bab i pendahuluan a. latar...
TRANSCRIPT
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berwisata tidak semata-mata hanya mengunjungi pantai, gunung, dan objek
wisata saja. Tetapi wisatawan juga dapat mengenal potensi wisata lain di Indonesia
ini dengan mendatangi event tourism fair. Melalui acara tersebut para wisatawan
dapat memperoleh informasi dan lebih mengenal objek wisata yang belum mereka
ketahui. Akhir-akhir ini sudah banyak event tentang pameran pariwisata salah
satunya adalah Jogja Tour & Holiday Fair 2016 yang dilaksanakan oleh Dyandra
Promosindo Yogyakarta, acara ini juga serentak dilaksanakan di Makasar. Acara
pameran Jogja Tour & Holiday Fair 2016 dan Makassar Tour & Holiday Fair 2016
dilaksanakan di Hartono Mall Jogja dan Mall Ratu Indah Makassar pada tanggal 4-
6 Maret 2016.
Dyandra Promosindo merupakan profesional exhibition organizer terdepan
di Indonesia yang telah berdiri sejak tahun 1994. Dyandra Promosindo memiliki
kantor pusat di Jakarta dan beberapa cabang yang tersebar di kota-kota besar di
Indonesia. Beberapa kantor cabang yang dimiliki oleh Dyandra Promosindo antara
lain terletak di Surabaya, Makassar, dan Yogyakarta. Dyandra Promosindo
memiliki beberata exhibition event yang berskala nastional maupun internasional,
beberapa pameran tersebut antara lain, Indonesia International Motor Show, Mega
Bazar Consumer Show, dan Indonesia Celullar Show.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
2
Sekarang ini berwisata bukanlah menjadi kebutuhan yang mewah, tetapi
sudah menjadi kebutuhan primer bagi masyarakat Indonesia. Didukung dengan
fasilitas yang semakin canggih melaui internet semua destinasi yang ingin dituju,
maskapai, dan tempat tinggal selama liburan sudah tersedia. Hal tersebut membuat
para pelaku industri pariwisata seperti tour agent, maskapai, hotel, dan destinasi
semakin gencar untuk mengadakan promo. Maka dengan berbekal pengalaman dan
sukses dalam menyelenggarakan berbagai pameran, pada tahun ini Dyandra
Promosindo menyelenggarakan Jogja Tour & Holiday Fair 2016 yang bertujuan
untuk mempertemukan para pelaku pariwisata dan calon wisatawan.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah tugas akhir ini adalah Dyandra Promosindo sebagai event
organizer melakukan proses, persiapan, pelaksanaan dan evaluasi dalam dalam
pelaksanaan Jogja Tour & Holiday Fair 2016. Rumusan masalah tersebut
diturunkan dalam tiga pertanyaan penelitian:
1. Bagaimana persiapan yang dilakukan sebelum berlangsungnya acara
Jogja Tour & Holiday Fair 2016?
2. Bagaimana pelaksanaan acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016?
3. Bagaimana evaluasi setelah berlangsungnya acara Jogja Tour & Holiday
Fair 2016?
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
3
C. Tujuan Penelitian
Berikut ini adalah tujuan dari penelitian ini:
1. Mengetahui persiapan yang dilakukan oleh Dyandra Promosindo sebelum
berlangsunnya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016.
2. Mengetahui alur jalannya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016.
3. Mengetahui cara mengatasi kendala yang di hadapi dalam pelaksanaan
acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016.
D. Manfaat Penelitian
1. Adanya penelitian secara teoritis diharapkan dapat memberikan manfaat
sebagai sumbangan pemikiran dalam dunia pariwisata serta dapat
memperkaya khasanah ilmu pengetahuan.
2. Adapun manfaat penelitian ini secara praktis adalah:
a. Menambah wawasan penulis mengenai wacana nilai pendidikan
khususnya dalam bidang MICE, untuk selanjutnya dijadikan sebagai
acuan dalam pembuatan sebuah event.
b. Sebagai masukan yang membangun guna meningkatkan kualitas
pariwisata yang ada, termasuk para wisatawan yang ada di dalamnya.
c. Sebagai bahan pertimbangan untuk diterapkan dalam dunia pariwisata
pada lembaga Negara, komunitas atau kelompok yang ada di
Indonesia sebagai solusi terhadap permasalahan kepariwisataan yang
ada.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
4
E. Tinjuan Pustaka
Beberapa pustaka yang ditinjau oleh peneliti antara lain skripsi yang
disusun oleh Gigih Marang Kawitan dari program studi Perencanaan Wilayah dan
Kota Universitas Gadjah Mada pada tahun 2013 dengan judul “Pengambangan
MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) Kota Surakarta”.
Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa Kota Surakarta telah sukses
mengembangkan pariwisata melalui industri MICE. Kesuksesan Kota Surakarta
dalam industri MICE dibuktikan dengan adanya peningkatan jumlah wisata MICE
yang diselenggarakan setiap tahunnya, adanya peningkatan jumlah wisatawan,
peningkatan jumlah hunian dan lama tinggal wisatawan di hotel serta respon publik
dan media massa yang luar biasa.
Penulis juga menggunakan tugas akhir yang disusun oleh Intan Utami
Dwijayanti dari program studi D3 Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah
Mada pada tahun 2013 dengan judul “Pameran Sebagai Upaya Peningkatan
Layanan Kearsipan di Arsip Universitas Gadjah Mada”. Dalam penelitian tersebut
dijelaskan bahwa pameran dapat dijadikan sebagai ajang untuk meningkatkan suatu
layanan di bidang kearsipan. Penyelenggaran pameran ini dimulai dari pemilihan
tema, pembuatan konsep, pemilihan arsip foto dan arsip tekstual yang akan
dipamerkan, hingga pemilihan layout yang akan digunakan. Pada penyelenggaraan
suatu pameran, pihak penyelenggara harus cermat dalam persiapan dan
pelaksanaan karena hal tersebut dapat mempengaruhi jumlah pengunjung yang
akan berdampak sukses atau tidaknya suatu pameran.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
5
Selanjutnya penulis juga mengambil tugas akhir yang disusun oleh Fiqiq
Agnes Putri dari D3 Kepariwisataan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada
tahun 2014 dengan judul “Mengembangkan Kawasan Pantai Selatan Yogyakarta
Melalui Event Olahraga Kedirgantaraan Jogja Air Show” sebagai tinjauan pustaka.
Dalam penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa peranan Dinas Pariwisata DIY
dalam mengembangkan pariwisata Pantai Selatan melaui event Jogja Air Show
sangat penting dan strategi melalui event tersebut sanagat tepat sasaran. Dengan
diselenggarakannya event Jogja Air Show di tiga lokasi yaitu Pantai Parangtritis,
Pantai Parangkusumo dan lokasi yang berdekatan dengan Pantai Depok yang
memiliki kuliner hasil laut memiliki dampak positif terhadap perekonomian
masyarakat di tiga lokasi tersebut karena jumlah wisatawan Pantai Selatan yang
meningkat.
F. Landasan Teori
1. Pengertian MICE :
MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan: usaha jasa
konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan
memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,
usahawan, cendikiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang
berkaitan dengan kepentingan bersama (Pendit, 1999:25).
MICE sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya
merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan
sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
6
meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition
(Kesrul, 2004:3).
MICE merupakan suatu usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan
dalam konteks pariwisata, kepada sekelompok orang dalam bentuk kegiatan
diantaranya meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan
exhibition.
2. Bentuk MICE :
a. Meeting
Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan
atau persidangan. Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di
dalam MICE.
Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan
oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau
perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan
sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus,
menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan
(Kesrul, 2004:8).
“Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktivitasnya
merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan
orang secara bersama-sama” (Kesrul, 2004:3).
b. Incentive
Undang-undang No.9 tahun 1990, Menjelaskan bahwa perjalanan
incentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
7
suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan
penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi
yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan
(Pendit, 1999:27).
Bahwa incentive merupakan hadiah atau penghargaan yang
diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen.
Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang (Kesrul, 2004:18).
SITE 1998 juga memberikan definisi mengenai incentive travel
adalah pengalam travel luar biasa yang diberikan untuk meotivasi atau
menghargai partisipasi pegawai atas kinerjanya dalam mencapai tujuan
perusahaan (Any Noor, 2007:5).
c. Conference
Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa
Indonesia yang mengandung pengertian sama (Pendit, 1999:29).
Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka
secara teknis akronim MICE sesungguhnya adalah istilah yang
memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud
sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting,
incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang
sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-
kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori,
yaitu MICE.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
8
Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang
diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau
kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-
negara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai
topik tawanan perang dan sebagainya (Kesrul, 2004:7).
d. Exhibition
Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri
pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur
dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor KM. 108 / HM. 703 /
MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang berbunyi “Pameran merupakan suatu
kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada
hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya
dengan pariwisata” (Pendit, 1999:34).
Exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-
sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel,
dimana sekelompok produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran
dengan segmentasi pasar yang berbeda (Kesrul, 2004:16).
3. Pertimbangan pelaksanaan MICE
Dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan (Kesrul, 2004:9), antara lain:
a. Penetapan lokasi dan ruang MICE
1) Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut:
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
9
a) Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat
penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih
lanjut.
b) Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan,
misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau
konferensi.
2) Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of
the person attending peserta yang memerlukan sekali seminar dan
konferensi tersebut.
3) Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana
pertemuan akan digelar.
b. Perlengkapan fasilitas MICE
Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan
atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum
(Kesrul, 2004:90). Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu
memahami dengan seksama beberapa hal berikut:
1) Jenis pertemuan dan lamanya
2) Jumlah peserta
3) Jumlah ruangan yang dibutuhkan
4) Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
5) Bentuk pengaturan tempat duduk
6) Akomodasi peserta MICE
c. Penanganan transportasi
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
10
Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan
transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Ada enam poin dalam pengaturan
transportasi (Kesrul, 2004:104), yaitu:
1) Transprtasi udara
2) Airport shuttle service
3) Multiple property shuttle
4) VIP transportation
5) Local tour
6) Staff transportation.
d. Pelayanan makanan dan minuman
Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan
dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang
meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and
beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan
dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis
serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk
mengetahui ketersediaan stock pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga
yang sesuai dengan penawaran, disamping itu apakah perlu melakukan
pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan
khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman
(Kesrul, 2004:113).
e. Akomodasi
Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus dicek:
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
11
1) Akomodasi sesuai harapan peserta
2) Penginapan: Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
3) Kamar gratis untuk panitia atau komite: jumlah, tipe, dan fasilitas yang
harus dibayar
4) Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi: jumlah, tipe, dan harga
G. Metode Penelitian
1. Tempat dan Waktu Penelitian
a. Tempat : PT. Dyandra Promosindo
b. Waktu : 1 Februari – 1 Mei 2016
2. Jenis Data
a. Data primer adalah data yang diperoleh dan dikumpulkan secara
langsung dari objek yang diteliti. Data yang diperoleh yaitu:
1) Wawancara partisipasi
2) Observasi
b. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari
beberapa buku dan dokumen serta studi pustaka terhadap sumber-
sumber yang relevan.
3. Metode Pengumpulan Data
a. Metode observasi partisipasi yaitu metode pengumpulan data yang
digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan
pengindraan dimana observer atau peneliti benar-benar telibat dalam
keseharian responden (Bungin, 2007:115).
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
12
b. Metode wawancara partisipasi yaitu metode pencarian data dengan
melakukan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui
tanya jawab secara lisan sehingga dapat dikontruksikan makna dalam
suatu topic tertentu (Sugiyono, 2013:231).
c. Metode studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan
studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan,
dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang
dipecahkan (Nazir, 1988:111).
4. Metode Analisa Data
Metode Analisa Data merupakan sebuah metode deskriptif analisis.
Metode deskriptif analisis adalah suatu metode yang digunakan untuk
menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak
digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas (Sugiyono, 2005:21).
H. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri atas empat bab, masing - masing
bab akan tersusun sebagai berikut:
BAB I yaitu pendahuluan yang berisi tentang latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitianan, tinjauan pustaka,
landasan teori, metode penelitian, waktu dan tempat PKL, serta diikuti dengan
sitematika penulisan tugas akhir.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/
13
BAB II yaitu gambaran umum yang berisi sejarah, profil, identitas, fasilitas,
struktur organisasi Dyandra Promosindo dan even-even yang pernah dilaksanakan
oleh Dyandra Promosindo.
BAB III yaitu pembahasan yang berisi penjabaran persiapan, pelaksanaan
dan evaluasi acara pameran Jogja Tour & Holiday Fair 2016 oleh Dyandra
Promosindo.
BAB IV yaitu penutup yang berisi kesimpulan dan saran yang dapat
membantu kelancaran terlaksananya acara Jogja Tour & Holiday Fair tahun
selanjutnya yang dilaksanakan oleh Dyandra Promosindo.
PELAKSANAAN KEGIATAN JOGJA TOUR & HOLIDAY FAIR 2016 OLEH DYANDRAPROMOSINDOAGUNG FAMBUDHIUniversitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/