistem jangka panjang merupakan pelengkap dari perencanaan bisnis

(business plan).

9. Solusi jangka panjang dan efektif dalam hal biaya mempertimbangkan nilai

kembali yang akan diperoleh.

10. EAP melibatkan strategi migrasi yang layak (feasible) dengan pencapaian jangka

pendek (short-term achievements)

11. EAP memudahkan penilaian terhadap keuntungan dan dampak dari implementasi

sistem dan perangkat lunak baru.

II-4

12. EAP memungkinkan akomodasi yang lebih mudah dari perubahan bisnis yang

dinamis.

13. Partisipasi dari staf manajemen menyediakan prospektif, kredibilitas dan

kepercayaan diri untuk bisnis sehingga tidak menimbulkan kendala dalam

pengembangan sistem.

EAP berbeda dengan perencanaan sistem informasi tradisional yang lain dalam empat hal :

1. Arsitektur dibuat berdasarkan model bisnis fungsional (business driven). Model

bisnis fungsional adalah sebuah basis pengetahuan mengenai apa bisnis itu dan

informasi apa yang digunakan untuk menjalankan bisnis tersebut.

2. EAP mendefinisikan data sebelum aplikasi. Dalam EAP, arsitektur pertama

mendefinisikan semua data yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya bisnis.

Ketika hal tersebut selesai, arsitektur berikutnya mendefinisikan aplikasi yang

dibutuhkan untuk mengelola data.

3. EAP menggunakan data dependency untuk menentukan rencana implementasi.

Pendekatan EAP mengatur prioritas dengan berbeda. Pada EAP, data dependency

menentukan urutan ideal untuk implementasi aplikasi. (data-driven planning)

4. EAP mempertimbangkan baik operasional jangka pendek dan strategis jangka

panjang dengan fokus pada penggunaan informasi dan teknologi untuk mendukung

keberjalanan bisnis.

2.2.1 Zachman Framework

EAP adalah sebuah proses pendefinisian dua layer teratas dari Zachman Information System

Architecture Framework. Metode Zachman dikenal lebih signifikan karena

1. Metode ini mengidentifikasi sebuah framework dari enam level arsitektur yang dimulai

dari level konseptual (ballpark view serta owner’s view), melalui detail dari desain dan

kontruksi sebuah sistem.

2. Metode ini juga menyediakan definisi serta perbedaan yang jelas dari tiga jenis

arsitektur, yang mencakup data, proses (aplikasi) serta jaringan (teknologi) [SPE92].

II-5

Berikut ini adalah gambaran lengkap Zachman Framework:

Gambar II-1 Zachman Framework

2.2.2 Tahapan pada EAP

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya pada subbab 2.2.1, EAP membangun dua lapisan

teratas dari Framework Zachman, yaitu ballpark view dan owner’s view. Framework

Zachman sangat membantu untuk menempatkan tahapan perencanaan dan pendefinisian pada

sebuah framework konseptual, namun framework ini tidak menjelaskan bagaimana

mendefinisikan dua layer teratas tersebut atau bagaimana mengimplementasi arsitektur

tersebut. Pada gambar II-2, ditunjukkan tujuh fase dari EAP yang merupakan pendefinisian

dari arsitektur dan perencanaan tersebut.

II-6

Gambar II-2 Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP

Lapisan 1

Tahap inisiasi perencanaan merupakan tahap penentuan dimulainya EAP pada jalur yang

tepat, yang mencakup metodologi yang akan digunakan, siapa saja yang harus terlibat serta

toolset yang digunakan. Pada tahap ini dihasilkan sebuah workplan untuk EAP dan jaminan

komitmen dari manajemen organisasi untuk melakukan EAP.

Lapisan 2

Pada tahap pemodelan proses bisnis, dilakukan kompilasi sebuah basis pengetahuan

mengenai proses bisnis yang berjalan serta informasi yang digunakan dalam melakukan

bisnis tersebut. Tahap selanjutnya adalah tahap pendefinisian sistem aplikasi serta platform

atau landasan teknologi yang sudah ada saat ini. Tahap ini menghasilkan sebuah daftar

inventarisasi sistem aplikasi, data dan landasan teknologi yang akan bermanfaat sebagai

dasar dari rencana migrasi jangka panjang.

Lapisan 3

Pada lapisan ini, terdapat tiga tahapan pengerjaan EAP yang terdiri dari

1. Arsitektur data, dimana didefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk

menjalankan bisnis.

2. Arsitektur aplikasi, dimana didefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk

mengelola data tersebut dan mendukung fungsi bisnis yang dijalankan.

3. Arsitektur teknologi, dimana didefinisikan landasan teknologi yang dibutuhkan untuk

menyediakan sebuah lingkungan untuk aplikasi-aplikasi yang mengelola data serta

mendukung fungsi bisnis yang dijalankan.

II-7

Seperti yang termuat pada gambar II-2, pada lapisan ini terdapat sebuah panah yang

menunjukkan bahwa arsitektur data didefinisikan terlebih dahulu, kemudian arsitektur

aplikasi dan yang terakhir didefinisikan adalah arsitektur teknologi.

Lapisan 4

Pada lapisan ke-4, terdapat tahapan rencana implementasi atau rencana migrasi, dimana

didefinisikan urutan untuk mengimplementasikan aplikasi, jadwal untuk melakukan

implementasi, analisis biaya dan keuntungan serta merencanakan sebuah jalur yang jelas

untuk migrasi dari dimana organisasi berada saat ini ke keadaan yang diinginkan.

Berikut ini adalah tahapan proyek EAP [SPE92]:

Tabel II-1 Tahapan proyek EAP

NO TAHAPAN DELIVERABLES

1

Inisiasi perencanaan Ruang lingkup, tujuan/objektif, visi, metodologi, kakas

yang digunakan, tim perencanaan, presentasi, workplan

2 Pemodelan bisnis

(proses bisnis)

Struktur organisasi, model bisnis fungsional awal

3 Survey enterprise Model bisnis fungsional yang lengkap

4 Sistem dan teknologi saat ini IRC (Information Resource Catalog), skema sistem

5 Arsitektur data Definisi entitas, diagram E-R, matriks entitas ke fungsi,

laporan arsitektur data

6 Arsitektur aplikasi Definisi aplikasi, matriks aplikasi, analisis dampak,

laporan arsitektur aplikasi

7 Arsitektur teknologi Distribusi data/aplikasi, laporan arsitektur teknologi

8 Rencana implementasi Urutan aplikasi, rencana migrasi, biaya dan keuntungan,

faktor kesuksesan dan rekomendasi

9 Kesimpulan perencanaan Laporan akhir, bahan presentasi

10 Transisi ke implementasi Perbaikan terhadap organisasi, kebijakan, standar,

prosedur dan rencana proyek mendetail

2.2.2.1 Inisiasi Perencanaan

Sejumlah besar proyek EAP mengalami kegagalan yang disebabkan oleh tujuan serta

ekspektasi yang tidak realistis dari organisasi, pemilihan pendekatan yang salah serta tidak

adanya pengalaman dan tidak terbiasa dengan metode EAP. Oleh karena itu, pada subbab ini

akan dijelaskan tahap inisiasi dari EAP agar proyek EAP terselesaikan dengan baik.

II-8

Pada tahapan ini, hal-hal yang perlu dihasilkan adalah

1. EAP project workplan, yang berisikan spesifikasi fase, langkah-langkah untuk

mengembangkan arsitektur serta rencana implementasi dari arsitektur tersebut.

2. Dukungan dan komitmen dari para eksekutif dan staf manajemen organisasi

Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada tahapan ini adalah

1. Menentukan ruang lingkup serta tujuan dari EAP

Langkah ini perlu dilakukan agar tingkat manajemen serta peserta proyek mengerti

hasil apa yang akan diperoleh. Langkah ini menghasilkan definisi ruang lingkup dari

organisasi atau enterprise, identifikasi dan seleksi unit organisasi yang terlibat dalam

pengerjaan EAP serta rincian tujuan yang ingin diwujudkan.

Pada langkah ini dilakukan sejumlah aktivitas sebagai berikut:

a) Mendefinisikan ruang lingkup enterprise;

Enterprise harus didefinisikan dengan tepat dan mencakup seluruh area yang

membutuhkan sejumlah share data yang substansial

b) Mengevaluasi karakteristik dari organisasi

Beberapa karakteristik yang diharapkan dari sebuah enterprise, adalah

i. memiliki sebuah rencana bisnis yang strategis dan berjangka panjang

ii. terfokus pada program total quality management

iii. sistem yang ada saat ini tidak cukup atau terlalu memakan biaya

iv. ada kebutuhan untuk integrasi dan share data

v. ada proyek sistem informasi yang tidak sukses

c) Memahami enterprise

d) Membuat daftar dan mendefinisikan tujuan serta deliverables dari EAP, namun

lebih difokuskan pada keuntungan bisnis yang akan didapatkan

e) Melakukan review terhadap faktor sukses (Critical Success Factors) serta

hambatan yang ditemukan dan mengembangkan sebuah strategi untuk fase

inisiasi

f) Membuat jadwal yang feasible

2. Membuat sebuah visi

Pada tahap ini dibuat sebuah visi sistem informasi yang mendukung bisnis untuk saat

ini dan masa mendatang.

II-9

3. Mengadaptasi sebuah metologi perencanaan

Langkah ini menghasilkan sebuah acuan metodologi EAP (EAP methodology

guidebook). Dalam menentukan metodologi, sebaiknya memenuhi ketentuan-

ketentuan berikut:

a) Metodenya harus berbeda dengan metode perencanaan sistem informasi

tradisional dengan mendefinisikan fungsi bisnis terlebih dahulu, kemudian

mendefinisikan arsitektur enterprise untuk data, aplikasi dan teknologi, serta

menggunakan data dependency sebagai kriteria utama dalam urutan aplikasi.

b) Setiap langkah yang dilakukan harus berkontribusi pada arsitektur dan

perencanaan yang telah dibuat.

c) Metode harus mudah dipahami, fleksibel dan juga mudah diadaptasi.

d) Metode harus sesuai dengan budaya dan politik enterprise.

Pada langkah ini dilakukan aktivitas mempelajari metodologi EAP dan pendekatan

perencanaan sistem informasi lainnya. Salah satu pendekatan perencanaan yang dapat

digunakan adalah akar dari EAP, yaitu metode Business Systems Planning (BSP)

yang dipublikasikan oleh IBM dan akan dijelaskan pada subbab 2.3.

4. Menyusun sumber daya komputer yang dibutuhkan

5. Membangun sebuah tim perencanaan

6. Mempersiapkan workplan EAP

7. Mendapatkan komitmen serta pembiayaan yang dibutuhkan dari eksekutif organisasi

2.2.2.2 Pemodelan Bisnis Awal

Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis yang dijalankan enterprise.

Tujuan dari pemodelan bisnis adalah untuk menyediakan sebuah basis pengetahuan yang

lengkap, menyeluruh serta konsisten yang dapat digunakan dalam mendefinisikan arsitektur

dan rencana implementasinya[SPE92].

Pada EAP, pemodelan bisnis dilakukan dalam dua tahap, yaitu pemodelan bisnis awal

(preliminary business model) dan pemodelan bisnis yang lengkap. Model bisnis awal ini

mengidentifikasikan fungsi-fungsi, menyajikan deskripsi yang jelas untuk tiap fungsi serta

mengidentifikasi unit organisasi yang melakukan setiap fungsi bisnis tersebut [SPE92].

II-10

Ada tiga langkah yang dilakukan untuk melengkapi bisnis model awal, yaitu

1. Mendokumentasikan struktur organisasi

Tujuan dari langkah ini adalah untuk mendokumentasikan struktur organisasi dan

mengidentifikasi individu serta lokasi dimana fungsi bisnis dijalankan. Informasi ini

diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang yang penting untuk diwawancara serta

menentukan seluas apakah sharing data dan sistem aplikasi dalam enterprise. Beberapa

hal yang dihasilkan dari langkah ini mencakup

a. chart organisasi yang terbaru

b. daftar posisi dan jabatan, lokasi bekerja serta jumlah tenaga kerja di setiap posisi

c. dokumentasi mengenai sasaran bisnis, tujuan serta rencana strategis bisnis

(strategic business plans) (opsional)

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada langkah ini, adalah

a. Mengumpulkan struktur organisasi terbaru, yang mencakup nama dan lokasi

unit organisasi (departemen), jabatan/posisi, tenaga kerja (nama dan telepon),

jalur pelaporan (langsung dan tidak langsung) serta jumlah orang di setiap

posisi atau departemen

b. Mengidentifikasi lokasi bisnis dan menghubungkannya dengan unit organisasi

c. Mendokumentasikan sasaran dan tujuan bisnis

Aktivitas ini bersifat opsional, karena aktivitas ini memakan waktu yang tidak

sebentar untuk menyelesaikannya. Analisis terhadap sasaran dan tujuan bisnis

penting dilakukan di perusahaan yang memiliki struktur yang sangat informal

atau sering terjadi perubahan dalam hal bisnis ataupun produk.

d. Membuat sebuah laporan terkait unit organisasi, struktur pelaporan, lokasi serta

sasaran bisnis (opsional)

2. Mengidentifikasi dan mendefinisikan fungsi bisnis

Langkah ini mendefinisikan struktur dari model bisnis. Pada langkah ini, setiap fungsi

yang ada diidentifikasi, mencakup nama, deskripsi fungsi atau dekomposisi fungsi, dan

fungsi ini minimal harus dijalankan oleh sebuah unit organisasi (kecuali fungsi tersebut

adalah fungsi di masa depan yang belum dijalankan).

Sebuah fungsi adalah himpunan aksi yang dilakukan dalam menjalankan bisnis. Ada

sebuah aturan yang digunakan dalam mendefinisikan fungsi bisnis, yang dikenal

dengan The Fundamental Rule of Functional Decomposition. Aturan tersebut

II-11

mengemukakan bahwa sebuah fungsi didefinisikan sepenuhnya oleh subfungsi-

subfungsi dari fungsi tersebut. [SPE92]

Aktivitas yang dilakukan pada langkah ini mencakup,

1) Mendefinisikan area fungsional utama dengan menggunakan konsep dari Michael

Porter;

Michael Porter menyatakan bahwa setiap area fungsional utama dari sebuah

enterprise memberikan kontribusi yang signifikan dan dapat diidentifikasi pada

hasil atau keuntungan dari perusahaan tersebut. Penjelasan mengenai konsep ini

akan diberikan pada subbab 2.4 dari dokumen ini.

2) Membagi setiap area fungsional menjadi subfungsi-subfungsi sesuai dengan apa

fungsinya atau arti dari nama fungsi yang diberikan, atau disebut juga dengan

proses dekomposisi fungsional;

3) Melanjutkan dekomposisi fungsi yang telah dilakukan sampai didapatkan fungsi-

fungsi yang single-action oriented, dieksekusi berulang-ulang, memiliki outcome

yang dapat diidentifikasi, atau dapat diasosiasikan dengan sebuah unit organisasi

tertentu yang telah didefinisikan pada langkah sebelumnya

4) Menyusun (ulang) semua fungsi yang ada secara hierarki untuk memperbaiki

model bisnis;

Semua subfungsi yang telah diidentifikasi harus dikelompokkan berdasarkan

objek dari aksi yang dilakukan, bukan berdasarkan aksi yang serupa dilakukan.

5) Memastikan kualitas dari model bisnis dan terus memperbaiki model bisnis

tersebut;

Ada tiga kriteria yang digunakan dalam menentukan kualitas dari sebuah model

bisnis :

a. Model bisnis harus masuk akal dan dapat dimengerti secara mudah oleh

orang-orang yang terlibat dalam enterprise.

b. Ruang lingkup dari model tersebut harus lengkap, konsisten, dimana tidak

terdapat duplikat fungsi dan definisi fungsi tidak ada yang tumpang tindih.

c. Model bisnis harus senantiasa stabil terhadap waktu, dalam pengertian

struktur dekomposisi model bisnis tidak menunjukkan hal-hal berikut :

i. Siapa yang melakukan fungsi atau yang bertanggung jawab terhadap

pelaksanaan fungsi tersebut

ii. Bagaimana fungsi dilakukan

iii. Di mana fungsi tersebut dilakukan

II-12

iv. Kapan fungsi dilakukan

v. Prioritas keutamaan dari fungsi

vi. Teknologi atau sumber daya yang dilakukan untuk melakukan fungsi

tersebut

vii. Aliran input, output yang terlibat dalam pelaksanaan fungsi

6) Membangun kestabilan model bisnis dengan senantiasa mengevaluasi model

tersebut dan mengamati bagaimana bisnis tersebut berevolusi seiring berjalannya

waktu;

7) Menghubungkan fungsi terhadap unit organisasi yang melakukan fungsi tersebut

dan memproduksi sebuah matriks.

3. Mendokumentasikan model bisnis awal dan mendistribusikan serta mempresentasikan

model tersebut ke komunitas bisnis untuk mendapatkan komentar;

Laporan mengenai model bisnis didistribusikan untuk memverifikasi bahwa definisi

dan hubungan antar fungsi sudah tepat. Beberapa hal yang dihasilkan dari langkah ini

adalah laporan model bisnis awal, presentasi model bisnis awal serta komentar

terhadap model bisnis tersebut.

2.2.2.3 Survey Enterprise

Tujuan dari fase ini adalah untuk mengumpulkan detail informasi mengenai bisnis untuk

menyempurnakan bisnis model awal yang sudah dibuat sebelumnya, mencakup

1. Informasi yang digunakan untuk melaksanakan sebuah fungsi

2. Kapan dan dimana fungsi tersebut dilaksanakan

3. Seberapa sering fungsi tersebut dilaksanakan

4. Kesempatan yang ada untuk memperbaiki fungsi tersebut

Ada lima tahapan untuk melakukan survey enterprise, yaitu

1. Menjadwalkan wawancara

2. Mempersiapkan wawancara yang akan dilakukan

Dalam melakukan wawancara, perlu dipersiapkan sebuah form berisikan definisi

fungsi dan definisi information source jika diperlukan.

Information source : Anything used or produced by a person or computer performing

a business function that conveys information (i.e, report, document, form, memo,

message, screen, index card, letter) [SPE92].

II-13

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa information source adalah hal-

hal yang digunakan atau diproduksi oleh seseorang atau sebuah komputer yang

melakukan sebuah fungsi bisnis yang melibatkan informasi. Dalam tahapan ini, ada

dua langkah yang perlu dilakukan, yaitu menentukan informasi apa yang ingin

didapatkan melalui wawancara, oleh karena itu, perlu juga menentukan pertanyaan

yang akan ditanyakan pada saat wawancara serta merancang form definisi fungsi dan

Information Source.

3. Melakukan wawancara

4. Melakukan entry data

5. Mendistribusikan model bisnis

Tahap pengerjaan ini menghasilkan:

a. sebuah laporan model bisnis yang lengkap, berisikan

1) diagram organisasi

2) deskripsi unit organisasi

3) function definition summary

4) deskripsi lengkap dari setiap fungsi

5) deskripsi information source (jika diperlukan)

6) information source usage summary (jika diperlukan)

7) sasaran, tujuan serta faktor sukses kritikal (critical success factors)

8) matriks hubungan

9) tabel dukungan aplikasi terhadap fungsi saat ini

b. pengenalan terhadap model bisnis

1) apa itu model bisnis

2) mengapa model bisnis penting untuk dibuat

3) bagaimana model bisnis ditentukan

4) bagaimana menginterpretasi laporan

2.2.2.4 Sistem dan Teknologi Saat Ini

Tujuan dari fase ini adalah untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan semua sistem dan

platform teknologi yang sedang digunakan di enterprise. Fase ini harus menyelesaikan

sebuah Information Resource Catalog (IRC).

II-14

Keuntungan yang diperoleh jika sebuah enterprise memiliki sebuah IRC, mencakup

1. IRC menyediakan sebuah referensi terhadap semua sumber daya informasi

(information resources). IRC berisi definisi dan juga deskripsi dari semua sistem

aplikasi, data serta platform teknologi.

2. IRC menunjukkan distribusi dari sumber daya informasi dalam sebuah enterprise.

3. IRC dapat digunakan sebagai penunjuk letak informasi bagi staf manajemen di dalam

sebuah enterprise.

4. IRC dapat digunakan untuk memberikan arahan kepada personel baru dari enterprise

terhadap pengembangan sistem informasi yang ada.

5. IRC digunakan oleh tim EAP sebagai dasar/basis untuk perencanaan jangka panjang.

6. Keputusan terkait penganggaran dan kontrol biaya dapat didasarkan pada IRC.

7. IRC dikembangkan dengan biaya yang reasonable.

8. IRC merepresentasikan penggunaan internal dari kakas dokumentasi.

Ada delapan tahapan langkah untuk membangun sebuah IRC, yaitu

1. Menentukan lingkup, tujuan serta rencana kerja IRC (IRC workplan)

Tujuan dari tahap ini adalah menentukan lingkup dan tujuan dari IRC serta

mengembangkan sebuah rencana kerja dan jadwal untuk IRC.

2. Bersiap untuk melakukan koleksi data

Tujuan dari tahap ini adalah menentukan jenis data yang akan dikompilasi di dalam

IRC serta merancang form untuk melakukan koleksi data. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam tahap ini mencakup

a. Menentukan data yang akan dikompilasi mengenai aplikasi

Item data yang biasanya dikompilasi untuk aplikasi mencakup :

i. Nama dari aplikasi

ii. Individu yang bertanggung jawab untuk memelihara aplikasi

iii. Pemilik yang bertanggung jawab terhadap kebutuhan dan fungsi dari

aplikasi

iv. Definisi dari aplikasi dan apa yang dilakukan aplikasi

v. Status dari sistem (operational, planned atau obsolete)

vi. Isu jangka panjang, berupa perubahan yang mungkin muncul di masa

depan

vii. Unit organisasi yang terkait dengan aplikasi

viii. Fungsi bisnis yang didukung oleh aplikasi

II-15

ix. Pemeliharaan atau biaya langsung

x. Jumlah orang yang ditugaskan untuk memelihara sistem

xi. Sifat dari aplikasi (batch, online atau keduanya)

xii. Frekuensi penggunaan sistem (harian, mingguan atau bulanan)

xiii. Durasi waktu penggunaan sistem (dalam menit atau jam)

xiv. Peralatan, perangkat keras atau landasan teknologi berbentuk fisik yang

digunakan

xv. Landasan komunikasi atau jaringan yang digunakan

xvi. Landasan perangkat lunak yang digunakan

xvii. Preceding systems, sistem yang harus dieksekusi sebelum menjalankan

aplikasi

xviii. Succeeding systems, sistem yang hanya dapat diekseksui setelah aplikasi

dijalankan

xix. Catatan tambahan

xx. Siapa yang memberikan informasi

xxi. Adakah materi atau dokumentasi tambahan yang diberikan

b. Menentukan data yang perlu dikumpulkan terkait input dan output utama, file

serta basis data dari sebuah aplikasi

c. Mengidentifikasi landasan teknologi yang mendefinisikan sebuah dekomposisi

berbentuk hierarki dari jenis-jenis landasan teknologi yang digunakan

d. Membuat form untuk melakukan koleksi data

e. Mempersiapkan instruksi detail mengenai cara pengisian form

3. Mengumpulkan data IRC

Pada tahap ini, form pengisian koleksi informasi untuk IRC didistribusikan dan

dikumpulkan. Tahapan ini akan menghasilkan form yang sudah terisi lengkap, serta

teridentifikasi bahwa aplikasi terkait dengan fungsi bisnis dan landasan teknologi

yang digunakan.

4. Memasukkan informasi ke toolset yang digunakan

Pada tahap ini informasi pada form yang telah dikumpulkan dimasukkan ke dalam

toolset yang digunakan.

II-16

5. Melakukan validasi dan review terhadap draft IRC

Tahap ini akan menghasilkan

a. Draft laporan IRC lengkap, yang berisi

i. Laporan deksripsi lengkap

ii. Laporan kesimpulan, indeks dan cross-reference

iii. Matriks yang menggambarkan keterhubungan antara

Aplikasi yang ada dengan fungsi bisnis

Aplikasi yang ada dengan landasan teknologi yang digunakan

b. Perkenalan terhadap IRC (apa itu IRC, mengapa IRC penting, bagaimana IRC

ditentukan dan bagaimana interpretasi terhadap laporan)

6. Menggambarkan skema yang merupakan diagram level aplikasi yang

menggambarkan aliran dari setiap input, output dan file dari setiap sistem;

Skema ini memberikan gambaran dari IRC yang menunjukkan bagaimana aplikasi

dan enterprise saling berhubungan.

7. Mendistribusikan IRC

8. Mengatur dan memelihara IRC

9. Prosedur-prosedur tertentu perlu dikembangkan untuk menjaga agar IRC tetap up-to-

date.

2.2.2.5 Arsitektur Data

Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan jenis data utama yang mendukung

fungsi bisnis yang telah didefinisikan pada model bisnis. Definisi dari arsitektur data ini akan

menjadi standar yang digunakan pada fase perancangan sistem, khususnya perancangan basis

data logik (logical database design), basis data fisik (physical database design) dan

pembangunan basis data. Arsitektur data terdiri dari entitas data, yang masing-masing

memiliki atribut dan hubungan (relationship) dengan entitas data lainnya.

Entity : Any person, place, concept, thing, or event that has meaning (information) in the

context of the business, and about which data may be stored [SPE92].

Entitas adalah sebuah benda, tempat, konsep, atau seseorang yang berarti atau memiliki

informasi dalam konteks bisnis dan merupakan hal yang akan disimpan dalam bentuk data.

II-17

Attribute : A named characteristic of an entity that further describes what the entity is

[SPE92].

Atribut adalah karakteristik dari sebuah entitas yang mendeskripsikan definisi dari entitas

tersebut.

Relationship or Relationship Attribute : An attribute whose value is that of another entity

(identifier), which serves to further define the business context of the entity (referred to as

foreign key in logical relational database design) [SPE92].

Keterhubungan atau atribut dari keterhubungan adalah sebuah atribut yang nilainya diambil

dari entitas lain (identifier) yang mendefinisikan lebih lanjut konteks bisnis dari entitas yang

bersangkutan.

Ada empat tahapan dalam fase arsitektur data, yaitu

1. Mendaftar kandidat entitas data

Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi semua entitas yang potensial dari data

yang dibutuhkan untuk mendukung keberjalanan bisnis. Tahapan ini akan

menghasilkan sebuah daftar nama kandidat dari entitas yang teridentifikasi. Ada

beberapa sumber informasi yang dapat dijadikan acuan ketika mencari kandidat

entitas data, yaitu :

a. Definisi fungsi

b. Form sumber informasi

c. Catatan wawancara

d. Deskripsi file dan sistem yang sudah berjalan saat ini

e. Arsitektur data atau rancangan basis data lainnya

2. Mendefinisikan entitas, atribut dan hubungan antar entitas

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat sebuah definisi dan deskripsi standar

untuk setiap entitas dalam arsitektur data dan untuk menyediakan ilustrasi grafik dari

keterhubungan antar entitas tersebut. Ketika tahapan ini terselesaikan, seluruh entitas

data sudah terdefinisi dan terdokumentasi dan dihasilkan sebuah diagram E-R (Entity-

Relationship).

II-18

Tabel berikut menjelaskan komponen dari tiap entitas, atribut dan hubungan antar

entitas yang perlu dipaparkan dalam arsitektur data.

Tabel II-2 Deskripsi Komponen Arsitektur Data

Komponen Deskripsi

ENTITAS Benda, konsep, tempat, orang atau sebuah event

Nama entitas Merepresentasikan istilah yang didefinisikan

Nama alternatif Standar nama lain yang diterima untuk sebuah entitas,

namun bukan nama yang disarankan

Identifier Setiap entitas harus memiliki sebuah identifier. Sebuah

identifier adalah sebuah atribut yang nilainya dapat

membedakan setiap kemunculan atau instans dari entitas

secara unik.

Definisi Sebuah deskripsi yang singkat dan tekstual dari entitas data

Is-a-kind-of (opsional) Sebuah entitas mungkin merupakan suatu jenis (a kind of)

dari entitas lain.

ATRIBUT Sebuah karakteristik yang sesuai untuk mendefinisikan dan

mendeskripsikan entitas

Nama atribut Sebuah nama karakteristik

Definisi Sebuah deskripsi singkat dan tekstual dari atribut

Himpunan nilai (opsional) Jangkauan nilai, domain atau jenis nilai untuk data yang

direpresentasikan oleh atribut tersebut.

Business rules (opsional) Aturan (rules) atau kondisi yang membangun nilai dari

sebuah atribut

RELATIONSHIP

(keterhubungan)

Sebuah keterhubungan antara dua entitas yang memberikan

definisi lebih jelas dari kedua entitas yang saling terhubung

Nama keterhubungan Nama ini memiliki sebuah bentuk dari sebuah kata kerja

yang mendeskripsikan keterhubungan antar dua entitas

Nama entitas yang terhubung Nama entitas kedua yang terhubung;

Contoh: Employee “works in” Organization Unit.

Organization Unit adalah nama entitas yang terhubung.

Kardinalitas Mendeskripsikan jumlah entitas yang terlibat dalam sebuah

hubungan

Definisi dan rule (opsional) Penjelasan lebih lanjut dari sebuah hubungan

II-19

Setelah didefinisikan, perlu dilakukan penyederhanaan terhadap himpunan definisi

dan keterhubungan yang rumit. Penyederhanaan yang dilakukan dapat mencakup:

a. Generalisasi : menggabungkan dua buah entitas yang serupa

b. Abstraksi : menghubungan dua buah atau lebih entitas untuk membentuk

entitas baru

c. Asimilasi : mengeliminasi sebuah entitas yang bersifat dependen

d. Separasi : memisahkan konsep gabungan menjadi konsep-konsep dasar

Untuk memberikan ilustrasi terhadap arsitektur data perlu dibuat sebuah diagram E-

R. Dalam menggambar diagram tersebut, untuk sebuah enterprise tidak mungkin

dibuat diagram E-R keseluruhan karena keterhubungan antar entitas akan terlihat

rumit, sehingga akan lebih baik jika diagram digambarkan berdasarkan area bisnis

yang berkesesuaian.

Sebuah arsitektur data yang baik memiliki kriteria sebagai berikut :

a. Mudah dipahami. Definisi dari entitas dapat dipahami oleh semua personel

yang terkait dengan keberjalanan bisnis.

b. Lengkap dan konsisten. Tidak adanya entitas data utama yang dihilangkan

dari arsitektur dan definisi dari tiap entitas tidak saling tumpang tindih.

c. Stabil. Definisi seharusnya hanya berdasarkan pada model bisnis. Stabilitas

dapat dicapai dengan mendefinisikan data tanpa terkait dengan siapa yang

menggunakan data, bagaimana data digunakan, dimana dan kapan data

digunakan, teknologi yang digunakan untuk menyimpan data serta bagaimana

data mengalir.

3. Menghubungkan entitas ke fungsi bisnis

Tahap ini dilakukan untuk menentukan entitas data yang dibuat, didapatkan,

diperbarui dan dihapus oleh fungsi bisnis yang terkait. Pada tahapan ini dihasilkan

matriks entitas terhadap fungsi bisnis . Pada matriks tersebut, terdapat simbol-simbol

sebagai berikut :

C Dibuat oleh sebuah fungsi

U Diubah (dilakukan update) oleh sebuah fungsi

R Diacu/digunakan oleh sebuah fungsi

II-20

Penanda-penanda tersebut bermakna fungsi yang bersangkutan membuat (create),

melakukan update, dan/atau menggunakan entitas data terkait. Proses yang

melakukan C mengimplikasikan U dan R, sedangkan proses yang melakukan U

mengimplikasikan R. Pada matriks, entitas memenuhi kolom dan dikelompokkan

sesuai dengan area fungsional utama dimana entitas tersebut terkait, biasanya area

fungsional yang membuat mereka. Matriks ini digunakan untuk mengembangkan

lingkup dari aplikasi pada tahap selanjutnya dari EAP, dan untuk menunjukan

jangkauan pengunaan data bersama dalam bisnis.

4. Mendistribusikan arsitektur data

Tahap ini mendistribusikan dokumentasi arsitektur data yang berisikan

a. Pendahuluan

b. Daftar nama entitas

c. Definisi entitas yang lengkap

d. Diagram E-R

e. Matriks penggunaan entitas

2.2.2.6 Arsitektur aplikasi

Pembuatan arsitektur aplikasi bertujuan untuk mendefinisikan jenis aplikasi utama yang

dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis dari sebuah enterprise.

Arsitektur aplikasi merupakan definisi dari aplikasi yang akan mengelola data dan

menyedikan informasi kepada orang-orang yang menjalankan fungsi bisnis yang ada dalam

enterprise [SPE92]. Aplikasi-aplikasi tersebut akan menyediakan akses pada data yang

dibutuhkan dalam format yang tepat dan efektif dengan biaya yang sesuai. Aplikasi adalah

mekanisme pengelolaan data dari sebuah enterprise, yang mencakup pemasukan data,

pengubahan data, pengurutan data, penyimpulan data, pengarsipan data, analisis data dan

pengacuan data.

Dalam metode EAP, ada lima langkah dasar dalam mengelola proses pembuatan arsitektur

aplikasi, yang mencakup

1. Mendaftar kandidat aplikasi

Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi setiap aplikasi yang mungkin

dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Aktivitas pertama yang

dilakukan adalah mengidentifikasi kandidat aplikasi. Istilah umum yang digunakan

II-21

dalam penamaan aplikasi adalah sistem informasi atau sistem administrasi. Penamaan

kandidat aplikasi akan terfokus pada pengelolaan jenis data tertentu atau pada

dukungan terhadap sejumlah fungsi atau prosedur bisnis tertentu. Setelah kandidat

aplikasi teridentifikasi, dilakukan identifikasi aplikasi yang dapat memperbaiki

kinerja bisnis atau menyediakan keuntungan kompetitif (competitive advantage).

Untuk melakukan identifikasi tersebut, matriks CRUD perlu dimanfaatkan untuk

memastikan bahwa setiap jenis data dikelola, atau dibuat dan di-update oleh paling

tidak sebuah aplikasi. Selain itu, bagaimana kualitas dari fungsi bisnis akan

diperbaiki, dalam hal efisiensi, akurasi, keandalan dan biaya perlu juga diperhatikan

dalam melakukan identifikasi aplikasi tersebut.

2. Mendefinisikan aplikasi

Langkah ini menyediakan definisi standar untuk setiap aplikasi yang terdapat pada

arsitektur aplikasi. Sebuah definisi aplikasi mendeskripsikan apa yang dilakukan oleh

sebuah aplikasi, bukan bagaimana aplikasi tersebut bekerja. Definisi aplikasi yang

baik akan mencakup tujuan singkat dan jelas, deskripsi dan kapabilitas dari aplikasi

serta dampak manfaat terhadap bisnis. Ada tiga buah kriteria yang menunjukkan

kebaikan dari sebuah arsitektur aplikasi, yaitu

a. Arsitektur mudah dipahami, mencakup definisi yang logis dan dapat dengan

mudah dipahami.

b. Arsitektur aplikasi mencakup keseluruhan aplikasi dengan lengkap dan konsisten,

dimana aplikasi-aplikasi mendukung sebagian besar fungsi bisnis dan mengelola

setiap entitas data yang ada tanpa ada duplikasi kemampuan dari aplikasi yang

ada.

c. Arsitektur bersifat stabil, dalam artian setiap definisi aplikasi harus didasarkan

pada model bisnis dan arsitektur data, dan harus independen terhadap siapa yang

akan menggunakan aplikasi, bagiamana aplikasi bekerja, dimana aplikasi tersebut

ditempatkan dan kapan aplikasi dioperasikan.

3. Menghubungkan aplikasi ke fungsi bisnis yang berjalan

Tujuan dari langkah ketiga ini adalah untuk mengidentifikasi fungsi bisnis yang

secara langsung didukung atau dilakukan oleh aplikasi. Langkah ini akan

menyelesaikan sebuah matriks aplikasi-fungsi bisnis serta aplikasi-unit organisasi.

Aktivitas dari langkah ini mencakup identifikasi fungsi bisnis yang didukung untuk

setiap aplikasi serta fungsi bisnis yang tidak didukung oleh aplikasi manapun. EAP

II-22

menggunakan prinsip 80-20 untuk menentukan tingkat akurasi dari identifikasi yang

dilakukan. Identiifikasi fungsi-fungsi yang tidak didukung oleh aplikasi manapun

memerlukan penjelasan mengapa fungsi tersebut tidak didukung sama sekali. Alasan

yang mungkin muncul beragam, seperti fungsi tersebut berada di luar ruang lingkup

pengerjaan EAP, atau fungsi tersebut tidak secara langsung didukung oleh

penerimaan data dari fungsi lain, orang atau unit organisasi.

Setelah fungsi bisnis yang didukung teridentifikasi, dibuat sebuah matriks hubungan

aplikasi dengan fungsi bisnis serta hubungan aplikasi ke unit organisasi melalui

fungsi bisnis. Sebagai bagian dari model bisnis, fungsi dihubungkan ke unit

organisasi yang melakukan fungsi-fungsi tesebut. Matriks hubungan tersebut

biasanya akan menunjukkan bahwa terdapat paling tidak sebuah aplikasi yang

mendukung lebih dari satu unit organisasi. Hal ini adalah hasil yang umumnya

muncul pada EAP. Sebuah lingkungan data yang bersifat shared akan berdampak

pada lingkungan aplikasi yang bersifat shared. (A shared data environment also

implies a shared applications environment[SPE92].)

4. Menganalisis dampak dari arsitektur aplikasi terhadap aplikasi yang sudah ada

5. Mendistribusikan arsitektur aplikasi

2.2.2.7 Arsitektur Teknologi

Tujuan dari pembuatan arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis teknologi

utama yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan teknologi yang sesuai bagi aplikasi-

aplikasi yang melakukan pengelolaan data. Arsitektur teknologi merupakan sebuah definisi

dari jenis teknologi, yang mungkin lebih dikenal dengan sebutan platform atau landasan

teknologi, yang mendukung bisnis dalam lingkungan di mana data digunakan secara

bersama-sama [SPE92]. Arsitektur teknologi didefinisikan setelah pendefinisian arsitektur

data dan aplikasi agar didapatkan landasan teknologi yang layak dan konsisten dengan

arsitektur-arsitektur lainnya.

II-23

Dalam melakukan pembangunan arsitektur teknologi dengan pendekatan EAP, terdapat

empat langkah yang perlu dilakukan, yaitu

1. Identifikasi prinsip dan landasan teknologi

Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasikan prinsip dasar untuk landasan

teknologi dan landasan potensial yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah

lingkungan shared-data dalam enterprise.

2. Mendefinisikan landasan teknologi yang teridentifikasi

Tujuan dari langkah ini adalah untuk menentukan sebuah strategi dalam

mendistribusikan aplikasi dan data, dan untuk mendefinisikan landasan teknologi yang

akan menjadi lingkungan bagi aplikasi-aplikasi dan data yang mendukung bisnis.

Pada langkah ini dilakukan dokumentasi lokasi bisnis dari enterprise serta lokasi

konseptual untuk penyimpanan data dan eksekusi aplikasi. Kemudian dilakukan

pemetaan silang antara entitas data dengan lokasi bisnis dengan menghubungkan lokasi

bisnis dengan fungsi bisnis yang membuat, melakukan update serta mengacu pada

entitas terkait, untuk mendapatkan identifikasi dari lokasi yang membutuhkan data. Hal

yang serupa juga dilakukan untuk mendapatkan identifikasi lokasi yang membutuhkan

aplikasi.

Aktivitas berikutnya yang dilakukan pada langkah ini adalah pendefinisian konfigurasi

untuk landasan teknologi. Sebuah arsitektur teknologi konseptual harus menjelaskan

tiga buah level, yang terdiri dari

a. Workstation konseptual

Workstation konseptual merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk

mengakses data secara langsung atau menyediakan data bagi aplikasi-aplikasi

atau pengguna lainnya. Sebuah workstation terdiri dari lokasi penyimpanan dan

kompartemen-kompartemen. Lokasi penyimpanan merupakan sebuah repository

atau fasillitas yang menyimpan aplikasi atau data, sedangkan kompartemen yang

dimaksud terdiri dari enam buah kompartemen yang terdiri dari

i. Kompartemen akses sistem bisnis

ii. Kompartemen informasi

iii. Kompartemen pesan

iv. Kompartemen pengelolaan desktop

v. Kompartemen pengelolaan kakas

vi. Kompartemen akses eksternal

II-24

b. Jaringan enterprise konseptual

Jaringan enterprise terdiri dari komputerisasi, input, output, alat penyimpanan

serta fasilitas telekomunikasi. Dalam jaringan konseptual ini, semua elemen

komputerisasi terhubungkan secara langsung maupun tidak langsung. Hubungan

langsung menunjukan adanya interaksi langsung antara dua elemen jaringan,

sedangkan hubungan tidak langsung terjadi jika elemen tersebut berkomunikasi

melalui elemen jaringan yang lain.

c. Arsitektur sistem bisnis

Arsitektur sistem bisnis merupakan teknologi yang mengimplementasi dan

menjaga aplikasi dan basis data dari enterprise.

3. Menghubungkan landasan teknologi ke aplikasi dan fungsi bisnis

Untuk menyelesaikan pembangunan arsitektur teknologi, tiap-tiap landasan teknologi

dipetasilangkah dengan aplikasi serta fungsi bisnis untuk menentukan ketergantungan

terhadap landasan teknologi yang akan digunakan.

4. Mendistribusikan arsitektur teknologi

2.2.2.8 Rencana Pembangunan Sistem Informasi

Pada beberapa proyek EAP, rencana ini dinamakan strategi migrasi untuk menekankan pada

strategi perpindahan dari dimana bisnis berada saat ini ke dimana bisnis diinginkan untuk

berada di masa depan. Ada empat langkah utama yang dilakukan dalam membuat rencana

implementasi:

1. Mengurutkan aplikasi

Langkah ini menentukan prioritas dan urutan implementasi dari aplikasi. Prinsip

dasar yang digunakan dalam EAP untuk menentukan urutan aplikasi adalah bahwa

aplikasi yang membuat data harus diimplementasikan sebelum aplikasi yang

menggunakan data.

Pada metode EAP, urutan aplikasi ditentukan dengan menghubungkan aplikasi

terhadap entitas data melalui fungsi bisnis dalam bentuk matriks. Pada matriks, isi

dari setiap sel ditentukan oleh apakah sebuah aplikasi membuat, melakukan update

atau mengacu pada sebuah entitas. Oleh karena itu, baris dari matriks akan diisi oleh

aplikasi-aplikasi sedangkan entitas data diposisikan pada kolom matriks. Penentuan

urutan dilakukan dengan dorongan data, yaitu aplikasi-aplikasi yang membuat data

(dengan penanda “CUR”) disusun sedemikian rupa agar sel dengan penanda tersebut

II-25

membentuk diagonal sepanjang matriks dan seakan-akan membagi dua matriks

tersebut. Bagian kiri bawah dari matriks menunjukkan kumpulan aplikasi yang

bergantung pada data (semakin ke bawah, semakin bergantung pada data yang

dihasilkan aplikasi sebelumnya) [FAJ06].

Sesuai dengan matriks yang telah dibuat, aplikasi yang berada pada bagian teratas

dari matriks harus diimplementasikan lebih awal karena aplikasi tersebut

menyediakan data yang akan digunakan oleh aplikasi-aplikasi di bawahnya.

Selanjutnya urutan implementasi aplikasi disesuaikan dengan pertimbangan dari

dorongan bisnis, keberadaan sistem saat ini, tingkat resiko, manfaat potensial serta

dampak terhadap operasional organisasi.

2. Mengestimasi usaha, sumber daya yang dibutuhkan serta membuat sebuah jadwal

3. Mengestimasi biaya dan keuntungan dari rencana yang dibuat

4. Menentukan faktor sukses dan membuat rekomendasi

2.3 BUSINESS SYSTEMS PLANNING (BSP)

Business Systems Planning (BSP) adalah sebuah metode perencanaan sistem informasi

dengan pendekatan top-down untuk analisis bisnis dan mendorong keturutsertaan sumber

daya manusia dalam perencanaan sistem informasi serta pendekatan bottom-up untuk

implementasi dari perencanaan tersebut. BSP berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem

informasi distrukturisasi, diintegrasi dan diimplementasikan untuk jangka waktu yang cukup

lama [IBM84].

Konsep dasar dari BSP diambil dari tujuan jangka panjang sebuah sistem informasi dalam

sebuah organisasi, yang mencakup

1) Sebuah sistem informasi harus mendukung tujuan dan sasaran dari bisnis yang

dijalankan organisasi.

2) Sebuah strategi sistem informasi harus melingkupi kebutuhan semua level manajemen

dalam bisnis

3) Sebuah sistem informasi harus menyediakan konsistensi informasi untuk organisasi

4) Sebuah sistem informasi harus dapat menyesuaikan dengan perubahan organisasi serta

manajemen yang mungkin terjadi

5) Strategi sistem informasi harus dapat diimplementasi proyek demi proyek untuk

mendukung arsitektur informasi keseluruhan.

II-26

Kunci sukses dalam merencanakan, mengembangkan serta mengimplementasikan sebuah

arsitektur informasi yang secara efektif mendukung sasaran bisnis organisasi terdiri dari

1) Perencanaan dengan pendekatan top-down serta implementasi dengan pendekatan

bottom-up

2) Data dikelola sebagai sumber daya penting organisasi

3) Orientasi dari arsitektur tersebut berdasarkan pada proses bisnis

4) Penggunaan metodologi yang komprehensif dan sudah terbukti [IBM84]

Dalam studi BSP, proses bisnis didefinisikan sebagai kelompok kebijakan dan aktivitas yang

diperlukan untuk mengelola sumber daya dari bisnis yang dijalankan. Ada empat alasan

mengapa proses bisnis harus didefinisikan, yaitu

1) Kebutuhan akan sistem informasi yang independen terhadap perubahan organisasi

2) Pentingnya kepahaman mengenai bagaimana bisnis mencapai misi dan tujuannya

3) Kebutuhan akan sebuah dasar dalam mendefinisikan arsitektur informasi yang

diperlukan, menentukan lingkupnya, membuatnya dalam bentuk modular serta

menentukan prioritas dalam pengembangan dan implementasinya

4) Kebutuhan akan sebuah dasar dalam mendefinisikan kebutuhan data utama

Untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan proses-proses digunakan sebuah pendekatan

daur hidup empat tahap atau four-stage life cycle, yang mencakup

1) Stage 1 – requirements, planning, measurement and control

Tahap ini mencakup aktivitas-aktivitas yang menentukan berapa banyak produk atau

sumber daya yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkan produk dan sumber daya

tersebut serta pengukuran dan kontrol terhadap rencana yang dibuat.

2) Stage 2 – acquisition or implementation

Tahap ini mencakup aktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan sebuah produk

atau jasa atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam

pengembangan tersebut. Dalam bidang pendidikan, hal tersebut mencakup

pengembangan kurikulum serta penerimaan siswa baru.

3) Stage 3 – stewardship

Tahap ini mencakup aktivitas dalam membentuk, mendefinisikan ulang, memodifikasi

dan menjaga sumber daya pendukung dan untuk menyimpan atau memantau

produk/jasa.

II-27

4) Stage 4 - retirement or disposition

Tahap ini mencakup aktivitas dan keputusan yang memutuskan tanggung jawab dari

sebuah organisasi terhadap sebuah produk atau jasa atau menunjukan tanda penggunaan

sebuah sumber daya akan berakhir [IBM84].

Dalam mendefinisikan proses bisnis sebuah organisasi, berikut ini adalah alur langkah-

langkah yang sebaiknya dilakukan :

Gambar II-3 Alur langkah pendefinisian proses bisnis

2.4 KONFIGURASI RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) MICHAEL PORTER

Kerangka kerja rantai nilai (value chain framework) yang dipopulerkan oleh Michael Porter

pada tahun 1985 merupakan sebuah kerangka kerja yang merepresentasikan dan

menganalisis logika dari pembangunan nilai (value) pada level perusahaan. Analisis rantai

nilai adalah sebuah metode untuk mendekomposisi sebuah perusahaan menjadi aktivitas-

aktivitas penting serta metode untuk memahami dampak dari aktivitas tersebut terhadap

biaya dan nilai.

Mengidentifikasi produk/jasadan sumber daya pendukung

Mengidentifikasi prosesperencanaan dan kontrol

Mengidentifikasi produk/jasadan sumber daya proses

Mengelompokkan/memisahkanproses-proses yang ada

Menuliskan deskripsi untuksetiap proses

Menghubungkan proses ke unit organisasi yang menggunakan

II-28

Pada metode konfigurasi rantai nilai, nilai dibuat dengan cara mengubah input menjadi

sebuah produk, produk inilah yang menjadi medium untuk mentransfer nilai dari perusahaan

ke pelanggan dari perusahaan tersebut. Konfigurasi rantai nilai merupakan taksonomi dua

level dari aktivitas pembangunan nilai. Aktivitas utama adalah aktivitas-aktivitas yang secara

langsung terkait dengan aktivitas pembangunan dan pemberian nilai kepada pelanggan,

sedangkan aktivitas pendukung adalah aktivitas-aktivitas yang bersifat memfasilitasi dan

meningkatkan kinerja dari aktivitas utama. Aktivitas-aktivitas tersebut dimodelkan menjadi

sebuah diagram rantai nilai yang dimuat pada gambar II-4.

Gambar II-4 Diagram rantai nilai Porter

Pada diagram rantai nilai, ditunjukkan bahwa aktivitas utama terdiri dari

1) Inbound logistics: aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan,

penyimpanan dan penyebaran masukan untuk menjadi produk.

2) Operations: aktivitas-aktivitas yang terkait dengan mentransformasikan masukan

menjadi produk akhir.

3) Outbound logistics: aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan mengumpulkan,

menyimpan dan mendistribusikan produk kepada pelanggan.

4) Marketing and sales: aktivitas yang terkait dengan menyediakan sarana agar

pelanggan dapat memiliki produk serta aktvitas yang mendorong pelanggan untuk

memiliki produk tersebut.

II-29

5) Service: aktivitas-aktivitas yang terkait dengan penyediaan jasa untuk meningkatkan

atau menjaga nilai dari produk.

Sedangkan aktivitas pendukung (support activities) terdiri dari:

1) Procurement: aktivitas yang terkait dengan perolehan sumber daya atau input yang

digunakan dalam rantai nilai.

2) Technology development: aktivitas-aktivitas yang dapat dikelompokkan sebagai

usaha untuk meningkatkan produk dan proses yang berjalan.

3) Human resource management: terdiri dari aktivitas perekrutan, penyewaan, pelatihan,

pengembangan dan kompensasi tenaga kerja.

4) Firm infrastructure: aktivitas yang terkait dengan pengelolaan secara umum,

perencanaan, keuangan, hubungan dengan pemerintah serta manajemen kualitas.

Aktivitas-aktivitas pendukung yang disebutkan di atas meliputi semua fungsi yang tidak

tercakup pada kategori aktivitas utama dari konfigurasi rantai nilai. Analisis rantai nilai

Porter terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai

yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi.

2.5 PORTOFOLIO APLIKASI

Pada salah satu langkah pengerjaan EAP dalam pembangunan arsitektur aplikasi, kandidat

aplikasi diidentifikasi dan diseleksi berdasarkan perannya dalam pengelolaan data. Untuk

melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis yang

dijalankan oleh sebuah enterprise, digunakan pemodelan portofolio aplikasi. Portofolio

aplikasi dibangun berdasarkan keselarasan antara strategi bisnis dan perencanaan strategis

untuk sistem informasi.

Model portofolio aplikasi menganalisis semua aplikasi yang ada, direncanakan maupun

aplikasi yang potensial untuk dibangun dan membagi aplikasi-aplikasi tersebut ke dalam

empat kategori berdasarkan penilaian terhadap kebutuhan bisnis aplikasi saat ini dan masa

yang akan datang. Empat kategori tersebut digambarkan pada gambar II-3.

II-30

Tabel II-3 Portofolio Aplikasi

STRATEGIS BERPOTENSI TINGGI

Aplikasi yang kritikal untuk

keberlanjutan strategi bisnis di

masa depan

Aplikasi yang mungkin penting

dalam mencapai kesuksesan di

masa depan

Aplikasi yang digunakan saat

ini oleh enterprise dalam

mencapai kesuksesan

Aplikasi yang berharga tetapi

tidak bersifat kritis bagi

pencapaian kesuksesan

OPERASIONAL KUNCI PENDUKUNG

Aplikasi strategis mencakup aplikasi-aplikasi yang bersifat kritis bagi kesuksesan bisnis di

masa yang akan datang. Aplikasi-aplikasi ini menciptakan atau mendukung perubahan dalam

bagaimana sebuah organisasi menjalankan bisnisnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Aplikasi operasional kunci merupakan aplikasi-aplikasi yang diandalakan untuk menjaga

keberjalanan operasional bisnis dari enterprise untuk mencapai target yang direncanakan.

Aplikasi pendukung merupakan aplikasi-aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan

pengelolaan keefektifan dari keberjalanan fungsi bisni enterprise namun tidak bersifat

kritikal untuk sukses. Aplikasi berpotensi tinggi merupakan aplikasi-aplikasi yang mungkin

penting dan potensial dalam menunjang kesuksesan enterprise di masa yang akan datang

[WAR03].