Bab 8

INFORMASI DALAM PRAKTIK

Nama Kelompok:

Abdul Lukman Hakim 021111150

Muhammad Ichsan Priyatna 021111137

Nama Dosen:

Dr.wonny A.R,MM.,SE 113

Fakultas Ekonomi

Universitas Pakuan

Tujuan Pembelajaran

• Mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif dapat menjadi salah satu faktor kunci keberhasilannya.

• Mengenali Proses-proses sistem pemrosesan transaksi yang akan merugikan operasi dasar perusahaan sehari-hari.

• Mengenal proses-proses yang dijalankan oleh sistem pemrosesan transaksi bagi sebuah perusahaan distribusi.

• Mengetahui bahwa sistem informasi organisasi telah dikembangkan untuk area-area bisnis dan tingkat-tingkat organisasi.

• Mengenal arsitektur sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan.

• Mengetahui arsitektur dari suatu sistem informasi eksekutif.

• Memahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (costumer relationship management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan komputer yang besar.

• Mengetahui perbedaan antara data warehouse (gudang data) dengan basis data.

• Memahami arsitektur dari suatu sistem data warehouse.

• Mengetahui bagaimana data disimpan dalam suatu penyimpanan data berupa data warehouse.

• Mengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan navigasi dalam penyimpanan data.

• Mengetahui apa yang dimaksud dengan pemrosesan analitis online (on-line analytical processing-OLAP).

• Mengetahui dua cara dasar melakukan data meaning (penambahan data).

PendahuluanManajer sering kali memusatkan perhatian pada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut sebagai keberhasilan kritis (eritical succes factor-CSF). Yang memiliki pengaruh sangat besar, pada keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan. Dengan memusatkan perhatian pada CSF. Manajemen memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti kemampuan sebuah perusahaan untuk mengetahui sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF-nya. Pemrosesan ini akan menghabiskan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bisnis distribusi (seperti produsen,distributor,atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memesan pengantian persediaan, dan memelihara buku besar. Sistem informasi lainnya didalam perusahaan dimaksudkan untuk mendukung unit-unit organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi manufaktur, dan sistem informasi keuangan dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi dari masing-masing area bisnis tersebut dan sistem informasi eksekutif mengakui adanya kebetulan-kebetulan informasi yang unik dari pada pengguna di tingkat atas atau organisasi. Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika

Pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari satu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer-manajemen hubungan pelanggan atau costumer ralationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif-data warehouse (gedung data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak khusus, yang disebut OLAP ( on-line analytical processing) telah dikembangkan untuk memberikan informasi kepada pengguna data warehouse dalam bentuk multidimensional. Salah satu filtur yang menarik dari pengundangan data adalah

Bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola did alam data yang tidak di ketahui oleh para pengguna. Jenis data mining (pengembangan data) seperti ini disebut penemuan pengetahuan (knowledge discovery)

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU

KEBERHASILAN

Pada tahun 1961, D. Roland Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan terbesar di Amerika, memperkenalkan critical succes factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Terdapat beberapa aktivitas penting yang menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas penting tersebut adalah CSF. Faktor ini berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke organisasi lain. Contohnya:

Dalam industri kendaraan bermotor, diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efesien dan pengendalian biyaya produksi yang ketat. Sedangkan dalam industri asuransi, CSF diinden tifikasikan sebagai pengembangan personil manajemen agen,

Pengendalian personel administrasi dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi yang baru. Paling tidak diawal tahun 1996-an semuanya diyakini sebagai CSF. Kita telah mengakui bahwa sumber daya informasi merupakan satu cara yang baik untuk mengcapai keunggulan kompetitif.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yg merugikan aktifitas perusahaan, mengubah dan menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Istilah sistem informasi pemrosesan data elektronik (electronic data processing EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

Figur 1.8 model sistem pemrosesan transaksi

Figur 1.8 adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi. Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah di bahas di bab 2. unsur-umsur input, transnformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada di bagian bawa. Data di kumpulkan dari sistem fisik dari lingkungan, kemudian di masukan kedalam basis data. Peranti lunak memproses transaksi mengubah data menjadi informsai bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan

Tinjauan Sistem

Unsur-unsur lingkungn dari sistem distribusi meiputi :• Pelangan ,• Pemasok ,• ruang persediaan bahan baku,• Dan manajemen. Arus data yang menghubunkan

perusahaan dengan para pemasoknya :• PESANA PENJUALAN ( SALES ORDER )• PESANA PEMBELIAN ( PURCASE ORDER )

Figur 8.2 Diagram konteks sistem distribusi

Keterangan Figur 8.2 :Terdiri atas sumber-sumber daya daya maya (virtual). Kedua pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok kesistem, yang berujudul pengiriman, dan arus dari sistem keruang persedian bahan baku, yang berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mecerminakan sumber daya fisik maupun maya.

Subsistem-subsistem utama dari sistem disribusi

Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan

Ada 4 sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan :

1. Sistem entri (order entry system) adalah pemasukan pesanan pelanggan kedalam sistem.

2. Sistem persediaan (inventory system) adalah memelihara catatan persediaan.

3. Sistem penagihan (billing system) adalah membuat faktur pelanggan;

4. Sistem piutang dagang (accounts receivable) adalah menagih uang dari para pelanggan.

Figur 8.4 Diagram nomor 1 sistem yang memenuhi pesanan pelanggan

Sistem yang memesan persediaan pengganti

Ada 3 sistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok:1. Sistem pembelian (purchasing system) adalah

menerbitkan pesanan menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

2. Sistem penerimaan (receiving system) adalah menerima persediaan.

3. Sistem utang dagang (variable system) adalah melakukan pembayaran.

Lebih detailnya bisa dilihat pada figur 8.5

Figur 8.5 Diagram nomor 2 sistem yang memesan persedian pengganti

Sistem yang menjalankan proses buku besar

Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan dari data-data sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambar keuangan operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger).

Figur 8.6 Digram nomor 3 sistem yang menjalankan proses buku besar

Terdapat 2 subsistem yang terkait:

1. Sistem memperbaharui buku besar (update general ledger system)

2. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system)

Istilah DFD untuk menyimpan data yang relatif permanen, seperti file induk atau file historis. Tempat penyimpanan ini digambarkan dalam bentuk kotak dengan ujung terbuka dan diberi nama buku besar.

Menempatkan sistem pemrosesan transaksi dalam perspektif

Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data yang mendongkumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan perusahaan dalam menjalankan operasinya dan bertransaksi dalam lingkungan.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Area-area bisnis perusahaan-keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran-menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi

Sistem informasi pemasaranSubsistem output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran.

Bauran pemasaran terdiri dari 7 subsistem:

1. Subsistem produk (Product subsystem) adalah memberikan informasi mengenai produk-produk pemasaran.

2. Subsistem lokasi (Place subsystem) adalah memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

3. Subsistem promosi (Promotion subsystem) adalah memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.

4. Subsistem harga (price subsystem) adalah membantu manajer mengambil keputusan harga.

5. Subsistem baurang terintegrasi (integrated-mix subsystem) adalah yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari usnur-unsur diatas.

Basis data: data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari 3 subsistem input.

Subsistem Input terdiri dari 3 subsistem:

1. Subsistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lain memasukannya kedalam basis data.

2. Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem) mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus.

3. Subsistem inteligensi (marketing intelligence subsystem) mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran

Figur 8.7 Model sistem informasi pemasaran

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem)-HRIA memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan SDM perusahaan .

Masing-masing subsistem output dari HRIA akan menangani aspek-aspek tertentu manajemen SDM :

Perencanaan,rekrutmen,pengolahan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan kepada karyawan: membuat banyak laporan SDM yang diminta oleh lingkungan, terutama badan-badan pemerintahan.

Sistem informasi manufaktur

Sistem informasi manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Sistem informasi keuanganSistem informasi keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktifitas keuangan perusahaan.

Sistem informasi eksekutif

Sistem informasi eksekutif (executive information system-EIA) suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer ditingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruh.

Teknik drill downA. Tampilan ringkasan

AMERICAN ELECTRONICS

LAPORAN EUANGN STANDARKonsumen

Bulan ini Aktual %Total Anggaran %Total Varians %Var.

Laba sebelum pajak

Radio 1.771 24,83% 2.084 28,71% -313 -15,0%

Stereo 2.256 31,63% 2.193 30,21% 63 2,9%

Tape Recorder 569 7,98% 504 6,94% 65 12,9%

Televisi 2.537 35,57% 2.478 34,14% 59 2.4%

Total 7.133 100,00% 7.259 100,00% -126 -1,7%

B. Tampilan satu tingkat di bawah

AMERICAN ELECTRONICS

LAPORAN KEUANGAN STANDARRadio Konsumen

Bulan ini Aktual %Total Anggaran %Total Varians %Var.

Penjualan Bersih 12.986 100,00% 12.741 100,00% 245 1,99%

Harga pokok penjulan -7.488 57,66% -7.213 -56,51% -275 3,8%

Laba Kotor 5.496 42,34% 5.528 43,39% -30 -0.5%

Penelitian & Pengemb 1.694 13,04% 1.412 11.08% 282 20,0%

Ngan

Penjualan & Pemasaran 1.505 11,59% 1.498 11,76% 7 0,5%

Umum & Administrasi 515 3,94% 522 4,10% -11 -2,1%

Pendapatan Bunga 60 0.46% 62 0.49% - 2 - 3,2%

Bahan Bunga 77 0.59% -74 -0.58% - 3 4,1%

Laba Sebelum Pajak 1.771 13,64% 2.084 16,36% -313 -15,0%

C. Tampilan dua tingkat di bawah

AMERICAN ELECTRONICS

LAPORAN KEUANGAN STANDARPenelitian & Pengembangan Radio Konsumen

Bulan ini Aktual %Total Anggaran %Total Varians %Var.

Proyek RA100 517 30,52% 303 21,46% 214 70,6%

Proyek RA200 179 10.57% 176 12,46% 3 1,7%

Proyek RA300 115 6,79% 80 5,67% 35 43,6%

Proyek RA400 315 18,60% 288 20,40% 27 9,4%

Proyek RA500 231 13,64% 225 15,93% 6 2,7%

Proyek RA600 337 19,89% 340 25,08% - 3 - 0.9%

Total Beban 1.694 100,00% 1.412 100,00% 282 20,0%

Penelitian &

Pengembangan

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

Manajemen hubungan pelanggan (costumer relationship management-CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Ketika sebuah perusahaan mencoba mempraktekkan CRM, perusahaan tersebut akan menerapkan sebuah sistem CRM. Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang-5 tahun,10 tahun, atau bahkan lebih-dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pelanggan.

Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse ( gudang data ) CRM hanyalah salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang baik untuk menjelaskan konsep tersebut.

DATA WAREHOUSINGKarakteristik data warehouse

Istilah data warehouse ( gudang data ) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karateristik sebagai berikut:•Kapasitas penyimpanan sangat besar•Data diakumulasikan dengan menambahkan catetan-catetan baru, bukannya dijaga tetapi paling mutahir dengan memperbaharui catetan-catetan yang sudah ada dengan informasi yang baru.•Data dapat diambil dengan mudah.•Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data kedalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.

Bagaimana Data Disimpan dalam tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam sebuah basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data pengindentifikasi ( seperti nomer pelanggan ), data deskriptif ( seperti nama pelanggan ), dan data kuantitatif ( seperti penjualan bulan ini ). Terdapat 2 jenis tabel yang disimpan dalam tabel-tabel tersebut.

Tabel dimensi data pengidentifikasi dan deskriptif akan disampaikan dalam tabel dimensi. Istilah dimensi mengartikan pemikiran data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari beberapa sudut pandang, atau berbagai dimensi.

Figur 8.14 Contoh tabel Dimensi

Pelanggan•Nomer pelanggan•Nama pelanggan•Nomer telp pelanggan•Alamat Email Pelanggan•Wilayah Pelanggan•Nomer tenaga penjual•Kode kredit pelanggan•Kode Industri standar pelanggan•Kota pelanggan•Negara bagian pelanggan•Kode POS pelanggan.

Tabel Fakta

tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, aktifitas. Satu contoh tabel fakta diberikan pada figur 8.15

Figur 8.15 Contoh Tabel Fakta

Fakta Penjualan Pelanggan•Unit penjualan aktual•United penjualan anggaran•Jumlah penjualan aktual•Jumlah anggaran•Jumlah potongan•Jumlah penjualan bersih•Jumlah komisi penjualan•Jumlah bonus penjualan•Jumlah pajak penjualan

Paket Informasi

Bagaimana sistem data warehousing mengetahui cara menghubungkan satu tabel dimensi tertentu dengan satu tabel tertentu. Dua jenis data tersebut akan digabungkan untuk membentuk satu paket informasi. Paket Informasi ( informaton package ) mengindentifikasi semua dimensi yang akan digunakan dalam analisis suatu aktifitas tertentu.

Figur 8.16Subjek: nama aktivitas bisnis yang sedang diukur

Nama Dimensi Nama dimensi Nama dimensi Nama dimensi

Dimension key Dimension key Dimension key Dimension key

Atribut 1 Atribut 1 Atribut 1 Atribut 1

Atribut 2 Atributi 2 Atribut 2 Atribut 2

Atribut 3 Atribut 3 Atribut n Atribut 3

Atribut 4 Atribut n Atribut 4

Atribut n Atribut n

Fakta: ukuran-ukuran numerik atas aktivitas bisnis

Figur 8.17contoh paket informasi

Waktu Tenaga penjual Pelanggan Produk

Kunci waktu Kunci tenaga penjual

Kunci pelanggan Kunci produk

Jam Nama npenjual Nama pelanggan Nama produk

Hari Cabang wilayah penjualan

Kode kredit pelanggan

Model produk

Bulan Wilayah penjualan Merek produk

Kuartal Anak perusahaan Lini produk

Tahun

Fakta: Unit penjualan aktual, unit penjualan anggaran, jumla penjualan aktual, jumlah penjualan anggaran, jumlah potongan penjualan, jumlah penjualan bersih,

jumlah komisi penjualan, jumlah bonus penjualan, jumlah pajak penjualan.

Skema BintangKarena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka

struktur ini disebut skema bintang(star schema)

Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti:

Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu.

Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir.

Pemjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini.

Penyampaian informasi

Unsur terakhir dalam data werehousing adalah sistem penyimpanan informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.

Figur 8.20melakukan navigasi melalui tempat

penyimpanan data warehouse

Roll up

Drill across

Drill Down

Drill through

Ringkasan informasi(penjualan bersih untuk wilayah penjualan bagian barat tengah)

Hierarki 1(pelanggan)

Hierarki 2(tenaga

penjualan)

Hierarki n(waktu)

Informasi terinci(penjualan bersih untuk tenaga penjual 383)

Data terinci(unit penjualan untuk tenaga penjual 383)

OLAP

• Segala jenis piranti lunak dapat digunakan untuk menarik data dari tempat penyimpanan data dan mengubahnya menjadi informasi. Piranti lunak disebut OLAP, yang merupakan singkatan dari on-line analytical processing.

• Terdapat 2 pendekatan untuk OLAP, yaitu ROLAP dan MORAP. Rolap (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensinal.

DATA MINING adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas dialiran sungai pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining, yaitu verifikasi hipotesis dan penemuan pengetahuan.

Menempatkan data Warehousing dalam Perspektif

• Kebutuhan akan data warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis pun berhasil dilakukan, seperti cara baru penyimpanan data dalam paket-paket informasi, yang memungkinkan dilakukannya analisis data dengan cara yang praktis tak terbatas, dan OLAP, yang memungkinkan diambilnya data dengan cepat. Metodologi dan teknologi yang telah adajuga ikut diterapkan, seperti konsep drill-down dan penggunaan kecerdasan buatan untuk menemukan hubungan-hubungan baru dalam data.

TERIMA KASIH