BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung

proses manajemen organisasi baik pemerintah maupun swasta. Oleh karena itu

pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk

meningkatkan kinerja instansi. Surat-surat atau dokumen yang tercipta dari

kegiatan sebuah instansi merupakan data yang penting bagi instansi tersebut,

maka surat-surat atau dokumen itu perlu dikumpulkan dan disimpan dengan

sebaik-baiknya. Sistem penyimpanan arsip sangat diperlukan oleh suatu

organisasi, sehingga kegiatan yang dilakukannya dapat berjalan dengan lancar dan

dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

Balai Wilayah Sungai Sumatera III melakukan kegiatan pengarsipan dengan

menggunakan buku agenda. Satu buah buku agenda mewakili satu pokok

masalah, misalnya kode UM mewakili umum, HK mewakili Hukum, dan KP

mewakili kepegawaian. Dalam kegiatan penyimpanan arsip sehari-hari terdapat

beberapa permasalahan diantaranya yaitu masih banyak arsip yang disusun tanpa

aturan, sebagian ada arsip yang disimpan dimeja pegawai, tidak disimpan lemari

arsip (filling cabinet). Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih

kurang memadai. Adanya hambatan-hambatan yang terjadi sewaktu mencari

arsip, seperti tumpukan buku agenda sehingga memakan waktu yang cukup lama

untuk menemukan arsip.

1

2

Permasalahan diatas dapat diminimalisir dengan menggunakan alat yang

dapat mempermudah dalam pengolahan data tersebut yaitu dengan menggunakan

komputer. Komputer yang terhubung dengan jaringan internet dapat mengakses

dan mengelola sebuah sistem kearsipan yang baik.

Menurut Nining Kurniasih (2007:6) Sistem informasi kearsipan disusun

berdasarkan analisa terhadap kebutuhan lembaga yang bersangkutan sehingga

penggunaannya dapat memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi

lembaga penciptanya. Sistem yang dirancang yaitu tahapan-tahapan untuk

membangun sebuah sistem informasi kearsipan.

Menurut Tri Wahyuni Berbagai macam media dapat digunakan sebagai alat

penyimpanan arsip. Salah satu cara yaitu dengan mengalih mediakan arsip kertas

menjadi arsip elektronik. Dengan demikian arsip dapat digunakan secara efisien

dan efektif. Berdasarkan hal tersebut maka diangkatlah penelitian dengan judul

“SISTEM INFORMASI KEARSIPAN ELEKTRONIK PADA BALAI

WILAYAH SUNGAI SUMATERA III MENGGUNAKAN METODE

SEKUENSIAL BERINDEKS”.

Metode sekuensial berindeks memiliki kelebihan yaitu dalam hal

pengaksesan pada file indeks lebih cepat. Sebuah file yang sangat besar mungkin

memiliki beberapa indeks seperti: indeks utama, sub-indeks1, sub-indeks2, dan

seterusnya. Indeks tersebut terdiri dari key dan pointer yang memungkinkan untuk

melakukan pengaksesan langsung ke record tertentu.

3

1.2. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang ditemui dalam proses penyimpanan data arsip pada

Balai Wilayah Sungai Sumatera III selama ini adalah:

1. Arsip masih diproses menggunakan buku agenda, yang menyebabkan

lambatnya informasi data yang dihasilkan.

2. Kurang efesiennya cara penyimpanan data arsip.

3. Memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data arsip.

1.3. Batasan Masalah

Agar penulisan lebih terarah dan tidak terlalu meluas serta sesuai dengan

tujuan penelitian, maka diterapkan batasan terhadap ruang lingkup permasalahan

yaitu :

1. Jenis arsip yang dikelola adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekwensi

penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

2. Arsip untuk sampel penelitian dari tahun 2012 sampai 2013 tentang

kepegawaian menggunakan metode sekuensial berindeks pada Balai

Wilayah Sungai Sumatera III.

1.4. Rumusan Masalah

Perumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana merancang

Sistem Informasi Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

dapat membantu Balai Wilayah Sungai Sumatera menggunakan metode

sekuensial berindeks

4

1.5. Tujuan dan Manfaat Penelitian

A. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah Sistem

Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

menggunakan metode sekuensial berindeks dengan berbasis web.

B. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Dapat meningkatkan kinerja dari instansi yang melakukan pengolahan

data arsip.

2. Dapat membantu meringankan kerja petugas arsip dan petugas gudang

pada kantor Balai Wilayah Sungai Sumatera III dalam kegiatan

pengarsipan.

3. Dapat memberikan kemudahan kepada petugas arsip dalam melakukan

monitoring data arsip.

I.6 Metode Penelitian

Agar permasalahan yang telah dipaparkan dapat ditemukan pemecahan

masalahnya maka diperlukan beberapa metode penelitian dari penelitian ini.

Metode penelitian yang dimaksud yaitu metode pengumpulan data, analisa sistem,

desain sistem, pemrograman, implementasi.

5

a. Metode Pengumpulan Data

1. Observasi

Dalam observasi ini yang dilakukan yaitu meliat langsung kondisi

tempat penelitian yang dalam hal ini yaitu Balai Wilayah Sungai

Sumatera III.

2. Wawancara

Mewawancarai pihak Balai Wilayah Sungai Sumatera III khususnya

bagian pengelolaan arsip.

b. Analisa Sistem

Tujuan dari analisa sistem adalah untuk menentukan masalah dan

tujuannya untuk memperbaiki sistem, setelah data dikumpulkan, kemudian

dilakukan analisa terhadap sistem yang akan dirancang. Dengan

menggunakan metode sekuensial berindeks maka sistem pengarsipan

secara elektronik yang dirancang akan memudahkan pengaksesan data

arsip yang dicari.

c. Desain Sistem

Desain sistem berfungsi untuk menjawab pertanyaan “bagaimana

permasalahan-permasalahan yang ada dapat dipecahkan dan dapat

diterapkan” kemudian sistem dirancang dalam perancangan ini dilakukan

perancangan sistem secara global yaitu desain Context diagram, Data

Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram dan Flowchart.,

kemudian dilanjutkan dengan perancangan sistem terperinci yaitu desain

tabel, desain output, desain input.

6

d. Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode pogram yang akan

dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis harus berdasarkan

dokumentasi yang disediakan desain sistem secara rinci. Hasil program

yang sesuai dengan desainnya akan menghasilkan program yang sesuai

dengan kebutuhan pemakai sistem. Bahasa pemrograman yang digunakan

yaitu menggunakan pemrograman PHP dan database MySQL.

e. Implementasi

Implementasi merupakan tahap dimana sistem siap dioperasikan pada

keadaan yang sebenarnya, sehingga akan diketahui apakah sistem yang

telah dibuat benar-benar dapat digunakan untuk mengolah data dan

menghasilkan informasi yang sesuai dengan sistem informasi.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi ini sitematika penulisan sangat mempunyai arti,

dimana masing-masing bab saling berkaitan antara bab yang satu dengan yang

lain dapat dilihat sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah,

batasan masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode

penelitian dan sistematika penulisan.

7

BAB II TINJAUAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang tinjauan umum instansi, struktur organisasi,

tugas masing-masing bagian, penjelasan data administrasi surat, membahas

secara singkat mengenai pengertian sistem, pengertian informasi, sistem

informasi, pengertian arsip, jenis-jenis aliran data, dan menggunkan bahasa

pemrograman PHP.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas sistem yang sedang berjalan (Current System),

permasalahan yang dihadapi disertai pemecahannya berupa sistem yang

diusulkan dari penelitian, desain input, desain output, perancangan sistem

dengan konteks diagram, data flow diagram, Entity Relational Diagram

serta perancangan basis datanya.

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisi tentang pengujian dari sistem yang telah dibuat beserta

analisisnya.

BAB V. PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari seluruh pembahasan skripsi dan saran

yang membangun untuk pengembangan skripsi lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

Berisikan buku-buku referensi atau teori yang menunjang dalam penulisan

skripsi.

LAMPIRAN