bab i pendahuluan · bab i pendahuluan 1.1. umum pada saat ini dunia bisnis dan teknologi informasi...

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Pada saat ini dunia bisnis dan teknologi informasi merupakan suatu kesatuan

yang paling mendukung. Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan bisnis

menyebabkan berbagai sistem informasi didapat dengan mudah dan cepat. Bagi

perusahaan baik yang bergerak dibidang industri, dagang, maupun jasa, keberadaan

sebuah sistem sangatlah diperlukan. Dengan adanya sistem maka seluruh kegiatan

operasi yang berada dalam perusahaan dapat terkendali dan tersusun dengan baik.

Beberapa jenis sistem yang umumnya dirancang disebuah perusahaan adalah sistem

pembelian, sistem penjualan, sistem penerimaan kas, sistem pengeluaran kas, sistem

produksi serta beberapa sistem lainnya, sistem pembelian adalah sistem yang sangat

penting karena menyangkut pada biaya operasional perusahaan, maka dari itu perlu

dirancang sistem pembelian yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Apabila sistem tersebut dirancang dengan tepat, maka fungsi-fungsi yang ada akan

saling berkoordinasi dengan baik dan pada akhirnya akan menghasilkan keluaran

yang sesuai dengan harapan perusahaan serta dapat dipertanggung jawabkan. Sistem

yang telah dirancang tersebut dapat bekerja dengan baik apabila didukung oleh

dokumen-dokumen pendukung yang lengkap dan memadai.

Dalam riset yang dilakukan di PT. Mutiha Abadi Perizky proses

pembeliannya masih belum terkomputerisasi, diantaranya ditemukan beberapa

2

permasalahan seperti pencatatan transaksi data yang membutuhkan waktu lama,

sistem yang masih manual sehingga dibutuhkan sebuah sistem baru agar dapat

mempermudah dalam proses pembelian , kehilangan data karena terkadang data susah

ditemukan, tidak ada dokumen retur sehingga pada saat melakukan retur tidak ada

bukti dan kesalahan saat membuat laporan pembelian dikarnakan oleh data yang

hilang, sehingga tidak sesuai dengan dokumen yang ada.

Sehingga penulis menyarankan membuat sistem komputerisasi pembelian

barang dagang menggunakan java neatbeans sehingga membantu dalam

menyediakan informasi dan laporan dalam mengambil suatu keputusan dan

meminimalisasi kesalahan, Harus dibuatkan hak akses untuk menjalankan pekerjaan

sesuai job desk masing-masing, Penyimpanan data harus di backup dengan

menggunakan sistem program untuk menjaga atau antisipasi jika terjadi hal-hal yang

tidak di inginkan, Membuat penomeran atau pengelompokan dokumen, agar saat

dokumen diperlukan tidak susah dicari dan membuat kan dokumen retur .

Oleh karena itu, penulis berupaya melakukan penelitian untuk mengatasi

permasalahan tersebut. Dengan mengambil Judul “Perancangan Sistem Informasi

Pembelian Barang Dagang Pada PT Mutiha Abadi Perizky Setu Bekasi “.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud yang ingin di sampaikan oleh penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini

adalah :

1. Menganalisa dan memahami prosedur sistem berjalan bagian pembelian yang

ada pada PT. Mutiha Abadi Perizky.

3

2. Memberikan usulan berupa sistem informasi pembelian untuk mempercepat

proses pembuatan laporan pembelian setiap bulannya.

3. Sebagai bahan masukan dalam upaya memperbaiki masalah yang terjadi di

prosedur pembelian pada PT. Mutiha Abadi Perizky.

4. Meningkatkan efesiensi pengolahan data pembelian sehingga hasil akan

sesuai dengan yang di rencanakan.

5. Menyajikan laporan pembelian untuk manajer yang lebih akurat dan tepat

waktu.

Sedangkan Tujuan penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan

Program Diploma Tiga (D.III) jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data yang dapat menunjang penyusunan laporan

tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian sebagai berikut :

1. Observasi (Observation)

Suatu bentuk metode riset yang menggunakan proses pengamatan objek atau

suatu permasalahan penelitian secara langsung di dunia nyata, penulis dapat

mengadakan peninjauan langsung dan mengamati proses kerja khususnya pada

bagian pembelian di PT. Mutiha Abadi Perizky. Sehingga mendapatkan

informasi yang jelas mengenai prosedur sistem yang berjalan dan menemukan

masalah didalam perusahaan tersebut.

4

2. Wawancara (Interview)

Suatu bentuk riset yang menggunakan proses tanya jawab secara langsung dan

sistematis. Dalam wawancara ini penulis melakukan tanya jawab langsung

dengan bapak ahmad fazri bagian pembelian pada PT. Mutiha Abadi Perizky.

3. Studi Pustaka (Libary Research)

Suatu bentuk riset yang menggunakan proses pencarian data dengan cara

mencari, membaca buku dan mengolah isi dari beberapa referensi buku yang

dapat dijadikan tujuan dalam pencarian data. Dan dalam metode ini penulis

mencari buku-buku yang berkaitan dengan judul yang diambil.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penelitian ini penulis membahas tentang sistem pembelian pada PT.

Mutiha Abadi Perizky dan mencoba memberikan pengembangan dalam menjalankan

sistemnya dengan menyarankan untuk mengkomputerisasikan sistem tersebut. Mulai

dari proses permintaan barang, pemesanan barang, proses penerimaan barang, proses

pembayaran sampai membuat laporan pembelian dan laporan pengeluaran kas yang

akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan setiap akhir bulan.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu bagian terpenting yang

harus di perhatikan oleh perusahaan dalam hal mendukung kelancaran kegiatan

perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini di gunakan oleh perusahaan untuk

membantu manajemen di dalam pengambilan keputusan.

Untuk memahami lebih dalam lagi mengenai sistem informasi akuntansi dan

sistem akuntansi yang akan di bahas dalam penyusunan tugas akhir ini, terlebih

dahulu kita memahami apa yang di maksud dengan sistem.

2.1.1. Pengertian Sistem

“suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya

dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”

Sutabri (2012:6). “suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan

guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau

penjadwalan produksi” L. Enger dalam Sutabri (2012:7) .

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:13) Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang

merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang

termasuk ke dalam karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

6

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling berkerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian

dari sistem.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan

menunjukan ruang lingkup dari suatu sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara.

Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara suatu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung itu kemungkinan sumber-

sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari

subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung.

7

Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang

lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah

energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input

adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

6. Keluar Sistem (output)

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem

yang lain.

7. Pengolahan Proses (Procces)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang

jadi.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.

8

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:15) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut

pandang diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa

pemikiran – pemikiran hubungan anatar manusia dengan Tuhan. Sistem fisik

merupakan sistem ada secara fisik. Misalkan sistem komputer, sistem operasi,

sistem penjualan dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat

oleh manusia. Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh

manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan

mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan

manmachine system.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tidak tertentu (probablistis system). Sistem tertentu beroperasi dengan

tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem Tidak Tertentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem

Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan

9

dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan

dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.

2.1.4. Konsep Dasar Data dan Informasi

Menurut Hartono (2013:15) informasi adalah “data yang telah diolah menjadi

suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan memiliki nilai bagi pengambilan

keputusan saat ini atau di masa yang akan datang”. Sumber dari informasi adalah

data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item. Sedangkan

data menurut Hartono (2013:15) adalah “hasil pengukuran dan pencatatan terhadap

fakta tentang sesuatu, keadaan, tindakan atau kejadian” .

Menurut Sutabri (2012:33) Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, antara

lain:

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya.

2. Tepat Waktu (Timelines)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi

merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Relevan (Relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

10

2.1.5. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:38) menyimpulkan bahwa “Sistem informasi adalah

suatu sisem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial

dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-

laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”.

Komponen sistem informasi menurut Sutabri (2012:39) tediri dari:

1. Blok Masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (technology block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

11

mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis Data (database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (control block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana

alam, api, temperatur air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan

sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain

sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun

bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.1.6. Sistem informasi Akuntansi ( SIA )

Menurut Wijayanto dalam Mardi (2014:4) “Sistem Informasi Akuntansi

adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai

laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi

keuangan”.

Akuntansi adalah proses dari transaksi yang dibuktikan dengan faktur, lalu

dari transaksi dibuat jurnal, buku besar, neraca lajur, kemudian akan menghasilkan

informasi dalam bentuk laporan keuangan yang digunakan pihak-pihak tertentu.

12

2.1.7. Sistem akuntansi Pembelian

Pembelian secara tunai adalah “sistem yang diberlakukan oleh perusahaan

untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Untuk medapatkan barang

tersebut harus melakukan pembayaran terlebih dahulu” Sujarweni (2015:101).

Pembelian secara kredit adalah ”sistem pembelian dimana pembelian barang dengan

pembayaran tempo atau menunda pembayaran atau kredit serta pembayaran

dilakukan setelah barang diterima pembeli. Jumlah dan jatuh tempo pembayarannya

disepakati oleh kedua pihak” Sujarweni (2015:105).

Berdasarkan Tugas Akhir yang penulis gunakan adalah pembelian barang

dagang. Defenisi pembelian menurut standar akuntansi keuangan adalah pemenuhan

kebutuhan sesuai dengan kebutuhan dan memperlancar usaha pokok dan untuk

mencapai tujuan tertentu.

Adapun contoh jurnal pembelian yang dilakukan secara kredit adalah :

1. Saat terjadinya transaksi pembelian kredit

Pembelian Rp x x x

PPN Rp x x x

Hutang Dagang Rp x x x

2. Saat pembayaran hutang


Kas Rp x x x

3. Saat pembayaran kedua, jika ada potongan


Kas Rp x x x

13

Potongan pembelian Rp x x x

4. Pembelian tunai

Pembelian Rp x x x

Kas Rp x x x

2.2 Peralatan pendukung ( Tools System)

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model

dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang,

diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Adapun

peralatan pendukung (tools system) yang dijelaskan sebagai model sistem yang

akan dirancang adalah sebagai berikut :

2.2.1. Unified Modelling Language (UML)

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:137) UML merupakan “Bahasa visual

untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan

diagram dan teks-teks pendukung”. UML hanya berfungsi untuk melakukan

pemodelan.

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:140) secara fisik UML adalah

sekumpilan spesifikasi yang dikeluarkan oleh OMG. UML terbaru adalah UML 2.3

yang terdiri empat macam spesifikasi, yaitu Diagram interchange specification, UML

infrastructure, uml superstructure, dan object constrain language (OCL).

Pada UML 2.3 terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokan menjadi 4

kategori :

14

1. Use Case Diagram

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:155) “Use Case Diagram

merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang

akan dibuat”. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau

lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, Use

case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam

sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-

fungsi itu. Syarat penanaman pada use case adalah didefinisikan sesimpel

mungkin dan dapat dipahami.

Sumber : Fitriyanti (2013:68)

Gambar II.1 Contoh diagram use case cetak laporan pembelian

15

2. Deployment Diagram

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:154) Diagram deployment

menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi.

Diagram deployment juga dapat digunakan untuk memodelkan hal-hal

berikut :

a. Sistem tambahan (Embedded system) yang menggambarkan

rancangan device, node, dan hardware.

b. Sistem pembelian misalnya seperti gambar berikut :

Sumber : Sulistyo Heripracoyo (2009:74)

Gambar II.2 Contoh Diagram Deployment

16

3. Sequence Diagram

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:165) Sequence Diagram

menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan

waktu hidup objek dan pesan yang dikirim dan diterima antar objek. Oleh

karena itu untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui

objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode

yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.

Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang

ada pada use case.

Banyak diagram yang harus digambar adalah minimal sebanyak

pendefinisian use case yang memiliki prose situ sendir atau yang penting

semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah

cukup pada diagram sekuen sehingga semakin banyak use case yang di

definisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat semakin banyak.

Sumber : Chandra Tri Pamungkas (2012:98)

Gambar II.3 Contoh Diagram Sekuen pembelian tunai

17

4. Activity Diagram

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:161) Activity Diagram

menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem

atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak, yang perlu

diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan

aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat

dilakukan oleh sistem.

Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal

berikut :

a. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang

digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang

didefinisikan .

b. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user

interface dimana setiap aktivitas dianggap dimiliki sebuah

rancangan antarmuka tampilan

18


Gambar II.4 Contoh diagram aktivitas transaksi pembelian

2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:50) ERD dikembangkan bedasarkan

teori himpunan dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk pemodelan

basis data relasional. Sehingga jika penyimpanan basis data tidak perlu

menggunakan ERD. ERD memiliki bebrapa aliran notasi seperti Chen

(dikembangkan oleh Peter Chen), Barker (dikembangkan oleh Richad Barker,

Ian Palmer, Harry Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lain.

19


Gambar II.5 contoh gambar ERD

2.2.3. Logical Relational Structure (LRS)

Menurut Mulia Rahmayu (2015) “LRS merupakan hasil dari pemodelan

Entity Relationship Diagram (ERD) beserta atributnya sehingga bisa terlihat

hubungan-hubungan antar entitas”. Dalam pembuatan LRS terdapat 3 hal

yang dapat mempengaruhi (Frieyadie, 2007:13) yaitu:

1. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada satu (one-to-one),

maka di gabungkan dengan entitas yang lebih kuat (strong entity),

atau digabungkan dengan entitas yang memiliki atribut yang lebih

sedikit.

20

2. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada banyak (one-to-

many), maka hubungan relasi atau digabungkan dengan entitas yang

tingkat hubungannya banyak.

3. Jika tingkat hubungan (cardinality) banyak pada banyak (many-to-

many), maka hubungan relasi tidak akan digabungkan dengan

entitas manapun, melainkan menjadi sebuah LRS.

Sumber : Agus Iskandar (2014:92)

Gambar II.6 Logical Relational Structure (LRS)

21

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Proses pembelian dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh

adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan

perkembangan zaman, proses pembelian ini semakin rumit dengan adanya peraturan -

peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.

PT. Mutiha Abadi Perizky merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

General Trading, Engineering, dan Manufacturing. Perusahaan ini masih

menggunakan sistem manual, khususnya dalam sistem pembelian barang dagang

sehingga dapat menyebabkan data atau informasi yang di butuhkan tidak tepat waktu.

Agar mendapatkan data dan informasi yang tepat waktu, maka dari itu penulis

mengusulkan suatu sistem yang sudah terkomputerisasi agar dapat di gunakan dengan

baik.

3.2. Tinjauan Perusahan

Perusahaan merupakan suatu badan kegiatan dalam pencapaian kegiatan dan

tujuan yang terdiri atas beberapa orang yang bekerja sama. Tinjauan perusahaan

merupakan hal-hal mengenai sejarah terbentuknya perusahaa, struktur organisasi serta

fungsi dari stuktur organisasi tersebut.

22

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Mutiha Abadi Perizky merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

General Trading , Engineering, dan Manufacturing. Perusahaan ini berdiri pada

tanggal 28 Februari 2012. Perusahaan ini telah terdaftar dan memiliki surat ijin usaha

dengan nomor : 06446-05/PK/1.824.271. Perusahaan ini memiliki 2 workshop yaitu

di Desa Telajung RT. 02 RW. 05, Setu, Bekasi, Jawa Barat dan di Desa Jaya Mukti,

Rawa Sentul RT. 02 RW. 03,Cikarang Pusat, Bekasi, Jawa Barat.

3.2.2. Struktur Organisasi

Di bawah ini adalah struktur organisasi pada PT. Mutiha Abadi Perizky :

Sumber : PT. Mutiha Abadi Perizky

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Mutiha Abadi Perizky

Berikut ini adalah uraian tugas dan fungsi masing-masing badan terkait yang

terdapat di PT. Mutiha Abadi Perizky :

1. Director

a. Membuat dan menentukan kebijakan perusahaan.

23

b. Mengontrol Kegiatan General Manager.

2. General Manager

a. Pengambilan keputusan .

b. Mengontrol perkembangan perusahaan.

c. Membina kerjasama dengan pihak ekstern.

d. Mengesahkan pembelian barang.

3. Marketing

a. Bertanggung jawab dalam pemasaran product.

b. Melakukan hubungan yang baik dengan customer.

c. Membantu perusahaan untuk meningkatkan penjualan.

4. Bagian Purchasing

a. Membuat purchase order.

b. Membuat laporan pembelian.

c. Merekap data pembelian kredit yang telah jatuh tempo.

d. Melakukan hubungan yang baik dengan supplier.

e. Melaporkan penerimaan barang saat terjadi pembelian.

5. Finance

a. Menerima rekapan pembelian kredit yang telah jatuh tempo.

b. Membayar utang atas pembelian kredit.

c. Membuat tanda terima jika pembayaran hutang telah dilakukan.

6. Produksi

a. Menentukan kapasitas persediaan.

b. Memesan Barang yang habis melalui purchase request.

24

c. Memeriksa barang yang datang sesuai surat jalan.

d. Verifikasi barang masuk.

e. Verifikasi barang keluar.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Prosedur sistem akuntansi berjalan adalah proses langkah demi langkah yang

pasti untuk mencapai tujuan yang sedang berjalan, banyak hal yang berkaitan erat

pada sistem pembelian. Diantaranya sebagai berikut :

Bagian Produksi membuat Purchase Request yang akan diberikan kepada

purchasing, selanjutnya purchasing akan menyimpan PR (Purchase Request) ke

dalam Arsip PR.

Berdasarkan arsip Puchase Request maka purchasing membuat purchase order

yang akan diberikan kepada General Manager untuk di Acc, Jika PO Di Acc maka

Purchasing akan memfax data PO Acc kepada supplier untuk pemesanan barang, dan

PO Acc tersebut dijadikan arsip untuk penerimaan barang.

Suplier akan mengirimkan barang sesuai PO, dan menyerahkan invoice, faktur

pajak dan surat jalan ke purchasing. Jika ingin melakukan pembelian secara cash,

purchasing akan memberikan invoice kepada finance. Finance akan melakukan

pembayaran dengan memberikan bukti pembayaran yang akan di tanda tangani oleh

supplier. Dan jika ingin melakukan pembelian secara kredit maka Purchasing

menyerahkan surat jalan ke bagian produksi untuk selanjutnya bagian produksi akan

memeriksa barang yang telah diterima dan mengecek kesesuaiannya dengan PO dan

Surat Jalan, jika barang tidak sesuai dengan PO maka bagian produksi akan

memberitahu barang yang tidak sesuai kepada purchasing. Purchasing akan

25

mengirim email bukti jika barang tidak sesuai dengan pesanan kepada supplier, lalu

setelah itu supplier akan mengirim barang sesuai PO kembali . Barang yang sudah

diperiksa akan disimpan digudang sebagai persediaan, setelah itu surat jalan yang

sudah di acc dikembalikan lagi ke purchasing. Fotokopi invoice, faktur pajak dan

surat jalan akan disimpan oleh purchasing. Sedangkan invoice, faktur pajak dan surat

jalan asli diserahkan ke finance. Selanjutnya purchasing akan membuatkan Purchase

Control Untuk proses pembayaran.

Bedasarkan Purchase Control finance akan membayar utang dengan cara via

Bank atau cash kepada supplier. Finance akan memberikan tanda terima pembayaran

cash untuk di tanda tangani supplier, jika pembayaran sudah diterima supplier dan

tanda terima pembayaran cash telah ditanda tangani maka bukti pembayaran cash

akan dikembalikan ke finance selanjutnya akan diarsipkan ke arsip TTPC_acc oleh

bagian purchasing .

Dalam proses ini purchasing akan melaporkan pembelian yang telah terjadi dengan

memberikan update purchase control yang telah diperbaharui berdasarkan arsip

PO_acc , arsip fotokopi invoice, sj_acc, FP dan Arsip TTPC_acc untuk diberikan

kepada General Manager. Setelah di acc General Manager maka PC (purchase

control) akan disimpan ke dalam arsip PC.

26

3.4.

Activity Diagram

act activ ity diagram

financesuppliergeneral managerpurchasingproduksi

membuat

purchase request

menerima purchase request

membuat purchase order

memberikan purchase order

menerima

purchase order

purchase order di

acc

memberikan

purchase order acc

menerima purchase

order acc

mengirim purchase ordermenerima purchase

order

mengirim barang, serta

menyerahkan inv oice,

faktur pajak& surat jalan

menerima barang

beserta dokumen

menyerahkan surat jalan menerima surat jalan

memeriksa barang

retur

barang

mengirim bukti foto

barang v ia email

menerima bukti

mengirim ulang barang

mengembalikan

surat jalan

menerima surat jalan

membuat

purchase control

menyerahkan

inv oice, faktur

pajak dan surat

jalan asli

menyerahkan

dokumen

melakukan pembayaran

bedasarkan purchase

control

membayar hutang

memberikan bukti

pembayaranmenerima bukti

pembayaran

menandatangani dan

memberikan bukti

menerima bukti

pembayaran

memberikan update

purchase control

menerima purchase

control

menyetujui laporan

purchase control

menerima dan

memberikan bukti yang

telah di tanda tangani

melakukan pembayaran

cash

memberikan bukti

pembayaran cash

memberikan

inv oicemenerima inv oice

memberikan purchase

request

menerima dokumen

acc

tidak acc

pembayaran cash

tidak retur

pembayaran kredit

27

Gambar III.2. Activity Diagram

3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Masukan : Purchase Request

Fungsi : Untuk permintaan pembelian barang

Sumber : Produksi

Tujuan : Purchasing

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap permintaan pembelian barang

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Masukan : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai penerimaan dan pengiriman barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Purchasing

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan dan pengiriman barang

Media : Kertas


3. Nama Masukan : Faktur Pajak

Fungsi : Sebagai bukti kena pajak penerimaan barang yang dikirim

Sumber : Supplier

Tujuan : Purchasing

28

Jumlah : 1 Lembar


Media : Kertas


4. Nama Masukan : Invoice

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Supplier

Tujuan : purchasing

Jumlah : 1 Lembar


Media : Kertas


3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama keluaran : Purchase Order

Fungsi : Untuk bukti pemesanan

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : setiap ada barang yang ingin di beli

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama keluaran : Purchase Control

Fungsi : Untuk laporan pembelian dan pembayaran hutang

29

Sumber : Purchasing

Tujuan : General Manager

Media : File

Jumlah : satu sheet

Frekuensi : setiap pelaporan laporan pembelian dan pembayaran hutang


3. Nama keluaran : Tanda Terima Pembayaran Cash

Fungsi : Untuk bukti pembayaran

Sumber : finance

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : setiap melakukan pembayaran


3.6. Permasalahan pokok

Setelah penulis mempelajari dan mengamati sistem berjalan di PT. Mutiha

Abadi Perizky, khususnya pada bagian pembelian ditemukan beberapa masalah,

yaitu:

1. Data yang dihasilkan dengan pengolahan manual sering kali menyebabkan data

tersebut tidak tepat waktu. Serta terkadang data sering kali susah dicari hingga

mengalami kehilangan data.

30

2. Dikarnakan

Pengolahan data yang masih manual menyebabkan sering terjadinya kesalahan

saat membuat laporan.

3. Pembuatan laporan sering mengalami kehilangan dokumen dikarnakan susah

ditemukan dokumen-dokumen yang diperlukan.

4. Saat terjadi retur tidak ada dokumen yang tertera, sehingga tidak ada bukti telah

terjadi retur.

3.7. Alternatif Pemecahan Permasalahan

Untuk dapat mengatasi permasalahan seperti yang telah penulis jabarkan

sebelumnya, maka penulis memberikan beberapa alternatif pemecahannya sebagai

berikut:

1. Pembuatan sistem komputerisasi pembelian barang dagang sehingga membantu

dalam menyediakan informasi dan laporan dalam mengambil suatu keputusan

dan meminimalisasi kesalahan.

2. Harus dibuatkan hak akses untuk menjalankan pekerjaan sesuai job desk

masing-masing

3. Penyimpanan data harus di backup dengan menggunakan sistem program untuk

menjaga atau antisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak di inginkan.

4. Membuat penomeran atau pengelompokan dokumen, agar saat dokumen

diperlukan tidak susah dicari.

31

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Analisa Kebutuhan Software

4.1.1. Analisa Kebutuhan

Berdasarkan proses bisnis yang ada, maka tahap berikutnya adalah

analisa kebutuhan software, berikut ini spesifikasi kebutuhan (system

requirement) dari sistem pembelian pada PT. Mutiha Abadi Perizky :

A. Bagian purchasing

A1. Purchasing melakukan Login

A2. Purchasing membuka menu master

A3. Purchasing melihat data barang

A4. Purchasing menambah data barang

A5. Purchasing mengubah data barang

A6. Purchasing menyimpan data barang

A7. Purchasing menghapus data barang

A8. Purchasing mencari data barang

A9. Purchasing melihat data supplier

A10. Purchasing menambah data supplier

A11. Purchasing mengubah data supplier

A12. Purchasing menyimpan data supplier

A13. Purchasing menghapus data supplier

32

A14. Purchasing mencari data supplier

A15. Purchasing melihat data user

A16. Purchasing menambah data user

A17. Purchasing mengubah data user

A18. Purchasing menyimpan data user

A19. Purchasing menghapus data user

A20. Purchasing mencari data user

A21. Purchasing membuka menu transaksi

A22. Purchasing mencari purchase request

A23. Purchasing membuat purchase order

A24. Purchasing menyimpan purchase order

A25. Purchasing mencari purchase order

A26. Purchasing mencetak purchase order

A27. Purchasing membuat penerimaan

A28. Purchasing menyimpan penerimaan

A29. Purchasing mencari penerimaan

A30. Purchasing mencetak penerimaan

A31. Purchasing membuat retur barang

A32. Purchasing mengubah retur barang

A33. Purchasing menyimpan retur barang

A34. Purchasing mencari retur barang

A35. Purchasing mencetak retur barang

A36. Purchasing membuat purchase control

33

A37. Purchasing menyimpan purchase control

A38. Purchasing mencari purchase control

A39. Purchasing membuka menu pembayaran

A40. Purchasing mencari pembayaran

A41. Purchasing mencetak pembayaran

A42. Purchasing membuka menu laporan

A43. Purchasing melihat laporan purchase request

A44. Purchasing mencetak laporan purchase request

A45. Purchasing melihat laporan purchase orde

A46. Purchasing mencetak laporan purchase order

A47. Purchasing melihat laporan penerimaan

A48. Purchasing mencetak laporan penerimaan

A49. Purchasing melihat laporan retur barang

A50. Purchasing mencetak laporan retur barang

A51. Purchasing melihat laporan pembelian

A52. Purchasing mencetak laporan pembelian

A53. Purchasing melihat laporan pembayaran

A54. Purchasing mencetak laporan pembayaran

A55. Purchasing melakukan backup

A56. Purchasing melakukan logout

B. Bagian General manager

B1. General Manager Login

B2. General Manager melihat purchase order

34

B3. General Manager membuka menu master

B4. General Manager melihat data barang

B5. General Manager mencari data barang

B6. General Manager melihat data supplier

B7. General Manager mencari data supplier

B8. General Manager membuka menu laporan

B9. General Manager melihat laporan Purchase Request

B10. General Manager mencetak laporan Purchase Request

B11. General Manager melihat laporan Purchase order

B12. General Manager mencetak laporan Purchase order

B13. General Manager melihat laporan Penerimaan

B14. General Manager mencetak laporan Penerimaan

B15. General Manager melihat laporan retur barang

B16. General Manager mencetak laporan retur barang

B17. General Manager melihat laporan pembelian

B18. General Manager mencetak laporan pembelian

B19. General Manager melihat laporan pembayaran

B20. General Manager mencetak laporan pembayaran

B21. General Manager melihat purchase control

B22. General Manager melakukan logout

C. Bagian produksi

C1. Produksi melakukan login

C2. Produksi melihat data barang

35

C3. Produksi menambah purchase request

C4. Produksi mengubah purchase request

C5. Produksi menyimpan purchase request

C6. Produksi menghapus purchase request

C7. Produksi mencetak purchase request

C8. Produksi melihat purchase control

C9. Produksi melakukan backup

C10. Produksi melakukan logout

D. Bagian finance

D1. Finance melakukan login

D2. Finance melihat data akun

D3. Finance menambah data akun

D4. Finance mengubah data akun

D5. Finance menyimpan data akun

D6. Finance menghapus data akun

D7. Finance mencari data akun

D8. Finance melihat purchase control

D9. Finance melihat data pembayaran

D10. Finance menambah data pembayaran

D11. Finance menyimpan data pembayaran

D12. Finance menghapus data pembayaran

D13. Finance melakukan backup

D14. Finance melakukan logout

36

4.1.2. Use Case Diagram

A. Use case halaman Purchasing

uc Use Case rosa

purchasing

menu master

data barang

login

data supplier

data user

menu transaksi

purchase request

purchase orderpuchase control

menu laporan

laporan pembayaran

laporan pembelian

retur barang

pembayaran

penerimaan

logout

backup data

laporan purchase

request

laporan purchase

orderlaporan penerimaan

laporan retur

barang

tambah

hapus

ubah

cari simpan

tambah

ubah

simpan

cari

hapus

tambah

ubah

cari

simpanhapus

tambah

ubah

hapus

simpan

cari

tambah

cari

cetak

simpan

cetak

caritambahcari

simpan

tambah

carisimpan

cetak

cari

cetak

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»«include»

«include»

Gambar IV.1 use case diagram purchasing

37

Tabel IV.1.

Deskripsi Usecase Halaman Purchasing

Use case narative halaman administrsi

Tujuan Melakukan sistem pembelian yang diusulkan

Deskripsi Sistem ini menjalankan aktor untuk mengelola sistem

pembelian yang diusulkan

Aktor Purchasing

Kondisi awal Aktor membuka program sistem pembelian

Skenario utama

Aksi aktor Reaksi sistem

1. aktor melakukan

login

Sistem menmpilkan form untuk melakukan login

2. aktor memilih

menu utama

Sistem menampilkan menu utama seperti, menu master,

menu transaksi dan menu laporan

3. aktor memilih

menu master

Sistem akan menampilkan menu master seperti data barang,

data supplier, dan data user

4. aktor memilih

menu transaksi

Sistem akan menampilkan menu transaksi seperti, purchase

request, purchase order, purchase control, penerimaan, retur

barang, pembayaran

5. Aktor memilih

menu laporan

Sistem akan menampilkan menu laporan seperti, laporan PO,

laporan PR, laporan penerimaan, laporan retur, laporan

pembelian, laporan pembayaran.

6. Aktor memilih

menu backup

Sistem menampilkan menu backup

Kondisi akhir Jika perintah sesuai sistem akan menampilkan sepertiyang

diinginkan actor

38

B. Use case halaman General Manager

uc Use Case rosa GM

general manager

menu master

data barangcari

data supplier cari

login

menu laporan

laporan pembelian

cetak

laporan pembayaran

cetak

menu transaksi

purchace order

purhase control

logout

laporan purchase

request laporan purchase

order

laporan penerimaan

laporan retur barang

cetak

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

39

Gambar IV.2 use case diagram General manager

Tabel IV.2.

Deskripsi Use case Halaman General Manager

Usecase narative halaman administrsi




Aktor General manager


Skenario utama

Aksi aktor Reaksi sistem

1. aktor melakukan

Login


2. aktor memilih

menu utama



3. aktor memilih

menu master

Sistem akan menampilkan menu master seperti, data barang

dan data supplier

4. aktor memilih

menu transaksi


order dan purchase control

5. Aktor memilih

menu laporan

Sistem akan menampilkan menu laporan seperti, laporan PO,

laporan PR, laporan penerimaan, laporan retur, laporan

pembelian, laporan pembayaran.


diinginkan actor

40

C. Use case halaman produksi

uc produksi

produksi

data barang

purchase request

ubah

simpan hapus

cetak

Login

purchase control

logout

backup data

«include»

«include»

«include» «include»

«include»

Gambar IV.3 use case diagram Produksi

Tabel IV.3.

Deskripsi Use case Halaman Produksi





Aktor Produksi


Skenario utama

41

Aksi actor Reaksi sistem

1. aktor melakukan

Login


2. aktor memilih

menu utama

Sistem menampilkan menu utama seperti, menu master dan

menu transaksi

3. aktor memilih

menu master

Sistem akan menampilkan menu master seperti data barang

4. aktor memilih

menu transaksi


request dan purchase control.


diinginkan actor

D. Use case halaman finance

42

uc finance

finance

purchase control

pembayaran

login logout

backup data

data akuntambah

cari

simpan

hapus

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

Gambar IV.4 use case diagram Finance

Tabel IV.4.

Deskripsi Use case Halaman Finance





Aktor Finance


Skenario utama

Aksi actor Reaksi sistem

43

1. aktor melakukan

login


2. aktor memilih

menu utama



3. aktor memilih

menu transaksi


control dan pembayaran.


diinginkan actor

4.1.3. Activity Diagram

A. Activity diagram usulan Purchasing

44

act purchasing new

membuat pcPurchasing

Login

masukan

username&password

v alidasi

tampil menu utamamemilih menu utama

menu master

data

barang

data

supplierdata

user

data akun

menu transaksi

Purchase

request

purchase

order

purchase

control penerimaanretur

barang

pembayaran

menu laporan

jurnal

pembelian

jurnal

pengeluaran kas

membuka menu Purchase requesform purchase request

mencari Purchase request

menampilkan PR yang dicari

membuka menu PO

from PO

input PO

simpan

PO tersimpan

mencetak PO

PO tercetak

membuka menu penerimaan

membuat penerimaan

form penerimaan

input penerimaan

simpan

penerimaan di simpan

membuka retur barang

menampilkan form retur

input retur

simpanretur di simpan

cetak retur

retur tercetak

membuka menu purchase control

from pc

membuat pc

simpanpc tersimpan

membuka menu pembayaran

mencari pembayaranmenampilkan pembayan

membuka menu laporan

from laporan

cetak

laporan tercetak

logout

backup

data

memilih lokasi untuk backup data

terbackup

form

backup

membuat pc

selesai

ingin membackup data

ingin melihat laporan

selesai

gagal

retur

berhasil

selesai

selesai

Gambar IV.5 activity diagram purchasing

B. Activity diagram usulan general manager

45

act activ ity diagram GM

sisemGeneral manager

login

masukan username dan passwordv alidasi

tampil menu utamamemilih menu utama

menu laporan

lap.pembelian

lap.pembayaran

cetak

laporan di cetak

menu transaksi

tampilkanmenampilkan PO

purchase order

tampilkanmenampilkan laporan

logout

lap.penerimaan

lap returlap polap.pr

mengacc Purchase Order

purchase order sudah di acc

gagal

Gambar IV.6 activity diagram general manager

C. Activity diagram usulan produksi

46

act produksi

sistemproduksi

login

masukan username & password v alidasi

tampil menu utamamemilih menu

menu master

data barang

tampilkan

menampilkan data

barang

menu transaksi

purchase request

tambah

hapus

cetak transaksi di cetak

konfirmasi hapusya hapus

transaksi di hapus

form tambah transaksiisi form transaksi

simpan transaksi di simpan

memilih menu

purchase control

tampilkan menampilkan purchase control

logout

backup

membuka backupform backup

menentukan lokasi backup

backup filefile terbackup

gagal

Gambar IV.7 activity diagram produksi

D. Activity diagram usulan finance

47

act finance

sistemfinance

login

masukan username & password v alidasi

menampilkan menu

utamamemilih menu utama

menu transaksi

pembayaran

tambah

hapus konfirmasi hapus

ya, hapus

pembayaran di hapus

form tambah pembayaranisi form pembayaran

simpanmenyimpan pembayaran

purchase

control

tampilkanmenampilkan purchase

control

logout

backup data

membuka menu backupform backup

menentukan lokasi backup

backup datadata terbackup

gagal

Gambar IV.8 activity diagram finance

4.2 Desain

48

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

erd erd new

barang detail permintaan permintaan

pemesanan supplier

penerimaan penerimaan dokumen retur

pembayaran

jurnal

detail jurnal

akun

kd_brg

nm_brg

satuan

hrg_beli

hrg_jualno_permintaan

qty

kd_brg

no_permintaan

tgl

amount

no_pemesanan

delevery_date

amount

PPN

no_permintaan

kd_supp

kd_supp

nm_supp

alamat

tlp

no_penerimaan

no_sj

no_inv

tglQty

no_pemesanan

no_retur

tgl

no_penerimaan

no_pembayaran

tgl

jumlah

total

no_pemesanan

no_jurnal

tgl

keteranganno_pembayaran

debet kreditkd_akun

no_jurnal

kd_akun

nm_akun

jns_akunsaldo_awal

discount

termin

user

kd_userpass

hak_akses

nm_lgkp

total_balance

no_pc

No_inv

priority BOD

nama_sales

discount

PPN

kd_brgQty

No_fp

1

terdapat

1

1

melakukan

1

m

mempunyai11

terdapat

m

1

terima

1

1

simpan

1

1menghasilkan

1

m

memiliki1

1

dibuat

1

1

terdiri

m

Gambar IV.9 Entity Relationship Diagram

4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

Retur

No_retur*

Tgl

Nama sales

Qty

No_penerimaan**

Kd_brg**

Barang

Kd_brg *

Nm_brg

Satuan

Hrg_beli

Hrg_jual

Jumlah

Permintaan

No.Permintaan *

Tgl

Priority

BOD

49

Gambar IV.10 Logical Record Structure (LRS)

4.2.3. Spesifikasi File

M

M

1

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

M

1 M

Supplier Kd_supp * Nm_supp Alamat tlp

Akun

Kd_akun * Nm_akun Jns_akun Saldo_awal

Jurnal

No_jurnal*

No_pc

Tgl

Keterangan

No_pembayaran**

penerimaan

No_penerimaan*

No_sj

No_inv

No_fp

Tgl

Nm_brg

Detail_Jurnal

No_detjur*

Debet

Kredit

Kd_akun**

No_jurnal**

pemesanan

No_pemesanan * Delivery_date Ppn amount no_permintaan** kd_supp**

kd_supp**

Detail permintaan

No_detper

Qty

No.Permintaan ** Kd_brg **

Pembayaran

No_pembayaran* Tgl

Jumlah

Total

No_inv

No_pemesanan**

User

Kd_user

Pass

Hak_akses

Nm_lgkp

1 1

1

1

1

50

A. Spesifikasi File Tabel Barang

Nama Database : TApembelian.Sql

Nama File : Barang

Akronim :Barang.myd

Tipe File :File Master

Akses File :Random

Panjang Record : 46 Karakter

Kunci Field : kd_brg

Tabel IV.6

Spesifikasi File Barang

No Elemen data Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Barang Kd_brg Char 5 Primary Key

2 Nama Barang Nm_brg Varchar 20

3 Satuan Satuan Varchar 5

4 Harga Beli Harga_Beli Double 8

5 Harga Jual Harga_jual Double 8

B. Spesifikasi File Tabel Supplier


Nama File : Supplier

Akronim :Supplier.myd

Tipe File :File Master

51

Akses File :Random


Kunci Field : kd_supp

Tabel IV.7

Spesifikasi File Supplier

No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Supplier Kd_supp Char 5 Primary Key

2 Nama Supplier Nm_supp Varchar 35

3 Alamat Alamat Varchar 50

4 Telepon Tlp Varchar 12

C. Spesifikasi File Tabel Akun


Nama File : Akun

Akronim : Akun.myd

Tipe File : File Master

Akses File : Random


Kunci Field : Kd_Akun

Tabel IV.8.

Spesifikasi File Tabel Akun

52

No Nama Elemen Nama Field Type Size Keterangan

1 Kode Akun Kd_Akun Char 5 Primary Key

2 Nama Akun Nm_Akun Varchar 30

3 Jenis Akun Jns_Akun Varchar 13

4 Saldo Awal Saldo Awal Varchar 15

D. Spesifikasi File Tabel Permintaan


Nama File : Permintaan

Akronim : Permintaan.myd

Tipe File : File Transaksi

Akses File : Random


Kunci Field : no_permintaan

Tabel IV.9

53

Spesifikasi File Permintaan


1 Nomer permintaan no_permintaan Char 20 Primary Key

2 Tanggal Tgl Date -

3 Priority Priority Varchar 15

4 Bod Bod Varchar 15

E. Spesifikasi File Tabel Detail Permintaan


Nama File : Detail Permintaan

Akronim : Detail_Permintaan.myd


Akses File : Random


Kunci Field :

Tabel IV.10

Spesifikasi File Detail Permintaan


1 Quantity Qty Int 3

2 Amount Amount Double 15

3 Nomer permintaan No_permintaan char 5 Index

4 Kode barang Kd_brg Char 5 Index

54

F. Spesifikasi File Tabel Pemesanan


Nama File : Pemesanan

Akronim : Pemesanan.myd


Akses File : Random


Kunci Field : No_pemesanan

Tabel IV.11

Spesifikasi File Pemesanan


1 Nomer pemesanan No_pemesanan Char 20 Primary Key

2 Delivery date Delivery_date Date -

3

Amount Jumlah Int 15

4 Total balance Ttl_balance Int 15

5 Termin Termin Varchar 9

6 Ppn Ppn Varchar 5

7 Discount Discount Varchar 5

G. Spesifikasi File Tabel Penerimaan

55


Nama File : Penerimaan

Akronim : Penerimaan.myd


Akses File : Random


Kunci Field : No_penerimaan

Tabel IV.12

Spesifikasi File Penerimaan


1 Nomer penerimaan No_penerimaan Char 20 Primary Key


3 Nama Sales Nama_sales Varchar 20


5 Nomer surat jalan No_sj Char 20

6 Nomer invoice No_inv Char 15

7 Nomer Faktur Pajak No_fp char 15

H. Spesifikasi File Tabel Retur Barang


Nama File : Retur Barang

Akronim : Retur_Barang.myd


56

Akses File : Random


Kunci Field : No_retur

Tabel IV.13

Spesifikasi File Retur


1 Nomer retur No_retur Char 20 Primary Key



I. Spesifikasi File Tabel Pembayaran


Nama File : Pembayaran

Akronim : Pembayaran.myd


Akses File : Random


Kunci Field : No_ Pembayaran

Tabel IV.14

57

Spesifikasi File Pembayaran


1 Nomer Pembayaran No_ Pembayaran Char 20 Primary Key

2 Tanggal Tgl Date 8

3 Jumlah Jumlah Int 15

4 Total Total Int 15

5 Nomer Invoice No_inv Char 15

J. Spesifikasi File Tabel Jurnal


Nama File : Jurnal

Akronim : Jurnal.myd

Tipe File : File Laporan

Akses File : Random


Kunci Field : No_ Jurnal

Tabel IV.15

Spesifikasi File Jurnal


1 Nomer Jurnal No_ Jurnal Char 10 Primary Key

2 Tanggal Tgl Date 8

58

3 Keterangan Ket Text -

4 Nomer purchase

control

No_pc Char 15

5 Nomer pembayaran No_pembayaran char 20

K. Spesifikasi File Tabel Detail Jurnal


Nama File : Detail_Jurnal

Akronim : detail_Jurnal.myd

Tipe File : File Laporan

Akses File : Random


Kunci Field : -

Tabel IV.16

Spesifikasi File Detail Jurnal


1 Debet Debet Char 15

2 Kredit Kredit Date 15

3 Kode akun Kd_akun char 5 Index

4 Nomer jurnal No_jurnal char 10 Index

59

4.2.4. Software Architecture

A. Deployment Diagram

deployment Deployment Model

main

jav a

database

MYSQL

TApembelian

<<dev ice>>

<<apalication>>

Aplikasi pembelian

printer

Gambar IV.11 Deployment Diagram

B. Squence Diagram

1. Squence Diagram login

sd login new

login kontrol usermenu utamapurchasing

2. get username&pass()

5. login gagal()

4. Login berhasil()

3. cek status()

1. input

username&pass()

Gambar IV.12 Squence Diagram login

60

2. Squence Diagram purchase request

sd pr

form pr kontrol permintaanproduksi

cetak pr()

menambah pr()

mecetak pr()

berhasil disimpan()

input pr()

pr tercetak()

pr disimpan()

simpan pr()

Gambar IV.13 Squence Diagram purchase request

3. Sequence Diagram purchase order

sd PO

form po kontrol pemesananproduksi

mencari po()

PO di simpan()

mencetak()

po ditemukan()

mencetak po()

mencari po()

PO tersimpan()

input PO()

PO tercetak()

menambahkan po()

simpan PO()

Gambar IV.14 Squence Diagram purchase order

61

4. Sequence Diagram purchase control

sd pc

form PC kontrol pcpurchasing

menambah po()

mecari data()

pc ditersimpan()

mecari pc()

data ditemukan()

pc ditampilkan()

pc tersimpan()

input po()

simpan()

Gambar IV.15 Squence Diagram purchase control

5. Squence Diagram penerimaan

sd penerimaan

purchasing form penerimaan kontrol penerimaan

data penerimaan berhasil disimpan()

menginput penerimaan()

simpan penerimaan()

mencetak penerimaan()

data tersimpan()

menambah penerimaan()

cetak penerimaan()

penerimaan tercetak()

Gambar IV.16 Squence Diagram penerimaan

62

6. Squence Diagram retur barang

sd retur

purchasing form retur kontrol retur

retur telah di simpan()

retur ditemukan()

retur tersimpan()

datav dicari()

input retur()

mencari retur()

menampilkan retur()

menambah retur()

retur cetak()

mencetak retur()

simpan retur()

cetak retur()

Gambar IV.17 Squence Diagram retur barang

7. Sequence Diagram pembayaran

sd pembayaran

finance from pembayaran kontrol pembayaran

input pembayaran()

menambah pembayaran()

mencari pembayaran()

pembayaran tersimpan()

pembayaran ditampilkan()

simpan pembayaran()

pembayaran disimpan()

mencari data()

pembayaran di temukan()

Gambar IV.18 Squence Diagram pembayaran

63

4.2.5. User Interface

A. Login

Gambar IV.19 user interface Login

B. Menu utama

Gambar IV.20 user interface menu utama

C. Menu master

64

Gambar IV.21 user interface menu master

D. Menu data user

Gambar IV.22 user interface menu data use r

65

E. Menu data barang

Gambar IV.23 user interface menu data barang

F. Menu data supplier

Gambar IV.24 user interface menu data supplier

66

G. Menu data akun

Gambar IV.25 user interface menu data akun

H. Menu transaksi

Gambar IV.26 user interface menu transaksi

I. Menu purchase request

67

Gambar IV.27 user interface menu purchase request

J. Menu purchase order

Gambar IV.28 user interface menu purchase order

68

K. Menu purchase control

Gambar IV.29 user interface menu purchase control

L. Menu penerimaan

Gambar IV.30 user interface menu penerimaan

69

M. Menu retur barang

Gambar IV.31 user interface menu reur barang

N. Menu Pembayaran

Gambar IV.32 user interface menu pembayaran

70

O. Menu Laporan

Gambar IV.33 user interface menu laporan

P. Menu laporan pembelian

Gambar IV.34 user interface menu jurnal pembelian

Q. Menu Laporan pembayaran

71

Gambar IV.35 user interface menu Laporan pembayaran

R. Menu Laporan Purchase Request

Gambar IV.36 user interface menu Laporan Purchase Request

S. Menu Laporan Purchase Order

72

Gambar IV.37 user interface menu Laporan Purchase Order

T. Menu Laporan Purchase Control

Gambar IV.38 user interface menu Laporan Penerimaan

U. Menu Laporan Penerimaan

73

Gambar IV.39 user interface menu Laporan Penerimaan

V. Menu Laporan Retur Barang

74

Gambar IV.40 user interface menu Laporan Retur Barang

W. Menu Backup

Gambar IV.41 user interface menu Backup

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

A. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan salah satu perangkat yang dibutuhkan dalam

memproses sebuah data. Adapun spesifikasi perangkat keras yang disarankan agar

proses pengolahan data berjalan dengan baik dan maksimal adalah personal komputer

yang terdiri dari:

a. Processor : Intel (R) Celeron (R) CPU 1007U

b. Memory : 1 GB

c. Hard disk : 20 GB

d. Mouse : Mouse Optic

e. Keyboard : 108 Key

75

f. Monitor : 14”

g. Printer : Ink Jet

B. Perangkat lunak (software)

Perangkat lunak atau biasa disebut software adalah suatu rangkaian instruksi

yang antara lain berfungsi untuk menjalankan perangkat keras, mengolah data

ataupun mewujudkan keinginan pemakai mendapatkan informasi dalam suatu proses

pengmabilan keputusan.

Perangkat lunak yang mendukung berjalannya program pengkajian ini yang

dijadikan sarana pembuatan pogram ini adalah sebagai berikut:

a. Sistem operasi : Miscrosoft Windows 8 pro

b. Paket Program : Java Neatbeans IDE 8.1, XAMPP v31.0.3.1.0, JDK 8.

c. DBMS : MSQL, Community Server (GPL)Verr 5,6,21.

76

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dengan adanya komputerisasi sistem yang diusulkan akan mempermudah

tindak lanjut proses pengolahan data dengan informasi yang dihasilkan. Dari hasil

penulisan Tugas Akhir ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Penulis tidak merubah sistem yang sudah ada pada proses pembelian barang

melainkan hanya proses kerja yang manual menjadi proses kerja komputerisasi.

2. Dengan proses yang sudah terkomputerisasi dapat membantu meringkan serta

mempercepat proses kerja, selain itu juga dapat lebih menghemat waktu serta

tenaga kerja semakin meningkatkan usaha-usaha pengembangan lainnya.

3. Selain dapat meringkankan proses kerja, dapat juga menghasilkan laporan yang

baik, akurat dan tepat waktu. Sehingga menghasilkan informasi yang bermutu dan

dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan.

4. Penulis mengusulkan program yang didalamnya terdapat

a. Menu login agar tidak sembarang orang bisa masuk ke program tersebut,

dan mempergunakan program tersebut sesuai dengan hak akses karyawan.

b. Menu master yang terdiri dari beberapa sub menu yaitu data user, data

barang, data supplier, dan data akun.

77

c. Menu transaksi yang terdiri dari beberapa sub menu yaitu purchase

request, purchase order, purchase control, penerimaan, retur barang, dan

pembayaran.

d. Menu laporan yang berisi tentang laporan pembelian, laporan po, laporan

pr, laporan pc, laporan penerimaan, laporan retur dan laporan pembayaran.

e. Menu backup yang berfungsi untuk membackup data agar tidak hilang.

f. Menu Logout untuk keluar dari program .

5.2. Saran – saran

Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan saran – saran dengan

harapan dapat bermanfaat bagi PT. Mutiha Abadi Perizky untuk meningkatkan

keefisienan dan keefektifan kerja dalam mengelola sistem pembelian barang yaitu :

1. Profesionalisme personil sangat dibutuhkan karena untuk memperoleh hasil yang

maksimal personil yang terlibat harus membekalidiri dengan masalah pekerjaan

yang ditekuni dan pengetahuan tentang komputer dengan di adakannya pelatihan.

2. Kedisiplinan pemakaian sistem sangat dituntut sesuai dengan ketentuan yang telah

ditentukan.

3. Data sebaiknya disimpan didalam cloud storage.

4. Diperlukan sistem program berbasis web seperti payrollbozz agar pengerjaan dan

penggunaan lebih mudah dan lebih baik .

82

Lampiran A-1

83

Lampiran A-2

84

Lampiran A-3

85

Lampiran A-4

86

Lampiran B-1

87

Lampiran B-2

88

Lampiran B-3

89

Lampiran C-1

PT.Mutiha Abadi Perizky

General treding/ Engginering/ Manufacturing

JL. Metro, Desa Telajung RT.02 RW.08 Setu, Bekasi 17520 Telp.02129568174

Penerimaan

No penerimaan : X(10) 9(10) Tanggal : -

No Pemesanan : X(8)9(7) Nama Supplier : X(8)9(7)

No Surat jalan : X(10) 9(10) Nama Sales : X(20)

Kode Barang Nama Barang QTY Amount X(3) 9(2) X(20) 9(3) 9(15)

Diberikan oleh Diterima oleh

( ) ( )

90

Lampiran C-2



JL. Metro, Desa Telajung RT.02 RW.08 Setu, Bekasi 17520 Telp.021-29568174

Laporan Pembelian

No. : 9(10)

Tanggal No.Bukti Keterangan Debit Kredit

- X(10) 9(10) - 9(15) 9(15)

91

Lampiran D-1




Retur Barang

Nomer Retur : X(10)9(10) Nomer penerimaan : X(10)9(10)

Tanggal : - Nama Supplier : X(20)

Kode Barang Nama Barang Qty X(3)9(2) X(20) 9(3)

Dibuat Oleh Diterima Oleh

( ) ( )

92

Lampiran D-2




Laporan Pembayaran

No. : 9(10)

Tanggal No.pembayaran No.Invoice Nama Supp

Cara pembayaran

Jumlah Kekurangan

- X(10) 9(10) X(8) 9(7) X(20) X(10) 9(15) -

93

Lampiran D-3




Laporan Purchase Request

Tanggal No.Purchase Request Total

9(8) X(5)9(7) 9(15)

Grand Total :

94

Lampiran D-4




Laporan Purchase Order

Tanggal No.Po Suppler Cara

Pembayaran

Total

9(8) X(5)9(8) X(20) X(8) 9(15)

Grand Total :

95

Lampiran D-5




Laporan Purchase Control

Tanggal No.PO Supplier Total Tgl Inv Perkiraan

tgl bayar

9(8) X(5)9(8) X(20) 9(15) 9(8) X(10)

bab i pendahuluan · bab i pendahuluan 1.1. umum pada saat ini dunia bisnis dan teknologi informasi...

Documents