SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

KONSEP PENGOLAHAN DATAPengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP).

1. Data dan InformasiData adalah kumpulan kegiatan yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol khusus atau gabungan darinya. Data dapat juga disebut dengan Fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti, yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol.informasi adalah Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu Komputer.Perbedaan data dan informasi bisa dilihat pada tabel di bawah ini :

2. Siklus Proses InformasiSuatu proses pengolahan data terdiri dari 3 Tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing, dan output.

Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan (expanded data processing cycle) dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.

• Organization. Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan ( recording) data ke dokumen dasar.

• Input. Tahap ini merupakan proses memasukan data ke dalam Proses komputer lewat alat input (input device).

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 1 -

Created by Ratri Purwaningtyas

• Processing. Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing device), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.

• Output. Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa informasi.

• Distribution. Tahap ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.

• Storage. Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar (storage). hasil dari pengolahan yang di simpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya. Pada Gambar diatas tampak adanya 2 buah anak panah yang berlawanan arah, menunjukkan hasil pengolahan dapat di simpan di storage dan dapat diambil kembali untuk proses pengolah data selanjutnya.

3. Bit dan ByteBit adalah kependekan dari binary digit. Satu bit adalah unit informasi terkecil yang dapat ditangani komputer. Semua Informasi yang ditangani komputer terbentuk dari sejumlah bit. Ketika Anda menekan sebuat tombol atau klik tombol mouse berarti Anda mengirim sinyal kecil on/off ke komputer. Ingat setiap sinyal itu sama dengan satu bit.

Komputer biasanya mengelompokkan sinyal kecil itu menjadi kumpulan yang besar agar dapat diolah. Kumpulan 8 bit disebut byte. Satu byte bisanya menghasilkan satu karakter (huruf, angka dan sebagainya ) di monitor. Ingat 1024 byte sama dengan 1 Kilobyte

Output tersebut dipicu dengan dua cara :1 Oleh suatu tindakan Output dihasilkan bila sesuatu terjadi. Seperti contoh tagihan

disiapkan pada saat terjadi pesanan.2 Oleh Jadwal Output dihasilkan pada suatu saat tertentu.

Tujuan Pengolahan Data :Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :1 Mengambil program dan data (masukan / input)2 Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan3 Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan4 Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.5 Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 2 -

Created by Ratri Purwaningtyas

Komponen dasar dari komputer terdiri dari :1 Hardware

Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum :1 Peralatan input2 Peralatan Pemrosesan (CPU)3 Penyimpanan primer dan sekunder4 Peralatan output

Alat Input• Keyboard• Alat penunjuk

Contoh : Mouse, Trackball, Light pen, touch screen, unit remote control dll.• Alat Otomatisasi data sumber

Contoh : Optical Mark Reader (OMR), Optical Character Reader (OCR), Handprint Reader

• Alat Pembaca MagnetisContoh : MICR (Magnetic Ink Character Recognition)

• Alat Input Pengenal SuaraContoh : Speaker Dependent System

CPU (Central Processing Unit )CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output.CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic Logical Unit), Register.• CU : bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada

pada sistem komputer. • ALU : bertugas melakukan semua perhitungan aritmatika dan logika yang

terjadi sesuai dengan instruksi program.• Register: ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses

oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.

Primary Storagemerupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data.Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory

Secondary Storagemerupakan penyimpanan cadangan / tambahan. Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dll.

Alat Output• Display Screen / CRT ( Cathode Ray Tube) atau VDT (Video Display

Terminal)• Alat Pencetak

Contoh : Printer

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 3 -

Created by Ratri Purwaningtyas

• Alat Ouput Suara Contoh : Speech Output Unit (Audio Respons Unit)

• PlotterContoh : Flatbed plotter, Drum Plotter

• MicroformContoh : Microfilm, Microfiche

2 SoftwareSoftware adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.Software Sistem terdiri dari :

• Sistem operasi• Program Utility• Translator

Software Aplikasi terdiri dari :• Software aplikasi pemrograman sendiri• Software paket jadi

Tugas Pengolahan DataTugas pengolahan data yang dilakukan SIA meliputi 4 tugas dasar sbb :

1 Pengumpulan data. Setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Bila tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan disebut transaksi. Pelaku bisnis dan accounting umumnya hanya memperhatikan transaksi yang mempunyai nilai finansial.

2 Manipulasi Data. Data perlu dimanipulasi untuk dapat diubah menjadi informasi yang berguna. Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, Penyortiran, Perhitungan, dan pengikhtisaran.

3 Penyimpanan data. Terdapat banyak transaksi pada setiap perusahaan. Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Data tersebut perlu disimpan di suatu tempat dan harus dapat ditemukan dengan mudah bila data tersebut dibutuhkan.

4 Penyiapan Dokumen. SIA menghasilkan output untuk perorangan maupun organisasi di dalam maupun di luar perusahaan.

Manfaat Pengolahan DataDengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia , hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer . Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.Sebagai contoh :

1 Pembuatan faktur Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 4 -

Created by Ratri Purwaningtyas

2 Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen ; dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.

SISTEM INFORMASI AKUTANSIDefinisi SIA :Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar 3. Menangani data rinci 4. Berfokus historis5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan

mengkomunikasikan informasi keuangan sedang• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan

mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA- Spesialis Informasi - Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru

dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk

tercapainya suatu keputusan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 5 -

Created by Ratri Purwaningtyas

2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang

ditujukan kepada pihak extern.- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :1. Sistem Akuntansi Biaya2. Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari

aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualanBudgeting adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk

menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :1. Analisa Perilaku2. Metode kuantitatif3. Komputer

Analisa PerilakuSetiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode KuantitatifDalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

KomputerPada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI- 6 -

Created by Ratri Purwaningtyas