1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam

menjalankan tugas rutin jabatannya. Oleh sebab itu, pimpinan sangat membutuhkan

bantuan seseorang untuk memperlancar dan mempermudah tugas tersebut. Tenaga

bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan sekretaris yang mampu membantu

tugas-tugas pimpinan agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Praktik kesekretarisan tidak dapat diartikan lagi hanya semata-mata sebagai

clerical work atau paper work. Akan tetapi, peranan dan fungsi sekretaris dari hari ke

hari semakin luas dan kompleks bidang tugas dan pelayanannya. Sekretaris dituntut

untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar, dewasa, memiliki pengetahuan yang sangat

luas dan mengikuti perkembangan zaman agar dapat menyesuaikan lingkungan kerja

serta dapat bekerja dengan efektif dan efisien.

Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidental dan tugas

kreatif. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima

telepon dan kearsipan. Tugas insidental meliputi mempersiapkan rapat, mengatur

pertemuan pimpinan, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.

Sedangkan tugas kreatif meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada relasi,

membuat kliping dan sebagainya.

2

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan

persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas adalah

merupakan aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan,.

maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan perjalanan dinas agar dapat

berjalan dengan efektif dan efisien. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas

pimpinan meliputi dokumen yang harus disiapkan dan yang dibutuhkan pimpinan

dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan dan

segala sesuatu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan dan kenyamanan

pimpinan dalam perjalanan dinasnya.

Penulis memilih riset di Kementerian Pemuda dan Oahraga, yaitu

Kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan pemuda dan

olahraga. Kementerian Pemuda dan Olahraga dipimpin oleh seorang Menteri Pemuda

dan Olahraga (Menpora) yang sejak tanggal 27 Oktober 2014 dijabat oleh Imam

Nahrawi.

Untuk itu penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul “Peran Sekretaris

Dalam Menangani Perjalanan Dinas Asisten Deputi di Kementerian Pemuda

dan Olahraga (KEMENPORA)”, agar dapat memberikan informasi mengenai

perjalanan dinas pimpinan di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penulis juga akan

menganalisa kaitannya dengan tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan sekretaris

dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan.

3

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka rumusan masalah yang

digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimana prosedur perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan

Infrastruktur Olahraga?

2. Apa saja yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi

Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga?

3. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi

Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga?

4. Kendala apa saja yang dihadapi dan bagaimana mengatasi kendala tersebut dalam

penyusunan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur

Olahraga?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan diadakannya penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui prosedur perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan

Infrastruktur Olahraga.

2. Untuk mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas

Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga.

3. Untuk mengetahui dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten

Deputi Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga.

4

4. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dan bagaimana cara mengatasi

kendala tersebut dalam penyusunan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi

dan Infrastruktur Olahraga.

Sedangkan manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Penulis dapat menambah wawasan tentang prosedur penanganan perjalanan dinas

pimpinan.

2. Bagi Perusahaan

Untuk dijadikan bahan evaluasi dalam meningkatkan penanganan perjalanan dinas

pimpinan.

3. Bagi Pembaca

Penulis dapat berbagi ilmu dengan mahasiswa lainna tentang prosedur penanganan

perjalanan dinas pimpinan dan untuk dapat dijadikan sebagai bahan referensi

dalam penyelesaian tugas yang berhubungan denga penangan perjalanan dinas

pimpinan.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk memudahkan penulis dalam memperoleh informasi pada penyusunan

Tugas Akhir ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data pada Kampus Bina

Sarana Informatika. Adapun metode penelitian yang penulis gunakan adalah:

5

1. Metode Observasi

Observasi dilakukan dengan datang langsung dan mengamati proses kerja

khususnya dalam pelaksaan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan

Infrastruktur Olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA) RI

yang beralamat di Jalan Gerbang Pemuda No. 3, Senayan, Jakarta Pusat, sehingga

mendapat informasi yang jelas mengenai permasalahan tersebut.

2. Metode Wawancara

Pada metode ini yang dilakukan adalah dengan mengadakan tanya jawab langsung

kepada Bapak Dr. Samsudin, M.Pd. selaku Asisten Deputi itu sendiri dan kepada

Bapak Anang Kosim, S.T.,M.M selaku Kabid. Sarana dan Prasarana Olahraga

Prestasi mengenai apa yang disebut perjalanan dinas dan dokumen apa saja yang

dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur

olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga.

3. Metode Studi Dokumentasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan melihat dokumen, naskah-naskah,

agenda, serta perangkat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perjalanan

dinas asisten deputi standardisasi dan infrastruktur olahraga di Kementerian

Pemuda dan Olahraga.

1.5. Ruang Lingkup

Dalam hal ini, ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas pada

penyusunan tugas akhir ini, penulis memberikan batasan penulisan prosedur

penanganan perjalanan dinas hanya pada Asisten Deputi (ASDEP) Standardisasi dan

6

Infrastruktur Olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA).

Asisten Deputi (ASDEP) Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga merupakan salah

satu asisten dari bagian Deputi IV Bidang Peningkatan Pretasi Olahraga di

Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA). Serta tugas-tugas yang harus

dilakukan oleh sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan. Mulai dari

menyiapkan jadwal perjalanan, dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam

perjalanannya serta segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan perjalanan

dinas tersebut dan juga kendala apa saja yang dihadapi dalam penyusunan perjalanan

dinas Asisten Deputi (ASDEP) yaitu pada tanggal 1 April sampai 30 Mei 2016 di

Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA).

1.6. Sistematika Penulisan

Penulis menggunakan sistematika dalam penulisan ilmiah ini mencakup bab

perbab, sehingga dapat mempermudah dalam membaca dan membahas penulisan ini,

sistematika ini dibagi dalam beberapa sub bab diantaranya:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang pemilihan judul,

Perumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Metode Pengumpulan Data,

Ruang Lingkup, dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan secara umum dan singkat tentang pengertian

prosedur, pengertian perjalanan dinas, dokumen yang dibutuhkan

dalam perjalanan dinas dan menguraikan tentang teori-teori

7

berdasarkan beberapa sumber referensi yang mendukung pokok

permasalahan yang menjadi pembahasan dalam pembuatan Tugas

Akhir ini.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini terdiri dari tinjauan umun organisasi, sejarah dan

perkembangan singkat perusahaan, struktur organisasi dan tata kerja

serta kegiatan usaha. Penulis juga menjelaskan tentang data-data yang

penulis peroleh selama melakukan riset mengenani bagaimana

penanganan perjalanan dinas dan kendala apa saja yang terjadi serta

dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur

penanganan perjalanan dinas di Kementerian Pemuda dan Olahraga

(KEMENPORA) RI khususnya dibagian Asisten Deputi Standardisasi

dan Infrastruktur Olahraga.

BAB IV PENUTUP

Bentuk uraian pada bab ini merupakan kesimpulan dari hasil penelitian

sebagai jawaban dari masalah pokok yang diangkat dan saran yang

ditujukan kepada perusahaan atau organisasi dalam prosedur

penanganan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan

Infrastruktur di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA)

RI.