bab 4 revisi - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab4/2008-1-00165-ka bab 4.1.pdf · 80...

79

BAB 4

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Overview

4.1.1 Narasi

Prosedur yang diusulkan sehubungan dengan penerapan sistem informasi

akuntansi PT. Bali Hai Brewery Indonesia pada proses pembeliannya dimulai

dari bagian Inventory Control mengecek Material Request Ordering Schedulle.

Berdasarkan Material Request Ordering Schedulle tersebut, bagian Inventory

Control dapat memperkirakan jumlah dan waktu pengiriman dari bahan baku

yang akan dipesan ke supplier. Kemudian ketika diketahui bahwa sudah

waktunya diadakan pemesanan, maka bagian Inventory Control membuat

Purchase Requisition 2 rangkap. Purchase Requisition rangkap pertama

dikirim ke bagian pembelian dan rangkap kedua untuk tujuan dokumentasi.

Setelah bagian pembelian menerima Purchasing Request rangkap

pertama, maka dibuatlah Purchase Order. Purchase Order ini terlebih dahulu

harus diberi persetujuan Manajer Keuangan. Setelah Manajer Keuangan

mengotorisasi Purchase Order tersebut, Purchase Order dicetak lalu difax

kepada supplier. Purchase Order setelah dikirim via faximile kepada supplier

maka akan dijadikan arsip oleh bagian pembelian.

Bahan baku yang dikirim oleh supplier ke pabrik maka akan diterima

oleh bagian Inventory Control. Bagian Inventory Control ini akan mengecek

bahan baku yang diterima berdasarkan Purchase Order approved di database.

Bagian Inventory Control kemudian mengecek kondisi bahan baku yang

80

diterima, jumlah bahan baku apakah sudah sesuai dengan Purchase Order dan

Surat Jalan dari supplier. Kemudian setelah memeriksa kelengkapan dokumen

dan ketersediaan bahan baku tersebut maka bahan baku yang diterima tersebut

akan dipilih secara acak untuk dites kualitasnya di laboratorium. Kemudian

bahan baku tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang.

Bagian laboratorium kemudian akan melakukan pengecekan terhadap

bahan baku tersebut, apakah sudah memenuhi kriteria/standar yang telah

ditetapkan perusahaan atau tidak. Setelah dilakukan tes, maka bagian

laboratorium akan membuat Analisis Hasil Laboratorium sebagai acuan pihak

Inventory Control bahwa bahan baku tersebut sudah bisa digunakan untuk

proses produksi. Analisis Hasil Laboratorium ini hanya akan dicetak 1 rangkap

untuk proses dokumentasi pihak laboratorium, sedangkan untuk bagian

Inventory Control akan langsung melihat hasil Analisis Hasil Laboratorium ini

melalui sistem yang ada, yang sudah terintegrasi.

Setelah bagian Inventory Control menerima laporan Analisis Hasil

Laboratorium b di jaringan komputernya, maka bagian Inventory Control

membuat Receiving Report 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirim

ke bagian Keuangan di kantor pusat, sebagai bukti bahwa bahan baku yang

dipesan oleh bagian pembelian telah diterima sesuai kondisi yang telah

ditetapkan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan

pembukuan, dan rangkap ketiga sebagai bukti dokumentasi (arsip).

Prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang dimulai jika akan dimulai

proses produksi. Proses produksi ini selalu dimulai oleh bagian Inventory

Control yang melakukan pengecekan terhadap Material Request Ordering

81

Schedulle untuk mengetahui kapan akan dilakukan proses produksi oleh bagian

produksi. Setelah itu, maka bagian Inventory Control akan menyiapkan bahan

baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sebelum dilakukan

pemindahan bahan baku ke bagian produksi, dibuatkan formulir Request For

Material. Formulir Request For Material ini akan dicetak 2 rangkap, rangkap

pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan rangkap kedua untuk bukti

dokumentasi (arsip).

Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka jika terjadi sisa bahan

baku yang masih layak untuk digunakan pada proses produksi selanjutnya,

bagian produksi akan memberitahukan via telepon bahwa terdapat bahan baku

sisa hasil produksi. Kemudian bagian Inventory Control akan melakukan

perhitungan terhadap sisa bahan baku tersebut. Setelah dilakukan perhitungan

maka bagian Inventory Control membuat Bon Pengembalian Barang yang

bertujuan untuk menambah jumlah persediaan bahan baku di gudang. Bon

Pengembalian Barang ini dicetak 2 rangkap, dimana rangkap pertama dikirim

ke bagian Akuntansi untuk proses pencatatan, dan rangkap 2 untuk

dokumentasi (arsip).

Satu minggu sebelum jadwal jatuh tempo bagian Akuntansi

mengumpulkan dokumen-dokumen bukti seperti Puchase Order, Surat Jalan,

Receiving Report dan Invoice. Kemudian dokumen-dokumen bukti ini

diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Payment Voucher-nya.

Bagian keuangan harus meminta otorisasi Manajer Keuangan kemudian jika

Manajer Keuangan menyetujui Payment Voucher maka Manajer Keuangan

membuatkan cek sejumlah nominal yang tertera di Payment Voucher. Setelah

82

itu Payment Voucher dan cek diberikan ke Kasir untuk diurus pembayarannya

kepada supplier.

Pada setiap akhir bulan dilakukan perhitungan fisik bahan baku untuk

mengecek apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah bahan baku yang

tersedia. Selain itu juga dibuat Laporan Persediaan.

Material Request Ordering Schedulle ini berfungsi bagi bagian Inventory

Control untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier ketika bahan

baku sudah diperkirakan habis dan untuk melakukan proses produksi sesuai

waktu yang telah dijadwalkan sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku

produksi.

4.1.2 Identifikasi Event

Event Internal Agent Start When Activity

Membuat

Purchase

Requisition

Inventory

Control

Ketika jadwal pada

Material Request

Ordering Schedulle

sudah menunjukkan

untuk melakukan

pemesanan ulang.

Mengecek MROS,

Membuat Purchase

Requisition 2

rangkap,

Mengirimkan

Purchase

Requisition ke

bagian Pembelian,

Membuat

Purchase

Bagian

Pembelian

Saat menerima

Purchase Requisition

Membuat PO,

Meminta otorisasi

83

Order Manajer Keuangan,

Mengirim PO ke

Supplier,

Menerima

Bahan baku

Inventory

Control

Saat bahan baku

diterima dari dari

supplier

Menerima dan

mengecek kondisi

bahan baku,

Mencocokkan Surat

Jalan, bahan baku

dan PO,

Menandatangani

Surat Jalan,

Mengirim sampel

bahan baku ke

bagian

Laboratorium,

Memasukkan bahan

baku ke Gudang,

Menguji

Sampel Bahan

baku

Bagian

Laboratorium

Saat menerima bahan

baku dari Inventory

Control

Menerima bahan

baku dari Inventory

Control,

Menguji sampel

bahan baku,

membuat Analisis

84

Hasil Laboratorium,

Membuat

Receiving

Report

Inventory

Control

Setelah laporan

Analisis Hasil

Laboratorium

menunjukkan bahwa

bahan baku lulus

kualifikasi.

Melihat Analisis

Hasil Laboratorium,

Membuat Receiving

Report 3 rangkap,

Membuat

Request For

Material

Inventory

Control

Satu hari sebelum

proses produksi

dimulai

Menyiapkan bahan

baku untuk proses

produksi,

Membuat Request

For Material

rangkap 2,

Menerima

Bahan baku

Sisa Produksi

Inventory

Control

Setelah selesai

produksi dan terdapat

bahan baku sisa

Melakukan

perhitungan

terhadap bahan

baku sisa,

Membuat Bon

Pengembalian

Barang 2 rangkap,

Melakukan

stock opname

dan Membuat

Inventory

Control

Setiap akhir bulan Melakukan

perhitungan fisik di

gudang,

85

Laporan Membuat laporan

stok opname,

Membuat Laporan

Persediaan.

Melakukan

Pembayaran

Kewajiban

Bagian

Keuangan

Satu minggu sebelum

waktu jatuh tempo.

Menerima dokumen

buti dari bagian

Akuntansi,

Membuat Payment

Voucher,

Meminta otorisasi

Payment Voucher

kepada Manajer

Keuangan,

Menerima cek dari

Manajer Keuangan,

Memberikan cek

dan Dokumen Bukti

ke Kasir.

Menerima tanda

terima dari supplier.

Tabel 4.1 Event Table

86

4.2 Activity Diagram

4.2.1 Overview Activity Diagram

Bagian Keuangan KomputerBagian LaboratoriumBagian PembelianInventory ControlSupplier

Overview Activity DiagramPT Bali Hai Brewery Indonesia

Membuat PurchaseRequisition

Membuat PurchaseOrder

{PR ttd}

Mengirimkan BahanBaku

Menerima BahanBaku

{SuratJalan}

Menguji Sampel BahanBaku

Membuat ReceivingReport

{AnalisaHasil Lab}

Membuat Request ForMaterial

Menerima Barang SisaProduksi

{}{PR}

12

{}{BPB}

12

Melakukan StockOpname

dan Membuat Lapporan

{LaporanStock

Opname}

Tr_BPB: Bon PengembalianBarang

Tr_RFM: Request For Material

Tr_RR: ReceivingReport

Tr_AHL: Analisa Hasil Lab

1

Tr_PR: PurchasingRequsition

Tr_PO: PurchaseOrder

{}{}

{RR}

3

12

{}{RFM}

12

MelakukanPembayaran

{LaporanPersediaan}

{PO} {SuratJalan}

{RR}{Invoice}

{Cek}

{}{PV}

12

TR_PV: Payment Voucher

Ms_I : Inventory

Ms_S : Supplier

Ms_B: Bank

Ms_D: Departmen

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram

87

Pada overview activity diagram ini, dibagi-bagi berdasarkan beberapa swimlane,

yang masing-masing swimlane tersebut merupakan actor yang terlibat dalam proses.

Sedangkan untuk Activity-nya, proses analisis nya didapatkan dari setiap kegiatan

yang terjadi pada suatu waktu tertentu, dimana actor yang terlibat dalam proses ini

berinteraksi dengan sistem atau terjadi alur informasi didalamnya. Sedangkan untuk

setiap formulir yang tertera pada gambar overview ini merepresentasikan alur

formulir yang terjadi di dalam perusahaan tersebut pada bagian yang bersangkutan,

yakni pembelian dan persediaan. Overview Activity Diagram ini merupakan

gambaran secara umum, dimana gambar yang tertera diatas merupakan perwujudan

dari analisis yang sebelumnya telah dilakukan untuk Event Table (lihat table 4.1)

4.2.2 Workflow Table

Actor Activities

Membuat Purchase Requisition

Inventory Control 1. Mengecek Material Request Ordering Schedulle

2. Mengentri Purchase Requisition

Komputer 3. Menyimpan Purchase Requisition

4. Mencetak Purchase Requisition 2 rangkap

Inventory Control

5. Mengirim Purchase Requisition rangkap 1 ke Bagian

Pembelian

6. Mengarsip Purchase Requisition rangkap 2

Membuat Purchase Order

88

Bagian Pembelian

7. Menerima Purchase Requisition rangkap 1 dari bagian

Inventory Control

8. Membuat Purchase Order

Komputer 9. Menyimpan Purchase Order

Manajer Keuangan 10. Mengotorisasi Purhcase Order

Bagian Pembelian 11. Mengecek Purchase Order yang sudah diotorisasi

Komputer 12. Mencetak Purchase Order yang sudah diotorisasi

Bagian Pembelian 13. Mengirim Purchase Order kepada Supplier via Faximile

Menerima Bahan baku

Inventory Control 14. Mengecek Purchase Order approved di database.

15. Menerima bahan baku dan Surat Jalan dari Supplier

16. Mencocokkan Purchase Order, bahan baku dan Surat

Jalan

17. Menandatangani Surat Jalan

18. Mengirim sampel bahan baku (random) ke Bagian

Laboratorium

19. Memasukkan bahan baku ke gudang

Menguji Sampel Bahan baku

Bagian

Laboratorium 20.Menerima sampel bahan baku dari Inventory Control

21. Menguji sampel bahan baku

22. Mengentri Analisis Hasil Laboratorium

Komputer 23. Menyimpan Analisis Hasil Laboratorium

89

24. Mencetak Analisis Hasil Laboratorium

25. Mengarsip Analisis Hasil Laboratorium

Membuat Receiving Report

Inventory Control 26. Melihat hasil konfirmasi Analisis Hasil Laboratorium

27. Mengentri Receiving Report

Komputer 28. Menyimpan Receiving Report

29. Mencetak Receiving Report 3 rangkap

Inventory Control

30. Mengirim Receiving Report rangkap 1 ke bagian

Keuangan

31. Mengirim Receiving Report rangkap 2 ke bagian

Akuntansi

32. Mengarsip Receiving Report rangkap 3

Membuat Request For Material

Inventory Control

33. Mengecek jadwal produksi berdasarkan Material

Request Ordering Schedulle

34. Menyiapkan bahan baku yang akan diproduksi

35. Mengentri Request For Material

Komputer 36. Menyimpan Request For Material

37. Mencetak Request For Material 2 rangkap

Inventory Control

38. Mengirim Request For Material rangkap 1 ke bagian

Akuntansi

39. Mengarsip Request For Material rangkap 2

Menerima Bahan baku Sisa Produksi

90

Inventory Control

40. Menerima laporan dari bagian Produksi bahwa terdapat

bahan baku sisa produksi

41. Melakukan perhitungan terhadap jumlah bahan baku

sisa

42. Mengentri Bon Pengembalian Barang

Komputer 43. Menyimpan Bon Pengembalian Barang

44. Mencetak Bon Pengembalian Barang 2 rangkap

Inventory Control

45. Mengirim Bon Pengembalian Barang rangkap 1 ke

bagian Akuntansi

46.Mengarsip Bon Pengembalian Barang rangkap 2

Melakukan Stock Opname dan membuat Laporan

Inventory Control

47. Menghitung jumlah persediaan fisik yang terdapat di

gudang

48. Mengentri laporan stock opname

Komputer 49. Mencetak laporan stock opname

Inventory Control 50. Memilih periode laporan yang akan dicetak

Komputer 51. Mencetak Laporan-laporan

Melakukan Pembayaran Kewajiban

Bagian Akuntansi

52. Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti

Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice.

53. Mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian

Keuangan.

Bagian Keuangan 54. Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian

91

Akuntansi

55. Mengentri Payment Voucher

Komputer 56. Menyimpan Payment Voucher

57. Mencetak Payment Voucher 2 rangkap

Manajer Keuangan 58. Mengotorisasi Payment Voucher

59. Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher

60. Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah

diotorisasi ke Kasir.

Kasir 61. Melakukan pembayaran kepada supplier

62. Menerima tanda terima dari supplier

63. Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi

Bagian Akuntansi 64. Mengarsip tanda terima dari supplier.

Tabel 4.2 Workflow Diagram

92

4.2.3 Detailed Activity Diagram

KomputerInventory Control

1Mengecek

MROS

2Mengentri

PRTr_PR: Purchase

Requisition

3Menyimpan

PR

4Mencetak PR 2

rangkap

{}{PR}

12

5Mengirim PR rangkap 1 ke Bagian

Pembelian

{PR ttd}

1

6Mengarsip PR rangkap

2

{PR ttd}2

Detailed Activity DiagramMembuat Purchase Requisition

1

Ms_I: Inventory

Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition

93

Manajer Keuangan KomputerBagian Pembelian

7Menerima PR rangkap 1 dari Inventory

Control

{PR ttd}1

8Mengentri

PO

9Menyimpan

PO

10Mengotorisasi

PO

11Mengecek PO yang sudah

diotorisasi

12Mencetak PO yang sudah

diotorisasi

13Mengirim PO kepada Supplier via

faximile

{PO}

TR_PO: PurchaseOrder

Detailed Activity diagramMembuat Purchase Order

Ms_S: Supplier

Gambar 4.3 Detailed Acitivity Diagram Membuat Purchase Order

94


14Mengecek PO Approved di database

Detailed Activity DiagramMenerima Bahan Baku

15Menerima Bahan Baku dan surat Jalan dari Supplier

{SuratJalan}

16Mencocokkan PO, Bahan Baku dan surat Jalan

{SuratJalan}{PO ttd}

1

17Menandatangani Surat Jalan

{SuratJalan ttd}

19Memasukkan bahan baku ke gudang

18Mengirim Sampel Bahan baku(random)

Ke Bag Laboratorium

Tr_PO: PurchaseOrder

Gambar 4 .4 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku

95

KomputerBagian Laboratorium

Detailed Activity DiagramMenguji Sampel Bahan Baku

20Menerima Sampel Bahan baku dari Inventory Control

21Menguji Sampel Bahan baku

22Mengentri Analisa Hasil Lab

23Menyimpan Analisa Hasil Lab

24mencetak Analisa Hasil Lab

Tr_AHL: Analisa HasilLab

{AnalisaHasil Lab}

25mengarsip Hasil Analisa Lab

Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan baku

96


Detailed Activity DiagramMembuat Receiving Report

26Melihat Hasil konfirmasiAnalisa Hasil

Lab

27Mengentri

RR

AHL: Analisa Hasil Lab

28Menyimpan

RR

RR: Receiving Report

29Mencetak RR 3

rangkap

{}{}

{RR}

3

12

30Mengirim RR rangkap 1 ke Bagian

Finance

{RR}1

{RR}2

31Mengirim RR rangkap 2 Ke Bagian

Accounting

{RR}3

32Mengarsip RR rangkap

3

Ms_S: Supplier

Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report

97


33Mengecek Jadwal Produksi berdasarkan

MROS

34Menyiapkan Bahan baku yang akan

diproduksi

35Mengentri

RFM

36Menyimpan

RFM

37Mencetak RFM 2

rangkap

{}{RFM}

12

38Mengirim RFM rangkap 1 ke Bagian

Akuntansi

{RFM}1

{RFM}2

39Mengarsip RFM rangkap

2

Tr_RFM: Request For Material

Detailed Activity DiagramMembuat Request For Material

Ms_D: Departmen

Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material

98


Detailed Activity DiagramMenerima Barang Sisa Produksi

40Menerima laporan dari Bagian Produksi

bahwa terdapat bahan baku sisaproduksi

41Melakukan perhitungan terhadap jumlah barang

sisa

42mengentri

BPB

43Menyimpan

BPB

44Mencetak

BPB

{}{BPB}

12

45Mengirim BPB rangkap 1 ke Bagian

Akuntansi

{BPB}1

{BPB}2

46Mengarsip BPB rangkap

2

TR_BPB: Bon PengembalianBarang

Ms_D: Departmen

Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku Sisa Produksi

99


Detailed Activity DiagramMelakukan Stock Opname dan Membuat Laporan

47Menghitung jumlah persediaan fisik yang ada di gudang

48Membuat Laporan Stock Opname

49Mencetak Laporan Stock Opname

{LapStock Opname}50

Memilih periode Laporan yang akan dicetak

51Mencetak Laporan Persediaan

{LaporanPersediaan}

Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname

dan Membuat Laporan

100

KomputerKasirManajer KeuanganBagian KeuanganBagian Akuntansi

52Mengumpulkan dokumen-dokumen

pendukungseperti Purchase Order, Surat Jalan,

Receiving Report dan Invoice

{PO} {SuratJalan}

{RR}{Invoice}

53Mengirimkan dokumen-

dokumentersebut ke bagian Keuangan.

54Menerima dokumen-dokumen

buktidari bagian Akuntansi

55Mengentri Payment

Voucher

56Menyimpan Payment

Voucher

57Mencetak Payment Voucher 2

rangkap

58Mengotorisasi Payment

Voucher

59Membuat cek sesuai

nominalpada Payment Voucher

60Mengirimkan cek dan Dokumen

Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir

61Melakukan pembayaran kepada

supplier

62Menerima tanda terima dari

supplier

63Mengirim tanda terima ke bagian

Akuntansi

64Mengarsip tanda terima dari

supplier

{}{PV}

12



{Cek}

{Cek} {PO}

{Invoice}

{RR}

{SuratJalan}

{TandaTerima}

{TandaTerima}

{Cek} {PO}

{Invoice}

{RR}

{SuratJalan}

Detailed Activity DiagramMelakukan Pembayaran Kewajiban

Ms_B: Bank

Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban

101

4.3 UML Class Diagram

+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()

-No. PR-Date-Date Required-Reason of Urgency

PR header

-No. PR-Inventory Code-Quantity-Unit

PR detail

+New()+Save()+Delete()+Search()

-Kode Supplier-Nama Supplier-Alamat-No. Telp-Fax-Contact Person

Ms_Supplier


-No. PO-Date-No. PR-Kode Supplier-Approved By-Date Approved

PO header

-No. PO-Inventory Code-Quantity-Harga

PO detail


-No. RR-Date-No. PO-No. PR-Kode Supplier

RR header

-No. RR-Inventory Code-Quantity-Remarks

RR detail


-No. RFM-Date-Department

RFM header

-No. RFM-Inventory Code-Quantity-Remarks

RFM detail


-No. BPB-Date-No. RFM-Department

BPB header

-No. BPB-Inventory Code-Quantity RFM-Quantity BPB-Quantity

BPB detail


-No. AHL-Date-No. PO

AHL header

-No. AHL-Inventory Code-Quantity-Remarks

AHL detail


-Inventory Code-Nama-Satuan-Min. Level-Harga

MS_INVENTORY


-ID-Deskripsi

Ms_Satuan


-ID-Department

Ms_Department

1..1

1..*1..1

1..*

1..1

1..*1..1

1..*

1..1

1..*

1..11..*

1..1 1..11..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1

1..1

1..*

1..1

1..*

1..1

1..*

1..1

1..*

1..1

1..*

1..1

1..*

1..11..*

1..1 1..* 1..1 1..*1..11..*

1..*

1..1


-No. PV-Date-Kode Supplier-Bank ID

PV header

-No. PV-No. RR-RR Date-No. PO-Ammount

PV detail


-Kode-Deskripsi-Account Number

Ms_Bank

1..11..*

1..1 1..1

1..11..*

1..1

1..*


-Kode Barang-Deskripsi-Quantity

Tr_Stock Opname1..1

1..1

Gambar 4.11 UML Class Diagram

102

Pada gambar class diagram diatas, masing-masing class yang ada

mereprentasikan dari database yang dibuat. Misalnya untuk class Purchase Requistion, itu

berarti terdapat database Purchase Requisition yang bertujuan untuk menampung data

yang dientry ke dalam formulir. Sedangkan field-field yang tertera di dalam class tersebut

diperoleh dengan menganalisis dari formulir perusahaan pada sistem yang sedang

berjalan. Misalkan, dalam formulir Purchase Requistion sistem berjalan terdapat field-

field sebagai berikut : No PR, Tanggal PR, Inventory Code, Quantity, Unit, Reason of

Urgency. Kemudian dalam class Purchase Requisiton yang tertera diatas, field-field yang

ada yakni : No PR, Date, Date Required, Reason of Urgency, Quantity, Unit, Inventory

Code. Hal ini menunjukkan bahwa analisis class-class yang ada diatas didapatkan dari

field-field yang ada pada formulir sistem yang berjalan.

103

4.4 Use Case Diagram

Sistem Informasi AkuntansiPembelian dan Persediaan

PT Bali Hai Brewery Indonesia

Inventory Control

Bagian Pembelian

Bagian Laboratorium

Bagian Keuangan

Membuat Laporan Pembelian Barang

Membuat Laporan Kekurangan Barang

Membuat Laporan Stok Barang

Membuat Jurnal

Membuat Laporan Pembelian per Barang

Membuat Laporan Hutang

Membuat Laporan Payment Voucher

Membuat Laporan Bon Pengembalian Barang

Membuat Laporan Request For Material

Membuat Laporan Receiving Report

Membuat Laporan Analisa Hasli Lab

Membuat Laporan Purchase Order

Membuat Laporan Purchase Requsition

Membuat Payment Voucher

Membuat Bon Pengembalian Barang

Membuat Request For Material

Membuat Receiving Report

Membuat Analisa Hasil Lab

Membuat Purchase Order

Membuat Purchase Requisition

Bagian Akuntansi

Mengentry hasil Stock Opname

Membuat Laporan Stock Opname

Gambar 4.12 Use Case Diagram

104

Gambar yang tertera pada use case terdiri dari actor dimana merepresentasikan

pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan sistem yang dirancang, sedangkan kotak

yang disebut dengan boundaries merupakan batasan antara sistem dengan user/actor

tersebut, dan didalam boundaries itu terdapat gambar-gambar yang mewakili tampilan

interface yang terjadi di sistem. Pada dasarnya gambaran use case ini adalah untuk

memudahkan penjelasan interaksi antara actor dan sistem.

4.5 Rancangan Database

Nama_file : Inventory

Primary key : Inventory_Code

Foreign_key : none

Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan

Inventory_Code 13 Character i-99-99999999

inventory-tahun-kode

Inventory_Nama 30 Character Nama Bahan Baku

Satuan 6 Character Satuan

Min_Level 6 Numeric Minimum Level

Harga 15 Numeric Harga Satuan

Tabel 4.3 Rancangan Database Inventory

Nama_file : Supplier

Primary key : Kode_Supplier

Foreign_key : none

105


Kode_Supplier 13 Character S-99-99999999

Supplier-tahun-kode

Nama_Supplier 30 Character Nama Supplier

Alamat 30 Character Alamat Supplier

No. Telp 10 Numeric Telepon Supplier

Fax 10 Numeric Fax Supplier

Contact Person 10 Numeric Contact Person

Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier

Nama_file : Department

Primary key : ID

Foreign_key : none


ID 13 Character D-99-99999999

Department-tahun-kode

Nama 20 Character Nama Department

Tabel 4.5 Rancangan Database Department

Nama_file : Satuan

Primary key : ID

Foreign_key : none


106

ID 14 Character SA-99-99999999

Satuan-tahun-kode

Nama 8 Character Nama Satuan

Tabel 4.6 Rancangan Database Satuan

Nama_file : Bank

Primary key : Kode

Foreign_key : none


Kode 13 Character B-99-99999999

Bank-tahun-kode

Deskripsi 30 Character Nama Satuan

Account Numeric Nomor akun

Tabel 4.7 Rancangan Database Bank

Nama_file : PR header

Primary key : No_PR

Foreign_key : none


No_PR 14 Character PR-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PR

Date_Required 8 Date Tanggal dibutuhkan

Reason_of_Urgency 30 Character Alasan darurat

107

Tabel 4.8 Rancangan Database PR Header

Nama_file : PR detail

Primary key : No_PR

Foreign_key : Inventory_Code


No_PR 14 Character PR-99-99999999

Inventory_Code 10 Date Kode bahan baku

Quantity 6 Numeric Jumlah permintaan

Unit 8 Character Satuan

Tabel 4.9 Rancangan Database PR Detail

Nama_file : PO header

Primary key : No_PO

Foreign_key : No_PR, Kode_Supplier


No_PO 14 Character PO-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PO

No_PR 14 Character No. PR

Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier

Approved_By 30 Character Disetujui oleh

Date_Approved 8 Date Tanggal disetujui

Tabel 4.10 Rancangan Database PO Header

108

Nama_file : PO detail

Primary key : No_PO

Foreign_key : none


No_PO 14 Character PO-99-99999999


Quantity 6 Numeric Jumlah pembelian

Harga 15 Numeric Harga

Tabel 4.11Rancangan Database PO Detail

Nama_file : AHL header

Primary key : No_AHL

Foreign_key : No. PO


No_AHL 15 Character AHL-99-99999999

Date 8 Date Tanggal AHL

No_PO 14 Character No. Po

Tabel 4.12 Rancangan Database AHL Header

Nama_file : AHL detail

Primary key : No_AHL

Foreign_key : none

109


No_AHL 15 Character AHL-99-99999999

Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku

Quantity 6 Numeric jumlah

Remarks 30 Character Keterangan

Tabel 4.13 Rancangan Database AHL Detail

Nama_file : RR header

Primary key : No_RR

Foreign_key : No_PO


No_RR 14 Character RR-99-99999999

Date 8 Date Tanggal RR

No_PO 14 Character No. Po

No. RR 14 Character No. RR

Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier

Tabel 4.14 Rancangan Database RR Header

Nama_file : RR detail

Primary key : No_RR

Foreign_key : none


No_RR 14 Character RR-99-99999999


110

Quantity 6 Numeric Jumlah diterima


Tabel 4.15 Rancangan Database RR Detail

Nama_file : RFM header

Primary key : No. RFM

Foreign_key : Department


No_RFM 15 Character

Date 8 Date Tanggal RFM

Department 20 Character Departemen

Tabel 4.16 Rancangan Database RFM Header

Nama_file : RFM detail

Primary key : No_RFM

Foreign_key : none


No_RFM 15 Character RFM-99-99999999


Quantity 6 Numeric Jumlah diminta


Tabel 4.17 Rancangan Database RFM Detail

111

Nama_file : BPB header

Primary key : No_BPB

Foreign_key : No. RFM


No_BPB 15 Character BPB-99-99999999

Date 8 Date Tanggal BPB

No_RFM 15 Character No. RFM

Department 20 Character Departemen

Tabel 4.18 Rancangan Database BPB Header

Nama_file : BPB detail

Primary key : No_BPB

Foreign_key : none


No_BPB 15 Character BPB-99-99999999


Quantity_RFM 6 Numeric Jumlah diterima

Quantity_BPB 6 Numeric Jumlah dikembalikan


Tabel 4.19 Rancangan Database BPB Detail

Nama_file : PV header

Primary key : No_PV

112

Foreign_key : none


No_PV 14 Character PV-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PV

Kode_Supplier 13 Character No. RFM

Bank ID 13 Character Bank

Tabel 4.20 Rancangan Database PV Header

Nama_file : PV detail

Primary key : No_PV

Foreign_key : No. RR


No_PV 14 Character PV-99-99999999

No_RR 14 Character No. RR

RR Date 8 Date Tanggal RR

No. PO 14 Character No. PO

Ammount 15 Numeric Total

Tabel 4.21 Rancangan Database PV Detail

Nama_file : Tr_Stock Opname

Primary key : Kode Barang

Foreign_key : none


Kode Barang 13 Character I-99-99999999

113

Kode-tahun-kode

Deskripsi 30 Character Nama Satuan

Quantity 6 Number Kuantiti fisik

Tabel 4.22 Rancangan Database Tr_StockOpname

4.6 Rancangan Formulir

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Purchase Requisition No. PR :(auto number) Date : dd-mm-yyyy Date Required :dd-mm-yyyy Reason of Urgency :xxxxxxxxxx

No. Inventory

Code Description Quantity Unit 1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requested by: Approved by :

Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Inventory Control Gambar 4.13 Rancangan Formulir Purchase Requisition

114

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Desa Setia Mekar Kec. Tambun Kabupaten Bekasi, Jawa Barat Telp. 8804234, Fax. 8802161 Purchase Order No. PO : (auto number) No. Supplier : (auto number) Date : dd-mm-yyyy Nama Supplier : auto No. PR : auto Alamat Supplier: auto Approved By :xxxxxxx Date Approved :dd-mm-yyyy

No. Inventory Code Description Quantity Harga

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 Accepted by : PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Signature/Stamp : by

Gambar 4.14 Rancangan Formulir Purchase Order

115

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Analisis Hasil Laboratorium No. AHL :(auto number) Date :dd-mm-yyyy No. PO :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx

Issued by : Approved by :

Gambar 4.15 Rancangan Formulir Analisis Hasil Laboratorium

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Receiving Report No. RR :(auto number) No. Supplier : auto Date :dd-mm-yyyy Nama Supplier:auto No. PO :auto Alamat :auto No. PR :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks 1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Approved by: Noted By: Received By: Distribution: original-Finance, copy1-Accounting, copy2-arsip Inventory Control

Gambar 4.16 Rancangan Formulir Receiving Report

116

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Request For Material No. RFM :(auto number) Department :xxxxxxxx Date :dd-mm-yyyy

No. Inventory Code Description Quantity Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requsition Approved by Issued by Received by Distribution: original-Accounting, copy1-arsip Inventory Control

Gambar 4.17 Rancangan Formulir Request For Material

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Bon Pengembalian Barang No. BPB :(auto number) Department :xxxxxxxx Date :dd-mm-yyyy No. RFM :auto Quantity Quantity

No. Inventory Code Description RFM BPB Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx

Return by : Approved by: Receipt by : Noted by : Distribution : original-Accounting, copy1-Arsip Inventory Control Gambar 4.18 Rancangan Formulir Bon Pengembalian Barang

117

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Payment Voucher No. PV : (auto number) Supplier :S-99-99999999 Date : dd-mm-yyyy Bank : B-99-99999999 No. No. RR RR No. PO Amount Date 1 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 2 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 3 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 Issued By : Approved By: Received By : Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Accounting

Gambar 4.19 Rancangan Formulir Payment Voucher

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Stock Opname Kode Barang I-99-99999999 Deskripsi xxxxxxxxxxx Quantity 999999

Gambar 4.20 Rancangan Formulir Stock Opname

bab 4 revisi - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab4/2008-1-00165-ka bab 4.1.pdf · 80...

Documents